Versie: 2.18 Versiedatum: Startershandleiding

Transcriptie

1 Versie: 2.18 Versiedatum: Startershandleiding

2 INHOUDSOPGAVE 1. Voorwoord Systeemeisen Inloggen Inloggen Startpagina Planning Planningsoverzicht functies Opdrachten verplaatsen Opties opdrachten Tabblad relatiekaart Een nieuwe relatie toevoegen Tabblad opdrachten lijst Nieuwe opdracht bon Opdracht Planning (Terugkeerpatroon)

3 1. Voorwoord Handleiding Versie 2.18 Datum versie: Plan&Was is een planningsysteem dat ontwikkeld is voor ondernemingen actief in glasbewassing die op zoek zijn naar een efficiënt planningsysteem. Het is geschikt voor het plannen van 1 tot 50 medewerkers. In eerste instantie is het systeem ontwikkeld voor de glasbewassing branche, maar het kan ook prima in worden gezet voor andere gerelateerde werkzaamheden. 1.1 Systeemeisen Doordat Plan&Was een online applicatie is zijn de systeemeisen zeer laag: Een minimale beeldschermresolutie 1024px bij 768px Een internet verbinding met minimaal een downloadsnelheid van 5MB. Een Windows of Apple systeem voorzien van: o Internet Explorer 8 of hoger o Mozilla Firefox 12 of hoger o Apple Safari 5 of hoger o Chrome 38.x Een inkt-jet of laserprinter t.b.v. het afdrukken van rapportages en werkbonnen. 3

4 2 Inloggen 2.1 Inloggen Het starten van de applicatie gaat middels het openen van: Klik op de knop Inloggen om vervolgens uw gebruikersnaam en wachtwoord op te geven. Tip! Voeg de link toe aan uw favorieten of plaats een snelkoppeling op uw bureaublad om het systeem snel te kunnen starten. 4

5 3 Startpagina Handleiding Versie 2.18 Datum versie: Na het inloggen komt u terecht op de startpagina. Deze pagina geeft een overzicht van de belangrijkste zaken. Wij komen terecht in een test omgeving die nog leeg is. Bij u zullen hier relaties en opdrachten in staan. Hier vindt u: 1. Menubalk t.b.v. navigatie en functies. 2. Een overzicht van de geplande opdrachten van deze week. 3. Google Maps kaart inzage van ingeplande oprdachten. 4. Een lijst met de recent bezochte/aangemaakte relaties 5. Een overzicht van de nog achterstallige opdrachten, zodat deze snel inzichtelijk zijn. 6. Plan&Was Mededelingen 5

6 4 Planning Het volgende tabblad dat besproken wordt is het tabblad Planning. Termijn / Week planning U kunt de weergave van dit overzicht aanpassen naar 2 standen: overzicht van 6 weken (gehele maand) week niveau van een betreffende week (maandag t/m zondag) Filteren en navigeren Aan de rechterzijde in de knoppenbalk kunt u middels een filter opgeven vanaf welk moment het overzicht moet worden getoond. Daarbij kunt u met de knoppen terug en vooruit een week schuiven in de tijdslijn. Met het drop-down menu naast weergave kan ingesteld worden hoeveel weken u wilt zien in het overzicht. Per afgesproken opdracht wordt er een item getoond met daarin de gegevens van de opdracht: klant naam, adres, afgesproken datum en duur van de werkzaamheden. Daarnaast kunt u per week de bezetting raadplegen en heeft u direct inzage in het aantal afspraken over een periode van 6 weken. De bezetting vindt u onderaan de pagina terug. Verdere uitleg over de verschillende kleuren tussen de opdrachten vindt u in hoofdstuk

7 5 Planningsoverzicht functies 5.1 Opdrachten verplaatsen We keren wederom terug naar het hoofdscherm, het tabblad Planning. Zoals in de afbeelding hieronder te zien is, staan er al verschillende opdrachten ingepland. Hieronder volgt uitleg. In het rood omcirkelde vak hierboven ziet u 3 opdrachten staan, alle opdrachten zijn aparte blokken met een eigen kleur. Groen: Deze opdracht is uitgevoerd en dus afgehandeld in het systeem. Rood: Deze opdracht is niet uitgevoerd en dient dus opnieuw ingepland te worden. Geel: Deze opdracht staat ingepland in een toekomstige week. Op dit moment zitten we in een week eerder, dus deze opdracht dient deze week uitgevoerd te worden. Zoals hiernaast vermeld staat is de opdracht met de rode kleur verstreken/achterstallig en deze dient opnieuw ingepland te worden. Versleep de opdracht naar de week waarin deze opnieuw ingepland dient te worden. Wanneer het een opdracht is met een planning krijgt u een nieuw scherm met daarin de vraag of u de gehele planning wil opschuiven of alleen deze opdracht. Zie de afbeelding hieronder. Wanneer het een eenmalige opdracht betreft is dit niet van toepassing Bijvoorbeeld: De opdracht staat ingepland voor iedere maand op de eerste maandag en de opdracht is niet uitgevoerd op de eerste maandag. De opdracht wordt versleept naar de volgende week. Dit betekent dat de opdracht nu op de tweede maandag van de maand wordt uitgevoerd. 1. Gehele reeks aanpassen. Wanneer deze optie gekozen wordt zal de hele planning mee schuiven. Vanaf nu zal de opdracht dus iedere maand uitgevoerd worden op de tweede maandag van de maand. 2. Alleen dit exemplaar. Wanneer deze optie gekozen wordt zal alleen deze opdracht verschoven worden. Deze opdracht wordt op de tweede maandag van de maand uitgevoerd. Daarna zal de originele planning aangehouden worden. De volgende opdrachten zullen dus weer op de eerste maandag van de maand ingepland worden. 7

8 5.2 Opties opdrachten Op tabblad Planning kan het optie-menu per opdracht geopend worden. Ga met de muis op een opdracht staan en klik op de rechtermuis knop: 1. Opdracht inzien. Wanneer deze optie gekozen wordt kan de opdracht ingezien worden. Alle gegevens van de klant worden hier getoond, als ook de (extra) werkzaamheden en eventueel de planning. 2. Bekijken op kaart Toont de Google Map locatie van het gekoppelde adres 3. Opdracht Splitsen Bied de mogelijkheid een opdracht te verdelen naar meerdere dagen. Dit om de beschikbaarheid per resource op een juiste wijze te administreren. 4. Opdracht bon afdrukken. Er opent een nieuw scherm waar de juiste printer geselecteerd dient te worden. Vervolgens kan de desbetreffende opdracht bon afgedrukt worden. 5. Planning wijzigen. U kunt een wijziging aanbrengen in de planning, per week, maand, begin en einddatum. 6. Kalender. Kalender weergave met daarin de data omcirkeld waar een opdracht is ingepland. 7. Opdracht verwijderen. Wanneer een opdracht vervalt, kan deze optie gekozen worden om de opdracht te verwijderen uit het overzicht. 8. Markeren als uitgevoerd. Wanneer een opdracht is uitgevoerd kan deze optie gekozen worden om de opdracht in het systeem af te melden. De opdracht zal nu groen gemarkeerd worden. 9. Markeren als niet uitgevoerd. Wanneer blijkt dat een opdracht niet uitgevoerd is kan deze optie gekozen worden. Dit zorgt ervoor dat deze rood gemarkeerd wordt en dus opnieuw ingepland dient te worden. 10. Relatiekaart inzien. Relatieoverzicht van de desbetreffende klant geopend worden voor klant details. 8

9 6 Tabblad relatiekaart Handleiding Versie 2.18 Datum versie: Het volgende tabblad is het tabblad Relatiekaart. Hierin staan alle relaties zoals door u ingevoerd. Onderstaand scherm laat zien hoe dit eruit komt te zien. Het scherm wordt gesorteerd op alfabetische volgorde. U kunt in dit scherm een selectie maken om zo een relatie te zoeken. U kunt ervoor kiezen om te zoeken op opdrachtgevers en klanten. Ook kunt u een (deel van een) naam opgeven om zo te zoeken. De relaties zijn opgedeelt in 2 soorten: Opdrachtgevers Uw eigenbedrijf + partners Klanten Waarop de planning functioneerd en zijn gekoppeld aan één opdrachtgever. 9

10 6.1 Een nieuwe relatie toevoegen Het volgende item dat besproken wordt is hoe er een nieuwe relatie aangemaakt kan worden. Klik op de knop welk hieronder omcirkeld is. U komt vervolgens in het volgende scherm, waarin u alle informatie van u nieuwe relatie dient in te voeren. TIP! Vul zo veel mogelijk velden in. Aan de linkerkant van dit scherm ziet u de contact gegevens van uw klant. Denk aan de naam tel. nummer, mobiel en adres. Relatie soort Bij de relatie soort dient u aan te geven of dit een klant is of een opdrachtgever. Op deze manier A kunt u klanten kopppelen een opdrachtgever. Aan de rechterkant van dit scherm kunt u eventuele opmerkingen over een klant kwijt. Daarnaast kunt u daaronder de adresgegevens van de klant invoeren. Dit kunnen meerdere (vestigings)adressen zijn. Door op het +symbool te drukken kunt u meerdere adressen toevoegen. Na het invoeren van de relatie gegevens dient u deze op te slaan in de administratie middels de knop in het navigatie deel. 10

11 Rechtsboven in het vorige scherm ziet u een aantal tabbladen, welke hieronder besproken worden. Nieuwe Opdrachton: Maak een nieuwe opdrachtbon aan voor de betreffende relatie, zie voor vervolgstappen hoofdstuk 5. Afdruk instellingen: Dit tabblad is alleen van toepassing bij een opdrachtgever. Wanneer u hiermee werkt kunt u op deze pagina bepalen welk logo en adres gegevens er op de opdrachtbonnen afgedrukt worden. Opdrachtenlijst: Deze optie geeft een lijst weer met alle ingeplande opdrachten van deze relatie Kalender: Op dit tabblad een overzicht van alle opdrachten (al dan niet uitgevoerd) in een kalender weergave. 11

12 7 Tabblad opdrachten lijst Het volgende tabblad is het tabblad Opdrachten lijst. Hierin staan alle opdrachten zoals door u ingepland. Zowel voltooide, achterstallige als ingeplande opdrachten komen hierin terug. In dit scherm is het mogelijk om te filteren op verschillende aspecten, die allemaal boven aan de pagina terug te vinden zijn. Zie het rood omcirkelde gebied in de afbeelding hierboven. Filters Op de volgende aspecten kan gefilterd worden: Jaar Maand Weeknummer Opdrachtgever en/of klant Planning type Huidige status Meervouwige selectie Aan de linkerkant, naast alle filteropties, is het mogelijk om zowel alle als enkele opdracht te selecteren. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld alle opdrachten uit een bepaalde week in 1x te selecteren om deze zo uit te printen. Pas eventueel eerst een filter toe voor de betreffende week (bijv. week 11) en klik vervolgens op Alles selecteren. Nu zijn alle opdrachten van het filter geselecteerd. Druk dan op Selectie afdrukken en alle geselecteerde opdrachten worden afgedrukt. 12

13 8 Nieuwe opdracht bon Handleiding Versie 2.18 Datum versie: Nu u een basis idee heeft van het planningsysteem keren we terug naar de Planning pagina. Hieronder zal eerst uitleg worden gegeven over hoe een nieuwe opdracht bon aangemaakt kan worden. Met de knop Nieuwe opdrachtbon maakt u een nieuwe opdracht aan. Vervolgens komt u in het relatie keuzescherm: 1. Hier heeft u de gelegenheid om een nieuwe relatie aan te maken óf een bestaande relatie te selecteren waarvoor u de nieuwe opdrachtbon wilt aanmaken. 2. Nadat u een relatie heeft gekozen drukt u op de knop Opdrachtbon aanmaken om verder te gaan met het proces. 13

14 Nadat de opdrachtbon is aangemaakt wordt deze automatisch geopend waarna u de gegevens van de opdracht kunt invoeren. Standaard wordt de opdracht ingepland op de invoerdatum met een standaard duur van 02.00uur. Hieronder worden alle mogelijk opties verder toegelicht: Navigatiebalk opslaan: verwijderen: afdrukken Naam van de relatie Bonnummer: Planning: Planning wijzigen: Relatie details: Kalender: Past de wijzigingen toe in de administratie Verwijder de opdrachtbon uit de planning. Opdrachtbon afdrukken als werkdocument ter ondertekening van de klant De gekoppelde relatie van deze opdrachtbon Deze wordt automatisch aangemaakt Geeft aan hoe deze opdracht is ingepland (eenmalig, wekelijks, maandelijks) Instellen van een automatische terugkeer in de planning. Op dit punt komen we later uitgebreid terug (zie hoofdstuk 5.2.) Opent de relatiekaart voor aanvullende informatie. Opent de kalender van de relatie i.v.m. de opdrachtplanning. 14

15 Opdrachtbon Uitvoer datum: Huidige status: Uitgevoerd: Duur: Locatie Aangemaakt op: Gewijzigt op: Datum waarop de opdracht wordt/is uitgevoerd. De volgende statussen zijn mogelijk; Ingepland, Achterstallig, Uitgevoerd. Kan aangevinkt worden wanneer de opdracht bon wordt aangemaakt na het uitvoeren van de opdracht. Op deze manier wordt de opdracht meteen afgemeld. Verwachte duur van de opdracht, dit wordt gebruikt voor de planning; beschikbaarheid van de medewerkers en de benodigde tijd. Wanneer het een klant betreft met meerdere locaties kan hier aangegeven worden op welke locatie de opdracht uitgevoerd moet worden De invoerdatum van de opdrachtbon Datum van de laatste aanpassing Indien er gebruik wordt gemaakt van de Facturatie module zijn deze velden ook voor u beschikbaar: Factuurbedrag Glaswerk Bedrag in voor het glaswerk Factuurbedrag Materiaal Factuurbedrag Totaal Bedrag in voor het verbruikte materiaal Optelling van bovenstaande bedragen. Werkomschrijving/Extra werk Werkomschrijving: Hier kan zelf een korte omschrijving van de uit te voeren taken opgesteld worden (bijv. Glasbewassing buitenzijde). Na 1 maal een taak ingevoerd te hebben slaat het systeem deze taak op. Vervolgens kan door het vakje Tekst aan te klikken deze opdracht later opnieuw teruggevonden worden. Extra werk: Veiligheid/Instructie. Extra werkzaamheden Ook hier kan een korte omschrijving worden gegeven van de extra uit te voeren taken. Ook deze worden door het systeem vastgelegd, waarna deze via hetzelfde vakje Tekst weer teruggevonden worden. Hier kunnen veiligheidsinstructies ingevoerd worden (bijv. wegglijden ladder). Hiervoor geldt hetzelfde als bij de vorige twee vakken, na eenmaal ingevoerd te hebben kan de instructie bij een volgende bon teruggevonden worden door op het vakje Tekst te klikken. Hier kunnen eventuele extra werkzaamheden ingevoerd worden (bijv. Glas binnen). Wederom wordt een eenmalig ingevoerde opdracht opgeslagen en kan deze teruggevonden worden via het vakje Tekst. 15

16 8.1 Opdracht Planning (Terugkeerpatroon) In deze paragraaf bespreken we de planning van een opdracht uitvoerig. Aan iedere opdracht kan een planning meegegeven worden. Om dit te doen dient er in het scherm Nieuwe opdracht bon (zie vorige paragraaf) op Planning geklikt te worden. Planning. Onder het kopje planning kan aangegeven worden hoe vaak en wanneer de opdracht uitgevoerd dient te worden. Er zijn 4 mogelijkheden. - Eenmalige opdracht. Er zit geen verdere planning achter de opdracht, deze wordt eenmaal uitgevoerd op de aangegeven datum. - Wekelijks. Er kan aangegeven worden om de hoeveel weken de opdracht dient terug te keren en op welke dag. Voorbeeld: Keert elke 5 weken terug op dinsdag. - Maandelijks. Er kan aangegeven worden om de hoeveel maanden de opdracht dient terug te keren. Daarnaast kan aangegeven worden dat de opdracht terugkeert op een bepaalde dag. Voorbeeld: -Keert iedere 3 maanden terug op de 6 e van de maand. Of -Keert iedere 3 maanden terug op de tweede dinsdag van de maand. Ingangsdatum. Op deze datum start de opdracht. Indien er bij de planning niet gekozen is voor een eenmalige opdracht plant het systeem de opdrachten met de door u aangegeven planning in. Einddatum. Op deze datum stopt de opdracht. Tot deze datum zal het systeem de opdrachten inplannen met de door u opgegeven planning. Aan de rechterkant van het scherm staat een overzicht van de door u opgegeven planning. Deze wordt door het systeem automatisch door gepland, tot de aangegeven einddatum. Wanneer er geen einddatum wordt opgegeven wordt er ongeveer voor een jaar ingepland. Wanneer de eerst volgende opdracht van de planning is afgerond wordt er automatisch een nieuwe opdracht ingepland. 16