Rapportage interne audit PDCA in jaarplan 2018

Transcriptie

1 A c Check D0 plan Algemeen Rapportage interne audit PDCA in jaarplan 2018 Hogepad Oosterheem uur Doel & Werkwijze Volckaert wil graag zicht hebben in de mate waarop afdelingen aantoonbaar de PDCA cyclus doorlopen. Hiertoe worden interne audits ingezet. Tijdens de interne audit wordt gekeken of de PDCA cyclus aantoonbaar wordt doorlopen, dmv controle van het jaarplan. De interne audits worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker Kwaliteit. De bevindingen zijn weergegeven in deze rapportage. Behaalde score Voldoet Voldoet grotendeels Voldoet grotendeels niet Voldoet niet Toelichting Jaarplan/ Verbeterplan aanwezig? Afdelingsspecifiek jaarplan is niet aanwezig (niet verplicht). aanwezig en direct opvraagbaar aanwezig, later toegestuurd Verbeterplan alleen bekend bij teammanager * Geen aanwezig De verbeterpunten op de locatie worden gemonitord middels het dashboard. Het team van Hogepad is bekend met het dashboard en heeft een kopie hiervan op de teampost hangen. - Is er een toegewezen aan het PDCA? - Is de doelstelling Smart geformuleerd? (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) * Proceseigenaar toegewezen en specifiek, meetbaar, tijdsgebonden en realistisch * Proceseigenaar is wel toegewezen maar staat niet op format vermeld. tijdsgebonden Proceseigenaar gekoppeld aan functie, niet aan naam. * Er is een doelstelling aanwezig maar deze is niet tijdsgebonden. * Geen en niet toegewezen in praktijk * Geen doelstelling aanwezig in Daarnaast wordt er ieder kwartaal een reisverslag geschreven. Voor het reisverslag & het dashboard, zie rapportage interne audit PDCA, locatie Oosterheem Wat gaat er mis, Hoe komt dat? Wat is het gevaar? er mis, hoe komt dat & wat is het gevaar? er mis en hoe komt dat? er mis? * Plan is niet Zijn de acties in het? * Acties specifiek en gekoppeld aan persoon en datum. * Acties gekoppeld aan persoon en datum * Acties niet gekoppeld aan persoon/datum * Acties niet Zijn de status en de? Hoe vaak wordt het geëvalueerd? * De status & ingezette verbetering, status actueel. <3 in * Status en ingezette verbetering 95%, status niet actueel is > 3, en < 6 maanden geleden * Status of verbetering niet is > dan 6 * Status en verbetering niet wordt

2 Prioritering - Zijn de? - Hoe vindt monitoring plaats? specifiek, gekoppeld aan persoon en datum recenter dan 3 aangepast. Datum is in niet opgenomen * Vervolgacties minder dan 50% actueel omschreven aantoonbaar niet langer dan 6 bijgesteld niet wordt bijgesteld. Opvallende zaken Is zichtbaar in het /jaarplan wat de 3 speerpunten van de afdeling zijn? Totaalscore interne audit PDCA Afdeling Hogepad is bekend met het reisverslag & dashboard van Oosterheem. Voor de beoordeling zie de rapportage van locatie Oosterheem.

3 Check D0 plan Algemeen Rapportage interne audit PDCA in jaarplan 2018 Lagepad Oosterheem uur Doel & Werkwijze Volckaert wil graag zicht hebben in de mate waarop afdelingen aantoonbaar de PDCA cyclus doorlopen. Hiertoe worden interne audits ingezet. Tijdens de interne audit wordt gekeken of de PDCA cyclus aantoonbaar wordt doorlopen, dmv controle van het jaarplan. De interne audits worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker Kwaliteit. De bevindingen zijn weergegeven in deze rapportage. Behaalde score Voldoet Voldoet grotendeels Voldoet grotendeels niet Voldoet niet Toelichting Jaarplan/ Verbeterplan aanwezig? aanwezig en direct opvraagbaar aanwezig, later toegestuurd Verbeterplan alleen bekend bij teammanager * Geen aanwezig Afdelingsspecifiek jaarplan is niet aanwezig (niet verplicht). Auditee geeft aan dat er binnenkort een aantal sessies gepland staan met het team en de teammanager. Auditee geeft aan dat er veel verbeterpunten zijn op de afdeling en dat deze worden opgepakt. Er is een jaarplan op locatieniveau aanwezig. Dit is bekend bij de teammanager, echter niet bij het team van Lagepad. - Is er een toegewezen aan het PDCA? - Is de doelstelling Smart geformuleerd? (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) * Proceseigenaar toegewezen en specifiek, meetbaar, tijdsgebonden en realistisch * Proceseigenaar is wel toegewezen maar staat niet op format vermeld. tijdsgebonden Proceseigenaar gekoppeld aan functie, niet aan naam. * Er is een doelstelling aanwezig maar deze is niet tijdsgebonden. * Geen en niet toegewezen in praktijk * Geen doelstelling aanwezig in Voor de beoordeling van het verslag reiskompas locatie Oosterheem, zie rapportage interne audit PDCA, locatie Oosterheem Wat gaat er mis, Hoe komt dat? Wat is het gevaar? er mis, hoe komt dat & wat is het gevaar? er mis en hoe komt dat? er mis? * Plan is niet Zijn de acties in het? * Acties specifiek en gekoppeld aan persoon en datum. * Acties gekoppeld aan persoon en datum * Acties niet gekoppeld aan persoon/datum * Acties niet Zijn de status en de? Hoe vaak wordt het geëvalueerd? * De status & ingezette verbetering, status actueel. <3 in * Status en ingezette verbetering 95%, status niet actueel is > 3, en < 6 maanden geleden * Status of verbetering niet is > dan 6 * Status en verbetering niet wordt

4 Prioritering Act - Zijn de? - Hoe vindt monitoring plaats? specifiek, gekoppeld aan persoon en datum recenter dan 3 aangepast. Datum is in niet opgenomen * Vervolgacties minder dan 50% actueel omschreven aantoonbaar niet langer dan 6 bijgesteld niet wordt bijgesteld. Opvallende zaken Is zichtbaar in het /jaarplan wat de 3 speerpunten van de afdeling zijn? Totaalscore interne audit PDCA 1x Afdeling Lagepad is niet bekend met het. Let op: het is van belang dat afdeling Lagepad aantoonbaar de PDCA cyclus doorloopt. Dit is (nog) niet het geval.

5 Check D0 plan Algemeen Rapportage interne audit PDCA in jaarplan 2018 Vaartpad Oosterheem uur 13.30uur Doel & Werkwijze Volckaert wil graag zicht hebben in de mate waarop afdelingen aantoonbaar de PDCA cyclus doorlopen. Hiertoe worden interne audits ingezet. Tijdens de interne audit wordt gekeken of de PDCA cyclus aantoonbaar wordt doorlopen, dmv controle van het jaarplan. De interne audits worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker Kwaliteit. De bevindingen zijn weergegeven in deze rapportage. Behaalde score Voldoet Voldoet grotendeels Voldoet grotendeels niet Voldoet niet Toelichting Jaarplan/ Verbeterplan aanwezig? - Is er een toegewezen aan het PDCA? - Is de doelstelling Smart geformuleerd? (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) aanwezig en direct opvraagbaar * Proceseigenaar toegewezen en specifiek, meetbaar, tijdsgebonden en realistisch aanwezig, later toegestuurd * Proceseigenaar is wel toegewezen maar staat niet op format vermeld. tijdsgebonden Verbeterplan alleen bekend bij teammanager Proceseigenaar gekoppeld aan functie, niet aan naam. * Er is een doelstelling aanwezig maar deze is niet tijdsgebonden. * Geen aanwezig * Geen en niet toegewezen in praktijk * Geen doelstelling aanwezig in Afdelingsspecifiek jaarplan is aanwezig (niet verplicht). Medewerker gaf aan niet bekend te zijn met het jaarplan/ en dit na te vragen bij collega s. Het jaarplan/ is dezelfde dag nog toegestuurd. Er is een jaarplan op locatieniveau aanwezig. Voor de beoordeling van het verslag reiskompas locatie Oosterheem, zie rapportage interne audit PDCA, locatie Oosterheem. De is in vermeld, maar hij/zij is niet meer werkzaam op vaartpad. De nieuwe is nog niet aangepast in het. De overall doelstelling staat vermeld in het en is tijdsgebonden. Deze kan concreter: bv Welke verbeterpunten wil de afdeling borgen? Wat houdt in: de verbeterpunten zijn zodanig verbeterd dat? Wanneer voldoet afdeling vaartpad aan de kwaliteitsnormen van de IGJ? 80% score behaald? 100% score? Wat gaat er mis, Hoe komt dat? Wat is het gevaar? er mis, hoe komt dat & wat is het gevaar? er mis en hoe komt dat? er mis? * Plan is niet Wat gaat er mis, hoe komt dat & wat is het gevaar worden helder, complimenten! Zijn de acties in het? * Acties specifiek en gekoppeld aan persoon en datum. * Acties gekoppeld aan persoon en datum * Acties niet gekoppeld aan persoon/datum * Acties niet De acties zijn specifiek vastgelegd en gekoppeld aan persoon en datum/maand. Let op: de acties zijn veelal aan medewerkers gekoppeld die niet meer werkzaam zijn op vaartpad. Zijn de status en de? Hoe vaak wordt het geëvalueerd? * De status & ingezette verbetering, status actueel. <3 in * Status en ingezette verbetering 95%, status niet actueel is > 3, en < 6 maanden geleden * Status of verbetering niet is > dan 6 * Status en verbetering niet wordt De status is voor ieder verbeterpunt. In het wordt aangegeven of er wel/geen verbetering is opgetreden. Dit kan specifieker worden vastgelegd: bv welke verbetering is opgetreden? Wat is verbeterd? In het jaarplan/ staat vermeld dat het plan eens per kwartaal, tijdens en na een teamoverleg van Vaartpad wordt geëvalueerd en bijgesteld. Dit is niet aantoonbaar terug te zien in de evaluatiedata van het. Auditee geeft aan dat dit door wisseling medewerkers is blijven liggen en dat dit nu weer wordt opgepakt.

6 Prioritering Act - Zijn de? - Hoe vindt monitoring plaats? specifiek, gekoppeld aan persoon en datum recenter dan 3 aangepast. Datum is in niet opgenomen * Vervolgacties minder dan 50% actueel omschreven aantoonbaar niet langer dan 6 bijgesteld niet wordt bijgesteld. De zijn. Deze dateren veelal uit januari De auditee geeft aan dat dit door wisseling medewerkers is blijven liggen en dat dit nu weer wordt opgepakt. De zijn niet gekoppeld aan een naam en datum. In het jaarplan/ staat vermeld dat het eens per kwartaal, tijdens en na een teamoverleg van Vaartpad wordt geëvalueerd en bijgesteld. Dit is niet aantoonbaar terug te zien in het. Auditee geeft aan dat dit door wisseling medewerkers is blijven liggen en dat dit nu weer wordt opgepakt. Opvallende zaken Is zichtbaar in het /jaarplan wat de 3 speerpunten van de afdeling zijn? Er worden 23 aandachtspunten in het. Het bestaat uit 7 pagina s. Het is van belang om kritisch te kijken naar wat de 3 belangrijkste aandachtspunten zijn. Let op : De prioritering van de aandachtspunten kan duidelijker worden vastgelegd/aangegeven in. Duidelijke opbouw van jaarplan/ op basis van thema s conform landelijke veldnormen. Totaalscore interne audit 1x 4x 4x 0x Afdeling Vaartpad heeft de volgende score behaald: Voldoet voldoet/voldoet grotendeels = 5 van de 9 normen = 55% Voldoet grotendeels niet = 4 van de 9 normen = 45% In het jaarplan van Vaartpad worden de PDCA fasen doorlopen alleen niet allemaal aantoonbaar en volledig, met name het evalueren en bijstellen van het jaarplan. Let op: het is van belang dat alle PDCA fasen aantoonbaar worden doorlopen. * Scoringsmethodiek: De score van de audit wordt bepaald door de e kleuren. Wanneer een organisatie de score voldoet, en voldoet grotendeels tijdens de audit krijgt, worden ook deze kleuren in de onderste balk weergegeven. Het aantal keer dat de score is behaald wordt weergegeven in de onderste balk. Hieruit volgt het percentage waaraan de afdeling voldoet. Waar nodig wordt een toelichting vermeld bij de score.

7 Algemeen Rapportage interne audit PDCA in jaarplan 2018 Locatie Oosterheem Diverse data in augustus, zie rapportages afdelingen Oosterheem Doel & Werkwijze Volckaert wil graag zicht hebben in de mate waarop afdelingen aantoonbaar de PDCA cyclus doorlopen. Hiertoe worden interne audits ingezet. Tijdens de interne audit wordt gekeken of de PDCA cyclus aantoonbaar wordt doorlopen, dmv controle van het jaarplan. De interne audits worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker Kwaliteit. De bevindingen zijn weergegeven in deze rapportage. Behaalde score Voldoet Voldoet grotendeels Voldoet grotendeels niet Voldoet niet Toelichting Jaarplan/ Verbeterplan aanwezig? - Is er een toegewezen aan het PDCA? - Is de doelstelling Smart geformuleerd? (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) aanwezig en direct opvraagbaar * Proceseigenaar toegewezen en specifiek, meetbaar, tijdsgebonden en realistisch aanwezig, later toegestuurd * Proceseigenaar is wel toegewezen maar staat niet op format vermeld. specifiek, meetbaar en tijdsgebonden Verbeterplan alleen bekend bij teammanager Proceseigenaar gekoppeld aan functie, niet aan naam. * Er is een doelstelling aanwezig maar deze is niet specifiek, meetbaar en tijdsgebonden. * Geen aanwezig * Geen en niet toegewezen in praktijk * Geen doelstelling aanwezig in Reisverslagen Oosterheem Ieder kwartaal wordt een reisverslag voor Oosterheem geschreven. Dit reisverslag is opvraagbaar bij de teammanager. Niet iedere afdeling is bekend met het reisverslag. Zie hiervoor de rapportages van Lagepad, Middenpad, Vaartpad & Hogepad. Er is een dashboard voor Oosterheem aanwezig. Dit is later toegestuurd. Let op: dit is alleen toegestuurd door de medewerkers van Hogepad. Reisverslagen Oosterheem Onder het reisverslag staan de namen van de teammanagers vermeld. Duidelijk is dat zij de proceseigenaren zijn. Er is een dashboard voor Oosterheem aanwezig. Reisverslagen Oosterheem Er is een doelstelling aanwezig we gaan van het narratieve, werken vanuit de bedoeling, het verhaal van de bewoner centraal stellen en we bespreken zaken uit de relatie zonder de inhoud los te laten. - De doelstelling kan specifieker. Hierdoor worden de positieve ontwikkelingen beter zichtbaar. - Wat houdt werken vanuit de bedoeling in? (geef voorbeelden) - Wat houdt het bespreken van zaken uit de relatie zonder de inhoud los te laten in? In het dashboard worden de te evalueren onderwerpen genoemd. Er wordt geen overall doelstelling wat inhoudelijk te bereiken in het dashboard weergegeven.

8 Act Check D0 plan Wat gaat er mis, Hoe komt dat? Wat is het gevaar? Reisverslagen Oosterheem In het reisverslag is wat de positieve ontwikkelingen zijn. Fijn om te lezen en prettig leesbaar. Complimenten. * Beschreven wat gaat er mis, hoe komt dat & wat is het gevaar? * Beschreven wat gaat er mis en hoe komt dat? er mis? * Plan is niet Wat gaat er mis/ wat kan er beter, hoe komt dat en wat is het gevaar als het niet goed gaat zijn summier weergegeven in het reiskompas. Wat gaat er mis & hoe komt dat worden gemonitord middels het dashboard, veelal in de kolom toelichting. De beschrijving wat gaat er mis/hoe komt dat is zeer summier aanwezig. Door uitgebreider te formuleren wat gaat er mis/hoe komt dat en wat is het gevaar zijn de ontwikkelingen met betrekking tot deze aandachtspunten beter inzichtelijk. Zijn de acties in het? * Acties specifiek en gekoppeld aan persoon en datum. * Acties gekoppeld aan persoon en datum * Acties niet gekoppeld aan persoon/datum * Acties niet Reisverslag Oosterheem De uitgevoerde acties Oosterheem-breed worden na afloop van ieder kwartaal helder en uitgebreid, veelal gekoppeld aan functie. Deze mogen concreter worden geformuleerd. Uitgevoerde acties komen summier terug bij onderdeel toelichting. Echter worden de toekomstige acties + verantwoordelijke niet benoemd. Zijn de status en de? Hoe vaak wordt het geëvalueerd? * De status &, status actueel. <3 Datum is in * Status en ingezette verbetering veelal, dit kan uitgebreider is > 3, en < 6 maanden geleden * Status of verbetering niet is > dan 6 * Status en verbetering niet wordt Reisverslag Oosterheem In het reisverslag worden met name de positieve ontwikkelingen (ingezette verbeteringen) geschetst. Mooi om te zien. De status en van de specifieke aandachtspunten worden zeer beknopt vastgelegd in het reisverslag. Dit mag uitgebreider. De status en wordt veelal onder toelichting. Let op: Deze kan concreter en uitgebreider worden omschreven. Risico s worden gemonitord dmv het dashboard Reisverslag Oosterheem Ieder kwartaal wordt een reisverslag geschreven waarin de ontwikkelingen in het afgelopen kwartaal worden Het dashboard wordt iedere 3 maanden geëvalueerd & bijgesteld. - Zijn de? * Vervolgacties worden specifiek, gekoppeld aan persoon en datum * Vervolgacties worden * Vervolgacties minder dan 50% actueel omschreven niet Reisverslag Ieder kwartaal wordt een reisverslag geschreven waarin de ontwikkelingen in het afgelopen kwartaal worden Dashboard De worden veelal omschreven. Deze kunnen echter specifieker worden omschreven, met hierbij de datum en verantwoordelijke voor de. Op deze manier is concretere evaluatie en vaststelling van de voortgang mogelijk.

9 Prioritering - Hoe vindt monitoring plaats? aangepast. Datum is in Datum is niet opgenomen aantoonbaar niet langer dan 6 bijgesteld wordt bijgesteld. Reisverslag Oosterheem Ieder kwartaal wordt een reisverslag geschreven waarin de acties van het afgelopen jaar worden. De worden iedere 3 maanden aangepast in het jaarplan. Opvallende zaken Is zichtbaar in het /jaarplan wat de 3 speerpunten van de afdeling zijn? Reisverslag In het reisverslag Q2 wordt onderaan benoemd wat de speerpunten van de afdeling zijn. Deze worden beknopt benoemd. Van belang is om kritisch te kijken, zijn dit de speerpunten van Oosterheem? Of zijn dit te ondernemen acties? Opvallende punten Totaalscore interne audit 2x 4x 3x Locatie Oosterheem heeft de volgende score behaald: Voldoet / voldoet grotendeels is 6 van de 9 normen Voldoet grotendeels niet is 3 van de 9 normen In het jaarplan van Oosterheem worden de PDCA fasen niet allemaal aantoonbaar en volledig doorlopen, met name in het evalueren en bijstellen van het jaarplan is winst te behalen. Let op: het is van belang dat de PDCA fasen worden doorlopen. Het vastleggen van de ontwikkelingen op locatie in een reisverslag is een mooi initiatief. Het is hierin van belang om daarnaast de aandachtspunten te blijven monitoren volgens de PDCA cyclus. * Scoringsmethodiek: De score van de audit wordt bepaald door de e kleuren. Wanneer een organisatie de score voldoet, en voldoet grotendeels tijdens de audit krijgt, worden ook deze kleuren in de onderste balk weergegeven. Het aantal keer dat de score is behaald wordt weergegeven in de onderste balk. Hieruit volgt het percentage waaraan de afdeling voldoet. Waar nodig wordt een toelichting vermeld bij de score.

10 A c Check D0 plan Algemeen Rapportage interne audit PDCA in jaarplan 2018 Middenpad Oosterheem uur Doel & Werkwijze Volckaert wil graag zicht hebben in de mate waarop afdelingen aantoonbaar de PDCA cyclus doorlopen. Hiertoe worden interne audits ingezet. Tijdens de interne audit wordt gekeken of de PDCA cyclus aantoonbaar wordt doorlopen, dmv controle van het jaarplan. De interne audits worden uitgevoerd door een beleidsmedewerker Kwaliteit. De bevindingen zijn weergegeven in deze rapportage. Behaalde score Voldoet Voldoet grotendeels Voldoet grotendeels niet Voldoet niet Toelichting Jaarplan/ Verbeterplan aanwezig? - Is er een toegewezen aan het PDCA? - Is de doelstelling Smart geformuleerd? (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) aanwezig en direct opvraagbaar * Proceseigenaar toegewezen en specifiek, meetbaar, tijdsgebonden en realistisch aanwezig, later toegestuurd * Proceseigenaar is wel toegewezen maar staat niet op format vermeld. tijdsgebonden Verbeterplan alleen bekend bij teammanager Proceseigenaar gekoppeld aan functie, niet aan naam. * Er is een doelstelling aanwezig maar deze is niet tijdsgebonden. * Geen aanwezig * Geen en niet toegewezen in praktijk * Geen doelstelling aanwezig in Afdelingsspecifiek jaarplan is niet aanwezig (niet verplicht). Er is een jaarplan op locatieniveau aanwezig. Dit is bekend bij de teammanager, echter niet bij het team van Middenpad. Voor de beoordeling van het verslag reiskompas locatie Oosterheem, zie rapportage interne audit PDCA, locatie Oosterheem Wat gaat er mis, Hoe komt dat? Wat is het gevaar? er mis, hoe komt dat & wat is het gevaar? er mis en hoe komt dat? er mis? * Plan is niet Zijn de acties in het? * Acties specifiek en gekoppeld aan persoon en datum. * Acties gekoppeld aan persoon en datum * Acties niet gekoppeld aan persoon/datum * Acties niet Zijn de status en de? Hoe vaak wordt het geëvalueerd? * De status & ingezette verbetering, status actueel. <3 in * Status en ingezette verbetering 95%, status niet actueel is > 3, en < 6 maanden geleden * Status of verbetering niet is > dan 6 * Status en verbetering niet wordt

11 Prioritering - Zijn de? - Hoe vindt monitoring plaats? specifiek, gekoppeld aan persoon en datum recenter dan 3 aangepast. Datum is in niet opgenomen * Vervolgacties minder dan 50% actueel omschreven aantoonbaar niet langer dan 6 bijgesteld niet wordt bijgesteld. Opvallende zaken Is zichtbaar in het /jaarplan wat de 3 speerpunten van de afdeling zijn? Totaalscore interne audit PDCA 1x Afdeling Middenpad is niet bekend met het. Let op: het is van belang dat afdeling Middenpad aantoonbaar de PDCA cyclus doorloopt. Dit is (nog) niet het geval.