Blauwdruk communicatie vernieuwde structuur Per 1 januari 2014

Transcriptie

1 KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND AMATEURVOETBAL Blauwdruk communicatie vernieuwde structuur Per 1 januari 2014 knvb.nl

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doel van de blauwdruk communicatie Een brede basis Afbakening en opzet Uitgangspunten Beleidscommunicatie tussen verenigingen en KNVB: een breed pallet Digitaal en in ontmoeting Digitale communicatie: panels en informatievoorziening Elkaar ontmoeten Via medewerkers en vrijwilligers Gevraagd en ongevraagd Van signaal naar besluit Samenvattend v3 SeBr/ArBe 2

3 1. Inleiding 1.1. Doel van de blauwdruk communicatie De algemene vergadering amateurvoetbal heeft in december 2011 ingestemd met de contourennota, het basisdocument voor bestuurlijke vernieuwing. In de najaarsvergadering van 2012 is hieraan invulling gegeven met de blauwdruk vernieuwde structuur amateurvoetbal per 1 januari 2014: een concrete omschrijving van de organen, hun leden en processen van besluitvorming in de vernieuwde structuur. Bovendien is ingestemd met de uitgangspunten van en voorwaarden aan communicatie (zie hoofdstuk 2). Vanuit de uitgangspunten is deze blauwdruk communicatie vernieuwde structuur per 1 januari 2014 (hierna te noemen blauwdruk communicatie ) opgesteld. De kern van de bestuurlijke vernieuwing is het realiseren van een efficiëntere besluitvorming in het amateurvoetbal. Een besluitvorming die aansluit bij de behoeften, wensen en ideeën van de verenigingen en past bij een slagvaardige KNVB. Communicatie tussen verenigingen en KNVB is hierbij essentieel: de stem van de vereniging moet te horen zijn op elk niveau: bij het nemen van besluiten en het uitvoeren ervan Een brede basis Deze blauwdruk communicatie beschrijft het brede pallet van beleidscommunicatie: welke middelen zijn er beschikbaar, bij wie kunnen verenigingen terecht en hoe past dit in het proces van besluitvorming? Dit document is tot stand gekomen op basis van de notitie communicatie (najaar 2012) aangevuld met inbreng van de verenigingen op de regio- en clustervergaderingen, een afstudeeronderzoek naar beleidscommunicatie (Universiteit Utrecht, 2012), een onderzoek over communicatie onder verenigingsbestuurders in het ledenpanel (Totta Research 1, 2012) en de eerste resultaten van het verwachtingenonderzoek in de pilot verenigingspanel (2013). De relevante uitkomsten van deze onderzoeken worden in het blauw beschreven ter illustratie van de weg die is gekozen Afbakening en opzet Bij communicatie in de vernieuwde structuur gaat het hoofdzakelijk over communicatie over beleid, beraadslaging en besluitvorming. Verenigingen en KNVB maken samen afspraken en bepalen de kaders. Beleidscommunicatie draait om inspraak en invloed van verenigingen aan de ene kant en goede terugkoppeling en informatievoorziening van de KNVB aan de andere kant. Met als gezamenlijk doel een efficiënte besluitvorming die voortkomt uit de behoeften van de verenigingen. In deze blauwdruk gaan we in op de volgende onderdelen: - De uitgangspunten van communicatie tussen verenigingen en KNVB - Beleidscommunicatie tussen verenigingen en KNVB: een breed pallet - Van signaal naar besluit 1 Voorheen ADV Market Research v3 SeBr/ArBe 3

4 2. Uitgangspunten We hanteren vier uitgangspunten voor de communicatie tussen de verenigingen en de KNVB. Om daarin succesvol te zijn, is het nodig te voldoen aan een aantal voorwaarden. 1. Goede communicatie is een democratisch recht o De verenigingen staan centraal: het beïnvloeden van, het meepraten en meedenken over het KNVB-beleid en de dienstverlening is een continu proces. o Beleidsontwikkeling en besluitvorming kennen zo veel mogelijk een fundament vanuit een peiling van de wensen, behoeften en verwachtingen van de verenigingen. o Het proces van (beleids)communicatie is transparant; de KNVB verstrekt actief informatie over de inhoud en achtergronden van besluiten. 2. Communicatie tussen verenigingen en KNVB is gefaciliteerd op elk niveau o De communicatie is laagdrempelig, servicegericht en toegankelijk. o Communicatie verloopt via gebruiksvriendelijke communicatiemiddelen en methoden; zowel van verenigingen naar KNVB als van KNVB naar verenigingen. o Het is duidelijk bij wie en waar een vereniging terecht kan, afhankelijk van de vraag of het initiatief. o De communicatie kent een hoge effectiviteit door middel van doelgroepgerichte communicatie en terugkoppeling vanuit de KNVB. 3. De vereniging heeft een actieve rol o Elke vereniging heeft voortdurend de mogelijkheid tot inspraak en feedback; de actieve rol van een vereniging staat centraal. o De vereniging ondervindt geen drempels om de stem te laten horen. o De vereniging heeft uiteenlopende mogelijkheden, digitaal en via ontmoeting, formeel en informeel, om goede ideeën in te brengen. 4. De KNVB is herkenbaar voor en zichtbaar bij de verenigingen o Communicatie tussen verenigingen en KNVB verloopt rechtstreeks en via korte lijnen. o De mogelijkheden voor communicatie met de KNVB zijn bekend bij de verenigingen. o De KNVB is toegankelijk voor de verenigingen en heeft een hoge bereikbaarheidsgraad. o Via de districten (medewerkers en vrijwilligers) onderhoudt de KNVB persoonlijk contact met verenigingen v3 SeBr/ArBe 4

5 3. Beleidscommunicatie tussen verenigingen en KNVB: een breed pallet Het is duidelijk, de vernieuwde structuur vraagt een andere rol van de KNVB en de verenigingen: een actieve vereniging en een proactieve KNVB zorgen voor een continue stroom van informatieuitwisseling over beleidsthema s. Dit hoofdstuk gaat in op de verschillende kanalen, contactpersonen en methoden die we in de nieuwe structuur hanteren: Digitaal en in ontmoeting Via KNVB medewerkers en vrijwilligers Gevraagd en ongevraagd Waar wilt u als verenigingsbestuurder bij uitstek over mee (kunnen) praten met de KNVB? In alle districten geven de verenigingen aan dat zij mee willen praten met de KNVB over de onderwerpen die de vereniging direct raken. Voorbeelden die worden genoemd: Competitiezaken Tuchtzaken/boetes (beleid over) Trainerslicenties Lastenverzwaring Fair play / veiligheid Regio- en clustervergaderingen Digitaal en in ontmoeting Digitale communicatie: panels en informatievoorziening Wat zijn zaken die u in het verenigingspanel wil bespreken? Zaken die de vereniging direct raken (zie vorig tekstvlak) Regio- en clustervergaderingen 2012 Wedstrijdzaken Communicatie tussen verenigingen en KNVB Ondersteuning van mijn verenigingsfunctie vanuit de KNVB Verwachtingenonderzoek pilot verenigingspanel Het community panel Het community panel is de verzamelnaam voor drie digitale panels: het KNVB verenigingspanel, het KNVB ledenpanel en het OnsOranje panel. Het KNVB verenigingspanel neemt zelfs een prominente plek in binnen de beleidscommunicatie. Verenigingspanel Via het KNVB verenigingspanel kan elke vereniging snel en direct invloed uitoefenen op besluitvorming van de KNVB. In een poll, een enquête of een forumdiscussie vragen wij regelmatig naar de mening van de verenigingen over een onderwerp gerelateerd aan beleid. Alle verenigingen hebben één stem. In de analyse van de resultaten kunnen we wel onderscheid maken op bepaalde kenmerken, bijvoorbeeld de omvang van de vereniging en de klasse waarin het eerste elftal speelt. De uitkomsten dienen als fundament voor adviezen en besluitvorming v3 SeBr/ArBe 5

6 Kanalen voor informatievoorziening vanuit de KNVB Informatievoorziening vanuit de KNVB naar de verenigingen is heel belangrijk, ook in de beleidscommunicatie. Hier zijn verschillende digitale middelen voor. Verenigings Sportlink Club Websites Facebook Twitter Verenigings is een besloten systeem waarlangs verenigingen op de hoogte worden gesteld van alle relevante informatie vanuit de KNVB. Deze informatie staat meestal ook op de website. Sportlink Club is het systeem voor mutaties, onder andere in de ledenadministratie. Ook kunnen verenigingen de competitieprogramma s vinden, het financieel jaarverslag invullen en deze benchmarken met andere verenigingen Knvb.nl bevat veel algemene informatie voor verenigingen. Ook zijn hier subsites per district, speciaal voor bestuurders, scheidsrechters etcetera te vinden. Via de online bibliotheek zijn vele documenten beschikbaar om te downloaden. Voor individuele leden zijn de websites voetbal.nl, met informatie over competities en onsoranje.nl, met informatie over vertegenwoordigend voetbal relevant. Knvb.nl Voetbal.nl Onsoranje.nl Op de facebookpagina van de KNVB staat al het nieuws over de activiteiten van de bond. Ook kunnen initiatieven worden gedeeld. Twitter verwijst vaak naar langere berichten op een van de websites. Ook is dit bij uitstek een medium om activiteiten aan KNVB verenigingsbestuurders ontvangen de meeste informatie via , Sportlink Club en direct contact. Deze kanalen zijn ook het meest favoriet voor het ontvangen van informatie. De in het ledenpanel ondervraagde verenigingsbestuurders (629 deelnemers) geven de KNVB gemiddeld een 7.2 voor de informatievoorziening. Slechts 4% geeft een onvoldoende. Onderzoek ledenpanel Totta Research (2012) v3 SeBr/ArBe 6

7 Elkaar ontmoeten Naast digitale communicatie blijven wij elkaar ook ontmoeten. KNVB medewerkers en vrijwilligers hebben regelmatig contact met de verenigingen en hun bestuurders. Daarnaast worden vanuit de landelijke organisatie en vanuit de districten verschillende doelgroep- en/of themagerichte bijeenkomsten georganiseerd en gefaciliteerd, waar verenigingen en de KNVB elkaar ontmoeten. Direct contact Er is veelvuldig een op een contact tussen een vereniging en de KNVB. De medewerkers in de districten hebben direct contact met verenigingen, in de dagelijkse gang van zaken en over producten en diensten van de KNVB. Deze contacten gaan over alles waar een vereniging mee bezig is, zoals de vereniging, de teams, de talenten, de coaches en het voetbal zelf. Dan praten we over zaken als: verantwoord besturen, vrijwilligers, accommodatie, sportiviteit & respect, ambitie en beleid etcetera. Doet zich bijvoorbeeld een competitieprobleem voor bij een of meerdere verenigingen, dan is er contact en lossen we dit samen met de vereniging(en) op. Contact met de verenigingen vindt daarnaast plaats bij feestelijke gebeurtenissen als uitreiking van onderscheidingen, kampioenschappen en/of het jubileum van een vereniging. Elkaar ontmoeten in bijeenkomsten Wat een positieve bijdrage aan de beleidscommunicatie levert is een duidelijk overzicht van de bestaande bijeenkomsten en methoden van informatieverstrekking. Afstudeeronderzoek Universiteit Utrecht, 2012 Over welke onderwerpen zou je altijd in (kleinschalige) bijeenkomsten met de KNVB willen spreken? Thema s Specifieke regionale problemen Projecten waaraan verenigingen kunnen deelnemen Ingrijpende veranderingen in de competitie Onderwerpen waar uitleg en achtergronden van belang zijn Regio- en clustervergaderingen 2012 Zowel op landelijk als op districtsniveau organiseert en faciliteert de KNVB verschillende bijeenkomsten voor verenigingsbestuurders. Voorbeelden van (kleinschalige) bijeenkomsten staan in de tabel op de volgende pagina. Het gaat om bijeenkomsten anno 2013, die uit het huidige beleid voortkomen. Dit is geen limitatieve opsomming, maar geeft een doorkijk in de variëteit van het aanbod v3 SeBr/ArBe 7

8 Bijeenkomsten voor verenigingsbestuurders vanuit de KNVB: Organisator Bijeenkomst Doel Landelijk Jaarlijks bestuurderscongres Verenigingsbestuurders inspireren Landelijk Landelijk District specifiek Onder andere KNVB kennisdagen Gemiddeld 6 tot 7 keer per jaar MVO bijeenkomsten Met de koplopers op het gebied van MVO op lokaal niveau Oost: Themabijeenkomsten, inloopavonden, bijeenkomsten Sportlink Club Noord: Themabijeenkomsten, bijeenkomsten Sportlink Club, gemeentelijke bijeenkomsten, avonden voor nieuwe bestuursleden West I: Kleedkamergesprekken, themabijeenkomsten, voorzittersoverleg, bijeenkomsten a.d.h.v. convenanten grote steden, klankbordbijeenkomsten, instructieavonden West II: Themabijeenkomsten jeugdvoetbal, Instructieavonden Sportlink Club, modules Sportief Besturen, informatiebijeenkomsten over tuchtzaken, informatiebijeenkomsten over clubarbitrage Zuid I: Themabijeenkomsten, jeugdbijeenkomsten, instructieavonden Sportlink Club, regelmatig aanwezig bij bestaande overlegverbanden tussen verenigingen en bijvoorbeeld gemeente. Zuid II: Voetbalcafés, themabijeenkomsten, doelgroepgerichte instructieavonden Verenigingsbestuurders relevante kennis meegeven en laten uitwisselen In samenwerking met stichting Meer dan Voetbal aandacht besteden aan de maatschappelijke kracht van voetbal In kleinschalige bijeenkomsten, doelgroepen/of themagericht bespreken van voetbalzaken, onder (mede)verantwoordelijkheid van een districtscollege v3 SeBr/ArBe 8

9 3.2. Via medewerkers en vrijwilligers Communicatie tussen de verenigingen en KNVB kan niet zonder vrijwilligers en medewerkers binnen de organisatie. Het is van belang dat het duidelijk is bij wie je als vereniging terecht kunt. Onderstaande tabel biedt een overzicht van de rollen van de verschillende personen: Orgaan Districtsniveau Districtsmedewerkers KNVB (uitzondering: landelijke competities) Leden districtscollege KNVB vertegenwoordigers Omschrijving rol in communicatie met verenigingen - Eerste aanspreekpunt voor verenigingen in district - In dagelijkse contacten informeren over onderwerpen en oplossen van concrete vraagpunten - In dagelijkse contacten ophalen wat leeft binnen verenigingen, knelpunten signaleren - Uit concrete vragen een beleidsitem destilleren - Het organiseren en faciliteren van kleinschalige bijeenkomsten - Onderhouden periodieke contacten met verenigingen: individueel (representatie) en in kleinschalige bijeenkomsten - Nemen in samenspraak met het districtskantoor initiatieven tot kleinschalige bijeenkomsten (15 clubs gemiddeld) - Adviseren verenigingen/officials/doelgroepen in de uitvoering van taken en oplossen van problemen en (bestuurlijke) vraagstukken - Onderhouden als intermediair contact met verenigingen in overleg met de arbeidsorganisatie en ten behoeve van het districtscollege Landelijk niveau KNVB landelijk - Eerste aanspreekpunt voor de topklasse en hoofdklasse (en andere landelijke klassen) - Doelgroepgericht en direct verkeer met verenigingen - Actuele informatie verstrekken aan verenigingen via websites, downloadcentrum en social media - Inrichten en onderhouden verenigingspanel Leden verenigingsraad Leden bestuur amateurvoetbal - Gaan uit van beschikbare beleids-/managementinformatie ter onderbouwing van voorstellen en besluiten en in het bijzonder van de kennis over behoefte/wensen/mate van tevredenheid onder verenigingen - Kunnen gebruik maken van het instrument verenigingsraadpleging - Zijn het gezicht van de KNVB in het district, in de rol van landelijk bestuurder en voorzitter van het district - Benutten gericht beschikbare kennis over wensen en verwachtingen verenigingen als fundament voor beslissingen 3.3. Gevraagd en ongevraagd Via het community panel kan de KNVB gericht vragen stellen aan verenigingen of individuele KNVBleden. Ook een vereniging kan hierom verzoeken. De frequentie van de onderzoeken hangt af van de aard van het onderwerp. Naast het ophalen van informatie, kunnen verenigingen ook hun mening geven over activiteiten en het beleid van de KNVB, door bijvoorbeeld mee te praten in een forum of via social media v3 SeBr/ArBe 9

10 Terugkoppeling 4. Van signaal naar besluit Verenigingen en de KNVB wisselen via eerdergenoemde kanalen veel verschillende informatie met elkaar uit. De meerderheid betreft vragen die eenvoudig en snel kunnen worden beantwoord, via de telefoon of per . Komt dezelfde vraag vaker binnen vanuit verschillende verenigingen, dan is het zaak dat de KNVB dit tijdig signaleert. Ook bij complexere en meer strategische vragen, wensen en ideeën van verenigingen zullen KNVB-vrijwilligers en medewerkers zich de vraag stellen: Is dit een onderwerp waarover wij als KNVB een besluit moeten nemen? Als deze vraag met ja wordt beantwoord, is er sprake van een beleidsitem. Vervolgens wordt het beleidsitem gewogen op haalbaarheid (reglementering, beschikbare middelen, eerder vastgesteld beleid, etc.) en voldoende draagvlak bij de verenigingen. Het verenigingspanel is een middel dat hier bij uitstek voor kan worden ingezet. In onderstaand schema is dit weergegeven. Vereniging(en) Vraag, wens, idee, behoefte, klacht etc. KNVB Direct beantwoorden Signaleren: terugkerend Signaleren: complex Beleidsitem Haalbaar? Draagvlak? Verenigingspanel Geen draagvlak voor beleidsitem Draagvlak Besluitvormingstraject v3 SeBr/ArBe 10

11 Het hele proces van signaal tot besluit ziet er schematisch als volgt uit: Beleidsitem Verenigingen maken een probleem, vraag, wens of behoefte kenbaar door contact met medewerkers en/of vrijwilligers of via social media. Of dezelfde vraag komt meerdere malen binnen: een signaal om het bestaande beleid te toetsen en waar nodig aan te passen. Centraal staat het districtskantoor. In overleg met de districtsmanager en in samenspraak met het districtscollege, wordt de vraag Is dit iets waarover een besluit genomen moet worden? gesteld. Zo ja, dan is sprake van een beleidsitem. De districtsmanager omschrijft het beleidsitem, voegt specifieke achtergrondinformatie toe en leidt het item door naar de schakel in Zeist. Plaatsen in de context De landelijke beleidsmedewerker en/of manager (verantwoordelijk voor het betreffende beleidsterrein) plaatst het beleidsitem in een context: zijn er eerder dergelijke signalen of vergelijkbare beleidsitems ontvangen? Welke managementinformatie is voorhanden? Welke randvoorwaarden voor beleid (reglementering, beschikbare middelen, eerder gekozen beleid) spelen een rol? Bovendien toetst hij het beleidsitem op draagvlak bij en wensen en verwachtingen vanuit verenigingen. Dit kan snel en eenvoudig via het verenigingspanel. De landelijk beleidsmedewerker en/of manager stelt zo nodig in overleg met het district dan wel na een voorafgaande brainstorm in het bestuur amateurvoetbal - een advies/voorstel op, gefundeerd vanuit deze Een informatie. gefundeerd advies Als de contextfactoren geen problemen opleveren voor verdere behandeling van het beleidsitem, dan raadplegen we de verenigingen. Het verenigingspanel is bij uitstek een geschikt middel om snel te peilen wat de mening van de verenigingen over het betreffende beleidsitem is. We houden in dit kader het districtcollege op de hoogte. Hieruit volgt een gefundeerd advies. Eventueel kan een voorstel ook worden voorgelegd aan een adviesraad. De zienswijze van deze adviesraad wordt vervolgens meegenomen in het uiteindelijke voorstel aan het bestuur amateurvoetbal. Beraadslaging en besluitvorming Het bestuur amateurvoetbal neemt een besluit. Is een besluit nodig van de verenigingsraad, dan doet het bestuur amateurvoetbal een voorstel ter behandeling in de eerstvolgende vergadering van de verenigingsraad. De cirkel rond met heldere communicatie Het uiteindelijke besluit wordt bekend gemaakt. Dit kan snel via de KNVB website en specifiek aan doelgroepen. Gaat het om een vereniging die aanleiding gaf voor een beleidsitem, dan krijgt deze persoonlijk informatie v3 SeBr/ArBe 11

12 5. Samenvattend Kortom, er zijn vele wegen waarlangs verenigingen en de KNVB met elkaar over beleidsthema s communiceren. Hiermee voldoet de KNVB aan de eerder genoemde uitgangspunten en gestelde voorwaarden: Verenigingen praten mee over en hebben invloed op het proces van besluitvorming We toetsen beleid aan wensen en behoeften van de verenigingen Terugkoppeling vindt altijd plaats Communicatie is gefaciliteerd in alle lagen van de KNVB Digitaal en in ontmoeting; gevraagd en ongevraagd; via medewerkers en vrijwilligers Er is sprake van (pro)actieve communicatie tussen KNVB en verenigingen, via korte lijnen De vereniging kan altijd zijn stem laten horen en ideeën inbrengen Medewerkers van districten hebben direct contact met verenigingen: de KNVB is zichtbaar en herkenbaar Uiteindelijk gaat het erom dat beleid van een dienstverlenende KNVB aansluit op de dagelijkse verenigingspraktijk. Het maakt niet uit waar en bij wie een vraag, wens, idee of klacht binnenkomt, als dit maar op een juiste manier wordt opgepakt en teruggekoppeld. Dit kan zijn door een direct antwoord, door navraag bij de juiste persoon of afdeling of door een bredere (districts-, districtsoverstijgende of landelijke) peiling van het draagvlak. Dit werkt twee kanten op: van verenigingen naar KNVB en van de KNVB naar verenigingen. Een goede communicatie over de gang van zaken en de termijn van terugkoppeling vindt hoe dan ook plaats. Transparantie en terugkoppeling zijn essentieel: De context en noodzaak van besluiten moeten duidelijk zijn bij de verenigingen. Afstudeeronderzoek Universiteit Utrecht, v3 SeBr/ArBe 12