Nieuw in Mamut Business Software & Mamut Online Desktop

Transcriptie

1 Mamut Business Software Introductie Nieuw in Mamut Business Software & Mamut Online Desktop 1

2 Introductie INTRODUCTIE Mamut werkt continu aan het verbeteren en toevoegen van functionaliteiten in Mamut Business Software gebaseerd op terugkoppeling van klanten. Daarom worden regelmatig nieuwe versies van de software gelanceerd welke nieuwe en verbeterde functionaliteiten bevatten. Deze documentatie beschrijft de functionaliteiten in de bèta-versie. De teksten zijn in ontwikkeling. Er zijn geen procedures beschreven in deze samenvatting; deze bevatten echter wel conceptuele aspecten en de locatie van elke functionaliteit binnen het programma. De beschreven functionaliteit is beschreven zoals deze bij installatie van het programma wordt weergegeven. Houd er rekening mee dat de functionaliteit voor de lancering ervan kan worden gewijzigd of verwijderd. De functionaliteiten waarvoor u een licentie hebt worden beschikbaar zodra u uw licentiecode registreert. Indien u de beschreven functionaliteit niet kunt vinden, is deze waarschijnlijk niet in uw licentie inbegrepen. Neem contact op met onze Verkoop-afdeling indien u uw licentie wenst uit te breiden. Een aantal secties welke functionaliteiten beschrijven bevatten referenties over waar u de functionaliteit kunt vinden. Bijvoorbeeld: Beeld - Activiteit - Activiteitenlijst. Dit betekent dat u op Beeld in de menubalk dient te klikken en vervolgens Activiteit en Activiteitenlijst selecteert om toegang te krijgen tot de beschreven functionaliteit. Wanneer u een nieuwe versie van het programma installeert, zult u tevens een recentere versie van de Helpfunctionaliteit krijgen. U kunt deze bereiken door op F1 te klikken in het venster waarover u meer informatie wenst. U kunt tevens Online Help gebruiken, welke vanaf nu beschikbaar is vanuit het programma en de laatste infromatie betreffende de bèta-versie waarin u werkt bevat. U kunt op onze website binnen de artikelen zoeken. Deze worden continu bijgewerkt en toegevoegd. Gebaseerd op terugkoppeling van onze klanten publiceren wij antwoorden op veelgestelde vragen die het Mamut Supportcenter ontvangt (FAQ's). U vindt de artikelen op De installatiedocumentatie voor updates kunnen tevens op onze website worden gevonden: Alle BÈTA-informatie wordt verstrekt volgens de contractvoorwaarden verbonden aan het testen van software van Mamut Software B.V. Lees meer in de toegezonden informatie "Contractvoorwaarden tussen de Bèta-tester en Mamut Software B.V.". De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Wanneer u een upgrade of meer informatie hierover wenst, kunt u contact met ons opnemen Mamut Software B.V. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. 1

3 Nieuw in Mamut Business Software & Mamut Online Desktop NIEUW IN MAMUT BUSINESS SOFTWARE VERSIE 12.5 Wetswijzigingen Wijzigingen betreffende de nieuwe Europese btw-regelgeving Vanaf 1 januari 2010 zal de nieuwe Europese btw-regelgeving voor alle lidstaten effectief zijn. Alle bedrijven dienen hieraan te voldoen. De huidige regel stelt dat de plaats van levering van een dienst aan een bedrijf (business-to-business) is waar de leverancier is gevestigd. Dit wordt gewijzigd van de vestigingslocatie van de leverancier naar de vestigingslocatie van de klant, waardoor de btw beter wordt gekoppeld aan de markt waarin de dienst wordt uitgevoerd; met het resultaat dat conflicten van dubbele of geen belasting tussen de lidstaten wordt vermeden. Dit is op dezelfde manier als de afhandeling van de intracommunautaire verkoop van goederen georganiseerd, waarbij het land waarin de levering wordt uitgevoerd, het land is wat verantwoordelijk is voor het rapporteren van btw. Wijziging mapping btw-codes Vanwege de nieuwe regelgeving, zal in de nieuwe versie van Mamut Business Software de mapping van de btw-codes voor Import, diensten, EU en Export, diensten, EU worden gewijzigd. De mapping betreft de koppeling naar het correcte aangiftevak van de belastingaangifte. Er zijn twee btw-codes toegevoegd die de oude mapping hebben, zodat u deze nog kunt gebruiken bij het verwerken van oude facturen. Let op! Importeert of exporteert u diensten binnen de EU, heeft de update naar Mamut Business Software 12.5 belangrijke gevolgen voor u! Meer informatie vindt u op onze website: zoekwoord wetswijziging. Lees dit aandachtig door alvorens u de update uitvoert Artikel-/dienstregels met EU export btw-codes Om u te helpen binnen de wettelijke regels te opereren, zal in Mamut Business Software een waarschuwingsmelding worden weergegeven wanneer u een btw-code voor EU verkopen van artikelen of diensten in een orderregel toevoegt, en u geen btw-nummer bij de betreffende klant heeft ingevoerd. In dit geval is het mogelijk dat de klant geen bedrijf heeft en een EU export btw-code kan derhalve incorrect zijn. 2 Tip! Indien u een klant heeft waarbij alleen EU export geldt, kunt u dit als standaardinstelling in de relatiekaart van de klant aangeven; open het tabblad instellingen en klik op Klant. In de afrollijst Btw kunt u voor Export, Eu kiezen. Facturen met goederen-/dienstregels met EU export btw-codes Orderregels op facturen die een btw-code voor EU diensten of goederen zullen een asterisk (*) bevatten. Additionele tekst wordt onderaan de factuur weergegeven. Hierin staat aangegeven dat dit artikel onder de intracommunautaire levering van goederen en diensten valt. In de bedrijfsinstellingen voor order/factuur kunt u aangeven of u de standaardtekst of uw eigen tekst wenst te gebruiken. Meer informatie over de wetswijziging en de gerelateerde wijzigingen in het programma vindt u op onze website zoekwoord: "wetswijziging".

4 Nieuw in Mamut Business Software versie 12.5 Verkoop Inkopen vanuit het artikelregister De nieuwe knop Koop dit artikel in het tabblad leverancier in de artikelkaart stelt u in staat om het betreffende artikel bij de geselecteerde leverancier in te kopen. Deze inkoop kan worden toegevoegd aan een bestaande inkooporder (indien deze de status niet-verwerkt heeft) of u kunt een nieuwe inkooporder aanmaken. Verbeterde benaming van bijlagen Wanner u een verkooprapport naar afdrukt zal de naam van de bijlage nu de naam van het rapport, het offertenummer, ordernummer, factuur of creditnota en de naam van de bedrijfsdatabase bevatten, gebaseerd op de geselecteerde taal voor de relatie/order. Verbeterde abonnementenmodule De abonnementenmodule bevat een nieuwe instelling voor frequentie. Hierdoor kan een klant tegen een gereduceerde prijs in het midden van een periode aan een bestaand abonnement worden toegevoegd. Het is tevens mogelijk om een abonnement op te zetten die wordt bepaald door de begindatum van het klantenabonnement, in plaats van het abonnement zelf. Deze abonnementen zullen een tekstregel in de verkooporder en factuur bevatten wat de Van en Tot datum van het abonnement weergeeft om zo de leesbaarheid voor zowel u als uw klant te verbeteren. Houd er rekening mee dat de abonnementenmodule niet in alle programmaversies wordt ondersteund. Neem contact op met uw verkoopconsulent voor meer informatie. Magazijn Verbeterde documentatie voor het traceren van voorraadbewegingen Twee nieuwe rapporten zijn nu beschikbaar vanuit het venster Artikelstroom, zodat u de voorraadbewegingen kunt documenteren. Het filter in deze rapporten reflecteert het geselecteerde filter in het venster Artikelstroom. Klik op de knop Afdrukken om het rapport Tracering van voorraadtransacties of Tracering van voorraadtransacties (met grootboekinformatie) te kiezen. Om het venster Artikelstroom te openen gaat u naar Beeld - Magazijn - Magazijn. Selecteer Voorraadbewegingen & reserveringen en klik op de knop Artikelstroom. Alfanumeriek zendingsnummer Mamut Business Software ondersteund nu alfanumerieke zendingsnummers voor alle typen voorraadbewegingen. In voorgaande versies werden alleen numerieke zendingsnummers ondersteund. Historische voorraadwaarde Het is nu mogelijk om voorraadbewegingen te filteren gebaseerd op van en tot datums in het rapport Voorraadwaardelijst (transacties). Om de voorraadwaarde op een bepaalde datum weer te geven laat u het veld Datum in voorraad leeg en vult u de datum in het veld t/m in. Voor een historisch overzicht van de voorraadwaarde, bijvoorbeeld om trends te bekijken, geeft u specifieke van en tot datums in. 3

5 Nieuw in Mamut Business Software & Mamut Online Desktop Relatiebeheer s aanmaken vanuit een activiteit Het is nu eenvoudiger om s direct vanuit een geopende activiteit te versturen. Door op de knop versturen in de activiteitenkaart te klikken wordt een geopend waarbij de relaties en contactpersonen die aan de activiteit zijn gekoppeld al in het Naar veld zijn ingevuld. Documenten die gerelateerd zijn aan de activiteit kunnen eenvoudig worden toegevoegd door op de knop Bijlage te klikken. Om de activiteitenkaart te openen gaat u naar Beeld - Activiteit - Nieuwe activiteit. Bankgegevens Wanneer u nieuwe bankrekeningen aan de relatiekaart toevoegt zal de relatienaam en het factuuradres automatisch in de bankgegevens worden ingevoerd. Wanneer u een bestaande bankrekening bewerkt kunt u de naam en het adres eenvoudig bijwerken door op de knop te klikken. Het venster Bankgegevens wordt geopend door naar Beeld - Relatie - Relatiebeheer te gaan. Open de betreffende relatie waarvoor u de bankrekening wenst aan te maken of te bewerken. Op het tabblad Overige info klikt u op Nieuw of Bewerken naast het veld Bankrekening. Mailings aanmaken ( ) De relatie-wizard is verbeterd en bevat een gebruiksvriendelijke functionaliteit voor het aanmaken van mailings. Een nieuwe optie voor het aanmaken van mailings via Microsoft Word is toegevoegd. Door deze optie te gebruiken zult u door het proces worden geleidt. De relatie-wizard wordt geopend via Beeld - - Selectie relaties. Zoeken/Filter Wanneer u mailings verstuurt, is het van belang om een filter te gebruiken om de correcte ontvangers te selecteren. Contactpersonen die non-actief zijn worden nu uitgesloten van de selectie. De relatie-wizard wordt geopend via Beeld - - Selectie relaties. Project De projectenmodule bevat nu de mogelijkheid om relaties te koppelen aan projecten die nog niet zijn opgeslagen. Daarnaast hebt u nu de mogelijkheid om activiteiten vanuit een project aan te maken ondanks dat het veld Verantwoordelijk niet is gedefinieerd en als Geen is ingesteld. Rapporten Rapporten Een nieuwe versie van Mamut Virtual Printer, MVP 5, is aan het systeem toegevoegd. Deze printer ondersteunt de nieuwste versies van Microsoft Windows, te weten Windows 7 en Windows Server

6 Nieuw in Mamut Business Software versie 12.5 Administratie SEPA Mamut Business Software ondersteund SEPA, een bestandsformaat voor het maken van intracommunautaire betalingen in Euro. Dit wordt het standaard betalingsformaat voor lidstaten in U hoeft alleen maar het betalingsbestandstype SEPA in de administratieve instellingen in Mamut Business Software aan te maken. Wanneer u een betalingsbestand naar uw bank verstuurd, kunt u dan SEPA selecteren op dezelfde manier als u nu al doet voor andere bestandstypes. In Nederland worden binnen het SEPA-formaat drie formaten gebruikt om het bestandstype aan te duiden: GRPD (gegroepeerd), MIXD (gemengd) en SNGL (enkel). Wijziging in het kwartaalrapport intracommunautaire leveringen (ICL) In navolging van de nieuwe Europese wetgeving bevat het rapport voor intracommunautaire leveringen nu naast goederen ook diensten. Daarnaast is de periode gewijzigd van rapportages per kwartaal naar per maand. Het nieuwe rapport welke zowel goederen als diensten bevat heet Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage (ICP). Wanneer u dit rapport afdrukt en u kiest een periode voor 1 januari 2010, zullen alleen de intracommunautaire leveringen (ICL) worden afgedrukt. Op deze manier kunt u, tot 1 januari 2010, de correcte rapportage uitvoeren. Naast de naamswijziging is tevens het selectievenster gewijzigd zodat u eenvoudig de correcte periode kunt kiezen. U kunt deze functionaliteit vinden via Beeld - Administratie - Rapporten. Algemeen nieuws Mamut is goedgekeurd voor Microsoft Windows 7 Mamut heeft, als een van de eerste softwarebedrijven in de wereld, goedkeuring voor Microsoft Windows 7 gekregen voor haar oplossingen en draagt het logo "Compatible met Windows 7". Deze goedkeuring geldt voor zeven Europese landen: het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Noorwegen, Zweden, Denemarken, Nederland en Duitsland. Mamut heeft totaal 18 oplossingen die zijn goedgekeurd voor het logo-programma. Uitgebreide help-functie via het internet De helpfunctie is nu beschikbaar in een nieuwe online editie. De online editie bevat de meest recente versie van de helpfunctie en bevat tevens schermafdrukken met voorbeelden, links naar relevante artikelen en verdere infromatie die eerder niet beschikbaar was. De helpfunctie geeft u relevante informatie voor het venster/de functionaliteit dat u voor u hebt wanneer u op F1 op het toetsenbord of op Help in het programma klikt. Online help opent in Internet Explorer. De eerste keer dat u de helpfunctie in de nieuwe versie van het programma opent zult u de vraag krijgen of u de Online help wenst te gebruiken. Het antwoord dat u hier geeft, zal als standaard elke keer worden gebruikt wanneer u de help-functie oproept. U kunt deze instellingen te allen tijde in de gebruikersinstellingen overschrijven. 5

7 Nieuw in Mamut Business Software & Mamut Online Desktop Indien u geen internetverbinding heeft, zal het systeem automatisch Offline help gebruiken, onafhankelijk van uw standaardinstelling. U vindt de instellingen voor Online Help via Beeld - Instellingen - Gebruiker, op het tabblad Overig. Wanneer u de helpfunctie via Help - Inhoud opent, kunt u kiezen tussen Online en Offline help. Afsluiten van het programma afbreken Indien u in de instellingen voor reservekopie, via Bestand - Reservekopie - Instellingen, heeft gekozen voor Vraag bij afsluiting of een reservekopie gemaakt dient te worden, zal het systeem u vragen of u een reservekopie wenst te maken wanneer u het programma afsluit. Er is nu een knop Annuleren toegevoegd, zodat u terug kunt keren naar het programma indien u het programma niet wenst af te sluiten. 6

8 Nieuw in Mamut Online Desktop versie 2.0 NIEUW IN MAMUT ONLINE DESKTOP VERSIE 2.0 Upgraden van Mamut Online Desktop Het is nu mogelijk om alle installaties van Mamut Business Software die verbinding hebben met Mamut Online Desktop te upgraden; zonder dat u de synchronisatie voor de eerste keer hoeft uit te voeren. Indien u verbonden bent met Mamut Online Desktop zal de bedrijfsdatabase automatisch worden geüpgraded zonder opnieuw te synchroniseren. Let op! Gebruikers kunnen tijdens de upgrade niet bij Mamut Online Desktop zijn aangemeld. Verbeterde stabiliteit in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop Het synchroniseren van data tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop is verbeterd om meer dataverkeer aan te kunnen. De belangrijkste verbeteringen bevatten; verhoogd management van resources tijdens de activatie en synchronisatie van data tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop. Verbinding met Mamut Online Desktop De werkbalk op het bureaublad in Mamut Business Software bevat nu een nieuwe snelkoppeling voor de verbinding met Mamut Online Desktop. Door op deze snelkoppeling te klikken zal een nieuwe venster worden geopend waarin wordt uitgelegd hoe u het activatieproces kunt uitvoeren. Deze knop wordt zichtbaar zodra u uw licentie voor Mamut Online Desktop heeft geregistreerd voor de betreffende bedrijfsdatabase. Nieuw en verbeterd in Mamut Online Desktop Urenstaat Urenstaten hebben nu een vaste kolombreedte en alle beschikbare velden zijn nu geïncludeerd wanneer u urenstaten naar Microsoft Excel exporteert. Daarnaast zullen de Lijst en Kalender weergaves urenstaten van alle statussen weergeven wanneer deze sinds de laatste keer van status zijn gewijzigd. Met andere woorden; indien de status van een urenstaat binnen Mamut Business Software is gewijzigd zal u, wanneer u in Mamut Online Desktop deze urenstaat opzoekt, urenstaten van alle statussen zien. Bedrijfsstatus Let op! De onderstaande functionaliteit is nog niet in de bèta-versie beschikbaar. Bedrijfsstatus geeft u een overzicht van de meest belangrijke data van uw bedrijf. Het is een visueel hulpmiddel voor het presenteren van de financiële status van het bedrijf in een bepaalde periode, gebaseerd op informatie gehaald uit Mamut Business Software. 7