Ontwerp dashboard Portfoliowereld Rapportage

Transcriptie

1 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ontwerp dashboard Portfoliowereld Rapportage Portfolio wereld Markt wereld Contract wereld Community wereld Klant wereld Roel van Weert, Elliott Thijssen, Niels van Bruggen en Bart Geurts 15 februari 2017

2 Voorwoord Met veel plezier hebben wij de afgelopen periode op basis van een consultatieronde langs de portfolio- en categoriemanagers ideeën verzameld voor het nader invullen en concretiseren van een portfolio dashboard voor de categoriemanagementcommunity. Wij denken dat deze uitwerking een zinvolle volgende stap betekent in het proces naar verbeterde inkoop(management)informatie dat reeds in 2015 is ingezet. Wij willen op deze plek alle in de consultatieronde betrokken leden van de categoriemanagement-community bedanken voor de tijd die zij in een drukke periode (december januari 2017) hiervoor vrij hebben willen maken. Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Bevindingen gespreksronde 6 3. Adviesrichting Significant 9 4. Operationalisering KPI s Functioneel ontwerp Advies voor het vervolg 29 Bijlage A: Doelstellingen en KPI s projectgroep 30 Bijlage B: Gesproken categoriemanagers 31 Bijlage C: Topiclijst projectgroep 33 Bijlage D: Topiclijst categoriemanagers 42 Voorwoord Pagina 2 van 45

3 1. Inleiding Achtergrond en aanleiding Het project Ontsluiten inkoopinformatie voor de vier portfolio s van het programma Verbetering Inkoopinformatie Rijk beoogt de voorbereidingen te treffen voor de bouw van dashboards met bruikbare en betrouwbare managementinformatie voor categoriemanagers en portfoliomanagers. Eind 2015 is door Significant een onderzoek* uitgevoerd naar de behoefte aan en een opzet voor een dashboard voor categoriemanagement. In dit rapport is onderscheid gemaakt in vijf werelden van informatievoorziening waaruit een dashboard voor categoriemanagement kan bestaan: De Contractwereld is gericht op informatie rond het gebruik en uitnutting van de contracten binnen een categorie; De Portfoliowereld is gericht op informatie rond de governance van categoriemanagement en sturing op inkoopdoelen; De Klantwereld is gericht op de communicatie met (interne) klanten van het categoriemanagement; De Communitywereld is gericht op de laagdrempelige communicatie binnen en tussen de categorieën; De Marktwereld is gericht op het verzamelen en ontsluiten van allerlei relevante marktinformatie. Tijdens een themaconferentie voor categoriemanagers in januari 2016 hebben de categoriemanagers zich unaniem uitgesproken voor het bouwen van het dashboard. Om tegemoet te komen aan de behoefte aan duidelijker sturing op het categoriemanagement is gekozen om te starten met de bouw van een dashboard voor de Portfoliowereld. 1. Inleiding (1) Het idee is dat de andere werelden hierna uitgewerkt worden. Zo loopt er op dit moment een aantal ontwikkelingen voor de nadere uitwerking van de Contract- en de Community wereld. Voor de verdere uitwerking van de Portfoliowereld is een projectgroep uit het midden van de categoriemanagers aangesteld die een eerste aanzet heeft gedaan voor de invulling van de Portfoliowereld. De projectgroep bestaat uit een categoriemanager uit ieder portfolio: Jan den Elzen, Jaap Timmers, Sander Klaver, Dennis Robben, de portfoliomanager René ten Brug en de manager van het programma Verbetering Inkoopinformatie Rijk, Peter Specker. De projectgroep heeft een inhoudelijke uitwerking van sturingsparameters voor het categoriemanagement voorbereid. Dit resulteerde in zes doelstellingen binnen de sturing op het categoriemanagement, verder uitgediept in totaal 30 KPI s. De zes doelstellingen zijn: 1. Categorie op orde; 2. Rechtmatigheid en integriteit geborgd; 3. Uitgaven beheerst; 4. Kwaliteitsniveau op orde; 5. Rijksbrede beleidsdoelstellingen gerealiseerd; 6. Ambassadeurschap ingevuld. De door de projectgroep voorgestelde KPI s staan weergegeven bijlage A. Na het opstellen van deze KPI s heeft de projectgroep het advies gegeven om als volgende stap het draagvlak voor de uitgewerkte KPI s te onderzoeken en om de eerste stappen richting bouw van zo n dashboard in te zetten door een functioneel ontwerp van dit dashboard te laten maken. Pagina 3 van 45 *

4 1. Inleiding (2) Doelstelling Mede op basis van het advies van de projectgroep is er door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een opdracht in de markt gezet met als doelstelling: Geef een gedragen advies voor een functioneel ontwerp van een dashboard voor de Portfoliowereld. Maak voor dit advies gebruik van de reeds geformuleerde doelstellingen en KPI s en doe een voorstel voor de meetbaarheid ervan. Criteria hierbij zijn: de haalbaarheid, werkbaarheid en beschikbaarheid van de benodigde gegevens. Het advies wordt vastgelegd in een rapport. Voor deze doelstelling zijn de volgende vier onderzoeksvragen geformuleerd. 1. Verzamel tips en suggesties ten aanzien van het operationaliseren van de voorgestelde KPI s; 2. Beschrijf de informatie die nodig is om de KPI s te meten; 3. Geef een voorstel voor het normenkader van de KPI s; 4. Maak een functioneel ontwerp van het dashboard. Aanpak Voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen zijn de categoriemanagers* en portfoliomanagers gesproken in een gespreksronde, zie bijlage B voor een overzicht van de gesproken personen. In totaal zijn drie soorten gesprekken gehouden in de gespreksronde: Gesprekken met leden van de projectgroep In deze gesprekken heeft met name de totstandkoming van de verstrekte KPI lijst centraal gestaan. Hiernaast is met de leden van de projectgroep gesproken over de mogelijke operationalisatie en mogelijke bronnen van deze KPI s. De gesprekken liepen semigestructureerd en de topiclijst voor deze gesprekken staan opgenomen in bijlage C. Gesprekken met categoriemanagers en portfoliomanagers In deze gesprekken is het doel en de totstandkoming van de voorgestelde KPI s toegelicht aan de categoriemanagers en is vervolgens gekeken naar de operationalisering en mogelijke bronnen van de KPI s. De gesprekken verliepen semi-gestructureerd; de door Significant gebruikte topiclijst voor deze gesprekken is opgenomen in bijlage D. Gesprek met de manager van het programma Verbetering Inkoopinformatie Rijk Met de programmamanager is gesproken over de huidige KPI-set, de visie op het dashboard voor de portfoliowereld en de beschikbare bronsystemen. Een overzicht van de gesprekspartners staat opgenomen in bijlage B. Met vijf categoriemanagers heeft uiteindelijk geen gesprek plaatsgevonden, om uiteenlopende redenen. 1. Inleiding Pagina 4 van 45 *Waar wij categoriemanagers schrijven bedoelen wij categoriemanagers en strategisch leveranciersmanagers.

5 1. Inleiding (3) Na het afronden van de gesprekken heeft Significant een advieslijn opgesteld rondom het te ontwikkelen dashboard voor de portfoliowereld, inclusief een voorstel voor de operationalisering van de KPI s, en een functioneel ontwerp voor het dashboard. Als onderdeel van deze opdracht wordt ook een 0-meting uitgevoerd op de KPI s van het dashboard per categorie. Deze heeft op dit moment nog niet plaatsgevonden. Met de opdrachtgever is afgesproken dat de 0-meting wordt uitgevoerd ná de oplevering van dit rapport maar vóór een themabijeenkomst over dit onderwerp die naar huidige verwachting in het voorjaar van 2017 zal plaatsvinden. Leeswijzer Hoofdstuk 2 van dit rapport beschrijft de bevindingen van de gespreksronde met categoriemanagers en portfoliomanagers. In hoofdstuk 3 wordt vervolgens op basis van deze bevindingen een adviesrichting gegeven voor een nadere invulling van het dashboard. Hoofdstuk 4 gaat in op een voorgestelde operationalisatie van de KPI s en hoofdstuk 5 gaat in op het voorgestelde functioneel ontwerp. Hoofdstuk 6 behandelt tot slot denkbare vervolgstappen om tot daadwerkelijke ontwikkeling van het dashboard te komen. 1. Inleiding Pagina 5 van 45

6 2. Bevindingen gespreksronde (1) In dit hoofdstuk worden de bevindingen van de projectgroep, de categoriemanagers en de portfoliomanagers uit deze gespreksronde weergegeven. Gespreksronde met de projectgroep Uit de gesprekken met de projectgroep kwamen de volgende beelden naar voren: Het is door de projectgroep niet als eenvoudig ervaren om tot een eenduidige set van KPI s te komen generiek voor alle categorieën; Er is gekozen om aan te sluiten bij de doelstellingen van het sturen op het categoriemanagement en vanuit de doelstellingen door te redeneren wat relevante KPI s zijn; De eerste aanzet van de KPI s is omwille van de praktische werkbaarheid in klein comité door de projectgroep opgesteld. Breder delen hiervan met de andere categoriemanagers heeft in dat stadium nog niet plaatsgevonden; De projectgroep heeft diverse keren over een mogelijke operationalisering van de KPI s gesproken. Van een deel van de KPI s is een conceptversie van deze operationalisering door de projectgroep opgeleverd. Gespreksronde met de overige categoriemanagers Bij de start van de gesprekken waren er veel vragen van de categoriemanagers over de stand van zaken rondom het dashboard sinds de oplevering van het vorige onderzoek naar een dashboard van januari Veel gehoorde vragen waren: Voor wie is dit dashboard precies bedoeld? Wanneer worden de andere werelden uitgewerkt? Wat is de frequentie voor het meten van de KPI s? Kan ik ook informatie halen uit dit dashboard of is het meer brengen? Doet het werken met een set van KPI s wel recht aan de grote verschillen per categorie? Kan ik prestatie op KPI s X en Y eigenlijk wel beïnvloeden vanuit mijn rol? Hoe meetbaar zijn de KPI s en zijn er wel objectieve bronnen en normen? Door bij de start van de interviews uitgebreid stil te staan bij de context en de diverse ontwikkelingen rondom het dashboard en de keuze voor de Portfoliowereld zijn deze vragen in de gesprekken geadresseerd. Na het bespreken van de context en ontwikkelingen zijn in de gesprekken de reeds opgestelde KPI s doorgenomen en is gesproken over een mogelijke operationalisering en toepassing van de KPI s. 2. Bevindingen gespreksronde Pagina 6 van 45

7 2. Bevindingen gespreksronde (2) Uit de gesprekken kwamen verder de volgende, door de meeste categoriemanagers, gedeelde beelden naar voren: Er is onverminderd een grote en urgente behoefte aan een goed werkend dashboard voor de Contractwereld. Categoriemanagers benadrukken dat een dashboard niet zou moeten resulteren in extra handelingen voor de categoriemanager. Een aantal categoriemanagers merkt in dat kader op dat de uitwerking van de Portfoliowereld op heel wat punten overlapt met de verantwoording die nu uitgaat van het bespreken van de categorie- en jaarplannen. Er is overeenstemming dat het dashboard in ieder geval gebruikt kan worden om de reguliere afspraken tussen de categoriemanagers en portfoliomanagers beter te structureren en uniformeren. Daarnaast geven de categoriemanagers aan het dashboard ook interessant voor andere actoren (bijvoorbeeld de Klantenraden, CDI s, ICIA, IC-Xen). De eerste aanzet van KPI-structuur voor de Portfoliowereld omvat veel KPI s en niet iedere KPI is voor iedere categorie op ieder moment in de tijd (bijvoorbeeld als er geen aanbestedingen lopen) even relevant. De categoriemanagers geven desgevraagd aan zo top of mind (bijna) geen doelstellingen of KPI s te missen. Wel waren er vragen over de formulering en het verschil van abstractieniveau van de diverse KPI s. 2. Bevindingen gespreksronde KPI s zouden naar de mening van de categoriemanagers, voor zover mogelijk snel objectief en geautomatiseerd uit systemen gehaald moeten worden. Wel blijkt uit de gesprekken dat dat naar de mening van de categoriemanagers voor een groot deel van de KPI s op dit moment nog niet mogelijk is. Voor de KPI s die niet objectief gemeten kunnen worden wordt gesuggereerd om naar een professioneel oordeel van de categoriemanager (een selfassessment) te vragen. Wel werd door enkele categoriemanagers aangegeven dat het voor de objectiviteit van dit professioneel oordeel van belang is dat het oordeel getoetst kan worden door de portfoliomanager. Het is belangrijk om heldere normen op te stellen voor de KPI s, deze normen moeten echter wel rekening houden met de diversiteit van categorieën die bestaat in termen van bijvoorbeeld volwassendheid, inkoopfase, soort markt, aantal en aard klantomgeving, et cetera. Over de visualisatie van de scores waren de meningen verdeeld. Een deel vond stoplichten een goed idee, een ander deel vond dat dit geen recht doet aan de nuance van de daadwerkelijke situatie. Wel was er een gedeelde mening dat de categoriemanager bij een afwijking op de norm een beknopte toelichting (hierna: appreciatie ) moet kunnen schrijven op de afwijking, die ook zichtbaar is in het dashboard. Pagina 7 van 45

8 2. Bevindingen gespreksronde (3) Gespreksronde met de portfoliomanagers De portfoliomanagers geven aan zich goed te kunnen vinden in de opzet voor het portfolio dashboard zoals door de projectgroep uitgewerkt. In ieder geval hebben de portfoliomanagers het beeld dat de zes doelstellingen voldoende volledig zijn in het afdekken van de voornaamste sturingsbehoefte op het categoriemanagement. De portfoliomanagers benadrukken dat hier hoofdzakelijk gedoeld wordt op het gezamenlijk bewaken dat datgene wat in het categoriemanagement wordt afgesproken ook wordt nagekomen, en de bedoelde resultaten levert, en effecten sorteert. Bij deze gezamenlijke sturing helpt een duidelijke set afspraken over de sturingsdoelstellingen, en helpt een nadere uitwerking in Key Performance Indicators. De portfoliomanagers zijn van mening dat het categoriemanagement toe is aan een duidelijker en uniformere Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA). Het is belangrijk te onderkennen dat de sturing niet 1- dimensionaal plaatsvindt door een portfoliomanager op een categoriemanager. De werkelijkheid is dat ook andere stakeholders zoals Klantenraden, CDI s, ICIA, IMO, CPO, ICBR een zekere sturende rol hebben op de voortgang van het categoriemanagement. Een dashboard dient dan ook 2. Bevindingen gespreksronde een functie te vervullen naar al dit soort stakeholders. Natuurlijk hebben de portfoliomanagers een duidelijke functionele rol in de PDCA-cyclus voor het categoriemanagement. Een dashboard kan dan ook zeer instrumenteel zijn in het structureren en uniformeren van de verantwoording die wordt afgelegd. Het dashboard ondersteunt daarmee welbeschouwd de huidige gespreksstructuur tussen portfoliomanager en categoriemanager en maakt de voortgang per portfolio en categorie transparanter naar alle stakeholders. De portfoliomanagers herkennen de behoefte aan nuance in de verantwoording. Dit is ook hoe de huidige praktijk zich kenmerkt: een genuanceerde, deels mondelinge, deels schriftelijke verantwoording of appreciatie bij de voortgang van een categorie. De portfoliomanagers geven wel aan dat het proces van structureren en uniformeren geholpen zou zijn door het werken met duidelijker ( SMART ) indicatoren, zonder de mogelijkheid tot het aanbrengen van enige nuance in een tekstveld te willen wegnemen. Pagina 8 van 45

9 3. Adviesrichting Significant (1) Op basis van de bevindingen uit hoofdstuk 2 stellen wij voor om het Portfolio-dashboard te ontwerpen aan de hand van de volgende vier advieslijnen. 1. Zet het dashboard voor de Portfoliowereld in als breed instrument om aan de stakeholders te communiceren hoe het ervoor staat met Rijkscategoriemanagement De huidige set van KPI s kan gebruikt worden als gespreksleidraad tussen categoriemanager en portfoliomanager tijdens de reguliere voortgangsoverleggen. Hiernaast lijkt het ons verstandig het dashboard meteen ook als communicatiemiddel wordt gebruikt richting overige stakeholders zoals Klantenraden, CDI s, ICIA, IMO, CPO, ICBR om deze te informeren over de status van een categorie en portfolio. Verder kunnen andere categoriemanagers in het dashboard afkijken wat mogelijke best practices zijn en zodoende van elkaar leren. Het Portfolio-dashboard is daarmee niet primair een verantwoordingsinstrument: het is vooral een instrument om gezamenlijkheid te zoeken, good practice te delen en kennis en informatie uit te wisselen. Omdat alle stakeholders vanuit eenzelfde bron - het dashboard- geïnformeerd worden over de categorieën vindt de informatiedeling eenduidig en gestructureerd plaats. Daar gaat dan vanzelf een zekere sturende werking van uit. Dit is in lijn met het advies van Significant in het rapport dashboard managementinformatie inkoop (2016) over het belang van multidimensionale informatiehuishouding. 3. Adviesrichting Significant 2. Zet het dashboard in als basis voor de Plan- Do-Check-Act cyclus voor het rijkscategoriemanagement De voorgestelde KPI s voor het dashboard van de Portfoliowereld komen voor een belangrijk deel overeen met de onderwerpen/thema s in de individuele categorie- en jaarplannen. Hierdoor is het mogelijk om het dashboard te gebruiken in een planning en control cyclus voor het Rijkscategoriemanagement. Door de scores op de KPI s realtime (direct bij wijzigingen) of periodiek (afhankelijk van de KPI maar minimaal 1 keer per kwartaal) te vernieuwen en geregeld bilateraal te bespreken tussen de categorie- en portfoliomanagers wordt de PDCA-cyclus vormgegeven. Het normenkader van de KPI s wordt door deze aanpak ook gekoppeld aan de afspraken over de KPI s in de categorie- en jaarplannen. De normen kunnen dus van categorie tot categorie verschillend zijn maar wel in lijn met de formeel vastgestelde plannen. Een dashboard met standaard en beheersbare workflow kan zo n PDCA-proces aanvullend faciliteren door eigenschappen in te bouwen als het geven van geautomatiseerde meldingen: Wanneer een nieuwe update van broninformatie (rijkscontractregister, spend analyse, etc) beschikbaar is; Als de score op een KPI s vernieuwd moet worden, of de geldigheid expireert (signaal aan categoriemanager); Als een categoriemanager zijn/haar KPI s heeft bijgewerkt of juist nog niet (signaal aan portfoliomanager). Pagina 9 van 45

10 3. Adviesrichting Significant (2) Na goedkeuring/sign off door de portfoliomanager worden de score op de KPI s zichtbaar op het dashboard; Oude en niet vernieuwde scores op KPI s worden na een bepaalde periode (afhankelijk van de KPI) niet meer getoond op het dashboard. Het lijkt ons raadzaam te onderzoeken of de belangrijkste aspecten van het huidige, wat meer statische, categorie- en jaarplan te vervangen is door het dashboard. Dit betekent in principe dat er geen separate Microsoft Word-plannen meer opgesteld behoeven te worden maar dat de plannen (of een management samenvatting daarvan), gegroepeerd per KPI, als norm één-op-één opgenomen worden in het dashboard. Het categorieplan kan vervolgens bestaan uit een oplegnotitie en het dashboard voor de besluitvorming van het ICIA. Een dergelijke werkwijze heeft als positief bijeffect dat de meest actuele versie van een categorieplan en de voortgang op de verschillende onderdelen (KPI s) op ieder moment voor iedereen die toegang heeft tot het dashboard in te zien is. 3. Stel de KPI s, waar mogelijk geautomatiseerd, vanuit bronsystemen en met objectieve normen vast. Voor de KPI s waar dit niet mogelijk of wenselijk is kan gewerkt worden met een selfassessment door de categoriemanager en review door de portfoliomanager De informatie over de KPI s die uit objectieve bronsystemen gehaald kunnen worden moet automatisch ontsloten worden in het dashboard, en - zo hier een objectieve norm of maatstaf bij te bedenken is - van waardering worden voorzien. Bij de KPI s die niet door middel van objectieve data bronnen ontsloten kunnen worden is het de vraag of deze KPI s wel meer SMART en/of objectiever gemaakt moeten worden. Op veel van deze KPI s is het meer zinvol om de appreciatie van de categoriemanager te horen op de KPI in plaats van een objectieve teller/meter. De categoriemanager kan vervolgens, waar nodig, op basis van deze geladen broninformatie de KPI scoren. Een dergelijke appreciatie vindt nu ook plaats via de periodieke overleggen tussen de categoriemanager en portfoliomanager. De score op dit soort KPI s kan om deze reden volgens ons het beste via self-assessment door de categoriemanager verkregen worden, waarna een review en sign off ( goedkeuring of formele acceptatie) door de portfoliomanager kan plaatsvinden. Bij een eventuele afwijking op een KPI is het van belang dat aan de categoriemanager de mogelijkheid wordt geboden een appreciatie te schrijven om de afwijking toe te lichten. Deze appreciatie moet ook direct zichtbaar zijn in het dashboard. 3. Adviesrichting Significant Pagina 10 van 45

11 3. Adviesrichting Significant (3) 4. Orden de KPI s in Basis-, Resultaat- en Effectindicatoren Al de voorgestelde KPI s zijn relevant te noemen. Maar ze zijn niet allemaal even onderscheidend of dynamisch, en daarmee interessant. Door de KPI s nader te ordenen in Basis-, Resultaat- en Effect-indicatoren, en ze aan de hand van deze ordening een specifieke plek op het dashboard te geven, kunnen de stakeholders snel zien wat de score is op de meest relevante KPI s voor de categorieën. Wij stellen de volgende indeling voor: Basisindicatoren zijn veelal factoren in het dissatisfiersegment ( inputs ). Zaken die gewoon geregeld moeten zijn, maar daarna geen onderscheidend onderdeel van sturing op de categorie vormen. Een voorbeeld hiervan is de actualiteit van het categorieplan of een al of niet ingeregelde governance; Resultaatindicatoren verwijzen naar de resultaten ( output ) van het werk van het categoriemanagement. Dit zijn vaak meetbare factoren die in getallen/percentages uit te drukken zijn. Een voorbeeld hiervan is de geleverde bijdrage van de categoriemanager op het gebied van duurzaamheid, leveranciersontwikkeling of innovatie van de Rijksinkoop; Effectindicatoren verwijzen naar de effecten ( outcome ) die categoriemanagement moeten opleveren. Een voorbeeld hiervan is de gerealiseerde klanttevredenheid, werkelijke kostenbeheersing, of afgenomen CO2-footprint van de rijksoverheid; 3. Adviesrichting Significant Voor een groot deel van de stakeholders zijn met name de effect- en in mindere mate de resultaatfactoren interessant. De basisfactoren zijn vooral relevant voor de categorie- en portfoliomanagers. In hoofdstuk 4 worden de huidige KPI s geordend op basis van dit onderscheid. Overige adviezen voor een dashboard Wij constateren in de gespreksronde dat de KPI s voor de doelstelling Ambassadeurschap als het meest lastig te operationaliseren ervaren werd door de categoriemanagers. Wij adviseren daarom om de score van deze doelstelling in het totaal dashboard enkel op doelstellingsniveau als effectindicator te rapporteren; Vanaf verschillende perspectieven zou het dashboard in te zien en doorklikbaar moeten zijn zodat stakeholders op het voor hem/haar juiste niveau inzage hebben in de voortgang van de categorieën; De ontwerpprincipes uit alinea 103, 104 en 105 van het rapport Dashboard managementinformatie inkoop en het advies een dashboard sticky te maken zijn naar onze mening onverminderd van toepassing voor het dashboard voor de Portfoliowereld; Het lijkt ons dan ook raadzaam om meteen of in ieder geval snel al informatie uit de andere werelden toe te voegen of te linken aan het dashboard Portfoliowereld om snel grotere dynamiek en aantrekkingskracht voor het dashboard te genereren. Wij denken daarbij voorbeeld aan eenvoudige reeds bestaande informatietypen als Nieuwsbrief Categoriemanagement en een Wie-is-Wie functie ( smoelenboek ) en toegang tot de Samenwerkingsruimte. Pagina 11 van 45

12 4. Operationalisering KPI s (1) Tijdens de interviews met de projectgroepleden, de categoriemanagers en de portfoliomanagers is de lijst met KPI s inhoudelijk nagelopen en besproken. De gespreksronde hiernaast heeft geresulteerd in het advies om één KPI toe te voegen, leverancierstevredenheid. Deze KPI meet welke meerwaarde de leverancier haalt uit de relatie met het rijk en wat hun ervaringen zijn met het Rijkscategoriemanagement. Aan de hand van een zogenoemde supplier perception survey kan deze KPI uitgevraagd worden. Deze KPI is aan het overzicht toegevoegd (KPI 4.6). In dit hoofdstuk worden de KPI s, op basis van de gespreksronde en het professioneel oordeel van Significant in tabelvorm nader uitgewerkt op de volgende thema s: Beschrijving; Type; Score; Bron; Meetniveau; Norm. Onderstaand worden de thema s van de tabel kort toegelicht. Beschrijving In dit veld wordt een korte beschrijving weergegeven van de KPI. De beschrijving is onder andere gebaseerd op de bron en de normen. 4. Operationalisering KPI s Type De KPI s worden in lijn met hoofdstuk 3 gecategoriseerd naar basis, resultaat of effect. Aan de hand van de categorisering worden deze KPI s in het functioneel ontwerp geordend weergegeven. Score De wijze waarop de KPI wordt gewaardeerd in het dashboard. Er zijn vier soorten scores, standaard, kwantitatief, schematisch en kwalitatief. Standaard Dit zijn KPI s die veelal via een selfassessment gemeten worden. De categoriemanager kan kiezen uit de volgende waarderingen: In control (neutrale kleur): Deze score voor KPI s die niet afwijken van de norm; Afwijking (neutrale kleur): Deze score voor KPI s die afwijken van de norm, maar niet of slechts beperkt risico s bevatten; Risico (oranje kleur): Deze score voor kwalitatieve KPI s waarvan de categoriemanager heeft aangegeven dat deze risico s bevatten; Succes (groene kleur): Deze score voor kwalitatieve KPI s waar successen te melden zijn. Pagina 12 van 45

13 4. Operationalisering KPI s (2) Kwantitatief Dit KPI s die in getallen te vangen zijn. Deze KPI s kunnen veelal uit externe bronnen verkregen worden en bevatten een rapportcijfer, getal, percentage of bedrag. Bijvoorbeeld een rapportcijfer voor de klanttevredenheid. Schematisch Dit zijn KPI s die door middel van een processchema (of workflow) gescoord worden, zodat duidelijk te zien is wat de huidige status van het proces is. Bijvoorbeeld de status van het categorieplan. Kwalitatief Deze KPI s vragen om een (uitgebreide) appreciatie van de categoriemanager en geven vooral inzicht in welke inspanning is geleverd. Bijvoorbeeld welke inspanning is geleverd om de mogelijkheden voor innovatie te benutten. De kwantitatieve en schematische scorers krijgen een kleur in lijn met de standaard score. Successen worden in overleg met de portfoliomanager groen gekleurd en risico s oranje. Meetniveau Het niveau waarop de KPI gemeten wordt, bijvoorbeeld op contractniveau of categorieniveau. Normen Tijdens de interviews kregen wij geregeld vragen over het mogelijke normenkader van de KPI s. Categorieën zijn wat betreft de inhoud (zeer) verschillend, waardoor uniforme normen vaak geen recht doen aan de werkelijkheid. Bij de ene categorie is de stimulatie van MKB-deelname een belangrijk thema, terwijl dit bij de andere categorie minder relevant is omdat er weinig tot geen MKB-leveranciers zijn. Het categorieplan bevat kaders en keuzes rondom de (meeste) KPI s. Om deze reden zijn wij van mening dat het categorieplan de beste bron is voor de normen per categorie. Door het categorieplan als bron voor de normering te gebruiken, kan met een generieke set van KPI s worden gemonitord, maar wordt toch rekening gehouden met de verschillen per categorie. Voor iedere KPI is het als categoriemanager mogelijk om een appreciatie te schrijven. Bron Een korte beschrijving van de bron waarmee KPI gemeten wordt. 4. Operationalisering KPI s Pagina 13 van 45

14 4. Operationalisering KPI s Doelstelling 1: Categorie op orde # KPI Type Score Bron 1.1 Categorieplan Basis Schematisch Workflow (in dashboard) en samenwerkingsruimte Meetniveau Norm Categorie Geaccordeerd en niet ouder dan 3 jaar Beschrijving: Plannen zijn wel/niet geaccordeerd en up-to-date (niet ouder dan drie jaar). Dit resulteert in een workflow die laat zien waar het categorieplan zich op dat moment in de organisatie(structuur) begeeft. Een voorbeeld van een dergelijk processchema (in fases): - Fase I: Voorstudie - Fase II: Conceptcategorieplan vastgesteld - Fase III: Categorieplan vastgesteld en goedgekeurd door portfoliomanager - Fase IV: Categorieplan vastgesteld en verzonden aan ICIA - Fase V: Categorieplan gepresenteerd aan ICIA, wacht op goedkeuring - Fase VI: Categorieplan goedgekeurd door ICIA 1.2 Tijd/capaciteit/middelen Basis Standaard Selfassessment Categorie Beschrijving: Tijd, capaciteit en middelen die in het categorieplan en/of jaarplan zijn benoemd zijn voor het lopende jaar beschikbaar (gesteld). 1.3 Governance Basis Standaard Workflow (in dashboard) Categorie Beschrijving: De governance van de categorie (klantenraad/stuurgroep) is ingeregeld en werkt naar behoren. 1.4 Toegankelijkheid documenten Basis Standaard Selfassessment en samenwerkingsruimte Categorie Beschrijving: Categorieplan, afgesloten overeenkomsten (inclusief NOK's) en contactgegevens van de categorie zijn toegankelijk voor belanghebbenden. 1.5 Verantwoording aan stakeholders afgelegd Komt te vervallen. Het dashboard is de wijze waarop de categoriemanager verantwoording aflegt. 4. Operationalisering KPI s Pagina 14 van 45

15 4. Operationalisering KPI s Doelstelling 2: Rechtmatigheid en integriteit geborgd # KPI Type Score Bron 2.1 Inkoopplanning Basis Standaard Beschrijving: X van de Y aanbestedingen lopen op schema met de initiële plannen op de Rijksaanbestedingskalender. Contract Norm Meetniveau Rijksaanbestedingskalender Rijksaanbestedingskalender 2.2 Volmachten Basis Kwantitatief: % Volmachtenregister Categorie Beschrijving: X van de Y departementen hebben het volmachtenregister voor de categorie ingevuld. 2.3 Maverick buying Resultaat Standaard Spendanalyse en DigiInkoop Categorie Beschrijving: Maverick buying (inkopen buiten contracten) is binnen de afgesproken norm. Hierbij wordt aan de hand van de spendanalyse en het contractenregister een vergelijking gemaakt tussen hetgeen binnen de contracten is ingekocht en hetgeen buiten de contracten is ingekocht. 2.4 Rechtmatigheid en integriteit Basis Standaard Selfassessment Contract Beschrijving: De beheersmaatregelen van rechtmatigheid en integriteit binnen een aanbesteding zijn ingeregeld en adequaat. Denk hier bijvoorbeeld aan de functiescheiding met betrekking tot het begeleiden van een aanbesteding en het beoordelen van de inschrijvingen, en de algehele onafhankelijke positie van het beoordelingsteam. 2.5 Juridisch Resultaat Kwantitatief # Aanbestedingsdossiers Contract Beschrijving: Het percentage gewonnen rechtszaken afgezet tegen het aantal klachten in de stand still periode van een aanbesteding en afgezet tegen het aantal rechtszaken. 4. Operationalisering KPI s Pagina 15 van 45

16 4. Operationalisering KPI s Doelstelling 3: Beheersing uitgaven # KPI Type Score Bron 3.1 Optimale concurrentie Resultaat Standaard Beschrijving: Het aantal geldige inschrijvingen op een aanbesteding komt overeen met de verwachting. Selfassessment aanbestedingsdossiers Meetniveau Contract Norm 3.2 Besparing op uitgaven Resultaat Kwantitatief: Spendanalyse en contractenregister Contract Beschrijving: Gemeten contractbesparing aan de hand van de spendanalyse en contractenregister, of een andere methode zoals afgesproken in de aanbestedingsstrategie van het contract. 3.3 Optimaliseren contractkosten Resultaat Kwantitatief: Beschrijving: Gemeten besparing van de contractkosten (de kosten om een leveranciers te contracteren). Spendanalyse en contractenregister Contract 4. Operationalisering KPI s Pagina 16 van 45

17 4. Operationalisering KPI s Doelstelling 4: Kwaliteitsniveau op orde # KPI Type Score Bron 4.1 Klachtenprocedure Basis Standaard Selfassessment Categorie Beschrijving: De klachtenprocedure van de categorie is ingeregeld en werkt naar behoren. Norm Deze KPI komt onder doelstelling 1 te hangen. Kwantitatief 4.2 Klanttevredenheid Effect rapportcijfer (1-10) Beschrijving: Het rapportcijfer uit het klanttevredenheidsonderzoek valt binnen de norm. Selfassessment Contract Meetniveau Momenteel worden klanttevredenheidsonderzoeken (nog) niet op uniforme wijze uitgevoerd. In de versie van de projectgroep stond ook KPI 4.1 klachtenprocedure opgenomen. Omdat een goede klachtenprocedure een van de middelen is om de klanttevredenheid te verhogen in deze KPI. Contractmanagementsysteem (niet Contract Kwantitatief 4.3 Kwaliteit van levering Effect rapportcijfer (1-10) beschikbaar) Beschrijving: Leveranciers leveren de kwaliteit zoals afgesproken in het contract. De nog te ontwikkelen contractwereld en een contractmanagementsysteem kan informatie leveren over deze KPI. 4.4 Marktkennis en -expertise Resultaat Kwalitatief Selfassessment Categorie Beschrijving: Activiteiten om kennis en expertise van de markt te vergaren zijn ondernomen. Hierbij is het belangrijk dat categoriemanagers aangeven welke activiteiten zijn ondernomen ten behoeve van dit doel. Dit geeft categoriemanagers inzicht in de activiteiten van elkaar. 4.5 Inzicht in klantbehoefte Resultaat Kwalitatief Selfassessment Categorie Beschrijving: Activiteiten om inzicht te verkrijgen in de klantbehoefte zijn ondernomen. Hierbij is het belangrijk dat categoriemanagers aangeven welke activiteiten zijn ondernomen ten behoeve van dit doel. Dit geeft categoriemanagers inzicht in de activiteiten van elkaar. Kwantitatief 4.6 Leverancierstevredenheid Effect Selfassessment Contract rapportcijfer (1-10) Beschrijving: Het rapportcijfer uit het leverancierstevredenheidsonderzoek valt binnen de norm. Een dergelijk onderzoek wordt momenteel (nog) niet uitgevoerd. Aan de hand van een nog te ontwikkelen supplier perception survey kan dit uitgevraagd worden. 4. Operationalisering KPI s Pagina 17 van 45

18 4. Operationalisering KPI s Doelstelling 5: Kwaliteitsniveau op orde # KPI Type Score Bron Meetniveau 5.1 Innovatie Resultaat Kwalitatief Selfassessment Contract Beschrijving: Activiteiten om innovatie te bevorderen zijn volgens plan uitgevoerd. Norm Hierbij is het belangrijk dat categoriemanagers aangeven welke activiteiten zijn ondernomen ten behoeve van dit doel. Dit geeft categoriemanagers inzicht in de activiteiten van elkaar. 5.2 Sociaal beleid Resultaat Kwantitatief % Selfassessment Contract Beschrijving: Aantal aanbestedingen waarin de eisen rondom het sociaal beleid zijn toegepast, afgezet tegen het totaal aantal aanbestedingen. 5.3 MKB-deelname Resultaat Kwantitatief % Spendanalyse Contract Beschrijving: Het aantal leveranciers die een contract hebben voor de categorie, afgezet tegen het totaal aantal leveranciers van de categorie. 5.4 Milieucriteria Resultaat Kwantitatief % Selfassessment Contract Beschrijving: Aantal aanbestedingen waarin de eisen rondom het milieu zijn toegepast, afgezet tegen het totaal aantal aanbestedingen. 5.5 Inkoop- en beleidskaders Basis Standaard Selfassessment Contract Beschrijving: De extra inkoop- en beleidskaders uit het categorieplan zijn toepast. 5.6 Contracten ingevoerd Basis Kwantitatief % Centrale contractadministratie categoriemanagement (C3) Contract 100% Beschrijving: Aantal contracten in het rijkscontractenregister, afgezet tegen het aantal contracten van de categorie. 5.7 Geautomatiseerd bestellen-tot-betalen Basis Kwantitatief % C3 Contract Beschrijving: Aantal departementen waarin het bestellen-tot-betalen is geautomatiseerd voor de categorie per contract. 4. Operationalisering KPI s Pagina 18 van 45

19 4. Operationalisering KPI s Doelstelling 6: Ambassadeurschap # KPI Type Score Gewenste bron Meetniveau 6 Ambassadeurschap Effect Standaard Selfassessment Categorie Norm Beschrijving: Eén van de verantwoordelijkheden van categoriemanagers is dat zij als ambassadeur van het categoriemanagement optreden. Dit wordt van hen verwacht. Deze doelstelling is geoperationaliseerd in onderstaande KPI s en wordt enkel op het hoogste niveau gepresenteerd. 6.1* Netwerk Effect Standaard Selfassessment Categorie Beschrijving: De categoriemanager is voldoende zichtbaar voor belanghebbenden binnen zijn netwerk. 6.2* Communicatie gepland en verzorgd Effect Standaard Categorie-/communicatieplan Categorie Beschrijving: De categoriemanager heeft een communicatieplan opgesteld en handelt hiernaar. 6.3* Toegankelijkheid categoriemanager Effect Standaard Selfassessment Categorie Beschrijving: De categoriemanager is voldoende bereikbaar, zowel fysiek als digitaal. 6.4* Beeldvorming Effect Standaard Selfassessment Categorie Beschrijving: De categoriemanager onderneemt acties om de beeldvorming van zijn categorie naar buiten de managen. 6.5* Verwachtingenmanagement Effect Standaard Selfassessment Categorie Beschrijving: De categoriemanager onderneemt acties om de verwachtingen van zijn klanten te managen. * Wij merkten dat deze KPI s lastig te operationaliseren zijn. Om deze reden adviseren wij om voor deze doelstelling in het dashboard enkel de hoofd KPI Ambassadeurschap te rapporteren, en de sub-kpi s onderdeel te laten zijn van de beschrijving van de generieke norm die geldt voor goed ambassadeurschap, over alle categorieën heen. 4. Operationalisering KPI s Pagina 19 van 45

20 effect result aat basis 4. Operationalisering KPI s Data-landschap Het data-landschap is een grafische weergave van de bronnen per KPI (zoals aangegeven in voorgaande tabellen). Categorieplan geaccordeerd Tijd, capaciteit en middelen Toegankelijkheid documenten Communicatieplan Categorieplan Governance Workflow Rechtmatigheid/integriteit Juridisch Optimale concurrentie Inkoopplanning Rijksinkoopkalender Categoriemanager Verwachtingsmanagement Beeldvorming Volmachten Toegankelijkheid categoriemanager Communicatie verzorgd Innovatie Cat 1 Cat 2 Cat 3 Cat 4 MKB-deelname Volmachtenregister Online selfassessment Sociaal beleid Milieucriteria Maverick buying Besparing uitgaven Spendanalyse Inkoopkaders Besparing contractkosten Legenda: Netwerk Contractwereld Communitywereld Marktwereld Klantwereld Portfoliowereld Leverancierstevredenheid Marktkennis en -expertise Klanttevredenheid Inzicht in klantbehoefte Contracten ingevoerd Bestellen-tot-betalen Kwaliteit van levering Contractenregister CM-systeem 4. Operationalisering KPI s Pagina 20 van 45

21 Effect Resultaat Basis effect resultaat basis Cat 1 Cat 2 Cat 3 Cat 4 5. Functioneel ontwerp Op basis van de uitgewerkte KPI s in het vorige hoofdstuk en in lijn met de adviesrichtingen van hoofdstuk 3, presenteert dit hoofdstuk een visueel functioneel ontwerp (een zogenaamde mock-up) van de verschillende schermen van het dashboard. De mock-up is ingestoken vanuit het perspectief van de categoriemanager. Aan het eind van deze grafische weergave lichten wij toe welke gebruikers er nog meer zijn en geven wij enkele richtlijnen voor de visualisaties. Klik op de omschreven schermen hieronder om naar het desbetreffende scherm te gaan. Wanneer u zich in een scherm bevindt kunt u op de oranje icoontjes klikken om naar een volgend scherm te gaan. Heeft u voldoende gezien van het functioneel ontwerp? Klik kan op het vinkje links onder de tablet om naar de overige toelichtingen te gaan. Type Schermen 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht Cat 1 Plan Cat 2 Nieuws Cat 3 Cat 1 Cat 2 Cat 4 Cat 3 Cat 4 KPI 3 Ad a Ad b effect basis resultaat 5. Functioneel ontwerp Pagina 21 van 45

22 Effect Resultaat Basis 5. Functioneel ontwerp 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht De startpagina geeft toegang geeft tot de informatie van het dashboard. KPI s kunnen ook geclusterd worden naar doelstelling Ga naar: 2. Selfassessment Ga naar: 3. Categorienieuws en categoriemanagers overzicht Cat 1 Cat 2 Ga naar: 1. Totaaloverzicht Cat 3 Cat 4 5. Functioneel ontwerp Pagina 22 van 45

23 Effect Resultaat Basis 5. Functioneel ontwerp 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht Het totaaloverzicht geeft in één oogopslag de scores per KPI, per categorie weer. De categorieën zijn geordend naar de portfolio s. Hiernaast is het mogelijk om doormiddel van een selectielijst de overzichten van eerdere periodes op te vragen. Ga naar: 3. Categorienieuws en categoriemanagers overzicht KPI s kunnen ook geclusterd worden naar doelstelling Ga naar; 1.3 KPI-overzicht Ga naar; 0. De startpagina Filter op: Portfolio Periode(n) Cat 1 Cat 2 Cat 3 Ga naar; 1.2 Categorieoverzicht Cat 4 5. Functioneel ontwerp Pagina 23 van 45

24 5. Functioneel ontwerp 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht In het categorieoverzicht worden per categorie de scores per KPI inzichtelijk gemaakt. Ga naar; 0. De startpagina Filter op: Portfolio Ga naar; 1.3 KPI-overzicht Informatie over de categoriemanager Foto Naam Telefoonnummer Effect Resultaat Overige informatie Spend Aantal leveranciers Aantal contracten Link naar categorieplan Nieuws Plan Nieuws Basis 5. Functioneel ontwerp Pagina 24 van 45

25 Cat 1 Cat 2 Cat 3 Cat 4 5. Functioneel ontwerp 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht In het KPI-overzicht worden per KPI de score van verschillende categorieën weergegeven. Filter op: Portfolio Categorie Periode(n) Ga naar; 1.2 Categorieoverzicht Score (s) uitgezet in de tijd Ga naar; 0. De startpagina Ga naar: 3. Categorienieuws en categoriemanagers overzicht KPI 3 Ad a De onderliggende toelichting en/of score per aanbesteding zijn direct zichtbaar Ad b 5. Functioneel ontwerp Pagina 25 van 45

26 5. Functioneel ontwerp 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht In het selfassessment kunnen de categoriemanagers hun selfassessment invullen. Per doelstelling kan de categoriemanager de KPI s scoren Appreciatie Doorzetten van scores naar portfoliomanager (starten van de workflow) Ga naar; 0. De startpagina KPI 1 Doelstelling X KPI 2 De categoriemanager vult haar score en subscore in per KPI en geeft indien nodig een toelichting KPI 3 5. Functioneel ontwerp Pagina 26 van 45

27 5. Functioneel ontwerp 0. Startpagina 1.1 Totaaloverzicht 1.2 Categorieoverzicht 1.3 KPI-overzicht 2. Selfassessment 3.Categorienieuws en categoriemanagers overzicht In het categorienieuws en categoriemanagersoverzicht wordt nieuws en algemene informatie over de categoriemanagers weergegeven. De samenwerkingsruimte kan als bron dienen. Ga naar; 1.2 Categorieoverzicht Ga naar; 0. De startpagina Relevante nieuwsitems worden hier uitgelicht 5. Functioneel ontwerp Pagina 27 van 45

28 5. Functioneel ontwerp Overig Rollen en toegang Iedere deelnemer krijgt een eigen profiel en login waarop toegang tot het dashboard wordt bepaald. Een aantal mogelijke rollen zijn: Categoriemanager Portfoliomanager CDI Hoofd IUC Klantenraad Categoriemanagers kunnen alleen voor hun eigen categorie de selfassessment invullen Categoriemanagers kunnen wel de scores van alle categorieen bekijken (leesrechten). Afhankelijk van de gebruiker moet het mogelijk zijn om bepaalde delen van het dashboard te verbergen (de portfoliomanagers hoeven bijvoorbeeld geen selfassessment in te dienen) Visualisatie van de scores Standaardscores: In control Geen actie nodig Afwijking Toelichting nodig Schematische scores: Risico Toelichting nodig I II III IV V VI VII 5. Functioneel ontwerp Succes Goed voorbeeld Kwantitatieve scores: % In control Geen actie nodig Afwijking Toelichting nodig Kwalitatieve scores: In control Geen actie nodig % % Afwijking Toelichting nodig Risico Toelichting nodig Risico Toelichting nodig Workflow De categoriemanagers krijgen een automatische melding als de scores op de KPI s vernieuwd moeten worden. De portfoliomanagers krijgen automatisch een melding als een categoriemanager zijn/haar KPI s heeft bijgewerkt (of juist nog niet). Na goedkeuring / sign off door de portfoliomanager worden de score op de KPI s zichtbaar op het dashboard. Oude en niet vernieuwde scores op KPI s worden na een bepaalde periode (afhankelijk van de KPI) niet meer getoond op het dashboard. Pagina 28 van 45 % Succes Goed voorbeeld Succes Goed voorbeeld

29 6. Advies voor het vervolg Voor de verdere ontwikkeling van het dashboard hebben wij de volgende twee suggesties voor vervolg. 1. Bouw een prototype van het dashboard Wij zijn van mening dat een passende volgende stap is om een werkend prototype van het dashboard te construeren. Een prototype vormt de brug tussen al het verrichte voorwerk (op papier) en een uiteindelijk in de rijksinformatiearchitectuur ingericht dashboard. Door gebruik te maken van een prototype: Ervaren de categoriemanagers direct de werking van het dashboard; De KPI s worden ingevuld in de dashboardomgeving De resultaten worden direct weergegeven in een online en doorklikbaar dashboard Kunnen de KPI s de komende periode periodiek gemeten worden via het prototype; Kan het prototype direct gebruikt worden om de periodieke gesprekken tussen de categoriemanager en de portfoliomanager te structuren; Is het mogelijk om op basis van de feedback van de categoriemanager op het prototype het dashboard steeds verder te verfijnen; Krijgt de softwareontwikkelaar die het dashboard definitief gaat bouwen al een getest en gedragen prototype als voorbeeld. Een prototype met de meeste functionaliteiten zoals geschetst in hoofdstuk 4 en 5, kan naar onze verwachting binnen 8 weken ontwikkeld worden. 6. Advies voor het vervolg Indien het ontwikkelen van een prototype op korte termijn niet haalbaar is zou een eerste meting van de KPI s via een standaard enquête-omgeving uitgevoerd kunnen worden. Het nadeel van deze methode is dat de enquête niet de functionaliteiten en look-and-feel van het beoogde dashboard biedt. Ook de resultaten zullen in dat geval als statische informatie gepresenteerd worden en niet als een interactief dashboard. Om deze reden is een dergelijke standaard enquête ook een minder aantrekkelijk methode om op dit moment al periodiek de KPI s te meten. 2. Onderzoek de automatische ontsluiting van broninformatie Naast het bouwen van een prototype denken wij dat het zinvol is om te onderzoeken hoe de beschikbare bronsystemen zo snel mogelijk ontsloten kunnen worden in het nog te bouwen dashboard (of prototype) en welke technische eisen aan deze koppelingen worden gesteld. Hiernaast zal voor de KPI s klanttevredenheid (4.2) en leverancierstevredenheid (4.6) een uniforme wijze van het meten van de tevredenheid voor alle categorieen opgesteld worden. Tot slot zal voor de KPI kwaliteit van levering (4.3) gewerkt moeten worden aan het verder ontwikkelen van de contractwereld. Pagina 29 van 45

30 Bijlage A - Doelstellingen en KPI s projectgroep 1 Categorie op orde 1.1 Geaccordeerde (deel)categorieplannen 1.2 Voldoende tijd, capaciteit en middelen beschikbaar 1.3 Governance ingeregeld 1.4 Samenwerkingsruimte categoriemanagement actueel 1.5 Verantwoording aan stakeholders afgelegd 2 Rechtmatigheid en integriteit geborgd 2.1 Aanbestedingen op schema 2.2 Volmachten volledig beschikbaar 2.3 Geen Maverick buying 2.4 Beheersmaatregelen rechtmatigheid en integriteit adequaat 2.5 Juridische procedures voorkomen of gewonnen 3 Beheersing uitgaven (in de plus of in de min) 3.1 Optimale concurrentie 3.2 Gewenste besparing op de uitgaven gerealiseerd ( ) 3.3 Gewenste besparing op de contractkosten gerealiseerd ( ) 4Kwaliteitsniveau op orde 4.1 Klachtenprocedure ingeregeld 4.2 Verwachte klanttevredenheid gerealiseerd 4.3 Leveranciers leveren afgesproken kwaliteit 4.4 Kennis en expertise van de markt is actueel 4.5 Inzicht in klantbehoefte is actueel 5Beleidsdoelstellingen gerealiseerd 5.1 Mogelijkheden tot innovatie zijn benut 5.2 Afspraken sociaal beleid nagekomen 5.3 Gewenste Deelname MKB gerealiseerd 5.4 Milieucriteria volledig toegepast 5.5 Inkoopkaders bij aanbestedingen toegepast 5.6 Contracten in DigiInkoop ingevoerd 5.7 geautomatiseerd bestellen, factureren en betalen gerealiseerd 6Ambassadeurschap categorie 6.1 Netwerk transparant en beheerd 6.2 Communicatie gepland en verzorgd 6.3 Toegankelijkheid categoriemanager geborgd 6.4 Beeldvorming gepland en werkt 6.5 Verwachtingenmanagement ingeregeld Bijlage A - Doelstellingen en KPI s projectgroep Pagina 30 van 45

31 Bijlage B Gesproken categoriemanagers Portfolio Categorie Categoriemanager Gesproken op Portfolio ICT en Communicatie Vakliteratuur en Abonnementen Jan den Elzen Portfolio ICT en Communicatie Communicatie Petra de Jong Portfolio ICT en Communicatie Portfoliomanager Hilly Buyne Portfolio Facilitair Bedrijfskleding Rob van Arnhem Portfolio Facilitair Beveiliging René Lissenburg Portfolio Facilitair Catering Rob Heijink Portfolio Facilitair Civiele dienstvoertuigen Jaap Timmers Portfolio Facilitair Papier, Afvoer (vertrouwelijke) informatiedragers en Print- en Drukwerk Edward Frencken Portfolio Facilitair Energie Piet Glas Portfolio Facilitair Grondstoffenmanagement en afvalzorg Maurice Goudsmith Portfolio Facilitair Hotel en vergaderaccomondatie (in oprichting) Ruud Claproth Portfolio Facilitair Kantoorartikelen en computersupplies Kantoorinrichting Sabine van der Leij Niet gesproken Sub categorie Verhuizingen Portfolio Facilitair Laboratorium Claes Wassenaar Portfolio Facilitair Post Naomi Sloos Portfolio Facilitair Schoonmaak John van de Geer Portfolio Facilitair Portfoliomanager René ten Brug Strategische Leveranciersmanagement ICT Microsoft Jan Ter Steege Niet gesproken Strategische Leveranciersmanagement ICT SAP Coby Hendriks Strategische Leveranciersmanagement ICT Oracle Robbert Roelink Niet gesproken Bijlage B gesproken categoriemanagers Pagina 31 van 45

32 Bijlage B gesproken categoriemanagers Portfolio Categorie Gesproken categoriemanager Gesproken op Portfolio ICT EBA Coby Hendriks Portfolio ICT Totaaloplossingen Marco Bijkerk Portfolio ICT Standaard (Pakket)software Frank Hooghiemstra Portfolio ICT ICT Werkomgeving Rijk Lucien Claassen Portfolio ICT Datacenter Rene Bergsma Portfolio ICT Dataverbindingen Rob Michels Portfolio ICT ICT Inhuur Sander Klaver Portfolio ICT SAM Hennie de Hoog Niet gesproken Portfolio Organisatie en personeel Deurwaarders Egbert Urff Portfolio Organisatie en personeel Inhuur Financieel advies en audit capaciteit Fons Buurman Portfolio Organisatie en personeel Inhuur ICT-expertise Sander Klaver Portfolio Organisatie en personeel Inkoop Advies en Juridische Capaciteit Fons Buurman Portfolio Organisatie en personeel Inhuur Interim Management Fons Buurman Portfolio Organisatie en personeel Tolk en Vertaaldiensten Edwin Koning Portfolio Organisatie en personeel Leren en ontwikkelen Edwin Koning Portfolio Organisatie en personeel Duurzame Inzetbaarheid en Mobiliteit Marieke van der Aa Niet gesproken Portfolio Organisatie en personeel Uitzendkrachten Jolanda Molenaar Portfolio Organisatie en personeel Vervoer Dennis Robben Portfolio Organisatie en personeel Portfoliomanager Toon Warnier Bijlage B gesproken categoriemanagers Pagina 32 van 45

33 Bijlage C: Topiclijst projectgroep Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 33 van 45

34 Achtergrond en aanleiding In december 2015 heeft Significant een rapport uitgebracht over de behoefte van categorie-, strategisch leveranciers- en portfoliomanagers aan managementinformatie. Tijdens een themaconferentie in januari 2016 over het rapport heeft iedereen zich unaniem uitgesproken voor het bouwen van dashboards. Het project Ontsluiten inkoopinformatie voor de vier portfolio s van het programma Verbetering Inkoopinformatie Rijk beoogt de bouw van dashboards met bruikbare en betrouwbare en managementinformatie voor categoriemanagers en portfoliomanagers. De dashboards worden toegesneden op de belangrijke gesprekspartners van de categoriemanagers, waaronder ook leveranciers en klanten. Om het gesprek tussen met name portfoliomanagers, strategisch leveranciersmanagers en categoriemanagers te faciliteren, wordt gestart met de bouw van een dashboard voor de zogenoemde Portfoliowereld, waarin informatie staat over de beoogde en bereikte resultaten voor zes doelstellingen: categorie op orde; rechtmatigheid en integriteit geborgd; uitgaven beheerst; kwaliteitsniveau op orde; rijksbrede beleidsdoelstellingen gerealiseerd; ambassadeurschap ingevuld. Per doelstelling is inmiddels door een breed samengestelde projectgroep een aantal KPI s geformuleerd. Voordat met de bouw van het dashboard kan worden begonnen moet er eerst een gedragen advies komen voor een functioneel ontwerp van het dashboard. Een belangrijke stap in dit proces is het interviewen van de projectgroep categoriemanagers over de tot stand koming van de KPI s, beschikbare data en visualisatievormen. Dit zal gebeuren aan de hand van onderstaande topiclijst en bijlagen. Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 34 van 45

35 Topiclijst projectgroep Hoe zijn deze KPI s tot stand gekomen? Hoe breed zijn de KPI s gedeeld/besproken met andere categoriemanagers? Wat zijn jullie beelden bij de meetbaarheid/normeerbaarheid/onderlinge vergelijkbaarheid tussen de categorieen van de geformuleerde KPI s Hebben jullie al nagedacht over mogelijke bronnen en normen voor de KPI s? Zijn er onderliggende documenten beschikbaar van de totstandkoming van de KPI s? Zouden jullie de inhoud van de volgende KPI s kunnen verduidelijken (zie volgende pagina s)? Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 35 van 45

36 Doelstelling 1: categorie op orde KPI Toelichting Verduidelijkingsvragen Antwoorden 1.1 Geaccordeerde (deel)categorieplannen 1.2 Voldoende tijd, capaciteit en middelen beschikbaar a) Wat is voldoende? b) Wat zijn middelen? c) Capaciteit van wie?? 1.3 Governance ingeregeld a) Wat wordt hieronder verstaan? b) Uit welke aspecten bestaat dit? 1.4 Samenwerkingsruimte categoriemanagement actueel a) Wat betekent actueel? b) Welke documenten moeten erin staan? 1.5 Verantwoording aan stakeholders afgelegd a) Waarover wordt verantwoording afgelegd en wanneer? b) Welke stakeholders? Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 36 van 45

37 Doelstelling 2: Rechtmatigheid en integriteit geborgd KPI Toelichting Specifieke vragen Antwoorden 2.1 Aanbestedingen op schema a) Wanneer er een bijgestelde datum is, ligt het dan op schema? 2.2 Volmachten volledig beschikbaar a) Wat wordt bedoeld met volmachten? 2.3 Geen Maverick buying a) Kan dit uit de Rijkspend gehaald worden? 2.4 Beheersmaatregelen rechtmatigheid en integriteit adequaat a) Welke maatregelen worden getroffen? b) Wat is adequaat? 2.5 Juridische procedures voorkomen of gewonnen a) Wat wordt verstaan onder voorkomen? Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 37 van 45

38 Doelstelling 3: Beheersing uitgaven KPI Toelichting Specifieke vragen Antwoorden 3.1 Optimale concurrentie a) Wat wordt verstaan onder optimale concurrentie? 3.2 Gewenste besparing op de uitgaven gerealiseerd ( ) 3.3 Gewenste besparing op de contractkosten gerealiseerd ( ) a) Op welk niveau? b) Is er een doel per aanbesteding? c) Hoe kan dit worden vastgelegd en vastgesteld? a) Op welke niveau? b) Is er een doel per aanbesteding? c) Hoe kan dit worden vastgelegd en vastgesteld? Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 38 van 45

39 Doelstelling 4: Kwaliteitsniveau op orde KPI Toelichting Specifieke vragen Antwoorden 4.1 Klachtenprocedure ingeregeld a) Wat zijn voorschriften aan deze procedure? 4.2 Verwachte klanttevredenheid gerealiseerd a) Is dit op basis van reguliere onderzoeken? b) Wat is de norm en wie stelt hem vast? 4.3 Leveranciers leveren afgesproken kwaliteit a) Waar en hoe wordt kwaliteit gemeten? 4.4 Kennis en expertise van de markt is actueel a) Hoe kan dit worden gemeten? 4.5 Inzicht in klantbehoefte is actueel a) Hoe kan dit worden gemeten? Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 39 van 45

40 Doelstelling 5: Beleidsdoelstellingen gerealiseerd KPI Toelichting Specifieke vragen Antwoorden 5.1 Mogelijkheden tot innovatie zijn benut a) Wat wordt hieronder verstaan? 5.2 Afspraken sociaal beleid nagekomen a) Wordt dit al gemeten? 5.3 Gewenste Deelname MKB gerealiseerd 5.4 Milieucriteria volledig toegepast a) Wordt dit al gemeten? a) Wordt dit al gemeten? 5.5 Inkoopkaders bij aanbestedingen toegepast a) Welke inkoopkaders worden gesteld? 5.6 Contracten in DigiInkoop ingevoerd 5.7 Geautomatiseerd bestellen, factureren en betalen gerealiseerd Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 40 van 45

41 Doelstelling 6: Ambassadeurschap categorie KPI Toelichting Specifieke vragen Antwoorden 6.1 Netwerk transparant en beheerd a) Wat wordt hiermee bedoeld? 6.2 Communicatie gepland en verzorgd a) Wat wordt hiermee bedoeld? 6.3 Toegankelijkheid categoriemanager geborgd 6.4 Beeldvorming gepland en werkt a) Wat wordt hiermee bedoeld? a) Wat wordt hiermee bedoeld? 6.5 Verwachtingenmanagemen t ingeregeld a) Hoe? Bijlage C: Topiclijst projectgroep Pagina 41 van 45

42 Bijlage D: Topiclijst categoriemanagers Bijlage D: Topiclijst categoriemanagers Pagina 42 van 45