Handleiding. Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten. VolmachtBeheer. Opgesteld door : VolmachtBeheer BV Datum : 14 februari 2017 Versie : 1.

Transcriptie

1 Handleiding Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten VolmachtBeheer Opgesteld door : VolmachtBeheer BV Datum : 14 februari 2017 Versie : 1.0

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemeen Revisies Disclaimer Algemene informatie Module V 4-13: Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten Activeren module (verzekeraar) Activeren module per medewerker (verzekeraar) Activeren module per medewerker (gevolmachtigde) Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten Stroomschema Taken Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten Algemene werking Buttons Dashboard overzicht van de taken Status van de taken Filters taken Overzicht van een taak: Rapportage aanmaken en indienen Rapportage verzekeraar Inzage Rapportage Communicatie Melding naar Gevolmachtigde Nieuwe taak Herinnering openstaande (actiepunt) Ondersteuning Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 2 van 16

3 1 Inleiding 1.1 Algemeen Dit document beschrijft de werkwijze van Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten op VolmachtBeheer. De module Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten is een module welke voor alle gevolmachtigden van toepassing is. De module is ontwikkeld in opdracht van het Verbond van Verzekeraars & NVGA. Kern van de module: Een handzaam hulpmiddel om doorlopend te controleren of aan de eisen van de volmachtovereenkomst en relevante wetgeving wordt voldaan. De taken kennen de volgende frequentie: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Aan het einde van het boekjaar wordt u verzocht de rapportage op te maken. Deze rapportage inclusief de detail gegevens van de taken zijn inzichtelijk voor de aangesloten verzekeraar(s). De rapportage wordt door de verzekeraar(s) en accountant gecontroleerd. Op basis hiervan wordt er terug gekoppeld naar de gevolmachtigde. Deze module vervangt de module Self Assessment GA met ingang van Ter informatie: Over het boekjaar 2016 zal de SAGA rapportage moeten worden ingediend bij uw verzekeraar(s). 1.2 Revisies Versie Datum Productaanpassing februari 2017 Basisversie 1.3 Disclaimer De informatie en het materiaal van deze handleiding dient alleen ter algemene informatie en is niet ter vervanging van ander of officieel advies. Zonder verificatie of nader advies van de aangeboden informatie en/of van de geboden informatie gebruik maken is voor eigen rekening en risico. Aan de binnen deze handleiding geboden informatie kunnen geen rechten worden ontleend. VolmachtBeheer B.V. spant zich in om uiterst nauwkeurige en actuele informatie in deze handleiding op te nemen. VolmachtBeheer B.V. staat echter niet in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. VolmachtBeheer B.V. aanvaardt geen verplichting om de geboden informatie te actualiseren of om mogelijke fouten te verbeteren. VolmachtBeheer B.V. wijst iedere aansprakelijkheid ter zake van de hand. Aan de in deze handleiding geboden informatie kunnen geen rechten worden ontleend. VolmachtBeheer B.V. staat er tevens niet voor in dat deze handleiding foutloos is. 1.4 Algemene informatie De module Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten wordt ondersteund vanaf Internet Explorer versie 9, oudere versies van Internet Explorer kunnen niet gebruikt worden. U kunt ook gebruik maken van Mozilla Firefox of Google Chrome. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 3 van 16

4 2 Module V 4-13: Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten 2.1 Activeren module (verzekeraar) Alleen van toepassing voor de verzekeraar. Deze optie is alléén door de medewerkers van VolmachtBeheer te activeren! Voor het activeren van deze module kunt u een mail sturen naar servicedesk@volmachtbeheer.nl Opmerking: Voor de Verzekeraar: Aan het gebruik van deze module zijn kosten verbonden, voor een overzicht van de initiële- en jaarlijkse kosten zie Activeren module per medewerker (verzekeraar) Door de beheerder van de verzekeraar of een medewerker van VolmachtBeheer wordt de rol Beheerder Risicobeheersing aangezet bij de betreffende medewerker(s). 2.3 Activeren module per medewerker (gevolmachtigde) De module Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten is automatisch geactiveerd voor de gevolmachtigde. Door de beheerder van de gevolmachtigde of een medewerker van VolmachtBeheer wordt de rol Beheerder Risicobeheersing of Medewerker Risicobeheersing aangezet bij de betreffende medewerker(s). Eigenschap van de rol. Beheerder Risicobeheersing: o Heeft toegang tot alle taken van het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten o Kan taken toekennen aan Medewerker- of Beheerder Risicobeheersing. o Heeft de bevoegdheid tot het indienen van de rapportage o Kan eerdere rapportages inzien. Medewerker Risicobeheersing: o Heeft alleen inzage/mutatie rechten in taken die aan hem zijn toegewezen. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 4 van 16

5 3 Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten 3.1 Stroomschema Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 5 van 16

6 3.2 Taken Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten De taken zijn samengesteld door de werkgroep Normenkader Risicobeheersing. Deze zijn verdeeld in de volgende Categorieën: Acceptatie (38) Automatisering (10) Financieel (10) Fraude (3) Klant Belang Centraal (6) Organisatorisch & Juridisch (26) Portefeuillebeheer (5) Schade (18) Iedere taak heeft zijn eigen frequentie, verdeeld in: Maandelijkse taken (7) Kwartaal taken (38) Jaar taken (71) Alle taken worden in de module Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten automatisch aangemaakt en gepland. U hoeft daarom niet zelf toekomstige taken aan te maken en te plannen, dit wordt geheel automatisch voor u verzorgd. Opmerking: Binnen Self Assessment GA was het mogelijk om eigen taken aan te maken. Deze optie is niet beschikbaar binnen deze module. De module toont alleen de taken die door de werkgroep zijn samengesteld. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 6 van 16

7 3.3 Algemene werking Buttons Button Betekenis Ingevulde gegevens/wijzigingen of documenten worden niet opgeslagen, u keert terug in het dashboard Ingevulde gegevens/wijzigingen of documenten worden opgeslagen, u keert terug in het dashboard Indien een verplichtveld niet is ingevoerd, wordt dit getoond na aanklikken button Opslaan Button voor toevoegen van een PDF, Excel, Word document aan een taak. Omschrijving van de werkzaamheden van de voorliggende periode kan worden overgenomen Bestand(en) van de voorliggende periode kan worden overgenomen. Toegevoegd document kan worden verwijderd. Info button, hiermee krijgt u extra info inzake het item. 3.4 Dashboard overzicht van de taken Tabblad Gevolmachtigden, Risicobeheersing, Dashboard. Indien u voor soort taak Vervolgtaken heeft gekozen wijzigt de lay-out van de legenda Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 7 van 16

8 3.4.1 Status van de taken De taken van Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten kent per onderdeel de volgende statussen: Status van de Standaard taak Beschikbaar, toekomstige taak is gepland om af te handelen Beschikbaar (huidige periode), Af te handelen taak in de lopende periode Beschikbaar (periode verstreken), de geplande periode voor deze taak is verstreken Voltooid met openstaande vervolgactie, de vervolgactie moet nog voltooid worden Taak en eventuele aanwezige vervolgtaak is voltooid Taak is voltooid met verklaring GA. De gevolmachtigde heeft een verklaring toegevoegd aan de taak. N.v.t., taak is op Niet van toepassing verklaard door de GA. Kleur Risicobeheersing blauw oranje rood geel groen donkergroen grijs Status van de Vervolgtaken Openstaand In behandeling Voltooid Kleur Risicobeheersing blauw geel groen Opmerking: De mouse-over is beschikbaar zodra u met de muis over het gekleurde bolletje gaat. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 8 van 16

9 3.5 Filters taken Om een duidelijk beeld te krijgen van de taken, kan gebruik worden gemaakt van de volgende filters. Categorie: o [Alle categorieën] o Acceptatie o Automatisering o Financieel o Fraude o Klant Belang Centraal o Organisatorisch & Juridisch o Portefeuillebeheer o Schade Soort taak: o Standaard taken o Vervolgtaken Medewerker (Alleen voor Beheerder Risicobeheersing) o [Alle medewerkers] o Lijst van medewerkers met de rol Beheerder- of medewerker Risicobeheersing Vanaf o dd-mm-eeyy Tot (en met) o dd-mm-eeyy Status (een of meerdere keuzes mogelijk. o Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 9 van 16

10 3.6 Overzicht van een taak: Taakspecificatie o Categorie: Acceptatie Automatisering Financieel Fraude Klant Belang Centraal Organisatorisch & Juridisch Portefeuillebeheer Schade o Codering: Bevat de codering en subcodering vanuit het beschikbare Excel overzicht o Onderwerp o Risico o Subrisico o Beheersdoelstelling o Beheersmaatregel o Frequentie: Maand (1), kwartaal (3) en Jaar (12) o Start datum o Omschrijving werkzaamheden en bevindingen Door de gevolmachtigde in te voeren o Medewerker: Taak is toe te wijzen aan Beheerder- of Medewerker Risicobeheersing, de toekomstige taken worden automatisch aan hem toegewezen. o Verklaring GA (j/n) Indien u geen andere beheersmaatregelen dan hierboven genoemd hanteert, klikt u op nee. Anders klikt u op ja; u bent dan verplicht in de verklaring GA aan te geven welke andere beheersmaatregelen u heeft ingeregeld. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 10 van 16

11 o Vervolgactie vereist (j/n) Indien het risico (subrisico) niet afdoende wordt beheerst, dan is een vervolgactie verplicht (ja). Als de beheersmaatregel effectief is (het risico wordt afdoende beheerst), dan nee invullen. o Status taak Openstaand. (Nog niet in behandeling) In behandeling, medewerker is de taak aan het uitvoeren Voltooid, taak is uitgevoerd Voltooid met verklaring GA, de taak is uitgevoerd & aangevuld met een verklaring N.v.t., de genoemde taak is nvt voor de gevolmachtigde. Bij omschrijving moet wel een reden worden opgegeven. Vervolgactie o Onderwerp o Omschrijving o Vervolgactiedatum o Status Onderbouwende documenten o Opties Document toevoegen (PDF, Word, Excel) Indien de vorige periode een notitie of bestand(en) bevat is het met behulp van deze buttons mogelijk deze over te nemen. o Omschrijving overnemen (vorige periode) o Bestanden overnemen (vorige periode) Buttons o Annuleren (er wordt niets opgeslagen, scherm wordt gesloten) o Opslaan (Invoer wordt opgeslagen, scherm wordt gesloten) Onderaan het scherm wordt de historie van de taak opgeslagen. o Logdatum o Actie o Gebruiker Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 11 van 16

12 3.7 Rapportage aanmaken en indienen Dit onderdeel is, in verband met nieuwe ontwikkelingen, nog niet beschikbaar. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 12 van 16

13 4 Rapportage verzekeraar 4.1 Inzage Rapportage Op dit moment zijn er nog geen rapportages beschikbaar. Medio december 2017 zal dit onderdeel beschikbaar zijn. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 13 van 16

14 5 Communicatie 5.1 Melding naar Gevolmachtigde Nieuwe taak Onderwerp: Beschikbaarheid taken Risicobeheersing Geachte heer, mevrouw, Dit is een geautomatiseerde agenda in verband met uw deelname aan Risicobeheersing. Door middel van dit bericht stellen wij u op de hoogte dat er nieuwe taken inzake risicobeheersing beschikbaar zijn op de site van VolmachtBeheer. Wilt u de volgende items behandelen: Organisatorisch & Juridisch (aantal) Klant Belang Centraal (aantal) Financieel (aantal) Automatisering (aantal) Acceptatie (aantal) Schade (aantal) Portefeuillebeheer (aantal) Fraude (aantal) Met vriendelijke groet, VolmachtBeheer BV T E Servicedesk@volmachtbeheer.nl W disclaimer berichten, inclusief bijlagen, verzonden door VolmachtBeheer BV, zijn uitsluitend bestemd voor geadresseerde(n). De inhoud is vertrouwelijk en mag niet worden geopenbaard. Indien de ontvanger niet de geadresseerde is, wordt de ontvanger verzocht de afzender hiervan in kennis te stellen door het bericht te retourneren. Juiste en volledige overdracht van de inhoud van berichten, inclusief bijlagen, is, ondanks de uiterste zorgvuldigheid die betracht wordt bij de samenstelling en verzending, niet te garanderen. VolmachtBeheer BV is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade als gevolg van onjuistheden, problemen veroorzaakt door, of inherent aan elektronische communicatie. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 14 van 16

15 5.1.2 Herinnering openstaande (actiepunt) Herinneringen vinden plaats per kwartaal op de eerste dag van de nieuwe maand van het kwartaal (01-04, 01-07, 01-10, 01-01). Onderwerp: Herinnering openstaande taken Risicobeheersing Geachte heer, mevrouw, Dit is een geautomatiseerde herinnering in verband met uw deelname aan Risicobeheersing Wij constateren dat u over het voorgaande kwartaal <totaal aantal> taak/taken heeft openstaan. Wij adviseren u deze taken af te ronden. Wilt u de volgende items behandelen: Organisatorisch & Juridisch (aantal) Klant Belang Centraal (aantal) Financieel (aantal) Automatisering (aantal) Acceptatie (aantal) Schade (aantal) Portefeuillebeheer (aantal) Fraude (aantal) Met vriendelijke groet, VolmachtBeheer BV T E Servicedesk@volmachtbeheer.nl W disclaimer berichten, inclusief bijlagen, verzonden door VolmachtBeheer BV, zijn uitsluitend bestemd voor geadresseerde(n). De inhoud is vertrouwelijk en mag niet worden geopenbaard. Indien de ontvanger niet de geadresseerde is, wordt de ontvanger verzocht de afzender hiervan in kennis te stellen door het bericht te retourneren. Juiste en volledige overdracht van de inhoud van berichten, inclusief bijlagen, is, ondanks de uiterste zorgvuldigheid die betracht wordt bij de samenstelling en verzending, niet te garanderen. VolmachtBeheer BV is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade als gevolg van onjuistheden, problemen veroorzaakt door, of inherent aan elektronische communicatie. Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 15 van 16

16 6 Ondersteuning Heeft u inhoudelijke vragen inzake de taken van de Normenkader verzoeken wij u om contact op te nemen met de leden van de werkgroep. of Mocht u ondanks deze handleiding nog vragen en of opmerkingen hebben neem dan contact op met de servicedesk van VolmachtBeheer: servicedesk@volmachtbeheer.nl Handleiding Risicobeheersing v1.0 Pagina 16 van 16