Status: Goedgekeurd

Transcriptie

1 Status: Goedgekeurd Dit kwalificatiedossier is opgesteld op basis van de formats en handleidingen, zoals deze bekend waren op 1 juni Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld onder de verantwoordelijkheid van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven van het kenniscentrum ECABO. Het bestuur van het kenniscentrum ECABO heeft op 1 juli 2005 de goedkeuring van het ministerie van OCW ontvangen. De delen 1 en 2 (blz. 1 t/m 71) geven de kern en de nadere uitwerking van het kwalificatieprofiel weer evenals het bijbehorende verantwoordingsdocument, waarin de keuzes van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven zijn toegelicht en verantwoord. In deel 3 (vanaf blz. 72) zijn de onderliggende brondocumenten opgenomen. Kwalificatiedossier Managementassistent

2 Inhoudsopgave DEEL 1 DE DOOR HET MIISTERIE VA OCW/LV VAST TE STELLE KER VA HET KWALIFICATIEPROFIEL ALGEMEE IFORMATIE SPECIFIEKE IFORMATIE KERTAKE KEROPGAVE COMPETETIEMATRIX... 6 DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VA HET KEISCETRUM OP ADVIES VA DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSODERWIJS BEDRIJFSLEVE VAST TE STELLE ADERE UITWERKIG VERRIJKTE KERTAKE VA HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL EVETUELE KEROPGAVE BEHORED BIJ EE UITSTROOMDIFFERETIATIE 15 8 BEROEPSCOMPETETIES MET BEHEERSIGSCRITERIA OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL Kern uitstroomdifferentiaties CERTIFICEERBARE EEHEDE COMPETETIEMATRIX VERATWOORDIGSDOCUMET De onderliggende beroepscompetentieprofielen aam en structuur van het kwalificatieprofiel Van beroepscompetentieprofiel(en) naar kwalificatieprofiel Leer- en burgerschapscompetenties Borging van de kwaliteit van examinering Doorstroomrechten Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier BIJLAGE DEEL 3 BRODOCUMETE Er bestaat in het ederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. Kwalificatiedossier Managementassistent

3 DEEL 1 DE DOOR HET MIISTERIE VA OCW/LV VAST TE STELLE KER VA HET KWALIFICATIEPROFIEL Kwalificatieprofiel Managementassistent (crebo-code: 90510) 1 ALGEMEE IFORMATIE datum: 1 juli 2005 versie: 2 Onder regie van Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO Ontwikkeld door ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers van de branche en het middelbaar beroepsonderwijs Bron- en referentiedocumenten Beroepscompetentieprofielen: - Directiesecretaresse/Managementassistent (15 december 2003) - Projectsecretaresse (16 december 2003) Het door de Stuurgroep kwalificatiestructuur vastgestelde brondocument Leren en Burgerschap (juni 2004) Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs, gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, council of Europe, 2001) Verantwoording door/op Bestuur ECABO d.d. 15 december 2004 Kwalificatiedossier Managementassistent 1

4 2 SPECIFIEKE IFORMATIE Korte typering van het kwalificatieprofiel De managementassistent is werkzaam in een arbeidsorganisatie (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een directie, manager of managementteam. De managementassistent ondersteunt het management gedurende het hele proces van planning, organisatie en opdrachtuitvoering tot afronding van de werkzaamheden. Ze vertaalt de werkzaamheden naar door haar te ondernemen acties. Het gaat daarbij om het organiseren en coördineren van besprekingen, vergaderingen, conferenties en andere zakelijke bijeenkomsten en het bewaken van de deadlines. De managementassistent functioneert als achtervang en intermediair in contacten met andere afdelingen en externe partijen. Zij heeft een vertrouwensfunctie en ze moet met discretie en tact handelen. De managementassistent handelt tijdens afwezigheid van directie en/of management in zijn of haar plaats, binnen de aan haar gedelegeerde verantwoordelijkheid. Zij neemt initiatieven door zelf te handelen of door zaken die geen uitstel dulden door te sluizen naar een direct-verantwoordelijke van de directie of management. Zij zorgt ervoor dat ondanks afwezigheid van directie en management zaken niet stagneren. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het verzorgen en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke en mondelinge communicatie in het ederlands en in een à twee moderne vreemde talen, inclusief faxen en en. De managementassistent verzamelt feiten en gegevens die nodig zijn voor besprekingen en vergaderingen en verslagen. Zij redigeert en voegt gegevens toe die zijn ingebracht door derden. Tijdens besprekingen, vergaderingen en bijeenkomsten treedt zij op als coördinatrice en gastvrouw. De managementassistent zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. Samen met directie en management zorgt ze in overleg met betrokkenen binnen en buiten de organisatie voor het plannen van afspraken voor zowel interne als externe besprekingen, inclusief het opstellen van vergaderschema s. Daarnaast stuurt ze in veel gevallen de secretariaatsmedewerkers aan en heeft een stem bij de werving en selectie van die medewerkers. De managementassistent werkt zelfstandig en is voor directie en management en de organisatie een spin in t web. De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van de managementassistent: De managementassistent kan op basis van ervaring, commerciële, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De managementassistent kan uitgroeien tot officemanager van directieleden/managers van grote organisaties, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer. Kwalificatiestructuur ECABO, zie bijlage 1 Kwalificatiedossier Managementassistent 2

5 Typering en niveau van de kwalificatie 0 assistent 0 niveau 1 0 vakman/vakvrouw 0 niveau 2 0 niveau 3 0 niveau 4 middenkaderfunctionaris niveau 4 Uitstroomdifferentiaties De uitstroomdifferentiaties en bijbehorende competentiematrix zijn vastgesteld door het bestuur van kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LV. De uitstroomdifferentiaties zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LV vastgestelde kwalificatieprofiel. Vrije ruimte De inhoud van de vrije ruimte wordt vastgesteld en onderhouden door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling. Examinering De onderwijsinstellingen bieden via de bedrijfstakgroepen (BTG s) van de Bve Raad de paritaire commissie inzicht in de wijze waarop de examinering van dit kwalificatieprofiel wordt vormgegeven. De paritaire commissie kan hierover haar mening geven, maar heeft geen bevoegdheden inzake examinering. Diploma Ten bewijze dat is voldaan aan de eisen uit dit kwalificatieprofiel wordt het diploma Managementassistent toegekend, indien de examinering van de kern met tenminste één van de onderstaande uitstroomdifferentiaties met een voldoende resultaat is afgerond: - Directiesecretaresse (crebo-code: 90511) - Projectsecretaresse (crebo-code: 90512). Certificeerbare eenheden iet van toepassing Wettelijke beroepsvereisten iet van toepassing Kwalificatiedossier Managementassistent 3

6 3 KERTAKE De volgende kerntaken maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief Kwalificatiedossier Managementassistent 4

7 4 KEROPGAVE De volgende kernopgaven maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: Kernopgave 1: Simultaan werken De managementassistent staat voor de opgave om tijdens de uitvoering van een taak te beslissen of zij door moet gaan met deze taak, of dat zij aan een andere taak, die zich aandient, prioriteit moet geven. Zij moet dus een goed overzicht hebben van haar taken, de prioriteit van de taken kunnen bepalen en hier een beslissing in durven nemen. Het risico van het niet simultaan kunnen werken is dat een taak die voorrang heeft blijft liggen en dat betrokkenen ontevreden zijn over haar functioneren. Kernopgave 2: Informatie doorspelen De managementassistent is een aanspreekpunt en vraagbaak voor directie en management. Zij staat voor de opgave om enerzijds op de hoogte te zijn van zaken die betrekking hebben op het werk van de leidinggevende en de medewerkers en anderzijds voortdurend te bepalen welke informatie, zo nodig op eigen initiatief, doorgespeeld moet worden. Zij moet daartoe informatie verzamelen, genereren en wegen. Ook moet zij inzicht hebben in de werkzaamheden van de betrokkenen en op de hoogte zijn van zaken die spelen. Indien zij niet op de hoogte is van zaken of niet kan bepalen welke informatie doorgespeeld moet worden, benadeelt zij directie en management in het beschikken over informatie en kunnen deze mogelijk hun werkzaamheden niet goed uitvoeren. Kernopgave 3: Anticiperen op acties en verplichtingen De managementassistent moet de directie en het management op adequate wijze ondersteunen en aan hen gegevens en informatie beschikbaar stellen. Zij staat voor de opgave om, zo nodig op eigen initiatief, te anticiperen op acties en verplichtingen van de directie en het management en op de behoefte aan de tijdige en volledige levering van informatie en gegevens. Indien zij niet anticipeert of informatie en gegevens niet tijdig en volledig levert, benadeelt zij de directie en het management in een juiste en tijdige informatievoorziening. Kwalificatiedossier Managementassistent 5

8 5 COMPETETIEMATRIX In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: 2: 3: 4: Verzorgt de correspondentie Legt en onderhoudt interne en externe contacten Verzorgt bijeenkomsten Verzorgt de post en het archief Kernopgave 1: Simultaan werken 2:. Informatie doorspelen 3: Anticiperen op acties en verplichtingen Competenties Kerntaak Kernopgave De managementassistent is in staat om op adequate wijze teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven X X X X 2. de telefoon te beantwoorden, door te verbinden en X X X X telefoonnotities te maken 3. in- en externe bezoekers te ontvangen X X X X 4. het management te ondersteunen bij vergaderingen X X X X 5. draaiboeken/checklisten op te stellen X X X X 6. een voor-/nacalculatie van kosten te maken X X X X 7. inkomende/uitgaande post af te handelen X X X X 8. een archief op te zetten, te beheren en te optimaliseren X X X X 9. werkzaamheden voor te bereiden X X X X X X X 10. zorg te dragen voor de kwaliteit X X X X X X X 11. het werkproces aan te sturen X X X X X X X 12. verantwoordelijkheden te dragen en naar bevoegdheden te X X X X X X X handelen 13. om te gaan met problemen X X X X X X X 14. te communiceren tijdens de werkzaamheden X X X X X X X 15. te rapporteren over de werkzaamheden X X X X X X X 16. samen te werken X X X X X X X 17. beroepscompetenties te ontwikkelen X X X X X X X 18. relaties te beheren X X X X X X X 19. veilig en milieubewust te werken X X X X X X X 20. klantgericht te handelen X X X X X X X 21. informatie te presenteren X X X X X X X Kwalificatiedossier Managementassistent 6

9 DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VA HET KEISCETRUM OP ADVIES VA DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSODERWIJS BEDRIJFSLEVE VAST TE STELLE ADERE UITWERKIG 6 VERRIJKTE KERTAKE VA HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie Proces De managementassistent verzamelt op basis van een instructie, een concept, op trefwoorden of op eigen initiatief gegevens waarna zij een schriftelijk bericht uitwerkt en bewerkt in het ederlands of een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert op ontbrekende pagina s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. In voorkomende gevallen werkt ze ingesproken tekst uit en stelt een analytisch verslag op door de tekst te comprimeren en te scheiden in hoofd- en bijzaken. Daarnaast verwerkt en redigeert zij aangeleverde bestanden naar inhoud en vorm. Bij het opstellen en redigeren houdt zij zich aan de bedrijfsregels voor taalgebruik en lay-out. Ze zorgt voor afstemming met het management over de aard en toonzetting van het document en het (laten) ondertekenen ervan. Zij registreert de documenten en slaat de brief, de overeenkomst, de aanvraag, de begroting, de offerte, het verslag, de fax, de , etc. op en distribueert het product. Tot slot voegt de managementassistent een kopie van het document toe aan het juiste dossier. Rol/verantwoordelijkheden Het plannen en organiseren van de werkzaamheden op het gebied van correspondentie gebeurt in overleg met de leidinggevende. De managementassistent verzorgt de correspondentie zelfstandig aan de hand van aanwijzingen, trefwoorden of instructies van het management of op eigen initiatief. Ze zorgt voor een efficiënte verwerking van alle documenten. Ze stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang tijdens de verwerking van de documenten en gebruikt de juiste materialen en middelen. Complexiteit Het combineren van diverse activiteiten, zoals het opstellen en redigeren van teksten en het tijdig verzenden en opbergen van documenten vergt een goede planning en organisatie van de afzonderlijke activiteiten. Betrokkenen De managementassistent werkt nauw samen met het management. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie, met externe relaties, de secretariaatsmedewerkers en medewerkers facilitaire dienst. Hulpmiddelen De managementassistent werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc met relevante softwarepakketten, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. Kwalificatiedossier Managementassistent 7

10 Kwaliteit van proces en resultaat Keuzes en dilemma s In eerste instantie is een, eventueel op afstand, toeziend oog nodig bij het verloop van het proces en de controle van het resultaat. De managementassistent levert binnen de gestelde tijd producten af die taalkundig en inhoudelijk correct en doelgericht zijn. De documenten zijn conform de huisstijl of bedrijfsregels opgesteld en voorzien van de juiste bijlagen. De managementassistent zorgt voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de opdrachtgever(s). Effectiviteit versus kosten De managementassistent moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Tijd versus kwaliteit De managementassistent moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is, regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de afhandeling van de opdrachten. Prioritering De managementassistent moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan de wensen van de klant of dat zij strikt de voorschriften van de organisatie volgt. Kwalificatiedossier Managementassistent 8

11 Kerntaak 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten Proces De managementassistent is bij het leggen en onderhouden van in- en externe (telefonische) contacten het aanspreekpunt en de vraagbaak voor het management. Zij verschaft tijdig juiste en volledige mondelinge of schriftelijke informatie, stelt zich hierbij representatief en klantvriendelijk op en weet haar gedrag zorgvuldig en correct af te stemmen op de ander. Zo geeft zij de ander de ruimte om zaken aan de orde te stellen en kan zij controleren of de boodschap goed is begrepen. Ze maakt notities van mondelinge contacten en zorgt ervoor dat op ieder binnenkomend signaal zo spoedig mogelijk wordt gereageerd. Ze vat gesprekken goed samen en trekt er de juiste conclusies uit. Ze ontvangt (buitenlandse) relaties of medewerkers en staat ze te woord in het ederlands of een moderne vreemde taal. Rol/verantwoordelijkheden De managementassistent functioneert als aanspreekpunt en vraagbaak voor alle betrokkenen zowel binnen als buiten de organisatie. Ze zorgt ervoor dat taken adequaat en juist worden afgehandeld en toont betrokkenheid. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de organisatie en haar positie daarin. Ze weet dat haar rol als bewaker van de voortgang accuraat handelen vereist. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen taken, maar geeft ook sturing aan directe collega s en andere medewerkers. Complexiteit De managementassistent heeft te maken met een veelheid aan activiteiten en verantwoordelijkheden. Haar coördinerende rol maakt dat zij flexibel en snel moet kunnen reageren. Zij is het aanspreekpunt voor anderen in de organisatie, die veelal met problemen en knelpunten bij haar te rade gaan. Voor de managementassistent is met name van belang dat zij goed overzicht houdt over alle werkzaamheden en daarbij tactisch en strategisch te werk gaat binnen de organisatie. Daarnaast stuurt zij medewerkers effectief en efficiënt aan, bewaakt de voortgang en deadlines, en signaleert wanneer de werkzaamheden achterblijven bij de planning Betrokkenen De managementassistent werkt nauw samen met haar manager en directe collega s en met externe betrokkenen. Daarnaast legt en onderhoudt zij contacten met verschillende klanten en (buitenlandse) relaties. Hulpmiddelen De managementassistent maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van telefoonbeantwoording aan een callcenter. Kwalificatiedossier Managementassistent 9

12 Kwaliteit van proces en resultaat Keuzes en dilemma s De managementassistent kan zelfstandig interne en externe contacten onderhouden. Van haar wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt en vragen adequaat beantwoordt. Ze betracht de vereiste zorgvuldigheid bij het werken met vertrouwelijke informatie. Zij komt snel en effectief in actie, wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij heeft gevoel voor verhoudingen, kan signalen in houding en lichaamstaal van anderen interpreteren en kent de bedrijfscultuur van de organisatie. Ze draagt zorg voor een goede bereikbaarheid. Informatie achterhouden versus openheid De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. In contact brengen versus dit niet doen De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met directie en/of management of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De managementassistent moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor directie en management van belang zijn of niet. Kwalificatiedossier Managementassistent 10

13 Kerntaak 3: Verzorgt bijeenkomsten Proces De managementassistent ondersteunt het management bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van besprekingen, vergaderingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen en andere zakelijke bijeenkomsten. Zij inventariseert in overleg met het management het doel, de aard en de voorwaarden van de te organiseren bijeenkomst en stelt een overzichtelijk draaiboek of een overzichtelijke checklist op. Ze maakt werkplanningen, legt afspraken vast, vraagt offertes aan en stelt agenda s op in het ederlands of een van de moderne vreemde talen. De managementassistent stelt deelnemerslijsten op, verstuurt uitnodigingen, reserveert ruimten, regelt faciliteiten voor reizen en reserveert hotels voor betrokkenen. Ze geeft eenvoudige presentaties en werkt presentaties uit, notuleert, werkt verslagen uit in het ederlands of een van de moderne vreemde talen en draagt zorg voor de verzending ervan. Tijdens het proces verzamelt ze gegevens voor het maken van een voor- en nacalculatie m.b.t. de totale kosten. Ze zorgt voor verwerking van de facturen en declaraties en handelt deze af. Ze controleert de voortgang van werkzaamheden aan de hand van het draaiboek of de checklist, en let er met name op of een deelactiviteit tijdig en volledig kan worden afgerond. Waar nodig, stelt ze de plannen tussentijds bij. Ze beheert en bewaakt de (elektronische) agenda en de logistieke planning. Wanneer de bijeenkomst georganiseerd wordt in opdracht van derden, zorgt de managementassistent voor de budgettering van de totale kosten voor administratieve ondersteuning. Ze maakt in voorkomende gevallen in overleg met management een offertevoorstel conform de huisregels en controleert de gegevens op rekenkundige juistheid. De managementassistent maakt in overleg planningen voor de uitvoering van de administratieve taken die uit de offerte voortvloeien. Rol/verantwoordelijkheden Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. De managementassistent ondersteunt een ervaren collega bij de werkzaamheden of voert deze zelfstandig uit. Het zelfstandig voorbereiden en organiseren betreft kleine en grote bijeenkomsten. Wat betreft het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten worden aan de managementassistent eisen gesteld op het gebied van geduld en doorzettingsvermogen. De managementassistent legt in overleg met directie en management procedures en werkafspraken vast. Ze houdt goed zicht op de werklast van directie of management en geeft ongevraagd hulp of ondersteuning rekeninghoudend met haar positie. Ze zorgt voor een efficiënt agendabeheer en een goede prioriteitsstelling bij het maken en afhandelen van afspraken. Ze moet informatie verzamelen en op orde houden en assisteren bij de uitvoering en afwerking van de taken. Ze onderhoudt contact met de relaties aangaande afspraken, offertes en facturatie. Ze draagt praktische en adequate oplossingen aan bij klachten, toont analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. In voorkomende gevallen besteedt zij een deel van de werkzaamheden uit aan het secretariaat waaraan ze sturing geeft. Kwalificatiedossier Managementassistent 11

14 Complexiteit Betrokkenen Hulpmiddelen Kwaliteit van proces en resultaat Keuzes en dilemma s De aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De uiteenlopende taken vergen van haar een heldere en effectieve communicatie. Opgedragen taken moeten efficiënt georganiseerd en gecoördineerd worden en tot in detail uitgewerkt worden. Ze stelt de eigen planning snel bij wanneer zich onverwacht werk of storingen voordoen. Het verzorgen van bijeenkomsten betekent plannen, voorbereiden, organiseren, overzicht houden, inspelen op gebeurtenissen, problemen oplossen, het management ondersteunen en taken adequaat afwikkelen. De managementassistent werkt nauw samen met het management. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie, met externe relaties, de secretariaatsmedewerkers en medewerkers facilitaire dienst. De managementassistent maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc met relevante softwarepakketten en geautomatiseerde communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden. De managementassistent organiseert zelfstandig (internationale) bijeenkomsten. Ze zorgt voor een heldere en effectieve communicatie naar medewerkers en (internationale) opdrachtgevers. Taalgebruik en gehanteerde terminologie zijn in overeenstemming met de doelgroep waarop de communicatie is gericht. Ze heeft alle relevante activiteiten naar behoren gepland en georganiseerd m.b.v. een elektronisch management-planningssysteem. Afspraken over catering, verblijfsaccommodaties en zaalreserveringen zijn verzorgd, eventueel via de facilitaire dienst. Invitaties, agenda s en stukken zijn tijdig bij ieder aanwezig. Een draaiboek inclusief een checklist wordt gehanteerd voor een goede voortgang van de (internationale) bijeenkomst. Daarnaast bewaakt zij het budget, de onkostenvergoedingen en de stukken en verstuurt ze declaraties en rekeningen. Ze geeft hulp en ondersteuning waar dat nodig is en vangt lacunes bij anderen op. Uitgevoerde werkzaamheden evalueert ze met het management. Regels/interne procedures versus eigen keuzes De managementassistent moet afwegen of zij strikt alle regels handhaaft of dat zij een zekere tolerantie toont ten aanzien van bepaalde regels ten gunste van de leefbaarheid/werkbaarheid. Zelf initiatief nemen of uitsluitsel vragen De managementassistent moet regelmatig overleggen of zij een bijeenkomst op een bepaald tijdstip door laat gaan of dat zij haar leidinggevende om een alternatief tijdstip vraagt gezien de beschikbaarheid van de locatie en/of de gewenste deelnemers. Relaties doorgeleiden of niet De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar opdrachtgever(s) of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. Kwalificatiedossier Managementassistent 12

15 Kerntaak 4: Verzorgt de post en het archief Proces De managementassistent ontvangt, dateert, sorteert en registreert de post. Ze leest de in het ederlands of een moderne vreemde taal gestelde ingekomen stukken, maakt, indien nodig, aantekeningen en stelt dossiers samen om de verwerking en het beheer van informatie te optimaliseren. Zij bepaalt naar wie of waarheen de ingekomen stukken moeten worden doorgestuurd en welke handtekeningen nodig zijn. Ze voegt, indien nodig, dossiers toe om de verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Ze bewaakt de afhandeling. De managementassistent beheert en onderhoudt het archief conform de geldende richtlijnen. Ze zorgt voor de volledigheid van dossiers. Ze beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces controleert ze het archief en de dossiers regelmatig op actualiteit en schoont deze zo nodig op. Bij post en archivering betreft het fysieke en digitale documenten. Rol/verantwoordelijkheden De managementassistent verwerkt de post zelfstandig en selecteert de door haar of door anderen te beantwoorden post. Ze is verantwoordelijk voor de dagelijkse informatiestroom van documenten, voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Zij gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van documenten. Daarnaast maakt zij collega s attent op informatie uit relevante vakliteratuur. Ze is verantwoordelijk voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief voor directie en/of management en maakt afspraken met betrokkenen over de toegang tot het archief. Complexiteit Voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten dient de managementassistent goed inzicht te hebben in aard, doel en structuur van de organisatie. Betrokkenen De managementassistent onderhoudt t.b.v. deze kerntaak contact met medewerkers en specialisten in de organisatie bijvoorbeeld met de archivaris en medewerkers van de postkamer en systeembeheer. Hulpmiddelen Bij het verzorgen van post en archief maakt de managementassistent gebruik van relevante communicatiemiddelen, een pc, een (elektronisch) postregistratiesysteem, een voortgangsregistratiesysteem en een archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst, de frankeermachine, de printer, de fax, de . Kwaliteit van proces en De managementassistent werkt accuraat en is vaardig in het resultaat ontvangen, dateren, sorteren, registreren, verspreiden en verzenden van allerlei soorten (elektronische) post in de organisatie. De post is door haar gelezen en van aantekeningen voorzien. Ze heeft er zorg voor gedragen dat de post beantwoord is waarbij zij zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Ze kiest een passende verzendwijze en houdt rekening met de kosten. De relevante stukken zijn opgeslagen en het archief is actueel. De managementassistent zorgt voor een systematische, accurate en tijdige aanpak en is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van het archief, de beschikbaarheid van dossiers en de naspeurbaarheid van documenten. Kwalificatiedossier Managementassistent 13

16 Keuzes en dilemma s Informatie wel of niet doorspelen De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit afdelingsbelang achterhoudt. Effectiviteit versus kosten De managementassistent moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie, gezien de snelheid, tijd en verwachte kosten het meest geschikt is. Kwalificatiedossier Managementassistent 14

17 7 EVETUELE KEROPGAVE BEHORED BIJ EE UITSTROOMDIFFERETIATIE iet van toepassing Kwalificatiedossier Managementassistent 15

18 8 BEROEPSCOMPETETIES MET BEHEERSIGSCRITERIA Verklaring van de gebruikte coderingen: L E S C O P leercompetentie economische burgerschapscompetentie normatieve burgerschapscompetentie sociale burgerschapscompetentie culturele burgerschapscompetentie organisatorische burgerschapscompetentie politieke burgerschapscompetentie Beroepscompetentie 1 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Teksten formuleren, redigeren en vormgeven De managementassistent is in staat om op adequate wijze teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Formuleert voorstellen en ontwerpt standaardbrieven en formulieren Stelt teksten, nota s, brieven etc. zelfstandig op Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt (digitaal) aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor directie en/of management Handelt in overleg met de directie en/of het management de correspondentie correct af in het ederlands/een moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo s, faxen etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvanger(s) De producten zijn conform huisstijl Kwalificatiedossier Managementassistent 16

19 Beroepscompetentie 2 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetentie 3 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken De managementassistent is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Verzamelt en registreert telefonische vragen Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotitie of e- mail Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in het ederlands/een moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van de hulpmiddelen, zoals telefoonnotities, agenda, Spreekt correct ederlands/een moderne vreemde taal Gesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig In- en externe bezoekers ontvangen De managementassistent is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie. Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord in het ederlands/een moderne vreemde taal Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Stelt gerichte vragen om de aard van de vraag te achterhalen Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en directie en/of management tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, , intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Kwalificatiedossier Managementassistent 17

20 Beroepscompetentie 4 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Management ondersteunen bij vergaderingen De managementassistent is in staat om op adequate wijze het management te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen. Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in het ederlands/ een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de beschikbaarheid van de benodigde stukken Houdt de (elektronische) agenda nauwkeurig bij odigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt zelfstandig op als coördinatrice en gastvrouw bij kleine en grote vergaderingen met in- en externe (buitenlandse) relaties. otuleert in het ederlands of maakt tijdens een vergadering aantekeningen in een moderne vreemde taal Stelt in overleg met de leidinggevende op basis van de notulen een verslag en/of besluitenlijst op in het ederlands/een moderne vreemde taal en stemt deze af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt in overleg met directie en/of management zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Taalkundig correct(e) verslag en/of besluitenlijst Verslag en/of besluitenlijst vormen een inhoudelijk correcte weergave van de bespreking en zijn gedistribueerd naar betrokkenen Kwalificatiedossier Managementassistent 18