Managementletter tussentijdse controle Gemeente Echt-Susteren

Transcriptie

1 Managementletter tussentijdse controle 2015 Gemeente Echt-Susteren

2 Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat HP Amsterdam, Netherlands Postbus AB Amsterdam, Netherlands Tel: Fax: ey.com VERTROUWELIJK College van burgemeester en wethouders van de gemeente Echt-Susteren Postbus AL Echt Maastricht, XX december 2015 Kenmerk Managementletter tussentijdse controle 2015 Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in Uw raad heeft ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2015 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Wij verwijzen tevens naar de bijgevoegde brochure gemaand Vaktechnische uitgave overheid waarin wij de belangrijkste vaktechnische ontwikkelingen binnen de publieke sector voor u hebben gebundeld. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met de portefeuillehouder financiën, de teamleider financiën en de financieel beleidsmedewerker. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. N.A.J. Silverentand RA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Inhoudsopgave Algemeen beeld Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Waar staat de gemeente? x x x Bijlagen

4 Algemeen beeld

5 Algemeen beeld Omgeving volop in beweging Het jaar 2015 is een jaar waarin veel ontwikkelingen op uw gemeente zijn afgekomen. Zo is uw gemeente vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de uitvoering van de Jeugdwet, Participatiewet en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Deze nieuwe taken hebben niet alleen invloed op organisatorisch vlak, maar ook op financieel vlak. Als gevolg van de snelheid waarmee de wijzigingen zijn opgelegd aan de gemeente, is door de gemeente eerst de prioriteit gegeven aan de transitie en de zorgcontinuïteit. Op de inrichting van de bedrijfsvoering en de hierbij behorende interne controle is met name ingezet vanaf de tweede helft van Op het moment van onze tussentijdse controle was deze inrichting nog volop onderhanden. Ten aanzien van de overige processen hebben wij in voorgaande rapportages aanbevelingen gedaan om te komen tot een verdere professionalisering van uw interne beheersing. De opvolging van onze aanbevelingen hebben wij opgenomen in de bijlage bij deze managementletter. Wij adviseren u om de openstaande aanbevelingen op te nemen in een actiepuntenlijst en hierbij een tijdspad voor de follow-up van deze punten vast te stellen. Daarnaast is er ook nog sprake van een veranderende fiscale situatie met betrekking tot de plicht tot vennootschapsbelasting (Vpb). Wij stellen vast dat de gemeente Echt-Susteren reeds voorbereidende werkzaamheden en analyses heeft uitgevoerd. Hoewel u hier tijdig op geanticipeerd heeft, vergen deze nieuwe taken op dit moment nog de nodige aandacht vanuit de gemeente. Wij constateren dat de gemeente druk doende is om deze zaken adequaat in te bedden in haar organisatie. Beeld van uw processen Op basis van onze tussentijdse controle 2015 constateren wij dat de reguliere processen binnen uw gemeente in materiële zin op orde zijn. Wel merken wij op dat er met betrekking tot de processen rondom de decentralisatie nog belangrijke stappen te zetten zijn. Uw raad is op 10 november middels een raadsinformatiebrief over de status van de verantwoording van de decentralisaties geïnformeerd. Wij spreken onze nadrukkelijke zorgen uit rondom de beheersing van de decentralisaties vanuit de optiek van getrouwheid en rechtmatigheid. Pagina 5

6 Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen

7 1 Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Inleiding Bestuurlijke aandachtspunten In onze managementletter informeren wij u over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Bij deze bevindingen geven wij de risico s weer en doen wij aanbevelingen ter verbetering indien wij daarvoor mogelijkheden zien. Verder hebben wij de vanuit uw organisatie ontvangen reactie op de opgenomen punten weergegeven en een prioriteitstelling opgenomen. Wij wijzen u erop dat een managementletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Wij verrichten de controle van de jaarrekening door middel van een combinatie van procesgerichte en gegevensgerichte controlemaatregelen, gebaseerd op een risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico s die voor u als organisatie relevant zijn adresseren. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Ditzelfde geldt voor onze aandachtspunten in de controle. Aandachtspunten in de controle Wij onderkennen met u de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1. Decentralisaties 2. Grondexploitaties en verbonden partijen 3. Interne controle 4. Vennootschapsbelasting Indien onze werkzaamheden aanwijzingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Dit is ook dit jaar niet aan de orde geweest. Wij volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere managementletters. Wij stellen dergelijke punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze managementletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningcontrole zullen wij in ons accountantsverslag een samenvatting opnemen van de belangrijkste bevindingen. Pagina 7

8 1. Stand van zaken decentralisaties Sinds 1 januari 2015 zijn de decentralisaties van Jeugdwet, WMO 2015 en Participatiewet naar de gemeenten een feit. De implementatie is voorbij en de uitvoering is in uw gemeente in volle gang. De decentralisaties confronteren uw gemeente, de gemeente Roermond als centrumgemeente, Stichting Centrum Jeugd Gezin (toegang tot de jeugdzorg) en zorgaanbieders met grote wijzigingen op het terrein van jeugd, zorg en werk. Het is derhalve een complexe stelselwijziging met: overdracht van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden; nieuw lokaal beleid met een andere manier van werken (integrale aanpak en (boven) regionale samenwerking); overdracht van budgetten vanuit rijk en provincie met een forse bezuinigingsdoelstelling; lokale kaderstelling (spelregels) door uw raad met daarbij nieuwe vormen van verantwoording en controle op getrouwheid en rechtmatigheid. Uw raad heeft aan ons als accountant de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2015 te controleren. Die jaarrekening bevat vanwege de decentralisaties in het sociale domein grote, nieuwe bedragen waarvan de getrouwheid en rechtmatigheid vastgesteld moeten worden. Gezien de hierbij gesignaleerde (landelijke) knelpunten is het momenteel onzeker of de jaarrekening 2015 voorzien kan worden van een goedkeurend accountantsoordeel met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Wij verwijzen u hiervoor tevens naar de raadsinformatiebrief van 10 november waarin ingegaan wordt op de geconstateerde knelpunten. Wij onderschrijven deze knelpunten en bespraken de inhoud van deze brief met uw accountantscommissie. De gesignaleerde risico s zien met name toe op de Jeugdzorg en de nieuwe activiteiten van de Wmo en in beperktere mate op de Participatiewet en de reeds bestaande activiteiten van de Wmo. Als belangrijkste landelijke knelpunten, die tevens voor de gemeente Echt- Susteren van toepassing zijn, onderkennen wij: De beperkte tijd die resteert tot en met de jaarrekeningcontrole om de resterende noodzakelijke (interne) controlewerkzaamheden uit te voeren. Dit mede als gevolg van onzekerheden die bestaan over verantwoordingseisen en de vereiste diepgang van accountantscontroles; Het aantonen van de daadwerkelijke levering van zorg door zorgaanbieders daar waar de gemeenten hiervoor in het kader van de privacy onvoldoende informatie ontvangen; Het inschatten van de niet gefactureerde zorg en het onderhanden werk bij de zorgaanbieders per jaareinde. De gemeente dient voor deze zorg namelijk een verplichting in haar jaarrekening op te nemen; De tijdige facturatie en aanlevering van de jaarverantwoording (inclusief controleverklaring) van zorgaanbieders. Een groot deel van de zorgaanbieders is momenteel nog niet in staat aan deze contractuele verplichtingen te voldoen; De rechtmatige betaling van PGB s (Persoonsgebonden Budget) door de Sociale Verzekeringsbank en het tijdig aanleveren van de jaarverantwoording aan de gemeenten; De volledige informatieverstrekking aan het CAK ten behoeve van een volledige incasso van eigen bijdragen (WMO) en ouderbijdragen (Jeugdzorg). Ten aanzien van de punten 2 tot en met 5 bent u in belangrijke mate afhankelijk van derden. Om tijdig inzicht te verkrijgen in de specifieke knelpunten die voor uw gemeente gelden heeft de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) gemeenten geadviseerd om een verantwoording- en controlescan uit te voeren. Wij zijn tijdens onze interim-controle nagegaan in hoeverre de verantwoording en controlescan door uw gemeente is uitgevoerd en knelpunten inzichtelijk zijn. In de onderstaande tabel geven wij hiervan de status weer: Pagina 8

9 Aandachtspunten verantwoording en controlescan Status november 2015 Geplande afronding 1 Opstellen normenkader en vaststelling door de raad Normenkader is begin 2015 vastgesteld. Er zijn geen bepalingen uitgesloten voor de decentralisaties. 2 Analyse van aanvullende eisen die zijn gesteld in de contracten met externe partijen 3 Opstellen van het toetsingskader voor de getrouwheid en rechtmatigheid 4 Beschikbaarheid van een overzicht van de inkomsten en uitgaven per decentralisatie per zorgaanbieder 5 Beschrijving proces en ICT-landschap met aandacht voor risicoanalyse en beheersingsmaatregelen 6 Formalisatie afspraken tussen centrum- en regiogemeenten over verantwoordelijkheden, kostenverrekening en tijdige jaarverantwoording 7 Inventarisatie van de beschikbare controleinformatie bij de gemeente (wat kan de gemeente zelf controleren) Analyse voor de Jeugdzorg en Wmo is in concept beschikbaar. Aandachtspunt is dat bij de Wmo geen jaarverantwoording inclusief controleverklaring aan de zorgaanbieder wordt vereist. Het toetsingskader van de Jeugdzorg is in concept aanwezig. Het toetsingskader van de WMO is beschikbaar voor de oude activiteiten en is reeds uitgewerkt in IC-checklijsten. Het toetsingskader van de nieuwe activiteiten wordt momenteel uitgewerkt. Er is een Q3-rapportage beschikbaar voor de Jeugdzorg en de WMO welke op detailniveau inzicht geeft in de ontwikkelingen. Op basis van deze rapportage kan de gemeente de kostenontwikkeling goed volgen. Procesbeschrijvingen zijn vooralsnog niet beschikbaar. Voor 2015 wordt niet gesteund op geautomatiseerde beheersmaatregelen (met name handmatige controles). Het gegevensknooppunt is nog niet volledig operationeel. De gemaakte afspraken zijn vooralsnog onvoldoende concreet vormgegeven. De beschikbare controle-informatie wordt momenteel geïnventariseerd. Uit een eerste inventarisatie blijkt dat er onvoldoende interne beheersmaatregelen in de WMO-processen zijn geïmplementeerd ten aanzien van de rechtmatigheidstoets op de beschikking en rondom de factuurcontrole (juistheid, volledigheid en vaststelling van de geleverde prestatie) Reeds afgerond 4 e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2015 Vooralsnog onbekend 4 e kwartaal 2015 Pagina 9

10 Aandachtspunten verantwoording en controlescan Status november 2015 Geplande afronding 8 Controleprotocol voor zorgaanbieders (afgestemd op controle-informatie die niet beschikbaar is bij de gemeente) 9 Tijdige aanlevering van assurance rapportages door zorgaanbieders, uitvoeringsorganisaties, centrumgemeente 10 Tijdige informatieverstrekking door zorgaanbieders over de nog te ontvangen facturen en onderhanden werk 11 Beschikbaarheid IC-plan gemeente dat aansluit op het toetsingskader en tijdige uitvoering van ICwerkzaamheden 12 Volledige informatieverstrekking aan het CAK inzake eigen bijdrage (WMO) en ouderbijdrage (Jeugdzorg) 13 Duidelijke afspraken over de methodiek van (boven) regionale verrekeningen In de Jeugdzorgcontracten worden jaarverantwoordingen inclusief controleverklaringen vereist. In de WMO-contracten vooralsnog niet. Daarnaast is nog geen controleprotocol voor de huisaccountants van de zorgaanbieders opgesteld. De afspraak is dat de zorgaanbieder op 1 mei 2016 verantwoording afleggen over de geleverde diensten. Deze datum geldt tevens voor Stichting CJG. Met de centrumgemeente Roermond zijn vooralsnog geen concrete datums afgesproken. Ten aanzien van de Jeugdzorg en de WMO is een concept brief opgesteld waarin wordt verzocht om uiterlijk eind januari 2016 alle geleverde diensten te factureren. Juridisch kan nafacturatie echter niet worden uitgesloten. Er zijn geen additionele afspraken gemaakt ten aanzien van het afstemmen van onderhandenwerkposities met de zorgaanbieders. Ten aanzien van de jeugdzorg en WMO zijn gedurende 2015 al interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze hadden vaak nog een reactief karakter. Momenteel is geen overkoepelend IC-plan beschikbaar dat alle aandachtspunten behelst zoals: recht, hoogte, duur van de geleverde zorg, volledigheid van de gefactureerde zorg en de daadwerkelijke levering. Indien het IC-plan is opgesteld en uitgevoerd zal tevens een VIC-plan moeten worden opgesteld en uitgevoerd ter voorbereiding van de jaarrekeningcontrole. De aanlevering aan het CAK ten aanzien van de jeugdzorg is de verantwoordelijkheid van de gemeente Echt-Susteren. De aanlevering ten aanzien van de WMO van de zorgaanbieders. Vooralsnog is de volledige informatieverstrekking van beiden onvoldoende gewaarborgd De Midden-Limburgse gemeenten zijn een regionale verevening overeengekomen. Momenteel is een concept voorstel beschikbaar over de grondslag en de techniek van deze regionale verevening. De Midden-Limburgse gemeenten dienen hierover nog overeenstemming te bereiken. 4 e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal Pagina 10

11 Op basis van bovenstaand beschreven status constateren wij: De beschikbare tijd tot de jaarrekeningcontrole is grootste knelpunt; Afspraken inzake de verantwoording van zorgaanbieders, Stichting CJG en centrumgemeente Roermond dienen te worden verduidelijkt; De accountants van de zorgaanbieders dienen te worden geïnstrueerd over de noodzakelijke controlewerkzaamheden (controleprotocol); De IC- en VIC-plannen dienen te worden geconcretiseerd en uitgevoerd zodat inzicht ontstaat in de getrouwheid en rechtmatigheid van de uitgaven. Wij adviseren uw gemeente om in 2015 de verantwoording en controlescan af te ronden en met de zorgaanbieders te bespreken welke knelpunten aanwezig zijn voor een tijdige aanlevering van facturen, informatie over het onderhanden werk en de jaarverantwoording (al dan niet met controleverklaring) die voldoet aan alle contractvoorwaarden. Hierbij attenderen wij u erop dat een aanlevering van de jaarverantwoording van de zorgaanbieders per 1 mei 2016 zal leiden tot een vertraging van het jaarrekeningtraject van de gemeente zoals deze nu gepland is. Ten einde een tijdigere afronding van het jaarrekeningtraject in de toekomst te waarborgen adviseren wij een aanleverdatum van 1 maart te gaan hanteren voor de zorgaanbieders en Stichting CJG en een aanleverdatum van 1 april voor de centrumgemeente Roermond. Wij adviseren met klem om het kritische tijdpad in kaart te brengen, rekening houdend met reële doorlooptijden voor de noodzakelijke (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden, additionele controlewerkzaamheden als gevolg van bevindingen en de externe controle en de planning van het huidige jaarrekening hierop aan te passen. 2. Stand van zaken grondexploitaties en verbonden partijen De risicodragende grondexploitaties zijn grotendeels ondergebracht bij Ontwikkelings Maatschappij Midden-Limburg (OML), een samenwerkingsverband van gemeenten uit Midden-Limburg, en bij Bocage, een samenwerking met de projectontwikkelaar Hurks. Dit neemt niet weg dat de grondexploitaties die door gemeente zelf worden uitgevoerd geen risico s meer bevatten. Met name plannen waarbij de gemeente bij de exploitatie afhankelijk is van derden bevatten risico s. In november 2015 wordt op basis van de risicoanalyse een integrale hercalculatie uitgevoerd en aan de raad aangeboden. Wij achten deze handelswijze in opzet effectief om financiële risico in een vroeg stadium te kwantificeren en budgetoverschrijdingen te voorkomen. Omdat de hercalculaties reeds in november gereed zijn is het voor ons mogelijk de hercalculatie van de grondexploitatie voorafgaand aan de jaarrekening te controleren. Wij zijn dan ook voornemens om reeds in januari 2016 deze controles uit te voeren. Dit zal uiteraard in overleg met de betrokken medewerkers gaan. Door het onderbrengen van de risicovolle projecten bij OML en Bocage is de nadruk van de grondexploitatie verschoven naar de beheersing van de verbonden partijen. Wij constateerden dat het proces verbonden partijen in opzet en bestaan op orde is. Met name stelden wij vast dat de gemeente Echt-Susteren over voldoende verantwoordingsinformatie beschikt sturend op te kunnen treden richting de verbonden partijen. Pagina 11

12 Tijdens de interimcontrole vernamen wij dat Bocage qua structuur niet gewijzigd is ten opzichte van De begroting is recent geactualiseerd en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Ten aanzien van OML is in 2014 het nieuwe ondernemingsplan door de AVA goedgekeurd. In dit ondernemingsplan is een financieel hoofdstuk opgenomen met een doorkijk naar de komende jaren. Wij adviseren de gemeente Echt-Susteren de situatie rondom de verbonden partijen te blijven monitoren. Recent is een notitie van de Commissie BBV verschenen waarin wijzigingen in de verantwoording van grondexploitaties per 1 januari 2016 worden toegelicht. De belangrijkste wijzigingen hebben betrekking op: Beperking tot een tienjaarstermijn voor bouwgronden in exploitatie Het vervallen van de categorie Niet in exploitatie genomen gronden Deze wijzigingen zijn verplicht vanaf 2016 en kan de gemeente tevens vrijwillig reeds in de jaarrekening 2015 verwerken. 3. Stand van zaken interne controle Tijdens de procescontrole van de gemeente Echt-Susteren maken wij waar mogelijk gebruik van de verbijzonderde interne controleafdeling. Deze afdeling voert onder meer verbijzonderde interne controlewerkzaamheden uit op de naleving van de geldende interne en externe wet- en regelgeving alsmede de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie. Deze afdeling is een belangrijk onderdeel van het systeem van interne beheersingsmaatregelen. Bij het gebruikmaken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controleafdeling geldt als uitgangspunt dat de externe accountant de ongedeelde verantwoordelijkheid draagt voor de af te geven controleverklaring. Met andere woorden: de externe accountant kan de bevindingen uit de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden niet zomaar overnemen. Op deze samenwerking is de Nederlandse Standaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors van toepassing. Deze standaard is vorig jaar aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat de accountant de voor hem (of haar) relevante, door de interne controle-afdeling uitgevoerde werkzaamheden evalueert en test. Zo kan de accountant zich ervan overtuigen dat de werkzaamheden toereikend zijn voor zijn doelstellingen en kan hij bepalen welke werkzaamheden hijzelf additioneel moeten uitvoeren. Daarnaast stelt deze standaard eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controle afdeling voor wat betreft: Objectiviteit: dit heeft onder meer betrekking op de positie van de VICfunctionarissen (los van de organisatie) en het rechtstreeks rapporteren van bevindingen aan de hoogste leiding. Deskundigheid: dit heeft betrekking op het verkrijgen en onderhouden van kennis en vaardigheden van de VIC-functionarissen teneinde de werkzaamheden op het vereiste niveau uit te voeren, inclusief de vereiste opleiding en begeleiding. Systematische en gedisciplineerde aanpak: hierbij gaat het erom of de afdeling een systematische en gedisciplineerde benadering heeft waaronder het toepassen van een systeem van kwaliteitsbeheersing. Tijdens de interim-controle hebben wij bovenstaande aspecten per VICproces in kaart gebracht. Wij adviseren binnen de VIC-functie interne kwaliteitsreviews uit te gaan voeren en de onafhankelijkheid van de VICmedewerkers te vergroten. Mogelijke is het samenvoegen van VIC-functies in MER-verband hiervoor een goed moment. Wij constateren dat wij momenteel additionele waarnemingen als gevolg van de aangescherpte controlerichtlijnen moeten uitvoeren ten einde gebruik te kunnen maken van de uitgevoerde werkzaamheden door de VIC-functie. Pagina 12

13 4. Stand van zaken vennootschapsbelasting Op 26 mei 2015 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen aangenomen. Deze nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari Vanaf dat moment wordt de gemeente Echt-Susteren Vpb-plichtig indien en voor zover er een onderneming wordt gedreven. Gezien de impact die de aanstaande belastingplicht hoe dan ook zal hebben op de huidige administratie en processen, het hiervoor gewenste kennisniveau binnen de eigen organisatie en de tijd die nodig is om de organisatie goed voor te bereiden, adviseren wij om niet te wachten met het nemen van de hiervoor genoemde vervolgstappen. EY belastingadviseurs heeft ten behoeve van deze VPB-plicht een quickscan uitgevoerd bij de gemeente Echt-Susteren. Hieruit bleek dat het voor enkele activiteiten nog onduidelijk is in hoeverre/in welke mate deze tot belastingplicht zullen leiden (te denken valt aan het grondbedrijf). Onlangs verscheen de brochure Vennootschapsbelasting en het gemeentelijk grondbedrijf van de belastingdienst omtrent dit aandachtspunt. U heeft reeds overleg met uw fiscalisten geïnitieerd om de aanwijzingen van de brochure te vertalen naar de situatie van de gemeente Echt-Susteren. Een stap die u overweegt is het oprichten van een besloten vennootschap om zodoende de Vpb-positie te optimaliseren. Hoewel de omvang van de eventueel af te dragen Vpb naar verwachting van de gemeente beperkt zal zijn (mede vanwege eventuele optimalisatiemogelijkheden), kan de aanstaande belastingplicht op het gebied van de financiële administratie en inrichting van de organisatie wel degelijk een impact hebben. Zo zal voor de (mogelijk) belastingplichtige activiteiten een (fictieve) openingsbalans moeten worden opgesteld. Bovendien zal de huidige administratie zodanig moeten worden ingericht dat van hieruit op een relatief eenvoudige en efficiënte wijze de fiscaal benodigde gegevens kunnen worden gehaald voor het maken van de jaarlijkse aangifte Vpb. Pagina 13

14 Waar staat de gemeente?

15 2 Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces Rood Oranje Geel Groen Inkopen en aanbestedingen Personeel Grondexploitatie SiSa Subsidies Planning & Control cyclus Uitkeringen, reïntegratie Jeugdzorg Wmo Verbonden partijen Verbijzonderde Interne Controle Rood: het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering. Oranje: het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. Geel: het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. Groen: het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering. Voorgaand jaar Huidig jaar Pagina 15

16 Uw processen In opzet, bestaan en werking zijn uw processen kwalitatief gelijk gebleven aan voorgaande jaren. Ten aanzien van de nieuwe processen van de Jeugdzorg en de Wmo kan als gevolg van de geconstateerde problemen gedurende het transitiejaar niet gesproken worden over een effectieve beheersorganisatie. Inkoop en aanbestedingen Ten aanzien van het proces van inkopen en aanbestedingen signaleren wij verschillende aandachtspunten op het vlak van: Documentatie van de levering van de prestatie van inkopen alvorens facturen betaalbaar worden gesteld door de (gemandateerde) budgethouder; Volledigheid van de verplichtingenadministratie en contractadministratie Volledigheid niet uit de balans blijkende verplichtingen Volledigheidscontrole aanbestedingen Uitkeringen en re-integratie Wij stellen vast dat ten aanzien van de uitkeringen en reïntegratie de intensiteit van de beheersingsmaatregelen in de lijn (structurele dossierbeoordelingen en werkzaamheden kwaliteitsmedewerkers) gedurende afgelopen jaren is afgenomen. Wij stelden echter niet vast dat dit tot onrechtmatige betalingen heeft geleidt. Als gevolg van het verminderen van beheersingsmaatregelen volgen wij voor de jaarrekeningcontrole niet langer een procesgerichte controleaanpak maar een gegevensgerichte controleaanpak. Jeugdzorg en Wmo Ten aanzien van deze nieuwe processen van jeugdzorg en Wmo is in 2015 nog geen sprake van effectieve processen. Dit is overigens een landelijke constatering mede ingeven door ontvangen cliëntenbestanden per 1 januari 2015 die onbetrouwbaar blijken, een niet goed functionerend gegevensknooppunt en knelpunten bij de SVB aangaande de PGB s. Voor 2015 zal sprake zijn van een gegevensgerichte controleaanpak. Verbijzonderde interne controle Wij constateren dat de verbijzonderde interne controlefunctie op verschillende aspecten verbeterd kan worden: Uitvoeren kwaliteitsreviews Vergroten onafhankelijkheid Documentatie uitgevoerde werkzaamheden Daarnaast stellen wij vast dat intensieve interne controlewerkzaamheden ten aanzien van het sociaal domein (jeugdzorg en Wmo) en aanbestedingen nog grotendeels uitgevoerd moeten worden. Pagina 16

17 Belangrijke aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk vragen wij uw aandacht voor de accenten en belangrijke aandachtspunten voor wat betreft de controle van de jaarrekening Naar aanleiding van onze tussentijdse controle zien wij onderwerpen, welke wij nader willen duiden. Onderstaande zaken verdienen gezien het belang voor de jaarrekening naar onze mening aanvullende aandacht. Decentralisaties Naar aanleiding van de controle- en verantwoordingscan constateren wij dat in het kader van de jaarrekeningcontrole nog belangrijke stappen gezet moeten worden. Wij verwijzen hiervoor naar de scan, zoals opgenomen in deze rapportage. Waardering grondexploitaties Tussentijds wordt enkel op hoofdlijnen over belangrijke ontwikkelingen ten aanzien van de grondexploitatie gerapporteerd. Er vindt tussentijds geen zichtbare integrale financiële doorrekening van de exploitatieopzetten plaats, ook niet voor de grote en meest risicovolle projecten. Ten behoeve van de jaarrekening is het noodzakelijk dat alle grondexploitatieprojecten zijn geactualiseerd conform de hiervoor opgestelde procedure. Daarnaast dient de meest actuele financiële informatie (jaarrekeningen 2015) van de verbonden partijen OML en Bocage beschikbaar te zijn. Toereikendheid voorzieningen Naast de juiste waardering van de activa is de juiste financiële vertaling van risico s vanuit contractuele afspraken en ontvangen claims een belangrijk aandachtspunt bij de jaarafsluiting. Inzake de garantstellingen verwachten wij een integrale risicoanalyse van de contractuele afspraken en financiële risico s, welke de gemeente loopt. Pagina 17

18 Analyse Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Op 1 januari 2013 is de WNT van kracht geworden. De wet stelt, naast een verplichting tot openbaarmaking, een maximum aan de bezoldiging en contractuele ontslagvergoeding van bestuurders, toezichthouders en van de hoogste leidinggevenden. Het bezoldigingsmaximum over 2015 bedraagt De maximale ontslagvergoeding is gemaximaliseerd op twaalf maandsalarissen maar ten hoogste Voor alle organisaties waarop de WNT van toepassing is, geldt dat de beloning van topfunctionarissen openbaar gemaakt dient te worden in de jaarstukken, ongeacht of de bezoldiging hoger of lager is dan het maximum. De openbaarmaking moet op persoonsniveau met naam en toenaam worden gedaan. Dit betekent dat deze informatie conform voorgaand boekjaar in de jaarrekening 2015 opgenomen dient te worden. Wij verwachten dat u, conform voorgaand jaar, per jaareinde een analyse maakt van de WNT, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke functionarissen vallen onder de WNT. Ten aanzien van interimfunctionarissen die geen topfunctie vervullen, kunt u gebruikmaken van de mogelijkheid die paragraaf 6 van de Beleidsregels toepassing WNT biedt inzake de volledige openbaarmaking van deze functionarissen. Hierbij kan en hoeft u niet volledig te voldoen aan de verplichting voor openbaarmaking van deze interim-functionarissen zoals voorgeschreven in artikel 4.2 lid 2c van de WNT. Analyse volledigheid en risico s niet uit de balans blijkende verplichtingen Binnen het BBV is een versterkte aandacht voor de niet uit de balans blijkende verplichtingen van gemeenten. In lijn met artikel 53 van het BBV moet in de toelichting op de balans worden vermeld aan welke niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen uw gemeente voor toekomstige jaren is verbonden. Hierbij dienen minimaal de volgende aspecten te worden betrokken in de analyse: verplichtingen vanuit inkoopcontracten (waarbij wellicht een koppeling met het contractenregister mogelijk is); verplichtingen uit huurcontracten; verplichtingen uit PPS-constructies; verplichtingen vanuit verbonden partijen; verplichtingen vanuit de decentralisaties. Wij verwachten dat u per jaareinde een analyse maakt van de niet uit de balans blijkende verplichtingen, waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt op welke wijze u ervoor gezorgd heeft dat de volledigheid ervan gewaarborgd is en welke risico s deze verplichtingen met zich meebrengen. Ons valt op dat de toelichting op de niet uit de balans blijkende verplichtingen, zoals opgenomen in de jaarrekening 2014 beperkt is waarbij de gemeente op dit moment nog geen zicht heeft op de volledigheid. Pagina 18

19 Bijlagen

20 Bijlage 1 Totaaloverzicht bevindingen en voortgang

21 Totaaloverzicht bevindingen en voortgang Bijlage 1 Onderstaand geven wij een totaaloverzicht van onze bevindingen weer met daarbij de prioriteitstelling. Het overzicht geeft de ontwikkeling van het aantal bevindingen ten opzichte van 2014 weer. Daarbij valt op dat een aantal bevindingen die wij hebben gerapporteerd, zijn opgepakt en niet meer aan de orde zijn. Daarnaast constateren wij dat op een deel van de overige punten ook stappen vooruit gezet zijn. Nr. 2015* Proces Bevinding Prioriteit 2014 Prioriteit Aanbesteding Volledigheidstoets aanbesteden 2 Inkoop en aanbesteding Volledigheid contractenadministratie 3 Sociale Zaken Dossiercontrole door afdelingshoofd Sociale Zaken ontbreekt 4 Sociale Zaken Procesgerichte versus gegevensgerichte controleaanpak Vervallen (**) Vervallen (**) 5 Interne controle Vastlegging verbijzonderde interne controle werkzaamheden 6 Personeel Standenregister 7 WMO Rechtmatigheidscontrole WMO Vervallen (**) 8 Subsidies Betaalmoment voorschotten n.v.t. (*) Verwijzing naar nummer in tabel van bevindingen 2015: zie bijlage 2. (**) Deze opmerkingen ten aanzien van beheersingsmaatregelen zijn vervallen aangezien we een gegevensgerichte controlestrategie zijn gaan volgen. Wij hebben hierbij de volgende prioritering aangehouden: Prioriteit H Gerealiseerd op moment van jaarrekeningcontrole 2015 (voorjaar 2016). Prioriteit M Gerealiseerd op moment van de tussentijdse controle 2015 (najaar 2016). Prioriteit L Te realiseren op langere termijn (bijvoorbeeld in een organisatie-ontwikkelingstraject van de gemeente). Pagina 21

22 Bijlage 2 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen

23 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2 Bevinding 1 Volledigheidstoests aanbesteden voldoet niet Jaar van constatering 2014 Kans op voordoen risico Hoog Proces Aanbestedingen Omvang risico Hoog Bevinding en/of constatering Om de volledigheid van de aanbestedingen (en daarmee de rechtmatigheid van de inkopen) te toetsen wordt eens per kwartaal een spendanalyse uitgevoerd. Aan de hand van alle crediteuren en de hierbij behorende bedragen op totaalniveau per jaar wordt geanalyseerd welke crediteuren op totaalniveau de aanbestedingsgrenzen ontstijgen en of aanbesteding heeft plaats gevonden. Samen met de juistheidscontrole op de aanbestedingsdossier door een interne controlefunctionaris leidt dit tot een juiste, volledige en rechtmatige aanbesteding van kosten. Tijdens de interim-controle constateerden wij dat de uit te voeren werkzaamheden qua uitvoering en documentatie verbeterd kunnen worden. Wij constateerden dat de spendanalyses zich met name richten op de jaarlasten terwijl de aanbestedingsregels zich vaak baseren op de (verwachte) kosten over een periode van 4 jaar. Een werkprogramma waarin de geldende wet- en regelgeving is opgenomen en de uit te voeren werkstappen worden beschreven kan een oplossing bieden. Advies Wij adviseren de gemeente Echt-Susteren het aanbestedingsproces, en dan met name de rol en wijze van het uitvoeren van de periodieke spendanalyse te evalueren en een werkprogramma op te stellen waarin de vierjaarstermijn wordt betrokken. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 Alsnog uitvoeren van de spendanalyse en middels dossieronderzoeken vaststellen dat de aanbestedingsprocedures zijn nageleefd. Wij hebben naar aanleiding van onze bevindingen met u de noodzakelijke controlewerkzaamheden besproken en enkele handreikingen verstrekt ten behoeve van een efficiënte vastlegging van de werkzaamheden. Risico/gevolg Het onvoldoende controleren van de volledigheid van aanbestedingen leidt tot rechtmatigheidsrisico s. Daarnaast kan onvolledige aanbesteding ook leiden tot het inkopen van niet de economische meest voordelige aanbieder waardoor de gemeente Echt-Susteren het risico loopt te veel te betalen voor diensten, leveringen en werken. Pagina 23

24 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2 Bevinding 2 Contractenadministratie Jaar van constatering 2013 Kans op voordoen risico Midden Proces Inkoop en aanbesteding Omvang risico Midden Bevinding en/of constatering Uw gemeente maakt gebruik van de contractenadministratie Verseon. De afdelingen zijn hierbij zelf verantwoordelijk voor het registreren van zowel nieuwe als lopende contracten in de contractenadministratie. Op dit moment is de volledigheid van de contractenadministratie nog niet gewaarborgd. Hierbij geldt dat zowel nieuwe contracten als bestaande contracten nog niet volledig in Verseon zijn opgenomen. Risico/gevolg Het ontbreken van adequaat werkende procedures rondom de continue (centrale) volledigheid van het contractmanagementsysteem leidt tot het risico dat de inkopen niet conform de geldende wet- en regelgeving worden aanbesteed. Advies Wij adviseren om toe te zien op een snelle completering van het contractenregister. Wellicht is de samenvoeging van de contractadministraties binnen MER-verband in de applicatie Decos een goed moment om de registratie van de gemeente Echt-Susteren te completeren. Daarnaast adviseren wij u zodanige procedures te ontwikkelen waarmee de volledigheid van het contractenregister in de toekomst gewaarborgd is. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 Wij achten het noodzakelijk dat er per jaareinde een inkoopanalyse uit te voeren om de rechtmatigheid van aanbestedingen vast te stellen. Pagina 24

25 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2 Bevinding 4 Vastlegging interne controle werkzaamheden Jaar van constatering 2014 Kans op voordoen risico Midden Proces Verbijzonderde interne controle Omvang risico Midden Bevinding en/of constatering Tijdens de interim-controle proberen wij zoveel mogelijk aansluiting te vinden bij de werkzaamheden die reeds door de organisatie op VIC-gebied worden uitgevoerd. Om het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie te toetsen controleren wij beheersmaatregelen. Tijdens de controle van VICdossiers constateerden wij dat de VIC-functionarissen zelfstandig transacties toetsen zonder dat hierbij de beheersmaatregelen zichtbaar wordt getoetst. Als gevolg hiervan wordt de effectieve werking van de processen, niet altijd voldoende aangetoond. Risico/gevolg Het niet expliciet toetsen van beheersingsmaatregelen leidt tot inefficiënties in het proces waardoor de externe accountants aanvullende procedures moeten doorlopen. Daarnaast zou het zelf-controlerend vermogen van de organisatie kunnen stijgen op het moment dat beheersmaatregelen expliciet worden getest. Advies Tijdens onze controles hebben wij op basis van de door de IC-functionaris verzamelde documentatie vastgesteld dat de beheersmaatregelen effectief werken. Dit impliceert dat de gegevens wel al aanwezig zijn maar dat de zichtbare vastlegging van de controle van de beheersmaatregelen ontbreekt. Wij adviseren om de vastlegging van de werkzaamheden te evalueren en hierin de toetsing van de beheersingsmaatregelen zichtbaar te maken. Derhalve adviseren wij de interne controle in te richten op de controle van Dit kan bijvoorbeeld middels het ontwikkelen van een (digitale) checklist welke jaarlijks wordt geactualiseerd voor wijzigende wet- en regelgeving. Deze aanbeveling heeft met name betrekking op de processen inkoop, betaling en personeel. Pagina 25

26 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2 Bevinding 5 Standenregister personeelslasten ontbreekt Jaar van constatering 2014 Kans op voordoen risico Laag Proces Personeel Omvang risico Laag Bevinding en/of constatering Tijdens de controle van het personeelsproces constateerden wij dat het standenregister inzake personeelskosten niet wordt geactualiseerd en gecontroleerd alvorens de salarisbetaling plaatsvindt. Daarnaast was het noodzakelijk tijdens de dossiercontrole van het personeelsproces aanvullende documentatie op te vragen. Risico/gevolg Hierdoor ontstaat het risico dat afwijkingen te laat gesignaleerd worden. Advies Wij achten het standenregister een uitgelezen middel om inzicht te krijgen in het verloop van de personeelslasten en de juistheid hiervan. Wij adviseren u derhalve om het standenregister maandelijks te actualiseren voorafgaand aan de salarisbetaling ten einde de juistheid van de salarisbetaling te borgen. Wij adviseren ten aanzien van de dossiervorming de dossiers zo volledig mogelijk aan te leggen en werkstappen en verrichte werkzaamheden zichtbaar vast te leggen. Indien wij aanvullende documentatie dienen op te vragen om de juistheid en rechtmatigheid van dossiers te controleren leidt dit tot inefficiënties. Belangrijk nog is het dat wij door het ontbreken van dossierstukken niet kunnen vaststellen of de interne controlefunctie de controles volledig heeft uitgevoerd waardoor de effectieve werking van het proces in gevaar komt. Pagina 26

27 Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bijlage 2 Bevinding 3 Dossiercontrole door afdelingshoofd Sociale Zaken ontbreekt Jaar van constatering 2015 Kans op voordoen risico Laag Proces Subsidies Omvang risico Laag Bevinding en/of constatering Tijdens de controle van de verleende subsidies hebben wij geconstateerd dat er bij één subsidiebeschikking subsidiegelden zijn uitbetaald door de gemeente Echt-Susteren voordat deze subsidiebeschikking ondertekend was. Aangezien dit een langlopende opdracht betreft waarbij de subsidieverlening jaarlijks plaatsvindt is het risicoprofiel lager dan bij een incidenteel verstrekte subsidie. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 Wij adviseren om in het afsluitingsproces alle verstrekte subsidies integraal te controleren op het afgeven van een tijdige en juiste subsidiebeschikking. Risico/gevolg Het risico bestaat dat er onrechtmatige subsidiegelden worden verstrekt indien besluitvorming ten aanzien van subsidieverstrekking anders uitvalt dan verwacht. Advies Wij adviseren om toe te zien dat betaling plaatsvindt na verstrekking van de subsidiebeschikking. Pagina 27