Voor King Aangifte Dashboard moet een administratie in King aangewezen zijn als de kantooradministratie.

Transcriptie

1 Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Voor het inrichten van een King Aangifte Dashboard administratie moeten de volgende stappen worden ondernomen: 1 Installatie 2 Inrichten kantooradministratie 3 Inrichten King Aangifte Dashboard-administratie 1. Installatie Zie voor de installatie de uitgebreide installatiehulp. 2. Inrichten kantooradministratie Voor King Aangifte Dashboard moet een administratie in King aangewezen zijn als de kantooradministratie. Hierin dienen de klanten van King Aangifte Dashboard als debiteur te zijn vastgelegd. De medewerkers die kunnen inloggen in King Aangifte Dashboard moeten als medewerker zijn gedefinieerd bij de bedrijfsgegevens in de kantooradministratie en moeten zijn gekoppeld aan een gebruikerscode. Met deze gebruikscode (en een eventueel wachtwoord) kan er ingelogd worden in King Aangifte Dashboard. 3. Inrichten King Aangifte Dashboard-administratie Als de connectieparameters goed zijn vastgelegd (zie installatiehulp) en de kantooradministratie in King is ingericht, kunnen medewerkers inloggen in King Aangifte Dashboard. De volgende taken dienen als eerste te worden uitgevoerd: 3.1 Definiëren hiërarchie medewerkers Via INSTELLINGEN > MEDEWERKERS kunt u een hiërarchie tussen de medewerkers aangeven. Hier kun u de Leidinggevenden bepalen (o.a. door namen te verslepen). In vrijwel alle overzichten kunnen de werkzaamheden worden gefilterd op: o Alleen de eigen werkzaamheden; o Inclusief werkzaamheden direct ondergeschikten; o Inclusief werkzaamheden alle ondergeschikten. 3.2 Importeren rapportdefinities De rapportdefinities van de SBR-rapporten die worden ondersteund, moeten per administratie worden ingelezen. Dit doet u bij INSTELLINGEN > RAPPORTDEFINITIES. Op dit moment zijn dit: Aangifte omzetbelasting 2013, 2014 en Opgaaf ICP 2013, 2014 en Suppletie omzetbelasting 2009 t/m 2014, 2015 Bij het importeren worden automatisch de SBR-Rapporten toegevoegd. Een SBR-Rapport koppelt de verschillende jaargangen van hetzelfde rapport onder één verzamelnaam, zoals "Aangifte omzetbelasting", "Opgaaf ICP" en Suppletie Omzetbelasting. Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 1 van 10

2 3.3 Definiëren werkprogramma's Een werkprogramma is een opdracht die u voor uw klant moet uitvoeren. Werkprogramma s kunt u toevoegen/wijzigen bij INSTELLINGEN > WERKPROGRAMMA S. Voor OB, ICP en Suppletie OB moeten aparte werkprogramma's worden gedefinieerd. Het is mogelijk meerdere werkprogramma's voor bijv. de aangifte omzetbelasting te definiëren en dan per klant aan te geven welk werkprogramma moet worden gebruikt. Er kan bijvoorbeeld variatie zijn in de hoeveelheid werk dat moet worden verricht of dat de ene klant de administratie geboekt aanlevert en de ander alleen de boekstukken. Een werkprogramma wordt meestal gekoppeld aan een SBR-rapport, maar dat is niet verplicht. U kunt tevens nog per Stap aangeven of er naar uw klant bijv. g d moet worden en of de aangifte als bijlage meegestuurd moet worden. 3.4 Vaste gegevens Bij INSTELLINGEN > VASTE GEGEVENS kunt u gegevens vastleggen voor de HTML-rapportage. U kunt deze gegevens dan weer gebruiken als u bijv. uw klant een wilt sturen met de aangifte als bijlage. In de koptekst kunt u bij voorbeeld als volgt een link plaatsen om uw logo bovenaan te tonen: Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 2 van 10

3 3.5 Toevoegen klanten Alle cliënten waarvoor u werkzaamheden wilt registreren in King Aangifte Dashboard, dienen als debiteur in de kantooradministratie in King aanwezig te zijn. Als u klanten heeft die met een ander financieel pakket dan King werken, dan kunt u voor deze klanten toch de SBR rapportages verzorgen met King Aangifte Dashboard. U maakt deze klanten als debiteur aan in uw Kantooradministratie, én U maakt voor deze klanten een dummy administratie aan in King (die verder niet ingericht hoeft te worden). U kiest voor KLANTEN > TOEVOEGEN U ziet een overzicht met alle klanten die geïmporteerd zijn U kunt hier een of meerdere debiteuren (m.b.v. Ctrl + muisklik) selecteren en toevoegen in King Aangifte Dashboard. Na Selecteren krijgt u de melding: Nadat u een klant toegevoegd heeft in King Aangifte Dashboard, kunt u aan een klant een of meerdere administraties koppelen. U kiest voor KLANTEN > WIJZIGEN Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 3 van 10

4 Vervolgens kunt u aan deze klant de klantbeheerder, de administraties en een logo koppelen. Klantbeheerder Dit betreft de medewerker die primair verantwoordelijk is voor deze klant. Dit is ook de default medewerker bij het toevoegen van opdrachten en genereren van werkzaamheden. Administraties Per klant kunt u aangeven welke administratie(s) voor deze klant wordt gevoerd. Hiervoor gebruikt u knop Koppelen. U krijgt dan alle administraties in King te zien. Met knop Selecteren, koppelt u aan deze klant de betreffende administratie(s). Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 4 van 10

5 Hierdoor kan bijvoorbeeld automatisch de Aangifte Omzetbelasting uit King worden opgehaald. Voor één klant kunnen meerdere administraties worden ingegeven. Dit is bijvoorbeeld van belang als voor een klant meerdere BV's worden geadministreerd die een fiscale eenheid vormen. Het is mogelijk een administratie te koppelen die al aan een andere klant is gekoppeld, King Aangifte Dashboard zal in dat geval wel een waarschuwing geven. Als een administratie wordt gekoppeld die niet aan een andere klant is gekoppeld, wordt de vraag gesteld of de gegevens uit deze administratie moeten worden overgenomen. Kiest u hier voor Nee, dan dient u zelf opdrachten en werkzaamheden te definiëren voor de klant. Kiest u hier voor Ja, dan kunt u o.b.v. de beschikbare aangiften en/of opgaven in de Kantooradministratie in King, opdrachten en werkzaamheden genereren in King Aangifte Dashboard. Dus als er in King aangiften omzetbelasting per maand zijn aangemaakt, dan kunt u deze gegevens overnemen naar King Aangifte Dashboard. Het volgende venster wordt getoond: Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 5 van 10

6 Links worden alle aangiften omzetbelasting en opgaven ICP getoond die in de King administratie aanwezig zijn sinds de datum Overnemen vanaf die rechts als eerste rubriek is opgenomen. Rechts kan worden aangegeven wat moet worden overgenomen en hoe: Overnemen vanaf Default is dit de datum van de oudste rapportdefinitie die is ingelezen. Alleen aangiften waarvoor een rapportdefinitie beschikbaar is, kunnen worden overgenomen. Overnemen status Default wordt de status gebruikt Overnemen uit King. Het is ook mogelijk alle werkzaamheden direct als afgehandeld te markeren. Default medewerker De medewerker welke moet worden gekoppeld als deze niet kan worden bepaald o.b.v. gebruiker die bij de aangifte is opgeslagen. Hanteer gebruiker in King indien mogelijk Als dit is geselecteerd, wordt de verzender van een aangifte gekoppeld aan de werkzaamheid, of als deze nog niet is verzonden, de gebruiker die de aangifte heeft aangemaakt. De gebruiker moet dan wel te herleiden zijn tot een medewerker in King Aangifte Dashboard. Anders wordt de Default medewerker gekoppeld aan de werkzaamheid. Genereer werkzaamheden tot en met Hier kan worden aangegeven tot welke datum nieuwe, nog te starten, werkzaamheden moeten worden toegevoegd. Voor de periode vanaf de laatste aangifte tot en met deze datum worden dan nog te starten werkzaamheden gegenereerd. Aangifte omzetbelasting en Opgaaf ICP Werkprogramma Het te gebruiken werkprogramma voor de aan te maken werkzaamheden. Frequentie De frequentie waarop de aangiften/opgaven voor de klant moeten worden uitgevoerd. De defaultwaarde wordt gebaseerd op de laatste aangifte/opgaaf. Als gegevens worden gewijzigd, wordt de lijst bijgewerkt op basis hiervan. De lijst geeft dus een goed beeld van wat er aangemaakt zal worden. Selecteren logo Voor een klant kan een logo worden ingelezen. Deze wordt getoond als u Klantgegevens oproept en kan later worden gebruikt in bijvoorbeeld een web portaal als de klant zelf inlogt om gegevens op te vragen of aan te leveren Toevoegen opdracht(en) Bij KLANTEN > TABKAART OPDRACHTEN kunt u opdrachten toevoegen voor deze klant. Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 6 van 10

7 Per klant kunnen voor een administratie één of meer opdrachten worden vastgelegd, bijv.: aangifte OB, opgaaf ICP, Suppletie OB, etc. Vervolgens wordt in een opdracht vastgelegd welk werkprogramma voor welke administratie gedurende welke periode moet worden uitgevoerd Toevoegen werkzaamheden Per opdracht worden een of meer werkzaamheden vastgelegd. Bijvoorbeeld 12 x een aangifte omzetbelasting, voor ieder maand 1. Een werkzaamheid definieert de rapportageperiode (aangifte januari) en de uitvoeringsperiode (tussen 1 en 28 februari). Deze werkzaamheden hebben default de status 'niet gestart', pas als de uitvoeringsperiode is aangebroken worden de betreffende werkzaamheden 'gestart'. Het is mogelijk de werkzaamheden voor een heel kalenderjaar in 1 keer te genereren. Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 7 van 10

8 Resultaat: Nadat de werkzaamheden gegenereerd zijn, komen ze terecht in het Planningsoverzicht. Zie DASHBOARD > PLANNING. Hier kunnen meerdere werkzaamheden (Ctrl/Shift+muisklik op regel) of alle werkzaamheden (Ctrl+A) geselecteerd en tegelijkertijd gestart worden. Als deze werkzaamheden met knop Start geselecteerde items gestart worden, krijgt u de volgende melding: Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 8 van 10

9 Voorbeeld: Kiest u hier voor Huidige datum, en stel dat het vandaag 3 oktober is en de medewerkers moeten binnen 1 week alle klanten telefonisch benaderen, dan zal de vervaldatum van bijv. de 1 e stap voor de Aangifte over september 10 oktober zijn. > Startdatum is de huidige datum 3 oktober met doorlooptijd van 1 week. Kiest u voor Geplande datum, dan zal de vervaldatum van bijv. de eerste stap voor de Aangifte over september, 8 oktober zijn. Startdatum is de geplande datum 1 oktober voor de Aangifte September, plus de doorlooptijd van 1 week. Dit is bijvoorbeeld handig als u een vast afspraak heeft met de klant dat zij vóór de 8 e van de maand de stukken aanleveren. Pas na het starten van de werkzaamheden, zijn deze zichtbaar bij DASHBOARD > WERKZAAMHEDEN. Op dit overzicht kunt u ook zien wat de status is van iedere werkzaamheid, door wie de werkzaamheid is gestart en door wie deze uitgevoerd moet worden. o Als een stap afgehandeld is, ziet u dat aan de groene knop o De blauwe knop betekent dat de stap onderhanden is o En de roze knop betekent dat de stap nog niet afgehandeld is Nb. Als u op een afgehandelde stap gaat staan, kunt u kiezen voor: terug naar deze stap. Alle afgehandelde stappen die na deze specifieke stap zijn gemaakt worden dan op niet afgehandeld gezet Dashboard Bij DASHBOARD > DASHBOARD kunt u in één oogopslag het volgende zien: Alerts: werkzaamheden die nog gestart moeten worden en/of achterstallige werkzaamheden Onderhanden: totaal aantal werkzaamheden, gesplitst in vandaag, deze maand en deze week Per stap: aantal werkzaamheden per stap Eerstvolgende 5 werkzaamheden Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 9 van 10

10 U kunt een selectie (filter) toepassen op Medewerker en daarnaast om de gegevens te tonen voor alleen de eigen werkzaamheden, of inclusief de werkzaamheden van de ondergeschikte of inclusief de werkzaamheden van alle ondergeschikten. De knoppen 'Tonen' openen de gekozen Alerts, Onderhanden werkzaamheden of Per Stap, en geven de betreffende werkzaamheden. Een en ander afhankelijk van de geselecteerde regel. Bijvoorbeeld bij de regel onder Alerts Er zijn 3 achterstallige werkzaamheden : dan worden die 3 achterstallige werkzaamheden getoond. Stappenplan inrichting King Aangifte Dashboard Pagina 10 van 10