2015 Nederlandse Associatie voor Examinering Secretariaatspraktijk 1 / 9

Transcriptie

1 Secretariaatspraktijk Correctiemodel voorbeeldexamen 2015 Nederlandse Associatie voor Examinering Secretariaatspraktijk 1 / 9

2 Vraag 1 Toetsterm Beheersingsniveau: B - Aantal punten: 1 Secretaresse Anneke wordt gebeld door de heer De Vries. De heer De Vries is verkoper van kantoormeubilair en hij wil graag een afspraak met de leidinggevende van Anneke. Wat is de eerste vraag die Anneke aan de heer De Vries moet stellen over de afspraak? a Welke locatie komt voor u het beste uit? b Hoeveel tijd denkt u nodig te hebben? c Wat is het onderwerp van de afspraak? c Vraag 2 Toetsterm Beheersingsniveau: B - Aantal punten: 1 Secretaresse Anneke wordt gevraagd om een tweedaagse cursus te organiseren op een externe locatie. Welke twee punten zijn het belangrijkste voor het selecteren van de juiste locatie? Let op, er zijn twee antwoorden juist. a De locatie moet goed bereikbaar zijn. Zowel per auto als per openbaar vervoer. b De locatie moet in een rustige omgeving liggen. c Op de locatie moet een geschikte ruimte beschikbaar zijn. d Voor de avond moet er in de buurt een uitgaansgelegenheid zijn. a en c Vraag 3 Toetsterm Beheersingsniveau: K - Aantal punten: 1 Wat is de mindmaptechniek? een techniek om a overzicht te houden in discussies b tot een besluit te komen c actiepunten te verzamelen a Vraag 4 Toetsterm Beheersingsniveau: K - Aantal punten: 1 Wat is een workshop? a het uitwisselen van ideeën over een bepaald thema tussen wetenschappers, partijen of staten b het praktisch en creatief werken in groepjes waarbij een docent de kennis over een bepaald onderwerp verdiept c het houden van een omvangrijke plenaire bijeenkomst rond een bepaald thema waarbij één gespreksleider de leiding heeft b Secretariaatspraktijk 2 / 9

3 Vraag 5 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Peter werkt de agenda van zijn leidinggevende voor komende maandag bij. De volgende activiteiten moeten worden ingepland: wekelijkse vergadering met het bestuur van tot uur functioneringsgesprek met directeur bedrijfsvoering (duur 1,5 uur) aandeelhoudersvergadering van tot uur lunchafspraak met alle medewerkers van de afdeling (25 in totaal) tot uur voorbereiden presentatie aandeelhoudersvergadering (duur 1,5 uur) werkblok ( afhandelen, lopende zaken afhandelen, etc.) van 8.30 tot uur overleg met topfunctionaris van zusterbedrijf (duur 2 uur) Het is duidelijk dat niet alles kan worden ingepland. Wat kan Peter nu het beste doen? a de directeur bedrijfsvoering vragen op een andere dag te komen b de medewerkers vragen de lunch te verplaatsen naar een maandag later c zijn leidinggevende vragen deze keer de presentatie van de aandeelhoudersvergadering onvoorbereid te houden d zijn leidinggevende vragen of het werkblok kan worden gebruikt voor het functioneringsgesprek d Secretariaatspraktijk 3 / 9

4 Vraag 6 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Charlotte besluit het werkoverleg van haar afdeling dat iedere maandag van tot uur plaatsvindt op te nemen in haar digitale agenda. Bekijk de printscreen uit Outlook. De afspraak staat nog niet goed in de agenda. Plaats een pijl bij het onderdeel dat Charlotte moet aanpassen, zodat de afspraak goed in haar agenda verschijnt. Pijl plaatsen bij Geen einddatum. Secretariaatspraktijk 4 / 9

5 Vraag 7 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Julius heeft de taak gekregen de agenda van de vergadering d.d. 24 april op te stellen. Hij moet onder andere de volgende zaken agenderen: taakverdeling; lijst met vergaderdata mei t/m juli; vergaderverslag d.d. 3 maart; brief van de ondernemingsraad d.d. 10 maart. Agendapunt bespreken notulen vorige vergadering ingekomen stukken discussie sluiting Onderwerp Agendapunt bespreken notulen vorige vergadering ingekomen stukken discussie sluiting Onderwerp vergaderverslag d.d. 3 maart brief van de ondernemingsraad d.d. 10 maart taakverdeling lijst met vergaderdata Vraag 8 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 De leidinggevende van Jeannette wil tijdens een afdelingsoverleg met het salesteam een presentatie geven aan de afdeling over het verloop van de omzet. Welke informatie moet in de PowerPoint presentatie opgenomen worden? Let op, meerdere antwoorden zijn juist. a verkoopcijfers 2014 b verkoopcijfers 2015 c nieuwe producten d nieuwe klanten e prognose cijfers 2016 f cijfers bedrijfskosten g cijfers marktaandeel a, b en e Secretariaatspraktijk 5 / 9

6 Vraag 9 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Bij het organiseren van een bijeenkomst worden verschillende eisen aan de vergaderzaal gesteld. Hieronder staan aan de linkerkant vier verschillende bijeenkomsten en aan de rechterkant vier verschillende zaalopstellingen en hulpmiddelen. Zet de juiste zaalopstelling en hulpmiddel bij de juiste bijeenkomst. a een congres b een cursus boekhouden c een digitale presentatie d een informele bijeenkomst 1 zitjes en statafels 2 microfoon 3 zaalopstelling met tafels 4 beamer a 2 b 3 c 4 d 1 Vraag 10 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 De leidinggevende van Yvette moet naar Londen. Het is daar een uur vroeger dan in Nederland. De vlucht duurt een uur en vanaf het vliegveld is het nog een uur reizen naar kantoor. De vergadering waar haar leidinggevende bij aanwezig moet zijn begint om 10:00 uur lokale (Engelse) tijd. Voor de zekerheid wil haar leidinggevende 1,5 uur speling. Welke vlucht moet Yvette boeken? Ga er vanuit dat er op de berekende tijd ook daadwerkelijk een vlucht is. De vlucht van uur uur Vraag 11 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Secretaresse Anneke moet voor haar leidinggevende en een collega een huurauto regelen. Ze gaan twee dagen naar een conferentie in Parijs en ze willen graag een personenauto huren. Anneke belt met een autoverhuurbedrijf voor meer informatie. Welke twee gegevens zijn het belangrijkste om te vragen? Let op, er zijn twee antwoorden juist. a de huurprijs van de auto b het merk van de auto c de grootte van de auto d de periode van beschikbaarheid a en d Secretariaatspraktijk 6 / 9

7 Vraag 12 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 André krijgt opdracht een hotelkamer te reserveren voor een belangrijke zakenpartner van zijn manager, die met het vliegtuig vanuit Amerika om uur op Schiphol (Amsterdam) aankomt. De bespreking die hij met Andrés manager heeft, zal de volgende morgen om uur plaatsvinden in de binnenstad van Utrecht (afstand Schiphol-Utrecht is ongeveer 45 km). Welke overnachtingslocatie is in deze situatie het meest geschikt? een overnachtingslocatie a in de binnenstad van Amsterdam b in de binnenstad van Utrecht c in de buurt van Schiphol d halverwege Schiphol en Utrecht c Vraag 13 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 2 De leidinggevende van Yvonne belt om 09:00 uur naar kantoor en vertelt dat de weg is afgesloten in verband met een ongeluk. Er staat 30 km file. De vertraging gaat waarschijnlijk oplopen tot ongeveer 2 uur. Er staan 2 afspraken in de agenda. Om 09:30 uur heeft Yvonne s leidinggevende een afspraak met een externe relatie op kantoor. Om 12:00 uur heeft hij een afspraak buiten de deur. Hoe reageert Yvonne het beste in deze situatie? Onmiddellijk afspraak van 09:30 uur bellen, situatie uitleggen en met prioriteit nieuwe afspraak maken. Afspraak is hoogstwaarschijnlijk al onderweg, dus ook al is er sprake van overmacht, toch extra excuseren. Afspraak 12:00 uur bellen en op de hoogte brengen van de stand van zaken en uitleggen dat er een mogelijkheid bestaat dat haar manager de afspraak niet gaat redden. Vragen of er ruimte is voor uitloop en een keuze voorleggen. Nu door laten gaan met de kans dat haar manager het niet gaat redden om 12:00 uur of alvast een nieuwe afspraak plannen. Puntentoekenning: 1 punt: Afspraak 9.30 bellen, situatie uitleggen en nieuwe afspraak maken, en genoemd: excuseren 1 punt: Afspraak bellen en situatie uitleggen, en genoemd: keuze voorleggen. Secretariaatspraktijk 7 / 9

8 Vraag 14 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 2 Sandra is komen werken op een afdeling en haar wordt gevraagd een bloemetje te sturen naar een relatie. Ze hoort dat dit altijd via Vos Bloemsierkunst wordt geregeld en dat zij het adres kan opzoeken op internet. Ook moet ze een taart bestellen. Zij krijgt de naam van de bakker en het verzoek het adres op te zoeken op internet. Hoe kan Sandra de adressen het beste bewaren en wat is het voordeel hiervan? Puntentoekenning: 1 punt: Sandra kan het beste een relatiebestand aanmaken in Outlook. 1 punt: Zo hoeft het adres maar 1 keer opgezocht en ingevoerd te worden en niet iedere keer opnieuw. Of genoemd: Dit is handig voor collega s voor wie dit bestand nu ook beschikbaar komt. Vraag 15 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 2 Gedurende drie aaneengesloten dagen zullen vijftig wetenschappers vanuit de hele wereld naar Utrecht komen voor een internationale conferentie over kernenergie. Het doel van de conferentie is met elkaar van gedachten te wisselen over de voor- en nadelen van kernenergie. De eerste dag begint met een plenaire bijeenkomst. De rest van de dag en ook op dag twee en drie zullen de deelnemers telkens in vier groepen uiteen gaan voor aparte besprekingen. De derde dag wordt gezamenlijk afgesloten. Anna moet een conferentiecentrum reserveren voor deze conferentie. Noem op basis van de hierboven gegeven informatie drie eisen waaraan het conferentiecentrum minimaal moet voldoen. Kandidaten moeten drie eisen noemen, waarvan minstens twee van de drie volgende eisen: Minstens één ruimte voor minimaal vijftig personen Minstens vier ruimtes voor tien tot vijftien personen Gedurende drie aaneengesloten dagen beschikbaar Verder kan het aangevuld worden met één van de volgende eisen: Overnachtingsmogelijkheden (in de buurt) Catering/ eetgelegenheden in de buurt Benodigde faciliteiten (zoals beamer en whiteboard) zijn aanwezig Puntentoekenning: 0/1 eis genoemd: 0 punten 2 eisen genoemd: 1 punt 3 eisen genoemd: 2 punten Vraag 16 Toetsterm Beheersingsniveau: B - Aantal punten: 1 Welk type verblijf moet Nathalie boeken? a accomodation only b half board c full board b Secretariaatspraktijk 8 / 9

9 Vraag 17 Toetsterm Beheersingsniveau: B - Aantal punten: 1 Wat is de veiligste en meest efficiënte manier voor het Nederlandse bedrijf om het hotel voor haar directie af te rekenen? a ter plaatse betalen met contant geld, dus met dollars b ter plaatse betalen met een credit card c vooraf betalen met een internationale overboeking b Vraag 18 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Bij welke locatie kan Nathalie het beste het hotel in de buurt boeken? in de buurt van a een toeristische attractie b het hoofdkantoor c het vliegveld b Vraag 19 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 1 Welke vier aspecten neemt Nathalie minimaal op in het reisschema? Let op, er zijn vier antwoorden juist. a datum b tijdsduur c vluchtnummers d kosten e route f bestemming a, b, c en f Vraag 20 Toetsterm Beheersingsniveau: T - Aantal punten: 2 Wat is het bedrag in euro s van de kosten van het verblijf in Amerika? Geef ook de berekening Als het antwoord geen geheel bedrag is, geef dan een antwoord met twee decimalen. 1933, x 9 (= 3 personen 3 nachten)= minus 10 procent (korting) = 1.417,50 dollar gedeeld door 0,7331 om de conversie van dollars naar euro te maken. Puntentoekenning: 1 punt: 1933,57 (marge: 1) 1 punt: voor de juiste berekening Einde correctiemodel Secretariaatspraktijk 9 / 9