Whitepaper deel 2 van een tweeluik over thuiswerken

Transcriptie

1 Whitepaper deel 2 van een tweeluik over thuiswerken Hoe u thuiswerken kunt inzetten om kosten te verlagen en productiviteit te verhogen Een persoonlijk relaas van een ondernemer in thuiswerk Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 1 van 7

2 Hoe u thuiswerken kunt inzetten om kosten te verlagen en productiviteit te verhogen: een handvat voor implementatie van thuiswerken in organisaties deel 2 van een tweeluik over thuiswerken Door: Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny Achtergrond Als gevolg van ontwikkelingen op het gebied van ICT is de uitvoering van alles wat onder de noemer kantoorwerk valt (zowel kenniswerk als verwerkende, administratieve taken) onafhankelijk geworden van tijd en plaats. Als dat zo is, waarom gaan de meeste kantoorwerkers dan nog steeds iedere dag naar kantoor? Die vraag wil ik hier niet beantwoorden. Wat ik wel wil doen is managers inspireren en tot actie aanzetten om, ondanks hun weerstand, thuiswerken te zien als één van de keuzemogelijkheden als het gaat om het slimmer organiseren van werk en het verlagen of beheersen van kosten. Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: thuiswerken is een optie, geen must. Het is voor iedere manager een gemiste kans om thuiswerken a priori af te wijzen, doe er dus vooral uw voordeel mee. Job Carving: wanneer is thuiswerken productiever en efficiënter? Op basis van inmiddels ruim 13 jaar ervaring met de inzet van thuiswerkers die ik vanuit mijn bedrijf Moneypenny heb opgedaan, is een aantal specifieke toepassingsgebieden voor thuiswerk aan te wijzen dat bewezen leidt tot een hogere productiviteit en efficiëntie en lagere kosten dan bij werken op kantoor. Een uitstekend hulpmiddel om aan de slag te gaan met de toepassing van thuiswerken in uw organisatie is het principe van Job Carving. Met Job Carving worden de werkzaamheden en taken geanalyseerd en losgetrokken van functies die binnen een bepaalde werkstroom of proces bestaan. Te vaak worden binnen organisaties de bestaande functies als uitgangspunt genomen bij herontwerp van werkprocessen, maar mijn advies is om een niveau dieper te gaan door op taakniveau vast te stellen of het werk anders, slimmer en daarmee per saldo kosteneffectiever georganiseerd kan worden. Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 2 van 7

3 In onderstaand model laat ik zien dat er drie verschillende drijfveren kunnen zijn voor organisaties om thuiswerken toe te passen. Daarbinnen zijn weer deelgebieden die het betreffende werkproces efficiënter kunnen maken. Hieronder volgt een nadere toelichting per deelgebied. Figuur 1: model voor identificeren gebieden waar thuiswerken voordelen biedt Optimaliseren van de capaciteitsplanning Het optimaliseren van de capaciteitsplanning is vaak iets dat direct of op zeer korte termijn veel kan opleveren in termen van kostenbesparing en verhoogde arbeidsproductiviteit. Opvangen van pieken/korte shifts Een vaak onderschatte, maar bijzonder interessante toepassing van thuiswerk uit het oogpunt van optimalisatie van capaciteitsplanning is de inzet van thuiswerkers voor de zeer tijdelijke opvang van pieken. Dit geldt vooral voor werk bij een contactcenter of helpdesk, waar uit het niets een ongeplande piek in het aanbod van werk kan ontstaan. Wat is er efficiënter dan het met een druk op de knop via sms, Twitter of ander medium oproepen van een aantal op de betreffende taken ingewerkte thuiswerkers om de piek op te vangen? Daarbij heeft u uiteraard altijd de keuze uit eigen of externe medewerkers. Het grote voordeel is dat de thuiswerkers geen reistijd hebben en dat zij vrijwel direct, zodra de behoefte ontstaat, ingezet kunnen worden. Ander voordeel is dat de shiftlengte een veel grotere range kent. Waar voor werken op kantoor doorgaans een shiftlengte van minimaal 4 uur geldt, kan dit voor thuiswerkers zo kort als een kwartier zijn. Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 3 van 7

4 Microtaken De reden dat ons concept van de Virtuele Assistent, de secretaresse op afstand, vanaf het begin goed aansloeg is omdat het organisaties en managers voordelen biedt om een kleine deeltijdwerker toch iedere dag ter beschikking te hebben. De gemiddelde manager heeft 5-8 uur per week aan secretariële ondersteuning nodig. Daarom ondersteunen secretaresses vaak meerdere managers om op die manier tot een baan van 3-5 dagen per week te komen. Echter, voor de kleine ondernemer loont het binnen de aloude 9-5 kantoorkaders niet snel om een secretaresse in te schakelen, omdat het bepaald niet efficiënt is om een secretaresse 4-5 dagen voor 1 uur per dag naar een kantoor te laten komen. Een thuiswerker daarentegen kan prima 1 uur per dag werken, want die heeft geen reistijd en kan het thuiswerk met andere taken thuis combineren. Vanzelfsprekend zijn er andere taakgebieden en werkzaamheden te bedenken waarvoor per week weinig inzet nodig is en die prima op afstand uitgevoerd kunnen worden. Ik noem dit microtaken, omdat het bijvoorbeeld kan gaan om het dagelijks afhandelen van een mailbox waar vragen en klachten binnenkomen, het op dagelijkse basis verwerken van orders of facturen, het plannen en regelen van reizen, webcare en social media en andere verwerkende taken. De term microtaken wordt vaak toegepast voor taken die nóg kleiner zijn dan de eerdergenoemde werkzaamheden. Het bekendste voorbeeld van een outsourcing-bedrijf dat gespecialiseerd is in de verwerking van microtaken is Mechanical Turk, onderdeel van Amazon.com. Concentratietaken Wat mij na al die jaren dat ik in het thuiswerkdomein actief ben nog het meest bevreemdt is dat werkgevers en managers hun ogen stelselmatig sluiten voor het feit dat de kantooromgeving de slechtst denkbare plek is om taken uit te voeren waarvoor een hoge mate van concentratie vereist is. Werken op kantoor betekent per definitie dat mensen regelmatig gestoord worden, zelfs als ze op kantoor (nog) een eigen kamer hebben. Werken op kantoor betekent: vergaderen, ad hoc-overleg plegen en collega s die te pas en te onpas binnenlopen. Goed voor de sociale contacten, prima voor het opdoen en gezamenlijk uitwerken van ideeën, maar funest voor het schrijven van een ingewikkelde notitie of het uitwerken van een plan. Mijn advies: stuur een medewerker vooral naar huis als er een concentratietaak uitgevoerd moet worden. De ervaring leert dat de meeste mensen thuis veel beter ongestoord kunnen werken dan op kantoor. Buiten kantoortijden en uitbreiding van dienstverlening Een voor de hand liggend domein dat zich goed voor thuiswerken leent is het werk dat buiten reguliere kantoortijden uitgevoerd moet worden. Zo hebben wij klanten die bijvoorbeeld zaken doen met het buitenland en waarvoor buiten de reguliere, Nederlandse kantoortijden met klanten gecommuniceerd moet worden. Dit geldt natuurlijk ook voor andere vormen van bereikbaarheidsdiensten, zoals een helpdesk, telefoonservice of hulpdienst. Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 4 van 7

5 De openstelling van het kantoor buiten de reguliere kantoortijden brengt relatief hoge kosten met zich mee. Immers, alle faciliteiten, zoals bewaking en energievoorziening die overdag beschikbaar moeten zijn voor alle medewerkers zullen ook in de avond- en nachturen aanwezig moeten zijn voor een zeer beperkte groep medewerkers. Bovendien gelden er wettelijke eisen waaraan voldaan moet worden, zoals het feit dat er altijd minimaal 2 medewerkers aanwezig moeten zijn en er daarbij ook op de manvrouwverhouding gelet moet worden (een man en een vrouw mogen niet alleen in het pand aanwezig zijn). Wanneer het werk prima vanuit het thuiskantoor verricht kan worden, is het niet alleen efficiënter en kosten effectiever om bepaalde werkzaamheden op afstand te laten uitvoeren, maar neemt het comfort voor de medewerker ook toe. Die hoeft immers het huis niet uit. Het zal daarom ook makkelijker zijn om medewerkers bereid te vinden de minder populaire avond- of nachtdienst voor hun rekening te nemen. Ik wil u in dit verband daarnaast uitdagen om creatief na te denken over mogelijkheden om op basis van dit principe de dienstverlening aan uw (interne) klanten te verbeteren of uit te breiden. Wat denkt u van een bankmedewerker die op een tijd dat het de consument uitkomt beschikbaar is voor een adviesgesprek via Skype, ook als dat s avonds om uur is? Zo zijn er talloze voorbeelden te bedenken van diensten die nu alleen tussen 9.00 en beschikbaar zijn, maar die met behulp van het thuiswerkprincipe en tegen lage kosten sterk uitgebreid kunnen worden. Strategische personeelsplanning Strategische personeelsplanning houdt in dat organisaties op basis van in- en externe factoren voor de langere termijn in kaart brengen wat voor type en aantallen personeel zij op langere termijn nodig zullen hebben. Op die manier kunnen ze tijdig inspelen op de behoefte aan krimp of uitbreiding van het personeelsbestand of de behoefte om bepaalde kennis op of af te bouwen. Opplussen van (kleine) deeltijdbanen Vanuit werkgeversperspectief is het heel slim om eigen medewerkers hun (kleine) deeltijdbanen op te laten plussen wanneer behoefte is aan uitbreiding. Werkgevers zitten vaak nog vast in het paradigma dat een deeltijdwerker bewust voor minder uren kiest omdat hij of zij het werk beter wil kunnen combineren met het privéleven. Echter, werkgevers beseffen vaak niet dat deeltijdwerk een hardnekkig overblijfsel is uit de tijd dat vaste kantoordagen en tijden de norm waren. Nu er qua techniek geen enkele belemmering meer is om de uitvoering van kantoorwerk naar het thuiskantoor te verplaatsen, ontstaan er ongekende mogelijkheden om eigen personeel nóg effectiever in te zetten. In plaats van een nieuwe functionaris te werven of tijdelijke krachten op kantoor in te zetten, met alle inwerk- en wervingskosten van dien, is het bij groei van de organisatie of bij pieken in de werkdruk de meest efficiënte oplossing om de inzet van eigen medewerkers door middel van thuiswerk te Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 5 van 7

6 optimaliseren. Eigen onderzoek in samenwerking met onderzoekers van de Radboud Universiteit Nijmegen wijst uit dat in deeltijd werkende vrouwen bereid zijn maar liefst 35% meer uren te maken, mits zij de keuze hebben waar en wanneer zij dat werk uitvoeren. Klik hier voor een ander Whitepaper dat wij over dit onderwerp publiceerden. Beschikbaar krijgen van schaarse kennis en expertise Onlangs was ik in de regio Eindhoven, waar veel hightechbedrijven gevestigd zijn. Bij het bedrijf waar ik was werd steen en been geklaagd over het feit dat het zo moeilijk is om hoog gekwalificeerd, technisch personeel te vinden. Maar wat men eigenlijk bedoelt is: het is in de regio lastig om de juiste mensen te vinden. Er waren gesprekken met concurrenten gaande over gezamenlijke wervingsacties en het delen van kennis. Ook was men begonnen aan een ingewikkeld recruteringsplan, waarbij buitenlandse werknemers benaderd worden om naar Nederland te verhuizen. Op zich mooie initiatieven, maar best ingewikkeld en kostbaar. Zoals gewoonlijk bestaat er in mijn optiek ook een thuiswerkoplossing voor dit vraagstuk. Het is het overwegen waard om een virtuele medewerker uit het buitenland of uit een andere regio in Nederland in te dienst nemen. In plaats van die medewerker te verplichten dagelijks naar kantoor te komen is het heel wel mogelijk om een maatwerkafspraak te maken die past bij de organisatie en bij het individu. In beide gevallen kan een vaste frequentie worden afgesproken van aanwezigheid op kantoor die, afhankelijk van de afstand en kosten die ermee gemoeid zijn, ingeregeld kan worden. Door het inzetten van online vergadertools kunnen mensen prima op afstand met elkaar communiceren. Een relevant praktijkvoorbeeld is bij een van mijn opdrachtgevers, een overheidsinstantie, gevestigd in Den Haag. Voor het uitwerken van openbare overleggen, dat in dit geval een heel specifieke vaardigheid vereist, waren onvoldoende gekwalificeerde medewerkers in de regio te vinden. Daarom heeft deze klant gekozen voor een thuiswerkoplossing. Wij hebben voor deze opdrachtgever een landelijke wervingsactie op touw gezet. Die geografische reikwijdte bleek wel toereikend om voldoende personeel te vinden. Tot op de dag van vandaag worden de overleggen digitaal opgenomen en op een server geplaatst, om vervolgens door thuiswerkers te worden uitgewerkt. Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 6 van 7

7 Duurzame inzetbaarheid Duurzame inzetbaarheid is, net als Het Nieuwe Werken, een containerbegrip geworden. Ik doel in dit verband op duurzame inzetbaarheid in de zin van het inzetten van doelgroepen op de arbeidsmarkt die niet naar kantoor kunnen of willen komen. Dit kan nuttig of noodzakelijk zijn in het geval van arbeidskrapte, maar het kan ook een bewuste strategie van een organisatie zijn om vanuit duurzaam of maatschappelijk ondernemen zich te willen richten op kansarmere doelgroepen op de arbeidsmarkt. Arbeidsparticipatie Specifieke doelgroepen in de arbeidsmarkt zijn om uiteenlopende redenen (tijdelijk) niet bereid of in staat om 40 uur per week naar kantoor te komen. Dit kan te maken hebben met de levensfase waarin iemand verkeert, maar kan ook te maken met persoonlijke omstandigheden. Vrouwen en ouderen zijn de meest bekende doelgroepen voor wie thuiswerk interessant kan zijn om arbeidsparticipatie te verkiezen boven niet werken. Bij fysieke beperkingen Er kunnen om uiteenlopende redenen fysieke beperkingen be- of ontstaan voor medewerkers om naar kantoor te komen. Deze kunnen variëren van een permanente fysieke beperking, tot tijdelijke arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk of operatie tot een andere verplichting, zoals de zorg voor een kind of mantelzorg. In al deze gevallen kan thuiswerk soelaas bieden om een medewerker toch (deels) productief te maken. Conclusie Toen ik in 2000 met mijn thuiswerkorganisatie Moneypenny begon, had ik er gelukkig geen rekening mee gehouden dat de brede acceptatie van thuiswerken als regulier onderdeel van kantoorwerk zo lang op zich zou laten wachten. Kritische succesfactor van mijn onderneming is vermoedelijk geweest dat ik er al snel achter kwam dat organisaties er de bedrijfseconomische voordelen van in moesten zien voordat ze er mee aan de slag zouden gaan. Ik hoop dat ik met deze whitepaper een bijdrage kan leveren aan de verdere groei van thuiswerken in ons land. Wat mij blijft motiveren is de ontelbare hoeveelheid mensen die door thuiswerken gelukkiger en daardoor productiever worden. En volgens mij is thuiswerken daarom een win-win voor zowel werkgevers als nemers. Mocht u na het lezen van deze whitepaper vrijblijvend willen sparren over de mogelijkheden van thuiswerken in uw organisatie, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. Ik ben bereikbaar via of marianne.sturman@moneypenny.nl. Deel 2 van een tweeluik over thuiswerken, 8 september 2013, pagina 7 van 7