Handleiding. Contractmanagement Overeenkomsten Blanco papier t.b.v. de Staat der Nederlanden

Transcriptie

1 Handleiding Contractmanagement Overeenkomsten Blanco papier t.b.v. de Staat der Nederlanden Ingangsdatum: 1 december 2014

2 Colofon Afzendgegevens Ministerie van Justitie Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum VenJ - Europees Aanbesteden (EA) - Contractmanagement Justitie (CMJ) Turfmarkt DP Den Haag Postbus EH Den Haag Auteurs Wilco Bavelaar Rianda van Wijk Senior adviseurs Europees aanbesteden Documentversie 1.0 Pagina 2 van 48

3 Inhoud 1 De overeenkomst in één oogopslag 5 2 Inleiding 6 3 Deelnemers aan de overeenkomsten Deelnemers perceel Deelnemers perceel Deelnemers perceel Uitzonderingen en wijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst 12 4 Contactgegevens actoren Contracteigenaar Categoriemanager Contract- en leveranciermanager CMJ Ondertekenaar Leveranciers 14 5 Overeenkomst Looptijd Contractnummers Leonardo Zaaknummer Digijust Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014) Afwijkingen van en aanvullingen op de ARIV Scope Kernproducten Niet-kernproducten Buiten scope Implementatieperiode Implementatieplan Finale test Bestelprocedure Levering & goederenontvangst Facturatie & betaling 22 6 Prijzen en tarieven 24 7 Werkwijze contractmanagement Contractmanagement en beheer overeenkomsten Taakopvatting centraal contractmanagement Strategisch / tactisch beheer Operationeel beheer Vaste contactpersonen Periodiek overleg Managementinformatie Jaaroverzicht Klachtenprocedure Schadeafhandelingsprocedure Calamiteitenplan 30 8 Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI s) 31 Pagina 3 van 48

4 8.1 Tevredenheid over de dienstverlening Gegevensbeheer Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Evaluatiegesprekken 32 9 Belangrijke contractuele voorwaarden en afspraken Algemeen Calamiteitenregeling Sociale voorwaarden Social return Geheimhouding Nadere informatie over de overeenkomsten Bijlagen Bijlage A Gecontracteerde papiersoorten, formaten en gewichten Bijlage B Perceel 1: Prijzen Papyrus Groep Nederland bv Bijlage C Perceel 2: Canon Nederland N.V Bijlage D Perceel 3: Prijzen Papyrus Groep Nederland bv Bijlage E Beschrijvend document (inclusief aanpassingen in de Nota s van Inlichtingen) Bijlage F Programma van Eisen (inclusief aanpassingen in de Nota s van Inlichtingen) Bijlage G Nota s van Inlichtingen Bijlage H Overeenkomst voor perceel 1, 2 en 3 48 Pagina 4 van 48

5 1 De overeenkomst in één oogopslag Pagina 5 van 48

6 2 Inleiding Dit document heeft als doel om de gesloten overeenkomsten naar aanleiding van de Europese aanbesteding Rijksbrede levering van print- en kopieerpapier en aanpalende dienstverlening inzichtelijk en operationeel te maken voor de Deelnemers aan de overeenkomsten. Zie Bijlage F Programma van Eisen (hierin zijn de aanpassingen in de Nota s van Inlichtingen verwerkt) voor een volledige beschrijving van de overeengekomen dienstverlening. Deze handleiding bevat enkel een samenvatting van de overeengekomen dienstverlening. Het is noodzakelijk om Bijlage F Programma van Eisen goed door te lezen! De Europese aanbesteding is vanuit het Categoriemanagement Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier in 2014 rijksbreed uitgevoerd door het ministerie van Veiligheid en Justitie. Alle Deelnemers aan deze Europese Aanbesteding hebben vooraf dan wel na publicatie de psg van het ministerie van Veiligheid en Justitie gemachtigd de aanbesteding mede namens hen uit te voeren. De te bereiken doelstellingen zijn het leveren van een bijdrage aan de milieudoelstellingen en duurzaamheidsambities van de Rijksoverheid, te besparen op het gebruik van print- en kopieerpapier, het hergebruik van (papier)vezels stimuleren (uitvragen van 100% Xerografisch gerecycled papier), verdere standaardisering van het print- en kopieerpapier, ervaring opdoen met en invulling geven aan duurzame logistieke doelstellingen van de Rijksoverheid. De aanbesteding heeft geresulteerd in 2 leveranciers voor de 3 percelen. Gecontracteerd zijn Papyrus Groep Nederland bv voor de percelen 1 en 3 en Canon Nederland N.V. voor perceel 2. In de aanbesteding is een calamiteitenvoorziening opgenomen (zie eis E-12). Deze regeling voorziet in een inspanning voor een tijdelijk overname door een Opdrachtnemer van een perceel bij een daadwerkelijke stagnatie in levering bij een Opdrachtnemer in een ander perceel. Om deze reden en de wens van standaardisatie zijn alle eisen voor alle percelen zo veel als mogelijk gelijk gehouden. Als enige uitzondering kan worden genoemd het leveren van originele Europallets aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Verder geldt voor perceel 2 dat levering op één centraal adres plaatsvindt. Alle bestaande contracten voor blanco papier zoals opgenomen in de aanbesteding expireren op 1 december 2014 met uitzondering van het contract van de Politie. Dit contract is eerder in 2014 geëxpireerd. De overeenkomsten gaan in op 1 december 2014 en zijn in de week daaraan voorafgaand wederzijds ondertekend. Vanaf 1 december 2014 vindt daadwerkelijke bestelling en levering plaats. In november 2014 heeft de implementatie van de nieuwe overeenkomsten plaatsgevonden. Met de leveranciers is de transitie besproken en door de leveranciers is een implementatieplan opgesteld. De implementatieperiode had tot doel om de overgang van een bestaande naar een nieuwe leverancier zo soepel mogelijk te laten verlopen en de Pagina 6 van 48

7 nieuwe overeenkomsten te implementeren in de organisatie van de Deelnemers. De contactpersonen van de Deelnemers konden in deze periode de benodigde gegevens uit de voor de Deelnemer betreffende overeenkomst implementeren en bekend maken. De implementatie van de nieuwe contracten is ondersteund door de afdeling Contractmanagement Justitie (hierna: CMJ) van het ministerie van Veiligheid en Justitie in samenwerking met de contactpersonen van de Deelnemers. Pagina 7 van 48

8 3 Deelnemers aan de overeenkomsten De perceelindeling is als volgt: Perceel 1: Alle Deelnemers en CDV s, uitgezonderd de Belastingdienst, de Politie en de Politieacademie; Perceel 2: Belastingdienst; Perceel 3: Politie en Politieacademie. De volgende vijf Concerndienstverleners zijn aangewezen: FMH Haaglanden DJI Rijkswaterstaat / Corporate Dienst Defensie Belastingdienst / Centrum voor facilitaire dienstverlening Binnen de politieorganisatie vervult het Politiedienstencentrum een soortgelijke rol als de CDV s binnen de Rijksoverheid. Zie onderstaand overzicht voor een specificatie van de Deelnemers per perceel. Alle genoemde Deelnemers maken deel uit van de overeenkomst voor het betreffende perceel. Deelnemers (kerndepartementen) die onderdeel zijn van een concerndienstverlener (hierna: CDV) kunnen beschikken over locaties die net buiten het verzorgingsgebied van een CDV vallen. Daarvoor geldt dat ook die locaties onderdeel zijn van de overeenkomst. Evenzo geldt dat voor kerndepartementen alle tot de kerndepartementen behorende organisaties onderdeel zijn van de overeenkomst en niet apart als Deelnemer zijn vermeld, tenzij een bepaald organisatieonderdeel uitdrukkelijk afziet van deelname. 3.1 Deelnemers perceel 1 Ministerie van Algemene Zaken Buitenlandse Zaken Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Deelnemer Kerndepartement Dienst Publiek en Communicatie (DPC) Bureau Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) Kerndepartement Adviesraad Internationale vraagstukken Centrum tot Bevordering van de Import (CBI) Commissie van advies inzake volkenrechtelijke vraagstukken (CAVV) Staatscommissie voor het Internationaal privaatrecht Kerndepartement Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) Pagina 8 van 48

9 Defensie Economische Zaken Financiën Infrastructuur en Milieu Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), voorheen De Werkmaatschappij FMHaaglanden, inclusief verzorgingsgebied (Concerndienstverlener) Huurcommissie Logius P-Direkt Rijksvastgoedbedrijf i.o. SSC-ICT ICTU Kerndepartement Commando Zeestrijdkrachten Commando Landstrijdkrachten Commando Luchtstrijdkrachten Koninklijke Marechaussee Commando Dienstencentra Defensie Materieel Organisatie, inclusief verzorgingsgebied (Concerndienstverlener) Kerndepartement Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, voorheen AgentschapNL en Dienst Regelingen Agentschap Telecom Autoriteit Consument en Markt Centraal Planbureau (CPB) Dienst ICT Uitvoeringsorganisatie (DICTU) Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) Staatstoezicht op de mijnen (is gehuisvest in het pand van CBS en wordt door CBS gefaciliteerd; neemt gedurende deze huisvesting niet zelf af.) Kerndepartement Domeinen Roerende Zaken Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering (valt onder Kerndepartement) Rijksauditdienst (RAD) (valt onder Kerndepartement) Kerndepartement Deltacommissaris Pagina 9 van 48

10 Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Sociale Zaken en Werkgelegenheid Veiligheid en Justitie Inspectie Leefomgeving en Transport Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) Nederlandse Emissieautoriteit Planbureau voor Leefomgeving Rijksproject Academie Rijkswaterstaat, inclusief verzorgingsgebied (Concerndienstverlener) Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid Kerndepartement Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid College voor Examens Dienst Uitvoering Onderwijs Erfgoedinspectie Inspectie voor het Onderwijs Nationaal Archief Raad voor Cultuur Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Kerndepartement Agentschap SZW Kerndepartement Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) College bescherming persoonsgegevens (CBP) College voor de Rechten van de Mens Dienst Justis Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), inclusief verzorgingsgebied (Concerndienstverlener) Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Hoge Raad Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) JustID Nederlands Forensisch Instituut (NFI) Nederlands Register Gerechtelijk Deskundigen Openbaar Ministerie Raad voor de Kinderbescherming Pagina 10 van 48

11 Rechtspraak Schadefonds Geweldsmisdrijven Volksgezondheid, Welzijn en Sport Hoge Colleges van Staat Overig Kerndepartement Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) College ter Bescherming van Geneesmiddelen Gezondheidsraad Inspectie Jeugdzorg Inspectie voor de Gezondheidszorg Nederlandse Zorgautoriteit Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling Raad voor de Volksgezondheid en Zorg (RVZ) Raad voor Gezondheidsonderzoek Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) (wordt naar verwachting geprivatiseerd, beoogd in 2015) Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) Algemene Rekenkamer Eerste Kamer Tweede Kamer Kinderombudsman (valt onder Nationale Ombudsman) Nationale Ombudsman Raad van State Instituut Fysieke Veiligheid Kabinet van de Koning Kanselarij der Nederlandse Orden Kansspelautoriteit Reclassering Nederland Staatsbosbeheer Niet-Deelnemer: Ministerie van Binnenlandse Zaken Economische Zaken Overig Deelnemer Rijksdienst voor Caribisch Nederland (RCN) Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) Centraal Administratie Kantoor (CAK) Pagina 11 van 48

12 3.2 Deelnemers perceel 2 Ministerie van Financiën Deelnemer Belastingdienst, inclusief verzorgingsgebied (Concerndienstverlener) 3.3 Deelnemers perceel 3 Ministerie van Veiligheid en Justitie Veiligheid en Justitie Deelnemer Politie, inclusief verzorgingsgebied (Concerndienstverlener) Politieacademie 3.4 Uitzonderingen en wijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst Het is mogelijk dat een (organisatie-onderdeel van) Deelnemer die bijvoorbeeld onder perceel 1 valt papier gebruikt uit een ander perceel. Dit is o.a. het geval als in één kantoorlocatie zowel de Belastingdienst (perceel 2) als een Deelnemer uit perceel 1 is gehuisvest. Deze locatie zal door één CDV worden gefaciliteerd die voor beide Deelnemers bestellingen doet in het perceel waarin de faciliterende CDV is opgenomen. De Staat is organisatorisch aan veranderingen onderhevig. Verzelfstandiging van, opname in andere en/of rechtsopvolging van rijksonderdelen wijzigt de deelname aan de overeenkomst niet, tenzij de betreffende organisatie uitdrukkelijk afziet van deelname. In het laatste geval wordt de contract- en leveranciermanager van CMJ hierover schriftelijk geïnformeerd door de Deelnemer. De organisatorische veranderingen kunnen eveneens inhouden dat organisaties tijdens de looptijd van de overeenkomst onderdeel gaan uitmaken van het Rijk en daarmee automatisch Deelnemer aan de overeenkomst worden, tenzij de betreffende organisatie uitdrukkelijk afziet van deelname of lopende overeenkomsten eerst moeten worden uitgediend. In dat laatste geval stroomt de organisatie na expiratie van de lopende overeenkomst in als Deelnemer. Deze nieuwe Deelnemers zullen met name toetreden tot perceel 1. Als deze nieuwe Deelnemer gehuisvest is/wordt in een locatie die wordt gefaciliteerd door de Belastingdienst (perceel 2) of de Politie (perceel 3) zal papier uit dat perceel worden gebruikt. Bepaalde (delen van) rijksonderdelen zijn gehuisvest of worden tijdens de looptijd van de overeenkomst gehuisvest in locaties die deel uitmaken van pps-constructies (publiek private samenwerking), waar de onderhavige dienst deel van uitmaakt. Voor die locatie(s) (die (delen) van rijksonderdelen) geldt dat deze gedurende die huisvesting niet deelnemen aan de overeenkomst. Bij de start van de overeenkomst betreft dit in totaal ongeveer 16 locaties. Het aantal locaties van Deelnemers kan uitbreiden en/of afnemen en adressen kunnen wijzigen. De Deelnemer informeert de leverancier en de contract- en leveranciermanager van CMJ hierover schriftelijk. Pagina 12 van 48

13 4 Contactgegevens actoren 4.1 Contracteigenaar Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum N-22 Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag 4.2 Categoriemanager De categoriemanager voor deze overeenkomsten is: Ministerie van Veiligheid en Justitie De heer A.E. (Edward) Frencken MBA Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum N-22 Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag Telefoon: a.e.frencken@minvenj.nl 4.3 Contract- en leveranciermanager CMJ De contract- en leveranciermanager van CMJ voor deze overeenkomsten is: Ministerie van Veiligheid en Justitie De heer P. (Peter) van Boven Afd. Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum / Contractmanagement Justitie Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag Telefoon: p.van.boven@minvenj.nl 4.4 Ondertekenaar De plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het ministerie van Veiligheid en Justitie is gemandateerd om namens de Deelnemers de overeenkomsten te tekenen. In afwijking van artikel van de 6.2 ARIV-2014 geldt dat namens de Staat alleen de Categoriemanager Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier en de plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het ministerie van VenJ de overeenkomst volledig kunnen vertegenwoordigen en binden en kunnen wijzigen, voor zover deze wijzigingen de aan deze overeenkomst ten grondslag liggende Europese aanbesteding niet wezenlijk wijzigt. Kennisgevingen van partijen op grond van de overeenkomst worden schriftelijk gedaan. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben slechts rechtskracht indien deze schriftelijk zijn bevestigd. Pagina 13 van 48

14 4.5 Leveranciers PERCEEL 1 en 3 Statutaire naam Opdrachtnemer Hoedanigheid van de Inschrijving Handelsnaam Papyrus Groep Nederland bv Zelfstandig Postadres Postbus 62 Postcode Vestigingsplaats Land Papyrus Groep Nederland B.V. Scaldia Papyrus Papyrus Graphical Papyrus Office Papyrus Office Resellers Papyrus Stationery Xtended Services Papyrus Nederland 6500 AB Nijmegen Nederland Bezoekadres Bijsterhuizen Noord Postcode Plaats Land 6404 LD Wijchen Nederland Telefoonnummer Faxnummer Adres Website Contactpersoon aanbesteding De heer J. (Joeri) Wullings Telefoonnummer adres joeri.wullings@papryus.com Bestellen Besteladres Dit kan per post, telefoon, fax, of via de webshop. Papyrus Groep Nederland bv Papyrus Business Paper Postbus AB NIJMEGEN Telefoonnummer / Faxnummer adres Webshop Ebf.nl@papyrus.com Contactpersoon op strategisch, tactisch en operationeel niveau Functie De heer R.H.G. (Roy) Gussenhoven Senior accountmanager Telefoonnummer Pagina 14 van 48

15 adres Vervangend contactpersoon op strategisch, tactisch en operationeel niveau Functie De heer D.J. (Dick) Kuiperij Telefoonnummer adres Rol Commercieel Manager Business Paper Is landelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Voert operationele gesprekken en is in staat om desgewenst operationeel bij te sturen. Contactpersoon binnendienst Patrick Hendriks Telefoonnummer Faxnummer adres Back-up Daan de Haas Telefoonnummer Faxnummer adres Rol Primair aanspreekpunt voor Deelnemer/CDV over operationele zaken, o.a. orders, technische vragen, algemene vragen, gegevens uitwisselen enzovoort. Eerste contactpunt die het onderwerp afhandelt of doorverbind met de betreffende persoon voor afhandeling. Aanspreekpunt voor factuurbehandeling. Aanspreekpunt voor contractuele zaken. Aanspreekpunt voor schadeafhandeling. Algemene contactinformatie Afdeling Business Paper Telefoonnummer Faxnummer adres PERCEEL 2 Statutaire naam Opdrachtnemer Hoedanigheid van de Inschrijving Handelsnaam Canon Nederland N.V. Zelfstandig Postadres Postbus 800 Postcode Canon Nederland N.V. Canon Nederland Foto Canon Business Center Amstelveen 5201 AV Pagina 15 van 48

16 Vestigingsplaats s-hertogenbosch Land Nederland Bezoekadres Brabantlaan 2 Postcode 5216 TV Plaats s-hertogenbosch Land Nederland Telefoonnummer Faxnummer Adres Website Contactpersoon aanbesteding De heer F. (Frans) Mulder Telefoonnummer adres frans.mulder@canon.nl Bestellen Besteladres Dit kan per post, telefoon, fax, of via de webshop. Canon Nederland N.V. Afdeling Telesales Inbound Postbus AV s-hertogenbosch Telefoonnummer Faxnummer adres Webshop isbestellingen-nl@canon.nl N.v.t. Het wordt op dit moment niet noodzakelijk geacht om hierin te voorzien (in dit perceel betreft het 1 besteladres met keuze uit een beperkt assortiment en 1 afleveradres). Contactpersoon op strategisch niveau Jeroen de Groot Functie Telefoonnummer adres Vervangend contactpersoon op strategisch niveau Functie Telefoonnummer adres Rol Sales Manager jeroen.de.groot@canon.nl Joost de Kock Senior accountmanager joost.de.kock@canon.nl Is landelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Contactpersoon op tactisch en operationeel niveau Telefoonnummer Joost de Kock Senior accountmanager Pagina 16 van 48

17 Faxnummer adres Back-up Telefoonnummer Faxnummer adres Rol Jeroen de Groot Sales Manager Primair aanspreekpunt voor Deelnemer/CDV. Voert operationele gesprekken en is in staat om desgewenst operationeel bij te sturen. Aanspreekpunt voor factuurbehandeling. Aanspreekpunt voor contractuele zaken. Aanspreekpunt voor schadeafhandeling. Algemene contactinformatie Canon Nederland N.V. te Den Bosch Telefoonnummer Faxnummer adres N.v.t. Pagina 17 van 48

18 5 Overeenkomst 5.1 Looptijd De datum van ingang van de overeenkomsten is 1 december De overeenkomsten hebben allen een initiële looptijd van 6 (zes) jaar, met een éénzijdig bij het ministerie van Veiligheid en Justitie (na goedkeuring door de Deelnemers) berustend optierecht om elke overeenkomst met maximaal 24 maanden te verlengen in een nader te bepalen onderverdeling. 5.2 Contractnummers Leonardo De contractnummers van de overeenkomsten in Leonardo zijn: Perceel 1 nr.: Perceel 2 nr.: Perceel 3 nr.: Zaaknummer Digijust De aanbestedingsdocumenten zijn in Digijust opgenomen onder zaaknummer Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014) Op de overeenkomst zijn de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014) van toepassing. De algemene voorwaarden van de leverancier zijn niet van toepassing op deze overeenkomst Afwijkingen van en aanvullingen op de ARIV-2014 In afwijking van artikel 3.2 ARIV-2014 geldt dat eerst ingebrekestelling plaatsvindt indien het Product niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats is afgeleverd. Leverancier wordt alsdan éénmaal in de gelegenheid gesteld om het Product alsnog te leveren binnen een door Opdrachtgever te stellen redelijke termijn. Bij niet-nakoming van Levering binnen deze redelijke termijn is Leverancier direct in verzuim. In afwijking van artikel 13 geldt dat de aansprakelijkheid, per gebeurtenis, beperkt is tot een bedrag van ,- voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan ,-. De overige bepalingen in dit artikellid blijven onverminderd van kracht. In aanvulling op artikel 19.2 geldt dat het is toegestaan om als bewijs van verzekering een certificaat van verzekering te overleggen mits daarmee het bestaan en de actualiteit van de verzekering wordt aangetoond. In afwijking van artikel 19.2 geldt dat leverancier de verzekeringsovereenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Koper kan wijzigen, tenzij de wijziging ten nadele van Koper is. De overige bepalingen in dit artikellid blijven onverminderd van kracht. In aanvulling op artikel 24 geldt dat het in de overeenkomst opgenomen artikel 11 geheimhouding eveneens tot de voortdurende bepalingen behoort. 5.5 Scope De scope van de Europese aanbesteding Rijksbrede levering van print- en kopieerpapier en aanpalende dienstverlening is voor alle percelen onderverdeeld in kernproducten en niet-kernproducten Kernproducten De kernproducten bestaan voor perceel 1 en 2 uit 4 papiersoorten, te leveren in diverse formaten vellen en rollen en verpakkingseenheden: Pagina 18 van 48

19 (1) Xerografisch print- en kopieerpapier (100% gerecycled); (2) Xerografisch print- en kopieerpapier volgens NEN 2728 norm; (3) Rijks Bank en Rijks Offset papier; (4) Rijks MC (machine coated) papier. Voor alle percelen geldt dat de afname van papier naar verwachting voor het grootste deel zal bestaan uit papier dat verbruikt wordt op multifunctionals (MFC s). Verder wijst Opdrachtgever op de doelstelling om in het kader van deze opdracht circa 70% van het volume te bestellen als gerecycled papier (papiersoort 1). Daarbij ligt het zwaartepunt met name op perceel 1 en perceel 2. Voor perceel 3 gelden alleen de papiersoorten 2 tot en met 4, waarbij het accent ligt op papiersoort 2. De aanpalende dienstverlening bestaat uit o.a.: Beschikbaar stellen van (ingeregelde) voorzieningen om te kunnen bestellen, daaronder begrepen aansluiten op bestaande (elektronische) voorzieningen; Deelname diverse overlegvormen; Aanleveren diverse managementrapportages Niet-kernproducten In Bijlage A t/m D zijn per perceel alle papiersoorten, maten en gewichten van de kernproducten opgenomen. Papiersoorten, maten en gewichten die hier niet zijn opgenomen, behoren tot de niet-kernproducten en kunnen door middel van een offerteaanvraag worden uitgevraagd. Leverancier draagt er zorg voor en toont aan dat de in de offertes geoffreerde prijzen voor niet-kernproducten in een logische en te verklaren verhouding staan tot de prijzen die leverancier heeft geoffreerd op de kernproducten. Opdrachtgever heeft de intentie om niet-kernproducten bij leverancier af te nemen, maar is hiertoe niet verplicht. Opdrachtgever heeft het recht een benchmark uit te voeren. 5.6 Buiten scope De volgende onderdelen vallen buiten de scope: Handelsdrukwerk, bijvoorbeeld facilitair drukwerk (kettingformulieren en sets etc.), briefpapier rijkshuisstijl en enveloppen; Communicatie drukwerk, bijvoorbeeld boeken, folders, periodieken en het bedrukken van overige artikelen; Kantoorartikelen. 5.7 Implementatieperiode Direct na voorlopige gunning van de overeenkomsten is bij beide leveranciers een implementatiemanager aangesteld. Vanaf de bekendmaking van de voorlopige gunning tot aan de einddatum van de expirerende overeenkomsten (1 december 2014) is het implementatieplan uitgevoerd en heeft implementatie plaatsgevonden van de nieuwe overeenkomsten, zodat deze per 1 december 2014 operationeel zijn. Bestellingen en leveringen vinden vanaf 1 december 2014 plaats onder de nieuwe overeenkomsten. Bestellingen onder de expirerende overeenkomsten worden dan niet meer uitgevoerd Implementatieplan De implementatiemanager heeft een implementatieplan opgesteld dat is goedgekeurd door Opdrachtgever. In het implementatieplan is aandacht besteed aan het overnemen van de dienstverlening van de huidige leverancier, het opstarten van de dienstverlening bij de locaties van de CDV s en Deelnemers, aan de vastgestelde formats voor de managementinformatie en is beschreven welke inspanningen worden verwacht van Opdrachtgever, CDV en Deelnemers. Verder bevat het implementatieplan o.a.: Pagina 19 van 48

20 o o o o De planning van de bezoeken aan de behoeftestellers van CDV s en Deelnemers en de bijbehorende afleveradressen om een correcte eerste en volgende levering(en) te garanderen; De wijze waarop de bestelprocedure van CDV s en Deelnemers wordt verwerkt in het bestelproces van leverancier; De wijze waarop de factuurprocedure van CDV s en Deelnemers wordt verwerkt in het facturatieproces van leverancier; De planning van afstemming overleggen met CDV s en overige Deelnemers, frequentie en onderwerpen vooraf aan de eerste levering Finale test Voor perceel 2 heeft een test plaatsgevonden met papiersoort 1. Dit houdt verband met eis E-13: Leverancier garandeert dat zijn geoffreerde papiersoorten, formaten en gewichten storingsvrij enkelzijdig en dubbelzijdig te verwerken zijn op de apparatuur van Deelnemer. 5.8 Bestelprocedure De overeenkomsten zijn per perceel afgesloten. De Deelnemers aan een perceel bestellen in ieder geval de kernproducten bij de gecontracteerde leverancier van dat perceel. Bestellingen vinden plaats vanaf 1 december Bestellen vindt overwegend plaats: o Perceel 1: door de individuele Deelnemers zelf; o Perceel 2: door het Logistiek & Reprografisch Centrum; o Perceel 3: door de Deelnemers zelf. Leverancier verkoopt en levert de producten aan Deelnemer op afroep, overeenkomstig de door Deelnemer geplaatste bestelling, inclusief de aanpalende dienstverlening. De leveringsfrequentie is afhankelijk van de betreffende Deelnemer: o Voor perceel 1 en 3 heeft Opdrachtgever de intentie voor levering (1) één maal per week met een minimale afname van één pak per bestelling. o Voor perceel 2 is de intentie dat elke week tenminste een volle vrachtwagen wordt besteld en geleverd. Opdrachtgever rekent voor een volle vrachtwagen 33 pallets (1.320 dozen A4). Besteld wordt een volle pallet bestaande uit één papiersoort, één grams gewicht en één papierformaat. Een vrachtwagen met volle lading kan bestaan uit een gemengde lading van papierkwaliteiten, gewichten en formaten. De Deelnemer geeft het formaat pallet dat retour moet worden genomen door aan de leverancier, zodat deze hierop de planning / belading kan afstemmen. Een bestelling vindt schriftelijk plaats. Onder schriftelijk wordt eveneens verstaan een elektronische wijze van bestellen. Over elektronisch bestellen zullen partijen nader afspraken maken. In spoedeisende gevallen kan mondeling een bestelling worden geplaatst. De mondelinge bestelling zal schriftelijk worden bevestigd door de Deelnemer. Bij zowel een mondelinge als een schriftelijke bestelling wordt het inkoopnummer vermeld. Leverancier accepteert kosteloos bestellingen via post, telefoon, fax en/of , elektronisch systeem en/of punch out. Leverancier draagt zorg voor inbedding van elektronische bestelling middels het elektronisch bestel- en facturatiesysteem van een Deelnemer indien een Deelnemer dit verzoekt bij leverancier. Leverancier draagt zorg dat de bestelling zowel op elektronische wijze als op niet elektronische wijze kan plaats vinden. Leverancier garandeert dat Opdrachtgever, CDV, Deelnemer kosteloos gebruik kan maken van een zogenaamde punch-out (vanuit Digipoort/Leonardo) naar het systeem van de leverancier. Een punch-out dient te voldoen aan de cxml of de OAG standaard. Pagina 20 van 48

21 Indien de aangeboden producten zich naar hun aard niet lenen voor een zgn. punchout garandeert leverancier kosteloos een elektronische productencatalogus voor de in deze aanbesteding vermelde producten aan alle Deelnemers te leveren, die kan worden ingelezen in de systemen van de Deelnemers. De catalogi dienen tenminste een productnummer, korte en uitgebreide productomschrijving en een overeengekomen prijs (exclusief BTW) te bevatten. Catalogi kunnen worden aangeleverd in de volgende formaten: Tab-delimited text file/spreadsheet CIF cxml OAG XML Eventuele afbeeldingen kunnen apart worden aangeleverd in de vorm van een.jpg, of.gif, of.png bestand of naar keuze in de vorm van een url die verwijst naar een afbeelding die verwijst naar de website van de leverancier. Leverancier staat garant voor de kwaliteit, betrouwbaarheid en tijdigheid van de catalogusgegevens inclusief prijsinformatie. Elektronische bestellingen worden bij voorkeur door de Deelnemer aangeleverd in de vorm van een XML bericht over internet. Indien een deelnemende organisatie vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst wil zijn aangesloten, kan dit via hetzij het Leveranciersportaal, hetzij via Digipoort. Bij communicatie via de Digipoort geldt de door de Opdrachtgever bepaalde berichtenstandaard. DigiInkoop ondersteunt voor berichtenverkeer uitwisseling alleen UBL 2. Naast het hierboven vermelde leveranciersportaal, hetzij via Digipoort, kan ook aansluiting mogelijk zijn via Leonardo. In geval leverancier technisch niet in staat is om via XML aangeleverde bestellingen te verwerken, is het mogelijk de bestellingen in de vorm van een pdf document aan te leveren middels een vooraf overeengekomen adres. Wanneer een Deelnemer een product wil afnemen dat niet tot de Kernproducten behoort (niet als product opgenomen in het prijsformulier), zendt Deelnemer een offerteaanvraag aan Leverancier met daarin de van toepassing zijnde specificaties. Zie paragraaf Niet-kernproducten worden pas aan een productcatalogus toegevoegd na schriftelijke offerte voor niet-kernproducten op verzoek van de Deelnemer en schriftelijk akkoord van Deelnemer op de offerte. De Staat/Deelnemer is niet gehouden nietkernproducten bij leverancier te bestellen. 5.9 Levering & goederenontvangst Maximale levertijd vier (4) werkdagen, gerekend vanaf het moment van bestelling. Voor spoedbestellingen geldt een maximale levertijd van 24 uur (m.u.v. perceel 2) indien bestellingen op werkdagen tijdens kantooruren worden geplaatst en met uitzondering van feestdagen. Spoedbestellingen zijn alleen mogelijk voor kernproducten. Levering vindt plaats op de overeengekomen datum en op het afleveradres in huis. Levering vindt voor perceel 1 en 3 plaats franco inclusief rechten in huis (DDP Incoterms 2010) op alle locaties van de Deelnemers. Levering vindt plaats binnen in het betreffende pand in de betreffende ruimte (als voorbeeld penitentiaire inrichtingen waar meerdere deuren of liften zijn voordat de levering binnen in het pand kan worden afgeleverd). Voor perceel 2 geldt eveneens DDP, maar de Deelnemer lost zelf. Opdrachtnemer garandeert dat de bezorger voldoende hulpmiddelen tot zijn beschikking heeft om de levering in huis (binnen in het betreffende pand in de door Deelnemer aangewezen ruimte) te plaatsen. De hier bedoelde hulpmiddelen zijn kosteloos voor Opdrachtgever. Voor perceel 1 geldt dat de Deelnemers en daarmee de afleveradressen geografisch verspreid zijn door heel Nederland. Het betreft hier circa afleveradressen en Pagina 21 van 48

22 circa 460 factuuradressen. Voor perceel 3 gaat het om circa 383 afleveradressen en circa 28 factuuradressen. Enkele Deelnemers hebben een locatie op de Waddeneilanden waar levering van blanco papier kan plaatsvinden. Voor zover bekend, betreffen dit twee locaties van Rijkswaterstaat (Terschelling en Schiermonnikoog) en twee locaties van de Politie (Texel en Schiermonnikoog). Levering vindt voor perceel 2 plaats bij het Logistiek & Reprografisch Centrum, Marowyne 32-34, 7333 PJ Apeldoorn van de CDV Belastingdienst. Deze CDV lost, sorteert en distribueert zelf naar de locaties. Voor dit perceel geldt dat sprake is van levering op één adres. Het gaat dus om één afleveradres en één factuuradres. Iedere zending is voorzien van een pakbon met de volgende informatie: o Het opdrachtnummer van Opdrachtgever. o Een omschrijving van de artikelen waaruit de levering bestaat. o Aantal(len) verpakkingseenheden. o Naam en afdeling besteller en Deelnemer. o Afleveradres. o Datum bestelling. De Deelnemer heeft het recht aanvullende informatie op de pakbon te wensen. Een zending behoeft (geheel of gedeeltelijk) niet in ontvangst te worden genomen, indien waarneembaar: a. de zending niet de op de vrachtbrief en de paklijst aangegeven verzendeenheden omvat; b. de inhoud van de zending of de verpakking beschadigd is of anderszins niet voldoet aan de overeenkomst; c. de zending niet op de overeengekomen datum of plaats wordt aangeboden. Een zending is eerst geleverd op het moment dat op de vrachtbrief of enig ander als ontvangstbewijs door de leverancier te hanteren document door of namens de Staat voor ontvangst van de zending is getekend. De leverancier zal een niet in ontvangst genomen zending direct weer meenemen. Ingeval dit niet mogelijk is, zal de leverancier de zending op zo kort mogelijke termijn af (laten) halen. Deelleveringen zijn zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Staat/Deelnemer niet toegestaan. Het moment van uitgestelde levering geldt als een nieuwe overeengekomen leveringsdatum. Het eigendom gaat over van leverancier op de Staat op het moment van levering Facturatie & betaling Omwille van een efficiënte verwerking factureert leverancier slechts vanuit 1 vast adres aan Deelnemers en/of CDV s. Facturatie vindt plaats aan de bestellende Deelnemer onder vermelding van het contractnummer en het verplichtingennummer van de bestelling. Facturatie vindt plaats na levering, tenzij een voorschotbetaling is overeengekomen. Creditfacturen zijn mogelijk, alsook het verrekenen van bedragen. Alle facturen aan Deelnemers en/of CDV s dienen te refereren aan het debiteurennummer dat de Deelnemer/CDV voor leverancier hanteert. Leverancier levert facturen in de vorm van een elektronisch bericht middels internet en gestandaardiseerde internettechnologie aan. Leverancier volgt hierbij de genomen keuze van de Nederlandse overheid voor UBL 2.0 als standaard voor het verzenden en door de Deelnemers ontvangen van facturen. Facturatie van elke afzonderlijke bestelling vindt plaats via het centrale aanleverpunt voor facturen Digipoort aan de betreffende Deelnemer. Indien de betreffende Deelnemer (nog) niet is aangesloten op DigiInkoop (Digipoort) vindt facturatie plaats in pdf aan het adres per factuuradres. Op verzoek van Deelnemer/CDV kan de factuur ook schriftelijk (hard kopie) worden aangeboden. Pagina 22 van 48

23 Leverancier stuurt per maand achteraf een verzamelfactuur naar de CDV en Deelnemer wanneer voor bestellingen geen gebruik gemaakt wordt van een digitaal bestelsysteem. Op de verzamelfactuur staat minimaal vermeld: o De inkoopordernummers. o Omschrijving van de artikelen en gewicht. o Aantal verpakkingseenheden en gewicht. o Artikelnummer. o Naam en afdeling besteller en Deelnemer. o Afleveradres en datum bestelling en aflevering. o Bedrag gespecificeerd per soort en totaalprijs per Deelnemer in en exclusief BTW. Leverancier werkt mee bij de realisatie van de koppeling met Leonardo voor die Deelnemers die deze applicatie gebruiken ten aanzien van processen zoals facturatie voor zover deze betrekking hebben op bestellingen voortvloeiende uit de overeenkomst. Overschrijding van een betalingstermijn door de Staat of niet-betaling door de Staat/Deelnemer van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid van die factuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde leveringen geeft leverancier niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen. Eventuele afvalbeheersbijdrage en/of verpakkingsbelasting worden, na verificatie door en schriftelijke goedkeuring van de Staat/contract- en leveranciermanager van CMJ, apart gespecificeerd op de factuur/facturen. Betaling binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur. Pagina 23 van 48

24 6 Prijzen en tarieven De productprijzen voor perceel 1 staan vermeld in bijlage B. De productprijzen voor perceel 2 staan vermeld in bijlage C. De productprijzen voor perceel 3 staan vermeld in bijlage D. De overeenkomsten bevatten voor de kernproducten alle overeengekomen papiersoorten en alle prijzen per papiersoort, per formaat en per gewicht. Alle productprijzen zijn in Euro s, zijn exclusief BTW, zijn inclusief overige belastingen en/of heffingen en/of rechten en zijn inclusief levering, retour nemen van (Euro)pallets en de diensten als vermeld in het Programma van Eisen. De prijzen zijn exclusief Afvalverwijderingsbijdrage en Verpakkingsbelasting. Voor zover door de bevoegde instantie(s) (tijdelijk) heffingen worden opgelegd voor deze Afvalverwijderingsbijdrage en/of Verpakkingsbelasting, kunnen deze heffingsbijdragen zonder enige toeslag worden doorbelast. Deze bijdragen worden apart gespecificeerd op de factuur. Leverancier mag bij kostenverhogende wettelijke maatregelen van overheidswege te allen tijde een voorstel tot prijsaanpassing indienen voor de in lid 1 bedoelde prijzen. De prijsaanpassing gaat in na schriftelijke instemming van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever zal niet op onredelijke gronden zijn instemming onthouden. Voor alle percelen zijn de prijzen voor de gecontracteerde producten vast tot 1 juli Na voornoemde prijsvaste periode worden de prijzen als volgt geïndexeerd. Leverancier levert per 5 juni (voor de eerste keer per 5 juni 2015) en per 5 december van enig jaar een onderbouwd voorstel aan op basis waarvan de prijzen per 1 juli en per 1 januari voor de volgende half jaar periode worden vastgesteld, waarbij oktober 2014 gesteld wordt als n=100. Voor de prijsindexering van 1 juli gelden de indexcijfers van de maand april van het lopende contractjaar en voor de prijsindexering van 1 januari gelden de indexcijfers van de maand oktober van het voorgaande contractjaar. Prijsaanpassingen gaan uitsluitend per 1 januari en per 1 juli. Beide partijen kunnen indexaties voorstellen. Er wordt gebruik gemaakt van 3 prijsindexen te weten: a. de prijsindex van CBS voor Xerografisch Papier, b. de kostenindex voor transportaanverwante activiteiten, c. de ontwikkeling kostenniveau binnenlands vrachtvervoer. De prijsaanpassing is gemaximaliseerd tot de in de hierboven benoemde indices aangegeven stijging over zes (6) maanden. Voor perceel 1 en voor perceel 3 geldt: Bij de indexering van de prijzen voor alle papiersoorten geldt dat voor: o 70% rekening wordt gehouden met de prijsindex van CBS voor Xerografisch Papier (X); o 10% rekening wordt gehouden met de TAA-index (K) als vermeld in de Kostenindex voor transportaanverwante activiteiten; o 20% rekening wordt gehouden met de kostenontwikkeling inclusief brandstofkostenontwikkeling (binnenlands vrachtvervoer), Algemene distributie solo (V), als vermeld in Ontwikkeling kostenniveau binnenlands vrachtvervoer (zoals opgesteld door Panteia Research voor Beleid/EIM/NEA/IOO/Stratus/IPM). Formule: P1 = (0,7 x X1) + (0,1 x K1) + (0,2 x V1) + P0 X0 K0 V0 Voor perceel 2 geldt: Bij de indexering van de prijzen voor alle papiersoorten geldt dat voor: Pagina 24 van 48

25 o o 80% rekening wordt gehouden met de prijsindex van CBS voor Xerografisch Papier (X); 20% rekening wordt gehouden met de kostenontwikkeling inclusief brandstofkostenontwikkeling (binnenlands vrachtvervoer), Wagenlading (Y), als vermeld in Ontwikkeling kostenniveau binnenlands vrachtvervoer (zoals opgesteld door Panteia Research voor Beleid/EIM/NEA/IOO/Stratus/IPM). Formule: P1 = (0,8 x X1) + (0,2 x Y1) + P0 X0 Y0 Pagina 25 van 48

26 7 Werkwijze contractmanagement 7.1 Contractmanagement en beheer overeenkomsten Het contractmanagement en beheer richt zich op het in ruime zin uitvoering geven aan de afgesloten overeenkomsten en het zorgen voor een optimale benutting van deze overeenkomsten. Opdrachtgever hecht grote waarde aan een goed beheer van de overeenkomsten om langs deze lijn ook de beoogde verbeteringen te kunnen doorvoeren. Monitoring van de kwaliteit van dienstverlening c.q. leveringen is een essentieel onderdeel van dit beheer evenals de eenduidige aansturing van partijen vanuit het centraal contractmanagement voor wat betreft de overeenkomsten. Beheertaken zijn het bewaken van de contractueel afgesproken rechten en plichten, het bewaken van de einddatum en eventuele verlenging, invulling geven aan leveranciersmanagement en het monitoren van de prestaties van de leveranciers en het monitoren van de afname. Het beheer van de overeenkomsten voortkomende uit deze aanbesteding is de verantwoordelijkheid van de categoriemanager en wordt uitgevoerd door de centrale contractmanagementorganisatie van het ministerie van Veiligheid en Justitie: de afdeling Contractmanagement Justitie (CMJ). Zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van contractmanagement van een groot aantal Justitiebrede maar ook een aantal Rijksbrede (raam)contracten. Op dit moment voert CMJ deze contractmanagementrol uit op drie (vak-)gebieden, te weten: ICT Facilitair Inhuur derden 7.2 Taakopvatting centraal contractmanagement De taakopvatting van CMJ is als volgt: CMJ voert het strategisch/tactisch contractmanagement van deze overeenkomsten op Rijksbreed niveau. CMJ rapporteert aan verschillende gremia over de uitvoering en uitnutting van de overeenkomsten en voert op reguliere basis leveranciersgesprekken met de leveranciers. Tevens fungeert CMJ als escalatiepunt voor zowel alle Deelnemers alsmede de leveranciers, indien afspraken niet worden nagekomen. De contract- en leveranciermanager van CMJ voert de volgende taken uit: Monitoren van en rapporteren over de uitnutting van de overeenkomsten in geld, gewicht, aantallen en volumes; Beheren van het aanbod en de scope van de te leveren producten, kwaliteiten en diensten; Het voeren van tactisch/strategisch leveranciersmanagement, waar nodig in overleg dan wel in escalatie; Het bewaken van de rechten en plichten van de Deelnemers ten opzichte van de overeenkomsten; Het coördineren van de ervaringen over de leveranciersprestatie en het rapporteren over de formele meting van deze prestaties; Het adviseren over verlenging, beëindiging of aanpassing van de overeenkomsten; Het verzamelen van aanvullende wensen van Deelnemers; Pagina 26 van 48

27 Het geven van voorlichting, presentatie of uitleg aan de gebruikers van de overeenkomsten; Het actief volgen van de marktontwikkelingen en initiatieven nemen om deze te vertalen naar de deelnemende sectoren; Prijsindexeringen. 7.3 Strategisch / tactisch beheer CMJ is verantwoordelijk voor het strategisch/tactisch contractmanagement. De contracten leveranciermanager van CMJ is het primaire in- en externe aanspreekpunt als het gaat om de toepassing, het gebruik en de uitleg van de overeenkomsten. Na het afsluiten van de overeenkomsten worden met de gecontracteerde partijen werkafspraken gemaakt. Bij de Deelnemers zijn gebruikers aangewezen als vertegenwoordiger richting CMJ voor het geven van medewerking, vertegenwoordiging in de overlegstructuur en het aanleveren van informatie. CMJ heeft een ondersteunende functie naar de Deelnemers, waarbij de focus ligt op de gemeenschappelijke vraagstukken. 7.4 Operationeel beheer De Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het operationeel contractmanagement en plaatsen zelf bestellingen. De Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en het bewaken van de prestaties op de eigen bestellingen. 7.5 Vaste contactpersonen De leveranciers stellen per werkgebied van Opdrachtgever, CDV en Deelnemers een vast contactpersoon aan die als aanspreekpunt fungeert, de operationele gesprekken voert en in staat is om desgewenst operationeel bij te sturen. Tevens wijzen de leveranciers voor de duur van de overeenkomst één vast contactpersoon en een vervangend contactpersoon aan die landelijk verantwoordelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Zie paragraaf 4.5 voor de contactgegevens van deze vaste contactpersonen. 7.6 Periodiek overleg Ten behoeve van de communicatie tussen de leverancier en Opdrachtgever bestaan de volgende overlegstructuren: Strategisch overleg met de categoriemanager en de contract- en leveranciermanager van CMJ over onder andere: o Ontwikkelingen van en bij Opdrachtgever, CDV s, Deelnemers; o Ontwikkelingen van en bij de leverancier; o Marktontwikkelingen, innovatie, gezamenlijke product/dienstontwikkeling; o Besparingsmogelijkheden; o Optimalisatie van de samenwerking en de dienstverlening; o Knelpunten/escalaties vanuit tactisch niveau mede op basis van geregistreerde klachten; o Wijzigingen van prijzen en tarieven voor zover deze afwijken van de contractueel vastgestelde methodiek. Het strategisch overleg vindt minimaal eenmaal per jaar plaats op initiatief van Opdrachtgever, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het strategisch overleg richt zich op de ontwikkeling van de dienstverlening aan Opdrachtgever op de lange termijn en escalaties vanuit het tactisch overleg. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door Opdrachtgever en dit wordt na vaststelling beschikbaar gesteld aan de Deelnemers. Tactisch overleg met de contract- en leveranciermanager van CMJ over onder andere: Pagina 27 van 48

28 o o o o o o Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie); Acties en afspraken vorig overleg; Prestaties (algemeen, per resultaatgebied, per KPI); Analyses, trends en corrigerende maatregelen; Indexeringen van prijzen en tarieven volgens de contractueel vastgestelde methodiek; Knelpunten/escalaties vanuit operationeel niveau. Het tactisch overleg wordt minimaal viermaal per jaar gevoerd op initiatief van de contract- en leveranciermanager, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het tactisch overleg richt zich op de prestaties van de leverancier op de resultaatgebieden gemeten aan de hand van KPI s, verbetervoorstellen en escalaties vanuit het operationeel overleg voor de gehele overeenkomst. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door Opdrachtgever en dit wordt na vaststelling beschikbaar gesteld aan de leverancier en de Deelnemers. Operationeel overleg met de contract- en leveranciermanager van CMJ en de aangewezen vertegenwoordiger van de CDV over onder andere: o Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie werkgebied); o Acties en afspraken vorig overleg; o Communicatie; o Resultaten resultaatgebieden per CDV en per locatie van de CDV; o Financiële aspecten; o Personeel. Het operationeel overleg kan elk kwartaal per CDV worden gehouden. Het operationeel overleg richt zich op de prestaties van de leverancier op locaties van CDV s en bij CDV s aangesloten Deelnemers. De voortgang wordt aan de hand van een voortgangsrapportage ingevuld. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door de leverancier en dit wordt na vaststelling door de vertegenwoordiger van de CDV beschikbaar gesteld aan de leverancier en de (onderdelen van) Deelnemers binnen zijn verzorgingsgebied. 7.7 Managementinformatie Leverancier levert per kwartaal uiterlijk op de 15 mei, 15 augustus, 15 november en 15 februari van het jaar een managementrapportage aan Opdrachtgever, CDV en/of Deelnemer. Alle kosten van managementrapportages komen voor rekening van de leverancier. De managementrapportage voor Opdrachtgever bestaat uit vier delen: A: alle managementinformatie op het niveau van de totale overeenkomst; B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV s; C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers; D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer. De managementrapportage voor de CDV bestaat uit drie delen: B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV; C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen; D: alle managementinformatie op het niveau van de locaties van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen. De managementinformatie voor de Deelnemer bestaat uit twee delen: C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer als geheel; Pagina 28 van 48

29 D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer. De managementinformatie heeft betrekking op alle gefactureerde leveringen. Daarnaast omvat de managementinformatie een registratieoverzicht van klachten die zich hebben voorgedaan en de wijze van afhandeling daarvan door de leverancier. 7.8 Jaaroverzicht De leverancier levert één maal per jaar (vóór 1 april) aan Opdrachtgever een jaaroverzicht aan waarin wordt gerapporteerd over: Algemene informatie, zoals informatie ten aanzien van markt- en prijsontwikkelingen, trends, koppelvlakken, innovaties, productie etc. met betrekking tot de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst in het afgelopen jaar; De managementinformatie, gebaseerd op de totale realisaties in het afgelopen jaar, zoals bestelgrootte in euro s, kilo s, gemiddelden etc.; Een overzicht van de gehanteerde indexaties over het afgelopen jaar en waarin de juistheid van de indexaties wordt aangetoond; De leverancier zorgt voor het bepalen en managen van de carbon footprint (CO2 voetafdruk) van zijn organisatie en overlegt jaarlijks zijn CO2 resultaat van het afgelopen jaar en zijn doelstellingen voor het komende jaar; Een overzicht betreffende de vereiste certificering dat minimaal bevat: o Een overzicht van de certificaten waarover de leverancier beschikt; o Een overzicht van de instantie(s) die de betreffende certificaten controleert en toeziet op de juistheid van de processen waarop deze certificaten betrekking hebben; o Een overzicht van de data waarop audits betreffende deze certificaten hebben plaatsgevonden, de aangegeven verbeterpunten en de wijze waarop deze verbeterpunten in de processen zijn verwerkt. Een overzicht van calamiteiten die zich hebben voorgedaan tijdens het transport, de levering etc. en de getroffen maatregelen om herhaling te voorkomen; Een analyse met betrekking tot de managementoverzichten en daarop gebaseerde verbetervoorstellen, evenals een prognose, vooruitzichten en optimalisatieplan voor het komende jaar van de overeenkomst. 7.9 Klachtenprocedure De leverancier beschikt over een klachtenprocedure aan de hand waarvan klachten worden behandeld. De leverancier dient uiterlijk de werkdag volgend op de dag waarop een klacht kenbaar wordt gemaakt te reageren en aan te vangen met de behandeling van de klacht. Klachten worden uiterlijk binnen 2 werkdagen afgehandeld. Wanneer de leverancier een klacht niet binnen 2 werkdagen kan oplossen stelt hij de Deelnemer hiervan gemotiveerd in kennis. In eerste instantie vindt het overleg over klachtafhandeling plaats tussen de betreffende Deelnemer al dan niet met interventie van de contract- en leveranciermanager van CMJ Schadeafhandelingsprocedure De leverancier beschikt over een schadeafhandelingsprocedure aan de hand waarvan schades worden afgehandeld. De leverancier reageert uiterlijk de werkdag volgend op de dag waarop de schade kenbaar is gemaakt en vangt aan met de behandeling van de schadeklacht. De leverancier neemt en houdt de regie in de afhandeling van de schade en maakt voor de afhandeling van de schade gebruik van een standaard schadeformulier. Klachten met betrekking tot schades dienen uiterlijk binnen 10 werkdagen te worden afgehandeld. Wanneer de leverancier een klacht met betrekking tot een schade niet Pagina 29 van 48