J ARVERSLA G 20 VERSLA

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2011 Wat SURFMARKET realiseerde in 2011

2 INHOUDsopgave Wat SURFMARKET realiseerde in Voorwoord 3 2 Aanbesteden 5 3 Innovatie 8 4 Het Nieuwe Samenwerken 11 5 Teams in Beeld Software Content Corporate Services ICT Finance en HR 19 6 Samenwerking 20 7 Financiën Toelichting op de jaarcijfers Balans Winst- en Verliesrekening 24 De verschillende SURF-organisaties presenteren hun belangrijkste, gezamenlijke resultaten van 2011 in een online jaarbeeld. Daar zijn ook de jaarverslagen van SURF en SURFnet te vinden. 2 SURFmarket Jaarverslag 2011 SURFmarket bv Utrecht Uitgave: SURFmarket bv Kenmerk: SDN

3 1 VOORWOORD SURFmarket maakt deel uit van SURF, waarin Nederlandse universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen nationaal en internationaal samenwerken aan innovatieve ICT-voorzieningen. SURF bestaat uit een aantal werkmaatschappijen met een eigen aandachtsterrein: SURFnet, SURFmarket en SURFshare. > 3

4 > SURFmarket voorziet het hoger onderwijs en onderzoek en hun eindgebruikers tegen aantrekkelijke voorwaarden van kwaliteitsproducten en -diensten op het brede terrein van ICT. Door inkoop (meestal door het verzorgen van aanbestedingen) en bemiddeling komt een aanbod tot stand met speciale voorwaarden voor de specifieke onderwijsdoelgroep. SURFmarket faciliteert vervolgens het afsluiten en afrekenen van licenties en de distributie van en toegang tot de betreffende software, content, ICT-diensten en hardware. De afgelopen jaren werd de agenda van SURFmarket voornamelijk bepaald door grote verandertrajecten. SURFmarket maakte de overgang van een bemiddelingsnaar een inkooporganisatie en faciliteert nu aanbestedingen voor de instellingen. Ook werd in de organisatie een variant geïntroduceerd van Het Nieuwe Werken: Het Nieuwe Samenwerken. Maar bovenal stond het project Licentiemodellen Next Generation (LMNG) op de agenda. Het ontwikkelen en realiseren van een volledig vernieuwde licentieomgeving heeft veel aandacht en energie van SURFmarket gevraagd. Het zwaartepunt hiervan lag in In 2012 gaat LMNG zijn vruchten afwerpen. Dan kunnen instellingen, aanbieders en natuurlijk SURFmarket (eindelijk) het resultaat van alle inspanningen oogsten. Met de introductie van de nieuwe licentieomgeving is SURFmarket inmiddels, van eerst bemiddelings- en later inkooporganisatie, geëvolueerd naar een ICT-marktplaats: een plek waar partijen en individuen bij elkaar komen om producten aan te bieden, af te nemen en te gebruiken. Omdat SURFmarket zich daarnaast sterker als onderdeel van SURF wil profileren, wordt een internationaal bruikbare naam steeds noodzakelijker. Daarom draagt SURFdiensten vanaf maart 2012 de naam SURFmarket De contractwaarde voor Software kwam in 2011 uit op 21,7 mln (2010: 20,3 mln) (exclusief die van de partnerorganisaties SLBdiensten en APS IT-diensten). Voor Content bedroeg de contractwaarde 37,3 mln (2010: 29,3 mln). De webwinkel SURFspot.nl draaide iets minder goed dan topjaar 2010, zowel wat betreft omzet (2011: 3,7 mln; 2010: 4,1 mln) als afzet (2011: producten; 2010: producten). Dit jaarverslag beschrijft de belangrijkste activiteiten en resultaten van SURFmarket in In de eerste 3 hoofdstukken wordt gerapporteerd over de thema s Aanbesteden, Innovatie (met name het project Licentiemodellen Next Generation) en Het Nieuwe Samenwerken. Vervolgens wordt er ingegaan op de activiteiten en resultaten per team. Ook is er een hoofdstuk gewijd aan het onderwerp Samenwerking. Het laatste hoofdstuk bevat een presentatie van de jaarcijfers. Op 21 maart 2011 bestond SURFmarket precies 20 jaar. Er is op passende wijze aandacht besteed aan het jubileum. Het is met het personeel gevierd in Dublin. Voor externe relaties is een feestelijke bijeenkomst georganiseerd. 4

5 2 aanbesteden SURFmarket opereert sinds 2010 als aanbestedende dienst. Dat houdt in dat SURFmarket voor een jaarlijks vast te stellen kernpakket namens de bij SURF aangesloten instellingen als inkoop- en dus als aanbestedingsorganisatie fungeert. Aanvullend op dit kernpakket kunnen instellingen meedoen aan optionele aanbestedingstrajecten. De afgelopen jaren zijn succesvolle trajecten uitgevoerd op het gebied van hardware, te weten LaPAS (2009, Landelijk Project Aanbesteding Serverapparatuur) en LaPAN (2011, Netwerkcomponenten). > 5 Fotobijschrift

6 > Er is een klankbordgroep die SURFmarket op het gebied van aanbesteden adviseert. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van CvDUR (Coördinatie Vergadering Directies Universitaire Rekencentra), COMIT (ICTdirecteuren van HBO-instellingen), UPI (Universitair Platform Inkoop) en HIP (Hogeschool Inkoop Platform). SURFmarket besloot, met positief advies van de klankbordgroep, eind 2010 om de aanbesteding van het softwaredeel van het kernpakket in de praktijk te gaan brengen door middel van de inrichting van een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). De samenstelling van het kernpakket was in 2011 nagenoeg gelijk aan die van Het kernpakket werd uitgebreid met juridisch contractbeheer. Naast administratieve en financiële taken op het gebied van contracten behoren nu ook juridische taken tot de verantwoordelijkheid van SURFmarket. De klankbordgroep is in 2011 viermaal bijeen geweest en heeft SURFmarket geadviseerd op het gebied van aanbesteden, onder andere ten aanzien van het in gebruik nemen van het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) voor standaardsoftware in april Het systeem ondersteunt het proces om te komen tot rechtsgeldige bemiddelingsovereenkomsten. Instellingen die de aanbestedingsgrens overschrijden, kunnen binnen het aankoopsysteem een offerteverzoek doen. Dat proces wordt door SURFmarket ondersteund. Eind 2011 waren de meeste (bestaande) aanbieders met contracten boven de aanbestedingsgrens in het aankoopsysteem opgenomen. Hun bemiddelingsovereenkomsten moesten daarvoor worden vernieuwd, wat bij niet-europese aanbieders complex bleek. Het streven is in 2012 tot volledige dekking, dus van alle bemiddelingsovereenkomsten, in het aankoopsysteem te komen. Eind 2011 is een aanbestedingstraject gepubliceerd voor DocSharing als opvolging van SURFgroepen (de eerste generatie online samenwerkingsomgeving van SURFnet). Omdat bij clouddiensten de aanbieders niet altijd de rechthebbenden zijn, is besloten hiervoor een tweede DAS in te richten. Aanvullend op het kernpakket kunnen instellingen gebruik maken van optionele aanbestedingstrajecten, bijvoorbeeld voor hardware of ICT-diensten. In 2011 is zo'n Europees traject succesvol uitgevoerd voor actieve netwerkcomponenten (LaPAN: Landelijk Project Aanbesteding Netwerkcomponenten). Hieraan namen zes universiteiten deel. Het doel was een raamovereenkomst te sluiten op basis waarvan instellingen netwerkcomponenten kunnen aanschaffen voor zowel vaste als draadloze omgevingen. De aanbesteding werd gewonnen door netwerkspecialist Vosko Networking. Voorts is een aanbestedingstraject voorbereid op het gebied van audiovisuele apparatuur (LaPAAV). Deze aanbesteding zal begin 2012 worden gepubliceerd. De pogingen van SURFmarket ook hogescholen in optionele aanbestedingstrajecten te laten participeren zijn in 2011 niet succesvol geweest. 6

7 Samen de schouders eronder In 2009 hebben alle universiteiten en hogescholen een overeenkomst getekend met SURF, waardoor SURFmarket sinds 2010 voor hen als aanbestedende dienst opereert. Dat heeft voor zowel SURFmarket als voor de instellingen veel veranderingen teweeggebracht. De rol van SURFmarket wijzigde van een makelaar tussen leveranciers en instellingen naar een partij die namens de instellingen inkoopt en aanbestedingen verzorgt. Bij zo'n koerswijziging komt heel wat kijken. Praktische zaken, zoals een systeem dat de behoeften bij de instellingen in kaart brengt en die in de markt uitzet. Op het gebied van software is daarvoor in 2011 het DAS Europees aanbesteed. Vanuit de klankbordgroep hebben we kritisch meegekeken of dit systeem aan de behoeften van de instellingen voldoet. Maar er is ook een cultuurverandering voor nodig. Daarnaast is een adequate informatievoorziening en goede communicatie met de instellingen vereist. Tot een paar jaar geleden had SURFmarket op een geheel andere wijze met hen te maken. Die communicatie heeft SURFmarket onderschat, heb ik gemerkt. Het is een hele opgave om handen en voeten te geven aan een aanbesteding, de verwachtingen bij de instellingen te managen en de nieuwe werkwijze in te regelen. We moeten nog aan elkaar wennen. Ondanks dat ben ik ervan overtuigd dat het allemaal gaat lukken, als we er samen de schouders onder zetten en elkaar helpen. 7 Wiebe Plenter, Hoofd Inkoop Universiteit Leiden, lid van de klankbordgroep Europees Aanbesteden Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)

8 3 innovatie Om aan te sluiten op de behoeften bij instellingen en trends bij aanbieders, startte SURFmarket in 2010 de implementatiefase van het project Licentiemodellen Next Generation (LMNG) als onderdeel van het Innovatieplan e-services Daarmee werd begonnen aan de daadwerkelijke bouw van een compleet nieuwe licentieomgeving. Instellingen vragen om flexibiliteit en maatwerk: zij willen kunnen afrekenen op basis van groeps en individueel gebruik en bijvoorbeeld per gebruiker per tijdseenheid. De nieuwe licentieomgeving ondersteunt flexibiliteit maximaal, bijvoorbeeld door kortere looptijden van de bemiddelingsovereenkomsten. Ook faciliteert de omgeving nieuwe gebruiks- en afrekenmodellen, zoals het achteraf op basis van daadwerkelijk gebruik afrekenen van clouddiensten. > 8

9 > Instellingen krijgen online tools aangeboden om binnen het licentieaanbod goed te kunnen zoeken en rekenen. Via een winkelmand kunnen zij eenvoudig licenties afsluiten en zij krijgen hun facturen digitaal aangeboden. Het systeem geeft daarnaast meldingen en verwijzingen wanneer instellingen rekening moeten houden met hun aanbestedingsplicht. Ook aanbieders krijgen een nieuwe omgeving met verbeterde selfservice-opties. Na een aanbestedingsprocedure begin 2010 is de bouw van het systeem gegund aan Winvision. Begin 2012 levert SURFmarket de eerste versie op. 9 Begin 2011 bleek het project LMNG zowel in tijd als budget uit te lopen en bestond er onzekerheid of de technische en functionele kwaliteit kon worden gewaarborgd. Daarom werd besloten tot een onafhankelijke tussentijdse review door KPMG. Uit de review bleek dat de kwaliteit van het gebouwde voldeed, maar dat de complexiteit van de ontwikkeling was onderschat. Ook werd opgemerkt dat de gevolgde iteratieve (agile) ontwikkelmethodiek in deze situatie minder geschikt was. Als vervolg op de review is in augustus in opdracht van de Raad van Commissarissen een herijking van de business case uitgevoerd. Daarin werden de functionele, technische en financiële rechtvaardiging van het systeem opnieuw afgewogen. De belangrijkste conclusies luidden: De behoeften bij de instellingen en aanbieders rechtvaardigen de realisatie van een nieuw systeem; De huidige (oude) CASD-applicatie vormt een groot risico voor de bedrijfsvoering; Het nieuwe systeem maakt besparingen mogelijk op aanbestedingstrajecten en op licentiekosten bij de instellingen, en zal leiden tot een toename in het aantal bemiddelingsen licentie-overeenkomsten. Dat alles bij een ongewijzigde tariefstructuur voor de instellingen. Op basis hiervan verleende de Raad van Commissarissen toestemming het systeem af te laten bouwen tot en met versie 1.1. Daarvoor is een fixed price afspraak gemaakt met Winvision. De introductie van LMNG (versie 1.0), die gepland stond voor het tweede kwartaal van 2011, werd hiermee uitgesteld naar begin Alle benodigde functionaliteit van het systeem is gerealiseerd in iteraties van steeds drie weken. Daarnaast is medio 2011 de nieuwe indeling en een nieuw design voor SURFmarket.nl vastgesteld. De laatste functionaliteit werd eind november opgeleverd. Diezelfde maand is gestart met het migreren van data uit het oude systeem naar het nieuwe. Eind 2011 is een begin gemaakt met het ketentesten. Gedurende de ontwikkeling heeft SURFmarket zich laten adviseren door een klankbordgroep met vertegenwoordigers van universiteiten, hogescholen en UMC s. SURFmarket heeft in de tweede helft van 2011 veel energie gestoken in het betrekken van zowel aanbieders als instellingen bij het nieuwe systeem en het geven van voorlichting. Er is een groot aantal demonstraties verzorgd, onder andere aan de licentiecontactpersonen en aan vertegenwoordigers van CvDUR en COMIT. In 2011 is ook gewerkt aan het Innovatieplan e-services In de eerste helft van het jaar is een visie ontwikkeld voor de toekomst van SURFspot.nl als distributieplatform voor software en content. Deze visie bleek onlosmakelijk verbonden met de ontwikkelingen op het gebied van de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext (bij SURFnet) en de licentieomgeving LMNG. In samenwerking met SURFnet werd daarom een proof-of-concept uitgewerkt en is de samenhang bepaald tussen SURFspot. nl, LMNG en SURFconext als innovatiedriehoek. Het lijkt haalbaar met deze drie systemen een ICT-infrastructuur te bieden waarmee instellingen en gebruikers flexibel en kosteneffectief van ICT-gebruik kunnen maken, met een duidelijke nadruk op online samenwerken. Daarbij stelt SURFspot.nl een online ICT-assortiment, inclusief clouddiensten, beschikbaar en zorgt zij voor de afrekening van het gebruik hiervan met studenten en medewerkers. LMNG doet dienst als de rechtenmachine (wie mag wat gebruiken) en biedt in een toekomstige versie licentiemodellen aan voor virtuele organisaties over instellingen heen (teams binnen SURFconext). Op de achtergrond vormt SURFconext de ondersteunende verbindingsinfrastructuur, die instellingen en leveranciers aan elkaar koppelt en instellingen op geauthenticeerde wijze toegang verleent tot een groot en relevant assortiment van clouddiensten. Door de uitloop van de werkzaamheden voor het project LMNG heeft SURFmarket medio 2011 haar activiteiten binnen het nieuwe innovatieprogramma on hold gezet. Vanwege de samenhang van de onderwerpen is besloten deze innovatieactiviteiten van SURFmarket met ingang van 2012 onder te brengen in het programma SURFworks van SURFnet.

10 Basis voor de toekomst Het project LMNG heeft de basis gelegd voor een toekomstvaste dienstverlening van SURFmarket. Het project heeft zijn up s en downs gehad, zonder wrijving geen glans, maar het resultaat mag er zijn. Ik ben blij dat ik een bijdrage heb mogen leveren aan dit complexe project en ben ervan overtuigd dat instellingen en aanbieders vanaf 2012 de vruchten hiervan zullen plukken. Ben Gorter, Projectleider LMNG 10

11 4 het nieuwe samenwerken SURFmarket startte in 2009 in Houten met de invoering van Het Nieuwe Werken. De mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken werd onder andere geïntroduceerd om efficiënt gebruik van kantoorruimte mogelijk te maken en om medewerkers mogelijkheden te bieden flexibeler om te gaan met werktijden. > 11

12 > In het nieuwe kantoor in Utrecht, dat in 2010 werd betrokken, zijn alle harde randvoorwaarden geschapen voor Het Nieuwe Werken. Vervolgens is begonnen aan een handboek dat ook de zachte randvoorwaarden beschrijft en heeft SURFmarket haar eigen variant op Het Nieuwe Werken geïntroduceerd: Het Nieuwe Samenwerken (HNS). Door middel van Het Nieuwe Samenwerken (HNS) wil SURFmarket haar organisatie resultaatgerichter, flexibeler en klantgerichter maken. Dit wil zij onder andere bereiken door een werkomgeving te creëren waarmee medewerkers efficiënt en plezierig hun werk kunnen doen, op een voor hun passende wijze, zodat zij optimaal kunnen functioneren. Daarbij staan openheid, transparantie en vertrouwen centraal. Ook wil SURFmarket haar kantoorruimte openstellen voor haar zakenrelaties en door goed gastheerschap ook de samenwerking met haar omgeving verbeteren. Dat bleek in 2011 zeer succesvol. Zowel instellingen als leveranciers maakten veel gebruik van vergaderruimtes van SURFmarket. Andere organisaties bezochten SURFmarket om te zien hoe HNS in de praktijk werkt. De werkgroep ontwikkelde in 2011 het Handboek HNS dat de randvoorwaarden bevat over zaken zoals plaats- en tijdonafhankelijk werken, werktijden en overwerk, urenverantwoording en work/life balance. Het handboek kwam tot stand in samenwerking met het Managementteam en de Personeelsvertegenwoordiging (PVT). De implementatie van het handboek vindt begin 2012 plaats. In een workshop met de hele organisatie in november is gesproken over de organisatieontwikkeling ten behoeve van HNS, zoals meer eigen verantwoordelijkheid en een andere aansturing. 12

13 Goede afspraken maken Het Nieuwe Samenwerken begon bij SURFmarket met het invullen van de harde randvoorwaarden: de juiste ICT-voorzieningen en de inrichting van het kantoor. Maar dat is niet genoeg. Het is ook belangrijk af te spreken hoe we omgaan met de mogelijkheden die Het Nieuwe Samenwerken biedt. Willen we dat ons kantoor 24 uur per dag geopend is? Wat zijn de huisregels over het gebruik van ver-gaderruimtes en andere faciliteiten? Kan er nog sprake zijn van overwerk als je je werktijden flexibel invult? Tegelijkertijd is het belangrijk dat we de balans tussen werk en privé bewaken. Over al dit soort onderwerpen moet je goede afspraken maken. De werkgroep HNS heeft daarvoor in 2011 drie hoofdthema s vastgesteld en beschreven welke afspraken of richtlijnen nodig zijn. In pizzasessies zijn die in goed overleg met het Managementteam en de Personeelsvertegenwoordiging besproken en waar nodig aangepast. Er zal misschien nog enige finetuning nodig zijn, maar de basis ligt er. De implementatie van de richtlijnen is een logische vervolgstap. Het Nieuwe Samenwerken vraagt om een bepaalde mindset en gedrag van zowel medewerkers als leidinggevenden. Daaraan gaan we in 2012 werken in de vorm van trainingen, maar ook in teamoverleggen, individuele gesprekken en tijdens de maandelijkse Meet&Greet-sessies (interne lunchbijeenkomst). 13 De werkgroep HNS, v.l.n.r. Jaspert van der Hout (namens MT), Romanda Lebbink (HR), John Janssen en Jan Mulder (namens PVT)

14 5 teams in beeld De organisatiestructuur bleef in 2011 ongewijzigd. Het gemiddeld aantal werkzame personen bij SURFmarket bedroeg 35,42 (2010: 31,85). Uitgedrukt in fte komt dat neer op gemiddeld 32,37 (2010: 31,10). In 2011 waren gemiddeld 19,8 fte extern personeel werkzaam (2010: 8,6 fte), voornamelijk als gevolg van inhuur van personeel ten behoeve van het project LMNG. > 14

15 MANAGEMENT TEAM CORPORATE SERVICES TEAM ICT werd met IBM een nieuwe bemiddelingsovereenkomst gesloten voor SPSS. Door de nieuwe structuur van de overeenkomst kunnen er in de toekomst eenvoudig andere IBM-producten en clouddiensten in worden opgenomen. Voor het eerst werd een bemiddelingsovereenkomst gesloten waarbij instellingen kunnen afrekenen naar daadwerkelijk gebruik. Het gaat om Liferay, een open source platform voor documentbeheer. 15 TEAM SOFTWARE TEAM CONTENT TEAM FINANCE & HR 5.1 Software Het Team Software is verantwoordelijk voor inkoop van software, ICT-diensten en hardware. SURFmarket stelt zich ten doel een assortiment te bieden dat tegemoet komt aan de concrete behoeften van de instellingen en dat past bij de digitale levensstijl van de student. In 2011 zijn 17 nieuwe of vernieuwde overeenkomsten afgesloten voor zowel software, hardware als diensten. Er werden 24 overeenkomsten beëindigd. In totaal waren er eind 2011 voor software, hardware of diensten 140 bemiddelingsovereenkomsten van kracht, met 115 ICT-aanbieders. De Consortiumovereenkomst met Microsoft werd vernieuwd voor een periode van drie jaar ( ). De overeenkomst met Google voor Google Apps werd vernieuwd en verbeterd, onder meer op het gebied van privacy. Eind 2011 De webwinkel SURFspot.nl draaide iets minder goed dan topjaar 2010, zowel wat betreft omzet (2011: 3,7 mln; 2010: 4,1 mln) als afzet (2011: producten; 2010: producten). Belangrijke oorzaak was het uitblijven van nieuwe releases van populaire producten. De (vrijwel) wekelijkse 24-uursaanbieding One Day Topper was (opnieuw) een succes. De webwinkel werd beter toegankelijk gemaakt door middel van betere artikelinformatie en installatievoorschriften. Het aantal instellingen dat is aangesloten op SURFspot.nl nam in 2011 toe van 124 naar 126. Een van de nieuw aangesloten instellingen was AMC Amsterdam. De mascotte Spotty leverde tijdens de feestelijke opening de eerste bestelling zelf af. In september is met SURFnet een gezamenlijk vendor management team ingericht. Dat team maakt afspraken met aanbieders van clouddiensten over het gebruik daarvan door de instellingen via de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext. Aanbieders hebben bij SURF nu één vast aanspreekpunt. Het vendor management team zorgt ervoor dat de clouddiensten van relevante aanbieders beschikbaar komen en dat het proces waarin ICT- en cloudaanbieders op SURFconext worden aangesloten, professioneel en snel verloopt. De samenwerking tussen SURFnet en SURFmarket heeft in 2011 de eerste vruchten afgeworpen en wordt in 2012 geïntensiveerd.

16 Aantal verkochte downloadproducten op SURFspot.nl per maand Afzet uitgesplitst naar aanbieder per jaar Statistische gegevens SURFmarket.nl 2011 Gemiddeld aantal unieke bezoekers SURFmarket.nl per maand: 721 Aantal nieuwsbrief abonnees: Aantal instellingen dat gebruik maakt van de dienstverlening van SURFmarket (peildatum ): Universiteiten 15 Hogescholen 39 Universitair Medische Centra 8 Onderzoeksinstellingen 69 Overige instellingen 265 Totaal 396 Aantal afgesloten licentieovereenkomsten (peildatum ) Aantal verkochte fysieke producten op SURFspot.nl per maand Afzet uitgesplitst naar aanbieder per jaar Universiteiten 853 Hogescholen 840 Universitair Medische Centra 08 Onderzoeksinstellingen 354 Overige instellingen Totaal Statistische gegevens SURFspot.nl 2011 Gemiddeld aantal pageviews per maand: Gemiddeld aantal unieke bezoekers per maand: Aantal nieuwsbrief abonnees: Aantal op SURFspot.nl aangesloten instellingen (peildatum ) Universiteiten 15 Hogescholen 35 Universitair Medische Centra 7 Onderzoeksinstellingen 26 Overige instellingen Totaal 126

17 Content Het Team Content is verantwoordelijk voor het acquireren, afsluiten en onderhouden van overeenkomsten met (wetenschappelijke) uitgevers. Dat doet het team in opdracht van UKB (het consortium van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek), SHB (het samenwerkingsverband van hogeschoolbibliotheken) en VOB/Bibliotheek.nl (de Vereniging van Openbare Bibliotheken). Er zijn eind (2010: 58) bemiddelingsovereenkomsten actief met 62 (2010: 53) uitgevers. In 2011 vonden onderhandelingen plaats met de drie grote wetenschappelijke uitgeverijen Sage, Wiley-Blackwell en Springer. Met deze uitgevers werd begin 2012 een akkoord bereikt over nieuwe meerjarige overeenkomsten. Inclusief deze drie Big Deals werden 12 bemiddelingsovereenkomsten verlengd. Er werd een nieuwe driejarige overeenkomst afgesloten met het Nederlands Normalisatie Instituut inzake de NEN-normen (NEN Connect), en een nieuwe driejarige overeenkomst met BioOne Online Journals. Het Team Content sloot eveneens een overeenkomst met een hostingleverancier voor de HBO Kennisbank, een door SURF ontwikkelde portal die onderzoeksresultaten en scripties uit de repositories van de aangesloten hogescholen verzamelt en aan de beroepspraktijk beschikbaar stelt. SURFmarket sloot deze overeenkomst af namens de deelnemende hogescholen voor de periode van een jaar, ingaand op 1 januari Eind 2011 waren 10 (2010: 7) uitgevers aangesloten op SURF-federatie. Door de aansluiting kunnen medewerkers en studenten in het hoger onderwijs en onderzoek bij deze contentaanbieders inloggen met de inloggegevens die zij van hun instelling ontvangen. Het is de bedoeling het aantal aansluitingen in 2012 te verdubbelen. Per 1 januari 2011 ging een nieuwe vierjarige dienstverleningsovereenkomst in met UKB. Eind 2011 kreeg SURFmarket voor de kwaliteit van haar dienstverlening van UKB een uitgesproken voldoende. De dienstverleningsovereenkomst met SHB is eveneens per 1 januari 2011 verlengd, in dit geval met één jaar. Dat alles in de verwachting om eind 2011 te komen tot een verlenging per 1 januari 2012 voor een periode van drie jaar, dus tot en met Eind 2011 werd duidelijk dat SHB alleen voor 2012 zou gaan verlengen, met een andere verdeling van vaste en variabele kosten. Met VOB/Bibliotheek. nl is de dienstverleningsovereenkomst eveneens met een jaar verlengd. Instellingen consulteren het Team Content steeds vaker over kwesties rondom auteursrechten en het hergebruik van wetenschappelijk materiaal, bijvoorbeeld in readers of elektronische leeromgevingen. Op verzoek van de vereniging van universiteiten VSNU werd SURFmarket betrokken bij gesprekken met Stichting PRO en het Nederlands Uitgeversverbond om hiervoor met ingang van 2013 een meerjarige regeling te treffen. Met SHB is een bijeenkomst georganiseerd over zogenaamde discovery layers, zoekschillen die het binnen de bibliotheken beschikbare aanbod doorzoekbaar moeten maken. Met bestaande aanbieders van discovery-oplossingen werd vooral gesproken over de wens om Nederlandstalige content te ontsluiten. Met educatieve uitgeverij ThiemeMeulenhoff zijn oriënterende gesprekken gevoerd over een pilot met op maat gemaakte lesstof, gericht op gebruik binnen PABO s. Deze pilot gaat in 2012 plaatsvinden. De flexibiliseringsmogelijkheden van LMNG maken het mogelijk lesstof per opleiding, voor een specifieke studentengroep of zelfs op individueel niveau aan te bieden.

18 18 Om expertise en kennis binnen het team op peil te houden werd in 2011 aan een aantal congressen en beurzen deelge nomen: de ICOLC-conferenties in Austin (Texas, USA) en Istanbul, Informatie aan Zee (Oostende, België) en de jaar lijkse studiedag van de NVB (Nederlandse Vereniging van Bibliotheekmedewerkers). Daarnaast werd in SURF-verband deelgenomen aan de jaarlijkse Educause-conferentie (Philadelphia, Pennsylvania, USA). 5.3 Corporate Services Het Team Corporate Services is verantwoordelijk voor diverse teamoverschrijdende activiteiten: Customer Advisory (het managen van de relaties met instellingen), Corporate en Interne Communicatie, Marketingcommunicatie, Officemanagement en Legal. Hoewel de introductie van LMNG werd uitgesteld naar 2012, is de communicatie over het systeem richting de (licentie) contactpersonen al in 2011 actief opgepakt. Een goede voorbereiding op de nieuwe licentieomgeving was een belangrijk aandachtspunt in 2011, evenals het goed informeren van de Klankbordgroep Aanbesteden en het inzetten van de klankbordgroep voor LMNG. In verband met de uitloop van LMNG werd het klantentevredenheidsonderzoek uitgesteld naar 2012, zodat de nieuwe manier van dienstverlening kan worden geëvalueerd. In november vond de jaarlijkse dag voor licentiecontactpersonen plaats. Deze werd drie keer georganiseerd: voor de universiteiten, de hogescholen en de UMC s. Daarbij stond het project LMNG centraal en konden licentiecontactpersonen vast kennis maken met de nieuwe omgeving. Het 20-jarige jubileum werd zowel in- als extern op gepaste wijze gevierd. Op het gebied van Corporate Communicatie werkt SURFmarket nauw met de andere dochterorganisaties van SURF samen om een gezamenlijk merk neer te zetten. Onderdeel daarvan is de naam SURFmarket die SURFdiensten per maart 2012 heeft aangenomen. In 2011 is daarnaast in SURFverband gewerkt aan vernieuwing van de webportal SURF.nl. Aan Dé Onderwijsdagen leverde SURFmarket ook in 2011 een bijdrage. Aanbieders van software en content waren aanwezig op het ontmoetingsplein, waar zij met bezoekers konden netwerken. SURFmarket heeft zich het gehele jaar ingezet om SURFspot. nl onder de aandacht te brengen van studenten en medewerkers. De SURFspot-mascotte Spotty werd succesvol ingezet tijdens de introductiedagen op de universiteiten en gedurende de Back2School-campagne. Met leveranciers Apple, Adobe en Microsoft is in het kader van SURFspot.nl intensief samengewerkt. In het kader van het programma Apple-on-Campus bezochten medewerkers van SURFmarket en Apple de instellingen om voorlichting te geven over de producten die zij leveren. De samenwerking met de communicatiemedewerkers bij de instellingen op het gebied van marketingacties is voortgezet. Er is voor hen een portal ingericht waar zij promotiemateriaal van SURFspot.nl kunnen downloaden, zoals banners en logo's. Er zijn twee bijeenkomsten gehouden. SURFspot.nl sponsorde een team medewerkers die meefietsten in de Alpe d HuZes, een wielerevenement waarbij de deelnemers de Alpe d'huez beklimmen om geld op te halen voor het Alpe d HuZesonderzoeksfonds bij KWF Kankerbestrijding.

19 MAN-VROUWVERHOUDING vrouw man 5.4 ICT Om efficiënt en effectief te kunnen werken is ICT voor een organisatie als SURFmarket van strategisch belang. Het Team ICT ondersteunt de core dienstverlening van SURFmarket en daarnaast de medewerkers met ICT-diensten. ZIEKTEVERZUIM (percentage) inclusief zwangerschapsverlof Voor Team ICT stond het grootste deel van 2011 in het licht van het project LMNG. De Team Manager was in de stuurgroep verantwoordelijk voor de bewaking van de technische aspecten rondom het project. Buiten het LMNG-project zijn aanpassingen gedaan aan het netwerk ten behoeve van de (toekomstige) ondersteuning van HNW. Daarnaast zijn er infrastructurele aanpassingen gedaan, die moeten leiden tot een betere ondersteuning en beheer van huidige en toekomstige ICT-diensten. LMNG is één van de diensten die direct van deze verbeteringen zal profiteren. Door de intensieve betrokkenheid van het Team ICT bij het project LMNG zijn andere projecten en trajecten uitgesteld of in een aangepaste vorm uitgevoerd. Deze zaken worden in 2012 na afronding van het project LMNG weer opgepakt. 5.5 Finance en HR Het Team Finance en HR is verantwoordelijk voor de afhandeling van alle financiële processen van SURFmarket, inclusief de periodieke rapportages aan het Managementteam en de Raad van Commissarissen. Onder HR vallen zaken als werving & selectie, HR-beleid & -advies, ontwikkeling & opleiding en arbo & welzijn 19 In 2011 is de inkomende factuurstroom van leveranciers, uitgevers en aanbieders volledig gedigitaliseerd. Datzelfde zal in 2012, met de introductie van LMNG, gebeuren met de uitgaande factuurstroom. Het personeelsdossier is verder gedigitaliseerd. Alle loonstroken, jaaropgaven en functioneringsgesprekken worden voortaan digitaal vastgelegd en verspreid.

20 6 samenwerking SURF en dus ook SURFmarket is een samenwerkingsorganisatie. SURF is immers opgericht door en voor de instellingen van hoger onderwijs en onderzoek. Die samenwerking uit zich op verschillende manieren en vindt plaats met zowel externe partijen als binnen de SURF-organisatie. > 20 Op het gebied van aanbesteding laat SURFmarket zich adviseren door een klankbordgroep. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van CvDUR (Coördinatie Vergadering Directies Universitaire Rekencentra), COMIT (ICT-directeuren van HBO-instellingen), UPI (Universitair Platform Inkoop) en HIP (Hogeschool Inkoop Platform). De acquisitie van Content en het afsluiten en onderhouden van overeenkomsten met aanbieders daarvan gebeurt in nauw overleg met en namens UKB (de koepelorganisatie van de bibliotheken in het universitair onderwijs), SHB (het samenwerkingsverband van hogeschoolbibliotheken) en VOB/Bibliotheek.nl (de Vereniging van Openbare Bibliotheken). Op het gebied van LMNG is SURFmarket door een Klankbordgroep terzijde gestaan, waarin vertegenwoordigers van universiteiten, hogescholen en UMC s.

21 Daarnaast vindt intensieve samenwerking plaats met aanbieders en met partners in de hele onderwijskolom. Eind 2011 zijn nieuwe partnerovereenkomsten voorbereid met de licentiepartners APS IT-diensten en SLBdiensten, die respectievelijk het primair en het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs bedienen. Met APS IT-diensten is daarnaast gesproken over verlenging van de overeenkomst die het gebruik van SURFspot.nl door leerlingen en ouders in het primair onderwijs mogelijk maakt. Naar verwachting zullen voornoemde overeenkomsten begin 2012 worden afgesloten. Ook de organisatieonderdelen van SURF slaan de handen ineen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Na een SURF-breed symposium Groene ICT voor de instellingen eind 2010 is in 2011 een projectgroep opgericht waaraan zowel SURFnet, SURF als SURFmarket deelnemen. Dat leidde tot een gezamenlijke website ( duurzaamheid) en een SURF-breed position statement. Er is een checklist gepubliceerd met groene inkoopcriteria en met en voor de instellingen is een Special Interest Group Groene ICT opgericht. Omdat steeds meer onderwijs- en onderzoeksinstellingen de mogelijkheden ontdekken van cloud computing richtte SURF in 2011 een SURF taskforce Cloud op, waaraan ook SURFmarket deelneemt ( Doel van de taskforce Cloud is om samen met de instellingen een SURF-cloudstrategie te formuleren en de cloud gezamenlijk te benutten. De taskforce Cloud stelde in 2011 een position paper op, waarin nut en noodzaak en de kansen en uitdagingen van cloud computing en clouddiensten uiteen werden gezet. Het document bevat daarnaast een aanzet tot een gemeenschappelijke cloudstrategie en een actieplan. De taskforce Cloud organiseerde in november een Bestuursberaad voor de bestuurders van hogescholen en universiteiten en in december een cloudberaad voor hun directeuren ICT en de CIO s. Instellingen zien de potentie van cloud computing en zijn enthousiast en bereid op dat vlak in SURFverband samen op te trekken. Het Algemeen Bestuur van SURF besloot in november om met een gezamenlijke strategie de cloud te omarmen. Om met aanbieders voortvarend afspraken te kunnen maken over het gebruik van hun clouddiensten door instellingen en hun gebruikers, hebben SURFmarket en SURFnet in september een gezamenlijk vendor management team opgericht. Aanbieders hebben bij SURF nu één vast aanspreekpunt. Het team zorgt ervoor dat de clouddiensten van relevante aanbieders beschikbaar komen en dat het proces waarin ICT- en cloudaanbieders op SURFconext worden aangesloten, professioneel en snel verloopt. De samenwerking met SURFnet is ook geïntensiveerd op het gebied van innovatie; zie Hoofstuk 3 Innovatie. Daarnaast is verdere samenwerking met SURFnet verkend op het gebied van accountmanagement. Deze samenwerking zal in 2012 verder vorm krijgen. SURFmarket werkt de andere SURF-organisatieonderdelen samen op het gebied van corporate communicatie, met als doel te komen tot een betere positionering van SURF en een gezamenlijk merk neer te zetten. In 2011 is een SURFsymposium georganiseerd om de visie en richting van de SURF-organisatie af te stemmen met de instellingen. 21

22 7 financiën 7.1 Toelichting op de jaarcijfers Het financiële jaar 2011 is afgesloten met een resultaat van na belastingen (= voor belastingen, begroot ), tegenover na belastingen in In het lagere resultaat ten opzichte van 2010 is begrepen een hoger bruto omzetresultaat (+ 0,24 mln), hogere personele kosten (- 0,25 mln), ongeveer gelijke materiële kosten (- 0,03 mln) en rentebaten (+ 0,01mln). 7.2 Balans Balans per 31 december 2011 > pagina Winst en verliesrekening Winst-en-verliesrekening over 2011 > pagina 24 Met ingang van 2011 is het tariefmodel van SURFmarket gewijzigd. Vanaf die datum geldt een uniform opslagtarief van 7% (2010: 10,5%). De verlaging van het variabele tarief is opbrengstenneutraal verdisconteerd in een verhoging van de vaste bijdrage in de Algemene dienstverleningsovereenkomst, de opvolger van het SURFmarket-abonnement. Andere redenenom de voorwaarden en tarieven aan te passen zijn de ontwikkeling van flexibele licentiemodellen en de aanbestedingsrol van SURFmarket. De omzet is in 2011 met bijna 3% gedaald ten opzichte van 2010 (verschil 0,2 mln). De omzet in het B2B-segment was 0,3 mln hoger dan 2010; in het B2C segment daalde de omzet daarentegen met bijna 0,5 mln. Ten aanzien van project LMNG (zie ook hoofdstuk 3) wordt opgemerkt dat in 2011 onder de personeelskosten een dotatie aan een voorziening verlieslatende contracten is verantwoord van In 2010 was, eveneens ten laste van de personeelskosten, reeds een dotatie aan deze voorziening gedaan van Ter dekking van de projectkosten was daarnaast een innovatiebijdrage van SURF van beschikbaar. De per saldo resterende projectkosten van zullen in 6 jaar worden afgeschreven ten laste van de exploitatie in 2012 en verder. De personele kosten zijn in ,2 mln hoger dan in Hierin is verdisconteerd de bovengenoemde eenmalige afwaardering voor het project LMNG (zowel in 2011 als in 2010). Halverwege 2011 is SURFspot.nl 2.0 volledig afgeschreven. 22

23 BALANS Balans per 31 december 2011 (voor resultaatbestemming) Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen: Debiteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Vorderingen op groepsmaatschappijen Belastinglatenties Overige vorderingen en overlopende activa Liquide Middelen Eigen vermogen Aandelenkapitaal Agio Wettelijke reserves Algemene Reserve Onverdeeld resultaat Voorzieningen Bron: jaarrekening 2011, voorzien van goedkeurende accountantsverklaring. Alle bedragen zijn vermeld in euro s. 23 Kortlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Schulden aan groepsmaatschappijen Overige schulden en overlopende passiva

24 WINST EN VERLIESREKENING Winst en verliesrekening over2011 Netto-omzet Kostprijs van de omzet Bedrijfsopbrengsten Personeelskosten Afschrijvingskosten Huisvestingskosten Kantoorkosten ICT onderhoud en beheer Communicatiekosten Overige kosten Som der bedrijfslasten Bedrijfsresultaat Rentebaten en soortgelijke Rentelasten en soortgelijke kosten Resultaat vóór belastingen Belastingen Resultaat ná belastingen Bron: jaarrekening 2011, voorzien van goedkeurende accountantsverklaring. Alle bedragen zijn vermeld in euro s. 24

25 COLOFON Tekst SURFmarket i.s.m. Daphne Riksen Ontwerp Judith Brüggenwirth grafisch ontwerp Fotografie Diederik van der Laan / Daphne Riksen SURFmarket bv Radboudkwartier 217 Postbus DC Utrecht SURFmarket bv