Leidinggevende - evaluaties activeren en beheren

Transcriptie

1 Leidinggevende - evaluaties activeren en beheren Inhoud: Een direct leidinggevende kan op meerdere manieren evaluaties activeren. De procedure van wie wanneer wat doet is standaard. Inhoud Activeren: via het menu-item Evaluaties activeren... 2 De gesprekkencyclus NIET gebruiken... 2 De gesprekkencyclus WEL gebruiken (schuifje naar rechts)... 2 Activeren via het menu Mijn teamleden... 3 Activeren via Bekwaamheidsdossier... 5 Invullen van een evaluatie... 5 Algemene deel... 5 Inhoud formulier... 5 Regels voor het afsluiten van een evaluatie... 7 Degene die wordt geëvalueerd sluit zelf af Degene die evalueert sluit af... 8 Procedure van activeren tot afsluiten... 9 Fase 1: activatie van evaluatie... 9 Fase 2: gespreksdatum inplannen (optioneel)... 9 Fase 3: inzage voor gesprekspartner Fase 4: inzage voor collega vrijgegeven / --- > Gezien + Akkoord verschijnen Fase 5: definitief / afsluiten

2 Activeren: via het menu-item Evaluaties activeren De gesprekkencyclus NIET gebruiken Activeren Selecteer het team (doorgaans is men leidinggevende van één team). Stap 1: Selecteer een formulier, bijvoorbeeld Lesobservatie. Stap 2: Selecteer bij Rubrieken eventueel rubrieken. Het kan zijn dat er twee rubrieken als verplicht zijn ingesteld door de applicatiebeheerder van de school. Stap 3: Selecteer één of meer teamleden door een vinkje te zetten voor de naam. Stap 4: Bevestig dit met de knop [Maak aan]. Na activatie is het formulier voor beide gesprekspartners toegankelijk en in Bekwaamheidsdossier bij het item Evaluaties. De gesprekkencyclus WEL gebruiken (schuifje naar rechts) Dan zijn aan elke medewerker formulieren gekoppeld die aansluiten bij de fase van de gesprekkencyclus. Als een formulier wordt geselecteerd, verschijnen daaronder de namen van teamleden die in deze fase gekoppeld zijn aan dat formulier. 2

3 Activeren via het menu Mijn teamleden Een TWEEDE manier om evaluaties te activeren is via het menu-item [Mijn teamleden]. Dit gaat per teamlid, omdat de leidinggevende wordt gelinkt naar het bekwaamheidsdossier van een teamlid. Bij Evaluaties staan de evaluaties van dat teamlid. De leidinggevende kan deze niet inzien als hij zelf geen gesprekspartner is, hij ziet wel: soort gesprek, met wie, is de evaluatie zichtbaar gemaakt, de status, datum van afspraak, activatie en deadline. Zet schuifje Definitieve formulieren verbergen op NEE, dan wordt de historie getoond van een teamlid die bij de evaluatie betrokken was. De leidinggevende kan een evaluatie voor dit teamlid activeren. Stap 1: Klik op één van de twee groene knoppen [Zet formulier uit]. (de knop [Zet formulier uit voor gesprekkencyclus] wordt alleen getoond als dat teamlid ook daadwerkelijk ingedeeld is in een gesprekkencyclus) Stap 2: Selecteer een formulier en een collega. [het is verplicht een formulier te selecteren met de muis, anders zou steeds per abuis het eerste formulier geactiveerd worden] Stap 3. Ga met de muis op de rubrieken staan en de-selecteer eventueel rubrieken. 3

4 Stap 4: Bevestig met de knop [Activeer]. Na activatie staan deze formulieren in Bekwaamheidsdossier bij het item Evaluaties. Als de leidinggevende zelf participant is van een evaluatie, dan heeft hij hier ook toegang tot het formulier. Dat kan ook in het eigen Bekwaamheidsdossier van de leidinggevende. Speelt de leidinggevende geen rol, dan heeft hij hier alleen inzagerecht als de evaluatie is afgesloten. (De applicatiebeheerder geeft bij de inrichting van een formulier aan of een teamlid dat formulier ook zelf kan activeren. Vaak is het zo, dat bij een beoordelingsgesprek alleen de leidinggevende dat formulier kan activeren.) Indien een leidinggevende geen participant is en hij ziet dat de evaluatie Akkoord of Gezien is bevonden, alleen nog niet definitief is gemaakt, dan kan hij een herinnering sturen naar diegene die een formulier moet afsluiten. Klik daarvoor op het pijltje: Degene die moet afsluiten krijgt een met een link naar de betreffende evaluatie. 4

5 Activeren via Bekwaamheidsdossier De DERDE manier om een evaluatie te activeren is via [Bekwaamheidsdossier]. In dat (eigen) Bekwaamheidsdossier kan een leidinggevende alleen formulieren activeren waar hij zelf een rol in speelt én waar de instelling aan staat dat een teamlid dat formulier kan activeren. Als dat niet ingesteld is, dan moeten de evaluaties voor teamleden op de eerste twee manieren geactiveerd worden. Net als in het Bekwaamheidsdossier van een teamlid kan de leidinggevende in zijn eigen omgeving een teamlid filteren en Definitieve formulieren verbergen naar ja schuiven voor de historie. Hij ziet daaronder een overzicht zoals bij zijn teamleden Invullen van een evaluatie Klik op het blauwe envelopje voor het invullen van een evaluatie. Dat bestaat uit twee delen: Algemene deel Hier kan de afspraakdatum worden toegevoegd en inzage voor gesprekspartner geactiveerd worden. Het veld Opmerkingen wordt op allerlei manieren gebruikt, scholen vullen dat zelf in. Inhoud formulier Daaronder kunnen de velden ingevuld worden waar de leidinggevende rechten op heeft: 5

6 De velden die grijs gevuld zijn, worden ingevuld door de andere gesprekspartner. Als de ander resultaten heeft vrijgegeven, dan is dat zichtbaar als read only. Helemaal onderaan kan het formulier worden opgeslagen door op [Opslaan] te klikken. Als de teamleider klaar is, kan bij Inzage voor gesprekspartner een vinkje worden gezet. De tekst is dan zichtbaar voor de collega. Als een evaluatie wordt afgesloten, dan komt deze bij Documenten te staan. Dat ziet een leidinggevende ook van zijn teamleden, uiteraard in het Bekwaamheidsdossier van een teamlid. Enkele tips Met de knop pdf-genereren kan een formulier, ook als dat nog niet af is, opgevraagd worden. Dat is inclusief de eigen tekst en/of vrijgegeven tekst van de gesprekspartner. Als iemand een tekst invoert in een veld en naar een volgend veld gaat, dan wordt de tekst van het eerste veld automatisch opgeslagen. Als de invoer in een veld lang duurt, is het raadzaam tussentijds iets te typen in een ander veld, anders bestaat de kans dat invoer verloren gaat. Of klik onderaan op [Opslaan]. Druk bij een lang formulier op [Ctrl]+[End]-knop op het toetsenbord, dan gaat de cursor direct naar beneden. Zie rechtsonder elk tekstveld de optie van een greep. Hiermee kan een veld naar boven of beneden getrokken worden. 6

7 Regels voor het afsluiten van een evaluatie Voor het afsluiten van een evaluatie zijn twee regels van belang: 1. Alleen de betrokkenen hebben toegang tot het formulier zolang dat formulier nog niet definitief is gemaakt. Een teamleider ziet dus geen inhoud van een evaluatie die nog niet afgesloten is. Daarna krijgt een teamleider (automatisch) inzage bij Documenten van een teamlid. (bij een onderzoeksrapportage kan een teamlid een resultaat van een onderzoek alleen voor zichzelf houden) 2. Overleg wie het formulier afsluit. Dat wordt vastgelegd bij het ontwerp van het formulier door een schuifje naar ja of nee te verplaatsen bij de optie Afsluiten door collega die evalueert. Degene die wordt geëvalueerd sluit zelf af. Volgorde: 1. Beide partijen vullen de evaluatie in en maken deze zichtbaar 2. Degene die wordt geëvalueerd geeft Gezien/Akkoord + Definitief aan. a. Eerst Gezien/Akkoord: b. Dan direct daarna kan dezelfde persoon de evaluatie afsluiten: 7

8 Degene die evalueert sluit af Het schuifje staat de andere kant op. Voorbeeld: teamleider Hans is ingelogd bij docent Blauw: Teamleider Hans heeft alleen toegang tot het eerste formulier. (regel 1) Indirect heeft hij invloed op het proces van het tweede: dat moet nog afgesloten worden. Door op het pijltje te klikken wordt er een mailtje gestuurd naar diegene die dat formulier moet afsluiten. Volgorde: 1. Docent Blauw heeft inbreng zichtbaar gemaakt, teamleider Hans moet dat nog doen. 2. Teamleider Hans klikt op potloodje en maakt zijn inbreng ook zichtbaar. 3. Vervolgens geeft docent Blauw Akkoord of Gezien aan: Teamleider Hans ontvangt e- mail dat status is veranderd! 4. Teamleider Hans kan de evaluatie afsluiten: In beide gevallen worden de evaluaties als pdf-document opgeslagen bij Documenten van het teamlid. 8

9 Procedure van activeren tot afsluiten Fase 1: activatie van evaluatie In beheer: status is zichtbaar: -bericht naar teamlid: Fase 2: gespreksdatum inplannen (optioneel) Groene statusbalk: uitleg over vastlegging van de afspraak: -bericht naar teamlid: een week van tevoren. Indien een afspraak binnen een week wordt gepland, dan wordt er direct een reminder gestuurd: 9

10 Agenda: de datum wordt ingepland in de agenda van de teamleider en het teamlid: Fase 3: inzage voor gesprekspartner Groene statusbalk: uitleg over de procedure: In beheer: status is zichtbaar voor gesprekspartner bericht naar gesprekspartner 10

11 Fase 4: inzage voor collega vrijgegeven / --- > Gezien + Akkoord verschijnen (Degene die wordt geëvalueerd, krijgt de knoppen Gezien / Akkoord te zien.) Groene statusbalk: uitleg over de procedure. Groene statusbalk indien men kiest voor Gezien: (Akkoord blijft nog open. Knop Evaluatie sluiten verschijnt voor diegene die de evaluatie mag afsluiten, dat kan per formulier verschillen.) bericht naar gesprekspartner bij Gezien: 11

12 Groene statusbalk indien men kiest voor Akkoord: bericht naar gesprekspartner bij Akkoord: Fase 5: definitief / afsluiten Klik op groene knop: Statusregel: uitleg dat evaluatie is gesloten en opgenomen bij Documenten. 12

13 Extra: push-melding voor leidinggevenden om aan te sporen evaluatie af te sluiten: Noot: deze melding is niet team-gebonden, dus als persoon X verhuist naar ander team zonder dat een formulier is afgesloten, dan kan de nieuwe teamleider van persoon X ook deze push-melding verzenden. Dat gaat naar diegene die het formulier moet afsluiten, dat kan persoon X zijn of de vorige leidinggevende. bericht dat teamlid ontvangt om evaluatie af te sluiten: -bericht dat gesprekspartner ontvangt na afsluiting: 13