gehouden op 14 april 2016 in Wijkcentrum XIEJEZO, Grote Beerstraat 10, Zwijndrecht

Transcriptie

1 1 NOTULEN van de ALGEMENE LEDENVERGADERING gehouden op 14 april 2016 in Wijkcentrum XIEJEZO, Grote Beerstraat 10, Zwijndrecht AANWEZIG: 22 stemgerechtigde leden, inbegrepen de bestuursleden Tini van Dorst (wedstrijdsecretaris), Tineke Schotgerrits (jeugdzaken), Henk Smits (voorzitter) en Hans Kooij (secretaris). Er zijn geen machtigingen afgegeven. Er is bericht van verhindering ontvangen van Tjesco Gerts, Jaap van Haaften, Gijs Legemaat, Gré van der Velden en Adrie Werman. 1. OPENING. Voorzitter Henk Smits opent de vergadering om uur en heet alle aanwezigen van harte welkom op de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering. De opkomst is dit jaar helaas aanzienlijk lager dan vorig jaar. 2. MEDEDELINGEN / VASTSTELLEN AGENDA. A. MEDEDELINGEN. Henk Smits deelt mede dat de verenigingscontributies voor het jaar opnieuw niet zullen worden verhoogd. De bedragen zijn en blijven 10,00 voor de jeugdleden en 16,50 voor de senioren. De afdrachten aan de NBF wijzigen het komende seizoen flink. De Sportpas en de Sportpas Plus gaan verdwijnen. Daarvoor in de plaats komt er één type pas: de Ledenpas. De kosten daarvan treft u aan in de onderstaande tabellen. Met deze pas kunnen de leden aan alle door of onder auspiciën van de NBF georganiseerde evenementen deelnemen. De tarieven voor de Ledenpas zijn lager dan voor de vroegere Sportpas en Sportpas Plus. Om de vermindering in inkomsten tegen te gaan verhoogt de NBF de bijdragen voor deelname aan toernooien en Nationale Leagues. Contributietarieven BVZ leden: Ledenpas Afdracht NBF Contributie BVZ Totaalbedrag Jeugd tot 18 jaar 20,00 10,00 30,00 Senioren 18 t/m 21 jaar 25,00 16,50 41,50 Senioren 22 t/m 64 jaar 30,00 16,50 46,50 Senioren 65 jaar en ouder 25,00 16,50 41,50 Dubbelleden 10,00 16,50 26,50 Entreekosten 3,00 Duplicaat pas 4,95 Contributietarieven RBZ leden: Huispas Tarief Jeugd tot 18 jaar 10,00 Senioren 16,50 De baanhuur wijzigt wel. Deze gaat omhoog met 0,50 per persoon voor de maandag vroeg, dinsdag vroeg en woensdag vroeg. De tarieven voor de andere leagues wijzigen niet. Daar tegenover staat het aanbod van Palm Party House dat alle actief spelende leden op alle dagen van de week van tot uur gratis mogen trainen op de niet verhuurde banen op vertoon van een door Palm Party House verstrekt pasje. Vooraf reserveren is niet mogelijk en trainen en de huisleagues mogen elkaar niet in de weg zitten. De voorheen verstrekte trainingskaart gaat verdwijnen. Het aanbod geldt voorlopig voor de duur van één jaar en zal volgend jaar worden geëvalueerd. Leden zullen zelf het betreffende pasje bij Palm Party House moeten aanvragen. Een flyer met informatie hier over komt binnenkort beschikbaar. Tevens zal dit op onze website worden aangekondigd. De inschrijfformulieren voor het nieuwe seizoen worden binnenkort aan de teams uitgereikt. Vanaf 1 juni gaat de zomerleague weer van start. Inschrijfformulieren komen z.s.m. beschikbaar. Deze zomer wordt er een nieuwe laminaatvloer in Palm Party House neergelegd.

2 2 B. VASTSTELLEN VAN DE AGENDA. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. INGEKOMEN CORRESPONDENTIE. Behoudens de meldingen van verhindering is er geen ingekomen correspondentie. 4. NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 23 APRIL De notulen worden paginagewijs doorgenomen. Er zijn geen op- of aanmerking en de notulen worden derhalve goedgekeurd met dankzegging aan de secretaris. 5. VOORWOORD VAN DE VOORZITTER. Het voorwoord blijkt door een foutje bij het samenstellen van de bundel stukken voor de vergadering per abuis te zijn vergeten hierin mee te nemen. Henk leest daarom het voorwoord voor aan de aanwezigen. Het handelt dit jaar over de stedenontmoetingen. Hij vertelt over de historie van dit evenement en de zeer sterke terugloop in deelname de laatste jaren. Nog maar 40 procent van de verenigingen in ons land doet mee aan de voorronden van de ontmoetingen. Over de oorzaken hiervan en mogelijke oplossingen van de problematiek wordt later in de vergadering bij agendapunt 11 nader teruggekomen. 6. JAARVERSLAG SECRETARIS. De voorzitter neemt het verslag bladzijde voor bladzijde door. Het verslag vermeld onder punt A, Bestuur en Commissies, dat Jordy Sluyter zich weer beschikbaar had gesteld voor de functie van penningmeester van de vereniging. Zijn benoeming zou in deze Algemene Leden Vergadering op de agenda staan. Helaas is dit niet meer de actuele stand van zaken. Jordy heeft zich om persoonlijke redenen teruggetrokken als bowler in onze vereniging en dus ook als kandidaat bestuurslid. Henk geeft aan in deze vergadering niet op de achtergronden van deze zaak in te willen gaan. Ook over het RCT Zuid-Holland, op bladzijde 10, zijn nieuwe ontwikkelingen te melden. Alle verenigingen zouden in de toekomst in de RCT s afgevaardigden moeten leveren. Of dit gaat gebeuren zal de tijd leren. De in het verslag genoemde Paula Visser is inmiddels al weer weg als RCT-lid. De oorzaak is waarschijnlijk het protest tegen haar deelname aan de 50+ Stedenontmoeting. Zij mocht deelnemen na het geven van dispensatie door de voorzitter van de NBF, ondanks dat zij de leeftijd van 50 jaar nog niet had bereikt. Het jaarverslag wordt goedgekeurd. Henk bedankt secretaris Hans Kooij voor het vervaardigen hiervan. 7. JAARVERSLAG JEUGDCOMMISSIE. Er zijn geen vragen of opmerkingen over het jaarverslag van de jeugdcommissie. Het verslag wordt goedgekeurd met dankzegging aan Tineke Schotgerrits. 8. VERSLAG VAN DE KASCONTROLECOMMISSIE. De kascontrolecommissie bestond dit jaar uit de leden Cees van de Griend en Erhard Veith. Cees leest de door hen opgestelde en getekende verklaring voor waarin wordt weergegeven dat zij de administratie over het boekjaar 2015 en de daarop aansluitende rekening en verantwoording van het bestuur hebben gecontroleerd. De commissie stelt voor om het verlies ad 826,83 ten laste van het eigen vermogen te brengen en zij verklaart akkoord te zijn met de rekening en verantwoording van het bestuur en geeft de ALV in overweging het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële beheer. De vergadering stemt in met dit voorstel en de voorzitter bedankt de leden van de commissie voor hun werk. 9. GOEDKEURING FINANCIEEL VERSLAG Voorzitter en penningmeester ad interim Henk Smits geeft een nadere toelichting op zijn inleiding in de schriftelijke rapportage. Een aantal elementen vallen dit jaar op. Het zijn de stijging van de wedstrijdkosten en opbrengsten bij de senioren vanwege de nieuwe leagues. Daar staat tegenover een daling van de overeenkomstige kosten bij de jeugd. Verder hebben we bijzondere kosten gemaakt door het laten vervaardigen

3 3 van een speciale flyer bedoeld voor ledenwerving bij de jeugd. Verder waren er de Stedenontmoetingen. Enerzijds waren de kosten daarvoor al begroot, met name voor de voorronde en finale voor de 50+, anderzijds was dat voor de senioren niet het geval. Maar aangezien de ALV van 2015 besloot om sowieso deel te nemen met de senioren, werden er kosten voor trainingen gemaakt die niet waren begroot. De verdere kosten van de deelname worden pas in de financiële rapportage van 2016 zichtbaar. Verder geeft Henk aan dat we, ondanks een negatief resultaat van 826,83, toch een positieve cash-flow hebben. Dat wil zeggen dat er nog altijd meer geld binnen komt dan er uit gaat. Het negatieve resultaat ontstaat door de jaarlijkse reservering van 1500 voor het lustrumfeest. Pas wanneer we in januari 2019 de gedane reserveringen gaan uitgeven ontstaat er een negatieve cash-flow. In 2018 zullen we daarover een besluit moeten nemen. Verder streven we er naar een eigen vermogen te hebben van circa De kosten voor een lustrumfeest bedragen circa 7 à Pas indien dat wordt uitgegeven is er sprake van een negatieve cash-flow. Henk geeft ook uitleg bij de cijfers op de balans. Er staan de nodige overloopposten op. Dat wordt veroorzaakt doordat het boekjaar niet gelijk loopt met het speelseizoen ofwel het contributiejaar. Verder is er een veelheid van cijfers op de staat van baten en lasten. Daar valt met name op dat het werkelijke tekort onder het begrote tekort is gebleven. De oorzaken daarvan zijn hierboven al aangegeven. Maar ook omdat we als bestuur best zuinig zijn geweest. Er worden door de aanwezigen geen vragen gesteld over de gepresenteerde cijfers. Wel merkt André de Jong op dat van zijn gedane belofte om de helft te betalen van de kosten van deelname aan een jeugdtoernooi elders, geen gebruik is gemaakt. Henk antwoordt dat dit inderdaad tot zijn spijt niet is opgepakt en belooft hem dit alsnog te gaan doen. Aan Erna van der Kamp en Lonneke den Haan wordt gevraagd dit te gaan regelen. Zij stemmen hiermee in. Het financieel verslag wordt door de vergadering goedgekeurd en zij geeft het bestuur décharge voor het gevoerde beleid. De bestuursleden accorderen ter vergadering het financieel verslag met hun handtekening. André de Jong stelt vast dat de penningmeester goed en secuur de financiële zaken van de vereniging afhandelt. 10. GOEDKEURING BEGROTING Er is dit jaar een verslag gemaakt bij de begroting voor het komende jaar. Daarin staan de uitgangspunten vermeld bij het opstellen van die begroting. Er is uitgegaan van een ledenaantal per 1 januari 2016 van 230. Bij de wedstrijdkosten is uitgegaan van hetzelfde aantal team/spelers als actief per 1 januari Ook is de geplande verhoging van de baanhuur voor een drietal leagues met 50 cent verwerkt en zijn de kosten voor de stedenontmoetingen gebaseerd op de werkelijk gemaakte kosten. Bij de jeugd zijn dezelfde uitgangspunten gehanteerd, met dien verstande dat daar geen verhoging van baanhuur aan de orde is. Het resultaat van de begroting is een verwacht tekort van 734. Zoals hierboven al eerder aangegeven wordt dit vooral veroorzaakt door de reservering van 1500 en wordt dit pas een probleem bij de uitgave hiervan in januari Aangezien er nu nog een eigen vermogen is van 8823 is het verwachte tekort geen probleem. Mede afhankelijk van het ledenaantal, zullen we te zijner tijd moeten bepalen hoe we dit tekort gaan dichten. Op de vraag van André de Jong of de verhoging van de baanhuur in de begroting is meegenomen wordt door Henk bevestigend geantwoord. Elly de Raad vindt het vreemd dat bij de late leagues de baanhuur niet is verhoogd. Henk antwoordt dat dit is gedaan als lokkertje om deze nieuwe leagues en met name de nieuwe spelers daarin, te laten blijven. Wilma Bos vraagt of het trainingsuur op zaterdag tussen twaalf en één blijft bestaan, nu er straks elke dag gratis kan worden getraind op bepaalde uren. André antwoordt bevestigend. Gevraagd naar het aantal jeugdleden wordt medegedeeld dat er sprake is van een lichte stijging. Van 10 naar 12. We hopen dat er een veel grotere aanwas zal zijn als de flyers zijn rondgebracht. Over de begroting zelf valt op te merken dat de organisatiekosten redelijk stabiel zijn. In de specificatie wedstrijdkosten zijn de werkelijke kosten voor de stedenontmoetingen opgenomen. Bij de toernooien zijn we in de gelukkige omstandigheid dat er in plaats van de gestopte sponsor ARCA in de vorm van Dalosy een nieuwe sponsor voor het voorjaarstoernooi is gevonden. Samen met M-Star en Jacobs Lifesaving als sponsor voor het herfsttoernooi kunnen we deze toernooien blijven aanbieden aan onze leden. Als er geen verdere vragen zijn over de gepresenteerde begroting wordt de begroting voor 2016 door de aanwezige leden goedgekeurd. 11. VOORSTELLEN BESTUUR EN LEDEN. A. Evaluatie Stedenontmoeting, deelname Senioren en 50 Plus. Op de Algemene Leden Vergadering van april 2015 is besloten dat we dit jaar zouden meedoen aan de Stedenontmoetingen met zowel de Senioren als de 50 Plus. En er was succes. De Senioren behaalden in eerste instantie een halve finaleplaats en daarin werd zelfs een finaleplaats binnengesleept. Daarin werd een zeer verdienstelijke 6 e plaats behaald. Dat lukte dit keer bij de 50 plus niet. Het bleef bij een 2 e plaats in de voorronde.

4 4 Prachtig natuurlijk, maar het kost allemaal veel geld. Dit kunnen we niet tot in lengte van jaren blijven volhouden. Er moet iets gebeuren. In de vorige ALV is afgesproken de deelname dit jaar te evalueren en Henk vraagt daarom aan de aanwezigen hier iets over te zeggen. Tianne Vogelezang zegt dat de Dames het samen heel goed naar hun zin hebben gehad. Ook coach Jan van den Berg heeft het goed gedaan. Anneke Snaauw onderschrijft dit en zou het heel jammer vinden als we niet meer mee zouden doen. Cees van de Griend vraagt naar een uitsplitsing van de kosten. Henk geeft inzage: Senioren: inschrijfgeld 200 consumpties 130, trainingen 150 is samen 480 voor de voorronde. Komt bij voor halve finale en finale: 80 inschrijfgeld en 260 consumpties maakt totaal 820. Voor de 50 Plus is dat in voorronde: 180 inschrijfgeld en 150 consumpties en 50 training maakt samen 380. Kosten voor Senioren en 50 Plus samen zijn dus Erhard Veith en Cees van de Griend vinden dat een besparing goed mogelijk is als we ons beperken in het geven van gratis consumpties. Tianne Vogelezang snapt er niets meer van; eerst was het probleem het vinden van goede spelers voor het team en nu zijn het ineens de kosten. Henk geeft aan dat alle twee de genoemde redenen van belang zijn. Ook de NBF realiseert zich dat er landelijk een probleem is met de deelname aan de Ontmoetingen. De deelname loopt zeer sterk terug. Er is door een tweetal leden van BV Tilburg een voorstel ingezonden naar de NBF om tot een wijziging van de opzet te komen. Ook wij als bestuur BV Zwijndrecht vinden dat het anders moet en hebben een voorstel gemaakt en dit naar de NBF gezonden. De NBF organiseert op 21 april een brainstormsessie. Wij gaan daar ook naar toe en willen ons voorstel toelichten en horen wat anderen en ook de NBF te zeggen hebben. Ons uitgangspunt is dat we de Ontmoetingen willen blijven behouden, maar dat dit alleen kan als de kosten verlaagd worden en de speelwijze wordt veranderd. Wij denken dat we naar een vijfmans team toe moeten, met daarin minimaal twee dames, in plaats van de huidige teams van vijf heren en vijf dames. Dat scheelt al de helft aan inschrijf- en baanhuur kosten en bovendien denken we dat er dan meer verenigingen kunnen en zullen inschrijven doordat er dan wel voldoende adequate dames beschikbaar zijn. Joop van Loon vraagt of we mee willen doen. Ja, vindt het bestuur, we doen mee met één of meer vertegenwoordigende teams. André de Jong geeft aan dat er misschien wel een sponsor te vinden is. Joop Joosten vindt dat wie graag mee wil doen er ook financieel wat voor over moet hebben. Joop van Loon en Lonneke den Haan zeggen dat ook in de Nationale ploegen spelers zelf een aanzienlijke financiële bijdrage moeten leveren. Loes van Dorst vindt het een goed idee dat spelers zelf een eigen bijdrage in de kosten hebben. Henk vat de discussie samen: -wij willen blijven meedoen aan de Stedenontmoetingen. -er moet wel iets gaan veranderen -we weten niet hoe er in den lande over wordt gedacht -we komen hoe dan ook tot een andere opzet -doen we nog mee als we zelf een deel van de kosten moeten betalen? -we zoeken naar een sponsor André de Jong geeft aan dat hij de deelname van de 50 Plus en de Jeugd aan de Stedenontmoetingen gaat sponsoren. Daar zijn het bestuur en ook de aanwezige leden bijzonder blij mee! Henk zegt dat hij de leden via de site van de ontwikkelingen op de hoogte zal houden. 12. VERKIEZING LEDEN KASCONTROLECOMMISSIE. Als leden van de kascontrolecommissie worden opnieuw Cees van de Griend en Erhard Veith gekozen. Reserve is Piet Jacobs. De voorzitter bedankt de leden voor hun bereidwilligheid. 13. VERKIEZING BESTUURSLEDEN. A. Tini van Dorst, aftredend en herkiesbaar. Tini wordt met algemene stemmen en onder applaus herkozen in het bestuur. 14. RONDVRAAG. 1. Joop van Loon merkt op dat het in de Jeugd trio league is voorgekomen dat één speler afwezig was en dat de andere spelers de kosten moesten opbrengen. Hij vindt dit onrechtvaardig. Henk antwoordt dat we dit in het vervolg zo niet meer doen. Er zal altijd moeten worden betaald, ook als je afwezig bent. 2. Joop van Loon vraagt waarom de finale bij de Kampioenschappen bij de Jeugd nooit op zondag werd gespeeld. Dit jaar ineens wel. Hij vraagt naar de reden waarom. Tineke en Tini leggen uit dat dit afhangt van de

5 5 geloofsovertuiging van de betrokken spelers en ouders. Dit jaar waren er geen deelnemers die er een probleem mee hadden. 3. André de Jong geeft nogmaals aan de inschrijving van de 50 Plus en de Jeugd voor de Stedenontmoeting te willen sponsoren. Het betreft een bijdrage van 180 voor de 50+ en 80 voor de Jeugd. 4. Erhard Veith heeft wat moeite met de uitkering van de vrijwilligersbijdrage. Henk antwoordt dat dit een kleine vergoeding is voor geleverde inspanningen en dat dit iets is uit het verleden. Erhard stelt voor te vragen aan de betrokkenen wat ze er van zouden vinden als dit bedrag niet meer wordt uitgekeerd. Henk geeft aan dit te willen vragen aan de vrijwilligers. Erhard geeft aan dat, ongeacht wat anderen er van vinden, hij in elk geval géén prijs stelt op de vergoeding. Hij stelt het bedrag beschikbaar aan de vereniging. 5. Ria Stadthouders meldt dat er elke maandag twee honden in Palm Party House aanwezig zijn. Ze dacht dat dit niet was toegestaan. André de Jong neemt dit op met de eigenaars. 6. Gevraagd wordt of e-smoking is toegestaan buiten de rookruimte. Henk meent dat we dit niet moeten willen. Hij stelt voor om dit in de komende teamcaptainsvergadering aan de orde te stellen. 7. Erna van der Kamp ziet in de huidige standen in de Jeugdleague een splitsing in jongens en meisjes. Ze wil dat er een splitsing komt in leeftijdcategorieën. Henk antwoordt dat we gaan kijken of dit mogelijk is. 8. Tianne Vogelezang vraagt aandacht voor meer discipline bij het wisselen van banen tijdens de Kampioenschappen. Zij vindt dat dit voor alle banen gelijk moet gebeuren en niet in groepen zoals nu vaak gebeurt. Henk zegt dat hij bij de Kampioenschappen geen ongeregeldheden heeft geconstateerd bij het wisselen van banen. Volgens hem was de foute wissel van banen bij het Dalosy toernooi. 9. Eric Schotgerrits mist bij de Kampioenschappen bij de prijswinnaars de categorie Mix Dubbels. Henk geeft aan dat deze categorie van oudsher officieel geen bestaande klasse is. Hij is ontstaan omdat inschrijvers geen dubbelspeler hadden of konden vinden en toch aan de Kampioenschappen wilden deelnemen. We gaan deze categorie niet formaliseren omdat mensen er dan speciaal op gaan inschrijven. 15. SLUITING. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om uur de vergadering en dankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng. Hij nodigt alle aanwezigen uit om aan de bar nog samen te genieten van een hapje en drankje.