AMATEURvoetbal. Contouren bestuurlijke vernieuwing Verenigingsversie

Transcriptie

1 AMATEURvoetbal Contouren bestuurlijke vernieuwing Verenigingsversie 1

2 INHOUDSOPGAVE hoofdstuk 1: Bestuurlijke vernieuwing 2 hoofdstuk 2: WAAROM? 4 hoofdstuk 3: Waar gaan we vanuit 6 hoofdstuk 4: BOUWSTENEN VOOR DE TOEKOMST 7 Vertegenwoordiging 8 CONTROLE 10 BEstuur 12 op districtsniveau 14 dienstverlening 16 hoofdstuk 5: Betere communicatie: begin bij jezelf! 19 de communicatielijnen van 20 En naar verenigingen in beeld dit betekent voor uw vereniging 21 hoofdstuk 6: Hoe nu verder? 23 Colofon 25 1

3 1. Bestuurlijke vernieuwing Als verenigingsbestuur heeft u het druk met allerlei taken binnen uw vereniging. U heeft daarvoor de ruimte gekregen van de ledenvergadering, zolang u binnen de statuten en reglementen blijft, de begroting niet overschrijdt en alles in het belang is van uw leden. Dagelijks doen zich dingen voor waarvan u als bestuur iets moet vinden, waarover een standpunt ingenomen moet worden. En dan neemt u besluiten die bindend zijn voor uw leden. Zoals het hoort, legt u hierover verantwoording af, doorgaans in de jaarlijkse ledenvergadering waarin geïnteresseerde leden met u kunnen praten over het beleid, de financiën, de hoogte van de contributie per lid, enzovoorts. Zoals u weet, is ook de KNVB een vereniging. En in grote lijnen gaat het daar dus hetzelfde. Uw vereniging is één van onze leden. En net als u proberen wij die leden bij de vereniging te betrekken, te horen wat ze van allerlei onderwerpen vinden, ze te laten meedenken en mee beslissen. Maar de KNVB is in omvang natuurlijk niet vergelijkbaar met een voetbalclub. Met ruim verenigingen en de 1,2 miljoen leden is door de jaren heen een complexe structuur van besluitvorming ontstaan. Die heeft vele jaren prima dienst gedaan. Maar in deze tijd blijken we veel verenigingen hiermee niet meer te bereiken. En dat zet ons aan het denken. Daarin willen we verandering brengen. Het kan eenvoudiger en sneller en via directe communicatielijnen. We kijken natuurlijk ook om ons heen. En dan zien we kansen die we willen pakken en bedreigingen die we willen afwenden. Dat vraagt daadkracht; een KNVB bestuur, dat net als uw verenigingsbestuur, snel kan reageren op dingen die zich voordoen. Die de ruimte heeft van de ledenvergadering om snel te schakelen en te besluiten. Maar die zich vanzelfsprekend vervolgens ook naar die leden verantwoordt. Een boeiende vraag Wat is nou de ideale verenigingsstructuur voor de toekomst? In het amateurvoetbal stellen we ons die vraag. Hoe kunnen we het beste de vertegenwoordiging van de clubs regelen? Door wie worden welke besluiten genomen en uitgevoerd? Uiteindelijk gaat het erom dat u als vereniging invloed kunt hebben op de KNVB. Dat een vereniging inbreng kan leveren bij allerlei vraagstukken en via heldere, korte lijnen kan volgen wat waarom wordt besloten. Dat stelt hoge eisen aan de communicatie. Ook daarover gaat het in bestuurlijke vernieuwing. We hebben het dus niet over de tuchtrechtspraak van de KNVB. Ook lopen we nog niet vooruit op de positie van het zaalvoetbal, dat de komende drie seizoenen gaat proefdraaien met een zelfstandige positie. De verenigingen aan het woord Meerdere keren zijn we het land doorgereisd om de districtsbestuurders en uw afgevaardigden te vragen hoe zij tegen bestuurlijke vernieuwing aankijken. We merken dat er draagvlak is voor verandering: het kan beter. Bewust zaten we eerst met die districtsbestuurders en afgevaardigden aan tafel. In bestuurlijke vernieuwing 2

4 praten we immers over hun functies in het amateurvoetbal, die we open ter discussie stellen. Maar nu is het woord aan u als vereniging! Want daar draait het om: onze basis, waaronder de verenigingen en hun leden. Daar doen we het allemaal voor! Een speciale editie Voor u ligt de verenigingsversie over bestuurlijke vernieuwing. Een speciale editie waarin we proberen - vooral vanuit de bril van een verenigingsbestuur - dit best wel complexe onderwerp inzichtelijk te maken. Wilt u meer weten over dit onderwerp, dan kunt u terecht op onze website voetbal. nl voor de uitgebreide notitie Contouren bestuurlijke vernieuwing amateurvoetbal. Deze komt aan de orde tijdens de regio- en clustervergaderingen. 3

5 2. WAAROM? Waarom willen we nu deze verandering inzetten. Wat zijn hierbij de overwegingen? We zeiden het al. We kijken naar onszelf: wat gaat er wel en niet goed in de organisatie. Maar richten onze blik ook naar buiten: op allerlei ontwikkelingen die van invloed zullen zijn. Een greep uit wat we tegenkomen. De lat ligt hoger Een hoog ambitieniveau en een heldere visie en strategie Klaar willen zijn voor de toekomst Denken vanuit de clubs en richten op serviceverbetering Willen weten wat daadwerkelijk aan de basis speelt Openstaan voor nieuwe doelgroepen Aanbieden van nieuwe concepten van voetbal Voortdurend veranderende wensen en verwachtingen Hoge verwachtingen van professionaliteit en kwaliteit Toenemende samenwerking met overheid en sponsoren Inspelen op de veranderende vraag naar voetbalproducten Kwaliteitsverbetering Ruimte voor districtsverschillen Dat vraagt om Een organisatiebrede veranderbereidheid Een eenvoudige en flexibele organisatie Onderscheid in kaders stellen/keuzes op hoofdlijnen en besluiten op detailniveau Een heldere rolverdeling tussen bestuur en controle - een bestuur met daadkracht, binnen de kaders - democratische controle of het bestuur de uitgestippelde koers volgt Korte lijnen van besluitvorming, zonder gelaagdheid Directe relatie met de basis bij besluitvorming en uitvoering Snel en kordaat kansen benutten Service dicht bij verenigingen door de districtsorganisatie (vrijwilligers en arbeidsorganisatie) 4

6 We zien verder dat Elk voorstel van top tot teen door de organisatie gaat, voordat de knoop wordt doorgehakt Dit in het voorjaar en najaar veel tijd en werk kost Veel organen meepraten over bijna alles Clubs hier ver vanaf staan Weinig verenigingen naar regio- en clustervergaderingen komen De directe inbreng van verenigingen gering is Het verenigingen gaat om de concrete dienstverlening, de eigen verenigingszaken en de organisatie van hun wedstrijden Verenigingen een aantal onderwerpen graag overlaten aan hun vertegenwoordigers Clubbestuurders makkelijker hun weg naar de mensen van het districtskantoor vinden Verenigingen het spoor van besluitvorming vaak bijster raken Dat vraagt om Een helder onderscheid in: - algemene onderwerpen die ertoe doen en waarover clubs willen en moeten mee praten - besluiten die ze aan hun vertegenwoordigers willen overlaten Een slagvaardigere, minder gelaagde organisatie, waarin de club zijn vertegenwoordiger kent Een directe raadpleging en directe vertegenwoordiging. Het besteden van minder tijd en energie in besluitvorming, die dan elders inzetbaar is extra kansen voor beïnvloeding Veel meer communicatie via internet Clubs geven steeds vaker rechtstreeks (digitaal) een mening Input krijgen van de achterban is dus gemakkelijker Raadplegen van leden kan prima, ook buiten een vergadering om Het tempo van besluitvorming kan omhoog Vragen stellen aan de KNVB: dat kan 7x24 uur per Dat vraagt om Meer en beter benutten van de digitale snelweg, naast het elkaar ontmoeten Kiezen wat je bespreekt en wat je digitaal wegzet Meer rechtstreeks aan doelgroepen vragen en vertellen 5

7 3. Waar gaan we vanuit Het herinrichten van een organisatie is geen gemakkelijke opgave. Er zijn vele varianten denkbaar. En de ene variant blijkt dan succesvol, een andere loopt op niets uit. Maar waarop de keuze ook valt, het is belangrijk dat die keuze kan rekenen op draagvlak. Denken over een verandering van structuur en processen roept allerlei beelden op. Daarom is het goed om het vooraf eens te zijn over de aspecten die in dat denken leidend zijn. Waar je dus vanuit gaat. In dat denken hanteren we een aantal uitgangspunten zoals We blijven een vereniging en borgen het democratisch beginsel Verenigingen, hun vertegenwoordigers, de districten en het landelijk bestuur vormen de verenigingsorganisatie Besluiten nemen en controleren doen we met een beperkt aantal mensen Deskundige vrijwilligers zetten we maximaal in bij clubs en aan de basis Betrokkenheid van verenigingen - elkaar ontmoeten en digitaal communiceren - over voetbalzaken en uitvoeringsvragen, waarmee we informatie en draagvlak verkrijgen Borging van ruimte voor voorstellen, vanuit regionale kennis en ruimte voor gebiedsspecifieke verschillen 6

8 4. BOUWSTENEN VOOR DE TOEKOMST In deze verenigingsversie kijken we naar de toekomst vanuit de bril van de verenigingen. Hieraan ligt een notitie Contouren bestuurlijke vernieuwing amateurvoetbal voor de verenigingen beschikbaar via onze internetsite - ten grondslag. Deze notitie heeft de instemming van het voltallige bestuur amateurvoetbal. Een aantal bouwstenen vormen samen de nieuw beoogde structuur, die we - op eenvoudige wijze als volgt kunnen weergeven: verenigingsraad 60 leden bestuur amateurvoetbal ADVIESRADEN Districtscolleges VERENIGINGsraadpleging werkcommissies werkgroepen VERENIGINGEN / officials / doelgroepen Maar hierover is natuurlijk meer te vertellen. Op de volgende pagina s: kijken we hoe de vertegenwoordiging vanuit de clubs door een verenigingsraad er uitziet lopen we na hoe de controle vanuit die verenigingsraad is op uitvoering door het bestuur bezien we welke plaats het bestuur en de adviesraden innemen zoomen we in op de uitvoering van landelijke besluiten op districtsniveau werpen we tenslotte een blik op de dienstverlening aan de verenigingen Per onderwerp stellen we het vizier scherp. Daarbij lichten we de bouwstenen kort toe. Om te kunnen vergelijken, hebben we de huidige situatie eveneens vereenvoudigd weergegeven. Als vereniging zult u zich de vraag stellen: Wat heb ik eraan? Die vraag gaan we proberen in onze toelichting mee te nemen. 7

9 Vertegenwoordiging HUIDIGE SITUATIE beoogde SITUATIE AVAV 60 LANDELIJKE AFGEVAARDIGdEN verenigingsraad 60 leden Indirect direct contact met de basis Kiezen samen landelijke afgevaardigden 6 DISTRICTSVERGADERINGEN Optioneel per district Informatie verlies 248 afgevaardigden uit regio s / clusters (VERENIGINGSRAADPLEGING) 71 REGIO / CLUSTERVERGAdERINGEN Kiezen regio- / cluster afgevaardigden Kiezen direct leden van de VR VERENIGINGEN VERENIGINGEN 8

10 Belangrijkste kenmerken Eén landelijke verenigingsraad met 60 leden Ieder district kiest 10 leden Verenigingen kiezen zélf de vertegenwoordigers op het hoogste niveau Leden van de verenigingsraad hebben kennis, ervaring en affiniteit met het verenigingsleven Regio- en clustervergaderingen vervallen Er zijn geen districtsvergaderingen meer Dit betekent Een democratische opzet Een eenvoudige en overzichtelijke structuur 80 % minder mensen belast met besluitvorming Een directe relatie tussen verenigingsraad en basis Geen getrapte, maar directe verkiezingen Beter zicht op traject van besluitvorming Het vrijspelen van deskundige ondersteuning en uw vereniging Kan digitaal of direct bij een vertegenwoordiger een mening kwijt Weet wie namens u standpunten inneemt Blijft bij algemene vraagstukken en belangrijke besluiten betrokken Weet wanneer waarover een besluit wordt genomen Kan putten uit een grote pool van deskundige KNVB ondersteuners 9

11 controle HUIDIGE SITUATIE beoogde SITUATIE avav (60) bav VERENIGINGsraad (60) bav 7 controlerende organen 7 bestuurlijke organen Enige controlerend orgaan Enige bestuurlijk orgaan 2 x per seizoen 2 x per seizoen 6 x per seizoen kans om regels aan te passen DISTRICTS- VERGADERING 6 districtsbesturen 2 x per seizoen 10

12 Belangrijkste kenmerken De verenigingsraad stelt kaders voor beleid en regelgeving en bepaalt de financiën De verenigingsraad controleert hoe het bestuur hieraan uitvoering geeft Het bestuur amateurvoetbal werkt aan beleid en uitvoering voor het gehele amateurvoetbal Dit bestuur kan meer en sneller regels stellen die inspelen op de gewenste praktijk Dit betekent Een democratisch stelsel, met controle namens de verenigingen Een eenvoudige en overzichtelijke structuur Een duidelijke rolverdeling in kaders stellen, uitvoeren en controleren Van 7 naar 1 kaderstellend/controlerend orgaan: de verenigingsraad Van 7 naar 1 bestuurlijk orgaan: het bestuur amateurvoetbal Eenheid van bestuur Meer bestuursbevoegdheden om zelf regels te stellen en uw vereniging Kan vertrouwen op een gedegen controle door gekozen vertegenwoordigers Geeft wel belangrijke signalen over tevredenheid mee Ziet service toenemen door snel aanpassen van regels over voetbalzaken Ontdekt dat uitvoeringsvraagstukken sneller tot oplossingen leiden 11

13 bestuur HUIDIGE SITUATIE beoogde SITUATIE BAV bav Vanuit districten in BAV districtsvoorzitter HOOFDCOMMISSIES BAV benoemt leden Districtscollege lid bav adviesraden portefeuillehouder portefeuillehouder districtsbestuur districtscollege Bewaken & sturing Uivoering VERENIGINGEN VERENIGINGEN 12

14 Belangrijkste kenmerken Eén bestuurlijk orgaan, verantwoordelijk voor het gehele amateurvoetbal Districten benutten van ruimte bij de uitvoering van besluiten Eén bestuurslid amateurvoetbal is verantwoordelijk voor een district Hij bewaakt de uitvoering van besluiten in dat district Deze districtsvoorzitter vormt samen met mensen uit het district het districtscollege Een districtscollege stuurt op concretisering van landelijke besluiten Op verschillende terreinen bestaan adviesraden Leden van het districtscollege zitten hierin en adviseren over de landelijke koers Het districtscollege staat dicht bij de basis DiT betekent Een eenvoudige structuur, met helderheid: wie bepaalt en wie voert uit Eenheid van beleid: als het kan, in heel Nederland hetzelfde Vanuit de basis inbreng van specifieke kenmerken van een district Invloed op landelijke besluiten via adviseren en mee beslissen Via het districtscollege behoudt de KNVB een gezicht, dicht bij de achterban Daadkracht en tempo in het nemen van besluiten Korte lijnen in de uitvoering en uw vereniging Krijgt hetzelfde van de KNVB als in de rest van het land Maar ziet ook uitvoering op maat : specifiek voor uw district of regio Herkent daarin de vertaling van de eigen wensen in het district Merkt dat zaken sneller leiden tot een standpunt en reactie 13

15 OP districtsniveau HUIDIGE SITUATIE beoogde SITUATIE districtsbestuur districtscollege portefeuillehouder districtscommissies Directe communicatie met achterban districtscommissies vervallen werkcommissies / werkgroepen benoemd door BAV werkcommissies / werkgroepen verenigingen verenigingen 14

16 Belangrijkste kenmerken Een districtsorgaan dat op maat stuurt op uitvoering van landelijke besluiten Dit districtscollege neemt geen eigen besluiten, maar heeft ruimte voor eigen invulling Vanuit het districtscollege lopen allerlei lijnen van en naar verenigingen: via overleg, representatie bij uw jubileum of kampioenschap, enz. In de uitvoering - dichtbij verenigingen en leden - zijn veel vrijwilligers actief Dit betekent Een herkenbaar KNVB gezicht dicht bij de achterban, zoals de verenigingen We brengen en halen informatie van en naar de verenigingen Uw district kent de clubs en houdt rekening met regionale verschillen Vele vrijwilligers blijven actief in de concrete uitvoering en uw vereniging Heeft een direct aanspreekpunt in de verenigingsorganisatie van uw district Kan signalen, vragen en ideeën direct kwijt Krijgt sneller een oplossing voor problemen Heeft eerder een sluitend antwoord op een verzoek Voelt zich steeds meer gestimuleerd een idee te opperen of een vraag te stellen 15

17 dienstverlening HUIDIGE SITUATIE beoogde SITUATIE Onze vrijwilligers + Onze beroepskrachten Onze vrijwilligers + Onze beroepskrachten districtsbestuur districts- MANAGERS districtscollege districts- MANAGERS portefeuillehouders portefeuillehouders hoofden / coördinatoren service dichtbij clubs hoofden / coördinatoren KNVB vertegenwoordigers werkcommissies medewerkers districten werkcommissies medewerkers districten dagelijks contact verenigingen verenigingen 16

18 Belangrijkste kenmerken De KNVB organisatie vrijwilligers en beroepskrachten werken hand in hand Districtscollege, portefeuillehouders en vrijwilligers staan garant voor dienstverlening Ook districtsmanager, leidinggevenden en alle medewerkers bieden service Dit betekent We investeren nog meer in service en minder in vergaderen Er komt meer capaciteit voor daadwerkelijke hulp aan verenigingen Veel vrijwilligers leveren concrete dienstverlening en uw vereniging U kunt te allen tijde terecht bij de KNVB Veel uitvoerende zaken regelt u met de mensen van het districtskantoor Allerlei wegen staan open om te zeggen wat u vindt of wilt U heeft invloed op de KNVB service Een vereniging merkt het verschil: de KNVB is er voor de verenigingen 17

19 18

20 5. Betere communicatie: begin bij jezelf! In het denken van de KNVB staat het belang van de verenigingen centraal. Als we slagen in de nieuwe opzet, dan biedt het nieuwe model een pallet aan gelegenheden om face to face en via de digitale weg met de KNVB te communiceren. Die lijnen over en weer zijn kort en herkenbaar. En het mag niet uitmaken. Of het nou gaat om iets concreets dat een clubbestuurder afdoet met een medewerker van het districtskantoor, of om het meepraten over de ontwikkeling van het voetbal. In communicatie gaat het telkens om het ontmoeten. In een voetbalkantine, bestuurskamer of langs het veld. Of tegenwoordig via een account of internet. In ons denken over de toekomst richten we op elk niveau de organisatie zo in, dat we de verenigingen in beeld hebben. Bij communicatie van KNVB naar clubs of andersom. Maar op welk moment of op welke plek in de organisatie dan ook, het vraagt om een actieve rol. Daarom moeten we met elkaar afspreken, dat we alle communicatielijnen open stellen en open houden. Dat kost tijd en energie maar wat we ervoor terugkrijgen, is dit dubbel en dwars waard. We zetten in op Directe, open lijnen in de communicatie van en naar de verenigingen Samenspraak als u of wij dat nodig vinden, liefst kleinschalig Verantwoording van de dingen die we doen, over en weer Met elkaar gesprek gaan Actief inspelen op verzoeken en vragen Snel digitaal informatie aanleveren en ophalen Veel informatie digitaal beschikbaar hebben Prettige dagelijkse contacten over uitvoering Kortom: een dienstverlenende KNVB 19

21 De communicatielijnen VAN en naar verenigingen in beeld VERENIGINGEN KNVB Ruime mogelijkheden doelgroepgericht & direct verkeer Actuele informatie leveren Aanbieden Community Panel Mening geven over dienstverlening Ontmoetingen, schriftelijk & telefonisch contact over verenigingsspecifieke zaken Actieve participatie in Community Panel Verenigingsraad Rechtstreekse vertegenwoordiging Inbreng wensen en verwachtingen Bestuur AV Actief informeren over inhoud en achtergronden van besluiten Uiten van wensen en verwachtingen Districtscollege Contacten onderhouden en consulteren over thema s Periodiek overleg met vertegenwoordigers van verenigingen Uitleg geven over landelijke besluiten Representatie bij bijzondere gelegenheden Vraagt aandacht voor uitvoeringsvraagstukken op voetbalgebied KNVBvertegenwoordigers Ondersteuning in uitvoering van taken, oplossen van problemen & het oppakken van kansen Verstrekken van kennis over verenigingen zelf Arbeidsorganisatie Dagelijks contact in uitvoering taken en ondersteuning (dichtbij clubs, schriftelijk & telefonisch) Inventariseren wensen en verwachtingen over uitvoering Inbreng kennis als bijdrage voor managementinformatie, wensen en verwachtingen over uitvoering 20

22 Dit betekent voor uw vereniging VERENIGINGEN KNVB Dagelijks digitaal regelen van verenigingszaken 24 uur per dag internet / downloadcentrum / community panel beschikbaar Snelle feedback via Community Panel / tevredenheidsmetingen Vereniging kan bellen, en, een afspraak maken etc. Verenigingsraad Leden Verenigingsraad kunnen clubs raadplegen Verantwoording over het handelen Stem verenigingen klinkt rechtstreeks door Vereniging kan volgen welk besluit genomen wordt en waarom Bestuur AV Informeren via website, downloadcentrum en Meedoen aan ledenpanels, tevredenheidsonderzoeken Signaleren van van verbeterpunten voor de KNVB Districtscollege Informatie brengen en halen bij kleinschalig overleg voetbalcafé s, kleedkamergesprekken, inloopavonden, jeugdoverleg, themabijeenkomsten, doelgroepgerichte instructieavonden etc. Het uitreiken van onderscheidingen en het bezoeken van recepties bij kampioenschappen, jubilea etc. Informatie brengen en halen bij kleinschalig overleg voetbalcafé s, kleedkamergesprekken, inloopavonden, jeugdoverleg, themabijeenkomsten, doelgroepgerichte instructieavonden etc. Digitaal discussieforum KNVBvertegenwoordigers Bij verenigingen aan tafel zitten Werken aan relatie clubs In elk contact de schakel voor ideeën, suggesties, knelpunten etc. Arbeidsorganisatie Elke medewerker denkt vanuit het belang van de club en is dagelijks bezig met dienstverlening Korte lijnen van communicatie dichtbij de clubs, zoals club- & talentcoaches Verenigingen denken mee Direct antwoord op concrete vragen 21

23 22

24 6. Hoe nu verder? Tijdens de regio- en clustervergaderingen vragen wij u wat u vindt van de bouwstenen van de nieuw beoogde structuur. U geeft daarmee uw afgevaardigden een boodschap die hij of zij zal uitdragen tijdens de districtsvergadering. Vanuit elk district zal een standpunt vervolgens doorklinken in de algemene vergadering amateurvoetbal. We hebben voor ogen in de vergaderreeks van het najaar 2011 spijkers met koppen te slaan. Ook op dit punt willen we immers slagvaardig zijn. Als we in het najaar het eens zijn over de contouren en al wat meer handen en voeten hieraan geven, dan kunnen we daarna tempo maken. Alvast tot ziens! 23

25 24

26 COLOFON Verenigingsversie bestuurlijke vernieuwing september 2011 Verantwoording Bestuur amateurvoetbal Coördinatie en regie totstandkoming Arno Bendermacher Tekst Arno Bendermacher, Wout van den Eijnden Coördinatie productie René Foolen Fotografie KNVB.nl Ontwerp en vormgeving OY communications b.v. 25

27 Koninklijke Nederlandse Voetbalbond Woudenbergseweg 56-58, 3707 HX Zeist Postbus 515, 3700 AM Zeist