Workshop Samenwerken en weerstand

Transcriptie

1 Workshop Samenwerken en weerstand Angela van Dongen , Driebergen 1

2 Samenwerken Samenwerken vindt plaats we met 1 of meerdere partijen. Het belangrijkste doel van samenwerken is dat je in gezamenlijkheid een doel bereikt. Een chinees gezegde zegt: Wil je snel doe het alleen, wil je ver doe het samen Ondanks dat we veel samenwerken, blijkt het soms toch lastig dit op een juiste en bevredigende manier te doen l Ervaring met een minder succesvolle samenwerking heeft iedereen wel. Zo n situatie waarin afstemming alleen maar tijd lijkt te kosten in plaats van op te leveren. Waarin verborgen agenda s een open samenwerking in de weg staan. Waarin je geen keuze hebt met wie je samenwerkt. Waarin het belang van de een niet te verenigen lijkt met het belang van de ander. Of waar iemand simpelweg anders te werk gaat dan je eigenlijk zou willen. Daaruit blijkt wel dat het inschakelen van een samenwerkingspartner niet altijd leidt tot de gewenste resultaten. Als een ander aan het werk gaat met iets wat jij belangrijk vindt, hoeft dat nog niet te betekenen dat het ook góed wordt gedaan. Het is soms lastig te vertrouwen op de aanpak van de ander. Dat maakt samenwerken in sommige gevallen spannend, complex of zelfs ineffectief. Werken in driehoeken is een manier om te sturen op wat je wilt bereiken, om invloed uit te oefenen en je te profileren op datgene wat je belangrijk vindt Angela van Dongen , Driebergen 2

3 Verantwoordelijke relaties creëren De driehoek is een denkwijze die helpt bij een situatie als hiervoor geschetst: iemand wil een resultaat boeken en heeft daar anderen voor nodig. Het model bestaat uit een kern (het te bereiken resultaat) en drie rollen: de initiator (I), de actor (A) en de ondersteuner (O). Alle drie werken zij samen om het gewenste resultaat (R) te bereiken Initiator Actor Ondersteuner De driehoek gaat uit van de gedachte dat samen- werking alleen tot de gewenste resultaten leidt als iedereen zich verbonden voelt aan dat resultaat. De filosofie daarachter is simpel en gebaseerd op wat we in de dagelijkse praktijk vaak zien gebeuren: iemand zet zich volledig in voor een resultaat als hij daar het belang van inziet. Iets belangrijk vinden is dus hét ingrediënt om verantwoordelijkheid te kunnen nemen. Dat zorgt voor de grootste inzet, de beste kwaliteit en optimaal gebruik van elkaars talenten. Degene die iets wil is de initiator. De initiator denkt na over wat er moet gebeuren om zijn ambitie te realiseren en wie hij daarbij nodig heeft. Denk aan het bestuurslid uit het praktijkvoorbeeld dat Zorg op Afstand wil introduceren. Die initiator kan dit niet alleen voor elkaar krijgen en zal dus een ander bereid moeten vinden om mee te werken aan het door hem gewenste resultaat. De manier om dat optimaal te organiseren, is door deze persoon te betrekken bij het belang en de uitwerking van het resultaat. Angela van Dongen , Driebergen 3

4 Deze tweede rol noemen we de actor. De actor is iemand die, in het licht van het resultaat, de ideale persoon is om het werk te klaren degene die goed is in het realiseren van datgene wat de initiator voor zich ziet. Als deze afstemming slaagt, is er een verantwoordelijke relatie ontstaan tussen I en A, waarin overeenstemming is over het belang van het resultaat en de rolverdeling. I stuurt en geeft focus, A realiseert en voert uit. Als we de samenwerking nu zouden laten bij de lijn tussen I en A, zou de actor niet sterk genoeg staan: hij staat er dan qua uitvoering alleen voor. Initiator en actor zoeken daarom naar hulp van een derde persoon, de ondersteuner. De ondersteuner is iemand die geïnteresseerd is in het vraagstuk waaraan I en A werken, en zich vooral wil inzetten om de actor te helpen zijn doelen waar te maken. De ondersteuner heeft iets in huis wat het voor de actor gemakkelijker maakt om te slagen. Het is iemand die voor de actor de nodige expertise op de juiste momenten kan inbrengen; of die expertise nu ligt op gebied van logistiek, projectcoördinatie, reactie of inhoud. Daarmee wordt de zogenaamde productieve relatie gebouwd: de lijn waarin een resultaat tot stand zal worden gebracht. Cruciaal bij deze stap is dat de actor zélf kiest wie zijn ondersteuner is en zelf (met of zonder initiator) het gesprek aangaat over de samenwerking. Het moet immers iemand zijn die de kwaliteiten in huis heeft om de actor in zijn werkproces te ondersteunen en verder te helpen. Meestal is dat een interne, voor de hand liggende partij, zoals het secretariaat of een coördinator. Soms is het zelfs zo dat daarin weinig te kiezen valt: je hebt gewoon samen te werken met de staf, of die ene expert of secretaresse. In andere gevallen kiest iemand liever voor een andere samenwerkingspartner, zoals een externe expert, coach of adviseur. Het is belangrijk dat de initiator en actor dit altijd met elkaar bespreken, zodat zij van elkaar begrijpen waar deze keuze vandaan komt. Kiest de actor voor een andere partij dan de vanzelfsprekende (interne) ondersteuner, dan is het in het kader van een goede verstandhouding slim dat te vertellen aan de interne partij. Angela van Dongen , Driebergen 4

5 Van weerstand tot Commitment Een van de belangrijkste oorzaken voor het niet slagen van een verandertraject, is dat er onvoldoende wordt om te gaan met weerstanden. Weerstanden kunnen het veranderingsproces vertragen, verstoren of minder effectief maken. En je kunt er niet aan ontkomen: bij iedere verandering treedt wel een vorm van weerstand op. Het is namelijk een natuurlijke reactie van mensen om in eerste instantie argwanend of negatief tegen veranderingen aan te kijken. Zeker wanneer ze het idee hebben dat een verandering wordt opgelegd. Mensen willen namelijk wel veranderen maar niet veranderd worden. Je kunt daarom maar het beste accepteren dat je bij ieder verbeter- of vernieuwingstraject te maken krijgt met weerstand. Het is ook niet iets negatiefs, maar juist een belangrijk signaal. Wanneer je deze signalen serieus neemt, kun je hier gericht op inspelen. Het is namelijk niet zo dat weerstand tegen veranderingen een karaktereigenschap is waar je geen invloed op uit kunt oefenen. Met specifieke verander strategieën - zoals een goede communicatie en het bieden van faciliteiten - kun je de weerstand verminderen en het commitment vergroten Door de ander mee te laten participeren vergroot je de betrokkenheid bij een verandertraject. Wanneer je er in slaagt commitment te krijgen, hoef je de ander niet meer aan te sporen mee te werken; de ander zijn dan zelf dragers geworden van de verandering. Roos van Leary Angela van Dongen , Driebergen 5

6 Horizontale as De horizontale as staat voor de relatie die iemand met een ander heeft. Zo bestaat er samen-gedrag of tegen-gedrag. Met samen wordt hier bedoeld dat iemand met de ander door één deur wil of kan. Er bestaat dan affiniteit met de ander. Samen betekent dus dat het gedrag van de mensen is gericht op acceptatie van elkaar. Veelal op basis van wederzijds respect. Met tegen wordt hier bedoeld dat iemand niet echt met de ander door één deur wil of kan. Er bestaat dan vijandigheid naar de ander. Tegen betekent dus dat het gedrag van de mensen is gericht op andere belangen dan acceptatie. Soms zelfs volledig tegengesteld aan de opstelling die iemand tegenover een ander heeft. Zo bestaat er boven-gedrag en onder-gedrag. Verticale as Angela van Dongen , Driebergen 6

7 Met boven wordt hier bedoeld dat iemand dominant gedrag vertoont naar de ander. Iemand beschouwt zich op dat moment als meerdere van de ander. Boven betekent dus dat het gedrag van de mensen is gericht op veel invloed ten opzichte van de ander. Met onder wordt hier bedoeld dat iemand onderdanig gedrag vertoont naar de ander. Iemand beschouwt zich op dat moment als ondergeschikte van de ander. Onder betekent dus dat het gedrag nauwelijks of niet is gericht op veel invloed ten opzichte van de ander. Gedragingen De uitwerking van samen-gedrag, tegen-gedrag, boven-gedrag en onder-gedrag is grofweg als volgt te omschrijven. Een samen-gedragspatroon uit zich in verantwoordelijk, behulpzaam, respecterend, dankbaar en samenwerkingsgezind gedrag. Een tegen-gedragspatroon uit zich in onafhankelijk, wantrouwend, standvastig, kritisch en twijfelzuchtig gedrag. Een boven-gedragspatroon uit zich in actief, initiërend, beïnvloedend, beheersend en motiverend gedrag. Een onder-gedragspatroon uit zich in passief, afhankelijk, onderdanig, conformerend en bescheiden gedrag. Leary wilde de twee assen qua gedrag met elkaar combineren om verschillend soort gedrag te kunnen onderscheiden. Vandaar dat hij de assen in een cirkel over elkaar legde. Zo ontstond er een kruis in een cirkel; een beginnende roos. Deze roos kende dus vier vlakken. Elk vlak representeerde een gedrag: het vak rechts-boven staat voor leiden het vak rechts-onder staat voor volgen het vak links-boven staat voor aanvallen het vak links-onder staat voor verdedigen Angela van Dongen , Driebergen 7

8 Om een genuanceerder beeld te creëren omtrent verschillende gedragingen, besloot Leary om elk vak te splitsen. Hierdoor ontstonden er acht verschillende basisgedragingen. Hieronder de onderverdeling: het vak rechts en helemaal boven staat voor leidend gedrag het vak rechts in het midden (maar wel boven) staat voor helpend gedrag het vak rechts in het midden (maar wel onder) staat voor meewerkend gedrag het vak rechts en helemaal onder staat voor volgend gedrag het vak links en helemaal boven staat voor concurrerend gedrag het vak links in het midden (maar wel boven) staat voor aanvallend gedrag het vak links in het midden (maar wel onder) staat voor opstandig gedrag het vak links en helemaal onder staat voor teruggetrokken gedrag Het principe Leary ontdekte dat samen, tegen, boven en onder in relatie stonden tot elkaar. En wel op de volgende manier: Samen-gedrag roept samen-gedrag op (symmetrische werking). Tegen-gedrag roept tegen-gedrag op (symmetrische werking). Boven-gedrag roept onder-gedrag op (complementaire werking). Onder-gedrag roept boven-gedrag op (complementaire werking). Met andere woorden: Als mensen samen-gedrag vertonen, dan roepen ze samen-gedrag bij de ander op (voorbeeld: helpend gedrag roept meewerkend gedrag op). Als mensen tegen-gedrag vertonen, dan roepen ze tegen-gedrag bij de ander op (voorbeeld: aanvallend gedrag roept opstandig gedrag op). Als mensen boven-gedrag vertonen, dan roepen ze onder-gedrag bij de ander op (voorbeeld: concurrerend gedrag roept teruggetrokken gedrag op). Als mensen onder-gedrag vertonen, dan roepen ze boven-gedrag bij de ander op (voorbeeld: volgend gedrag roept leidend gedrag op). Angela van Dongen , Driebergen 8