*BARCODE* Geachte heer Opendorp,

Transcriptie

1 Gemeente Leerdam Stadskantoor Dokter Reilinghplein DA Leerdam Postbus AA Leerdam Wildt Luc de Bedrijfsvoering - team Financiën Wildt, Luc de brief Baker Tilly Berk N.V. t.a.v. De heer R. Opendorp Bijster DV BREDA t (0345) f (0345) info@leerdam.nl Geachte heer Opendorp, Per brief van, gedateerd juni 2016, heeft u de leden van de raad van de gemeente Leerdam uw verslag van bevindingen inzake de controle van de jaarrekening 2016 van de gemeente doen toekomen. Uw verslag is inmiddels binnen ons College van B&W besproken. Onderstaande reactie is besproken in de gemeenteraad van 29 juni Vooraf willen wij als college gezegd hebben dat wij content zijn met het verloop van het controleproces en dat wij al uw opmerkingen ter harte nemen. Uitkomsten jaarrekeningcontrole in detail Op basis van de door u uitgevoerde jaarrekeningcontrole komt u tot de navolgende constateringen en aanbevelingen. Bij elke aanbeveling die u doet, hebben we weergegeven hoe we met uw aanbeveling omgaan c.q. zijn omgegaan. *BARCODE* onderwerp Reactie op verslag van bevindingen datum Leerdam, 18 mei 2017 behandeld door L. de Wildt t uw kenmerk Accountantsverslag 2016 uw brief ons kenmerk Z / CONCEPT Bijlage(n) Pagina 1/5 Bij de controle heeft u een goedkeuringstolerantie voor fouten van 1% ( ), voor onzekerheden van 3% ( ) en een rapporteringstolerantie van gehanteerd. a) Uw constatering: Programma 6 De overschrijding van de kosten wordt grotendeels veroorzaakt door de lasten van de frictiekosten ( ). Bij de begroting is uitgegaan dat dit als vordering op het Rijk kon worden opgenomen in de balans. Dit is niet in overeenstemming met de BBV. Naar aanleiding van een consultatie vanuit de commissie BBV is dit nogmaals bevestigd. Hierdoor zijn deze uitgaven alsnog in de jaarrekening als lasten verantwoord waarbij de begroting op dat moment niet meer aangepast kon worden. De uitgaven passen wel binnen het totale budget dat beschikbaar is gesteld. Bankrelatie BNG Bank, IBAN nr. NL 40 BNGH BIC nr. BNGHNL2G KvK nr BTW nr B.04

2 Reactie college: In 2017 zal de begrotingswijziging meegenomen worden bij de verwerking van de 1 e voortgangsrapportage. b) Uw constatering: Het resultaat voor bestemming bedraagt positief terwijl in de aangepaste begroting 2016 was uitgegaan van een negatief saldo van De afwijking wordt veroorzaakt door meerdere zaken waarbij de WMO een opvallende afwijking betreft. De eerste twee jaar heeft voor de gemeente in het teken gestaan van het goed inregelen van de decentralisaties en zorgen voor doorlopende dienstverlening aan burgers. Nu wordt het van belang om bij de P&C producten meer aandacht te besteden aan de prognose van de te verwachten lasten om afwijkingen eerder inzichtelijk te hebben. Reactie college: De ambtelijke organisatie is momenteel gestart met een verbeterslag op de beoordeling van de prognose van de te verwachten lasten en baten. Uitvoerend betekent dit dat budgetgesprekken en financiële voorlichting organisatiebreed toegepast gaan worden. c) Uw constatering: Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat één zorgleverancier de productieverantwoording inclusief controleverklaring niet heeft verstrekt aan de gemeente Leerdam. Door deze zorgleverancier is aangegeven dat de accountant niet in staat is te toetsen of de afspraak schoon en leefbaar huis nagekomen is, omdat hier geen harde, toetsbare norm voor is opgesteld. Op basis van de controle achten wij het aannemelijk dat de prestatie (in uren) wel geleverd is door de zorgleverancier, derhalve is sprake van een formele onrechtmatigheid. Wij begrepen dat de organisatie op dit moment bezig is om de contracten te wijzigen. Wij adviseren om zorg te dragen dat de afspraken die in het contract worden opgenomen toetsbaar zijn. Reactie college: Gedurende 2016 zijn er meer toetsbare afspraken met Tzorg gemaakt. d) Uw constatering: De belangrijkste onzekerheid ziet op de Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB). De SVB heeft over 2016 een afkeurende verklaring bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en WMO ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De uitvoeringsorganisatie heeft om die reden zelfstandig onderzocht of de kosten getrouw en rechtmatig verantwoord zijn. Uit deze controle komen geen bijzonderheden naar voren. Om die reden concluderen wij dat de kosten PGB getrouw en rechtmatig verantwoord zijn in de jaarrekening 2016 van de gemeente Leerdam. Reactie college: In 2017 zal de ambtelijke organisatie tijdens de interim-controle in overleg met de accountant bepalen hoe we de onzekerheid van de SVB in een vroegtijdig stadium kunnen beperken. e) Uw constatering: Binnen het project Broekgraaf wordt rekening gehouden met onvoorziene kosten van 5% over de totale kosten bouwrijp en woonrijp maken. In de geactualiseerde grondexploitatie resulteert dit in een prognose van voor onvoorziene kosten. Dit is in de exploitatie opgenomen als nog te verwachten kosten. Doordat een deel van de werkzaamheden woonrijp en bouwrijp maken al uitgevoerd zijn is het percentage onvoorzien per 31 december ,1% over de verwachte kosten bouwrijp en woonrijp maken. Wanneer in de exploitatie gerekend wordt met 5% over de verwachte kosten van bouwrijp en woonrijp zou de post onvoorzien lager uitkomen. Ultimo 2016 is het verwachte resultaat op Broekgraaf negatief. Voor deze omvang is een voorziening verantwoord in de jaarrekening. Het percentage dat gebruikt wordt voor het berekenen van onvoorziene kosten is een percentage dat gebruikelijk is bij de

3 raming van grondexploitaties, om die reden kunnen wij ons vinden in de waardering van Broekgraaf in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het geraamde bedrag onvoorzien niet specifiek onderbouwd kan worden. Wij adviseren u om na te gaan of het reëel is om een percentage onvoorzien te berekenen over de kosten woonrijp en bouwrijp maken die al gerealiseerd zijn. Reactie college: Bij de eerstvolgende bijstelling van de grondexploitatie Broekgraaf bij de jaarrekening 2017 zullen we geen percentage onvoorzien meer berekenen over de al gerealiseerde kosten. f) Uw constatering: De Commissie BBV heeft in 2016 een notitie uitgebracht waarin aangegeven is dat winst op grondexploitaties genomen moeten worden op het moment dat met zekerheid geconcludeerd kan worden dat het project winstgevend is. De winst moet genomen worden naar rato van de voortgang. Na aanleiding van onze controle zijn de reeds gerealiseerde winsten in de exploitatie verantwoord. Om die reden leidt dit voor de jaarrekeningcontrole 2016 niet tot constateringen die gevolgen hebben voor de verklaring. Wij adviseren u om de uitgangspunten voor winstneming te bepalen en deze beleidsregels te wijzigen in de het grondbeleid. Reactie college: De nota grondbeleid zal geactualiseerd en geharmoniseerd worden in Vijfheerenlanden verband. De eerst stappen zijn reeds gezet en men verwacht in 2017/2018 de harmonisatie omtrent de nota af te ronden. g) Uw constatering: Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat afgesloten projecten nog niet juist in de financiële administratie verwerkt waren. Hierdoor was het resultaat van het reeds afgesloten project nog niet verwerkt in de administratie. Wij adviseren u tijdig vast te stellen dat alle besluiten op een juiste manier verwerkt zijn in de financiële administratie. In de jaarrekening 2016 zijn de afgesloten projecten alsnog in de exploitatie verantwoord, derhalve heeft deze constatering geen gevolgen voor de verklaring. Reactie college: Vanwege dit incident zal de verwerking van besluiten extra aandacht ontvangen in 2017 en opvolgende jaren. Interne beheersingsmaatregelen zullen hierbij een rol gaan spelen. h) Uw constatering: Tot 1 juli 2016 viel inhuur van medewerkers onder de 2B diensten van de Europese aanbestedingswet. Vanaf 1 juli 2016 is dit veranderd en moet bij het aangaan van een inhuurcontract de Europese wet- en regelgeving worden nageleefd. Tijdens de controle op de naleving van de Europese aanbestedingswet hebben wij geconstateerd dat de gemeente diverse inhuurcontracten heeft die regelmatig worden verlengd. Vanwege wijzigingen in de wet- en regelgeving is deze verlenging niet meer altijd toegestaan. Vanuit de controle blijkt dat in 2016 nog geen sprake is van een onrechtmatigheid, derhalve heeft deze contratering geen gevolgen voor ons oordeel. Wij adviseren om bij het aangaan van nieuwe inhuurcontracten of verlenging van contracten na te gaan of een Europese aanbesteding van toepassing is. Reactie college: In 2017 zal extracomptabel een overzicht verschaft worden waarin de hoogte van een bepaald contract en of verlenging vergeleken kan worden met de Europese aanbestedingsnorm. Bij een verwachte overschrijding van deze grens zal contact worden gezocht met IBMN omtrent de vervolgstappen.

4 i) Uw constatering: Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat niet alle kredieten (budget) juist in de financiële administratie geregistreerd zijn. Hierdoor is het lastig om vast te stellen of een krediet overschreden (gaat) worden omdat uit het financieel systeem geen betrouwbare lijst kan worden gegenereerd. Bovendien is het verplicht om de kredietoverschrijdingen te rapporteren in de jaarrekening. Wij adviseren u om periodiek vast te stellen dat kredieten juist in de financiële administratie zijn verwerkt zodat (wanneer nodig) tijdig aanvullend krediet kan worden aangevraagd bij de Raad. Reactie college: In 2017 zal er een herstelactie plaatsvinden. Vervolgens zal er ook periodiek gecontroleerd worden of de registratie van kredieten correct verloopt. j) Uw constatering: Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat de verbijzonderde interne controle (VIC) wordt uitgevoerd op aangeven van de accountant. Hierdoor worden de werkzaamheden die betrekking hebben op de VIC grotendeels uitgevoerd na afloop van het boekjaar. Daardoor wordt vaak pas achteraf vastgesteld of de gemeente Leerdam voldaan heeft aan alle interne en externe wet- en regelgeving. Wij adviseren u om VIC werkzaamheden gedurende het jaar te intensiveren, zodat eventuele omissies tijdig worden geconstateerd en (indien mogelijk) nog gecorrigeerd kunnen worden. Wij adviseren u hierbij gebruik te maken van een geactualiseerd IC plan waarin is aangegeven op welke wijze de VIC vormgegeven wordt. Reactie college: De gemeente Leerdam zet momenteel de eerste stappen in het optimaliseren van de IC werkzaamheden. Met het oog op de harmonisatie zullen Zederik en Vianen ook betrokken worden in het verbeteringsproces. k) Uw constatering: Vaststellen prestatieleveringen zorg in natura> De gemeente heeft er in 2016 voor gekozen om te steunen op productieverantwoordingen van de zorgleveranciers. Met uitzondering van de constatering die vermeld is in hoofdstuk 5, heeft de gemeente de prestatie op deze wijze voldoende kunnen vaststellen. Wij adviseren om in de processen van de eigen organisatie te waarborgen dat de prestatielevering kan worden vastgesteld, zodat de gemeente niet afhankelijk is van derden. Reactie college: Gelijktijdig met het verbeterproces omtrent de IC zal bovenstaand punt ook besproken worden in samenspraak met Zederik en Vianen. l) Uw constatering: Wij hebben, voor zover noodzakelijk voor onze controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking beoordeeld en hierbij zijn de hierna vermelde bijzonderheden geconstateerd. Wij hebben geconstateerd dat de logische toegangsbeveiliging ten aanzien van het netwerk verbetering behoeft. Zowel ten aanzien van de restricties aan de wachtwoorden om toegang te verkrijgen tot het netwerk als het beperken van het aantal niet-persoonsgebonden user-accounts, zijn verbeteringen aanbevolen. Reactie college: de aanbevelingen zullen aan ICT-GLZ overhandigd worden. Ter afsluiting Als afsluiting van onze reactie op uw verslag van bevindingen benadrukken wij ingenomen te zijn met uw kritische houding en uw eigen onafhankelijke opstelling. Ook de wijze van meedenken in de vorm van adviezen voor de toekomst stellen wij zeer op de prijs. Wij hebben gehoor gegeven aan de door u gedane aanbevelingen. De meeste zijn gelijk verwerkt in de definitieve jaarstukken De andere aanbevelingen worden in 2017 opgepakt. Hierbij

5 hanteren we het uitgangspunt dat de nog resterende aanbevelingen vóór de interimcontrole 2017 zijn opgepakt. Over de voortgang wordt u op de hoogte gehouden. Wij danken u voor de plezierige samenwerking. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Leerdam, de gemeentesecretaris, de burgemeester, dhr. L.J.C. Huberts dhr. T.P.J. Bruinsma