Beroepscompetentieprofiel Projectsecretaresse Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1

Transcriptie

1 profiel Projectsecretaresse Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1 Print: 23-december-2003 Pagina 1 van 18

2 BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Projectsecretaresse Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: versie: 1 ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie Rapportage arbeidsmarktmonitor; sector secretarieel (februari 2001) Diverse actuele functieomschrijvingen (juni 2003) De arbeidsmarkt naar opleiding en beroep tot 2006; ROA (november 2001) Trendgegevens beroepen 2001 (2001) Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Secretaresse Senior Secretaresse Afdelingssecretaresse Loopbaanmogelijkheden Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur Secretarieel dd dd De projectsecretaresse kan op basis van ervaring, commerciële, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De projectsecretaresse kan uitgroeien tot officemanager van directieleden/managers van grote organisaties, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden rol en verantwoordelijkheden complexiteit Projectsecretaressen zijn werkzaam in arbeidsorganisaties (groot), klein, profit, non-profit) waar sprake is van een projectleider, een projectmanager, een projectdirecteur etc. De projectsecretaresse begeleidt projecten gedurende het hele proces van planning, opdrachtuitvoering tot afronding. De projectsecretaresse vertaalt de projectdoelen naar door haar te ondernemen acties. De projectsecretaresse ondersteunt het projectmanagement bij de planning en organisatie van de activiteiten. Het gaat daarbij om bewaken van voorgenomen besluiten en deadlines, plannen en organiseren van afspraken, projecten, vergaderingen, conferenties en andere zakelijke bijeenkomsten. De projectsecretaresse ondersteunt het projectmanagement bij het inzichtelijk maken van verantwoordelijkheden, planningen en deadlines door heldere overzichten te maken met behulp van de daartoe meest geëigende middelen. De projectsecretaresse is in staat om als achtervang op te treden en als intermediair te functioneren in contacten met andere afdelingen of in de relatie met externe partijen. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het Nederlands en een moderne vreemde taal. Ook allerlei vormen van mondelinge communicatie in het Nederlands en een moderne vreemde taal horen bij het beroep, zoals het afhandelen van telefoongesprekken en het zelfstandig verstrekken van mondelinge informatie. De projectsecretaresse zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. Ook meebeslissen bij de aanschaf van kantoorartikelen behoort in voorkomende gevallen tot haar taak. Daarnaast stuurt ze in veel gevallen de back office medewerkers aan. De projectsecretaresse zorgt ervoor dat het management voortdurend inzicht heeft in de voortgang van het project. Ze adviseert en ondersteunt de opdrachtgevers door het aandragen van oplossingen vanuit haar vaardigheden, ervaring of specifieke kennis. Zij is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten van anderen en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties. In veel gevallen geeft zij functioneel sturing aan secretaressen. Het beroep van projectsecretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. De projectsecretaresse adviseert en ondersteunt de opdrachtgever, stimuleert ideeën, neemt initiatieven en doet verbetervoorstellen. Print: 23-december-2003 Pagina 2 van 18

3 typerende beroepshouding De projectsecretaresse werkt zelfstandig, kwaliteitsgericht, resultaatgericht, accuraat, is communicatief, stressbestendig, flexibel, collegiaal, initiatiefrijk, ondernemend, commercieel denkend en kan plannen en organiseren. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen Aangezien de projectsecretaresse werkt in een verscheidenheid aan arbeidsorganisaties, kan geen marktontwikkeling worden aangegeven die specifiek van invloed is op het beroep. Steeds belangrijker wordt kennis op het gebied van internationale wet- en regelgeving. Door het gebruik van ICT ligt het accent in het beroep van de projectsecretaresse meer op de managementondersteunende aspecten (adviseren, organiseren, verzorgen van managementinformatie) dan op het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden. De projectsecretaresse wordt meer en meer belast met het beheersen van gegevens- en informatiestromen, die relevant zijn voor de opdrachtgever. Er vindt een verschuiving plaats van back office naar front office : de projectsecretaresse staat steeds vaker in direct contact met externe relaties zoals afnemers en leveranciers. Deze veranderingen vergen een grotere zelfstandigheid en ondernemendheid en vragen regelmatige upgrading van vaardigheden. Het beroep van projectsecretaresse is een communicatief ( talig ) beroep. Globalisering van de economie en de communicatie doet een steeds groter beroep op de talenkennis van de projectsecretaresse en op het vermogen om te gaan met cultuurverschillen. Print: 23-december-2003 Pagina 3 van 18

4 KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Verzorgt de projectdocumenten 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3 Verzorgt bijeenkomsten 4 Verzorgt de post en het archief Print: 23-december-2003 Pagina 4 van 18

5 KERNTAAK 1 Verzorgt de projectdocumenten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's Op basis van eigen initiatief, een instructie, concept of trefwoorden, verzamelt de projectsecretaresse gegevens, waarna door haar een schriftelijk bericht wordt uitgewerkt en bewerkt in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal. Het document wordt door haar inhoudelijk en taalkundig gecontroleerd, vergeleken met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en gecontroleerd op ontbrekende pagina s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. Daarnaast werkt ze ingesproken tekst uit en maakt er een analytisch verslag van door het te comprimeren en te scheiden in hoofd- en bijzaken. Verder verwerkt en redigeert zij digitaal aangeleverd materiaal naar inhoud en vorm. Bij het opstellen en redigeren let zij er steeds op dat het taalgebruik en de lay-out voldoen aan de bedrijfsregels. Ze draagt zorg voor de juiste afstemming v.w.b. aard, karakter, toonzetting en voor het (laten) ondertekenen van het document. Zij registreert en distribueert de projectdocumenten en slaat de brief, de overeenkomst, de nota, de aanvraag, de begroting, de offerte, het verslag, de fax, de , etc. op en registreert, distribueert vervolgens het product. De projectsecretaresse voegt het document toe aan het juiste dossier. De projectsecretaresse verzorgt de correspondentie zelfstandig op basis van eigen initiatief, aanwijzingen, trefwoorden of instructies van de opdrachtgever(s). Zij is verantwoordelijk voor het zelfstandig afhandelen van de correspondentie. Voor een efficiënte verwerking van alle documenten bewaakt zij de voortgang van de documenten, gebruikt zij de juiste materialen en middelen en stelt weloverwogen prioriteiten. Het combineren van diverse activiteiten, zoals het opstellen en redigeren van teksten, het tijdig verzenden en opbergen van documenten, passend in de doelstellingen van het project, vergen een goede planning en organisatie van de afzonderlijke activiteiten. De projectdocumenten worden zelfstandig uitgewerkt. De inhoud dient blijk te geven van kennis van het onderwerp. Het document is tijdig gereed, de juiste (bedrijfs)terminologie moet gebruikt zijn en vorm en inhoud moeten verwerkt zijn volgens de bedrijfsrichtlijnen. De projectsecretaresse werkt nauw samen met haar projectleider, project manager, projectdirecteur of projectteam. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie en met externe relaties, zodanig dat iedereen zijn bijdrage levert aan het project. Ze is er op gericht medewerkers en opdrachtgevers te helpen hun doelen te bereiken en biedt spontaan hulp aan wanneer iemand dreigt vast te lopen. Naast traditionele correspondentie wordt zeer veel gebruik gemaakt van en ander elektronisch berichtenverkeer. De projectsecretaresse werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc en relevante softwarepakketten, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, internet, telefoon (SMS), archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. De projectsecretaresse levert producten af die taalkundig en inhoudelijk correct, doelgericht, conform de huisstijl of bedrijfsregels zijn en voldoen aan de eisen van vormgeving en lay-out, en waarin vakjargon juist is gebruikt. Zij zorgt voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de opdrachtgever(s). De projectsecretaresse voegt bijlagen, tekeningen, briefpapier, enveloppen, etc. zelfstandig aan de te verzenden documenten toe. Effectiviteit versus kosten De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Tijd versus kwaliteit De projectsecretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van opdrachten de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of juist niet. Prioritering De projectsecretaresse moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan speciale wensen van de klant of dat zij de voorschriften van de organisatie opvolgt. Print: 23-december-2003 Pagina 5 van 18

6 KERNTAAK 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De projectsecretaresse legt en onderhoudt in- en externe (telefonische) contacten en is het aanspreekpunt en de vraagbaak voor de opdrachtgever(s). Zij verschaft de informatie juist, volledig en tijdig en stelt zich representatief en klantvriendelijk op. Zij weet hierbij eigen gedrag zorgvuldig en correct in te stellen op het gedrag van de ander. Zo kan zij de ander de ruimte geven om zaken aan de orde te stellen en checkt zij zelf of de boodschap goed is begrepen. Ze maakt notities van (telefonische) contacten en zorgt ervoor dat op ieder binnenkomend signaal zo spoedig mogelijk wordt gereageerd. Ze ontvangt (buitenlandse) relaties of medewerkers en staat ze te woord in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. De projectsecretaresse regelt de eigen werkzaamheden zelfstandig. Ze zorgt ervoor dat opgedragen taken adequaat en verantwoordelijk worden afgehandeld en toont betrokkenheid. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van het project en haar positie daarin. De projectsecretaresse functioneert als aanspreekpunt voor alle betrokkenen bij het project, zowel binnen als buiten de organisatie. Ze weet dat haar rol als bewaker van de voortgang accuraat handelen vereist. Ze zal altijd voldoende tijd nemen om de zorgvuldigheid te kunnen waarborgen. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen taken, maar geeft veelal ook sturing aan collega s en medewerkers die aan het project gebonden zijn. De projectsecretaresse heeft te maken met een veelheid aan activiteiten en verantwoordelijkheden. Haar coördinerende rol maakt dat zij flexibel en snel moet kunnen reageren. Voor de projectsecretaresse is vooral van belang dat zij goed overzicht houdt over alle activiteiten binnen het project. Zij moet secretariële medewerkers effectief en efficiënt aansturen, de deadlines bewaken en signaleren wanneer de werkzaamheden achterblijven bij de planning. De projectsecretaresse werkt nauw samen met de projectdirecteur, projectmanager, projectleider en met alle in- en externe betrokkenen. Zij is vraagbaak voor alle betrokkenen bij het project. De projectsecretaresse maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen zoals een telefoon, headphone, handfreephone, (SMS), elektronische agenda, Webcam, pc, fax, printer, scanner, , internet, intranet, GSM en overige traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van telefoonbeantwoording aan een callcenter. Van de projectsecretaresse wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt. Zij komt snel en effectief in actie wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij heeft gevoel voor verhoudingen, kan signalen in houding en lichaamstaal van anderen intepreteren en kent de bedrijfscultuur van de organisatie. Zij zorgt ervoor dat er wordt gecommuniceerd en overzicht gehouden wordt over de duur van het project, de fase waarin het project zich bevindt en de verantwoordelijkheden binnen het project. Informatie achterhouden versus openheid De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. In contact brengen versus dit niet doen De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar opdrachtgever(s) of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor de opdrachtgever(s) van belang zijn of niet. Print: 23-december-2003 Pagina 6 van 18

7 KERNTAAK 3 Verzorgt bijeenkomsten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat De projectsecretaresse geeft ondersteuning aan de opdrachtgever(s) bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van besprekingen, vergaderingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen en andere zakelijke bijeenkomsten. Zij inventariseert in overleg met de opdrachtgever doel, aard en voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst, maakt werkplanningen, legt afspraken vast, vraagt offertes aan, stelt agenda s op in het Nederlands of in de moderne vreemde taal, verstuurt uitnodigingen, stelt deelnemerslijsten op, reserveert ruimten, regelt faciliteiten, verzorgt presentaties en publicaties, notuleert, werkt verslagen uit in het Nederlands of een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de verzending ervan. Tot de organisatie behoort ook het verzamelen van relevante gegevens voor het maken van een voor- en nacalculatie m.b.t. de totale kosten. Wanneer de bijeenkomst georganiseerd wordt in opdracht van derden, zorgt de projectsecretaresse voor een begroting van de totale kosten voor administratieve ondersteuning. De kosten zijn onderdeel van een offerte aan de klant. Ze maakt in overleg met de opdrachtgever een offertevoorstel conform de huisregels en controleert de gegevens op rekenkundige juistheid. De projectsecretaresse maakt in overleg planningen voor de uitvoering van de administratieve taken die uit de offerte voortvloeien. Daarnaast maakt ze een nauwkeurige tijdsregistratie i.s.m. de opdrachtgever, houdt de gegevens bij in de administratie en stemt het resultaat af met de opdrachtgever. De projectsecretaresse houdt de contractgegevens bij per project en voert de controle uit op de planning. Bij de afwikkeling van bijeenkomsten hoort ook het afhandelen van facturen en (reis- en verblijfs-) declaraties. Ze controleert de voortgang; met name of een deelactiviteit tijdig en volledig kan worden afgerond. Waar nodig zorgt ze ervoor dat plannen tussentijds bijgesteld worden. Ze beheert en bewaakt de (elektronische) agenda, de logistieke planning en stroomlijnt de werkzaamheden voor de opdrachtgever. Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. Wat betreft het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten worden aan de projectsecretaresse eisen gesteld op het gebied van volharding, geduld en doorzettingsvermogen. De projectsecretaresse stelt in overleg met de projectleider procedures en werkafspraken vast en is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Ze moet informatie verzamelen en op orde houden en assisteren bij de uitvoering en afwerking van de taken. Ze onderhoudt contact met de relaties aangaande offertes en facturatie. In voorkomende gevallen besteedt zij werkzaamheden uit aan het secretariaat waaraan ze sturing geeft. Aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De uiteenlopende taken vergen van haar een heldere en effectieve communicatie. Opgedragen taken moet ze efficiënt organiseren en tot in detail uitwerken. Ze is belast met het plannen, voorbereiden, organiseren, ondersteunen en afwikkelen van vergaderingen of van symposia, congressen of workshops. Ze houdt voorbesprekingen met haar opdrachtgever om overzicht over het project te houden. Ze draagt praktische en adequate oplossingen aan b.v. bij klachten, toont analytisch vermogen, cijfermatig inzicht en commerciële gerichtheid. De projectsecretaresse werkt tijdens het proces samen met interne betrokkenen (collega s). Met relaties onderhoudt de projectsecretaresse goede contacten door het nakomen van afspraken, zakelijk te blijven, zich klantvriendelijk op te stellen, representatief te zijn en vragen adequaat te beantwoorden. De projectsecretaresse maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een PC en van geautomatiseerde communicatiemiddelen, zoals en internet. Zij gebruikt relevante softwarepakketten, waaronder presentatiepakketten. Ze gebruikt de elektronische agenda, relatiebestanden, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E- groups, intranet, telefoon (SMS) en andere kantoorbenodigdheden. De projectsecretaresse zorgt voor een heldere en effectieve communicatie naar medewerkers en opdrachtgevers. Taalgebruik en gehanteerde terminologie zijn in overeenstemming met de doelgroep waarop de communicatie is gericht. Ze heeft alle relevante activiteiten gepland en georganiseerd. De kwaliteit van haar optreden als notuliste, coördinatrice en als gastvrouw bij beurzen, conferenties en tijdens vergaderingen is naar aller tevredenheid. Afspraken over catering, verblijfsaccommodaties, zaalreserveringen zijn verzorgd, eventueel via de facilitaire dienst. Invitaties, agenda s en stukken zijn tijdig bij ieder aanwezig. Draaiboeken en checklisten worden gebruikt voor een goede voortgang van de bijeenkomst. Daarnaast bewaakt zij het budget, de onkostenvergoedingen, de stukken en verstuurt ze declaraties en rekeningen. Ze geeft ongevraagd hulp en ondersteuning en vangt lacunes bij anderen op. Uitgevoerde werkzaamheden evalueert ze met de opdrachtgever(s). Print: 23-december-2003 Pagina 7 van 18

8 keuzes en dilemma's Zelfstandigheid versus deskundigheid De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen of zij een bijeenkomst op een bepaald tijdstip door laat gaan of dat zij de opdrachtgever om een alternatief tijdstip vraagt gezien de beschikbaarheid van de locatie en/of de gewenste deelnemers. Relaties uitnodigen of juist niet De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen welke relaties zij, gezien hun belang, uitnodigt of juist niet. Regels/interne procedures versus eigen keuzes De projectsecretaresse moet afwegen of zij strikt alle regels handhaaft of dat zij een zekere tolerantie toont ten aanzien van bepaalde regels ten gunste van de leefbaarheid/werkbaarheid binnen het project. Print: 23-december-2003 Pagina 8 van 18

9 KERNTAAK 4 Verzorgt de post en het archief proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De projectsecretaresse moet de post ontvangen, dateren, sorteren en registreren, leest in de Nederlandse of vreemde taal gestelde ingekomen stukken, maakt daar aantekeningen van en stelt dossiers samen om het beheer van informatie te optimaliseren. Regelmatig beantwoordt ze in de Nederlandse of moderne vreemde taal de (elektronisch) post van de projectleider(s). Ze voegt indien nodig dossiers toe om verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Zij bepaalt waar de ingekomen stukken naar toe moeten, welke handtekeningen nodig zijn, en bewaakt de afhandeling van de follow-up. De projectsecretaresse beheert en onderhoudt het archief. Ze bewaakt de volledigheid van dossiers conform de geldende richtlijnen. Ze beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces moet ze het archief en de dossiers regelmatig controleren op actualiteit en zonodig opschonen. Post en archivering betreffen zowel fysieke als digitale documenten. De projectsecretaresse verwerkt zelfstandig de post en beheert en onderhoudt het archief. Ze is verantwoordelijk voor de dagelijkse informatiestroom van documenten, voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Zij dient correct om te gaan met vertrouwelijke stukken en moet de afhandeling van documenten bewaken. Daarnaast dient zij collega s attent te maken op informatie uit tijdschriften en andere relevante vakliteratuur. Ze draagt bovendien de verantwoordelijkheid voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief voor het projectteam en ze heeft afspraken gemaakt met betrokkenen over de autorisatie van het archief. De projectsecretaresse heeft voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten inzicht in aard, doel en structuur van de organisatie. De projectsecretaresse verzorgt de post en het archief voor het projectteam, onderhoudt over de afhandeling contacten met medewerkers en met specialisten op de afdeling (bijvoorbeeld de archivaris, de medewerkers van de postkamer, systeembeheer) en met externe relaties. Bij het verzorgen van post en archief maakt de projectsecretaresse gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, (elektronisch) postregistratiesysteem, voortgangsregistratiesysteem en archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst, de frankeermachine, de printer, de fax, en andere kantoorbenodigdheden. De projectsecretaresse werkt accuraat en is vaardig in het ontvangen, dateren, sorteren, registreren, verspreiden en verzenden alle soorten (elektronische) post in de organisatie. De post is door haar gelezen, ze heeft aantekeningen gemaakt en de post is beantwoord. De juiste stukken zijn opgeslagen en het archief is actueel. De projectsecretaresse zorgt voor een systematische, accurate en tijdige aanpak, evenals voor de beschikbaarheid, de toegankelijkheid, de voortgangsbewaking en de naspeurbaarheid van documenten. Bevoegd of niet De projectsecretaresse moet regelmatig de afweging maken welke zakelijke, persoonlijke en/of vertrouwelijke post geopend mag worden en welke niet. Ingrijpen of niet De projectsecretaresse moet bij stagnatie van binnengekomen post de afweging maken in actie te komen of niet. Bewaren of vernietigen De projectsecretaresse moet gezien de beperkte tijd en archiefruimte regelmatig op basis van een inschatting van de toekomstige vraag bepalen of informatie bewaard wordt of niet. Regels naleven versus afwijken van regels De projectsecretaresse moet soms bepalen of zij zich houdt aan de regels voor het archiveren en de bestaande archiefindeling of dat zij daar in voorkomend geval van af moet afwijken in het belang van het project. Prioritering De projectsecretaresse moet regelmatig bepalen of zij ingaat op informatieverzoeken of dat zij doorgaat met de uitvoering van de post- en archieftaken. Print: 23-december-2003 Pagina 9 van 18

10 KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Simultaan werken De projectsecretaresse staat voor de opgave haar kerntaken simultaan te verrichten en daarbij zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen, het overzicht van de taken te behouden, ordelijk te werken en haar concentratie te behouden. 2 Informatie genereren De projectsecretaresse staat voor de opgave het aanspreekpunt en de vraagbaak te zijn voor de projectleider of het projectteam en daartoe informatie te verzamelen, te genereren en te wegen. 3 Anticiperen op acties en verplichtingen Om de projectleider of het projectteam op adequate wijze te kunnen ondersteunen staat de projectsecretaresse voor de opgave te anticiperen op acties en verplichtingen van de projectleider of het projectteam en zorg te dragen voor de tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om deze acties en verplichtingen te faciliteren. Print: 23-december-2003 Pagina 10 van 18

11 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch () 1 Teksten formuleren, redigeren en vormgeven X 2 Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken X 3 In- en externe bezoekers ontvangen X 4 Projectleiders ondersteunen bij vergaderingen X 5 Draaiboeken en checklisten opstellen en gebruiken voor organisatie X 6 Voor-/nacalculatie kosten bijeenkomsten X 7 Offertes aanvragen voor projecten X 8 Offertes opstellen voor projecten X 9 Inkomende/uitgaande post afhandelen X 10 Archief opzetten, beheren, optimaliseren X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 11 Werkzaamheden plannen X X X X 12 Omgaan met vertrouwelijke informatie X X X X 13 Sturing geven aan de dagelijkse werkzaamheden X X X X 14 Handelen naar verantwoordelijkheid/bevoegdheid X X X X 15 Oplossingen voorstellen in onvoorziene situaties X X sociaal-communicatieve (SC) 19 Communiceren met interne en externe relaties X X X X 20 Samenwerken met interne en externe relaties X X X X ontwikkelings (ON) 21 Eigen handelen evalueren en bijstellen X X X X 22 Feedback op eigen functioneren vragen/ontvangen X X X X 23 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden X X X X Print: 23-december-2003 Pagina 11 van 18

12 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 16 Prioriteiten stellen, overzicht bewaren X 17 Betekenis van gegevens en informatie wegen X 18 Anticiperen op acties/verplichtingen van projectleider(s) X Print: 23-december-2003 Pagina 12 van 18

13 BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Nr. 2 Nr. 3 Verzamelt informatie bij de projectleider Stelt teksten, nota s en brieven zelfstandig op Werkt teksten uit en levert een analytisch verslag op, eventueel m.b.v. een dictafoon Werkt digitaal aangeleverde berichten foutloos uit Zorgt voor een correcte opmaak Zorgt er voor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zonodig controleren door de projectleider Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor directie en management Handelt de correspondentie correct af Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, nota s, memo s, faxen etc.) in de Nederlandse en een moderne vreemde taal Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel er van en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken door met de juiste personen Handelt conform de bedrijfsregels/het kwaliteitszorgsysteem Maakt afspraken en noteert deze zonodig in de (elektronische) agenda Verzamelt en registreert telefonische vragen Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Maakt efficiënt gebruik van de hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda, Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Gesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn correct en duidelijk De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie. Staat de interne/externe bezoekers correct/representatief te woord Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie, dan wel verwijst de bezoekers naar derden Brengt op een correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de leidinggevende tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals fax, , intranet Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Treedt als gastvrouw correct op voor de relaties Bezoekers komen op de juiste bestemming Print: 23-december-2003 Pagina 13 van 18

14 Nr. 4 De projectsecretaresse is in staat om de projectleider(s) op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen. Nr. 5 Voert tijdig overleg met de projectleider(s) en betrokkenen en stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in het Nederlands of de moderne vreemde taal en draagt zorg voor beschikbaarheid van onderliggende stukken Houdt in verband met de planning en de organisatie van de vergadering de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt tijdens vergadering op als coördinatrice en gastvrouw Notuleert in de Nederlandse taal en een moderne vreemde taal Stelt op basis van de notulen een verslag of besluitenlijst op in de Nederlandse taal of in een moderne vreemde taal en stemt deze af met de projectleider(s) Draagt zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers en zorgt voor het nakomen van afspraken en de uitvoering van de besluiten (zonodig m.b.v. een (elektronische) agenda) Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag of besluitenlijst vormt inhoudelijk en taaltechnisch een correcte weergave van de bespreking en is gedistribueerd naar betrokkenen De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze draaiboeken en checklisten op te stellen en te gebruiken voor het organiseren van diverse bijeenkomsten. Nr. 6 Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen Stelt een lijst op met uit te voeren voorbereidingsactiviteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten Past de draaiboeken en checklisten aan en stelt deze aan alle betrokkenen ter beschikking Maakt een draaiboek van de momenten waarop gecheckt moet worden of de uitvoering van activiteiten tijdig en volledig gerealiseerd kan worden Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht Uitvoering van het draaiboek waarborgt een goed technisch verloop van de bijeenkomst De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de voorbereidingsactiviteiten De nazorg is conform afspraak en uitgevoerd volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een bijeenkomst/project te maken. Verzamelt gegevens voor bepaling van de kosten Berekent nauwkeurig de kosten voor de inzet van personeel, materiaal, huur, etc. Stelt een sluitende concept begroting op Laat de begroting vaststellen door de opdrachtgever Zorgt voor een correcte verwerking van de gegevens, uren, rekeningen, declaraties, bonnen, facturen, etc. Registreert de daadwerkelijke inzet van personeel en middelen Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten Laat facturen accorderen Vergelijkt budget met de werkelijk gemaakte kosten Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Eventuele verschillen tussen budget en werkelijk gemaakte kosten zijn inzichtelijk gemaakt en verantwoord Print: 23-december-2003 Pagina 14 van 18

15 Nr. 7 De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze offertes aan te vragen voor de uitvoering van diverse projecten. Nr. 8 Vraagt offertes aan Vergelijkt, analyseert en selecteert offertes volgens opgestelde specificatie en criteria Stelt de optimale offerte voor met aantoonbare kennis van de soorten offertes Bepaalt de optimale prijs/kwaliteit verhouding t.b.v. de leverancierskeuze Adviseert de projectleider(s) over de keuze van de leverancier, kwaliteit, het product, etc. Laat de offerte vaststellen en accorderen door de opdrachtgever Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Er kan een vergelijking worden gemaakt tussen een offerte en de werkelijke uitgaven De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze een conceptofferte op te stellen. Nr. 9 Verzamelt informatie voor de specificatie van de offerte, b.v. over de verdeling van de verschillende activiteiten, de prijsstelling etc. Maakt volgens opdracht een offertevoorstel en stelt dit op volgens procedure Houdt rekening met budget, personeel, uren Laat offerte vaststellen en accorderen door de opdrachtgever Offerte heeft de juiste specificaties en is opgesteld volgens de bedrijfsrichtlijnen Offertevoorstel vormt een belangrijke bijdrage aan het definitief uitbrengen van de offerte De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen. Selecteert zorgvuldig te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of inhoud de juiste ontvanger(s) van de in de Nederlandse of moderne vreemde taal gestelde ingekomen poststukken Vermenigvuldigt ingekomen poststukken in het geval van meer belanghebbenden Digitaliseert zonodig ingekomen poststukken Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken Stelt prioriteiten in relatie tot het belang van poststukken Draagt zorg voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken en weegt de kostenaspecten mee in de wijze van verzending Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden Poststukken komen bij de juiste ontvangers Print: 23-december-2003 Pagina 15 van 18

16 Nr. 10 De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze een archief op te zetten, te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie. Nr. 11 BOS Selecteert en codeert archiefstukken op categorie en rubriek Bergt (slaat digitale) stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers en past het archiefsysteem aan gewijzigde behoeften aan Schoont dossiers met in achtneming van bewaartermijnen Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Archief is opgezet conform de bedrijfsregels Gebruikers zijn geïnformeerd over de werking van het (elektronisch) archiefsysteem De rubrieken en categorieën waarop het archiefsysteem is gebaseerd, voldoen aan behoeften van gebruikers Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor de projectleider(s) De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze de eigen werkzaamheden te plannen. Nr. 12 BOS Stelt een efficiënte planning op van de eigen werkzaamheden met betrekking tot volgorde en tijd Maakt regelmatig de stand van zaken op Gaat adequaat om met veranderende eisen en omstandigheden Zorgt steeds voor een actuele (elektronisch) agenda Overlegt zonodig met de opdrachtgever De werkzaamheden worden/zijn tijdig, accuraat en in de juiste volgorde verricht De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie om de belangen van het bedrijf en de privacy van personen veilig te stellen. Nr. 13 BOS Reageert assertief en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van de afdeling en het bedrijf en de privacy van personen kunnen bedreigen Bewaart vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures toe Verstrekt geen gegevens of informatie aan personen of organisaties die de belangen van de organisatie en de privacy van personen kunnen schaden De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze sturing te geven aan de dagelijkse werkzaamheden binnen het secretariaat, ten behoeve van een efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Geeft heldere instructies Controleert de werklast van medewerkers en verdeelt de werkzaamheden doelmatig Stelt prioriteiten in overleg met de opdrachtgever(s) en de medewerkers Adviseert en ondersteunt medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden Draagt zorg voor de interne communicatie Medewerkers weten wat zij moeten doen en hebben een evenwichtige taakbelasting Print: 23-december-2003 Pagina 16 van 18

17 Nr. 14 BOS Nr. 15 BOS De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering. Stemt voorgenomen activiteiten tijdig af met de opdrachtgever Handelt zorgvuldig volgens opdracht Neemt de verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Neemt zelf initiatieven voor het oplossen van knelpunten en schakelt waar nodig anderen in Taken, beloftes en toezeggingen zijn correct nagekomen Taken waar zij niet verantwoordelijk en bevoegd is, heeft zij tijdig overgedragen De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze oplossingen voor te stellen in onvoorziene situaties, om de voortgang van werkzaamheden te garanderen. Nr. 16 BOS Brengt oorzaak en gevolg van problemen in kaart Mobiliseert personen/organisaties die een oplossing kunnen bieden Weegt voor- en nadelen van oplossingen af en overlegt met alle betrokken over de volledigheid en haalbaarheid van mogelijke oplossingen Neemt tijdig besluiten opdat de werkzaamheden niet in het gedrang komen Heeft initiatieven genomen voor het oplossen van knelpunten en waar nodig anderen ingeschakeld Geeft blijk van organisatorisch vermogen Gekozen oplossing is de beste/meest haalbare Relatie is tevreden over het resultaat en de wijze van probleemoplossing De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren, ordelijk en assertief te zijn en haar concentratie te behouden. Nr. 17 BOS Brengt structuur aan in de werkzaamheden en verricht deze op efficiënte wijze Houdt bij wat afgesproken is en wat de stand van zaken m.b.t. de voortgang van het project Houdt goed zicht op de werklast van de opdrachtgever(s) Heeft de opgedragen taken efficiënt georganiseerd en ze perfect en tot in detail afgewerkt Controleert de voortgang van de eigen werkzaamheden Heeft goed zicht op de werklast van het projectteam Werkzaamheden zijn tijdig en volledig uitgevoerd De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze de betekenis van gegevens en informatie voor de projectleider(s) te wegen. Nr. 18 BOS Verzamelt en sorteert inkomende informatie van medewerkers en relaties Analyseert de informatie zorgvuldig en zorgt voor de juiste terugkoppeling Het projectteam krijgt niet te veel en niet te weinig informatie De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze te anticiperen op de acties en verplichtingen van de projectleider(s) en zorg te dragen voor tijdige beschikbaarheid van gegevens en informaties om deze acties en verplichtingen te faciliteren. Herinnert de projectleider(s) tijdig aan te ondernemen acties en aangegane verplichtingen Verzamelt en ordent tijdig gegevens en informatie Checkt tijdig ondersteuningsbehoefte bij de opdrachtgever Plant en verzorgt tijdig faciliteiten De projectleiding beschikt tijdig over alle benodigde informatie en faciliteiten om actie te kunnen ondernemen en/of aan verplichtingen te voldoen Print: 23-december-2003 Pagina 17 van 18

18 Nr. 19 SC De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze met in- en externe relaties te communiceren. Nr. 20 SC Nr. 21 ON Stelt gerichte vragen met als doel te vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Gaat correct om met relaties, blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de relatie niet tevreden is en stemt gedrag en presentatie af op de relaties Hanteert taal en taalgebruik passend bij het doel, afgestemd op de persoon Hanteert geldende bedrijfsregels en omgangsvormen De relatie ervaart de projectsecretaresse als klantvriendelijk en servicegericht De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze samen te werken met interne en externe relaties op afdelingsniveau en relatienetwerken te onderhouden, in het belang van het functioneren van de afdeling. Vraagt instructies aan de projectleider(s) Overlegt over eventuele onduidelijkheden in de opdracht en doet waar nodig verbetervoorstellen Overlegt zonodig met de projectleider(s) over de uitvoering van de opdracht en voert (eventueel samen met collega s) de opdracht uit Werkt in teamverband en zorgt voor een goede samenwerking met de projectleider(s) Gaat correct om met relaties en de projectleider(s) Maakt een correcte afweging tussen de belangen van relaties en de belangen van de projectleider(s) Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op Maakt werkafspraken en houdt zich hieraan. Geeft tijdig aan wanneer gemaakte afspraken niet haalbaar blijken en bijstelling behoeven Toont zich constructief en stimuleert anderen tot deze houding Is ontvankelijk voor kritiek en een krachtige factor voor de projectleider(s) en de organisatie Is integer en representatief voor de organisatie De werkzaamheden zijn conform de wensen van de projectleider(s) uitgevoerd De projectsecretaresse is in staat om haar eigen handelen op adequate wijze te evalueren en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. Nr. 22 ON Vergelijkt de verrichte werkzaamheden en het behaalde resultaat met die van anderen, met procedures, criteria en/of voorbeelden Analyseert verschillen en overeenkomsten Erkent fouten of onvolkomenheden Brengt aantoonbare verbeteringen aan in de uitvoering van de werkzaamheden De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze feedback op haar eigen functioneren te vragen en te ontvangen en haar handelen zonodig bij te stellen. Nr. 23 ON Vraagt op eigen initiatief en gericht naar de kwaliteit van uitgevoerde werkprocessen en geleverde prestaties Gaat in geval van kritische opmerkingen niet direct in de verdediging Geeft aan op welke wijze feedback gebruikt wordt/is De projectsecretaresse is in staat om op adequate wijze nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen. Leest regelmatig vakliteratuur Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met inzet en doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van werkzaamheden Print: 23-december-2003 Pagina 18 van 18