Voorbeeldprogramma werksessie omgevingsanalyse (1 dagdeel)

Transcriptie

1 Voorbeeldprogramma - 1 Voorbeeldprogramma Voorbeeldprogramma werksessie omgevingsanalyse (1 dagdeel) Hieronder vindt u een voorbeeldprogramma voor een werksessie/trainingsmodule omgevingsanalyse voor Factor C, met een uitwerking van de doelstelling, instructie en aandachtspunten bij de verschillende stappen. U kunt voor deze module allerlei variaties maken, afhankelijk van de beschikbare tijd. Of: Of: Of: 0. Bepalen doel sessie en fase van beleid 10 min Waarom moeten we onze omgeving kennen? Aftrap 10 min Instructie per mail - Instructie Per mail 2. Inleiding omgevingsanalyse Introductie: wat gaan we vandaag doen en waarom? 20 min vooraf 20 min vooraf 3. Met wie hebben we te maken? Doen: Inventariseren van actoren, zodat we een groslijst van actoren hebben die van belang zijn in het beleidsveld. Check: hebben we ze allemaal? 45 min 45 min + korte intro 45 min vooraf 4. Wat weten we van deze partijen? Introductie: Verschillende vormen van actorenanalyse op een rij: welke past? Doen: Maken van twee soorten analyses 15 min Pauze 35 min 35 min - 35 min + terugkoppeling analyses 5. Welke bijdrage vragen we van partijen? Introductie: ringen van invloed Doen: strategiebepaling; welke gewenste rol per actor per stap? 15 min 10 min 10 min 10 min 6. Hoe verder? Maken van werkafspraken: verder uitwerken 150 min (2 ½ uur) 90 min (1 ½ uur) 75 min (1 ¼ uur) 60 min (1 uur) Factor C staat voor communicatie in het hart van beleid. Het is een werkwijze waarin beleids- en communicatieadviseurs vanaf het begin van het beleidsproces nauw met elkaar samenwerken om de buitenwereld en de binnenwereld met elkaar te verbinden. Factor C is daarmee ook een methodiek die beleidsmakers ondersteunt bij het ontwikkelen van communicatief beleid.

2 Voorbeeldprogramma - 2 Vooraf 0. Bepalen doel sessie en fase van beleid Verken van tevoren in welke fase het beleidsproces zit: in de voorbereidende fase: de omgevingsanalyse bepaalt mede de aanpak van het beleidsdossier (procesplan); in de uitvoerende fase: de omgevingsanalyse is vooral input voor voorlichting en implementatie, en minder voor beleidstraject. Check of er sprake is van een heldere fasering van het beleidstraject (alleen dan kun je heldere rollen voor actoren bepalen). Bepaal de reikwijdte van het dossier: is er al een helder standpunt? Dan heeft het zin om steun en kritiek op standpunt te bepalen; is er nog geen standpunt? Dan zal de sessie vooral inzicht geven in de stand van de bredere discussie over het onderwerp. Contact opdrachtgever Soms komt het initiatief van een beleidsafdeling, soms van de directie Communicatie. In beide gevallen is het aan te raden om op MT-niveau een opdrachtgever te zoeken en daarmee een intake te houden. Dit kan een projectleider zijn, afdelingshoofd, MT-lid, o.i.d. Belangrijk is het opdrachtgeverschap daar te beleggen, zodat de kernboodschap niet alleen van Communicatie is. Maak van tevoren afspraken over zijn/haar rol: tijdens de sessie: enthousiasmerende aftrap/belang benadrukken, eventueel meedoen maar anderen niet afkappen tijdens brainstorm, conclusies trekken, werkafspraken maken etc. na de sessie: bepalen verantwoordelijkheid voor verder uitwerken, verwerken in projectplan, voortzetting in kernboodschap en communicatiekalender, etc. Uitnodiging deelnemers De deelnemers zijn een mix van: direct inhoudelijk betrokkenen gebruikers van de boodschap (ook MT-leden!) uitvoerders (kennen geluiden uit de praktijk en moeten de vertaalslag maken) de communicatiemedewerker die het onderwerp in portefeuille heeft evt. een of twee buitenstaanders, voor de frisse blik geef in de uitnodiging goed aan wat het doel en de context is (werken aan omgevingsanalyse voor beleidsdossier, niet te veel communicatie in de uitnodiging) co-facilitator voor subsessie Laat de opdrachtgever/leidinggevende de uitnodiging verzenden.

3 Voorbeeldprogramma min 1. Waarom moeten we onze omgeving kennen? Aftrap Brainstorm Flip-over Urgentie inzien Enthousiasme voor de middag Hier zijn verschillende mogelijkheden. Nadruk op de methode: Korte brainstorm: Wat zou je willen weten van je omgeving? Waar ben je benieuwd naar? Meeschrijven op flap en clusteren naar bijv: Steun/kritiek Relaties Inhoudelijke argumenten Etc Aangeven dat er dus verschillende redenen en methodieken zijn om een omgevingsanalyse te doen. Op basis daarvan twee methodieken kiezen. Of met nadruk op de urgentie vanwege storm rond het dossier: Vooraf verzamelen (of laten verzamelen door de directie communicatie) van knipsels/uitingen van een aantal partijen Deze presenteren (bijv. op tafel uitspreiden of projecteren) Korte discussie: kennen jullie deze signalen? Wat zegt dat je? Hebben jullie het met elkaar erover? Waarom is het belangrijk om dit te weten? Of speelser: Hoeden van de Bono: doe een aantal papiertjes met rollen/invalshoeken in een hoed Laat iedereen er een trekken Vraag ze allemaal naar het onderwerp te kijken; wat is de eerste associatie vanuit het onderwerp? Constateer: rol/betrokkenheid bepaalt visie op het onderwerp. Goed om dit in kaart te brengen Kies de aftrap die bij de groep past

4 Voorbeeldprogramma min 2. Inleiding omgevingsanalyse Introductie: wat gaan we vandaag doen en waarom? Korte presentatie Power Point Overzicht over een aantal methodieken Duidelijkheid over het programma Korte presentatie over omgevingsanalyses: in een netwerksamenleving zijn partijen en overheid afhankelijk van elkaar belangrijk dus: weten wat er speelt en erop inspelen veel methodieken voor omgevingsanalyse wij doen het in drie stappen: 1. Inventariseren (divergeren): zien we niemand over het hoofd (niet alleen projectomgeving) 2. Analyseren (naar inhoud & krachten): de geïnventariseerde actoren nader bekijken (wie zijn ze, wat vinden ze en wat kunnen ze?) 3. Strategiebepaling (convergeren): erop inspelen (hoe gaan we met ze om?) Toelichten programma (deelnemers hebben programma ook op papier) kijken naar actoren (niet factoren) werkendeweg verkennen en strategische keuzes bepalen geen ingewikkelde onderzoeken: je kunt zelf met elkaar ook al heel veel doen in 1 middag leren door te doen: reader met materiaal voor later. Focus ligt nu vooral op het beleidsveld, niet alleen op directe (interne) projectomgeving. De volgorde (eerst inventariseren, dan pas analyseren en strategiebepalen) is belangrijk: heel vaak gaat alle energie zitten in de bekende partijen en zie je partijen over het hoofd, die je wel nodig blijkt te hebben. Dus: starten met een complete lijst, dan pas indikken. Blijf niet hangen in theoretische bespiegelingen, als de groep allerlei vragen over de methodiek stelt; ga het dan gewoon doen.

5 Voorbeeldprogramma min 3. Met wie hebben we te maken? Doen: Inventariseren van actoren, zodat we een groslijst van actoren hebben die van belang zijn in het beleidsveld. Check: hebben we ze allemaal? Actoreninventarisatie naar inhoud Of Actoreninventarisatie naar feitelijke rollen. Flip-over en geeltjes Stap 1: Overzicht/groslijst van zoveel mogelijk belangrijke actoren: droog inventariseren. Met als doel: niemand over het hoofd zien. Kies uit een van de twee methodieken: Actoreninventarisatie naar inhoud Op een flip invalshoeken op het thema verzamelen. Dan pas actoren erbij verzinnen en die op geeltjes schrijven Actoreninventarisatie naar feitelijke rol Eerst zelf op geeltjes partijen opschrijven. Dan plaatsen in tabel feitelijke rollen Dan checken: hebben we partijen uit alle sectoren. Ook de gebruikers? ook de uitvoerders? Eventueel aanvullen met meer geeltjes met partijen. Bespreek de opbrengst: De inventarisatie is breder dan de organisaties met wie je onderhandelt. Moet je ook de maatschappelijke partijen zonder vertegenwoordiging meenemen ( burgers )? Houd de geeltjes bij de hand voor de volgende stappen! Nodig uit even los van de bestaande kaders en lopende contacten, open kijken. Opbrengst is vaak een lange lijst. Dat betekent niet dat je met iedereen iets moet! Daarvoor is stap 3: strategie bepalen en convergeren. Vaak ontspint zich een discussie of je ook met de burger contact moet hebben ( wemaken geen beleid voor individuele gevallen ). De vraag is alleen of je een beleidsdossier kunt aanpakken zonder inzicht te hebben in de visie van de burger. Kan ook door bijvoorbeeld onderzoek!

6 Voorbeeldprogramma min 4. Wat weten we van deze partijen? Introductie: Verschillende vormen van actorenanalyse op een rij: welke past? Doen: Maken van twee soorten analyses Argumentatieanalyse, kleurenabc, krachtenveldanslyse, belangenmatrix Flipovers en stiften Stap 2: analyseren van de actoren op een aantal aspecten om zo meer inzicht te krijgen in standpunt, steun en relatie. Eerst inzicht bieden in de verschillende vormen van actorenanalyse, dan er twee kiezen die je gaat toepassen op de belangrijkste partijen uit de groslijst. Korte inventarisatie: welke aspecten zou je willen analyseren van partijen? (macht, voor/tegen, kennis, standpunt, relaties, formele rollen, e.d.) Opbrengst plaatsen onderstaand schema en met elkaar bepalen welke twee analyse je nu gaat maken: wat is het meest passend? Analyse Methodiek Op: inhoud Argumenten, stand van het debat Gespreksopeningen vinden Argumentatie-analyse Standpunten en belangen Gedeelde belangen vinden Standpuntenmatrix Op: positie Met oog voor macht en gezag Belangrijke tegen/medestanders bepalen KleurenABC Met oog voor de relatie Strategie bepalen voor opbouw/behoud goede relatie Krachtenveld Groep in tweeën splitsen en in elke groep een analyse uitwerken Resultaten meeschrijven op flappen Kort aan elkaar terugkoppelen: inhoud: wat is het belangrijkste inzicht? proces: hoe was het om zo n analyse samen te maken? : noties bij de keuze van de juiste analysevorm: het doel (wat wil je weten) bepaalt de analyse. Niet andersom, dat een bekende analyse altijd wordt toegepast. startpunt is steeds: wat wil je in je beleidstraject bereiken? gebruik bijv. knipselkranten, onderzoeksrapporten etc. als input. soms weet je niet genoeg van actoren; dan is nader onderzoek (deskstudy, onderzoek of contact) aan te raden: ga niet zitten gissen. de geeltjes uit de actoreninventarisatie kun je gebruiken voor het plaatsen in de schema s. keuze soorten analyse kan ook van tevoren, op basis van een inschatting van wat relevant is. bij weinig tijd: laat van tevoren twee verschillende analyses maken en benut de sessie voor uitwisselen conclusies en strategiebepaling.

7 Voorbeeldprogramma min Pauze 35 min 5. Welke bijdrage vragen we van partijen? Introductie: ringen van invloed Doen: strategiebepaling; welke gewenste rol per actor per stap? Ringen van invloed Flipover en geeltjes uit stap 1 Stap 3: strategiebepaling en convergeren. Bepalen van interactiedoelen tot de eerste mijlpaal: welke rol vragen we van de belangrijkste actoren, gezien hun positie in het beleidsveld en het resultaat dat we willen boeken? Korte toelichting van de methodiek: doel is gewenste bijdrage van actoren in kaart brengen per stap in het project. Dit is belangrijk als start van de inzet van communicatie; kernboodschap en middelen. (meedenken betekent bijv. eenmalig raadplegen, meewerken betekent bijv. werkgroeplid worden). Eigenlijk maak je een procesplan. Gebruik de methodiek van de ringen van invloed. Korte uitleg: interactieladder: van meeweten tot meebeslisssen Plaats de geeltjes van de actoren uit de inventarisatie in de ringen. Het gaat hierbij om de discussie: wat hebben we nodig van deze actor om ons doel in het project te bereiken? wat leren we uit de analyses uit stap 2, dat we moeten meewegen? Overzie het resultaat en bespreek: zitten er veel actoren in eenzelfde ring, dan zegt dat iets over de communicatie stijl van een project: vooral informatieverstrekkend, of erg interactief? Zijn er kwadranten helemaal leeg? Beleidsdoel (tussenresultaat) is startpunt: dit samen bepalen (top of doel erna als uitgangspunt?) Het is belangrijk te bepalen voor welke fase in het beleidstraject en welk (sub)doel je de bijdrage bepaalt. Het maakt nogal wat uit of je in een verkennende fase zit, of in een besluitvormende fase! Eenzelfde actor is bijv. in een verkenning meedenker, maar tijdens besluitvorming meeweter. Rollen kunnen dus veranderen in de tijd. Plaats de rollen in de communicatiekalender om dit helder te maken. Niet alleen de vertegenwoordigers maar ook de mensen erachter plaatsen. De kwadranten zijn wel erg ingewikkeld. Misschien beperken tot de ringen en noties van wie maken en wie wordt geraakt. De rol moet ook terugkomen in de kernboodschap; het benoemt immers wat je van actoren verwacht en wat zij van jou mogen verwachten.

8 Voorbeeldprogramma min 6. Hoe verder? Maken van werkafspraken: verder uitwerken Helderheid over vervolg. Maken van goede werkafspraken Maak afspraken over: verwerking resultaten analyses taakverdeling vervolgsessie (bijv. kernboodschap of procesplan) Evalueer kort: vond iedereen het een nuttige sessie? Doe een aanbod voor ondersteuning tussentijds en voor verder advies en evt begeleiding. Geef de projectleider hierin de lead; het is zijn verantwoordelijkheid dat de resultaten hun weg vinden in projectplan en communicatiestrategie Eind