WERKBOEK GEMEENTE RONDE 1

Transcriptie

1

2 2 /18 Beschrijving van het spel Doel van het spel Het spel Op Stap is bedoeld om gemeentelijke beleidsmakers en aanbieders van zorg en welzijn te helpen bij de voorbereiding op hun nieuwe taken in het kader van de decentralisatie van de functie extramurale begeleiding. Binnen een fictieve gemeente met fictieve aanbieders ervaren de deelnemers de gevolgen van de nieuwe situatie. Het spel brengt de belangrijkste betrokken partijen bij elkaar en laat ze met elkaar ervaren hoe ze in de toekomst met elkaar moeten gaan samenwerken. Doel van het spel is gevoel te krijgen bij de belangrijke beslismomenten aan de hand van het formele stappenplan van Het TransitieBureau: welke stappen moeten we doorlopen, waar gaan we tegen aan lopen en waar moeten we beslissingen over nemen?. Het spel laat de deelnemers oefenen met de stappen die de genomenmoeten worden, zodat de deelnemers goed voorbereid zijn op de decentralisatie. Waarom spelen we een spelsimulatie? Over de decentralisatie van de functie extramurale begeleiding wordt al veel gesproken en vergaderd. Naast praten en denken over de veranderende situatie is het leerzaam de nieuwe situatie ook alvast te ervaren. Deze spelsimulatie biedt je de mogelijkheid te oefenen met de praktijk. De praktijk is immers vaak de beste leermeester. Een spelsimulatie is een vereenvoudigde weergave van de nieuwe werkelijkheid. Het bied je lessen die kunnen worden vertaald naar de eigen praktijk. Naast inhoudelijke oplossingen, geeft het spel je ook inzicht in het gedrag van de verschillende betrokken partijen. Het laat je ervaren waarom partijen op een bepaalde manier handelen en waarom samenwerken soms best lastig is. Context van het spel Het spel speelt zich af in een fictieve gemeente. In deze gemeente staan de gemeente en de aanbieders samen voor de opgave om de decentralisatie van de functie extramurale begeleiding te gaan regelen. Deze decentralisatie moet afgerond zijn voor 1 januari Er staat dus een flinke tijdsdruk op om alles op tijd geregeld te krijgen. Een aantal cliëntgroepen maken gebruik van deze extramurale begeleiding. In totaal is dit 1% van de totale Nederlandse bevolking. Het gaat om cliënten met een: - psychogeriatrische aandoening van 65 jaar en ouder (PG 65+) - somatische aandoening van 65 jaar en ouder (SOM 65+) - somatische aandoening tot 64 jaar (SOM 65-) - psychiatrische problematiek van 18 jaar en ouder (PSY) - verstandelijk beperking tot 18 jaar (VB 18-) - verstandelijke beperking van 18 jaar en ouder (VB 18+) - zintuiglijke beperking (ZB) - lichamelijke beperking (LB). Deze indeling wordt op dit moment binnen de AWBZ gehanteerd. De WMO biedt de kans om de groepen anders in te delen. Gemakshalve gaan we in Op Stap echter nog uit van deze indeling.

3 3 /18 Beschrijving van het spel (2) Met elkaar moeten de gemeente en de aanbieders de begeleiding voor deze cliënten gaan regelen. Om goed voorbereid te zijn op de inkoop van deze zorg, moeten zij drie stappen doorlopen. Deze drie stappen leiden tot een goed bestek van de gemeente en een goed zorgaanbod van de aanbieder. Deze stappen zijn beschreven door het TransitieBureau. - Fase 1: inventarisatie en analyse uitvoeren: kennen we de context, wie zijn de betrokken partijen? - Fase 2: visie en keuzes maken: hoe gaan we het beleid en het zorgaanbod inrichten? - Fase 3: uitwerking van het bestek en het zorgaanbod. De spelsimulatie doorloopt deze drie fases en eindigt bij de totstandkoming van het aanbestedingsdocument, op het moment dat het bestek daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. Rollen in het spel In het spel zijn de volgende rollen aanwezig: - De gemeente De deelnemers aan de tafel van de gemeente bekijken het vraagstuk vanuit het ambtelijk apparaat van de gemeente: wat zou de gemeente doen in de verschillende fases? - De aanbieders De deelnemers aan de tafel van de aanbieders bekijken het vraagstuk vanuit de aanbieders in de gemeente: wat zouden de aanbieders doen in de verschillende fases? - Spelleider Deze deelnemer begeleidt het spel en vertegenwoordigt de besluitvormende partij. Het is de bedoeling dat de deelnemers de situatie beschouwen als de gemeente en de aanbieders. Het is niet de bedoeling dat ze deze rollen ook daadwerkelijk gaan spelen, als in een rollenspel. goed bestek en een goed zorgaanbod voor de functie extramurale begeleiding in jullie gemeente. Spelverloop Het spel heeft een speelduur van 4 uur. Het wordt gespeeld in drie rondes van een uur. Aan het einde van de drie rondes evalueren de deelnemers met elkaar de geleerde lessen. In elke speelronde doorlopen de deelnemers met elkaar de eerste drie fasen uit het stappenplan van het TransitieBureau. - Inventarisatie en analyse uitvoeren: kennen we de context? - Visie en keuzes maken: hoe gaan we het beleid en het zorgaanbod inrichten? - Uitwerking van het bestek en het zorgaanbod. Elke fase duurt één kwartier. Dat betekent dat er flink moet worden doorgewerkt. Voorafgaand aan iedere speelronde wordt met elkaar de context van die ronde bepaald. In welke gemeente spelen we deze ronde, welke cliënten wonen er in deze gemeente en met welke aanbieders heeft deze gemeente contact? Dit gebeurt door middel van het trekken van kaartjes. Elke ronde speelt zich dus af in een andere gemeente, met andere aanbieders en andere cliënten. Spelregels Elk spel heeft spelregels, zo ook dit spel. Het is belangrijk deze spelregels te kennen. Als iedereen zich aan deze regels houdt dan zorg je met elkaar voor een prettige en veilige leeromgeving. - Er zijn geen andere regels dan de regels in dit boekje of in het boekje van de spelleider, ga dus ook geen andere regels bedenken. Vraagstelling voor de spelers Doorloop met elkaar de stappen om te komen tot een

4 4 /18 Beschrijving van het spel (3) - Het is niet de bedoeling dat er toneel gespeeld wordt. Je speelt in het spel allemaal een rol, maar dat doe je vanuit je eigen persoonlijkheid. Ga geen typetjes spelen of stemmetjes opzetten. - Sportiviteit en inzet is van het grootste belang, als er iemand niet volledig meedoet, heeft iedereen daar last van. - Ga met elkaar tijdens het spel niet in gesprek over het spel, bewaar je opmerkingen en vragen over het spel tot het einde. - Het is niet de bedoeling dat er toeschouwers zijn bij het spel. Iedereen die aanwezig is doet mee aan het spel. - Geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn erg belangrijk, alles wat er tijdens het spel gebeurt blijft binnenskamers, het is ten slotte een leeromgeving. - Mobiele telefoons staan uit, dan is iedereen echt betrokken bij het spel en wordt niemand afgeleid. - Het laatste woord ligt altijd bij spelleiding.

5 5 /18 Spelverloopschema 15 min 5 m 15 min 15 min 15 min 10 min 45 min Ronde Gemeente Fase 3 Gemeente Fase 2 Gemeente Fase 1 Korte evaluatie Uitwerken van het bestek Matchen Visie vormen Keuzes maken Inventarisatie en analyse uitvoeren De context begrijpen Nabespreking Aanbieders Fase 3 Aanbieders Fase 2 Aanbieders Fase 1 Voorbereiding ronde Introductie Vooraf Welkom Uitleg en spelinstructies Korte evaluatie Uitwerken van het zorgaanbod Matchen Visie vormen Keuzes maken Inventarisatie en analyse uitvoeren De context begrijpen Presentatie: Decentralisatie begeleiding naar gemeenten Doornemen stappenplan Bekijken filmpjes 3 rondes

6 6 /18 Voorbereiding Tijd: 5 minuten Wat moet ik doen? - Trek bij de spelleider 1 gemeentekaart. Deze kaart geeft een beschrijving van de gemeente. - Trek bij de spelleider samen met de aanbieders 1 cliëntenkaart. Deze kaarten geeft de verdeling weer van de cliënten die extramurale begeleiding krijgen in de gemeente. LET OP! Het totale aantal cliënten is 1% van de totale bevolking in de gemeente. De percentages op de kaart geven de verdeling weer van deze 1%. Fase 1 Inventarisatie en analyse uitvoeren De context begrijpen Tijd: 15 minuten Wat moet ik doen? Doel van deze fase is om begrip te krijgen voor de context. Welke aanbieders zijn er in de gemeente aanwezig? In welke gemeente zijn de partijen werkzaam? Welke type cliënten wonen er in deze gemeente? - Zorg dat je zicht krijgt op de context. - Vul hiervoor het dossier in, dit zijn de invulformulieren van Fase 1 op de volgende pagina s van je boekje. - Verzamel in je dossier de informatie van de verschillende betrokken partijen. - Ga hierover met elkaar in gesprek. - Formuleer met elkaar aan je tafel voor welke opgave de gemeente staat. Resultaat van deze fase: - Inzicht in de context en de betrokken partijen - De opgave voor de gemeente.

7 7 /18 Fase 1: Dossier Wie is de gemeente? - Plak of niet hieronder het kaartje van de gemeente. - Lees het kaartje zorgvuldig en zorg dat je de inhoud van dit kaartje goed kent. plak hier uw gemeente kaartje

8 8 /18 Met welke aanbieders heeft de gemeente contact? - Ga op zoek naar informatie over de aanbieders. - Vul hieronder in de lege kaartjes de gegevens van de aanbieders in. - Zorg dat je deze informatie goed kent. Aanbieder 1 Aanbieder 2 Aantal: Werkgebied: Aantal: Werkgebied: Huidig aanbod: Doelgroep: Huidig aanbod: Doelgroep: Ambitieniveau: Financiële situatie: Ambitieniveau: Financiële situatie: Aanbieder 3 Aanbieder 4 Aantal: Werkgebied: Aantal: Werkgebied: Huidig aanbod: Doelgroep: Huidig aanbod: Doelgroep: Ambitieniveau: Financiële situatie: Ambitieniveau: Financiële situatie:

9 9 /18 Reservekaartjes Aantal: Werkgebied: Aantal: Werkgebied: Huidig aanbod: Doelgroep: Huidig aanbod: Doelgroep: Ambitieniveau: Financiële situatie: Ambitieniveau: Financiële situatie: Aantal: Werkgebied: Aantal: Werkgebied: Huidig aanbod: Doelgroep: Huidig aanbod: Doelgroep: Ambitieniveau: Financiële situatie: Ambitieniveau: Financiële situatie:

10 10 /18 Welke cliënten wonen er in de gemeente? - Plak of niet hieronder het kaartje van de cliënten. - Lees het kaartje zorgvuldig en zorg dat je de inhoud van het kaartje goed kent. LET OP! Het totale aantal cliënten is 1% van de totale bevolking in de gemeente. De percentages op de kaart geven de verdeling weer van deze 1%. plak hier uw cliënten kaartje

11 11 /18 Voor welke opgave staat de gemeente?: Vul hieronder de opgave voor de gemeente in

12 12 /18 Fase 2 Visie vormen Keuzes maken Tijd: 15 minuten Wat moet ik doen? Doel van deze fase is om de keuzes voor de keuzenota van de gemeente te maken. Wat is de visie van de gemeente en welke beleidskeuzes maakt de gemeente voor de inkoop van het zorgaanbod en de bedrijfsvoering? - Hoe pakt de gemeente de decentralisatie aan: beleidsarm of beleidsrijk? - Voor welke cliëntgroepen handhaaft de gemeente de bestaande begeleiding? - Voor welke cliëntgroepen maakt de gemeente nieuw beleid volgens het gedachtegoed van de WMO? Of gaat de gemeente nieuw aanbod inkopen bij nieuwe aanbieders? - Moet de gemeente samenwerken met andere gemeentes? - Hoe gaat de gemeente het allemaal regelen en organiseren? - Bepaal met elkaar de visie van de gemeente en maak keuzes Vul de tabel en de vragen in op de keuzenota, het invulformulier van Fase 2. Resultaat van deze fase: - Een heldere visie op de beleidskeuzes en de bedrijfsvoering - De keuzenota. Fase 2: Keuzenota Welk beleid gaat de gemeente voeren? - Bespreek met elkaar de visie van de gemeente op de beleidskeuzes en de bedrijfsvoering en vul de tabel in. - Maak realistische keuzes gezien de gegevens van de vorige ronde. - Bepaal per cliëntgroep de beleidskeuze. Gaat de gemeente het bestaande beleid handhaven of nieuw beleid ontwikkelen voor deze cliëntgroep? - Kies vervolgens de aanbieder bij wie de gemeente de betreffende zorg wil inkopen. - Zet de namen van de aanbieders in de kolom onder cliëntgroepen en in de rij van jullie beleidskeuze. - Als de gemeente graag andere aanbieders wil betrekken dan diegene waar men al contact mee hebt, dan kun je deze ophalen bij de spelleiding. Geef dit dan ook door bij de aanbieder. PG 65+ SOM 65- SOM 65+ PSY VG 18- VG 18+ ZG LG Bestaand beleid handhaven Nieuw aanbod inkopen of nieuw beleid maken

13 13 /18 Fase 2: Keuzenota (2) Samenwerken met andere gemeenten? - Bespreek met elkaar of de gemeente voor bepaalde cliëntgroepen wil samenwerken met andere gemeentes. - Zoja, geef dat dan weer in onderstaande tabel door een kruisje te zetten onder de betreffende cliëntgroep. Samenwerken met andere gemeente PG 65+ SOM 65- SOM 65+ PSY VG 18- VG 18+ ZG LG Hoe gaan we dit organiseren? - Bespreek met elkaar hoe de gemeente de decentralisatie gaat organiseren. - Maak keuzes over de organisatie van de decentralisatie. - Streep door wat niet van toepassing is. Hoe regelt de gemeente de bedrijfsvoering: gaan we in- of uitbesteden? Toegang tot zorg; vraagverheldering en indicatiestelling: Zelf uitvoeren/ Uitbesteden Contracteren van aanbieders: Zelf uitvoeren/ Uitbesteden Administratieve processen: Zelf uitvoeren/ Uitbesteden Financiering: Gaat de gemeente eigen bijdrage vragen? Handhaaft de gemeente het PGB? Ja/Nee Ja/Nee

14 14 /18 Fase 3 Uitwerken van het bestek en het zorgaanbod Matchen Tijd: 15 minuten Wat moet ik doen? Doel van deze fase is te bepalen of er een match is tussen het bestek van de gemeente en het zorgaanbod van de aanbieders. - Bereid met elkaar een korte presentatie voor over het bestek van de gemeente. - Instructies over de presentatie vind je in het bestek, het invulformulier van Fase 3. - Lever de keuzenota in bij de spelleider, scheur dit uit je boekje. - Presenteer het bestek aan de aanbieders. - Luister naar het zorgaanbod van de aanbieders. - Bespreek kort aan jullie tafel of het zorgaanbod aansluit bij het bestek van de gemeente en of er een gunning plaatsvindt Resultaat van deze fase: - Een presentatie van het bestek van de gemeente. Fase 3: Bestek Richtlijnen voor de presentatie - Bespreek met elkaar de inhoud van het bestek. - In het bestek formuleer je met elkaar de concrete vraag van de gemeente aan de aanbieders, je geeft hierin precies aan wat de gemeente wil inkopen. Gebruik hiervoor de keuzes van fase 2 als basis. - Gebruik onderstaand aantekeningenblad om de belangrijkste punten op te schrijven. - Bereid met elkaar een korte presentatie voor van maximaal 2 minuten over het bestek van de gemeente. - Bespreek met elkaar wie de presentatie zal houden. LET OP! Twee minuten is erg kort! Bereid je daarop voor. Gebruik pagina 15 voor het invullen van de belangrijkste punten van het bestek.

15 15 /18 De belangrijkste punten van het bestek

16 16 /18 Terugblik Korte evaluatie Tijd: 10 minuten Wat moet ik doen? Met elkaar blik je kort terug op ronde 1. - Wat deden we goed? - Welke afspraken maken we met elkaar voor de volgende ronde? Aantekeningen

17

18 Deze simulatie is gemaakt door: In opdracht van: