Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen

Transcriptie

1 Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20 e druk 1 1

2 Hoofdstuk 4 Het magazijnproces- en voorraadsysteem Magazijnfunctie Magazijnproces Informatiebehoeften Procesactiviteiten Voorraadsysteem/ fin-adm proces Voorraadinventarisatie 2

3 De magazijnfunctie Bewarende functie Goederen moeten zorgvuldig worden bewaard Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot rentekosten Risico s van waardevermindering, enz. Opslagkosten en handlingkosten 3

4 De magazijnfunctie Waarom voorraden aanhouden? Tijd-en ritmeverschillen tussen Inkoop en verkoop (handelsonderneming) Inkoop en productie (ind. Bedrijven) Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven) Onzekerheid Variatie in vraag Veranderende levertermijnen Economisch motief: kostenafweging trade off bestelkosten/omstelkosten versus voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten) kosten van variatie in productieritme versus voorraadkosten 4

5 De magazijnfunctie Magazijnfunctie = schakel tussen twee beschikkende functies in het waardekringloopproces. Inkoop Magazijn Verkoop beschikken bewaren beschikken 5

6 Gesloten en open magazijnen Onderscheid Technisch => geen/wel toegang voor personeel Administratief => wel/geen uitgiftebon Open magazijnen Geen magazijnafgiftedocumenten Grijpvoorraden Indirecte verbruiksmeting Toepassingsgebieden 6

7 Het magazijnproces MAGAZIJN- PROCES Human resource proces Verkoopproces Inkoopproces Productieproces Financieeladministratief proces 7

8 Procesanalyse 1. In ontvangst nemen van goederen 2. Keuring van ontvangen goederen 3. Opslaan van ontvangen goederen 4. Afgeven van goederen (intern/extern) 5. Verzenden van goederen 6. Aanhouden van eigen registratie 7. Inventariseren van voorraden 8. Secundaire activiteiten 8

9 Informatiebehoeften Uitvoerders procesactiviteiten => operationele informatiebehoeften T.b.v. de planningfunctie Aanwezigheid van voorraden Staat waarin goederen zich bevinden T.b.v. de controlfunctie Klachteninformatie Informatie over voorraadverschillen 9

10 1. Goederenontvangst Autorisatie tot inontvangstneming Overzicht te ontvangen zendingen Verzameling kopie-bestelorders Eerste globale controle bij portier Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit Geautomatiseerde ontvangstmeldingen 10

11 2. Kwaliteitscontrole (keuring) Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen moet voldoen Keuringsprocedure Procedure afgekeurde goederen 11

12 3. Opslag van goederen Afsluitbare ruimten, enz. Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat Periodiek onderhoud Doelmatige magazijninrichting Locatiecode: gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak Ligging van fast moving vs slow moving Geautomatiseerd opslaan en uitleveren AS - AR 12

13 4. Afgifte van goederen Autorisatie tot goederenafgifte Afgifteorganisatie Individuele uitgiftebonnen Verzameluitgiftelijsten (picking lists) verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk; nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag Geautomatiseerd verzamelsysteem 13

14 5. Verzenden van goederen Magazijnchef of Expeditiechef Eigen vervoer/externe transporteur Fysieke distributie Routeplanning Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst) Kosten 14

15 6. De magazijnadministratie Afleggen van verantwoording Bewaren Ontvangen/afgeven van goederen Controle door inventarisatie: Inventarisatie vs. info uit artikelbestand Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde omgevingen Zelfcontrole enz. 15

16 7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5) Doel Controle op de bewaarder Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie Verbruiksmeting bij open magazijnen Methoden Integraal Partieel roulerend (simultaan) 16

17 8. Vernietigen van goederen Niet op eigen initiatief magazijnchef: beschikkend functionaris geeft opdracht Afval en uitval; kosten van vernietiging Opmaken proces-verbaal (protocol) 17

18 Het voorraadsysteem Informatieve en controlerende aard Functies van voorraden (voorraadbegrippen) Opslaglocaties Prijzen bij mutaties en waardering (prijssystemen) Registratiemethoden Per stuk Per artikelsoort Per partij Per artikelgroep (financieel) 18

19 Voorraadinventarisatie Doel Controle op de bewaarder Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie Verbruiksmeting bij open magazijnen Methoden van voorraadopname Integraal Partieel roulerend (simultaan) 19

20 Inventarisatieprocedure Aanwijzen van controleur Bepalen van inventarisatiemoment Uitprinten inventarisatielijst Vergelijken IST SOLL met verschillenanalyse Afboeken magazijnverschillen (autorisatie door procuratiehouder) Bijhouden verschillenstatistiek Voorraden bij derden Positieve methode Negatieve methode 20