Projectbeschrijving Communicatieve Vaardigheden. methode Tekstvaardig

Transcriptie

1 Projectbeschrijving Communicatieve Vaardigheden methode Tekstvaardig

2 1 INTRODUCTIE Doel methode Tekstvaardig is een methode die je in staat stelt allerlei communicatieve en sociale vaardigheden in te oefenen. Projectwerk Je krijgt de kans om in de loop van een semester een project uit te werken. Onder begeleiding van je lector werk je in een team van minimaal 4 en maximaal 5 studenten. Van je lector verneem je: - hoe de groepssamenstelling georganiseerd wordt; - hoe de begeleiding georganiseerd wordt; - op welke manier en volgens welke criteria je werk geëvalueerd wordt. Inhoud project In het project voer je een reeks communicatieve taken uit in groep. Sociale vaardigheden Je leert: -verantwoordelijk op je te nemen (responsabilisering); -te werken in teamverband (teamspirit); -weerbeerheid aan te kweken (assertiviteit); -werkzaamheden te plannen (timemanagement); -termijnen en afspraken te respecteren (stiptheid); -contacten te leggen en afspraken te maken (contactvaardigheid); -je in anderen in te leven (empathie). adw/mab 2 introductie

3 Communicatieve Je leert diverse communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. De ondervaardigheden staande tabel geeft je een overzicht: vaardigheid formuleren symbool corresponderen schriftelijk rapporteren dialogeren vergaderen verslag uitbrengen telefoneren folders en persberichten schrijven informatiebronnen raadplegen informatie verwerken adw/mab 3 introductie

4 Soorten bronnen Voor deze methode heb je vier bronnen nodig. Bron Tekstvaardig tekstgids Tekstvaardig werkboek Semesterplanning deel 2 media deel 1 projectgids deel 2 werkinstructies cd-rom Deel deel 1 communicatieve vaardigheden Inhoud theoretische achtergrondinformatie over schriftelijke en mondelinge vaardigheden theoretische achtergrondinformatie over belangrijke communicatiemedia checklists, analyseformulieren werkinstructies bij communicatietaken document Projectbeschrijving oefeningenpakket deadlines per team en tijdstippen consultaties Gebruik bronnen In deze bundel vind je de beschrijving van alle taken waaruit het project bestaat. Waar nodig, verwijst de bundel je door naar de Werkinstructies. die je stapsgewijs duidelijk maken hoe je een communicatieve taak efficiënt aanpakt. Bij de stappen waar het nodig is, kom je te weten waar je noodzakelijke achtergrondinformatie op kunt zoeken in de Tekstgids. Na de studie van die informatie kun je de stap uitvoeren. Hieronder vind je een schematische weergave van de werkwijze Projectbeschrijving Werkboek: werkinstructies Tekstgids adw/mab 4 introductie

5 Delen van het project Het project bestaat uit vier modules. Module 1 (= voorbereiding) Module 2 (= hoofdopdracht) Module 3 (= extra opdracht) Module 4 (= afsluiting) Je voert een aantal voorbereidende werkzaamheden uit. Je beoordeelt de kwaliteit van vier brieven en van één folder of van één persbericht. Deze teksten komen bij voorkeur uit hetzelfde bedrijf/dezelfde organisatie. Je verwerkt het resultaat van je bevindingen in twee beknopte evaluerende rapporten (beleidsnota): één over de brieven, één over de folder/het persbericht. Je hebt een keuze tussen twee mogelijkheden: Je voert enkele sollicitatiegesprekken en schrijft daarover een informatief verslag. Je voert enkele zakelijke telefoongesprekken én schrijft enkele zakelijke teksten. Daarbij kun je kiezen tussen brieven, folders, persberichten of een informatief verslag over online-rekruteren. Je voert een aantal afsluitende werkzaamheden uit. Modules Het project bestaat uit vier modules. Elke module is op zijn beurt opgebouwd uit één of meer procedures ( = een samenhangende reeks taken). Uiteindelijk bestaat het project uit 9 procedures. Je vindt de modules en procedures beschreven in deze bundel. Je start met module 1 en op het einde van het semester rond je af met module 4. De taken van module 2 en module 3 lopen niet noodzakelijk na elkaar! Symbolen De opdrachtbeschrijvingen in deze bundel bevatten een kolom Vaardigheden. De symbolen in deze kolom verwijzen naar de communicatieve vaardigheden die op blz. 3 van deze bundel gepresenteerd worden als de communicatieve doelstellingen van het projectwerk. adw/mab 5 introductie

6 Adviezen Projectwerk veronderstelt een efficiënte aanpak. Vandaar enkele adviezen. Advies Omschrijving Zorg voor een zorgvuldige planning van de werkzaamheden. Een verstandige planning veronderstelt dat je tegelijkertijd aan verschillende taken werkt. De kalender die je van de lector krijgt, zal een richtsnoer zijn. Houd er ook rekening mee dat werkzaamheden altijd uitlopen (b.v. onvoorziene omstandigheden enz.). Teamwerk veronderstelt geregeld overleg met de teamleden. Dat overleg kan en mag niet beperkt blijven tot de overlegrondes waartoe de opdrachtbeschrijving je verplicht. Je zult m.a.w. geregeld zelf het initiatief moeten nemen om de koppen bij elkaar te steken, b.v. om: te bepalen welke opdrachten je individueel of gezamenlijk uitwerkt; bij de diverse opdrachten een manier van werken en een timing af te spreken; eventueel individueel uitgevoerde opdrachten met het team kritisch te evalueren en bij te sturen; het verloop van de werkzaamheden te bewaken; het functioneren van de leden binnen het team te bespreken. Probeer overigens het spontaan georganiseerde werkoverleg zo efficiënt mogelijk te laten verlopen door zoveel mogelijk de principes na te leven, zoals ze worden uiteengezet in Tekstgids en in Werkinstructies. Zorg altijd voor een evenwichtige verdeling van de taken. 4 Let erop dat je voor elke taak de opdrachtbeschrijving zorgvuldig leest en dat je altijd precies uitvoert wat gevraagd wordt. adw/mab 6 introductie

7 Advies Omschrijving Geregeld zul je met je team contact opnemen met de lector (= consultatie) om de vorderingen van de werkzaamheden te bespreken. Let erop dat: je bij elke consultatie zowel voor de lector als voor alle groepsleden over een kopie van het gepresteerde werk beschikt; je naar elke consultatie Tekstgids en Werkboek meebrengt; je altijd een groepslid als woordvoerder aanduidt en dat bij verschillende consultaties telkens een ander groepslid die rol waarneemt; De woordvoerder legt in naam van het team vragen, problemen enz. aan de lector voor. Daarom hanteert de woordvoerder het zenderperspectief in de wij-vorm. je altijd kunt verklaren welke achtergrondinformatie je gebruikt hebt en dat je altijd de gekozen werkwijze kunt verantwoorden; de lector alles wat je voorlegt (oplossing, voorstel) als het resultaat van groepswerk benadert en dat je individueel aanspreekbaar bent, zowel over je eigen bijdrage als over het gemeenschappelijk resultaat. Aarzel niet om problemen met de opdracht, onduidelijkheden in de theorie of moeilijkheden binnen de groep aan je lector voor te leggen. Leg nooit zomaar een probleem aan je lector voor maar bewijs je zin voor initiatief door zelf mogelijke oplossingen aan te brengen en/of door samen met je lector actief mee te denken. Leg problemen niet individueel maar gezamenlijk aan je lector voor. Evaluatie In het onderstaande schema vind je een overzicht van de evaluatiemethode. Onderdeel Aandachtspunten Wegingscoëfficiënt Permanente evaluatie Groepsevaluatie Hoofdopdracht (2 beknopte evaluerende rapporten 1 essentieper-onderwerpverslag (module 2) Extra opdracht besluiten- en actielijst derde verplichte vergadering (module 3) Leerproces Groepsproces Attitudes Groepsproces Kwaliteit eindproduct Kwaliteit eindproduct 20 punten = 20 % 15 punten = 15 % 45 punten = 45 % 20 punten = 20 % adw/mab 7 introductie

8 2 MODULE 1: START PROJECT In module 1 voer je alleen enkele voorbereidende taken uit: je maakt ken- nis met de opdracht en je bestudeert de kalender. Een goede voorbereiding is essentieel voor het welslagen van het project. Met deze module ga je hoe dan ook meteen van start. Inhoud module 1 Inhoud procedure 1 Het project opstarten Taak Handeling Lees in deze bundel individueel de volledige opdrachtbeschrijving door, zodat je een duidelijk beeld krijgt van alle verplichte taken. Lees individueel de kalender door. Kom met je team samen en: bespreek eventuele vragen; werk een planning uit voor het verloop van de werkzaamheden; stuur je lector een mail met de namen van de teamleden en met het adres van alle teamleden. Vaardigheid adw/mab 8 module 1

9 3 MODULE 2: HOOFDOPDRACHT Inhoud module 2 De hoofdopdracht bestaat uit een analyse van vier brieven van een verschillend type en een analyse van een folder of een persbericht. Zowel de analyse van de brieven als de analyse van de folder/het persbericht mondt uit in een beknopt evaluerend rapport (beleidsnota). Door de tijdsdruk is het nodig het materiaal aan te vragen bij bedrijven of organisaties die je vlug verder kunnen helpen. Inhoud procedure 2 Het materiaal verzamelen Taak Handeling Lees en bestudeer individueel: het hoofdstuk Corresponderen in deel 1 van Tekstgids het hoofdstuk Folder en Persbericht in deel 2 van Tekstgids. Enige achtergrondkennis is immers nodig om aan het werk te beginnen en het juiste materiaal te verzamelen. Organiseer een werkoverleg (vergadering) waarin je: de 4 brieftypes vastlegt die je zult analyseren en waarin je bepaalt of je een folder of een persbericht zult bespreken. Verzamel per teamlid: 4 brieven (geen faxberichten, geen mails) van de afgesproken types bij eenzelfde bedrijf/organisatie 1 folder of 1 persbericht. Let erop dat de folder een twee-of drieluik is en dat het persbericht niet via het internet is verspreid. Zorg ervoor dat je: aan het bedrijf/de organisatie met voorbeelden kunt verduidelijken wat je precies verstaat onder de gewenste brieftypes; tijdig over de nodige documenten beschikt (zie taak 13 in procedure 3). Vaardigheid adw/mab 9 module 2

10 Inhoud procedure 3 Een overlegronde organiseren om het materiaal te selecteren Taak Handeling Vaardigheid Spreek met het oog op de overlegronde (verplichte vergadering 1, taak 15) af wie de rol van voorzitter en wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat er nog overlegrondes volgen en dat de rol van voorzitter en notulist telkens bij een ander groepslid moet berusten. Bereid je individueel voor op de overlegronde (verplichte vergadering 1, taak 15) door op blz van deze bundel de agenda van die vergadering én de toelichting te bestuderen. Uiteindelijk is het de bedoeling van de overlegronde om met het team uit al het verzamelde materiaal 4 brieven te selecteren van een verschillend type (bij voorkeur van eenzelfde bedrijf/organisatie) en 1 folder of 1 persbericht. Let op: De overlegronde vindt plaats in het bijzijn van de begeleidende lector (zie kalender). Slaagt het team er niet in binnen de voorziene tijd de opgelegde agenda af te werken, dan dient het team zich te houden aan de ad-hocrichtlijnen en orders van de begeleidende lector. Bestudeer individueel het hoofdstuk Vergaderen in deel 1 van Tekstgids. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een essentie-per-onderwerpverslag van de overlegronde uit moet werken. Raadpleeg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek. Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen. Zorg er als voorzitter voor dat alle teamleden ten laatste twee dagen voor de vergadering alle verzamelde materiaal ingediend hebben. Op die manier kun je als voorzitter de ingewonnen documenten inventariseren. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op 14 de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen. adw/mab 10 module 2

11 Taak Handeling Beleg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) in het bijzijn van de lector de verplichte vergadering 1: De overlegronde duurt ca. 30 minuten en vindt plaats in het bijzijn van de lector. Onmiddellijk na de vergadering evalueert en becommentarieert de lector de vergadertechniek. Zorg ervoor dat voor de overlegronde het vergaderlokaal volledig in orde gebracht is (schikking van tafels en stoelen). Doe aan zelfreflectie en kaart daarom naderhand met de groep nog eens na over de overlegronde en het gesprek met de lector. Kunnen we deze ervaring constructief gebruiken bij toekomstig groepsoverleg? Werk als notulist na de overlegronde een essentie-peronderwerpverslag uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek. Bespreek met het volledige team de conceptversie van het essentie-per-onderwerpverslag dat de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Stuur op het afgesproken tijdstip (zie kalender) het essentie-per-onderwerpverslag als bijlage bij een mail naar je lector. Raadpleeg voor de redactie van de begeleidende mail de Tekstgids. Verbeter het essentie-per-onderwerpverslag, nadat je de schriftelijke feedback van de lector ontvangen hebt (zie kalender): Bestudeer eerst de feedback van de lector. Houd met de feedback rekening bij de verbetering. Stop de definitieve versie van het essentie-per-onderwerpverslag in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Vaardigheid adw/mab 11 module 2

12 Agenda Hieronder vind je een agenda met de punten die minimaal tijdens de verplichte vergadering 1 aan bod moeten komen. Afhankelijk van de situatie kun je de agenda aanvullen met extra agendapunten. De tijdsaanduiding is indicatief. Agenda overlegronde procedure 3 1. Opening (1 minuut) 2. Agendavaststelling (1 minuut) 3. Briefkeuze (15 minuten) -briefing -beraadslaging -besluitvorming 4. Folderkeuze/Persberichtkeuze (10 minuten) -briefing -beraadslaging -besluitvorming 5. Praktische afspraken (2 minuten) - lector 6. Sluiting (1 minuut) adw/mab 12 module 2

13 Toelichting bij agenda Hieronder vind je nog enige verduidelijking bij de agenda. 1. Briefkeuze Je kiest uit het ingewonnen materiaal uiteindelijk 4 brieven van een verschillend type (neutraal nieuws, goed nieuws, slecht nieuws, directief, goodwill), bij voorkeur van eenzelfde bedrijf/organisatie. Om een verantwoorde keuze te maken, zul je enkele criteria in overweging moeten nemen: - Beantwoorden de brieven inderdaad aan het type zoals beschreven in Tektgids? - Dragen de briefthema s de interesse weg van de teamleden? - Komen de brieven uit sectoren/bedrijven/organisaties die voor je studierichting interessant zijn? - Lenen de brieven zich tot een degelijke analyse? - Kunnen er vier brieven van éénzelfde bedrijf/organisatie worden besproken? - enz. 2. Folderkeuze/Persberichtkeuze Je kiest 1 folder/persbericht uit het verzamelde materiaal. Om een verantwoorde keuze te maken, zul je enkele criteria in overweging moeten nemen: - Beantwoorden de documenten inderdaad aan de kenmerken zoals beschreven bij taak 6 in procedure 2? - Draagt de thematiek van de folder/het persbericht de interesse weg van de teamleden? - Is de folder/het persbericht in enig opzicht interessant voor je studierichting? - Kan de folder/het persbericht worden besproken van hetzelfde bedrijf/dezelfde organisatie als het bedrijf/de organisatie waarvan de brieven worden besproken? - enz. 3. lector - Spreek af hoe je die taak uitwerkt. Ofwel werkt één teamlid in eerste instantie een conceptversie uit van het mailbericht. Dat teamlid werkt later de definitieve versie uit na overleg met alle teamleden. Ofwel werkt elk teamlid in eerste instantie een eigen versie uit van het mailbericht. Uit die verschillende versies distilleert het team dan een definitieve tekst. b. Spreek af wie het bericht verstuurt tegen het afgesproken tijdstip (zie kalender). adw/mab 13 module 2

14 Inhoud procedure 4 Het materiaal analyseren Taak Handeling Bestudeer individueel en grondig de theorie van de geselecteerde brieftypes in deel 1 van Tekstgids de theorie van de briefopmaak in deel 2 van Tekstgids het analyseformulier voor brieven (vanaf blz. 38 in het Werkboek) de theorie van de folder of het persbericht in deel 2 van Tektstgids het analyseformulier voor de folder (vanaf blz. 44 in het Werkboek) of voor het persbericht (vanaf blz. 50 in het Werkboek). Maak met het team enkele afspraken: Spreek een werkwijze af voor de analyse van de brieven en van de folder/het persbericht. Werkt het team onmiddellijk de analyse gezamenlijk uit? Of werkt elk groepslid in eerste instantie alle analyses individueel uit en vergelijk en bespreek je daarna de resultaten? Of verdeel in je eerste instantie de taken en kom je daarna samen om een definitieve analyse uit te werken? Spreek een timing af. Voor de analyse van de brieven gebruik je in het Werkboek het formulier vanaf blz. 38, voor de analyse van de folder het formulier vanaf blz. 44, voor de analyse van het persbericht het formulier vanaf blz. 50. Voer de analyse van de brieven uit volgens de afgesproken werkwijze (zie taak 23). Zorg er in elk geval voor dat er een consensus uit de bus komt. Ga terug naar de theorie bij discussie. Kom je niet tot een consensus, raadpleeg dan je lector tijdens een vrije consultatie (zie kalender). Uiteindelijk zorg je ervoor dat de analyse uitmondt in 4 definitieve analyseformulieren (4 brieven). Voer de analyse van de folder/het persbericht uit volgens de afgesproken werkwijze (zie taak 23). Zorg er in elk geval voor dat er een consensus uit de bus komt. Ga terug naar de theorie bij discussie. Kom je niet tot een consensus, raadpleeg dan je lector tijdens een vrije consultatie (zie kalender). Uiteindelijk zorg je ervoor dat de analyse uitmondt in 1 definitief analyseformulier (1 folder of 1 persbericht). Vaardigheid adw/mab 14 module 2

15 Inhoud procedure 5 Twee beknopte evaluerende rapporten (beleidsnota) schrijven Taak Handeling Bereid je individueel voor op taken 28 en 29. Bestudeer daartoe grondig de informatie over: rapporteren in deel 1 van Tekstgids het beknopte rapport in deel 2 van Tekstgids het schrijven van een beknopt rapport in de Werkinstructies. Spreek een werkwijze af voor de taken 28 en 29. Werkt het team samen de 2 conceptversies uit? Of werkt eerst elk teamlid de 2 conceptversies uit en beleg je daarna een overlegmoment om tot een consensus te komen? Verwerk de analyse van de 4 brieven in een beknopt evaluerend rapport (beleidsnota). Werk de conceptversie van het rapport uit volgens de afgesproken werkwijze (zie taak 27). Zorg er in elk geval voor dat er een consensus uit de bus komt. Ga terug naar de theorie bij discussie. Kom je niet tot een consensus, raadpleeg dan je lector tijdens een vrije consultatie (zie kalender).formuleer de tekst zo correct, duidelijk, aantrekkelijk en gepast mogelijk (zie Communicatiewijzer 1 ). Volg ook de Werkinstructies (Beknopt rapporteren). Verwerk de analyse van de folder/het persbericht in een beknopt evaluerend rapport (beleidsnota). Werk de conceptversie van het rapport uit volgens de afgesproken werkwijze (zie taak 27). Zorg er in elk geval voor dat er een consensus uit de bus komt. Ga terug naar de theorie bij discussie. Kom je niet tot een consensus, raadpleeg dan je lector tijdens een vrije consultatie (zie kalender). Formuleer de tekst zo correct, duidelijk, aantrekkelijk en gepast mogelijk (zie Communicatiewijzer 1 ). Volg ook de Werkinstructies (Beknopt rapporteren). Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversies van de beknopte rapporten samen met de analyseformulieren voor. Zorg ervoor dat je: je teksten theoretisch kunt onderbouwen en kunt aantonen dat de teksten stroken met het gehanteerde vragenschema; een aantal gerichte vragen hebt voorbereid. Werk de definitieve versie uit van de twee beknopte rapporten en verwerk de opmerkingen van de lector. Stop op het einde van het semester de definitieve versie van de twee beknopte rapporten in de portfolio. Vaardigheid 1 Baert Marie-Anne en De Witte, Arnout: Communicatiewijzer, Wommelgem, Van In, adw/mab 15 module 2

16 4 MODULE 3: EXTRA OPDRACHT Inhoud module 3 In eerste instantie organiseer je met je team een werkoverleg. Op de agenda van dat overleg staat één punt centraal: een verantwoorde keuze maken voor een extra communicatieopdracht. Je kunt kiezen uit twee mogelijkheden: Keuze 1 Keuze 2 Je voert enkele sollicitatiegesprekken en schrijft daarover een informatief verslag. Je voert enkele zakelijke telefoongesprekken. Daarnaast schrijf je enkele zakelijke teksten. Daarbij heb je de keuze uit de redactie van: enkele brieven een folder een persbericht een informatief verslag over onlinerekruteren. In tweede instantie voer je de gekozen communicatieopdracht consequent uit, zonder terug te komen op de genomen beslissing. Keuze 1 Hieronder lees je de invulling van de eerste keuze. Concrete invulling van keuze 1 Met je team ga je op sollicitatiegesprek bij een bedrijf of een selectiebureau voor een functie die aansluit bij je opleiding. Ten minste twee teamleden voeren een fictief sollicitatiegesprek. De andere teamleden treden op als observatoren-verslaggevers. Het is eveneens de bedoeling dat er een degelijke nabespreking plaatsvindt, waarbij het team samen met de interviewer(s) kritisch terugblikt op de gevoerde gesprekken (welke antwoorden waren goed/niet goed en waarom, waarom werden bepaalde vragen gesteld enz.). Voor die kritische terugblik rust vooral een belangrijke taak op de schouders van de observatoren-verslaggevers. Zij dienen tijdens de nabespreking aan de interviewer een aantal kritische vragen voor te leggen. Uiteindelijk schrijf je als een team voor je lector een informatief verslag over de ervaringen. adw/mab 16 module 3

17 Keuze 2 Hieronder lees je de invulling van de tweede keuze. Concrete invulling van keuze 2 Je werkt een oefeningenpakket uit. Je stelt het pakket samen volgens de onderstaande instructies: Je kiest als team uit opdracht 14 op blz. 110 van het oefeningenpakket op de cd-rom twee motieven voor een telefoongesprek in de praktijk en daarna voert elk teamlid daadwerkelijk twee telefoongesprekken. Je registreert die gesprekken op band of op cd-rom. Je schrijft enkele zakelijke teksten. Je kunt kiezen uit de onderstaande vier mogelijkheden: ofwel: een pakket van 6 correspondentie-oefeningen: keuze 2a Je stelt zelf een pakket van 6 oefeningen corresponderen samen volgens het onderstaande stramien. Bovendien zorg je ervoor dat de categorieën goed nieuws, slecht nieuws, directieve boodschap en goodwill (zie het hoofdstuk Corresponderen in deel 1 van Tekstgids) ten minste één keer vertegenwoordigd zijn: 1 reconstructieoefening uit de onderstaande reeks: - aanvaarding van een klacht: oefeningen cd-rom blz klacht: oefeningen cd-rom blz afwijzing: oefeningen cd-rom blz verwelkoming: oefeningen cd-rom blz. 91 (opdracht 1) - excuusbrief: oefeningen cd-rom blz. 91 (opdracht 2). 1 reconstructieoefening uit de onderstaande reeks: - informatie-aanvraag: oefeningen cd-rom blz taakopdracht: oefeningen cd-rom blz verzoek om domiciliëring: oefeningen cd-rom blz betalingsverzoek: oefeningen cd-rom (opdracht 19) blz betalingsverzoek: oefeningen cd-rom (opdracht 20) blz betalingsverzoek: oefeningen cd-rom (opdracht 21) blz offerte: oefeningen cd-rom blz offerte: oefeningen cd-rom blz prospectiefbrief: oefeningen cd-rom blz redactie uit de onderstaande reeks: - dienstmededeling gunstig nieuws: oefeningen cd-rom blz memo met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz memo met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz memo met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz ontslagbrief: oefeningen cd-rom blz dienstmededeling ongunstig nieuws: oefeningen cd-rom blz dienstmededeling bedanking: oefeningen cd-rom blz. 93 adw/mab 17 module 3

18 1 redactie uit de onderstaande reeks: - aanvaarding klacht: oefeningen cd-rom blz inwilliging van een verzoek: oefeningen cd-rom blz inwilliging van een verzoek: oefeningen cd-rom blz gunstig bericht: oefeningen cd-rom blz bedanking: oefeningen cd-rom blz afscheid: oefeningen cd-rom blz voorlichting: oefeningen cd-rom blz redactie uit de onderstaande reeks: - informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz verzoek: oefeningen cd-rom blz verzoek: oefeningen cd-rom blz verzoek: oefeningen cd-rom blz verzoek: oefeningen cd-rom blz verzoek: oefeningen cd-rom blz verzoek: oefeningen cd-rom blz redactie uit de onderstaande reeks: - wijzigingsvoorstel: oefeningen cd-rom blz ongunstig bericht: oefeningen cd-rom blz klacht: oefeningen cd-rom blz. 83 of blz afwijzing: oefeningen cd-rom blz. 86 of blz. 88 ofwel: de redactie van een folder: keuze 2b Je kiest uit de opdrachtenreeks 3.2 vanaf blz. 120 op de cd-rom één redactionele oefening. ofwel: de redactie van een persbericht: keuze 2c Je kiest uit de opdrachtenreeks 4.2 op blz. 131 op de cd-rom één redactionele oefening. ofwel: een informatief verslag over onlinerekruteren: keuze 2d Met je team bezoek je ten minste 5 verschillende websites voor onlinerekrutering (b.v. www. vacature.be, Tijdens je bezoek concentreer je je vooral op overeenkomsten en verschilpunten m.b.t.: toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid taalkeuze zoekcriteria jobaanbiedingen die bij je studierichting aansluiten interactieve training informatie over sollicitatietechnieken bedrijfsinformatie Het staat de teamleden vrij om desgevallend een of andere interactieve training uit te testen. Daarna schrijf je als team de bevindingen neer in een informatief verslag voor je lector. adw/mab 18 module 3

19 Inhoud Een overlegronde organiseren om de extra opdracht te kiezen procedure 6 Taak Handeling Spreek met het oog op de overlegronde (verplichte vergadering 2, taak 40) af wie de rol van voorzitter en wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat de rol van voorzitter en notulist telkens bij een ander groepslid moet berusten. Bereid je individueel voor op de overlegronde (verplichte vergadering 2, taak 40) voor door op blz van deze bundel de agenda van die vergadering én de toelichting te bestuderen. Uiteindelijk is het de bedoeling van de overlegronde om met het team een keuze te maken voor een extra opdracht. Bestudeer individueel het hoofdstuk Vergaderen in deel 1 van Tekstgids. Bestudeer aandachtig de diverse keuzemogelijkheden (zie blz van deze bundel), zodat je de praktische implicaties van elke keuzemogelijkheid correct in kunt schatten en een constructieve bijdrage kunt leveren aan de vergadering. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de vergadering uit moet werken. Raadpleeg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek. Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen. Beleg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) de verplichte vergadering 2. Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek. Vaardigheid adw/mab 19 module 3

20 Taak Handeling Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Stuur op het afgesproken tijdstip (zie kalender) de besluiten- en actielijst als bijlage bij een mail naar je lector. Raadpleeg voor de redactie van de begeleidende mail de Tekstgids. Opgelet Nadat je van de lector feedback op de besluiten- en actielijst hebt ontvangen: hoef je de besluiten- en actielijst niet aan te passen; houd je wel rekening met de inhoudelijke opmerkingen van de lector bij de verdere uitwerking van de extra opdracht; houd je wel rekening met de technische opmerkingen van de lector bij de definitieve uitwerking van de besluiten- en actielijst van de derde verplichte vergadering (zie procedure 7: taak 53). Stop de besluiten- en actielijst in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Voeg er een uitgeprinte versie van de feedback van de lector aan toe. Vaardigheid Agenda Hieronder vind je een agenda met de punten die minimaal tijdens verplichte vergadering 2 aan bod moeten komen. Afhankelijk van de situatie kun je de agenda aanvullen met extra agendapunten. De tijdsaanduiding is indicatief. De exacte invulling van het vierde agendapunt is in deze agenda nog niet vastgesteld. Alle deelnemers aan de vergadering en in het bijzonder de voorzitter dienen bij de voorbereiding van de vergadering ermee rekening te houden dat het verloop van het vierde agendapunt afhankelijk is van de gemaakte keuze bij het derde agendapunt (zie: toelichting bij agenda vanaf blz. 21). Een degelijke voorbereiding van alle betrokkenen is absoluut noodzakelijk. Agenda overlegronde procedure 6 1. Opening (1 minuut) 2. Agendavaststelling (1 minuut) 3. Keuze extra opdracht (30 minuten) -beraadslaging -besluitvorming 4. Praktische afspraken (20 minuten) 5. Afspraak volgende vergadering (1 minuut) 6. Sluiting (1 minuut) adw/mab 20 module 3

21 Toelichting bij agenda Hieronder vind je nog enige verduidelijking bij de agenda. 1. Keuze extra opdracht a. Maak een keuze voor een van de vijf hoofdmogelijkheden die vanaf blz. 16 van deze bundel worden beschreven: keuze 1, keuze 2a, keuze 2b, keuze 2c, keuze 2d Om een verantwoorde keuze te maken, zul je enkele criteria in overweging moeten nemen. Idealiter zou de extra opdracht: - moeten aansluiten bij de belangstelling van het team; - haalbaar (werkdruk, tijdsbesteding) moeten zijn voor het team; - representatief moeten zijn voor de gevolgde studierichting. b. Opteert het team voor keuze 2, dan dringen zich nog enkele subkeuzes op: Bij keuze 2a 2b/2c 2d bepaal je eerst welke 2 motieven het team kiest om te telefoneren in de praktijk; daarna binnen de opgegeven keuzemogelijkheid welke 6 correspondentieopdrachten het team uit zal werken. eerst welke 2 motieven het team kiest om te telefoneren in de praktijk; daarna binnen de opgegeven keuzemogelijkheid welke opdracht het team uit zal werken. eerst welke 2 motieven het team kiest om te telefoneren in de praktijk; daarna binnen de opgegeven keuzemogelijkheid welke 5 jobsites het team zal bezoeken. Het team waakt erover dat ook de subkeuzes: - beantwoorden aan de opdrachtbeschrijving (blz van deze bundel); - haalbaar (werkdruk, tijdsbesteding) zijn; - aansluiten bij de belangstelling van de teamleden. adw/mab 21 module 3

22 2. Praktische afspraken bij keuze 1 (sollicitatiegesprekken) Spreek mogelijke data af voor het bezoek aan het bedrijf/selectiebureau. Spreek af wie taak 55 (procedure 7a) uit zal voeren en tegen wanneer. bij keuze 2 Maak de nodige afspraken voor de praktische telefoonopdracht en verlies daarbij niet uit het oog dat het de bedoeling is de gesprekken op band te registreren: - Spreek af waar je zult telefoneren. - Spreek enkele tijdstippen af waarop je de telefoongesprekken wilt voeren. - Spreek desgevallend af wie de reservatie van het telefoonlokaal van de school regelt (taak 55 van procedure 7b/7c/7d). 3. Afspraak volgende vergadering Leg een datum vast voor verplichte vergadering 3 (zie kalender en taak 50 van procedure 7). adw/mab 22 module 3

23 Inhoud procedure 7 De extra opdracht uitwerken Het verloop van procedure 7 is afhankelijk van de gemaakte keuze tijdens de overlegronde (verplichte vergadering 2) van procedure 6. Bij keuze 1 keuze 2a keuze 2b/2c keuze 2d volg je procedure 7a procedure 7b procedure 7c procedure 7d bladzijde Opmerking Eventueel met een asterisk gemarkeerde taken in deze procedure zijn facultatief. Van je lector verneem je of je ze daadwerkelijk uit moet voeren. adw/mab 23 module 3

24 Procedure 7a Om de extra opdracht bij keuze 1 uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 7a Taak Handeling In procedure 6 heb je geopteerd voor een extra opdracht rond een informatief verslag over sollicitatiegesprekken. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens de verplichte vergadering 3 (zie taak 50). Op de agenda van die overlegronde staan 4 echte agendapunten: Spreek af welke twee teamleden een sollicitatiegesprek zullen voeren en welke teamleden de sollicitatiegesprekken met nabespreking als observatoren-verslaggevers bij zullen wonen. Spreek af wanneer het team taak 56 uit zal voeren. Spreek af welk teamlid desgevallend taak 57 van deze procedure uitvoert en tegen wanneer. Spreek een werkwijze af voor de redactie van het informatieve verslag (taak 60). Laat je in eerste instantie één teamlid een conceptversie uitwerken en kom je daarna samen op op grond van dat ene voorstel een oplossing van het team uit te werken? Of maakt elk teamlid in eerste instantie een eigen conceptversie en leg je daarna de versies samen om er een tekst van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af. Spreek met het oog op taak 50 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Vaardigheid adw/mab 24 module 3

25 50 Beleg op het afgesproken tijdstip de verplichte vergadering * Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van overlegronde 2. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 aan op grond van de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Leg de nodige contacten, totdat je een bedrijf/selectiebureau bereid vindt tot medewerking. Let erop dat je: de toestemming vraagt om de niet-solliciterende teamleden als observatoren-verslaggevers te laten fungeren tijdens de sollicitatiegesprekken en de nabespreking; aan het meewerkende bedrijf/selectiebureau belooft een curriculum vitae van de 2 kandidaten toe te sturen; duidelijke afspraken maakt; gemaakte afspraken bij voorkeur schriftelijk bevestigt; eventueel gebruik maakt van de aanbevelingsbrief van de school. Afhankelijk van het gekozen medium (brief, telefoon enz.) volg je de richtlijnen in Werkinstructies. Werk in gezamenlijk overleg de curricula vitae uit van de 2 teamleden die het sollicitatiegesprek zullen voeren. Maak van elk curriculum een duidelijke kopie en bezorg aan het meewerkende bedrijf/selectiebureau de 2 originele exemplaren. Breng de leiding van het schooldepartement ten minste één week voor de uitstap op de hoogte (plaats, datum enz.) met een verzorgd opgesteld memo: Volg de Werkinstructies (Corresponderen). Dien het memo in bij de bevoegde persoon. Laat 1 exemplaar van het memo voor ontvangst tekenen en afstempelen en bewaar dat exemplaar. Laat het tweede exemplaar bij de bevoegde persoon achter. adw/mab 25 module 3

26 58 Bereid je als kandidaat-sollicitant individueel voor op het fictieve sollicitatiegesprek door zowel de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) als het hoofdstuk Zakelijke dialogeren in deel 1 van Tekstgids grondig door te nemen. 59 Ga op de afgesproken datum (een vrije dag) met je team naar het bedrijf/selectiebureau: Voer de gesprekken en volg daarbij de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren). Registreer tijdens de gesprekken de gestelde vragen en opvallende vaststellingen. Registreer tijdens de nabespreking de opmerkingen van de interviewer. Maak voor de registratie gebruik van schriftelijke aantekeningen, al dan niet als ondersteuning van een opname op cassette die overigens alleen mogelijk is na voorafgaandelijke toestemming. Neem actief deel aan de nabespreking door b.v. uitleg te vragen bij bepaalde bedenkingen, te informeren naar de betekenis van bepaalde (onverwachte) vragen tijdens de sollicitatiegesprekken enz. 60 Verwerk de bevindingen in een informatief verslag: Raadpleeg de Werkinstructies (Een informatief verslag schrijven). Voeg de curricula vitae als bijlage bij het verslag. 61 Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie van het informatieve verslag voor. Zorg ervoor dat je: je tekst theoretisch kunt onderbouwen; kunt aantonen dat de tekst strookt met het gehanteerde vragenschema; een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. 62 Werk de definitieve versie van het informatieve verslag uit en verwerk de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van het informatieve verslag in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. adw/mab 26 module 3

27 Procedure 7b Om de extra opdracht bij keuze 2a uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 7b Taak Handeling In procedure 6 heb je geopteerd voor een extra opdracht rond telefoneren en corresponderen. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens de verplichte vergadering 3 (zie taak 50). Op de agenda van die overlegronde staan 2 echte agendapunten: Spreek een werkwijze af voor de reconstructieoefeningen (taak 57). Verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om telkens op grond van dat ene voorstel een oplossing uit te werken? Of maakt elk groepslid in eerste instantie alle oefeningen individueel en leg je daarna de oplossingen samen om er een oplossing van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af. Spreek een werkwijze af voor de redactionele oefeningen (taak 57 ). Verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om telkens op grond van dat ene voorstel een oplossing uit te werken? Of maakt elk groepslid in eerste instantie alle oefeningen individueel en leg je daarna de oplossingen samen om er een oplossing van het team uit te distillieren? Spreek ook een timing af. Spreek met het oog op taak 50 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Vaardigheid adw/mab 27 module 3

28 50 Beleg op het afgesproken tijdstip de verplichte vergadering Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van overlegronde 2. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 aan op grond van de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Reserveer desgevallend bij de verantwoordelijke persoon het telefoonlokaal van de school. Houd rekening met de interne reservatieregeling. Reserveer, indien nodig, het lokaal meermaals. Voer de telefoongesprekken uit en registreer de gesprekjes op band: Volg de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) en raadpleeg de richtlijnen in het hoofdstuk Telefoon in deel 2 van Tekstgids. Zorg ervoor dat uiteindelijk elk teamlid tweemaal getelefoneerd heeft. Werk de gekozen oefeningen corresponderen uit.: Raadpleeg het hoofdstuk Corresponderen in deel 1 van Tekstgids. Volg voor de redactionele oefeningen de Werkinstructies (Corresponderen). Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie voor van de correspondentieoefeningen (zie taak 58). Zorg ervoor dat je: kunt aantonen dat de briefteksten stroken met het gehanteerde vragenschema; de briefteksten theoretisch kunt onderbouwen; een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Laat desgewenst op het afgesproken tijdstip (zie kalender) of tijdens een vrije consultatie de op cassette geregistreerde telefoongesprekken (taak 56) door je lector beluisteren. Breng zelf een recorder mee naar de consultatie. adw/mab 28 module 3

29 Werk de definitieve versie uit van de oefeningen corresponderen (taak 57) en verwerk de opmerkingen van de lector. Doe (een aantal van) de telefoongesprekken (taak 56) eventueel over en houd rekening met de opmerkingen van de lector. Stel ook een overzichtelijke lijst op van de geregistreerde telefoongesprekken (nummer van het gesprek, naam van de oproeper, naam van de opgeroepene, datum). Stop de definitieve versie van de correspondentieoefeningen en de cassette met telefoongesprekken in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Voeg er ook de lijst van de telefoongesprekken aan toe. adw/mab 29 module 3

30 Procedure 7c Om de extra opdracht bij keuze 2b/2c uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 7c Taak Handeling In procedure 6 heb je geopteerd voor een extra opdracht rond telefoneren en folder/persbericht. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens de verplichte vergadering 3 (zie taak 50). Op de agenda van die overlegronde staat 1 echt agendapunt: Spreek een werkwijze af voor de redactionele oefening (taak 57: een folder ontwerpen of een persbericht schrijven ). Verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om de stukken van de puzzel in elkaar te passen? Of werkt elk groepslid in eerste instantie individueel een oplossing uit en leg je daarna de oplossingen samen om er een oplossing van het team uit te distilleren? Of werkt het team de opdracht onmiddellijk gezamenlijk uit? Spreek ook een timing af. Spreek met het oog op taak 50 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Vaardigheid adw/mab 30 module 3

31 50 Beleg op het afgesproken tijdstip de verplichte vergadering Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van overlegronde 2. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 aan op grond van de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Reserveer desgevallend bij de verantwoordelijke persoon het telefoonlokaal van de school. Houd rekening met de interne reservatieregeling. Reserveer, indien nodig, het lokaal meermaals. Voer de telefoongesprekken uit en registreer de gesprekjes op band: Volg de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) en raadpleeg de richtlijnen in het hoofdstuk Telefoon in deel 2 van Tekstgids. Zorg ervoor dat uiteindelijk elk teamlid tweemaal getelefoneerd heeft. Werk de gekozen oefening (folder of persbericht) uit: Raadpleeg in deel 2 van Tekstgids het hoofdstuk Folder of Persbericht. Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie voor van de folder/het persbericht. Zorg ervoor dat je: de werkstukken theoretisch kunt onderbouwen; een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Laat desgewenst op het afgesproken tijdstip (zie kalender) of tijdens een vrije consultatie de op cassette geregistreerde telefoongesprekken (taak 56) door je lector beluisteren. Breng zelf een recorder mee naar de consultatie. adw/mab 31 module 3

32 Werk de definitieve versie uit van de folder/het persbericht (taak 58) en verwerk de opmerkingen van de lector. Doe (een aantal van) de telefoongesprekken (taak 56) eventueel over en houd rekening met de opmerkingen van de lector. Stel ook een overzichtelijke lijst op van de geregistreerde teleoonfgesprekken (nummer van het gesprek, naam van de oproeper, naam van de opgeroepene, datum). Stop de definitieve versie van de folder/het persbericht en de cassette met telefoongesprekken in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Voeg er ook de lijst van de telefoongesprekken aan toe. adw/mab 32 module 3

33 Procedure Om de extra opdracht bij keuze 2d uit te voeren, volg je 7d de onderstaande procedure 7d. Taak Handeling In procedure 6 heb je geopteerd voor een extra opdracht rond telefoneren en een informatief verslag over onlinerekruteren. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens de verplichte vergadering 3 (zie taak 50). Op de agenda van die overlegronde staan 2 echte agendapunten: Spreek een werkwijze af voor het bezoek aan de websites (taak 57). Bezoekt elk groepslid in eerste instantie 1 site en legt die daarna de bevindingen aan de groep voor? Of bezoekt elk groepslid in eerste instantie elke site en leg je daarna de individuele bevindingen naast elkaar om tot een consensus te komen? Spreek ook een timing af. Spreek een werkwijze af voor de redactie van het informatieve verslag (taak 58 ). Laat je in eerste instantie één groepslid een conceptversie uitwerken en kom je daarna samen om op grond van dat ene voorstel een oplossing van het team uit te werken? Of maakt elk teamlid in eerste instantie een eigen conceptversie en leg je daarna de versies samen om er een tekst van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af. Spreek met het oog op taak 50 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Vaardigheid adw/mab 33 module 3

34 50 Beleg op het afgesproken tijdstip de verplichte vergadering Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van overlegronde 2. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 aan op grond van de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Reserveer desgevallend bij de verantwoordelijke persoon het telefoonlokaal van de school. Houd rekening met de interne reservatieregeling. Reserveer, indien nodig, het lokaal meermaals. Voer de telefoongesprekken uit en registreer de gesprekjes op band: Volg de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) en raadpleeg de richtlijnen in het hoofdstuk Telefoon in deel 2 van Tekstgids. Zorg ervoor dat uiteindelijk elk teamlid tweemaal getelefoneerd heeft. Bezoek de jobsites en registreer de belangrijkste bevindingen. Verwerk de bevindingen van taak 57 in een informatief verslag. Raadpleeg de Werkinstructies (Een informatief verslag schrijven). Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie voor van het informatieve verslag. Zorg ervoor dat je: het werkstuk theoretisch kunt onderbouwen; kunt aantonen dat de tekst strookt met het gehanteerde vragenschema; een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Laat desgewenst op het afgesproken tijdstip (zie kalender) of tijdens een vrije consultatie de op cassette geregistreerde telefoongesprekken (taak 56) door je lector beluisteren. Breng zelf een recorder mee naar de consultatie. adw/mab 34 module 3