Status: Goedgekeurd

Transcriptie

1 Status: Goedgekeurd Dit kwalificatiedossier is opgesteld op basis van de formats en handleidingen, zoals deze bekend waren op 1 juni Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld onder de verantwoordelijkheid van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven van het kenniscentrum ECABO. Het bestuur van het kenniscentrum ECABO heeft op 1 juli 2005 de goedkeuring van het ministerie van OCW ontvangen. De delen 1 en 2 (blz. 1 t/m 74) geven de kern en de nadere uitwerking van het kwalificatieprofiel weer evenals het bijbehorende verantwoordingsdocument, waarin de keuzes van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven zijn toegelicht en verantwoord. In deel 3 (vanaf blz. 75) zijn de onderliggende brondocumenten opgenomen. Kwalificatiedossier Secretaresse

2 Inhoudsopgave DEEL 1 DE DOOR HET MIISTERIE VA OCW/LV VAST TE STELLE KER VA HET KWALIFICATIEPROFIEL ALGEMEE IFORMATIE SPECIFIEKE IFORMATIE KERTAKE KEROPGAVE COMPETETIEMATRIX... 6 DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VA HET KEISCETRUM OP ADVIES VA DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSODERWIJS BEDRIJFSLEVE VAST TE STELLE ADERE UITWERKIG VERRIJKTE KERTAKE VA HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL EVETUELE KEROPGAVE BEHORED BIJ EE UITSTROOMDIFFERETIATIE BEROEPSCOMPETETIES MET BEHEERSIGSCRITERIA OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL Kern Uitstroomdifferentiaties CERTIFICEERBARE EEHEDE COMPETETIEMATRIX VERATWOORDIGSDOCUMET De onderliggende beroepscompetentieprofielen Structuur van het kwalificatieprofiel Van beroepscompetentieprofiel naar kwalificatieprofiel Leer- en burgerschapscompetenties Borging van de kwaliteit van examinering Doorstroomrechten Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier BIJLAGE DEEL 3 BRODOCUMETE Er bestaat in het ederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. Kwalificatiedossier Secretaresse

3 DEEL 1 DE DOOR HET MIISTERIE VA OCW/LV VAST TE STELLE KER VA HET KWALIFICATIEPROFIEL Kwalificatieprofiel Secretaresse (crebo-code: 90590) 1 ALGEMEE IFORMATIE datum: 1 juli 2005 versie: 2 Onder regie van Het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO Ontwikkeld door ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers van de branche en het middelbaar beroepsonderwijs. Bron- en referentiedocumenten Beroepscompetentieprofielen: - Secretaresse (15 december 2003) - Juridisch secretaresse (15 december 2003) - Medisch secretaresse (15 december 2003) Het door de Stuurgroep kwalificatiestructuur vastgestelde brondocument Leren en burgerschap (juni 2004) Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs, gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001) Verantwoording door/op Bestuur ECABO d.d. 15 december 2004 Kwalificatiedossier Secretaresse 1

4 2 SPECIFIEKE IFORMATIE Korte typering van het kwalificatieprofiel De secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een afdeling en een leidinggevende. De essentie van het secretaresseberoep is organiseren, coördineren en communiceren. De werkzaamheden hebben voornamelijk te maken met informatiebeheer: het opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het ederlands en een moderne vreemde taal. Bij het beroep horen allerlei vormen van mondelinge communicatie, zoals het verzorgen en afhandelen van het telefoonverkeer en het verstrekken van al dan niet vertrouwelijke informatie in het ederlands en in een moderne vreemde taal. Daarnaast is de ondersteuning bij de planning en organisatie van de activiteiten van de leidinggevende een belangrijke taak. Het gaat daarbij om het bewaken van deadlines en de voortgang van voorgenomen besluiten, het plannen en organiseren van kleine bijeenkomsten (vergaderingen, open dagen, jubilea) en het voorbereiden van presentaties. De secretaresse zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van de secretaresse. Algemeen secretaresse: De secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De secretaresse kan uitgroeien tot managementassistent. Juridisch secretaresse: De juridisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaalcommunicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De juridisch secretaresse kan uitgroeien tot managementassistent van een advocaat of notaris, notarieel juridisch medewerker (klerk) of chef de bureau (officemanager). Medisch secretaresse: De medisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaalcommunicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De medisch secretaresse kan uitgroeien tot senior medisch secretaresse of managementassistent. Kwalificatiestructuur ECABO, zie bijlage 1 Kwalificatiedossier Secretaresse 2

5 Typering en niveau van de kwalificatie 0 assistent 0 niveau 1 vakman/vakvrouw 0 niveau 2 niveau 3 0 niveau 4 0 middenkaderfunctionaris 0 niveau 4 Uitstroomdifferentiaties De uitstroomdifferentiaties en bijbehorende competentiematrix zijn vastgesteld door het bestuur van kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LV. De uitstroomdifferentiaties zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LV vastgestelde kwalificatieprofiel. Vrije ruimte De inhoud van de vrije ruimte wordt vastgesteld en onderhouden door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling. Examinering De onderwijsinstellingen bieden via de bedrijfstakgroepen (BTG s) van de Bve Raad de paritaire commissie inzicht in de wijze waarop de examinering van dit kwalificatieprofiel wordt vormgegeven. De paritaire commissie kan hierover haar mening geven, maar heeft geen bevoegdheden inzake examinering. Diploma Ten bewijze dat is voldaan aan de eisen uit dit kwalificatieprofiel wordt het diploma Secretaresse toegekend, indien de examinering van de kern met tenminste één van de onderstaande uitstroomdifferentiaties met een voldoende resultaat is afgerond: - Algemeen secretaresse (crebo-code: 90591) - Juridisch secretaresse (crebo-code: 90592) - Medisch secretaresse (crebo-code: 90593). Certificeerbare eenheden iet van toepassing Wettelijke beroepsvereisten iet van toepassing Kwalificatiedossier Secretaresse 3

6 3 KERTAKE De volgende kerntaken maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief Kwalificatiedossier Secretaresse 4

7 4 KEROPGAVE De volgende kernopgaven maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: Kernopgave 1: Simultaan werken De secretaresse staat voor de opgave om tijdens de uitvoering van een taak te beslissen of zij door moet gaan met deze taak, of dat zij aan een andere taak, die zich aandient, prioriteit moet geven. Zij moet dus een goed overzicht hebben van haar taken, de prioriteit van de taken kunnen bepalen en hier een beslissing in durven nemen. Het risico van het niet simultaan kunnen werken is dat een taak die voorrang heeft blijft liggen en dat betrokkenen ontevreden zijn over haar functioneren. Kernopgave 2: Informatie doorspelen De secretaresse is een aanspreekpunt en vraagbaak voor de medewerkers en voor de leidinggevende. Zij staat voor de opgave om enerzijds op de hoogte te zijn van zaken die betrekking hebben op het werk van de leidinggevende en de medewerkers en anderzijds voortdurend te bepalen welke informatie, zo nodig op eigen initiatief, doorgespeeld moet worden. Zij moet daartoe informatie verzamelen, genereren en wegen. Ook moet zij inzicht hebben in de werkzaamheden van de betrokkenen en op de hoogte zijn van zaken die spelen. Indien zij niet op de hoogte is van zaken of niet kan bepalen welke informatie doorgespeeld moet worden, benadeelt zij medewerkers en leidinggevende in het beschikken over informatie en kunnen deze mogelijk hun werkzaamheden niet goed uitvoeren. Kernopgave 3: Anticiperen op acties en verplichtingen De secretaresse moet de medewerkers van de afdeling of de leidinggevende op adequate wijze ondersteunen en aan hen gegevens en informatie beschikbaar stellen. Zij staat voor de opgave om, zo nodig op eigen initiatief, te anticiperen op acties en verplichtingen van de medewerkers of de leidinggevende en op de behoefte aan tijdige en volledige levering van informatie en gegevens. Indien zij niet anticipeert of informatie en gegevens niet tijdig en volledig levert, benadeelt zij de medewerkers en de leidinggevende in een juiste en tijdige informatievoorziening. Kwalificatiedossier Secretaresse 5

8 5 COMPETETIEMATRIX In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: 2: 3: 4: Verzorgt de correspondentie Legt en onderhoudt interne en externe contacten Verzorgt bijeenkomsten Verzorgt de post en het archief Kernopgave 1: Simultaan werken 2: Informatie doorspelen 3: Anticiperen op acties en verplichtingen Competenties Kerntaak Kernopgave De secretaresse is in staat om op adequate wijze teksten te redigeren en vorm te geven X X X X 2. telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities X X X X te maken 3. in- en externe bezoekers te ontvangen X X X X 4. leidinggevenden te ondersteunen bij vergaderingen X X X X 5. draaiboeken en checklisten op te stellen X X X X 6. inkomende en uitgaande post af te handelen X X X X 7. een archief te beheren en te optimaliseren X X X X 8. de eigen werkzaamheden voor te bereiden X X X X X X X 9. zorg te dragen voor kwaliteit X X X X X X X 10. te handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden X X X X X X X 11. om te gaan met problemen X X X X X X X 12. te communiceren tijdens werkzaamheden X X X X X X X 13. te rapporteren over de werkzaamheden X X X X X X X 14. samen te werken X X X X X X X 15. beroepscompetenties te ontwikkelen X X X X X X X 16. veilig en milieubewust te werken X X X X X X X 17. klantgericht te handelen X X X X X X X Kwalificatiedossier Secretaresse 6

9 DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VA HET KEISCETRUM OP ADVIES VA DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSODERWIJS BEDRIJFSLEVE VAST TE STELLE ADERE UITWERKIG 6 VERRIJKTE KERTAKE VA HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie Proces De secretaresse verzamelt op basis van een instructie, een concept of op eigen initiatief gegevens, waarna door haar een schriftelijk bericht (in concept) wordt uitgewerkt en bewerkt in het ederlands of een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert het document op ontbrekende pagina s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. Bij het opstellen en redigeren houdt zij zich aan de bedrijfsregels voor taalgebruik en layout. Ze draagt zorg voor afstemming met de leidinggevende over aard, karakter en toonzetting en het (laten) ondertekenen van het document. Zij registreert de documenten en slaat de brief, het memo, het verslag, de fax, de , etc. op en distribueert het product. Tot slot voegt de secretaresse het document toe aan het juiste dossier. Rol/verantwoordelijkheden Het plannen en organiseren van de werkzaamheden op het gebied van correspondentie gebeurt in overleg met de leidinggevende. De secretaresse verzorgt de correspondentie op basis van aanwijzingen, instructies of een concept van de leidinggevende of zelfstandig op eigen initiatief. Ze zorgt voor een efficiënte verwerking van alle documenten. Ze stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang tijdens de verwerking en gebruikt de juiste materialen en middelen. Complexiteit Het combineren van diverse activiteiten, zoals het verwerken en redigeren van teksten en het tijdig verzenden en opbergen van de documenten vergt een goede planning en organisatie van de afzonderlijke activiteiten. Betrokkenen De secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie en met externe relaties. Hulpmiddelen De secretaresse werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc met relevante softwarepakketten, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. Kwaliteit van proces en In eerste instantie is een, eventueel op afstand, toeziend oog nodig bij resultaat het verloop van het proces en de controle van het resultaat. De secretaresse levert binnen de gestelde tijd foutloze producten af die taalkundig en inhoudelijk correct en doelgericht zijn. De documenten zijn conform de huisstijl of bedrijfsregels opgesteld en voorzien van bijlagen. De secretaresse draagt zorg voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de leidinggevende. Kwalificatiedossier Secretaresse 7

10 Keuzes en dilemma s Tijd versus kwaliteit De secretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is, regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de afhandeling van de opdrachten. Prioritering De secretaresse moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig afwegen welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan de wensen van de klant of dat zij de voorschriften van de organisatie volgt. Effectiviteit versus kosten De secretaresse moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/ -middel in een bepaalde situatie het meest geschikt is, gezien de verwachte effectiviteit en kosten. Kwalificatiedossier Secretaresse 8

11 Kerntaak 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten Proces De secretaresse is bij het leggen en onderhouden van in- en externe (telefonische) contacten het aanspreekpunt en de vraagbaak voor de leidinggevende en de afdeling. Zij verschaft tijdig juiste en volledige mondelinge of schriftelijke informatie, stelt zich hierbij representatief en klantvriendelijk op en weet haar gedrag zorgvuldig en correct af te stemmen op de ander. Zo geeft zij de ander de ruimte om zaken aan de orde te stellen en kan zij controleren of de boodschap goed begrepen is. Ze maakt notities van mondelinge contacten en zorgt ervoor dat op ieder binnenkomend signaal zo spoedig mogelijk wordt gereageerd. Ze vat gesprekken goed samen en trekt er de juiste conclusies uit. Ze ontvangt (buitenlandse) relaties of medewerkers en staat ze te woord in het ederlands of een moderne vreemde taal. Rol/verantwoordelijkheden De secretaresse functioneert als aanspreekpunt en vraagbaak voor alle betrokkenen zowel binnen als buiten de organisatie. Ze zorgt ervoor dat vragen en mededelingen die voortkomen uit in- en externe contacten door de juiste persoon worden afgehandeld. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de organisatie en haar positie daarin. Ze weet dat haar rol als bewaker van de voortgang accuraat handelen vereist. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen taken. Complexiteit De secretaresse heeft te maken met een veelheid aan activiteiten en verantwoordelijkheden. Tijdens haar werkzaamheden moet zij flexibel en snel kunnen reageren. Voor de secretaresse is met name van belang dat zij goed overzicht houdt over alle werkzaamheden binnen de afdeling en van de leidinggevende. Betrokkenen De secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende(n) en/of directe collega s. Daarnaast onderhoudt zij contacten met verschillende klanten en relaties. Hulpmiddelen De secretaresse maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van de telefoonbeantwoording aan een callcenter. Kwaliteit van proces en De secretaresse onderhoudt zelfstandig interne en externe contacten. resultaat Van haar wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt. Ze betracht de vereiste zorgvuldigheid bij het werken met vertrouwelijke informatie. Ze komt snel en effectief in actie, wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij heeft gevoel voor verhoudingen, kan signalen, houding en lichaamstaal van anderen interpreteren en kent de bedrijfscultuur van de organisatie. Ze draagt zorg voor een goede bereikbaarheid. Kwalificatiedossier Secretaresse 9

12 Keuzes en dilemma s Informatie achterhouden versus openheid De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. In contact brengen dit versus niet doen De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar leidinggevende of juist niet. Informatie verstrekken versus dit niet doen De secretaresse moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor haar leidinggevende van belang zijn of niet. Kwalificatiedossier Secretaresse 10

13 Kerntaak 3: Verzorgt bijeenkomsten Proces De secretaresse geeft ondersteuning aan de afdeling of leidinggevende bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van kleinschalige bijeenkomsten (vergaderingen, besprekingen, jubilea). Ze inventariseert in overleg met de leidinggevende het doel, de aard en de voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst. Ze stelt agenda s op in het ederlands of een moderne vreemde taal, stelt deelnemerslijsten samen, verstuurt uitnodigingen en reserveert vergaderruimten en bijbehorende faciliteiten. Ze werkt presentaties en verslagen uit in het ederlands of een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de verzending ervan. Rol/verantwoordelijkheden Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. De secretaresse ondersteunt een ervaren collega bij deze werkzaamheden, voordat zij deze zelfstandig uitvoert. De werkzaamheden betreffen vooral kleine bijeenkomsten, waarbij de secretaresse verantwoordelijk is voor de planning. Ze verzamelt informatie en houdt deze actueel. Ze bewaakt het organisatieproces en verzorgt faciliteiten en documenten. Ze onderhoudt contact met de relaties aangaande afspraken. Complexiteit De aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De secretaresse moet op een heldere en effectieve manier communiceren en haar taken efficiënt organiseren en perfect uitwerken. Het verzorgen van bijeenkomsten betekent plannen, voorbereiden, organiseren, overzicht houden, problemen oplossen, de leidinggevende ondersteunen en taken adequaat afwikkelen. Betrokkenen De secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie en met externe relaties. Hulpmiddelen De secretaresse maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc en geautomatiseerde communicatiemiddelen, zoals en internet. Zij gebruikt relevante softwarepakketten, waaronder presentatiepakketten, een elektronische agenda, beamer, relatiebestanden, een fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, telefoon (SMS) en traditionele kantoorbenodigdheden. Kwaliteit van proces en De secretaresse verzorgt zelfstandig kleinschalige bijeenkomsten. Ze resultaat zorgt voor een heldere en effectieve communicatie met medewerkers en opdrachtgevers. Taalgebruik en gehanteerde terminologie zijn in overeenstemming met de doelgroep waarop de communicatie is gericht. Ze heeft alle relevante activiteiten naar behoren gepland en georganiseerd. Afspraken over faciliteiten zijn verzorgd, eventueel via de facilitaire dienst. Invitaties, agenda s en stukken zijn tijdig bij ieder aanwezig. Ze geeft hulp en ondersteuning waar dat nodig is en vangt lacunes bij anderen op. Uitgevoerde werkzaamheden evalueert ze met haar leidinggevende. Keuzes en dilemma s Regels/interne procedures versus eigen keuzes De secretaresse moet afwegen of zij strikt alle regels handhaaft of dat zij een zekere tolerantie toont ten aanzien van bepaalde regels ten gunste van de leefbaarheid/werkbaarheid. Kwalificatiedossier Secretaresse 11

14 Kerntaak 4: Verzorgt de post en het archief Proces De secretaresse ontvangt, dateert, sorteert en registreert de post. Ze leest de in het ederlands of een moderne vreemde taal gestelde ingekomen stukken en stelt dossiers samen om de verwerking en het beheer van informatie te verzorgen. Ze voegt, indien nodig, het dossier toe om de verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Zij bepaalt naar wie of waarheen de ingekomen stukken moeten, welke handtekeningen nodig zijn en bewaakt de afhandeling. Zij bewaakt de volledigheid van dossiers conform de geldende richtlijnen. Zij beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces moet ze het archief regelmatig actualiseren en onderhouden. Bij post en archief gaat het zowel om fysieke als digitale documenten. Rol/verantwoordelijkheden De secretaresse verwerkt de post zelfstandig en selecteert de door haar of door anderen te beantwoorden post. Ze is verantwoordelijk voor de dagelijkse informatiestroom van documenten, voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Zij gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van documenten. Daarnaast maakt zij collega s attent op informatie uit relevante vakliteratuur. Ze is verantwoordelijk voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief voor de leidinggevende en maakt afspraken met betrokkenen over de toegang tot het archief. Complexiteit Voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten dient de secretaresse goed zicht te hebben op aard, doel en structuur van de organisatie. Betrokkenen De secretaresse onderhoudt t.b.v. deze kerntaak contact met medewerkers en specialisten in de organisatie bijvoorbeeld met de archivaris en medewerkers van de postkamer en systeembeheer. Hulpmiddelen Bij het verzorgen van de post en het archief maakt de secretaresse gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, (een elektronisch) postregistratiesysteem, een voortgangsregistratiesysteem en een archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst, de frankeermachine, de printer, de fax en de . Kwaliteit van proces en De secretaresse werkt accuraat en is vaardig in het ontvangen, resultaat dateren, sorteren, registreren, verspreiden en verzenden van alle soorten (elektronische) post in de organisatie. Ze leest de post, maakt aantekeningen en zorgt voor beantwoording, waarbij ze zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Ze kiest een passende verzendwijze en houdt rekening met de kosten. De secretaresse slaat relevante stukken op en houdt het archief actueel. Keuzes en dilemma s Informatie wel of niet doorspelen De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit afdelingsbelang achterhoudt. Effectiviteit versus kosten De secretaresse moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/ -middel in een bepaalde situatie het meest geschikt is, gezien de snelheid en de verwachte kosten. Kwalificatiedossier Secretaresse 12

15 7 EVETUELE KEROPGAVE BEHORED BIJ EE UITSTROOMDIFFERETIATIE iet van toepassing Kwalificatiedossier Secretaresse 13

16 8 BEROEPSCOMPETETIES MET BEHEERSIGSCRITERIA Verklaring van de gebruikte coderingen: L E S C O P leercompetentie economische burgerschapscompetentie normatieve burgerschapscompetentie sociale burgerschapscompetentie culturele burgerschapscompetentie organisatorische burgerschapscompetentie politieke burgerschapscompetentie Beroepscompetentie 1 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Teksten redigeren en vormgeven De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt digitaal aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor de leidinggevende Handelt in overleg met de leidinggevende de correspondentie af in het ederlands/een moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo s, faxen, etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl Kwalificatiedossier Secretaresse 14

17 Beroepscompetentie 2 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetentie 3 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken De secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotities of Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in het ederlands/een moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda en Spreekt correct ederlands/een moderne vreemde taal Inkomende telefoongesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig In- en externe bezoekers ontvangen De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie. Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord in het ederlands/een moderne vreemde taal Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Stelt gerichte vragen om de aard van de vraag te achterhalen Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de leidinggevende of andere medewerkers tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, , intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Kwalificatiedossier Secretaresse 15

18 Beroepscompetentie 4 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Leidinggevende ondersteunen bij vergaderingen De secretaresse is in staat om de leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen. Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in het ederlands/een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de beschikbaarheid van benodigde stukken Houdt de (elektronische) agenda nauwkeurig bij odigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt als coördinatrice en gastvrouw op Maakt tijdens de vergadering aantekeningen in het ederlands/een moderne vreemde taal Stelt in overleg met de leidinggevende op basis van de notulen een verslag en/of besluitenlijst op in het ederlands/een moderne vreemde taal en stemt het verslag of de besluitenlijst af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt in overleg met de leidinggevende zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag en/of besluitenlijst vormen een inhoudelijk correcte weergave van de bespreking en zijn verspreid onder de betrokkenen Kwalificatiedossier Secretaresse 16

19 Beroepscompetentie 5 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetentie 6 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Draaiboeken en checklisten opstellen De secretaresse is in staat om op adequate wijze draaiboeken en checklisten op te stellen en te gebruiken voor het organiseren van kleinschalige bijeenkomsten. Voert tijdig overleg over verschillende bijeenkomsten met de opdrachtgever en betrokkenen Stelt in overleg met de leidinggevende een lijst op met uit te voeren voorbereidende activiteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Stelt de draaiboeken en checklisten op volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten Past de draaiboeken en checklisten aan en stelt deze aan alle betrokkenen ter beschikking Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht Uitvoering van het draaiboek waarborgt een goed technisch verloop van de bijeenkomst De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de voorbereidingsactiviteiten Het draaiboek en de checklist zijn opgesteld volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek Inkomende/uitgaande post afhandelen De secretaresse is in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen. Selecteert zorgvuldig de te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of de inhoud de juiste ontvanger(s) van de in het ederlands/een moderne vreemde taal gestelde ingekomen poststukken Vermenigvuldigt zo nodig ingekomen poststukken Digitaliseert zo nodig ingekomen poststukken Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken Stelt prioriteiten in relatie tot het belang van poststukken Zorgt voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken en weegt het kostenaspect mee bij het bepalen van de wijze van verzending Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden Kwalificatiedossier Secretaresse 17

20 Beroepscompetentie 7 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetentie 8 (BOS) Beheersingscriteria gericht op het proces O Resultaat Archief beheren, optimaliseren De secretaresse is in staat om op adequate wijze een archief te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie. Selecteert en codeert in overleg met de leidinggevende archiefstukken op categorie en rubriek Bergt (slaat digitale) stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt de belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers, past in overleg met de leidinggevende het archiefsysteem aan de gewijzigde behoeften aan en zet eventueel een nieuw (onderdeel van het) archief op Schoont in overleg met de leidinggevende dossiers met in achtneming van bewaartermijnen De rubrieken en categorieën waarop het archiefsysteem is gebaseerd, voldoen aan de behoeften van de gebruikers Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling Voorbereiden eigen werkzaamheden De secretaresse is in staat om op adequate wijze haar werkopdracht voor te bereiden, zodat deze efficiënt kan worden uitgevoerd. Ontvangt de werkopdracht Verzamelt alle relevante informatie Interpreteert relevante informatie Stelt vast welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd Schat in hoelang de werkzaamheden gaan duren Bepaalt de werkvolgorde en stelt hierbij prioriteiten Houdt rekening met mogelijke knelpunten Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid Stemt de manier van werken zo nodig af met de leidinggevende en/of andere betrokkenen Verzamelt de juiste materialen Gaat efficiënt en zorgzaam om met de juiste hulpmiddelen en ICTtoepassingen Handelt binnen het raamwerk van de wet- en regelgeving rondom veiligheid, arbeidsomstandigheden, duurzaamheid en milieu Een goed voorbereide werkopdracht Kwalificatiedossier Secretaresse 18

21 Beroepscompetentie 9 (BOS) Beheersingscriteria gericht op het proces O O Resultaat Zorgdragen voor kwaliteit De secretaresse is in staat om op adequate wijze zorg te dragen voor een goede werkuitvoering en een goede kwaliteit van het af te leveren werk, zodat zowel aan de belangen van de klant als aan die van het eigen bedrijf tegemoet gekomen wordt. Werkt volgens het kwaliteitssysteem van de werkgever Komt gemaakte afspraken na Gaat efficiënt en kostenbewust om met materialen, materieel, tijd en energie Doet voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van het werk Werkt (gedurende een lange periode) nauwkeurig, geconcentreerd en met oog voor detail Werkt volgens bedrijfsvoorschriften Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures correct toe Bewaart in overleg met de leidinggevende vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Signaleert fouten, verstoringen en afwijkingen in het eigen werk en dat van anderen en onderneemt actie binnen het eigen werk en dat van anderen Reageert assertief en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van de afdeling, het bedrijf en/of de privacy van personen kunnen bedreigen Rapporteert fouten, verstoringen en afwijkingen aan betreffende functionaris Spreekt anderen aan op fouten, verstoringen en afwijkingen Plant en regelt de eigen activiteiten Situeert het eigen handelen in het grotere geheel Evalueert het eigen werk-/productieproces en dat van anderen. Een goede kwaliteit van het afgeleverde werk Heeft een positieve bijdrage geleverd aan het goed verlopen van werk- en productieprocessen en projecten Relevante voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van het werk Kwalificatiedossier Secretaresse 19

22 Beroepscompetentie 10 (BOS) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetentie 11 (BOS) Beheersingscriteria gericht op het proces O O Handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden De secretaresse is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering. Stemt voorgenomen activiteiten af met de opdrachtgever Handelt zorgvuldig volgens opdracht en koppelt de werkzaamheden terug Zorgt voor een goede voorbereiding en afwikkeling van taken eemt de verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen eemt het initiatief bij het oplossen van problemen, schakelt waar nodig anderen in en draagt taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is over aan anderen Taken, beloftes en toezeggingen zijn nagekomen Taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is heeft zij tijdig overgedragen Omgaan met problemen De secretaresse is in staat om op adequate wijze met problemen om te gaan, zodat deze verholpen en indien mogelijk in de toekomst voorkomen worden. Signaleert het probleem Analyseert het probleem (of brengt het probleem in kaart) Onderzoekt mogelijke oorzaken Stelt de aard van het probleem vast Raadpleegt zo nodig collega s, leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Verwijst zo nodig door naar collega( s), leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Gebruikt protocollen en/of handboek kwaliteitszorg Plant en regelt eigen activiteiten Situeert het eigen handelen in het grotere geheel Maakt de juiste overweging om het probleem zelf te verhelpen of het te melden bij leidinggevende en/of andere belanghebbenden Blijft kalm in moeilijke situaties Weegt mogelijke oplossingen af rekening houdend met belangen en normen van anderen en kiest de meest geschikte oplossing Verhelpt indien mogelijk het probleem, met behulp van de gekozen oplossing Biedt hulp bij het verhelpen van het probleem Registreert gegevens over het probleem Maakt op verzoek een rapportage van het probleem Evalueert resultaat van werkzaamheden eemt maatregelen ter voorkoming van het probleem Kwalificatiedossier Secretaresse 20

23 Resultaat Beroepscompetentie 12 (BOS/SC/O) Beheersingscriteria gericht op het proces /C C C O O Resultaat Het probleem is verminderd, beheersbaar gemaakt of verholpen Indien mogelijk zijn maatregelen ter preventie van verdere problemen opgenomen Communiceren tijdens werkzaamheden De secretaresse is in staat op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces te communiceren, opdat de werkzaamheden vlot verlopen. Hanteert correcte omgangsvormen Stemt de communicatiestijl af op de ander en op de situatie Luistert aandachtig en toont geduld Spreekt helder en duidelijk in het ederlands/een moderne vreemde taal Houdt rekening met wat door de ander gezegd wordt Stelt gerichte vragen om relevante informatie te achterhalen Brengt een boodschap kort en duidelijk over Let op non-verbale communicatie (intercultureel) Toont respect voor andere gewoonten Schrijft begrijpelijke teksten/instructies Vat samen wat anderen zeggen en wat zij zelf heeft willen overbrengen en vraagt naar overeenstemming Geeft na een ontvangen opdracht aan wat zij gaat doen Toont aan de boodschap van de ander begrepen te hebben Deelt relevante informatie tijdig mee Stemt relevante informatie waar nodig af met anderen Zorgt voor een goede overdracht van het werk Legt een probleem op duidelijke wijze voor aan de leidinggevende Formuleert eigen mening/standpunt m.b.t. normatieve aspecten van het secretaresse werk Probeert beheerst om te gaan met eigen gevoelens Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Een goede bijdrage aan het verloop van het werkproces Tijdig en volledig geïnformeerde betrokkenen Een goede bijdrage aan de onderlinge werkverhoudingen Kwalificatiedossier Secretaresse 21

24 Beroepscompetentie 13 (SC) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Rapporteren over de werkzaamheden De secretaresse is in staat om op adequate wijze schriftelijk en mondeling rapporteren, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd. Bepaalt welke informatie relevant is voor degene aan wie zij rapporteert en stemt taalgebruik daarop af Controleert gegevens op juistheid Signaleert wanneer materialen bijbesteld moeten worden en geeft dit tijdig door Gebruikt de gebruikelijke (éénduidige) vaktermen Vult alle vereiste formulieren en checklists volledig en duidelijk in Legt relevante gegevens vast Schrijft begrijpelijke teksten Houdt de registratie van gegevens bij Rapporteert mondeling en schriftelijk in het ederlands/een moderne vreemde taal Alle belanghebbenden zijn tijdig en volledig geïnformeerd Kwalificatiedossier Secretaresse 22

25 Beroepscompetentie 14 (SC) Beheersingscriteria gericht op het proces S S/O S/O O/ O/ O O C/ Resultaat Samenwerken De secretaresse is in staat om op adequate wijze samen te werken zodat het werk zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd. Past zich aan de bedrijfscultuur aan Maakt werkafspraken met collega s Komt gemaakte werkafspraken na Stelt gerichte vragen aan collega s om alle relevante informatie te verkrijgen Luistert naar collega s en houdt rekening met wat door hen gezegd wordt Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Houdt rekening met verschillen tussen mensen en hun manier van werken Geeft feedback aan collega s Vraagt feedback van collega s Wijzigt werkwijze indien nodig naar aanleiding van gekregen feedback Verstrekt relevante informatie aan alle belanghebbenden Vraagt collega s om hulp als zij er zelf niet uitkomt Helpt collega s als de situatie daarom vraagt en het werk het toelaat Geeft aan wanneer de werkdruk te hoog is Organiseert de werkzaamheden Zoekt, als eigen taken afgerond zijn, naar andere klus/ander project of vraagt hiernaar bij collega s of leidinggevende eemt actief deel aan werkbesprekingen Werkt teamgericht Communiceert in begrijpelijke taal met anderen Toont inzicht in de werkzaamheden van collega s Gaat flexibel om met wisselende taken Gaat in goede harmonie om met collega s en leidinggevende Spreekt anderen aan op hun handelen Draagt bij aan een positieve werksfeer en toont interesse in het werk van anderen Levert op positieve wijze kritiek en staat zelf open voor kritiek Gaat respectvol om met mensen van andere disciplines, houdt rekening met de werkzaamheden van derden en overlegt bij eventuele problemen Zorgt voor een duidelijke werkoverdracht naar collega s De secretaresse functioneert effectief en efficiënt binnen een team De secretaresse levert met anderen een gezamenlijke prestatie om de gestelde doelen te realiseren Kwalificatiedossier Secretaresse 23

26 Beroepscompetentie 15 (O) Beheersingscriteria gericht op het proces L /E E E/L L O Resultaat Beroepscompetentie 16 (BOS/SC) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetenties ontwikkelen De secretaresse is in staat om op adequate wijze haar beroepscompetenties gedurende de loopbaan te ontwikkelen om goed te blijven functioneren in haar beroep. Reflecteert op het beroepsmatig handelen Evalueert de eigen werkzaamheden Reflecteert met de leidinggevende op het beroepsmatig handelen Brengt met de leidinggevende in kaart wat goed en nog niet goed gaat Bepaalt welke beroepscompetenties zij verder moet ontwikkelen Bepaalt welke activiteiten zij daartoe moet ondernemen Past in overleg nieuwe werkwijzen toe Informeert regelmatig in- en extern naar nieuwe ontwikkelingen Leest regelmatig vakliteratuur Bezoekt vakbeurzen, trainingen, cursussen en seminars Toont initiatieven om zich te ontwikkelen Verwoordt de eigen situatie en mening Behartigt eigen belangen Zoekt ondersteuning indien nodig Stuurt eigen leerproces Deelt kennis en ervaring met anderen Constante ontwikkeling en toepassing van de eigen beroepscompetenties Heldere verbeterpunten voor het eigen functioneren Veilig en milieubewust werken De secretaresse is in staat om op adequate wijze volgens voorschriften voor veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden te werken zodat het werk verantwoord wordt uitgevoerd. Handelt conform de richtlijnen/relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Reageert alert en actief op (het ontstaan van) onveilige situaties eemt in overleg preventieve maatregelen om problemen te voorkomen Spreekt anderen aan op racistisch, seksistisch of tendentieus taalgebruik Gaat efficiënt om met het materiaal Blijft rustig in moeilijke situaties Meldt/doet suggesties bij niet milieubewust handelen Meldt onveilige situaties aan bij de verantwoordelijke persoon Houdt de eigen werkplek overzichtelijk Gebruikt materialen op de juiste wijze Ziet er op toe dat afval en restmateriaal worden verzameld, gesorteerd en afgevoerd volgens de voorschriften Het werk is conform de richtlijnen/voorschriften voor veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden uitgevoerd Kwalificatiedossier Secretaresse 24

27 Beroepscompetentie 17 (SC) Beheersingscriteria gericht op het proces O Resultaat Klantgericht handelen De secretaresse is in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd. Treedt representatief op en stemt haar handelen af op de klant Communiceert in het ederlands/een moderne vreemde taal Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Toont een geïnteresseerde houding en luistert actief Herkent (on)uitgesproken wensen en behoeften van de klant Vertaalt de wens(en) van de klant naar het uit te voeren werk Informeert de klant over de werkzaamheden Speelt in op de veranderde situatie en past werkwijze hierop aan Is de klant van dienst, ook bij ongeplande werkzaamheden, maar houdt het bedrijfsbelang in de gaten Verwijst zo nodig door naar (gespecialiseerde) collega s Geeft advies als daarom gevraagd wordt Denkt mee, geeft ook ongevraagd advies Beperkt hinder tengevolge van de werkzaamheden tot een minimum Zorgt na afloop van de werkzaamheden voor een opgeruimde werkplek Vraagt aan de klant of alles naar wens (verlopen) is Voorkomt aanleidingen voor klachten zoveel mogelijk Wijst klant op rechten/regelgeving Respecteert de mening van de klant, neemt elke klacht serieus en zorgt dat de klacht wordt geregistreerd en afgehandeld Respecteert eigen grenzen en die van anderen Stemt haar manier van communiceren af op de klant Past verschillende gesprekstechnieken en gedragsstijlen toe, afgestemd op de situatie van de klant Komt afspraken na De klant is tevreden over - de gegeven adviezen - de wijze waarop hij behandeld is - de manier waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd - het eindresultaat Correcte registratie van klachten Kwalificatiedossier Secretaresse 25

28 Beroepscompetentie 18 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Voor- en nacalculaties maken (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse en Medisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een kleinschalige bijeenkomst te maken. Verzamelt gegevens voor bepaling van de kosten van een zakenreis en/of zakelijke bijeenkomst Berekent in overleg nauwkeurig de kosten voor de inzet van personeel, materiaal, huur etc. Vraagt in overleg met de leidinggevende offertes aan voor out of pocket kosten en stelt op basis daarvan een voorstel op voor de leidinggevende Stelt in overleg met de leidinggevende een sluitende conceptbegroting op Laat de begroting vaststellen door de opdrachtgever Registreert in overleg met de leidinggevende de daadwerkelijke inzet van het personeel (urenregistratie) en laat de facturen accorderen Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten en legt de vergelijking ter controle voor aan de leidinggevende Vergelijkt budget met werkelijk gemaakte kosten Zorgt voor een correcte verwerking van de gegevens, rekeningen, declaraties, bonnen, facturen etc. Laat de facturen accorderen Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Er kan een vergelijking worden gemaakt tussen de begroting en de werkelijke uitgaven Kwalificatiedossier Secretaresse 26

29 Beroepscompetentie 19 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Teksten redigeren en vormgeven in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven in een tweede moderne vreemde taal, ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt digitaal aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor de leidinggevende Handelt in overleg met de leidinggevende de correspondentie af in een tweede moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo s, faxen, s etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl Kwalificatiedossier Secretaresse 27

30 Beroepscompetentie 20 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Beroepscompetentie 21 (VM) Beheersingscriteria gericht op het proces Resultaat Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities in een tweede moderne vreemde taal, t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotities of e- mail Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in een tweede moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda en Gebruikt een tweede moderne vreemde taal Inkomende telefoongesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig omschreven In- en externe bezoekers ontvangen met behulp van een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie met behulp van een tweede moderne vreemde taal. Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze. Stelt gerichte vragen om de aard van de vraag te achterhalen Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de leidinggevende of andere medewerkers tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, , intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Kwalificatiedossier Secretaresse 28