Introductie Aan de slag met Mamut Online Desktop

Transcriptie

1 [Type text] Mamut Business Software Introductie Aan de slag met Mamut Online Desktop 1

2 Aan de slag met Mamut Online Desktop Inhoud Welkom bij Mamut Online Desktop... 3 Mamut ID... 4 Aan de slag... 5 Gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop Kies bedrijf Gebruikersbeheer Hoe Mamut Online Desktop deactiveren? Belangrijke hulpmiddelen in Mamut Online Desktop Status Relatiebeheer Activiteiten De agenda Urenregistratie Mamut Validis Jaarplanner Webmail Mamut Online Survey Webhosting Mamut Online Desktop FAQ Meer informatie Mamut Academy Service en support Mamut Serviceovereenkomst

3 Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: (gratis) Fax: Internet: Mamut Supportcenter: Openingstijden: maandag-vrijdag Tel: (lokaal tarief) Fax: Internet: Verkoop Tel: (gratis) Fax: Internet: Versie 1.5. MOD.INTRO.NL Mamut Business Software B.V. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Mamut Business Software B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. 2

4 Welkom bij Mamut Online Desktop WELKOM BIJ MAMUT ONLINE DESKTOP Mamut Online Desktop geeft u toegang tot informatie en functionaliteiten van Mamut Business Software via het internet. Tevens vindt u hier de nieuwe diensten die in Mamut One inbegrepen zijn. Mamut One is een complete oplossing voor financieel- en relatiemanagement (CRM), communicatie, e-commerce, mobiliteit, hosting, kennis en een zakelijke gemeenschap. Deze handleiding is bedoeld om u een korte introductie te geven tot de functies in Mamut Online Desktop. Het geeft u een korte beschrijving zodat u aan de slag kunt gaan en de vereiste instellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop. U vindt ook informatie over het aanpassen van de instellingen zodat deze het beste op uw wensen aansluiten. Tevens vindt u een overzicht van de verschillende modules en hoe u hierdoor kunt navigeren. Om toegang tot Mamut Online Desktop te verkrijgen heeft u een geldige Mamut Oneovereenkomst nodig. De diensten waartoe u toegang heeft in Mamut Online Desktop zijn afhankelijk van uw Mamut One-overeenkomst. Belangrijk! Zorg ervoor dat u uw Serviceovereenkomst goed doorleest voordat u aan de slag gaat met Mamut Online Desktop. Deze overeenkomst geeft u een overzicht van de voorwaarden tussen u als een klant en Mamut als leverancier. Zodra u Mamut Online Desktop heeft geactiveerd kunt u informatie weergeven, wijzigen en aanmaken vanaf elke computer met een internetverbinding. Hierdoor kunt u eenvoudig informatie met uw collega's delen of toegang tot uw Mamut-systeem verkrijgen wanneer u niet op kantoor bent. De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. De synchronisatie met Mamut Online Desktop gebeurt vanaf één van de computers in het netwerk. Deze computer dient een internetverbinding te hebben. Mamut Online Desktop verzamelt al uw web-based functies en geeft u toegang tot onder andere kerngetallen en statusinformatie, klant- en leveranciergegevens, activiteiten en agenda, urenregistratie, jaarplanner en controle, analyse en validering van uw boekhoudgegevens. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw versie ondersteund worden. Wenst u extra functionaliteiten te bestellen of meer informatie hierover kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent. Op onze website vindt u meer informatie over welke producten en diensten in Mamut Online Desktop zijn inbegrepen in uw Mamut One Serviceovereenkomst. Welkom bij Mamut Online Desktop! Tip! Zodra u bent aangemeld in Mamut Online Desktop kunt u rechtsbovenin het venster op Help klikken. Hier vindt u meer informatie over de functionaliteiten. 3

5 Aan de slag met Mamut Online Desktop Mamut ID Mamut ID is een gezamenlijke aanmelddienst voor diverse applicaties en diensten die worden aangeboden door Mamut. Binnen uw Mamut ID profiel kunt u de informatie over uw gebruikersaccount voor de online diensten van Mamut weergeven en wijzigen. De dienst is alleen beschikbaar via applicaties die Mamut ID als aanmeldingsdienst gebruiken. U kunt uw persoonlijke Mamut ID gebruiken om u aan te melden bij Mamut Online Desktop. Let op! U maakt uw eigen Mamut ID aan tijdens het doorlopen van de wizard voor de eerste synchronisatie met Mamut Online Desktop. Meer informatie vindt u hieronder. Gebruik een veilig wachtwoord Om ongeautoriseerde toegang tot uw account en diensten te voorkomen, dient u een veilig wachtwoord te gebruiken die anderen niet kunnen raden. Het systeem zal alleen wachtwoorden goedkeuren die aan de veiligheidseisen voldoen. Een veilig wachtwoord dient minstens 6 karakters lang te zijn en bestaat uit een combinatie van hoofdletters, gewone letters, nummers en symbolen. Gebruik geen woorden uit woordenboeken, gebruikersnamen of eigennamen. Het kan een goed idee te zijn om het wachtwoord te baseren op een zin. Voorbeeld: Ik heb duizend boeken in mijn boekenkast: Ih1000BiMBk. Mamut ID bepaalt de voorkeurstaal voor Mamut Online Desktop Uw voorkeurstaal wordt bepaald door de instelling in uw Mamut ID profiel. Wanneer u niet bent aangemeld - of in het aanmeldingsproces bent - kan uw voorkeurstaal tijdelijk worden overschreven door de taalinstelling van uw webbrowser of door de "cookies" die op uw computer bij eerdere sessies zijn opgeslagen. Tip! Indien het niet mogelijk is om uw voorkeurstaal te gebruiken, verwijder dan de "cookies" die zijn opgeslagen in uw webbrowser. Uw Mamut ID wijzigen U kunt de informatie van uw Mamut ID wijzigen door te gaan naar Instellingen- Accountbeheer - Mijn Mamut ID profiel binnen Mamut Online Desktop. Hier kunt u uw taal, wachtwoord en contactgegevens aanpassen. Het adres kan niet worden gewijzigd. Wachtwoord vergeten? Indien u uw wachtwoord bent vergeten klikt u op Wachtwoord vergeten? op de aanmeldingspagina. U zult een ontvangen met de informatie om een nieuw wachtwoord aan te maken. 4 Let op! De aanmeldingsgegevens voor uw Mamut ID zijn niet hetzelfde als de aanmeldingsgegevens die u gebruikt voor Mamut Business Software.

6 Aan de slag AAN DE SLAG Belangrijk! Alvorens u Mamut Online Desktop activeert dient u uw licentie-informatie in Mamut Business Software aan te passen. U kunt dit doen via Help - Info - Beheer licentiegegevens - Additionele producten. Hier vindt u een lijst over de additionele producten waar u toegang tot hebt. Selecteer Mamut Online Desktop uit deze lijst en klik op toevoegen om een overzicht te krijgen van uw bedrijfsdatabases in Mamut Business Software die verbonden kunnen worden met Mamut Online Desktop. Kies de database waaraan u uw licentie wenst te koppelen en klik op OK. Sluit het programma en start deze opnieuw op. De functionaliteit Mamut Online Desktop zal nu beschikbaar zijn. Houd er rekening mee dat u één bedrijfsdatabase aan Mamut Online Desktop kunt koppelen. Wenst u meerdere databases te verbinden kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent voor meer informatie. Voorwaarden om aan de slag te kunnen gaan Om verbinding met Mamut Online Desktop te kunnen maken dient u aan de onderstaande criteria te voldoen. Uw gebruiker dient te zijn aangemaakt als - en gekoppeld te zijn aan - een medewerker in het medewerkersregister in Mamut Business Software. U dient een adres bij uw gebruiker in Mamut Business Software te hebben geregistreerd. Deze wordt gebruikt als uw gebruikersnaam voor uw Mamut ID (zie hieronder). De gebruiker dient Supergebruiker te zijn. Het KvK-nummer, adres, telefoonnummer en adres van het bedrijf dienen te zijn ingevuld. Dit doet u in Mamut Business Software onder Beeld - Instellingen - Bedrijf. Het KvK-nummer vindt u op dezelfde plaats onder Bedrijfsgegevens. Uw computer dient verbonden te zijn met het internet en u heeft beschikking over Internet Explorer versie 6, 7 of 8 of Firefox 2 of 3. De wizard voor de verbinding controleert of aan alle vereisten is voldaan om de verbinding te kunnen maken en zal een lijst weergeven van de informatie die mist. Let op! U kunt Mamut Online Desktop niet evalueren vanuit de voorbeelddatabase of in de evaluatieversie. Synchronisatie De gegevenssynchronisatie kan de eerste keer enige tijd in beslag nemen. U kunt het programma niet gebruiken terwijl dit proces in gang is. Daarom moet u beslissen of u nu of later wenst te synchroniseren. In de wizard (zie hieronder) krijgt u deze mogelijkheid. Let op! Programma's (API's) die geïntegreerd zijn met Mamut Business Software dienen te zijn afgesloten wanneer de synchronisatie voor de eerste keer wordt uitgevoerd. 5

7 Aan de slag met Mamut Online Desktop De synchronisatie loopt vanaf één van de computers in uw netwerk. Standaard start het synchroniseren vanaf de computer waarmee u Mamut Online Desktop activeert. Dit kunt u later wijzigen in de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop. Wij raden u aan om de computer waarop de systeemdatabase staat voor de synchronisatie te gebruiken. U maakt de verbinding in het programma Mamut Business Software. Zo maakt u verbinding met Mamut Online Desktop 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop in Mamut Business Software. Het systeem controleert of u kunt activeren. Zijn één of meerdere criteria niet vervuld, zullen deze in rode tekst in de lijst verschijnen. Klik in dat geval op OK, voer de aangegeven punten uit en klik opnieuw op Mamut Online Desktop. U vindt hieronder meer informatie over de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop. 6

8 Aan de slag 2. Klik op Activeer. 3. Klik op Volgende. 4. Voer uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord in of maak een nieuwe Mamut ID aan. 7

9 Aan de slag met Mamut Online Desktop Let op! De gebruikersnaam en het wachtwoord van Mamut ID is niet hetzelfde als wat u gebruikt om u aan te melden bij Mamut Business Software. Wanneer u een nieuwe Mamut ID aanmaakt, krijgt u een toegezonden met een link waarop u moet klikken om verder te kunnen gaan met het aanmaken van een wachtwoord. Zodra u klaar bent met het registratieproces voor de Mamut ID, kunt u terugkeren naar de wizard en meldt u zich aan met uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord. Tip! Indien u geen ontvangt kan het zijn dat deze in de ongewenste is terechtgekomen. Controleer derhalve ook de folder voor ongewenste Controleer de bedrijfsgegevens en klik op Volgende. De registratiegegevens worden uit de bedrijfsinstellingen in Mamut Business Software gehaald. 8

10 Aan de slag 6. Geef aan wanneer u de synchronisatie wenst te starten en klik op Volgende. Start u nu, dan moet u wachten tot de synchronisatie is uitgevoerd. Wenst u later te starten, kunt u hiervoor een datum en tijdstip opgeven. U kunt het programma afsluiten op de computer waarop de synchronisatie uitgevoerd dient te worden, maar u mag de computer niet uitzetten. Schakelt u de computer uit, dan moet u later opnieuw activeren. 7. Klik op Voltooien. Na de activatie wordt een statusvenster weergegeven dat bevestigt dat u Mamut Online Desktop heeft geactiveerd. De synchronisatie zal continu plaatsvinden. Meerdere bedrijfsdatabases: Houd er rekening mee dat u één bedrijfsdatabase aan Mamut Online Desktop kunt koppelen. Wenst u meerdere databases te verbinden kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent voor meer informatie. Aanmelden en gebruikers uitnodigen U kunt zich nu aanmelden bij Mamut Online Desktop om de uitnodigingen te versturen naar de gebruikers die toegang dienen te hebben. U kunt zich aanmelden via het aandachtsgebied Mamut Online Desktop op uw bureaublad of via U kunt hieronder meer lezen over hoe u gebruikers uitnodigt. Tip! De informatiestroom Synchronisatiehistorie kunt u op uw bureaublad in Mamut Business Software weergeven.. 9

11 Aan de slag met Mamut Online Desktop Gebruikers uitnodigen voor Mamut Online Desktop Gebruiker uitnodigen stelt u in staat om andere gebruikers voor Mamut Online Desktop uit te nodigen. Hier kunt u een uitnodiging versturen door de gebruikersinformatie vanuit de velden te selecteren en een persoonlijk bericht toe te voegen. Om uw collega's toegang te verlenen tot Mamut Online Desktop dient u hen een uitnodiging te sturen die zij moeten goedkeuren alvorens zij kunnen beginnen. Voor u de uitnodiging verstuurt dienen de personen die u uitnodigt geregistreerd te zijn als zowel gebruiker als medewerker in uw lokale versie van Mamut Business Software. Let op! Alleen gebruikers die zijn geregistreerd als Beheerder in Mamut Online Desktop kunnen andere gebruikers uitnodigen. Zo nodigt u andere gebruikers uit 1. Meld u aan bij Mamut Online Desktop via de webbrowser met uw Mamut ID. U kunt zich rechtstreeks aanmelden via de webbrowser op of via het aandachtsgebied in Mamut Business Software. 2. Op de werkbalk van het bureaublad, kies Instellingen - Accountbeheer - Gebruiker uitnodigen. 10

12 Aan de slag 3. Voer in het venster de relevante informatie in: Naam: Selecteer middels de afrollijst de persoon die u wenst uit te nodigen. Gebruikersnaam in Mamut Business Software: Wanneer u een naam heeft geselecteerd, zal de gebruikersnaam zoals deze is geregistreerd in Mamut Business Software worden weergegeven in dit veld. adres: Voer het adres in waarnaar de uitnodiging gestuurd dient te worden. Selecteer toegangsprofiel: Gebruik de afrollijst om de toegangsrechten te definiëren voor deze gebruiker. U kunt kiezen tussen Gebruiker en Beheerder. Persoonlijke melding: Hier kunt u een persoonlijke melding schrijven (niet noodzakelijk). 4. Klik op Verzenden linksbovenaan het venster. 11

13 Aan de slag met Mamut Online Desktop 5. Klik op Sluiten om het proces te voltooien en open de Gebruikersadministratie waar u de gedetailleerde informatie over alle gebruikers kunt bekijken. U kunt tevens op Opnieuw versturen klikken om de uitnodiging opnieuw te versturen, of op Verwijderen om de uitnodiging af te breken. De uitnodiging is nu verstuurd en de ontvanger zal een krijgen met toegangsinformatie voor Mamut Online Desktop. Tip! U kunt tevens gebruikers via Instellingen - Accountbeheer - Gebruikersbeheer uitnodigen. Hier vindt u een overzicht van de gebruikers die niet zijn uitgenodigd. U kunt tevens de Uitnodigingsgegevens bekijken en eventueel uitnodigingen opnieuw versturen of terugtrekken. Lees hieronder meer over het gebruikersbeheer. Welke gebruikers kunnen voor Mamut Online Desktop worden uitgenodigd? U kunt alleen gebruikers uitnodigen die geregistreerd zijn als gebruikers in Mamut Business Software. Tevens dienen de gebruikers te zijn verbonden aan een medewerker. Wanneer u een gebruiker niet via de afrollijst in het uitnodigingsvenster kunt vinden kunt u het volgende controleren: Is de gebruiker geregistreerd als gebruiker in Mamut Business Software?: Ga naar Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersbeheer in Mamut Business Software om dit te controleren. Als de gebruiker hier niet bij staat, kunt u deze alsnog toevoegen. Is de gebruiker gekoppeld aan een medewerker in het Medewerkersregister?: In hetzelfde venster kunt u het veld Koppelen aan medewerker controleren. Als de gebruiker niet is gekoppeld aan een medewerker, kunt u dat hier alsnog doen door voor Medewerker registreren uit de afrollijst te kiezen. De diensten waar u toegang tot heeft in Mamut Online Desktop zijn afhankelijk van uw Mamut One-overeenkomst. Het aantal gebruikers dat u kunt uitnodigen is gelimiteerd door uw licentie en uw Mamut One Serviceovereenkomst. Neem contact op met onze verkoopconsulenten voor vrijblijvende informatie via het nummer of via sales@mamut.nl. Kies bedrijf Kies bedrijfsdatabase geeft u een overzicht van de bedrijfsdatabases die zijn gesynchroniseerd met Mamut Online Desktop. Hier kunt u kiezen in welke bedrijfsdatabase u wenst te werken en aangeven wat de standaard bedrijfsdatabase is. Wanneer beheerders van andere bedrijven/systeemdatabases u toengang wensen te verschaffen tot hun bedrijfsdatabase via Mamut Online Desktop, kunnen zij u registreren als gebruiker van uw systeem en u uitnodigen. U kunt dezelfde Mamut ID gebruiken wanneer u met hetzelfde e- mailadres bent geregistreerd. Wanneer u toegang heeft tot meerdere bedrijfsdatabases in Mamut Online Desktop, kunt u tussen deze wisselen nadat u zich heeft aangemeld. Let op! Houd er rekening mee dat u één bedrijfsdatabase aan Mamut Online Desktop kunt koppelen. Wenst u meerdere databases te verbinden kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent voor meer informatie. 12

14 Aan de slag Zo kiest u een bedrijf 1. Op de werkbalk op het bureaublad, kies Instellingen - Kies bedrijf. 2. Gebruik de selectiemogelijkheid om te kiezen welk bedrijf u wenst te openen. 3. Klik op Doorgaan om de bedrijfsdatabase te openen. U kunt de optie Stel het geselecteerde bedrijf in als uw standaard bedrijfsdatabase (gemarkeerd met een ster) selecteren, indien u de bedrijfsdatabase automatisch wenst te openen wanneer u inlogt in Mamut Online Desktop. Indien u geen standaard bedrijfsdatabase wenst, klikt u op de knop Verwijder de instelling voor standaard bedrijfsdatabase. Let op! Indien u meer dan één bedrijfsdatabase heeft gesynchroniseerd met Mamut Online Desktop, en geen standaard bedrijfsdatabase heeft gekozen, zal het venster Kies bedrijf automatisch worden geopend wanneer u inlogt in Mamut Online Desktop. De gekozen bedrijfsdatabase is nu geopend. Gebruikersbeheer In Gebruikersbeheer kunt u beheren welke gebruikers in de huidige bedrijfsdatabase toegang hebben tot Mamut Online Desktop. U kunt tevens de huidige gebruikers van de bedrijfsdatabase weergeven en wijzigende pagina geeft de gebruikers weer met de volgende status: Actieve gebruiker, Uitgenodigd, nog niet geactiveerde gebruiker en Niet uitgenodigd (geen toegang). U komt bij het Gebruikersbeheer via het menu Instellingen - Accountbeheer - Gebruikersbeheer. 13

15 Aan de slag met Mamut Online Desktop Het venster Gebruikersbeheer Door de filtercriteria in de afrollijst Weergeven te wijzigen kunt u kiezen of u Alle gebruikers, of alleen Actieve gebruikers van Mamut Online Desktop, Gebruikers die zijn uitgenodigd voor Mamut Online Desktop of Niet uitgenodigd voor Mamut Online Desktop wenst weer te geven. In de kolom Actie heeft u de volgende opties (deze kunnen variëren afhankelijk van de status van de individuele gebruiker): Gebruiker weergeven/wijzigen: Klik hier om het profiel van een gebruiker weer te geven of te wijzigen. Deze optie is alleen beschikbaar indien de gebruiker is geregistreerd bij Mamut Online Desktop. Geef uitnodigingsstatus weer: Klik hier om het venster met de uitnodigingsgegevens weer te geven. Hier kunt u de uitnodiging weergeven, opnieuw versturen of verwijderen. Deze optie is alleen beschikbaar indien de gebruiker een uitnodiging heeft ontvangen maar deze nog niet heeft geaccepteerd. Uitnodigen voor Mamut Online Desktop: Klik hier om het venster Gebruiker uitnodigen weer te geven. Deze optie is alleen beschikbaar als iemand is geregistreerd als gebruiker en medewerker in Mamut Business Software, maar nog geen uitnodiging heeft ontvangen voor Mamut Online Desktop. Tip! Door de afrollijst aan de rechterkant van de tabel te gebruiken kunt u het aantal gebruikers dat per pagina wordt weergegeven wijzigen. Toegangsprofielen voor gebruikers in Mamut Online Desktop De toegangsprofielen in Mamut Online Desktop worden per gebruiker ingesteld en zijn onafhankelijk van de toegangsprofielen in Mamut Business Software. Beheerder: De gebruiker die de verbinding vanuit Mamut Business Software tot stand brengt krijgt dit toegangsprofiel. Het is mogelijk om andere gebruikers uit te nodigen. Er dient altijd ten minste één gebruiker met het toegangsprofiel beheerder te zijn. U kunt meerdere gebruikers dit toegangsprofiel toekennen. Gebruiker: Andere gebruikers, die geen toegang hebben tot het gebruikersbeheer of tot het uitnodigen van andere gebruikers. 14

16 Aan de slag Hoe Mamut Online Desktop deactiveren? De deactivering voert u uit vanuit het Mamut Business Software programma. Let op! Alleen gebruikers die zijn ingevoerd bij de bedrijfsinstellingen (zie het venster Deactiveren hieronder), kunnen deactiveren. U moet tevens aangesloten zijn op het internet. De deactivering moet gebeuren op de computer die ingesteld is voor de synchronisatie met Mamut Online Desktop. Indien u niet zeker bent welke computer de synchronisatie uitvoert kunt u dit controleren in het venster hieronder, op het tabblad Synchronisatie. Voer de deactivering en het terugzetten van de reservekopie uit op een moment dat geen andere gebruikers zijn ingelogd in Mamut Online Desktop en Mamut Business Software. Reservekopie: U kunt een reservekopie van de systeemdatabase maken in de geactiveerde modus. Terugzetten reservekopie: Het is niet mogelijk een reservekopie van een systeemdatabase terug te zetten zolang u verbonden bent met Mamut Online Desktop. U kunt tevens geen bedrijfsdatabase van een systeemdatabase terugzetten wanneer de bedrijfsdatabase die u wenst terug te zetten verbonden is. Alvorens u een reservekopie terugzet dient u de bedrijfsdatabase(s) die verbonden zijn te deactiveren. Zo deactiveert u Mamut Online Desktop 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop 2. Klik op Deactiveren. 15

17 Aan de slag met Mamut Online Desktop 3. Meld u aan met uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord, en klik op Volgende. 4. Klik op Voltooien. De synchronisatie is gestopt en de database wordt afgekoppeld. Offline databases worden automatisch van de server verwijderd - met uitzondering van de gegevens die gebruikt worden voor een eventuele latere activering zoals de bedrijfsgegevens en de informatie over welke gebruikers toegang hebben. Let op! Uw data wordt, wanneer u de verbinding met Mamut Online Desktop verbreekt, behouden in Mamut Business Software. U kunt op een later moment de verbinding weer activeren en al uw data wordt op dat moment opnieuw gesynchroniseerd. 16

18 Aan de slag Belangrijke hulpmiddelen in Mamut Online Desktop Hieronder vindt u een overzicht van de meest gebruikte hulpmiddelen in de verschillende werkgebieden in Mamut Online Desktop. Nieuw: Klik op deze knop om een nieuw element in het werkgebied waarin u zich bevindt aan te maken. Bewerken: Bewerk de data in de bestaande elementen in de verschillende werkgebieden. Opslaan: Slaat de door u geregistreerde data op zonder de registratiekaart te verlaten. Opslaan en nieuw: Slaat de door u geregistreerde data op en opent een nieuwe registratiekaart. Opslaan en afsluiten: Slaat de door u geregistreerde data op en sluit de registratiekaart. Verwijderen: Verwijdert het door u geselecteerde element. Verversen: Klik op deze knop om het venster te verversen en de laatste wijzigingen te zien. Gebruikersinstellingen: Opent het venster met de gebruikersinstellingen voor het werkgebied waarin u zich bevindt. Sluiten: Klik op deze knop om de geopende registratiekaart te sluiten. Afdrukken: Klik op deze knop om een afdrukvoorbeeld weer te geven of een afdruk te maken van het venster waarin u zich bevindt. In het afdrukvoorbeeld kunt u op Afdrukken rechtsbovenin klikken. Annuleren en sluiten: Sluit de registratiekaart zonder de wijzigingen op te slaan. 17

19 Aan de slag met Mamut Online Desktop STATUS Status geeft u een actueel overzicht van kerngetallen en statusinformatie met een overzicht van de meest verkochte artikelen en grootste klanten over de laatste 30 dagen als ook informatie over de verkopen en medewerkers van het bedrijf. De informatievensters in Status In het werkgebied Status in Mamut Online Desktop vindt u vier verschillende informatievensters die een opsomming maken van uw data in Mamut Business Software. Meest verkochte artikelen over de laatste 30 dagen Dit informatievenster geeft de meest verkochte artikelen van uw bedrijf van de laatste 30 dagen weer. Grootste klanten over de laatste 30 dagen Dit informatievenster geeft de grootste klanten van de laatste 30 dagen weer. Verkoop In dit informatievenster vindt u een opsomming van de belangrijkste verkoopgegevens. Medewerkers In dit informatievenster vindt u een overzicht van de medewerkers en hun telefoonnummer. Gebruik de pijltoetsen rechtsonderin om te bladeren. 18 Tip! U kunt ervoor kiezen om dezelfde informatievensters op uw Mijn bureaublad in Mamut Business Software weer te geven. Het is momenteel niet mogelijk om te kiezen welke informatievensters in Mamut Online Desktop moeten worden weergegeven. Lees meer over het aanpassen van de informatievensters op het bureaublad in de paragraaf "Gebruikersinstellingen voor het bureaublad" in de ingebouwde helpbestanden in Mamut Business Software.

20 Status Werkgebied Status Status geeft u een actueel overzicht van kerngetallen en statusinformatie met een overzicht van de meest verkochte artikelen en grootste klanten over de laatste 30 dagen als ook informatie over de verkopen en medewerkers van het bedrijf. Snelkoppelingen Het onderste gedeelte van het venster bevat vier snelkoppelingen. 1. Relatie Geeft al uw relaties in alfabetische volgorde weer. Klik op een relatie om meer gedetailleerde informatie te bekijken. Klik op de titel om de sorteringsvolgorde te wijzigen. 2. Nieuwe relatie Voeg een relatie toe in uw relatielijst. 3. Activiteitenlijst Geeft een lijst weer van alle activiteiten gerelateerd aan uw bedrijf en uw medewerkers. Klik op een van de activiteiten om meer gedetailleerde informatie weer te geven. Klik op de titel om de sorteringsvolgorde te wijzigen. 4. Urenstaten Geeft een lijst weer van alle urenstaten voor alle gebruikers. U kunt zowel de urenstaten die in Mamut Online Desktop als die in Mamut Business Software zijn geregistreerd beheren. Klik op de titels om de sorteringsvolgorde te wijzigen. Let op! De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat het bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. 19

21 Aan de slag met Mamut Online Desktop RELATIEBEHEER U kunt overal en altijd nieuwe relaties met Mamut Online Desktop aanmaken. De registraties uitgevoerd via het internet en in uw lokale systeem worden continu gesynchroniseerd, zodat uw bedrijf altijd toegang heeft tot actuele informatie. De module Relatie stelt u in staat om uw relaties en contactpersonen die reeds in Mamut Business Software zijn geregistreerd weer te geven en te wijzigen. U kunt hier tevens uw relaties en contactpersonen beheren en aanmaken. Houd er rekening mee dat de Relatiemodule uit zowel klanten, leveranciers als eventuele partners en privérelaties bestaat. Een relatie kan zowel een klant als een leverancier zijn. Op de relatiekaart kunt u de betreffende opties aanvinken. De relaties kunnen gekoppeld worden aan contactpersonen. Het registreren van contactpersonen maakt het eenvoudiger om de persoon te vinden waarmee u wenst te spreken/die uw referentie is in verschillende situaties. De contactpersoonmodule opent u als een eigen module door te gaan naar Lijsten - Contactpersoon, of via Werkgebieden - Relatie - Contactpersonen. Werkgebied Relatie Vanaf het werkgebied Relatie heeft u toegang tot uw activiteiten en agenda door op Activiteiten of Mijn agenda te klikken. De volgende functies zijn beschikbaar: Activiteiten: Geeft een lijst weer van alle activiteiten. Urenstaten: Geeft een lijst weer over alle urenstaten en de status van elke urenstaat. Mijn agenda: Opent uw persoonlijke agenda waarin alleen uw activiteiten worden weergegeven. Relaties: Geeft een lijst weer van alle relaties die in uw bedrijf zijn geregistreerd. Nieuwe relatie: Een nieuwe relatie aanmaken. Contactpersonen: Geeft een lijst weer van alle contactpersonen die in uw bedrijf zijn geregistreerd. 20 Nieuw contactpersoon: Een nieuwe contactpersoon aanmaken.

22 Relatiebeheer Het werkgebied bevat tevens twee informatievensters: Mijn activiteiten, waar u toegang heeft tot de activiteiten waarvoor u verantwoordelijk bent, en Mijn klanten, waar u toegang heeft tot de klanten waarvoor u als Onze referentie staat aangemerkt. Via de snelkoppelingen onderaan het werkgebied heeft u toegang tot Relaties, Nieuwe relatie, Activiteiten en Urenstaten. Activiteiten Mamut Online Desktop geeft u een online overzicht van activiteiten gerelateerd aan uw bedrijf en medewerkers. U kunt online activiteiten aanmaken, weergeven en wijzigen en overzicht hierop houden middels een online agenda en activiteitenlijst. Activiteiten Middels de activiteiten in Mamut Online Desktop heeft u de mogelijkheid om alle activiteiten die online of via uw lokale installatie van Mamut Business Software zijn ingevoerd te beheren. Vanaf hier kunt u nieuwe activiteiten aanmaken en bestaande activiteiten bewerken of verwijderen. De activiteitenlijst bevat tevens snelkoppelingen naar uw persoonlijke agenda, de gemeenschappelijke agenda, de online relatiemodule en de gebruikersinstellingen. Indien u een groot aantal activiteiten hebt, kunt u een filter definiëren om aan te geven wat in de lijst weergegeven dient te worden. Beschikbare filtercriteria in de activiteitenlijst zijn Duur, Status, Type en Verantwoordelijke. De activiteitenkaart Wanneer u een activiteit wenst aan te maken, te bewerken of weer te geven kunt u de Activiteitenkaart openen. De activiteitenkaart kan op twee manieren worden weergegeven: Eenvoudige modus en Volledige modus. U kunt tussen deze weergaves wisselen door op de knop Wijzig weergave te klikken. In de gebruikersinstellingen kunt u een van de weergaves als standaard instellen. Lees meer over de gebruikersinstellingen in de sectie "Gebruikersinstellingen voor Activiteiten en Agenda in Mamut Online Desktop". Eenvoudige modus: De eenvoudige activiteitenkaart wordt als pop-up venster geopend en bevat alleen de meest belangrijke informatie. Klik op Bewerken om de informatie aan te passen. Volledige modus: De volledige activiteitenkaart bevat dezelfde informatie als in uw lokale versie van Mamut Business Software. In de bewerkingsmodus kunt u alle informatie in het bovenste gedeelte van het scherm bewerken. Het onderste gedeelte van de volledige activiteitenkaart bevat informatie die gerelateerd is aan de activiteit: Notities, Artikel, Offerte, Order/Factuur, Inkoop, Urenregistratie, Documenten en Overige. 21

23 Aan de slag met Mamut Online Desktop Klik op de pijltoetsen aan de rechterzijde van het venster om velden te maximaliseren of minimaliseren. Let op! De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. Rapporten Vanuit de online activiteit- en agendavensters kunt u rapporten afdrukken. Om een enkele activiteit af te drukken navigeert u naar de activiteit en klikt u op Afdrukken op de werkbalk. Het rapport geeft alle informatie weer die is geregistreerd bij de activiteit. U kunt tevens de gehele activiteitenlijst afdrukken door naar Werkgebieden - Relatiebeheer - Activiteiten te navigeren en vervolgens op Afdrukken in de werkbalk te klikken. Het rapport geeft dan de volgende informatie weer: Begintijd, Eindtijd, Verantwoordelijke, Type en Status. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Wanneer u een upgrade of meer informatie hierover wenst, kunt u contact met ons opnemen. Agenda De online agenda is een geïntegreerd gedeelte van de activiteitenfunctionaliteit. De agenda kan worden weegegeven als persoonlijke agenda (Mijn agenda) met alleen uw activiteiten, of als Gemeenschappelijke agenda, waarin uw medewerkers en resources worden gesynchroniseerd met Mamut Business Software. De persoonlijke agenda kan worden benaderd via Lijsten - Mijn agenda. Klik op de knop Gemeenschappelijke agenda in de werkbalk om naar de gemeenschappelijke agenda te gaan. Activiteiten in de agenda Het is mogelijk om alle activiteiten die in het systeem zijn aangemaakt in uw persoonlijke of de gemeenschappelijke agenda weer te geven. U kunt tevens nieuwe activiteiten direct vanuit de agendaweergave aanmaken door op Nieuw te klikken. U kunt kiezen of een activiteit dient te worden weergegeven in de agenda of in de takenlijst links van de persoonlijke agenda. Dit wordt bepaald door de verschillende activiteitstypen. De activiteitstypen Demonstratie en Afspraak worden in de agenda weergegeven. De activiteiten zoals Brief, Fax en Tel. uit in de takenlijst worden weergegeven. U kunt deze standaardinstellingen overschrijven door de optie Geef activiteit in takenlijst weer in het tabblad Diversen aan te vinken. Door deze optie uit te vinken kunt u een activiteit van de takenlijst verwijderen. U kunt te allen tijde tussen de twee verschillende agenda's wisselen door op Gemeenschappelijke agenda of Mijn agenda in de werkbalk te klikken. 22

24 Relatiebeheer Mijn agenda De persoonlijke agenda geeft alle agenda-activiteiten weer waar u als Verantwoordelijke of Medewerker bent aangemerkt. De takenlijst aan de linkerzijde van de agenda geeft alle activiteiten weer waarin u als Verwantwoordelijk bent gedefinieerd. U kunt de weergegeven periode wijzigen door te Dag, Week (werkweek of volledige week) of Maand te klikken. De gekozen periode heeft geen invloed op de takenlijst. Vanaf de werkbalk kunt u tevens kiezen om de Open taken, Gesloten taken of Alle taken weer te geven. Vanaf de werkbalk kunt u tevens de activiteitenlijst, de agenda van vandaag, de gezamenlijke agenda en de gebruikersinstellingen voor activiteiten en agenda openen. Tip! U kunt direct vanaf de agenda een activiteit aanmaken door de muiscursor op de datum en het tijdstip te plaatsen en eenmaal te klikken. De gemeenschappelijke agenda De gemeenschappelijke agenda geeft u de mogelijkheid om de agenda van meerdere medewerkers/resources op hetzelfde moment te bekijken. In de werkbak kunt u ervoor kiezen om de agenda op drie verschillende manieren weer te geven: Gemeenschappelijk: Gebruik deze weergave om de agenda's van uw medewerkers of resources die gekoppeld zijn aan een bepaald project of afdeling te bekijken. U kunt (geen) in de afrollijst selecteren zodat de agenda alle activiteiten in het systeem weergeeft. Enkel: Gebruik deze weergave om de agenda van één medewerker of resource te bekijken. Aangepast: Klik op de knop Aangepast en gebruik de pijlen om medewerkers of resources van de weergave te includeren of excluderen. Zoom: Selecteer welk detailniveau u wenst weer te geven in de gemeenschappelijke agenda: 100% (één dag) of 50% (één werkweek). Tip! U kunt een standaardmodus voor de agenda in de gebruikersinstellingen definiëren. Ga naar Instellingen - Gebruikersinstellingen - Activiteit en Agenda en geef uw instellingen op in Mijn agenda of de Gemeenschappelijke agenda velden in het nu geopende venster. 23

25 Aan de slag met Mamut Online Desktop Gebruikersinstellingen voor Activiteit en Agenda U kunt de de module Activiteit en agenda aanpassen door de gebruikersinstellingen te definiëren. U kunt de weergegeven informatie in de module selecteren. Deze instellingen gelden alleen voor u niet voor de andere gebruikers van het systeem. De gebruikersinstellingen opent u door naar Instellingen - Gebruikersinstellingen - Activiteit en Agenda te gaan. Let op! De gebruikersinstellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop worden niet gesynchroniseerd. De wijzigingen die hier worden gedaan gelden alleen voor u en hebben geen invloed op andere gebruikers van het systeem. Klik op de pijltoetsen aan de rechterzijde van het venster om velden te maximaliseren of minimaliseren. Standaardconfiguratie De instellingen voor urenregistratie kunnen worden aangepast voor zowel eenvoudig als geavanceerd gebruik. De standaardinstelling laat u kiezen tussen voorafgedefiniëerde instellingen voor de module: Eenvoudig, Normaal en Uitgebreid. Activiteiten De selectievelden geven aan welke kolommen worden weergegeven in de activiteitenlijst. Selecteer de kolommen die u in uw activiteitenlijst wenst weer te geven. Activiteitenkaart In dit veld geeft u eventuele standaardwaarden voor de afrollijsten Type, Status, Verantwoordelijk, Project en Prioriteit aan. Deze worden automatisch ingevuld wanneer u de activiteitenkaart opent. Eenvoudige activiteitenkaart / Volledige activiteitenkaart: Standaard zal de activiteitenkaart in de Eenvoudige modus worden geopend. Kies Volledige activiteitenkaart indien u wenst dat de activiteitenkaart altijd in de volledige modus wordt geopend. Geen details over mijn activiteiten in mijn agenda aan anderen tonen: Selecteer deze optie wanneer andere gebruikers de informatie over uw activiteiten via de agenda niet kunnen zien. 24

26 Relatiebeheer Mijn agenda Hier kunt u de standaardweergave van uw persoonlijke agenda en uw takenlijst definiëren. Standaard agendaweergave: U kunt aangeven of de agenda standaard in de dag-, weekof maandweergave opent. Standaardweergave van de takenlijst: Hier kunt u aangeven of u de open, uitgevoerde of alle taken wenst weer te geven wanneer u de agenda opent. Gemeenschappelijke agenda Hier kunt u de medewerkers en resources selecteren die u wenst weer te geven in de Gemeenschappelijke agenda. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar: Groep: Kies deze optie wanneer u de agenda voor een groep medewerkers gekoppeld aan een bepaald Project of bepaalde Afdeling wenst weer te geven. Eenvoudig: Geeft de agenda voor een Medewerker of Resource weer. Aangepast: Kies deze optie en klik op de knop Klik hier. Gebruik de pijltoetsen in het venster dat wordt geopend om medewerkers of resources te includeren/excluderen van de aangepaste agenda. Standaardweergave: Kies hoe gedetailleerd de agenda dient te zijn: 100% (een dag) of 50% (een werkweek). Klik op Opslaan en sluiten om uw wijzigingen op te slaan. 25

27 Aan de slag met Mamut Online Desktop URENREGISTRATIE Urenregistratie binnen Mamut Online Desktop geeft u een online overzicht van de urenstaten van uw bedrijf. U en uw medewerkers kunnen online overal en altijd urenstaten aanmaken, weergeven en wijzigen. Urenstaten die u reeds in Mamut Business Software heeft ingevoerd kunt u hier tevens beheren. Overzicht van werkuren Wanneer u medewerkers hebt die per uur betaald krijgen, kunnen zij hun eigen uren registreren. Medewerkers met een vast loon kunnen tevens behoefte hebben om overwerk, vakantie, ziekte en andere afwezigheid te registreren. Door het werkgebied Urenregistratie te gebruiken krijgt u en uw medewerkers toegang tot deze informatie. Veel medewerkers registreren de uren die zij aan verschillende projecten hebben gewerkt en uren die zij als consulent hebben gebruikt zodat deze kunnen worden doorgefactureerd aan de klant. Wanneer u met name met projecten werkt, kunt u de tijd, resources en kosten voor elk project berekenen. Urenregels die aan een project zijn gekoppeld kunnen worden overgedragen naar de projectmodule vanwaar het mogelijk is om deze uren door te berekenen. Het factureren voert u uit in Mamut Business Software. Een mogelijkheid is om projecten voor de verschillende taken die uw medewerkers uitvoeren aan te maken. Op deze manier kunnen zij de werkuren over de projecten verdelen. Hierdoor krijgt u een goed overzicht over het aantal uren die uw medewerkers bijvoorbeeld aan vergaderingen, klanten en rapportages besteden. Het werkgebied Urenregistratie kan worden aangepast aan elke gebruiker zodat de module het meest effectief kan worden gebruikt. Urenstaten Onder Urenstaten vindt u een lijst van alle urenstaten voor alle gebruikers. Hier kunt u urenstaten aanmaken, bewerken, verwijderen en beheren. Middels de knop Zoeken kunt u met behulp van afrollijsten urenstaten filteren op project, medewerker, status, relatienaam en periode. U kunt tevens urenstaten Goedkeuren en Weigeren. Agendaweergave De agendaweergave geeft de urenregels voor een bepaalde dag, week of maand weer. in de Dagelijkse weergave is het mogelijk om verschillende urenregels op het venster te laten overlappen. Dit is om ervoor te zorgen dat meerdere urenregels van verschillende urenstaten voor een bepaald tijdstop op een dag kunnen worden weergegeven. De Wekelijkse weergave kan worden weergegeven als een werkweek of een gehele week. Wanneer er veel urenregels zijn geregistreerd, is mogelijk dat de Maandelijkse weergave niet alle urenregels voor een bepaalde datum weergeeft. Wanneer u op de pijl rechtsonderin de datum klikt worden alle urenregels voor die dag getoond. 26

28 Urenregistratie Voor meer informatie over een urenregel plaatst u de muisaanwijzer op de urenregel. Om gedetailleerde informatie weer te geven klikt u op Weergeven. Dit opent de urenstaat die de urenregel bevat. Let op! De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. Kortingen in Urenregistratie Wanneer u Urenregistratie in Mamut Online Desktop en niet in Mamut Business Software gebruikt, zal de korting van de gekozen relatie worden meegenomen op de urenregel. De korting kan worden overschreven in de statussen waarin het mogelijk is de urenstaat te bewerken. Bij het gebruik van Urenregistratie in zowel Mamut Online Desktop als Mamut Business Software zal alleen in Mamut Online Desktop de korting van de relatie worden meegenomen. Er is geen volledige ondersteuning voor kortinghiërarchie zoals in Mamut Business Software. Wanneer u een meer geavanceerde kortingen hanteert dan op het relatieniveau, dient u - zodra de urenstaat in Mamut Online Desktop is aangemaakt en automatisch is gesynchroniseerd - te kiezen voor Regenereer urenregel(s). Selecteer de optie Artikelprijs en korting (order/factuur en project). De korting wordt nu opnieuw berekend op basis van de gehele kortinghiërarchie. Houd er rekening mee dat de optie voor Regenereer urenregel(s) niet kan worden gebruikt in de statussen Invoer voltooid en Verwerking voltooid. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Wanneer u een upgrade of meer informatie hierover wenst, kunt u contact met ons opnemen. 27

29 Aan de slag met Mamut Online Desktop Werkgebied Urenregistratie Het werkgebied Urenregistratie geeft u directe toegang tot de functionaliteiten voor urenregistratie. Nieuwe urenstaat opent direct een nieuwe urenstaat. Agendaweergave opent een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse weergave van de urenregels. Urenstaten geeft een lijst weer van alle urenstaten en de status per urenstaat. Mijn urenstaten overzicht geeft u een overzicht van de uren die u hebt gewerkt in deze en vorige week en maand. Samenvatting urenregistratie geeft het aantal urenstaten weer die goedgekeurd dienen te worden en een overzicht van de urenstaten van alle medewerkers. U kunt urenstaten die klaar staan voor goedkeuring met deze knop openen. Wanneer één urenstaat goedgekeurd moet worden zal deze in de gedetailleerde weergave worden geopend. Gaat het om meerdere urenstaten zal een lijst met alle relevanten urenstaten worden geopend. 28

30 Urenregistratie De werkbalk De werkbalk is in alle onderdelen binnen de urenregistratie ongeveer hetzelfde. Maakt een nieuwe urenstaat aan vanuit de Urenstaten of de Agendaweergave van de urenregels. De knop Invoer voltooid wordt gebruikt zodat uw manager weet dat de urenstaat klaar is voor goedkeuring. Deze status is optioneel en kan gewijzigd worden in de bedrijfsinstellingen. Keurt de gekozen of geopende urenstaat of urenstaten goed. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het toegangsprofiel Beheerder. De geopende urenstaat weigeren. U kunt er in de gebruikersinstellingen voor kiezen om bij het weigeren een naar de eigenaar van de urenstaat te sturen. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met het toegangsprofiel Beheerder. Wijzigt de weergave naar Urenstaten waarin alle urenstaten worden weergegeven. De lijst kan worden gefilterd op medewerker, status, project, klant of periode. Wijzigt de weergave naar de Agendaweergave van urenregels waarbij de individuele urenregels worden weergegeven. Maakt een export van de urenstaten of urenregels in de huidige weergave. Hiermee kunt u een kopie van de urenstaten of urenregels in de huidige weergave afdrukken. Opent de gebruikersinstellingen. 29

31 Aan de slag met Mamut Online Desktop Bedrijfsinstellingen voor urenregistratie In de bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie kunt u de functionaliteiten specificeren, zoals de modules waarnaar urenstaten worden overgebracht, de te wijzigen informatie en gebruikte statussen. Deze instellingen hebben invloed op alle gebruikers. Kies de modules waarnaar de urenstaten moeten worden overgedragen: Indien u uren wenst door te factureren via de Order-/Factuurmodule, dient u de optie Order/Factuur aan te vinken. Kies Project om volledige controle te hebben over het aantal uren dat gebruikt is voor een bepaald project. Wanneer u kiest voor overdragen naar project, kunt u de uren via de Projectmodule doorfactureren. Informatie die gewijzigd mag worden in de status 'Niet-verwerkt': Hier kunt u aangeven wat voor soort informatie medewerkers mogen wijzigen in een niet verwerkte urenstaat. Informatie die gewijzigd mag worden in de status 'Gereed voor overdracht': Hier kunt u aangeven wat voor soort informatie medewerkers mogen wijzigen in een urenstaat die gereed is voor overdracht. Selecteer welke van de volgende statussen worden gebruikt: Selecteer deze opties wanneer de statussen van de urenstaten Invoer voltooid en Gereed voor overdracht zullen worden gebruikt. Invoer voltooid kan worden gebruikt wanneer alle urenstaten door een manager moeten worden goedgekeurd. Gereed voor overdracht is alleen beschikbaar voor gebruikers die de Urenregistratiemodule in de lokale versie van Mamut Business Software hebben geïnstalleerd. Wanneer een urenstaat tenminste één urenregel bevat die overdraagbaar is, wordt de urenstaat overgezet naar Mamut Business Software. Overige: Om te limiteren aan welke projecten een medewerker kan worden gekoppeld dient u deze optie aan te vinken. Let op! De bedrijfsinstellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop worden niet gesynchroniseerd. De wijzigingen die hier worden gedaan zullen alleen zichtbaar zijn voor u en de andere gebruikers van uw bedrijfsdatabase in Mamut Online Desktop. Tip! Zodra u bent aangemeld in Mamut Online Desktop kunt u rechtsbovenin het venster op Help klikken. Hier vindt u meer informatie over de functionaliteiten. 30

32 Urenregistratie Gebruikersinstellingen voor urenregistratie U kunt de module Urenregistratie aanpassen door de gebruikersinstellingen te definiëren. Hier kunt u de instellingen naar uw wens aanpassen. Deze instellingen gelden alleen voor u, niet voor de andere gebruikers van het systeem. Let op! De gebruikersinstellingen kunnen tevens worden benaderd via de knop Gebruikersinstellingen op de werkbalk in de weergaves Urenstaten, Urenstaat en de Agendaweergave van urenregels. Klik op de pijlknoppen aan de rechterzijde van het scherm om de velden te maximaliseren of minimaliseren. Standaardinstelling De instellingen voor urenregistratie kunnen worden aangepast voor zowel eenvoudig als geavanceerd gebruik. De standaardinstelling laat u kiezen tussen voorafgedefiniëerde instellingen voor de module. Kolom voor invoer Vereenvoudigt het venster en geeft alleen de verplichte velden weer. Geeft de standaardwaarden en functionaliteiten weer. Toont meerdere velden en geeft toegang tot meer functionaliteiten. Deze instellingen zijn gebaseerd op de standaardinstelling die u kiest. U kunt de wijzigen welke kolommen weergegeven worden in de urenregistratie door deze al dan niet te selecteren. U kunt tevens de optie Stuur een wanneer een urenstaat wordt afgekeurd. De gebruiker die de betreffende urenstaat heeft aangemaakt zal dan een ontvangen met de mededeling dat de urenstaat niet is goedgekeurd. Dit vereist dat een e- mailadres op de medewerkerkaart is geregistreerd en dat de gebruiker aan de medewerker is gekoppeld. Standaardwaarden Wanneer u normaliter urenregels van hetzelfde type aanmaakt kunt u veel tijd besparen door een aantal velden standaard in te stellen. Informatie zoals medewerker, datum/tijd, totalen en urensoorten kunnen standaard worden ingesteld. U kunt tevens aangeven of urenstaten overdraagbaar moeten zijn en u kunt een urenstaat aan een project en/of afdeling koppelen. Let op! De gebruikersinstellingen in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop worden niet gesynchroniseerd. De wijzigingen die hier worden gedaan gelden alleen voor u en hebben geen invloed op andere gebruikers van het systeem. 31

33 Aan de slag met Mamut Online Desktop MAMUT VALIDIS Mamut Validis is een web-based dienst voor de financiële boekhouding en stelt gebruikers in staat potentiële afwijkingen in de boekhouding te indentificeren. Het begrip Validis is gebaseerd op de woorden "Validate" en "Discover", aangezien het u helpt om onjuiste of inconsistente transacties, typefouten, potentiële auditproblemen, foutief gebruik van btw-tarieven en meer op te sporen. De dienst die Mamut Validis aanbiedt is ontwikkeld door Future Route, een IT-bedrijf in Londen. Voorheen was deze dienst alleen in het Verenigd Koninkrijk beschikbaar maar vanaf 2008 is er intrede gedaan in de Europese markt door de samenwerking met Mamut. Let op! Mamut Validis zal nooit gegevens in uw boekhouding aanpassen. Het rapporteert alleen potentiële afwijkingen zodat u eenvoudig fouten kunt identificeren. Boekhoudgegevens in het programma De boekhoudgegevens die vanuit Mamut Business Software worden geanalyseerd en gevalideerd door Mamut Validis zijn: Het grootboek met alle transacties op alle rekeningen. Het rekeningschema dat een sjabloon vormt voor uw Winst- en Verliesrekening en de Balans. Deze informatie wordt elke keer overschreven wanneer u gegevens analyseert en valideert vanuit Mamut Business Software naar Mamut Validis. Let op! De dienst laat u besluiten dat een boeking niet foutief is, ondanks dat deze als foutief staat aangemerkt in de analyse. Dit doet u door de boeking als "Opgelost" aan te merken. Wanneer u een boeking als "Opgelost" aanmerkt, zal deze informatie niet worden overschreven bij toekomstige analyses. Data analyseren met Mamut Validis Mamut Validis analyseert elke transactie in de boekhouding en rapporteert het volgende: Boekhoudregels: Identificeert potentiële fouten in de boekhoudregels met behulp van basiscontrole van de boekhoudprincipes. Trendregels: Identificeert potentiële fouten in de tendensregels door totale waarde van alle activiteiten met abnormale tendens te analyseren. Ongewone waardes: Identificeert waardes die afwijken van andere transacties op dezelfde rekening. Ongewone combinaties: Mamut Validis controleert alle boekhoudingsgegevens om transacties te identificeren die niet aan het normale patroon voldoen en relaties die duidelijk naar voren komen uit de rest van de boekhouding. 32