Hoeveel geld zit er in de bedrijfsvoering?

Transcriptie

1 Hoeveel geld zit er in de bedrijfsvoering? Een simpele vraag met een simpel en nuttig antwoord. Deze vraag is de eerste stap bij het opstellen van kristalheldere financiële overzichten. Hoeveel geld zit er in de bedrijfsvoering? Figuur 1 geeft het antwoord. De termen in dit overzicht spreken voor zichzelf en vragen geen uitleg (zie ook bijlage 4). Vastgelegd en beschikbaar geld (activa) Bedragen x 1000 betaalmiddel Vastgelegd geld Duurzame investeringen Vlottende investeringen Overig vastgelegd geld Uitgestelde betalingen Te ontvangen geld Te betalen geld Aanwezig geld ING rekening Totaal Figuur 1 Waarom is figuur 1 zo simpel? De inhoud van figuur 1 is zo simpel omdat: de genoemde bedragen alleen geldbedragen zijn. U ziet dit in de titel staan. Alle geldbedragen op de balans zijn in één overzicht verzameld (zie bijlagen 1 en 2); Alle termen zijn dagelijkse taal en vakjargon is uitgebannen (zie bijlagen 1 en 2); Van de meest logische indeling van de geldbedragen is uitgegaan. Figuur 2 is de belangrijkste leverancier van de gegevens die in figuur 1 staan: de linker zijde van de balans uit de formele jaarcijfers. L. van der Heem Van der Heem Bedrijfsadvies Ludekenskamp ES Zwolle info@vanderheem.nl Activa (bedragen x 1000 ) Vaste activa Machines en installaties Inventaris en computers Vervoermiddelen Financiële activa 36 - Immateriële activa - - Vlottende activa Voorraad apparaten, enz Voorraad materialen Debiteuren Belastingen Premies sociale verzekeringen Overlopende activa Liquide middelen ING rekening Totaal Figuur 2

2 Hoeveel geld is er verdiend? Dit is de tweede simpele en nuttige vraag. Het antwoord is van levensbelang voor bedrijven en organisaties. Hoeveel geld is er verdiend? Het antwoord ziet u in figuur 3. Dit overzicht lijkt sterk op de winst-en-verliesrekening van figuur 4. Het Overzicht Verdiend geld gaat echter over inkomsten en uitgaven en niet over omzet, kosten en winst (zie bijlagen 1 en 2). Ook dit overzicht is zo opgesteld, dat de gebruikte termen voor zichzelf spreken (zie ook bijlage 5). De opbouw van het verdiende geld Het onderste deel van figuur 3 bestaat uit twee delen: Geoormerkte uitgaven en Vrij beschikbaar verdiend geld. Deze informatie wordt Winst en verliesrekening voor het jaar 20.. Bedragen x 1000 vermogen Omzet 3211 Materialen 1229 Apparaten, e.d Inkoopwaarde of kostprijs omzet Brutowinst 1109 personeelskosten 845 vervoer/vrachtkosten 78 huisvesting/inventariskosten 107 verkoopbevordering 57 Algemene kosten 94 Verlies door slijtage (afschrijving) 43 + Kosten bedrijfsvoering Bedrijfsresultaat -115 Kosten financiering 21 - Nettowinst (voor belasting) -136 (Vennootschaps)belasting nihil Winst na belasting -136 Figuur 4 2 Overzicht verdiend geld voor het jaar 20.. Bedragen x 1000 betaalmiddel Inkomsten bedienen afnemers 3211 Materialen 1229 Apparaten, e.d Materialen en diensten derden Inkomsten dagelijkse bedrijfsvoering 1109 Uitgaven personeel 845 Uitgaven vervoer/vracht 78 huisvesting/inventaris 107 verkoopbevordering 57 Algemene uitgaven 94 + Uitgaven dagelijkse bedrijfsvoering Verdiend geld -72 Opbouw verdiend geld voor het jaar 20.. Bedragen x 1000 betaalmiddel Te betalen rente 21 (Vennootschaps)belasting p.m. Terugbetaling leningen (aflossing) 72 + Geoormerkte uitgaven 93 Vergoeding voor slijtage (afschrijving) 43 Speelruimte eigenaren Vrij beschikbaar verdiend geld Verdiend geld -72 Figuur 3 zelden op deze manier samengevat. Toch levert deze samenvatting cruciale informatie op voor de bedrijfsleiding. De grootte van de Speelruimte voor eigenaren bepaalt of een organisatie gezond is. Niet de Nettowinst. De Nettowinst bepaalt hoeveel de eigenaren rijker zijn geworden.

3 Van wie is het vermogen dat in de bedrijfsvoering zit? Per definitie is al het geld dat in een bedrijfsvoering zit van één of meerdere personen of rechtspersonen. De verdeling van dit eigendom, het vermogen ziet u in figuur 5. Het begrip vermogen Om het overzicht in figuur 5 goed te begrijpen moet u eerst de definitie van vermogen in bijlage 1 bestuderen. Betaalmiddel en vermogen zijn twee principieel verschillende grootheden. Van wie is het vermogen? Het aanwezige vermogen is of van de eigenaren of van de externe geldschieters. Van een deel van dit vermogen is niet duidelijk Boekhoudkundig eigendom Passiva (bedragen x 1000 vermogen) Vermogen eigenaren of rechtspersoon Vermogen aandelen Saldo van de balans Geoormerkt vermogen Vermogen externe geldschieters Duurzaam vermogen Vlottend vermogen Totaal Figuur 5 Passiva (bedragen x 1000) Eigen vermogen Aandelenkapitaal Agio reserve Algemene reserve Dividend reserve Langlopende schulden Voorziening dub. debiteuren Voorziening groot onderhoud Schulden aan kredietinstellingen Kortlopende schulden Crediteuren Belastingen Overlopende passiva Rekening Courant Totaal Figuur 6 van wie het is, omdat er specifieke rechten en plichten aan gekoppeld zijn. Dit is het Geoormerkte vermogen. In formele jaarstukken is een hele reeks termen aanwezig voor dit geoormerkte vermogen. Voorbeelden zijn voorziening debiteuren, dividend reserve en vakantiedagen. De meeste informatie in figuur 5 komt uit de passiva-zijde van de formele balans. Dit overzicht waarvan u een voorbeeld in figuur 6 ziet, bevat vaak een reeks schoolvoorbeelden van te vermijden vakjargon. 3

4 Bijlage 1. Basisbegrippen Bezit Iets bezitten is het betreffende voor zichzelf houden. Een bezitter kan eigenaar zijn, maar is dat vaak niet. Een uitgeleend bibliotheekboek is in het bezit van de lezer, maar de bibliotheek is de eigenaar. De persoon die een sieraad steelt wordt bezitter van dit sieraad, maar is niet de eigenaar. Boekhoudkundige waarde Transacties met geld worden geregistreerd in de boekhouding, op facturen, enz. De boekhoudkundige waarde van iets is het geldbedrag dat ervoor is (of wordt) betaald. Eigendom Het begrip eigendom kent geen zuivere synoniemen en is een recht. Als iemand de eigenaar van iets is, dan is dat van hem of haar. Dit betekent dit dat deze persoon ermee kan doen wat hij of zij wil: weggeven, uitlenen, veranderen, weggooien, vernietigen, verkopen, etc. Binnen grenzen, want de wet stelt veel randvoorwaarden. Inkomsten en uitgaven Ontvangen en uitgegeven wettig betaalmiddel. Omzet en kosten Toename en afname van het saldo van de balans, van de rijkdom van de eigenaren of van de rechtspersoon uitgedrukt in een munteenheid. Waarde De waarde van iets is wat het in de toekomst op kan brengen. Soms kan deze waarde uitgedrukt worden in munteenheden. Wettig betaalmiddel (geld) Betaalmiddel is een in de wet vastgelegd hulpmiddel om waarde op te slaan en zichtbaar te maken. Deze waarde wordt uitgedrukt in munteenheden. Vermogen Vermogen is rijkdom uitgedrukt in munteenheden gekoppeld aan door rechten en plichten ingekaderde zeggenschap. Vermogen is fundamenteel iets anders dan betaalmiddel. Voor een bedrijf of organisatie is vermogen de in de boekhouding geregistreerde rijkdom van betrokkenen. Vermogen kan dan worden omschreven als boekhoudkundig eigendom. Munteenheid De munteenheid is de in de wet vastgelegde rekeneenheid waarin betaalmiddel, bezit, vermogen en waarde in het algemeen wordt uitgedrukt. Dit is de bij ons de Euro, in de V.S. de Dollar, etc. 4

5 Bijlage 2. Vier Gouden Regels Gouden Regel 1: Vakjargon vermijden Vakjargon heeft nut als specialisten met elkaar spreken. Gebruik vakjargon niet als de lezer of toehoorder geen specialist is. Bijna alle financiële vakjargon is te vervangen door gewone taal. Activa is een voorbeeld van veel gebruikt vakjargon. De term Vastgelegd en beschikbaar geld wordt door iedereen goed begrepen en geeft in gewone woorden goed weer wat activa betekent. In het overzicht Kristalheldere financiële begrippen op de site worden termen die vakjargon zijn in gewone taal omgezet. Gouden Regel 2: Geld en vermogen strikt scheiden Deze regel valt niet uit te leggen. Net zo goed als snelheid niet bij afgelegde weg mag worden opgeteld, mag betaalmiddel niet bij vermogen worden opgeteld. Dat dit in de dubbele boekhouding wel gebeurt, heeft te maken met het mechanisme van de evenwicht op de balans. Geef in ieder overzicht of bij ieder begrip aan of [betaalmiddel] of [vermogen] van toepassing is. Gouden Regel 3: Definieer ieder begrip zorgvuldig en exact Een definitie is een korte omschrijving die maar op één manier kan worden begrepen. Zorg ervoor dat als definities niet duidelijk zijn wordt vermeld wat exact wordt bedoeld. Goede definities vindt u in het overzicht Kristalheldere financiële begrippen. Gouden Regel 4: Geen verschillende betekenissen van begrippen door elkaar heen gebruiken. Dit uitgangspunt klinkt logisch, maar is dat niet. Een aantal betekenissen van financiële begrippen wordt door elkaar heen gebruikt zonder dat men het in de gaten heeft. Het begrip afschrijving is het schoolvoorbeeld. Het betekent: 1. Boekhoudkundige waardevermindering - [betaalmiddel]; 2. Verlies door slijtage - [vermogen]; en 3. Vergoeding voor slijtage - [betaalmiddel]. Zelden vertelt een spreker of schrijver wat werkelijk wordt bedoeld als het begrip afschrijving wordt gebruikt. Gebruik nooit meer dan één betekenis van een begrip. 5

6 Bijlage 3. De formele balans Activa (bedragen x 1000) Vaste activa Machines en installaties Inventaris en computers Vervoermiddelen Financiële activa 36 Vlottende activa Voorraad apparaten, enz Voorraad materialen Debiteuren Belastingen Premies sociale verzekeringen Overlopende activa Liquide middelen Passiva (bedragen x 1000) Eigen vermogen Aandelenkapitaal Agio reserve Algemene reserve Dividend reserve Langlopende schulden Voorziening dub. debiteuren Voorziening groot onderhoud Schulden aan kredietinstellingen Kortlopende schulden Crediteuren Belastingen Overlopende passiva Rekening Courant

7 Bijlage 4. De functionele balans Activa (bedragen x 1000 betaalmiddel) Vastgelegd en beschikbaar geld Duurzame investeringen Machines en installaties Inventaris en computers Vervoermiddelen Vlottende investeringen Voorraad apparaten, instrumenten Voorraad materialen Overig vastgelegd geld Beleggingen 36 Borgsommen Vooruitbetaald geld Te ontvangen geld Openstaande rekeningen Belastingen Premies sociale verzekeringen Verzekeringen Te betalen geld Openstaande rekeningen Belastingen Pensioenpremies Dividend Aanwezig geld Passiva (bedragen x 1000 vermogen) Boekhoudkundig eigendom Vermogen eigenaren Vermogen aandelen Saldo van de balans Geoormerkt vermogen Dubieuze debiteuren Groot onderhoud voor vakantiegeld Dividend 51 Bonus directeur Duurzaam vermogen Externe geldschieters Langlopende leningen Vlottend vermogen 7 Externe geldschieters Rekening courant krediet

8 Bijlage 5. Winst-en-verliesrekening Overzicht Verdiend geld Winst- en verliesrekening (Bedragen x 1000 vermogen) Omzet 3211 Materialen 1229 Apparaten, e.d Inkoopwaarde of kostprijs omzet Brutowinst 1109 personeelskosten 845 vervoer/vrachtkosten 78 huisvesting/inventariskosten 107 verkoopbevordering 57 Algemene kosten 94 Verlies door slijtage Bedrijfsresultaat -115 Kosten financiering 21 - Nettowinst (voor belasting) -136 Verdiend geld (bedragen x 1000 betaalmiddel) Inkomsten bedienen afnemers 3211 Materialen en diensten derden Materialen 1229 Apparaten, e.d Inkomsten bedrijfsvoering 1109 Uitgaven dagelijkse bedrijfsvoering personeel 845 vervoer/vracht 78 huisvesting/inventaris 107 verkoopbevordering 57 Algemene uitgaven Verdiend geld -72 Opbouw verdiend geld Geoormerkte overige uitgaven Te betalen rente 21 Belastingen p.m. Aflossingen Vrij beschikbaar verdiend geld Vergoeding voor slijtage 43 Speelruimte eigenaren