Het komt vaak voor dat je informatie moet inwinnen voordat je begint met het opstellen van een activiteitenplan.

Transcriptie

1 Theorie Inleiding Als je een taak moet uitvoeren, kom je in actie. Vaak is het verstandig om eerst te bedenken wat je gaat doen en hoe je dit gaat doen voordat je een taak gaat uitvoeren. Tijdens het bedenken ontstaat er dan een plan. Dit noemen we een activiteitenplan. Taken die je voor het eerst doet, zijn vaak lastiger uit te voeren dan de taken die je al vaker hebt gedaan. Bij taken die je al vaker hebt uitgevoerd, weet je meestal van tevoren wat je kunt verwachten zoals de handelingen die je gaat verrichten en de hoeveelheid tijd je eraan kwijt zult zijn. Bij ondernemingen werk je vaak samen bij het opstellen en uitvoeren van een activiteitenplan. Stel je eens voor dat je van je leidinggevende de opdracht krijgt om een deel van de showroom op te ruimen en opnieuw in te richten. Voor je hiermee begint, zul je jezelf eerst een aantal vragen stellen zoals: Welke schoonmaakartikelen heb ik nodig, waar zal ik beginnen, hoeveel tijd heb ik nodig voor de uitvoering van deze klus, welke nieuwe artikelen zijn er beschikbaar en welk resultaat verwacht mijn leidinggevende precies van mij? Terwijl je erover nadenkt, ontstaat een activiteitenplan. In het activiteitenplan neem je alle aspecten op waar je rekening mee moet houden, zoals de benodigde materialen en de tijd die de uitvoering zal kosten. Elke onderneming heeft dagelijks met het plannen van vele activiteiten te maken. Activiteiten kunnen korte tijd in beslag nemen, bijvoorbeeld een uur. Maar activiteiten kunnen ook langere tijd duren, bijvoorbeeld een week, een maand of een jaar. Als commercieel medewerker ben je vaak betrokken bij het plannen en uitvoeren van activiteiten. Je kunt hierbij denken aan activiteiten plannen rond: - een beurspresentatie - salespromotion - een marktonderzoek. Het komt vaak voor dat je informatie moet inwinnen voordat je begint met het opstellen van een activiteitenplan. Na uitvoering van een activiteitenplan worden het verloop en de resultaten geëvalueerd en gerapporteerd. Basis van een activiteitenplan De voorwaarde om tot een goed activiteitenplan te komen, is dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt op de volgende punten. Het is duidelijk: - wat het doel is van de activiteit - in welke deeltaken de activiteit opgedeeld kan worden - in welke volgorde de activiteiten worden uitgevoerd - welke middelen en materialen er bij de uitvoering gebruikt worden - hoeveel tijd er nodig zal zijn om de activiteit uit te voeren - welke kosten er verwacht kunnen worden (indien van toepassing). Theorie Pagina 1 van 5

2 Opdrachten Om jezelf te oefenen in het maken van activiteitenplannen volgt hier een aantal toepassingsopdrachten. 1. Bij deze opdracht noteer je de deelactiviteiten en de tijd die je denkt hiervoor nodig te hebben in het schema. Zoek de gegevens van 10 importgroothandelsbedrijven op het internet op. De gegevens die je zoekt zijn: de naam van het bedrijf, het adres, de plaats, het telefoonnummer en de naam van een contactpersoon. Maak een activiteitenplan voordat je deze taak uitvoert. Doel van de activiteit: gegevens verzamelen van 10 importgroothandels Benodigde materialen: een computer met internetaansluiting Benodigde tijd: twee uur en tien minuten (130 minuten) een tabel met de gegevens van tien importgroothandels. Bedenken op welke sites deze informatie te vinden is Gemiddelde tijd die nodig is om de gegevens van 1 importbedrijf te vinden Gemiddelde tijd die nodig is voor het noteren van de gegevens per bedrijf 2 minuten Naam van het importbedrijf Adres Plaats Telefoonnummer Contactpersoon Zoektijd 2. Zoek via het internet tien bedrijven op waar je het komende jaar stage zou kunnen lopen. De bedrijven moeten erkend zijn als stagebedrijf voor de opleiding tot commercieel medewerker en moeten binnen een bepaald postcodegebied vallen. De gegevens die je zoekt zijn: - de naam van het bedrijf - het adres - de plaats - het telefoonnummer - de naam van een contactpersoon. Theorie Pagina 2 van 5

3 Doel van de activiteit: gegevens verzamelen van tien erkende leerbedrijven in een bepaald postcodegebied Benodigde materialen: een computer met internetaansluiting Benodigde tijd: twee uur en vijftig minuten (170 minuten) een tabel met de gegevens van tien erkende leerbedrijven. Bedenken op welke sites deze informatie te vinden is Gemiddelde tijd die nodig is om de gegevens van 1 erkend bedrijf te vinden Gemiddelde tijd die nodig is voor het noteren van de gegevens 5 minuten Naam van het stagebedrijf Adres Plaats Telefoonnummer Contactpersoon Zoektijd 3. Neem telefonisch contact op met stageleerbedrijven. Maak een afspraak om langs te komen om over een mogelijke stageplaats te praten. (Je maakt een keuze uit de door jou eerder opgezochte bedrijven.) Je maakt een telefoonscript waarin je noteert welke vragen je aan het bedrijf wilt stellen en welke vragen je van het bedrijf kunt verwachten. In een schema noteer je welke bedrijven je hebt gebeld, hoe laat, wie je hebt gesproken en het resultaat van het gesprek. We schatten in dat je met 5 bedrijven telefonisch contact moet opnemen voordat je een bedrijf vindt waar je op gesprek mag komen. + Doel van de activiteit: telefonisch een afspraak maken met een erkend leerbedrijf om langs te komen om te praten over de mogelijkheid van een stageplaats Benodigde materialen: een telefoon Benodigde tijd: twee uur en veertig minuten (5 x ) Resultaat 1: Resultaat 2: (5 x 2 minuten) + 5 = 160 een afspraak met een bedrijf om te komen praten over een mogelijke stageplaats een overzicht van bedrijven waarmee je telefonisch contact hebt gehad. Theorie Pagina 3 van 5

4 Maken van een keuze uit de 10 erkende leerbedrijven Opstellen van een belscript 60 minuten Gemiddelde tijd die nodig is voor één telefoongesprek van Noteren van de informatie voor de afspraak: datum, tijdstip, verbindingen met openbaar vervoer, reistijd, waar je je moet melden Noteren van de resultaten van het telefoneren: welk bedrijf heb je gebeld, hoe laat, wie heb je gesproken, met welk resultaat? 5 minuten 2 minuten Voor je telefonisch contact opneemt, maak je eerst een belscript. Naam van het stagebedrijf Tijdstip Met wie gesproken? Resultaat van het gesprek. (evt. reden van afwijzing) Zoektijd 4. Bij deze opdracht ga je onderzoek doen in de groothandelsbranche en ga je gegeven verzamelen over de groothandelsbranche. Je mag hierbij zelf kiezen van welk type groothandelsbranche jij gegevens wilt verzamelen (bijvoorbeeld groothandels in: bouwmaterialen, kantoorinrichting, auto-onderdelen of verpakkingen.) Je mag ook kiezen voor importerende en exporterende groothandels. Van jou wordt gevraagd van deze branche de volgende branchegegevens te verzamelen en hiervan een verslag te maken: a. het aantal groothandels in deze branche b. de totale jaaromzet in deze branche c. de drie grootste bedrijven in deze branche d. welke stijging of daling er voor de komende jaren wordt verwacht e. de naam van de brancheorganisatie van deze branche f. de naam van het vakblad dat in deze branche wordt uitgegeven g. de belangrijkste trends in deze branche op dit moment. Doel van de activiteit: het verzamelen van gegevens uit de groothandelsbranche Benodigde materialen:computer, een telefoon Benodigde tijd: twee uur en dertig minuten een verslag met de juiste antwoorden op de vragen a t/m g. Theorie Pagina 4 van 5

5 Vaststellen van het type groothandelsbranche waaruit ik gegevens verzamel Bedenken op welke site ik de gevraagde gegevens zal kunnen vinden Achterhalen van de gevraagde gegevens a, b, e, f Achterhalen van de gevraagde gegevens c, d en g Maken van het verslag 30 minuten 40 minuten 60 minuten Leerbedrijf Activiteiten die je binnen een leerbedrijf kunt uitvoeren om je vaardigheden in het opstellen van activiteitenplannen te vergroten nen voor het: - verzamelen van informatie over klanten - updaten van het klantendossier van bestaande klanten - follow-up geven aan wervingsactie - follow-up geven aan beursactiviteiten: - om producten te verkopen - voor het identificeren van de prospect - voor het maken van bezoekafspraken - voor het kwalificeren van de prospect - voor informatie over de beurs - voor informatie over de mailing. Nazorgactiviteiten bij onder andere: - klachtenafhandeling - het bellen na een order. Ondersteuning van de buitendienst (bewaking van een offerte): - verzamelen van klant- of prospectgegevens. Ondersteuning van een promotiecampagne (follow-up van een mailing): - het telefoonscript (overzicht van vragen en antwoorden) - het tegenargumentenscript (overzicht van de antwoorden op de bezwaren van de klant) - belschema. Theorie Pagina 5 van 5