Lesmodule: vergaderen en notuleren. Deel 1: het voorbereiden van vergaderingen

Transcriptie

1 Lesmodule: vergaderen en notuleren. Deel 1: het voorbereiden van vergaderingen Ontworpen door het docententeam Zakelijke Dienstverlening: Edith Zanen, Nico Noorman en Adiep Autar. 1

2 2

3 Wat is een ZIL? Als onderdeel van onze opleiding Pedagogische Didactische Aantekening, aan de NHL, hebben wij deze zogenaamde ZIL ontwikkeld. Een ZIL is een zelfinstruerende leereenheid. De leerlingen kunnen zelfstandig met deze presentatie aan de slag om de lesstof: voorbereiding voor vergaderingen onder de knie te krijgen of op te halen. Onze doelgroep bestaat uit 1 e jaars studenten secretariële opleidingen (mbo niveau 4). De student beheerst Microsoft Office (Word, Outlook en Powerpoint) en kan hierdoor de ZIL bestuderen, de toets maken en deze versturen naar de docent. Daarnaast heeft de student toegang tot Blackboard (digitale leeromgeving) om de toets te downloaden. Wij wensen u succes met het bestuderen van de ZIL. 3

4 De lesstof: voorbereiding van vergaderingen (deel 1) behoort tot de lesmodule Vergaderen en Notuleren. Na het behalen van de toets en het afronden van de 1 e stageperiode komt deel 2: notuleren in het lesrooster. Het leren notuleren wordt klassikaal onderwezen en er wordt geoefend met audiovisueel lesmateriaal. Dit onderdeel start vanaf 1 september Starten ZIL: Je kunt zelfstandig en in jouw eigen tempo de lesstof bestuderen. mochten er problemen zijn met de PC, de ZIL of het inloggen in Blackboard dan contact opnemen de helpdesk ICT. (te bereiken op telefoonnummer: en alleen tijdens schooluren). 4

5 Vergaderingen bestaan al heel lang. De romeinse senaat in vergadering: Alleen rijke burgers (patriciërs) konden in de senaat ( het parlement van het land ) komen. De senaat kon wel uit 300 mannen bestaan. De senaat benoemde één of meer consuls(leiders). De consul had de hoogste, leidende positie in het land. Julius Caesar was zo n consul. 5

6 Met het ontstaan van het kapitalisme in de late middeleeuwen en later de industrialisering ontwikkelde het vergaderen zich tot een vorm van overleg die niet meer weg te denken is uit de huidige samenleving. Afbeelding: krantenbericht uit 1914 van een ledenvergadering. 6

7 Bedrijven besteden gemiddeld 10 tot 20% van de werktijd aan vergaderingen. Het is daarom belangrijk dat je als secretaresse goed uit de voeten kunt met deze vorm van overleg en weet waaruit de voorbereidingen bestaan. 7

8 Waarom vergaderen we: dit heeft te maken met het steeds groter en complexer worden van organisaties, de schaalvergroting in de maatschappij. Vergaderen is nodig in complexere organisaties om te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft en om zaken op elkaar af te stemmen. Definitie van een vergadering: een bijeenkomst van meerdere mensen (vaak van dezelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. Algemene vergaderingen: werkoverleg, brainstorm, instructie, besluitvormende, actiegerichte, informatieve en bilateraal. 8

9 In elke organisatie komen ze voor. Vergadertijgers. De medewerkers, managers en directeuren die niets anders lijken te doen dan vergaderen. Ze hoppen van de ene vergadering naar de andere. Een mt-vergadering, vergadering van afdelingshoofden, afdelingsoverleg, kwartaaloverleg, werkoverleg en nog veel meer overlegvormen. Zelfs de vergadertijger wordt er moe van en zakt, onder het genot van nog maar een bak koffie, nog eens rustig onderuit. Informatie opnemen doet hij nauwelijks meer laat staan dat hij ook maar enige input geeft. De tijger kan nog net knikken op de momenten dat het van hem wordt verwacht. In de blinde drive, om op elk niveau van de organisatie de gewenste informatie te verspreiden, worden er door organisaties steeds meer vergaderingen, workshops of andere soorten van overleg belegd. Deze vergaderingen zijn dan ook vaak informatief van aard. Beslissingen worden er dan ook (bijna) niet genomen. 9

10 Ministerraad Stafbijeenkomst Ondernemingsraad Directie Raad van Bestuur Gemeenteraad Werkoverleg Crisisoverleg Ledenvergadering Wetenschappelijk overleg Multidisciplinair overleg Foto: gemeenteraadsvergadering 10

11 Om effectief een vergadering voor te bereiden is het noodzakelijk om het doel of de doelen van een vergadering te weten. Een vergadering kan meerdere doelen hebben: informeren van de deelnemers inventariseren van informatie het geven van instructies het geaccepteerd krijgen van al genomen besluiten het nemen van nieuwe besluiten het oplossen van problemen het afstemmen en toetsen van inzichten, standpunten, waarden of belangen van deelnemers (gespreksgroep). motiveren van de aanwezigen (stimuleren vertrouwen, teamgeest). Tip: stem het vergaderdoel altijd af met de voorzitter van de vergadering. 11

12 Vaak kijken degenen die een vergadering organiseren alleen naar acties en besluiten die de vergadering moet opleveren. Ze vergeten dan dat een vergadering een dubbele functie heeft. Tijdens de vergadering moet je niet alleen overleg plegen. De vergadering heeft ook tot doel mensen te mobiliseren. Uit een vergadering moeten besluiten en acties voortkomen en het is belangrijk dat de deelnemers door de vergadering gemotiveerd zijn om deze acties uit te voeren. Naast een verslag (notulen) van de vergadering behoort ook een besluiten en/of actielijst. Hierop staat: datum, volgnummer en korte omschrijving van het besluit uit het besluit voortkomende te nemen actie(s). naam van de actiehouder(s) tijdstip waarop de actie(s) gereed moet zijn data van tussentijdse check en evaluatie hoe vaak de afhandeling van de actie(s) is uitgesteld 12

13 13

14 Nummer Datum Wie Wat Wanneer E. Zanen Offerte kantoormeubilair N. Noorman Concurrentieonderzoek afronden A. Autar Voorstel bedrijfswagens E. Zanen Vacature opstellen Assistent-secretaresse N. Noorman Rondsturen verslag vergadering OR

15 Als secretaresse heb je meerdere taken bij de voorbereiding voor vergaderingen: Zoals: plannen van de vergaderingen reserveren van de vergaderlocatie verzorgen van de hulpmiddelen en catering voor de vergadering met de voorzitter het doel van de vergadering vaststellen en opstellen van de agenda samenstellen van het vergaderdossier het op tijd toesturen van de uitnodiging, agenda en vergaderstukken aan de deelnemers notuleren toezending van de notulen aan de leden (het notuleren en het toezenden van het verslag wordt behandeld bij deel 2 van de module vergaderen en notuleren). 15

16 Het is raadzaam om vergaderingen geruime tijd van te voren te plannen en bepaal vast waar je de vergadering plaats wil laten vinden. Zijn er veel deelnemers dan kan je altijd een belronde doen naar de deelnemers of een datumlijstje per toesturen. Maar gebruik vooral Outlook, dit programma biedt slimme mogelijkheden voor het plannen, het uitnodigen vastleggen van (terugkerende) vergaderingen en het invoegen van documenten. Het plannen van vergaderingen heb je al geleerd in de module Outlook (september 2011) maar blijf a.u.b. regelmatig oefenen. 16

17 In het vergaderverzoek worden altijd de volgende zaken vermeldt: afzender, met adresgegevens, telefoonnummer, e- mailadres geadresseerde naam van de vergadergroep en soort vergadering gebouw, vergaderruimte, met adres en telefoonnummer vergaderdatum aanvangstijd; en geplande eindtijd onderwerp van bespreking de agenda (bijlage) de vergaderstukken (Waar ter inzage? Als bijlage of apart verzonden, tegenwoordig vaak via , of te downloaden via een internetadres). 17

18 Daarnaast is het zinvol, zeker wanneer de groep voor het eerst bijeenkomt, de volgende gegevens te verstrekken: voorzitter (naam, organisatie, functie, bereikbaarheid deelnemers (naam, organisatie, functie, bereikbaarheid aard van de vergadergroep (organisatie-informatie, achtergronden, taak) vergaderreglement en/of andere van toepassing zijnde regelgeving; routebeschrijving of -kaartje (auto en openbaar vervoer) de parkeermogelijkheid (eventueel parkeerkaart); declaratie- en/of reiskostenformulier etc. 18

19 Agenda Datum: vrijdag 27 januari 2012 Betreft: Vergadering Cliëntenraad Servotel Plaats en tijd: uur in de vergaderzaal 13 e verdieping, locatie Servotel Drachten Opening door de voorzitter 2. Vaststellen agenda (bijlage) 3. Mededelingen voorzitter 4. Concept verslag van de vergadering van 16 december 2011 (bijlage) Tekstueel Naar aanleiding van Actielijst (bijlage) 5. Post (inkomend en uitgaand) (bijlagen) 6. Overleg met Mevr. I. van Marion (locatiemanager) om uur tot uur 7. Inhoud zorgdossier cliënt bespreken 8. Adviesaanvragen: 9. Rondvraag 10. Sluiting 19

20 AGENDA Overlegvergadering Bestuur/OR Donderdag 3 april 2003 in A 101: 9:30u.-11:00u. 1. Opening en vaststelling agenda 2. Mededelingen 3. Concept-notulen Overlegvergadering 27 februari Functie-ordening volgens Hay 5. Ziekteverzuim-protocol 6. GFZ 7. Huisvestingsplan 8. Rondvraag & sluiting. Volgende Overlegvergadering: donderdag 15 mei 10:30-12:30u. in A

21 Het bestuur van Dantumadeel'82 nodigt u hierbij uit voor de ledenvergadering, welke gehouden zal worden op 22 april De ledenvergadering zal worden gehouden in Dorpshuis 'De Pipegael' te Broeksterwâld. De vergadering begint om kwart voor 8 uur 's avonds Agenda ledenvergadering d.d. 22 april 2010: Opening Vaststellen agenda Notulen ledenvergadering 8 april 2009 Notulen ledenvergadering 3 februari 2010 Ingekomen stukken Jaarverslagen secretaris fractie penningmeester Verslag kascommissie Afscheid raadsleden Bestuursverkiezing Aftredend en herkiesbaar: Pieter van der Galiën Aftredend en niet herkiesbaar: Jan Postma Het bestuur heeft Thea Feenstra Wijnsma bereid gevonden zitting te nemen in het bestuur. Tegenkandidaten kunnen schriftelijk of per mail tot 24 uur voor de vergadering worden ingediend bij de secretaris. Evaluatie gemeenteraadsverkiezingen Mededelingen Rondvraag Sluiting 21

22 Neemt u plaats a.u.b. 22

23 Aandachtspunten bij het vastleggen van een vergaderlocatie: de begintijd: houd rekening met de voorbereidingstijd, het klaarzetten van audiovisuele benodigdheden en eventuele andere voorzieningen. Eindtijd: neem de eindtijd ruim vanwege mogelijke uitloop. Gewenste vergaderopstelling melden: geef hierbij eventuele speciale wensen aan, extra showtafels en dergelijke. Benodigde apparatuur en presentatiemiddelen reserveren, zoals: beamer, overheadprojector, televisie, videorecorder of dvd-speler, projectiescherm, flip-over met stiften (bij voorkeur diverse kleuren), whiteboard met stiften (bij voorkeur diverse kleuren), microfoons en mogelijk technische assistentie. Gewenste culinaire voorzieningen bestellen: koffie, thee, water, frisdrank, patisserie, lunch, borrel, vergaderdiner etc. Vraag altijd om een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken omtrent de reservering, waarin alle besproken details zijn opgenomen. 23

24 Kies de juiste vergaderopstelling om effectief te vergaderen en te communiceren. 24

25 Het is belangrijk om een vergadering goed af te stemmen op de onderwerpen die spelen. bepaal of de vergadering nodig is of dat je de zaken die je bij de vergadering wilt behandelen niet beter op een andere manier kunt afhandelen stel vast wat de belangrijkste doelen voor de vergadering zijn scheid de vergaderingen voor besluitvorming en informatieoverdracht zo veel mogelijk van elkaar. Dit is zowel belangrijk voor de organisatie van de vergadering (aantal deelnemers, indeling agenda) als het verloop van de vergadering. Als beide elementen door elkaar heen lopen, bestaat de kans op een rommelige en inefficiënte vergadering maak een adequate tijdsplanning en bespreek de agenda voor met de meest betrokken personen of groepen check de vergaderagenda zorgvuldig voor het versturen neem een aantal extra exemplaren mee naar de vergadering 25

26 De agenda is niets meer en niets minder dan een overzicht waarop kort en krachtig het programma van de vergadering is gezet. In dit overzicht staat in elk geval: de kop: die geeft een omschrijving van: de naam van de vergadergroep de plaats, dag en datum waarop de vergadering wordt gehouden en het tijdstip waarop de vergadering begint en eindigt De vaste agendapunten: Opening Mededelingen Goedkeuring verslag en/of besluiten- en actielijst Ingekomen en Uitgaande stukken Wat verder ter tafel komt Rondvraag Sluiting De overige agendapunten 26

27 Als verplicht onderdeel van de lesmodule volgt nu een toets. De toets bestaat uit: Het Word bestand TOETSZIL.doc: pagina 1 tot en met 4 waarin opgenomen: 4 meerkeuzevragen, gericht op toetsing van het begrippenkader 6 open vragen, gericht op toetsing van inzicht in de samenhang van het begrippenkader 2 Evaluatievragen ter beoordeling van de ZIL (benodigde hulpmiddelen: computer, pen, kladpapier, inlogcode Blackboard) Voor het maken van de toets: - inloggen op blackboard (zoals bekend) - klik op de link Zakelijke Dienstverlening/Toetsen - Klik op de map Toetsen en open het Word bestand: TOETSZIL 27

28 Voor deze toets wordt een cijfer op de schaal van 1 10 gegeven, volgens de normale afrondingsregels afgerond op 1 decimaal (5,44 = 5,4 en 5,45 = 5,5). Je ontvangt binnen 10 werkdagen en per de uitslag van de toets. Bij een onvoldoende heb je het recht op 2 herkansingen (informatie via de docent Zakelijke Dienstverlening) Veel succes! Het docententeam Zakelijke Dienstverlening. 28