JAARVERSLAG 2012 Wat SURFMaRKEt REaliSEERdE in 2012

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2012 Wat SURFMARKET realiseerde in 2012

2 voorwoord INHOUDsopgave Wat SURFMARKET realiseerde in 2012 realiseerde in Voorwoord 3 2 Exploitatie Doelstellingen en resultaten Software Content SURFdiensten = SURFmarket Organisatie 13 3 Innovatie 15 4 Samenwerking 18 5 Financiën Toelichting op de jaarcijfers Balans Winst- en Verliesrekening 23 SURF en haar werkmaatschappijen presenteren hun belangrijkste, gezamenlijke resultaten van 2012 in een online jaarbeeld. Daar zijn ook de jaarverslagen van SURF, SURFnet en SURFsara te vinden. 2 SURFmarket Jaarverslag 2012 SURFmarket bv Utrecht Uitgave: SURFmarket bv Kenmerk:

3 1 VOORWOORD SURFmarket is onderdeel van de SURF-organisatie. Daarin werken Nederlandse universiteiten, hogescholen en onderzoeks instel lingen nationaal en inter nationaal samen aan innovatieve ICT-voor zie n ingen voor onderwijs en onderzoek. SURF kent een aantal werkmaatschappijen, elk met een eigen aandachtsgebied: SURFmarket, SURFnet, SURFshare en SURFsara. > 3 SURFMARKET Jaarverslag 2012

4 > SURFmarket voorziet het (hoger) onderwijs en onderzoek en hun eindgebruikers tegen aantrekkelijke voorwaarden van kwaliteitsproducten en -diensten op het brede terrein van ICT. Door inkoop (meestal door het verzorgen van aanbestedingen) en bemiddeling komt tegen speciale voorwaarden een breed assortiment beschikbaar voor deze doelgroep. SURFmarket faciliteert vervolgens het afsluiten en afrekenen van licenties en de distributie van en de toegang tot de betreffende software, clouddiensten en content. > Begin 2012 introduceerde SURFmarket een volledig vernieuwde licentieomgeving als resultaat van het project Licentie modellen Next Generation (LMNG). Met het nieuwe SURFmarket.nl is de basis gelegd voor de toekomst, met name omdat het systeem flexibele licentievormen mogelijk maakt en bijvoorbeeld het afrekenen van clouddiensten naar gebruik faciliteert. Het ontwikkelen en realiseren hier - van heeft de afgelopen jaren veel aandacht en energie van SURFmarket gevraagd. In 2012 konden instellingen, aan bieders en natuurlijk SURFmarket zelf (eindelijk) het resultaat van alle inspanningen oogsten. De toenemende samenwerking tussen de verschillende SURF-organisatieonderdelen met steeds meer internationale contacten en de gewenste positionering als ICT-marktplaats voor het hoger onderwijs en onderzoek, leidde tot de introductie van een nieuwe naam: SURFmarket. Ook werd meer eenheid en samenhang in de communicatie van de SURForganisatie gebracht. Dat gebeurde door een vernieuwde huisstijl, die tijdens de viering van het 25-jarig bestaan van SURF werd bekendgemaakt. De ontwikkelingen op het gebied van cloud computing zorgden ervoor dat SURFmarket zich verder bleef ontwikkelen. De combinatie van deze drie omgevingen gaat ervoor zorgen dat instellingen clouddiensten eenvoudig kunnen afnemen. De waarde van de licentieafdrachten voor software kwam in 2012 uit op 22,0 mln (2011: 20,7 mln), exclusief die van de partnerorganisaties SLBdiensten en APS IT-diensten. Voor content bedroegen de licentieafdrachten 23,2 mln (2011: 37,3 mln). De daling ten opzichte van 2011 heeft direct te maken met verlate intekening (in 2013) op diverse eind 2012 vernieuwde bemiddelingsovereenkomsten. De omzet vanuit de webwinkel SURFspot.nl kwam in 2012 uit op 3,1 mln (2011: 3,7 mln), bij een afzet van producten (2011: producten). Dit jaarverslag beschrijft de belangrijkste resultaten en activiteiten van SURFmarket in Deze worden beschreven in hoofdstuk 2 Exploitatie en hoofdstuk 3 Innovatie. Ook is er een hoofdstuk gewijd aan het onderwerp Samenwerking. Het laatste hoofdstuk bevat een presentatie van de jaarcijfers. 4 SURFMARKET Jaarverslag 2012 Vooral met SURFnet is de samenwerking in 2012 geïntensiveerd. In 2011 was al een gezamenlijk team opgericht voor vendor management. Dit team richt zich op het tot stand brengen van een aantrekkelijk aanbod van clouddiensten. In 2012 werden de nieuwe innovatieactiviteiten van SURFmarket om de dienstverlening verder te ontwikkelen ondergebracht in het programma SURFworks van SURFnet. Dat gebeurde primair omdat SURFmarket.nl, SURFspot.nl (inclusief het in ontwikkeling zijnde clouddistributiekanaal) en SURFconext steeds meer met elkaar samenhangen.

5 2 EXPLOITATIE SURFmarket fungeert namens de bij SURF aangesloten instellingen als inkoop- en dus als aanbestedingsorganisatie voor een jaarlijks vast te stellen kernpakket. De samenstelling van het kernpakket is in 2012 niet gewijzigd. > 5 SURFMARKET Jaarverslag 2012

6 Het jaar 2012 begon met een mijlpaal in de dienstverlening van SURFmarket. Na een meerjarige projectperiode ging op 23 februari 2012 de compleet vernieuwde licentieomgeving (SURFmarket.nl) in productie. > De nieuwe licentieomgeving maakt flexibiliteit mogelijk door bijvoorbeeld kortere loop tijden van de bemiddelingsovereenkomsten te faciliteren, evenals nieuwe gebruiksen afrekenmodellen, zoals het achteraf op basis van daadwerkelijk gebruik afrekenen van clouddiensten. Instellingen krijgen via SURFmarket.nl online tools aangeboden om binnen het licentieaanbod goed te kunnen zoeken en rekenen. Via een winkelmand kunnen zij eenvoudig licenties afsluiten en krijgen zij hun facturen digitaal aangeboden. Het systeem geeft daarnaast meldingen en verwijzingen wanneer instellingen rekening moeten houden met hun aanbestedingsplicht. Ook aanbieders kregen in 2012 een nieuwe omgeving met verbeterde selfservice-opties en medewerkers van SURFmarket kregen nieuwe backendsoftware. 2.1 Doelstellingen en resultaten Zorgen dat de nieuwe licentieomgeving (SURFmarket.nl) maximaal wordt benut en de instellingen hierover tevreden zijn Er is veel aandacht gegeven aan de introductie van SURFmarket.nl in de vorm van begeleiding van gebruikers, zowel intern als extern. Onder andere servicepagina s, instructie materiaal en Frequently Asked Questions werden beschik -baar gesteld. Gedurende het gehele jaar is met de instellingen intensief over de nieuwe licentieomgeving gecommuniceerd via nieuwsbrieven en webinars en ook voor aanbieders zijn diverse activiteiten georganiseerd. De doelstellingen die SURFmarket zich voor 2012 had gesteld, waren onder andere gericht op het benutten van de nieuwe omgeving, het realiseren van flexibele licentieovereenkomsten en het tegen gunstige voorwaarden aanbieden van clouddiensten. In april en november zijn onderhoudsreleases van SURFmarket.nl uitgebracht, die verbeteringen en uitbreidingen bevatten. Hoewel zo n compleet nieuwe omgeving wennen was, waren er veel enthousiaste reacties. De mate waarin instellingen tevreden zijn zal begin 2013 blijken uit een klanttevredenheidsonderzoek, dat oorspronkelijk gepland was voor Dit uitstel geeft instellingen uitgebreider de gelegenheid de nieuwe licentieomgeving SURFmarket.nl te leren kennen. Verder professionaliseren van de dienstverlening, met nadruk op doorontwikkeling naar een klantgerichte organisatie Deze doelstelling om de dienstverlening verder te professionaliseren heeft in alle teams van SURFmarket nadrukkelijk aandacht gekregen. Ook hier geldt dat de mate van 6 SURFMARKET Jaarverslag 2012

7 7 SURFMARKET Jaarverslag 2012 tevredenheid zal blijken uit het nog uit te voeren klanttevredenheidsonderzoek. Er is gewerkt aan verhoging van de efficiency bij het afhan delen van vragen en een selectieproces gestart voor een ticketsysteem om binnenkomende vragen te loggen. De licentiemanagers en de medewerkers van de licentiedesk zijn zich meer gaan specialiseren. Er is een customer feedback systeem (Mopinion) ingezet om feedback te krijgen van de gebruikers van SURFspot.nl. Ten behoeve van de nieuwe licentieomgeving is een accep tatie- en productieomgeving ingericht en zijn func tionele en ketentests uitgevoerd/ondersteund. Ook is er een ver betertraject uitgevoerd op het gebied van het communicatieplatform Lync. In SURF-verband heeft SURFmarket gewerkt aan het ont wikkelen van Security-beleid en bewustwording bij medewerkers. De financiële procedures zijn aangepast op de nieuwe licentieomgeving. De interne rapportagemogelijkheden vanuit SURFmarket.nl en SURFspot.nl zijn verder uitgebreid (managementinformatie). Realiseren van flexibele licentie voorwaarden en daarmee het flexibiliseren van bemiddelingsovereenkomsten De kern van de dienstverlening van SURFmarket bestond in 2012 uit het tot stand brengen en onderhouden van een kwalitatief hoogwaardig licentieaanbod voor het (hoger) onderwijs en onderzoek voor met name software, clouddiensten en content. Door de nieuwe licentieomgeving konden licenties aanzienlijk flexibeler aan instellingen worden aangeboden. Met de instellingen is overlegd welke vormen van flexibiliteit gewenst zijn bij welke overeenkomsten. Het beoogde aantal van twintig afgesloten flexibele bemiddelingsovereenkomsten is gehaald. Zo werden vijftien bemiddelingsovereenkomsten afgesloten die flexibiliteit bieden op het niveau van het aantal gebruikers waarop een licentie kan worden afgesloten (groepen gebruikers via een groepslicentie) en kennen zesentwintig overeenkomsten flexibiliteit in zowel aantallen gebruikers als gebruiksduur (keuze uit één of drie jaar). In samenwerking met SURFnet onder goede voorwaarden beschikbaar stellen van clouddiensten van relevante cloudaanbieders (vendor management) Door de nauwe samenwerking van SURFmarket en SURFnet in het gezamenlijke vendor management team werd de doelstelling om tenminste tien nieuwe clouddiensten aan te bieden via SURFconext, de samenwerkingsinfrastructuur van SURFnet, ruim gehaald. Eind 2012 konden vijftien van zulke diensten via SURFmarket worden aangeschaft, waaronder clouddiensten van de big five (Google, Microsoft, Cisco, IBM en SAP) en diensten voor personal storage en educatieve doeleinden (e-learning). Eind 2012 waren negen uitgevers met hun content technisch gekoppeld aan SURFconext, onder meer Beeld en Geluid in Academia, EBCSOhost, MetaPress (database met toegang tot de SpringerLink-dienst van Springer) en Elsevier (SciVerse ScienceDirect). De doelstelling om het aantal aansluitingen

8 van contentaanbieders op SURFconext met tien uit te breiden is daarmee net niet gehaald. Van de in 2012 nieuw afgesloten content-overeenkomsten zijn er twaalf SURFconext-ready, waaronder die met Karger, Walter de Gruyter en Annual Reviews. Er is een marktanalyse en omgevingsverkenning uitgevoerd naar de rol van SURFmarket bij de levering van digitale studie - boeken aan het hoger onderwijs. Dat gebeurde op verzoek van hogescholen en educatieve uitgeverijen, die hun content graag willen leveren via de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext. Het is de bedoeling dit in 2013 met behulp van pilots vorm te geven. Verbreden van het ICT-assortiment voor eindgebruikers Het assortiment van SURFspot.nl werd uitgebreid met onder meer producten van zeven nieuwe aanbieders (waaronder clouddiensten zoals Evernote en Braint). Daar stond helaas tegenover dat als gevolg van het door Microsoft wereldwijd beëindigen van de studentenlicentie Windows 8 niet beschikbaar is gekomen voor studenten. Dit had ten opzichte van de begroting een aanzienlijke negatieve impact op omzet en afzet. 2.2 Software Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) De aanbesteding van het softwaredeel van het kernpakket wordt sinds april 2011 in de praktijk gebracht door middel van een digitaal Dynamisch Aankoop Systeem (DAS), een soort catalogus waarin ICT-aanbieders (rechthebbenden) worden opgenomen. Het DAS ondersteunt het proces om te komen tot rechtsgeldige bemiddelingsovereenkomsten. Instellingen die de aanbestedingsgrens bereiken, kunnen binnen het DAS een offerteverzoek doen. Afgelopen jaar is bekeken of er na afloop van aanbestedingstrajecten een rol is weggelegd voor SURFmarket op het gebied van contractmanagement en is onderzocht hoe SURFmarket dat zou kunnen invullen. Naar verwachting wordt deze uitbreiding van de dienstverlening in 2013 opgepakt. De doelstelling om in 2012 alle bestaande leveranciers van standaardsoftware op te nemen in het DAS is niet gehaald, omdat het voorlichtingstraject meer tijd vergde dan voorzien. Eind 2012 was het DAS voor 75% gevuld. Via voorlichtingsfilms is uitgelegd hoe aanbieders zich in het DAS kunnen registreren. Het DAS is in 2012 geschikt gemaakt voor opname van aanbieders van clouddiensten, in eerste instantie voor docsharing, later voor alle clouddiensten. Ten behoeve daarvan zijn de functiegebieden in het DAS uitgebreid. Nieuwe aanbieders zijn standaard in het DAS opgenomen. De overeenkomsten die SURFmarket met aanbieders afsluit zijn in 2012 flexibel opgezet, waardoor het vendor management team met nieuwe aanbieders eenvoudiger contracten kan samenstellen. Die contracten bevatten al dan niet clausules over de koppeling naar SURFconext en maken verkoop van producten via SURFspot.nl mogelijk. In deze flexibele contracten zijn de clausules verwerkt uit het zogenaamde Juridisch Normenkader Cloud Services HO dat Van Doorne Advocaten afgelopen najaar opstelde in opdracht van SURF. Aan de hand van deze best practice clausules op het gebied van privacy, vertrouwelijkheid, eigendom en beschikbaarheid van data in de cloud kunnen met cloudleveranciers afspraken worden gemaakt, die een veilig gebruik van clouddiensten waarborgen. 8 SURFMARKET Jaarverslag 2012

9 9 SURFMARKET Jaarverslag 2012 Aanbesteding audiovisuele apparatuur Na eerdere succesvolle optionele aanbestedingstrajecten op het gebied van hardware (LaPAS, Landelijk Project Aanbesteding Serverapparatuur in 2009 en LaPAN voor Netwerkcomponenten in 2011) is in 2012 een aanbestedingstraject uitgevoerd voor audiovisuele apparatuur (LaPAAV). Aan dit traject deden vijf universiteiten mee. Met drie aanbieders werden raamovereenkomsten gesloten. Dit leverde de deelnemende universiteiten ten opzichte van hun eerdere contracten een extra korting op van tien tot vijftien procent. Voor andere onderwerpen (pc s, notebooks en storage) bestond in 2012 onvoldoende belangstelling. Nieuwe en vernieuwde overeenkomsten SURFmarket stelt zich ten doel een assortiment te bieden dat tegemoet komt aan de concrete behoeften van de instellingen en dat past bij de digitale levensstijl van de student. In 2012 zijn 47 nieuwe of vernieuwde overeenkomsten afgesloten of ingegaan, waaronder die met Microsoft, Blackboard en Apple (partnershop). In totaal waren er eind bemiddelingsovereenkomsten van kracht, met 92 ICT-aanbieders. SURFspot.nl Het aantal instellingen dat is aangesloten op SURFspot.nl nam in 2012 toe van 128 naar 148 (een stijging van 15,6%). In 2012 kwamen weinig tot geen nieuwe (releases van) po pulaire producten beschikbaar voor het Windows- en Mac-platform. Daarnaast kon onvoldoende worden ingespeeld op de sterk groeiende tablet- en apps-markt. Het gebruik van SURFspot.nl liep daardoor terug. In een plan van aanpak zijn maatregelen benoemd om SURFspot.nl (in haar huidige vorm) weer groeiperspectief te bieden. Er werden acties opgestart om het assortiment aantrekkelijker te maken en de tweewekelijkse actie One Day Topper werd nieuw leven ingeblazen. Daarnaast zijn de gebruikelijke campagnes gevoerd, waaronder de Back2School-campagne die als motto had: Wie nadenkt kijkt op SURFspot.nl. Het plan van aanpak voor SURFspot.nl wordt in 2013 verder uitgevoerd. ELO s In 2012 verliep de overeenkomst voor elektronische leeromgevingen (ELO s). Omdat deze markt in beweging is en er steeds meer componenten als clouddienst beschikbaar komen, bleken de instellingen niet in staat hun vraag voldoende nauwkeurig te articuleren. Onder andere om hieraan tegemoet te komen, ontwikkelt SURF met een brede groep betrokkenen het innovatieprogramma Onderwijs@DLWO (digitale leer- en werkomgeving). In afwachting van voldoende duidelijkheid over de gewenste functionaliteit waarmee een nieuw selectietraject in kan worden gegaan, is de bestaande ELO-overeenkomst verlengd. Overig In verband met de uitfasering per eind 2012 van de SURFnetdiensten SURFmedia (video), SURFgroepen (docsharing) en SURFcontact (HD videoconferencing tussen de UMC s) zijn hiervoor aanbieders gezocht en opgenomen in het DAS. Daarvoor zijn samen met SURFnet speciale vendordagen voor de instellingen georganiseerd, waar leveranciers hun producten konden tonen. Met de klankbordgroep Aanbesteden is regelmatig overleg gevoerd. Deze groep adviseert SURFmarket op het gebied van aanbesteden en bestaat uit vertegenwoordigers van CvDUR (Coördinatie Vergadering Directies Universitaire Rekencentra), COMIT (ICT-directeuren van HBO-instellingen), UPI (Universitair Platform Inkoop) en HIP (Hogeschool Inkoop Platform).

10 UNIEKE BEZOEKERS SURFSPOT.NL 2012 jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Statistische gegevens SURFmarket 2012 SURFmarket.nl: Gemiddeld aantal unieke bezoekers SURFmarket.nl per maand: Aantal nieuwsbriefabonnees: SURFspot.nl: Gemiddeld aantal unieke bezoekers SURFspot.nl per maand: Aantal nieuwsbriefabonnees (studenten): Aantal medewerkers Unieke bezoekers SURFspot.nl jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Mediaverkopen SURFspot.nl: Downloads versus CD s/dvd s MEDIAVERKOPEN SURFSPOT.NL: DOWNLOADS VERSUS CD S/DVD S 2012 Download CD/DVD MEDIAVERKOPEN SURFSPOT.NL: DOWNLOADS VERSUS CD S/DVD S 2012 Download CD/DVD jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec SURFMARKET Jaarverslag

11 2.3 Content Bemiddelingsovereenkomsten SURFmarket is verantwoordelijk voor het acquireren, afsluiten en onderhouden van overeenkomsten met (wetenschappelijke) uitgevers. Dat gebeurt in opdracht van UKB (het consortium van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek), SHB (het samenwerkingsverband van hogeschoolbibliotheken) en VOB/Bibliotheek.nl (de Vereniging van Openbare Bibliotheken). Eind 2012 waren er 68 (2011: 67) bemiddelingsovereenkomsten actief met 63 (2011: 62) uitgevers. In overleg met de opdrachtgevers en op basis van de met hen opgestelde jaarkalenders zijn in totaal 35 bemiddelingsovereenkomsten verlengd, waaronder die met Elsevier, Kluwer, SDU, ACS, Lexis Nexis en Taylor & Francis. Hoewel van deze overeenkomsten de onderhandelingen tijdig werden afgerond, kon de intekening via licentieovereenkomsten in een aantal gevallen niet meer in 2012 worden geoperationaliseerd. Dat gebeurt in het eerste kwartaal van 2013 en is de belangrijkste verklaring voor de daling van de contractwaarde naar 23,2 mln (2011: 37,3 mln). Hoewel met Nature uitgebreide onderhandelingen zijn gevoerd, resulteerde dat niet in een interessant consortiumcontract. Consortia en samenwerkingsverbanden Met SHB is onderhandeld over een nieuwe tweejarige dienstverleningsovereenkomst. Het verschil met de vorige is dat SHB geen financiële partner meer is. Dit geeft SURFmarket meer vrijheid naar eigen inzicht contacten aan te gaan met uitgevers. Met VOB/Bibliotheek.nl is geen overeenstemming bereikt over continueren van hun per 31 december 2012 aflopende dienstverleningsovereenkomst. Course packs Voor het gebruik van auteursrechtelijke beschermd materiaal in course packs heeft SURFmarket op verzoek van de VSNU een conceptoplossing ontwikkeld. Deze voorziet in een integraal systeem (readerbouwer aan de voorkant, rapportagetool aan de achterkant) dat docenten faciliteert bij het op de juiste manier overnemen van auteursrechtelijk beschermde content in de elektronische leeromgeving of in readers. Uitgevers kunnen dan voor het werkelijke gebruik worden gecompenseerd, en instellingen betalen niet meerdere keren voor hetzelfde. Hoewel dit concept door de VSNU in 2012 nog niet werd overgenomen, blijft SURFmarket wel streven naar een oplossing waarin zowel uitgevers als onderwijsinstellingen zich kunnen vinden. 11 SURFMARKET Jaarverslag 2012 In 2012 waren de bezuinigingen op het hoger onderwijs voor SURFmarket goed merkbaar. Dat leidde tot een kritische houding van de bibliotheken in het wetenschappelijk en hoger beroepsonderwijs ten opzichte van het tariefbeleid van de uitgevers. In veel gevallen had dat een gematigde opstelling van uitgevers ten aanzien van prijsstijgingen tot gevolg. HBO-kennisinfrastructuur In verband met het aflopen van de overeenkomst met de hostingleverancier van de HBO Kennisbank in 2013 is met SURF overlegd over de HBO-kennisinfrastructuur. Daaronder vallen de repositorydienst Sharekit en de HBO Kennisbank, een door SURF ontwikkelde portal die onderzoeksresultaten en scripties uit de repositories van de aangesloten hogescholen verzamelt en aan de beroepspraktijk beschikbaar stelt. In afwachting van een beslissing over de manier waarop in de toekomst regie wordt gevoerd over de tools die een rol

12 Universiteitsbibliotheken onder druk Begin 2012 heeft UKB de dienstverleningsovereenkomst met SURFmarket opnieuw verlengd. Als voorzitter van de werkgroep Licenties heb ik veel met SURFmarket te maken. Ieder jaar stellen we in overleg met de bibliothecarissen een lijst op welke contentlicenties namens het consortium moeten worden afgesloten of verlengd. De werkgroep Licenties, waarin uiteraard ook SURFmarket vertegenwoordigd is, bekijkt de lijst inhoudelijk en onderzoekt de financiële consequenties. Vervolgens stellen we onderhandelingsteams samen. Afgelopen jaar was ik zelf actief betrokken bij de onderhandelingen van SURFmarket met grote uitgevers als ACS en Oxford University Press. We merken wel dat de universiteitsbibliotheken steeds meer onder financiële druk komen te staan. De uitgeverijen breiden hun pakket verder uit met nieuwe tijdschrifttitels en bieden meer content, maar de bibliotheken kunnen de prijsstijgingen die daarmee gepaard gaan niet opbrengen. Door de slechte financiële situatie worden zij ook steeds kritischer ten aanzien van langer lopende contracten. Open access was voor de universiteitsbibliotheken een ander belangrijk onderwerp. De politiek, de Europese Unie en organisaties als NWO oefenen op onderzoekers druk uit hun resultaten open access te publiceren. Open access is een goed model voor verspreiding van informatie, maar voor de universiteiten erg duur. Want Nederlandse onderzoekers publiceren veel, en bij open access betaal je voor publicatie van je artikelen, in plaats van voor toegang ertoe. Komend jaar gaan we met grote uitgevers als Springer en Elsevier in gesprek om hiervoor een oplossing te vinden. Ger Spikman tot februari 2013 voorzitter Werkgroep Licenties van UKB [het consortium van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek] 12 SURFMARKET Jaarverslag 2012

13 MANAGEMENT TEAM CoRpoRATE SERVICES TEAM ICT 2.5 Organisatie De organisatiestructuur bleef in 2012 ongewijzigd. Het gemiddeld aantal werkzame personen bij SURFmarket bedroeg 37 (2011: 35). Uitgedrukt in fte komt dat neer op gemiddeld 35,48 (2011: 32,37). In 2012 was gemiddeld 9,7 fte extern personeel werkzaam (2011: 19,8 fte). Het bestaande functiegebouw is in samenwerking met de Hay Group herijkt, om een marktconform en professioneel TEAM SoFTwARE TEAM CoNTENT TEAM FINANCE & HR functiegebouw te borgen. Ook zijn de functieprofielen geactualiseerd, getoetst en per 1 juli 2012 ingevoerd. spelen in de inrichting en het beheer van zo n kennisinfrastructuur, zal SURFmarket de lopende contracten voor de periode van een jaar continueren. 2.4 SURFdiensten = SURFmarket Afgelopen jaar is SURFdiensten omgedoopt in SURFmarket, een naam die beter past bij een ICT-marktplaats en de steeds meer internationaal opererende SURF-organisatie. De naamswijziging werd tegelijkertijd ingevoerd met de SURF-brede aanscherping van de huisstijl. Dit moet voor de buitenwereld de positionering van de diverse SURF-organisaties verduidelijken. De feestelijke presentatie hiervan vond plaats tijdens de viering van het 25-jarig bestaan van Stichting SURF. Om meer focus te kunnen leggen op de dienstverlening aan en de communicatie met klanten enerzijds en de kwaliteit en beschikbaarheid van SURFspot.nl en SURFmarket.nl anderzijds, is een aanpassing in de organisatiestructuur per 1 januari 2013 voorbereid. Daarbij wordt een nieuw Team Customer Management ingericht waarin ook de licentiedesk en marketingcommunicatie zijn opgenomen. Het huidige Team ICT wordt verantwoordelijk voor de kwaliteit, beschikbaarheid en doorontwikkeling van online diensten van SURFmarket en krijgt de naam Online Services. Taken op het gebied van kantoorautomatisering worden ondergebracht in Team Corporate Services, evenals de HR-activiteiten van Team Finance en HR. 13 SURFMARKET Jaarverslag 2012

14 MAN-VROUWVERHOUDING 5,60% 5,60% 5,40% 5,40% MAN-VROUWVERHOUDING 46% 46% 54% 54% ZIEKTEVERZUIM (percentage) ZIEKTEVERZUIM inclusief zwangerschapsverlof (percentage) inclusief zwangerschapsverlof 54% 54% 46% 46% vrouw vrouw man man Het Nieuwe Samenwerken SURFmarket startte in 2009 met de invoering van Het Nieuwe Werken. De mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken werd onder andere geïntroduceerd om efficiënt gebruik te kunnen maken van de kantoorruimte in Houten en om medewerkers mogelijkheden te bieden flexibeler om te gaan met werktijden. In het nieuwe kantoor in Utrecht, dat in 2010 werd betrokken, zijn alle harde randvoorwaarden geschapen voor de eigen variant van SURFmarket op Het Nieuwe Werken: Het Nieuwe Samenwerken (HNS). In 2012 is een handboek geïntroduceerd dat de zachte randvoorwaarden beschrijft. In nauw overleg tussen de werkgroep HNS, het MT en de PVT (personeelsvertegenwoordiging) kwam een plan van aanpak tot stand voor de brede invoering van de benodigde gedragsverandering en de gedragsregels die bij HNS horen. Dat plan van aanpak wordt in 2013 verder uitgevoerd. Er zijn twee organisatiebrede workshops georganiseerd: een op het gebied van communicatie en motivatie, en een voor de onderwerpen planning en people management. Voor geïnteresseerden waren er vervolgworkshops op het gebied van samenwerken en presenteren in het openbaar. 5,20% 5,20% 5,00% 5,00% Door HNS is een nieuwe dynamiek ontstaan tussen medewerkers onderling. Verder zijn er positieve effecten merkbaar op de samenwerking met externen en SURF-collega s van andere organisatieonderdelen. 4,80% 4,80% 4,60% 4,60% SURFMARKET Jaarverslag 2012

15 3 INNOVATIE Op 23 februari 2012 werd de compleet nieuwe licentieomgeving SURFmarket.nl in gebruik genomen. Het was de verlate maar uiteindelijk succesvolle afronding van het e-services Innovatieplan en geldt als mijlpaal voor SURFmarket. > 15 SURFMARKET Jaarverslag 2012

16 Nieuwe innovatieactiviteiten om de dienstverlening van SURFmarket te verbeteren, zijn begin 2012 ondergebracht in het programma SURFworks van SURFnet. Dat gebeurde primair omdat er grote samenhang bestaat tussen de onderwerpen SURFmarket.nl, SURFspot.nl (inclusief de ontwikkeling naar een clouddistributiekanaal) en SURFconext. De combinatie van deze drie omgevingen moet ervoor zorgen dat instellingen clouddiensten zo zorgeloos mogelijk kunnen afnemen. Via de samenwerkingsinfrastructuur SURFconext, die sinds 2011 bij SURFnet in productie is, kunnen instellingen diensten van verschillende aanbieders met en naast die van henzelf gebruiken en zijn die diensten via federatieve login veilig toegankelijk. In 2012 is daarnaast onderzocht wat voor tools nodig zijn voor metering and billing van clouddiensten. De reden daarvoor is dat instellingen behoefte hebben aan meer regie op het gebruik van clouddiensten wanneer studenten en medewerkers daar via SURFconext gebruik van gaan maken. Dit onderwerp wordt in 2013 verder opgepakt. Door het onderbrengen van de innovatieactiviteiten in SURFworks kregen de oorspronkelijke doelstellingen, zoals geformuleerd in het Jaarplan 2012, op het gebied van innovatie een andere invulling. In samenwerking met SURFnet werden vijf deliverables gerealiseerd. Zo is onderzocht wat er nodig is om het afnemen van clouddiensten te faciliteren en is er een verkenning uitgevoerd naar flexibele afreken- en afsluitmodellen voor clouddiensten. Ook is een start gemaakt met het in kaart brengen van de consequenties van het beschikbaar stellen van dit kanaal via SURFspot.nl en is een eerste versie van een clouddistributiekanaal gerealiseerd. Studenten en medewerkers van de hogeronderwijsinstellingen kunnen hiermee op hun mobiel device of desktop clouddiensten gaan afnemen die aan SURFconext gekoppeld zijn. Tevens biedt het kanaal een overzicht van alle beschikbare clouddiensten, voorzien van uitgebreide productinformatie. In het eerste kwartaal van 2013 zal SURFnet met enkele instellingen een pilot uitvoeren. 16 SURFMARKET Jaarverslag 2012

17 Tientallen clouddiensten beschikbaar dankzij samenwerking De samenwerking tussen SURFmarket en SURFnet op het gebied van cloud computing is het afgelopen jaar nog intensiever geworden. Daardoor heeft ons gezamenlijke vendor management team op basis van de eisen en wensen van het hoger onderwijs goede afspraken kunnen maken met leveranciers. Tientallen clouddiensten zijn nu tegen aantrekkelijke voorwaarden beschikbaar en aan SURFconext gekoppeld. Door die koppeling kunnen gebruikers met hun vertrouwde instellingsaccount veilig bij zo n dienst inloggen. Voor leveranciers is dat ook aantrekkelijk, omdat de toegang gegarandeerd beperkt blijft tot de doelgroep. De cloudmarkt is sterk in ontwikkeling. Er zijn nog on duidelijkheden op het gebied van security en privacy. Vandaar dat SURFmarket en de SURF taskforce Cloud in 2012 aan het College Bescherming Persoons gegevens (CBP) een zienswijze hebben gevraagd over de bescherming van persoons ge gevens in de cloud. Ook hebben we best practice clausules laten opstellen voor overeenkomsten en SLA s. SURFmarket onderhandelt op basis daarvan namens één miljoen gebruikers met cloud leveranciers, die aan onze eisen tegemoet komen. Dat kan alleen omdat de op SURF aangesloten instellingen bereid zijn samen op te trekken. Ons land verkeert in een bijzondere positie: het hoger onderwijs werkt zowel samen op het gebied van net werken als op het gebied van licentie management. Andere landen zien de voordelen van die combinatie en willen dat nu ook. Die olie vlek werking vind ik prachtig. Andres Steijaert lid van de SURF-taskforce Cloud 17 SURFMARKET Jaarverslag 2012