Administratieve Organisatie

Transcriptie

1 FAM FAM Administratieve Organisatie en interne controle van bedrijfsprocessen Administratieve Organisatie en interne controle van bedrijfsprocessen Editie 2013 E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a. Exemplaar voor de verhuur, eigendom van ThiemeMeulenhoff Leerwerkboek

2 1 1 COLOFON ThiemeMeulenhoff ontwikkelt leermiddelen voor Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie en Hoger Onderwijs Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze leermiddelen: of via onze klantenservice (088) ISBN Eerste druk, eerste oplage, 2013 ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, Exemplaar voor verhuur. De eigendom blijft altijd bij de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave te gebruiken zonder huurovereenkomst met de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave onder te verhuren, te verkopen of anderszins ter beschikking van derden te stellen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 Auteurswet j o het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl., dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp ( Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. 1 1

3

4 3 3 Inhoudsopgave... 1 Administratieve Organisatie en Interne Controle van Bedrijfsprocessen 1.1 Inleiding Wat moet ik weten van administratieve organisatie? Wat moet ik weten van interne controle? Welke fasen kom ik tegen in een inkoopproces? Wat kom ik tegen in het opslagproces van goederen? Welke fasen kom ik tegen in het verkoopproces? Wat moet ik weten van het financiële proces? 29 Begrippenlijst 34 Aan het werk 36 Evaluatie 45 Trefwoordenregister ThiemeMeulenhoff 1 3 3

5 4 4 2 ThiemeMeulenhoff 4 4

6 5 5 1 Administratieve Organisatie en Interne Controle van Bedrijfsprocessen 5 5

7 6 6 Theorie INLEIDING Zodra mensen samenwerken is er sprake van een organisatie. Voor een effectieve samenwerking is het belangrijk om afspraken te maken. Wie doet wat? In grote organisaties zie je zo verschillende functies ontstaan. Bij iedere functie horen dan weer bepaalde werkzaamheden. Dit is niet alleen omdat het effectiever werkt, maar ook om fraude te voorkomen. Autorisatie- en competentietabellen maken inzichtelijk wie wat kan en wie wat mag, vooral in digitale systemen. Zodra mensen samenwerken om informatie te verzamelen, vast te leggen en te verwerken, heb je te maken met een Administratieve Organisatie. Kijk je naar een onderneming, dan richt de Administratieve Organisatie zich vooral op vier bedrijfsprocessen, namelijk: het inkoopproces; het opslagproces; het verkoopproces; het financiële proces. In het schema hierna zie je dat deze processen uit verschillende fasen bestaan. Het is belangrijk dat verschillende stappen door verschillende functionarissen worden uitgevoerd. Je leert in deze leereenheid het belang van functiescheiding in bedrijfsprocessen en welke taken je moet uitvoeren om de administratie betrouwbaar en effectief te organiseren. Controle op de werkzaamheden is erg belangrijk. Je leert in deze leereenheid dat je in een onderneming te maken krijgt met drie vormen van controle: zelfcontrole; interne controle; externe controle. Interne controle is de belangrijkste vorm van controle in een organisatie. Vandaar dat er verschillende invalshoeken zijn om deze controle uit te voeren. Uiteindelijk komen alle financiële gegevens terecht op de afdeling Administratie van een onderneming. Je moet dan denken aan de gegevens van de inkoop- en verkoopafdeling, maar ook van de salaris- en voorraadadministratie. De geldstroom door de onderneming die ontstaat door het inkopen en verkopen wordt nauwlettend gevolgd. Je kunt immers geen uitgaven doen zonder inkomsten. Dat de computer hier een belangrijke rol bij speelt, zal je niet verwonderen. Deze leereenheid is een vervolg op Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen. Je leert hoe een onderneming administratief georganiseerd en gecontroleerd kan worden en je komt erachter dat de financiële administratie centraal staat in de informatieverwerking van een organisatie. 1.2 WAT MOET IK WETEN VAN ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE? Als mensen dingen samen willen gaan doen, organiseren zij bewust een groep. Je spreekt dan van een organisatie. Zo n organisatie kan op verschillende manieren vorm krijgen. Denk aan een vereniging 4 ThiemeMeulenhoff 6 6

8 7 7 of een stichting, maar ook aan organisaties zoals gemeentes en provincies en andere non-profitorganisaties, zoals Natuurmonumenten of het Rode Kruis. Een organisatie is een groep mensen die: samen met elkaar activiteiten onderneemt; met behulp van middelen; op een doelmatige wijze; om een overeengekomen doel te bereiken. Om je doel te bereiken, moet je de activiteiten doelmatig organiseren. Je mag geen middelen verspillen, want dat kost geld. Daarnaast moeten de leden van de groep ook doelmatig werken, want dat scheelt uren. Mensuren en machine-uren kosten immers ook geld. Een organisatie wordt meestal opgericht om een bepaald doel te bereiken. Bij een onderneming is dat het maken en verkopen van een bepaald product of een bepaalde dienst en uiteindelijk het maken van winst. Administratie Administreren is systematisch gegevens verzamelen, vastleggen en verwerken. Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Daarnaast zijn er ook nog andere administraties. Denk aan de ledenadministratie bij verenigingen, de personeelsadministratie bij organisaties die personeel in dienst hebben en de debiteurenadministratie om de vorderingen te bewaken en ervoor te zorgen dat die op tijd betaald worden. Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële feiten en gegevens. De balans en de winst-en-verliesrekening vormen het eindresultaat van de boekhouding. De administratie omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om gegevens vast te leggen. Ook verzorgt de administratie allerlei administratieve formaliteiten die te maken hebben met wettelijke voorschriften, zoals het doen van aangiften omzetbelasting en loonheffingen, het invullen van formulieren voor het Centraal Bureau voor de Statistiek en het deponeren van de jaarrekening bij het Handelsregister. ThiemeMeulenhoff 5 7 7

9 8 8 Informatie Uit die verzamelde gegevens kun je dan weer informatie halen voor het besturen en over het functioneren van de organisatie. De balans en de winst-en-verliesrekening zijn vaak de belangrijkste, maar niet de enige informatie. Met die informatie kun je weer verantwoording afleggen. Bij ondernemingen leg je verantwoording af aan de eigenaren of aandeelhouders, bij gemeenten aan de gemeenteraad en bij verenigingen aan de leden. Naast de balans en de winst-en-verliesrekening is er ook vaak detailinformatie nodig over de interne bedrijfsprocessen, zoals debiteurenoverzichten, de verkoopcijfers per artikel of productgroep, het verbruik van grond- en hulpstoffen, efficiëntieverschillen, prijsverschillen en bezettingsverschillen in productiebedrijven. Al die administraties vragen om structuur ofwel om organisatie van de administratie. Administratieve organisatie is het geheel van organisatorische maatregelen die betrekking hebben op de gegevensverwerking en die gericht is op het besturen en functioneren van de organisatie en op het afleggen van verantwoording. Samengevat zijn de taken van de administratie: 1. het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens; 2. het controleren van de aangeleverde gegevens op juistheid en volledigheid; 3. het geven van informatie die de leiding van de organisatie nodig heeft, samengevat of in detail; 4. het samenstellen van verantwoordingsverslagen (balans en winst-en-verliesrekening ofwel de jaarrekening); 5. zorgen dat de organisatie voldoet aan wettelijke voorschriften. 6 ThiemeMeulenhoff 8 8

10 9 9 FUNCTIES EN TAKEN Taken worden dus toegewezen aan bepaalde personen. Die personen krijgen dan een functie binnen de organisatie. Om dit goed te regelen, stelt een organisatie functie- en taakomschrijvingen op. Personeelsbezetting Als je weet welke taken en welke functies er moeten worden vervuld, kun je werknemers aantrekken. Elke functie heeft een eigen takenpakket. Aan dat takenpakket kun je zien aan welke eisen die nieuwe werknemer moet voldoen. Die eisen betreffen niet alleen kennis en ervaring, maar de nieuwe werknemer moet ook kunnen samenwerken met anderen. Delegeren Bij het toewijzen van functies moet je je ook afvragen welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij die functie horen. Je hebt leidinggevende functies op allerlei niveaus in de organisatie. Bovenaan heb je de directie, daaronder het management en daar weer onder de mensen die de werkzaamheden daadwerkelijk uitvoeren. De leidinggevenden kunnen dus niet alles zelf en dragen daarom bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan mensen die op een lager niveau in de organisatie staan. Dit heet delegeren. Delegeren is het overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan mensen die op een lager niveau staan in de organisatie. FUNCTIEVERDELING Functieverdeling Binnen een organisatie, zoals een onderneming, zijn er verschillende soorten functies, namelijk: beschikkende functies; bewarende functies; registrerende functies; uitvoerende functies; controlerende functies. TIP Tip: Sla de leereenheid Administratieve organisatie en Bedrijfsprocessen er nog eens op na als je meer wilt weten over de verschillende functies. Die functies moet je niet verwarren met taken. Een functie hoort bij een bepaalde persoon, een taak bij het werk van die persoon. De taak van de verkoper is het verkopen van goederen. Zijn functie is die van verkoper. FUNCTIESCHEIDING Een functionaris is een persoon die een van de vijf genoemde functies uitoefent: een beschikkende functie, een bewarende functie, een registerende functie, een uitvoerende functie of een controlerende functie. Die functies moeten gescheiden zijn. Je spreekt van functiescheiding. Bij functiescheiding mag een functionaris nooit meer dan één van de genoemde functies tegelijkertijd uitvoeren. ThiemeMeulenhoff 7 9 9

11 10 10 Daarom deelt de organisatie de functies en taken zo in dat geen enkele functionaris waarden, dat wil zeggen geld of goederen, aan de organisatie kan onttrekken zonder dat dit sporen in de administratie achterlaat. Een organisatie moet alle handelingen van de functionarissen altijd kunnen controleren. Functievermenging houdt in dat twee functies door dezelfde persoon worden vervuld. Dit is vragen om moeilijkheden. Samenspanning is wanneer twee of meer functionarissen gaan samenwerken met de bedoeling de cijfers van de onderneming zo te veranderen dat zij er beide voordeel van hebben. Fraude is het bewust onjuist weergeven van de werkelijkheid. Er is sprake van fraude als iemand de boekhouding of andere administraties bewust manipuleert, zodat de werkelijkheid er anders uitziet. Officieel heet fraude valsheid is geschrifte. Samenspanning is een vorm van fraude. HET WAARDENKRINGLOOPPROCES Een handelsonderneming koopt goederen in en verkoopt deze weer. De onderneming verkoopt goederen op rekening. Dat wil zeggen dat de koper een rekening of factuur ontvangt die hij vervolgens binnen een bepaalde tijd moet betalen. Je bekijkt het proces in de vorm van een waardenkringloop. In een onderneming speelt zich een kringloopproces af. In een handelsonderneming is die kringloop geld goederen geld. We spreken van een waardenkringloop, omdat zaken met een financiële waarde, door een onderneming gaan. In de eerste plaats is dat het geld. Dat zie je terug in de geldstroom. Daarnaast zijn de goederen die door een onderneming gaan, ook geld waard. Dat zie je in de goederenstroom. De waardenkringloop is de manier waarop de goederenstroom en de geldstroom in een onderneming met elkaar samenhangen. Met goederen is wat bijzonders aan de hand: de goederen maken een waardesprong. Voor de onderneming zijn goederen meer waard dan het bedrag dat de ondernemer ervoor betaald heeft. Een winkel verkoopt een televisie bijvoorbeeld voor 400, maar de inkoopprijs voor de winkelier was 240. De televisie maakt bij de winkelier een waardesprong van 160. Een ander woord voor die waardesprong is brutowinst. 8 ThiemeMeulenhoff 10 10

12 11 11 Je ziet in het schema van de waardenkringloop duidelijk de functiescheidingen terug. In de cirkels op de hoeken inkopen verkopen ontvangsten betalingen staan functionarissen met een beschikkende functie. In de tussenliggende rechthoeken voorraad goederen vorderingen geldmiddelen schulden werken functionarissen met een bewarende functie. En de administratie, die relaties onderhoudt met al die functionarissen, vervult de registrerende functie. Voor elk van de vier tussenliggende rechthoeken geldt de formule: Beginvoorraad + Toevoeging Afname = Eindvoorraad, of Beginvoorraad Eindvoorraad + Toevoeging Afname = 0 ofwel B E + T A = 0. Daarom worden de volgende formules de BETA-formules genoemd. Voor goederen geldt dan: Beginvoorraad + Inkopen (kostprijs) Verkopen = Eindvoorraad Voor schulden geldt: Beginsaldo + Inkopen Betalingen = Eindsaldo Voor vorderingen geldt: Beginsaldo + Verkopen Ontvangsten = Eindsaldo En voor geldmiddelen of liquide middelen geldt ten slotte: Beginsaldo + Ontvangsten Betalingen = Eindsaldo. Met deze vier BETA-formules kun je de goederenstroom en de geldstroom precies volgen en beschrijven. Voorbeeld 1: Gegeven: ThiemeMeulenhoff

13 12 12 Macrobiotic B.V. is een handelsonderneming die zich bezighoudt met de verkoop van macrobiotische producten. Van de maand augustus zijn de volgende gegevens bekend. De voorraad goederen bedroeg op 1 augustus De onderneming kocht die maand voor goederen in en verkocht goederen voor De inkoopprijs van deze goederen bedroeg Gevraagd: Bereken de goederenvoorraad per 31 augustus. Uitwerking: Voorbeeld 2: Gegeven: Verder zijn van Macrobiotic B.V. nog de volgende gegevens bekend. Op 1 augustus was er aan liquide middelen (kas en bankrekeningen samen) totaal aanwezig. Van debiteuren ontving de onderneming in die maand en de onderneming ontving voor aan overige ontvangsten. Er werden die maand de volgende betalingen gedaan: crediteuren: , lonen en salarissen: en diverse belastingen: Gevraagd: Bereken het eindsaldo liquide middelen. Uitwerking: ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN COMPUTERBESTANDEN Tegenwoordig gaat alles per computer. Voor de administratie zijn er een groot aantal computerbestanden nodig. De gegevens voor deze bestanden kun je meestal terugvinden in een database. Met een database hoef je de gegevens maar één keer in te voeren. Je weet al dat de database van een onderneming vier basisbestanden onderhoudt: 10 ThiemeMeulenhoff 12 12

14 13 13 het debiteurenbestand; het crediteurenbestand; het artikelbestand; de grootboekrekeningen. Met deze vier basisbestanden in de database kun je de administratie verder inrichten. Alle andere bestanden halen de benodigde gegevens uit deze vier bestanden. FUNCTIESCHEIDING EN AUTOMATISERING Ook bij het gebruik van computers moet er functiescheiding zijn. De vraag is dan wie toegang heeft tot de computerbestanden en wie wel en wie niet gegevens mag toevoegen. Het toevoegen van gegevens heet muteren ofwel wijzigingen aanbrengen. Het moet duidelijk zijn wat de bevoegdheden zijn van de verschillende functionarissen. Om die bevoegdheden uit te kunnen oefenen, stelt een onderneming autorisatie- en competentietabellen samen. Autorisatie- en competentietabellen regelen de functiescheiding. Een autorisatietabel is een tabel waarin staat wie welke bevoegdheden heeft. Zo heeft de inkoper de bevoegdheid om inkopen te doen en bestellingen te plaatsen. De verkoper heeft de bevoegdheid om goederen of diensten te verkopen en verkooporders in ontvangst te nemen. De procuratiehouder heeft de bevoegdheid gelden in ontvangst te nemen en te betalen. Dat wil zeggen dat zijn handtekening onder betalingsopdrachten van de bank moet staan. Zo kun je de bevoegdheden van alle functionarissen in een organisatie in een autorisatietabel vastleggen. In de tabel worden ook de handtekeningen en parafen (= verkorte handtekeningen) van alle functionarissen opgenomen. In een competentietabel staat welke gebruiker toegang heeft tot een computerbestand en welke gebruiker mutaties mag aanbrengen in dat bestand. Je hebt voor elk computerbestand dan ook twee groepen gebruikers: zij die alleen het bestand mogen lezen en zij die het bestand mogen muteren. Je krijgt toegang tot een bestand met een identificatiecode: de user-id of het password. Voorbeeld 3: Gegeven: Dematech N.V. werkt al jaren met computers. Dematech N.V. heeft een uitgebreid boekhoudprogramma waar onder andere een offerte- en bestelprogramma en een voorraadprogramma aan zijn gekoppeld. ThiemeMeulenhoff

15 14 14 Gevraagd: Hoe verlopen de procedures in een geautomatiseerde omgeving? Uitwerking: Het bestelproces: de inkoper krijgt een signaal van de voorraadadministratie dat hij televisietoestellen moet bestellen. Hij muteert het bestelbestand met de bestelling van televisietoestellen. De functie van inkoper is een beschikkende functie: hij mag artikelen bestellen. Volgens de competentietabel mag hij daarom het bestelbestand muteren. Als hij op enter drukt, werkt hij het bestelbestand en de grootboekrekening Artikelen in bestelling automatisch bij. De bestelling wordt elektronisch naar de leverancier gezonden, ook al woont die in China. De ontvangst van de goederen: als de goederen aankomen, mag de magazijnmeester in het bestelbestand kijken. In de competentietabel staat dat hij wel naar het bestelbestand mag kijken (alleen lezen), maar het bestand niet mag muteren. Hij vindt de bestelling met de naam van de leverancier erbij. Hij telt de televisietoestellen na en als het er zijn, mag hij de bestelling elektronisch afvinken. Hij maakt dan een boeking in de kantoorvoorraadadministratie. Dit is ook een computerbestand. Door het elektronische vinkje van de magazijnmeester, werkt de computer de gegevens automatisch bij. De factuur: als de factuur binnenkomt, gaat die naar de crediteurenbeheerder. Hij boekt de factuur. Daarna controleert hij de bestelling, de voorraadmutatie en de factuur. Deze moeten weer met elkaar overeenstemmen. Zijn ze alle drie met elkaar in overeenstemming, dan gaat de factuur naar de procuratiehouder die de factuur betaalt. TIP Je hebt de theorie van de onderstaande controlevragen al doorgenomen in de leereenheid Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen. Controlevragen 1 Wat is administreren? 2 Wat zijn de taken van de administratie? 3 Wat is delegeren? 4 Wat is een registrerende functie? 5 Wat is een controlerende functie? 6 Wat is samenspanning? 7 Welke gegevens staan er in een debiteurenbestand? 8 Wat is een competentietabel? KORTOM Administratieve organisatie Een administratieve organisatie kent drie bedrijfsprocessen: het inkoopproces; het verkoopproces; het financiële proces. In die processen zijn mensen werkzaam die verschillende functies hebben. Bij iedere functie horen de taken die de mensen hebben. Je onderscheidt de volgende functies: 12 ThiemeMeulenhoff 14 14

16 15 15 beschikkende functies; bewarende functies; registrerende functies; uitvoerende functies; controlerende functies. In de organisatie moet er goed op gelet worden dat de functies gescheiden blijven. Dit voorkomt verwarring en maakt fraude moeilijker. In de organisatie zijn de computerbestanden zeer belangrijk. Ieder computerbestand heeft vaste invulgegevens. Je onderscheidt de volgende bestanden: debiteurenbestand; crediteurenbestand; artikelbestand; grootboekrekeningen; Als je een of meer gegevens in de bestanden weglaat, mis je informatie en kan het proces niet goed verlopen! Om alle stromen in het waardenkringloopproces (hoe de geld- en goederenstromen binnen het bedrijf lopen) goed te kunnen controleren, kun je de zogenoemde BETA-formules gebruiken. Om de functiescheiding goed in de gaten te houden, werken organisaties vaak met autorisatietabellen (wie mag wat aanpassen in computerbestanden?) en competentietabellen (wie heeft toegang tot welk bestand?). 1.3 WAT MOET IK WETEN VAN INTERNE CONTROLE? INLEIDING INTERNE CONTROLE In een onderneming en in elke andere organisatie werken mensen op verschillende niveaus. Aan het hoofd staat de leiding of directie en daaronder zitten vaak meerdere managementniveaus. Ten slotte zijn er de mensen die het eigenlijke werk uitvoeren. De directie delegeert taken en bevoegdheden aan mensen lager in de organisatie, de chefs van de afdelingen. Zoals je eerder gezien hebt, is delegeren het overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan mensen die op een lager niveau staan in de organisatie. Deze mensen delegeren weer werkzaamheden en verdelen deze over de functionarissen voor wie zij verantwoordelijk zijn. De hiërarchie van een organisatie is vastgelegd in een organisatieschema of organogram. Hierna staat een voorbeeld van een organogram. ThiemeMeulenhoff

17 16 16 Er is, namens de leiding, controle nodig om na te gaan of alle functionarissen met hun gedelegeerde bevoegdheden hun werkzaamheden uitvoeren zoals dat bedoeld is. Voldoen de producten aan de gestelde eisen, is het personeel wel klantvriendelijk, enzovoort. Ook de administratie en boekhouding moeten gecontroleerd worden. Je onderscheidt drie vormen van controle: 1. zelfcontrole, 2. interne controle; 3. externe controle. Een zelfcontrole houdt in dat iedere medewerker zijn of haar eigen werkzaamheden controleert. Voor de crediteurenbeheerder geldt bijvoorbeeld dat hij moet nagaan of alle binnengekomen facturen geboekt zijn en of het totaalbedrag van de geboekte facturen klopt. De facturist, de medewerker die de facturen voor de klanten verzorgt en verstuurt, moet controleren of alle facturen zijn uitgeprint en of de facturen kloppen met datgene waarvoor wordt gefactureerd. Daarnaast moet hij controleren of de juiste goederen zijn verzonden en of het correcte aantal uren in rekening is gebracht als er per uur moet worden betaald. Interne controle is controle die wordt uitgevoerd door medewerkers die daartoe zijn aangesteld door de leiding van de onderneming: zij hebben een controlerende functie. Verderop in deze leereenheid lees je daar meer over. Ten slotte is er nog de externe controle. Externe controle is de controle in opdracht van de leiding door externe deskundigen (accountants) die niet in dienst zijn van de onderneming. Deze controle voeren externe deskundigen uit voor de eigenaren (aandeelhouders) en andere belanghebbenden bij de onderneming. Die andere belanghebbenden worden ook wel stakeholders genoemd. Stakeholders zijn onder anderen de financiers zoals banken, crediteuren en vakbonden. De externe accountant controleert onder meer de jaarrekening en de salarisadministratie. Daarnaast geeft hij adviezen voor de interne controle. 14 ThiemeMeulenhoff 16 16

18 17 17 INTERNE CONTROLE IN DE ORGANISATIE Interne controle is het geheel van onderling samenhangende controlemaatregelen voor de leiding van de organisatie. De leiding van de organisatie wil weten wat er in de organisatie gebeurt, niet alleen door mondelinge en schriftelijke verslagen van de functionarissen. De leiding wil ook weten of alles gebeurt zoals is afgesproken en of functionarissen de financiële middelen op de goede manier gebruiken. De interne controle dient om de leiding van onafhankelijke informatie te voorzien en richt zich natuurlijk ook op het voorkomen en signaleren van fraude. Hiervoor worden door functionarissen met een controlerende functie binnen de organisatie regelmatig rapportages en overzichten over belangrijke processen opgesteld en aan de leiding van de onderneming voorgelegd. Onder de interne controle vallen: de administratieve interne controle; de aanwezigheidscontrole (van personeel en goederen); de controle op het naleven van overheidsvoorschriften. De interne controle richt zich op: Bevoegdheden: Is iedereen die bepaalde handelingen verricht hiervoor bevoegd? Dit hangt nauw samen met het delegeren van taken en bevoegdheden. Denk hierbij ook aan de autorisatietabellen. Gegeven voorschriften: Houdt iedereen zich aan de gegeven voorschriften, instructies en procedures? Aanwezige waarden: Zijn deze optimaal beveiligd? Denk bij waarden niet alleen aan geld en voorraden, maar ook aan machines en gereedschappen en computers en computerprogramma s. Zijn de computers uitgerust met een goed antivirusprogramma? Gegevensverstrekking: Zijn de verstrekte gegevens betrouwbaar? De interne controle ziet toe op de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en het geoorloofd zijn van bedrijfsactiviteiten: Volledigheid: Zijn alle posten geboekt? Met name aan de inkomstenkant is dit erg belangrijk: is alle omzet wel verantwoord of zijn er posten verzwegen? Juistheid: Zijn alle posten juist geboekt? Zijn alle geboekte kosten wel op de juiste grootboekrekening geboekt en aan de juiste projecten toegerekend? Tijdigheid: Zijn alle posten op tijd geboekt en niet dagen later? Want ook dat geeft de mogelijkheid tot frauderen. Geoorloofdheid: Zijn de geboekte kosten wel geoorloofd? Privé-uitgaven van de directie of andere personeelsleden horen niet tot de bedrijfskosten. En ook steekpenningen zijn niet geoorloofd. De interne controle moet de informatieverwerking en de informatieverstrekking garanderen en daarom is vooral controle op volledigheid, juistheid, tijdigheid en geoorloofdheid van belang! Voor een goede interne controle is een aantal maatregelen noodzakelijk: een goede interne organisatie; functiescheiding; andere preventieve maatregelen; en repressieve maatregelen (= controle achteraf). ThiemeMeulenhoff

19 18 18 Als de interne organisatie van een onderneming of organisatie niet goed functioneert, zullen de rapporten en overzichten vaak niet helemaal betrouwbaar zijn. En als er fouten gemaakt worden kan iedereen proberen zich achter de rug van een ander te verschuilen. Hoe beter de interne organisatie, hoe beter de kwaliteit van de rapportages en overzichten. Bij een goede interne organisatie hoort ook een goede functiescheiding, zoals je eerder las in deze leereenheid. Het opbergen van voorraden en kasmiddelen (geld) in afgesloten ruimten is een voorbeeld van een andere preventieve maatregel. Dit is een maatregel waarbij je de aanwezige waarden beveiligt. Ook het stellen van normen en budgetten is een preventieve maatregel, waarmee je onduidelijkheid voorkomt. Met duidelijke normen en budgetten weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn. Bij preventieve controle gaat het om maatregelen die onrechtmatigheden voorkomen. Tot slot wordt er nog vastgesteld dat er inderdaad geen onvolkomenheden zijn voorgevallen. Er is dan sprake van repressieve maatregelen. Er wordt dus een dubbelcheck uitgevoerd op processen in de organisatie. Je begrijpt vast dat repressieve maatregelen door andere functionarissen worden uitgevoerd dan de preventieve maatregelen. SOORTEN CONTROLES Bij interne controle kun je onderscheid maken tussen: formele en materiële controle; positieve en negatieve controle. De formele controle is het controleren of de financiële feiten in een rapport of overzicht juist zijn verwerkt en of dat rapport of overzicht volgens de regels is opgesteld. Bij het opstellen van een jaarrekening en andere financiële overzichten moet je voldoen aan wettelijke en andere bepalingen. Een accountant ziet erop toe dat die overzichten en rapporten ook daadwerkelijk aan die regels voldoen. De materiële controle is de controle op de juistheid van informatie, zoals het juist weergeven van de voorraden en het juist weergeven van de saldi van de geldmiddelen (kasgeld en banksaldi). De bedragen en cijfers op de balans en winst-en-verliesrekening, maar ook die in rapporten, overzichten en andere verantwoordingsverslagen moeten natuurlijk wel juist zijn. De positieve controle is het vaststellen of alles wat in de administratie is vastgelegd, juist is. Kloppen de verkoopbedragen, is de omzetbelasting overal juist toegepast? Vroeger vonden veel positieve controles plaats. In die tijd werd de boekhouding nog met de hand bijgehouden, er waren geen computers. De controleurs liepen de boekhouding regel voor regel door en vinkten de posten af. Dat zijn detailcontroles. De negatieve controle is de controle of alles wat in de administratie is vastgelegd ook volledig is. Is alles wat geboekt had moeten worden ook inderdaad geboekt? Is er niet een verkoopfactuur vergeten, zijn alle kasontvangsten wel verantwoord? Je spreekt ook wel van volledigheidscontrole als alle posten in de boekhouding worden gecontroleerd, dus ook de individuele verkopen, inkopen en alle kasbescheiden en bankbescheiden. Voorbeeld 4: Gegeven: De Houtduif B.V. is een groothandel in benodigdheden voor de duivensport. De groothandel verkoopt uitsluitend op rekening. Hoe kun je constateren dat alle omzet geboekt is? 16 ThiemeMeulenhoff 18 18

20 19 19 Uitwerking: Je gaat na welke orders er over een bepaalde periode zijn binnengekomen en welke orders nog niet zijn uitgevoerd. Het verschil moet gelijk zijn aan de omzet over die periode. Cijfervoorbeeld: Nu moet het totaal van de facturen over augustus ook zijn. Klopt dat? Dan is de omzet volledig verantwoord. Dit bedrag moet natuurlijk ook kloppen met de goederenuitgifte uit het magazijn. Er moet daar voor verkoopwaarde verzonden zijn. Bij materiële controle onderscheid je vijf soorten controle: de detailcontrole: Je controleert alle boekingen afzonderlijk. Dat is zeer kostbaar en omslachtig. Zoals je hiervoor hebt gezien, gebeurde dat vroeger veel, toen er nog geen computers waren. Tegenwoordig gebeurt dat alleen met steekproeven of bij een vermoeden van fraude. de steekproef: In plaats van een volledige detailcontrole neem je een steekproef, bijvoorbeeld elke tiende factuur of alleen facturen boven een bepaald bedrag. de totaalcontrole: Je controleert gelijksoortige posten niet afzonderlijk maar in totaal. Denk aan controle van een kassa in een winkel: aan het einde van de dag kun je een totaalbedrag van de ontvangsten uitdraaien. de verbandscontrole: Hierbij leg je een verband tussen twee of meer grootheden, zoals het totaalbedrag van de verkopen en de omzetbelasting, het verband tussen verkopen en kostprijs verkopen. de saldocontrole: Hierbij ga je na of de saldi in de boekhouding kloppen. Van bankrekeningen kun je dit eenvoudig nagaan aan de hand van bankafschriften. Om de saldi van debiteuren en crediteuren te controleren, kun je deze debiteuren en crediteuren vragen een opgave te doen van de openstaande posten. De crediteuren en debiteuren sturen de opgave rechtstreeks terug aan de afdeling Interne Controle en niet aan de administratie. Zoals je hiervóór hebt gezien, leg je bij verbandscontrole verband tussen een of meer grootheden. Je hebt bij het waardenkringloopproces al verbanden gelegd met de BETA-formules. Dat zijn heel eenvoudige verbandscontroles. Een tweede eenvoudige verbandscontrole kun je uitvoeren voor de btw. Hieronder staat daarvan een voorbeeld. Voorbeeld 5: Gegeven: Melancholica is een muziekwinkel die muziekinstrumenten en bladmuziek verkoopt. Voor muziekinstrumenten moet Melancholica het hoge tarief van 21% omzetbelasting in rekening brengen, voor ThiemeMeulenhoff