Seminar Externe Inhuur - Sturen op kwaliteit. 11 april 2014 Jan Leen t Jong Managing Director - Harvey Nash Nederland

Transcriptie

1 Seminar Externe Inhuur - Sturen op kwaliteit 11 april 2014 Jan Leen t Jong Managing Director - Harvey Nash Nederland

2 Welkom

3 Een inspirerende dag!

4 Video Harvey Nash

5 Dagvoorzitter Thijs Maters

6 Stellingen/vragen

7 Gerco Rietveld 11 april 2014

8 Stellingen/vragen

9 Inhuur van externen is toch echt mensenwerk Twee inzichten om over na te denken G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

10 I. Recruitmentproces of inkoopproces? Recruitment is een intensief en zorgvuldig proces om de meest geschikte kandidaat te selecteren Wat gebeurt er als we daar een inkoopproces van maken? Kijken we dan net zo zorgvuldig naar kwaliteit? Of vooral naar prijs? Hoe passen veilingen en marktplaatsen daarin? G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

11 II. Resultaat = Gaat we in het inkoopproces net zo zorgvuldig te werk als in het recruitment proces? Interviews, assessment, talent, motivatie, fit, referenties Zelfs recruitmentprocessen schieten vaak tekort Er wordt teveel naar inputcriteria gekeken (functie-eisen en competentieprofiel) Twee kandidaten met identieke scores op inputcriteria kunnen heel verschillend presteren Selectie dient plaats te vinden op performance profiel (Lou Adler) Gaat de kandidaat de beoogde resultaten bereiken? En hoe? G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t Kwaliteit Kosten

12 II. Resultaat = Kwaliteit Kosten Kosten = P x Q Hoeveel uren heeft een externe nodig om een klus te klaren? Kosten = Q x (P + F) F = Kosten faciliteiten per uur Kosten = Q x (P + F + A) A = Kosten aansturing/ondersteuning per uur G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

13 II. Resultaat = Kwaliteit Kosten Kosten = Q x (P + F + A) Q is de meest bepalende factor voor de kosten P is veel minder variabel dan Q Als P met 10% daalt, kan Q wel met 30-40% toenemen G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

14 Conclusies 1. Streven naar een lage prijs kan erg schadelijk zijn 2. Inhuur van externen moet zich richten op hoogste kwaliteit (tegen laagste inspanning) 3. Die externen vind je niet via veilingen of marktplaatsen (via VMS en/of MSP wel?)

15 Key take-away #1 G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

16 Key take-way #2 Focus je op kosten dan gaat de kwaliteit omlaag Focus je op kwaliteit dan gaan de kosten omlaag G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

17 Vragen? Inhuur van externen is toch echt mensenwerk G E RCO R IETVELD s t r a t e g i s t

18 Gasunie 11 april 2014 Ad Weterings Kristel Hofman-Olthuis

19 Stellingen/vragen

20 Prestatie-inkoop elementen voor ICT Inleen Ad Weterings, Sr Purchaser ICT Kristel Hofman-Olthuis, Procurement Consultant

21 Gasunie Leap of Faith Prestatie-inkoop ICT inleen Lessons learned

22 februari 2014

23 Hoog Leap of Faith Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Minimale kwaliteit Real miracles, sensibly priced.

24 Tragiek... Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Maximale kwaliteit

25 Wat dan wel: Prestatie-inkoop Prijs Ranking van leveranciers Risico- & toegevoegde waarde Scope & Aanpak Beoordeling door het team RAVA Scope & Aanpak Planning Prijs Risico- en kansendossier Scope & Aanpak Planning Preaward Uitvoering Planning Interviews Interviews

26 ICT inleen Opportunisme, Risico Toegevoegde waarde Risico

27 Lessons learned Wel: + Rava + Minicompetitie + Kostenbeperkende voorstellen + Korte keten Niet: - Rava splitsen - Andere diensten - Vaste tarieven - Kavels

28

29 EEN KORTE BREAK

30 Vlisco 11 april Bertrand Prinsen, Labor Redimo - Mandy Op het Veld

31 VLISCO FILM Video Vlisco 32

32 DOORSTROOMMODEL praktijkcase bij Vlisco Netherlands B.V.

33 Onderwerpen RGB: 170/1 RGB: 240/2 1. Voorstellen 2. Doorstroommodel RGB: 200/2 RGB: 150/16 3. Aanleiding RGB: 235/20 4. Inleenbeleid RGB: 210/21 5. Overwegingen in proces 6. Inkoopoverwegingen 7. Implementatie 8. Resultaten & ervaringen 2

34 RGB: 235/20 RGB: 210/21 1. Sprekers RGB: 170/1 RGB: 240/2 Mandy Op het Veld Senior Buyer at Vlisco Netherlands B.V. RGB: 200/2 Richting geven, wars van standaard, inspireren, humor, bouwen, processen, implementeren, mensen en resultaat. RGB: 150/16 3

35 1. ABOUT US THE VLISCO GROUP RGB: 170/1 RGB: 240/2 RGB: 200/2 International fashion company focussing on Africa Founded in 1864 Brand portfolio with 4 brands VLISCO, UNIWAX, GTP and WOODIN RGB: 150/16 RGB: 235/20 Product range Dyeing and printing of cotton fabrics, Voiles, fashion & accessories 3 Factories Helmond (NL), Abidjan (Ivory Coast), Tema (Ghana) Headoffice in Helmond (NL), Sales office in Amstelveen (NL) RGB: 210/21 Growth since % Total employed > employees Manufacturing Helmond (750) 4

36 1. ABOUT US - THE VLISCO GROUP RGB: 170/1 RGB: 240/2 RGB: 200/2 Tunis Rabat Algier Tripoli RGB: 150/16 Cairo RGB: 235/20 NouakchoE Praia Dakar Khartoum Asmara Bamako Niamey Banjul N Djibou[ Bissau Djamen Dschuba Ouagadougou Conakry a Abuja Freetown Yamoussoukro Porto- Novo Addis Abeba Monrovia Bangui Lomé Douala Accra Malabo Mogadishu Kampala Sáo Tomé Libreville Nairobi Brazzaville Kigali Victoria Bujumbura The geographical Kinshasa Dodoma footprint lies in West Luanda Moroni Africa with Nigeria and Lilongwe DR Congo as biggest Lusaka markets Harare Windhoek Gaborone Pretoria Maseru Maputo Mbabane RGB: 210/21 Antananarivo Port Louis 5

37 Over Labor Redimo Labor Redimo is een ona\ankelijk advies en realisa[ebureau. Sinds 2006 ondersteunen wij bedrijven of branches bij adviesvragen gericht op het inventariseren, stroomlijnen en op[maliseren van vraagstukken rondom het organiseren van flexibele arbeid. Diensten Labor Redimo Ontwikkelingen in de markt en economie vragen steeds meer om een integrale benadering van vast en flex. Sinds 2013 is onze dienstverlening verbreed en ondersteunen wij organisa[es bij het organiseren van arbeid. Samen met een netwerk van specialisten helpen wij organisa[es bij vraagstukken betreffende de instroom, doorstroom en uitstroom van vast en flexibel personeel. Wij zijn volstrekt ona6ankelijk. Deze ona6ankelijkheid is noodzakelijk om te garanderen dat wij alleen die oplossingen adviseren aan onze opdrachtgevers die voor hen van toegevoegde waarde zijn. Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden

38 Doorstroommodel Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

39 Marktontwikkelingen Integra[e van vast en flex: recruitment en inleen Binden & Boeien (uitzend)medewerkers is en blijd belangrijk;? toegevoegde waarde (uitzend)bureaus druk op (interne) budgeeen steeds groter Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

40 Doorstroommodel; basisuitgangspunten 1. Bestaande uitzendschil splitsen in soort dienstverlening: Instroom hoge toegevoegde waarde Doorstroom lagere toegevoegde waarde Eigen loondienst Doorstroom 2. Dienstverlening bureau: Hoge toegevoegde waarde - Hogere kosten Lage toegevoegde waarde - Lagere kosten Instroom 3. Betere arbeidsvoorwaarden Gelijkblijvende totale loonkosten 4. Passend voor situa[es waar uitzendkrachten zijn opgenomen in eigen proces Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

41 Doorstroommodel; uitgangspunten 3. Betere arbeidsvoorwaarden en kosten besparen Oude uitzendcontractvormen (Fase A,B,C) Medewerkers gedurende hele loop[jd vergelijkbaar salaris Tarief: soms duurkor[ng, maar bij Fase B/C weer (flink) omhoog In doorstroommodel andere contractvorm, ABU+ detacheren Bij ABU+ detacheren wordt geen gebruik gemaakt van het uitzendbeding. Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

42 Overeenkomsten/verschillen tarieven Uitzenden & ABU+ detacheren Opbouw tarieven bij Uitzenden Opbouw tarieven bij ABU+ detacheren Vaste bureau marge Vaste bureau marge Tarief voor uitzenden Reiskosten Opleiding Loonkosten Eigensalaris huis Reiskosten Opleiding Loonkosten Eigen salaris huis Tarief- bepaling bij Uitzenden en ABU+ detacheren op zelfde basis: Eigen salaris huis. Tarief voor ABU+ detacheren Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

43 Doorstroommodel; ficmef voorbeeld Betere arbeidsvoorwaarden EN kosten besparen Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

44 Doorstroommodel; voorwaarden voor succes Belangrijk!! Model leent zich o.b.v. de uitgangspunten niet alleen als besparingsproject Doorstroommodel presenteren als nieuw (HR- )beleid op het gebied van uitzenden Als ondersteuning van het eigen werkmerk van de inlenende organisa[e Goede communica[e aan alle belanghebbenden (lijnmanagement, OR, uitzendkrachten, bureaus) Let op! Het gaat in basis niet om het uitbreiden van de schil met uitzendkrachten Maar binnen dezelfde schil vindt een verschuiving plaats vindt Waardoor medewerkers beter betaald kunnen worden Tegen lagere kosten voor de opdrachtgever. Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

45 Doorstroommodel; rendement Belangrijkste rendement: investering in kwaliteit, in de beloning van ingeleende medewerkers. Maar ook financieel een goed rendement, gemiddeld 5%. Het doorstroommodel is succesvol geïmplementeerd bij o.a.: Achmea Benchmark Electronics Mitsubishi Turbochargers NUON en bij Vlisco Dit is een uitgave van Labor Redimo. De uitgave en inhoud is auteursrechtelijk beschermd. Alle rechten voorbehouden 2014

46 Tender uitzendbureaus VLISCO WOODIN UNIWAX GTP

47 Aanleiding RGB: 170/1 RGB: 240/2 Waarom Tender?! Vlisco was op zoek naar meer inzicht in de mogelijkheden met betrekking tot inhuur van flexibele inhuurkrachten en de kosten hiervan.! Tegelijkertijd zocht Vlisco een partner die proactief met ons meedacht in de diverse uitdagingen waar Vlisco mee te maken had.! Oude contract met de dienstverlener liep af op 31 december 2013! Dit was het geëigende moment om goed naar ons beleid m.b.t. Inleen te kijken. RGB: 200/2 RGB: 150/16 RGB: 235/20 RGB: 210/21 Uitgangspunt tender! Op zoek naar het beste pakket en niet naar de laagste kosten! 16

48 Inleenbeleid RGB: 170/1 RGB: 240/2 Aandachtspunten! Vast personeelsbestand stabiliseren! Verdere flexibilisering van arbeid! Optimaliseren inzet ingeleend personeel! Langdurige verbintenis met ingeleend personeel! Meer zekerheid voor ingeleend personeel! Geen onderscheid in beloning met vast personeel (na 3 mnd) RGB: 200/2 RGB: 150/16 RGB: 235/20 RGB: 210/21! Flexschil: uitzenden en ABU+ detacheren Uitzenden: gedurende 1e 3 maanden ABU+ detacheren: vanaf 3 maanden 17

49 RGB: 150/16 RGB: 235/20 RGB: 210/21 Schillenmodel RGB: 170/1 RGB: 240/2 RGB: 200/

50 Proces Inleenbeleid en Gewenste dienstverlening RGB: 170/1 RGB: 240/2! Afstemming met OR OR volledig betrokken in proces inleenbeleid Aanvankelijk twijfel, later enthousiast RGB: 200/2 RGB: 150/16! Evolutie gewenste dienstverlening Wens: partner, proactief meedenken over flexibilisering Uitkomst: Focus op dienstverlening, advies over flexibilisering elders verkrijgen RGB: 235/20 RGB: 210/21! Arbeidsvoorwaarden Aanvankelijk alleen beperkt aantal componenten Uitkomst: voorwaarden bijna volledig gelijk aan eigen medewerkers 19

51 RGB: 235/20 Inkoopoverwegingen RGB: 170/1 RGB: 240/2 Inkoopproces! Hoge kwaliteit van dienstverlening! Opleidingsmogelijkheden voor ingeleende medewerkers! Nieuwe overeenkomsten per 1 januari 2014 RGB: 200/2 RGB: 150/16 Uitgangspunten! Bijdrage aan structurele verlaging kosten Vlisco voor inleen personeel! Transparantie van tariefafspraken, TarievenTool Werkelijke loonkosten uitlener Bureau vergoeding (Marge) Separate tariefsopbouw voor zowel uitzenden als ABU+ detacheren! Raamovereenkomst RGB: 210/

52 Inkoopproces RGB: 170/1 RGB: 240/2 Tender proces: van Kick-off tot Contract! Toelichting procedure en Aanvraag tot Offerte in kick-off Aan alle partijen (10) tegelijkertijd! Strakke tijdslijnen in procedure! Na beoordeling offertes, presentaties door top 4 bureaus tegelijkertijd.! Referentiebezoeken top 3 leveranciers! Onderhandeling op toegevoegde waarde top 3 leveranciers! Mogelijkheid voor het bijstellen van de offerte! Eindoordeel. RGB: 200/2 RGB: 150/16 RGB: 235/20 RGB: 210/21! Na doorlopen stappen gekozen voor een nieuwe leverancier 21 21

53 RGB: 235/20 ImplementaMe RGB: 170/1 RGB: 240/2 Tender proces: van Contract tot Implementatie RGB: 200/2! Op basis van plan van aanpak van nieuwe leverancier migratie van alle medewerkers van oude leverancier naar nieuwe leverancier RGB: 150/16! Voortvarende aanpak! Proces zonder noemenswaardige problemen snel doorlopen. RGB: 210/21! Het eerste signaal van uitzendkrachten was erg enthousiast, arbeidsvoorwaarden omhoog

54 Resultaten en ervaring tot dusver RGB: 170/1 RGB: 240/2 Gerealiseerde besparing? RGB: 200/2! We hebben de gekozen partner beoordeeld op de volgende criteria: Cultural fit met Vlisco Operational Excellence Transparancy on Cost Structure RGB: 150/16 RGB: 235/20 RGB: 210/21! Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een besparing op de inleenkosten, een langere betalingstermijn en een beter arbeidsvoorwaardelijk pakket voor de uitzendkracht

55 RGB: 150/16 RGB: 235/20 RGB: 170/1 RGB: 240/2 RGB: 200/2 Bedankt voor uw aandacht! RGB: 210/21 24

56 RGB: 210/21 RGB: 170/1 RGB: 240/2 Ook zo n mooi jasje? RGB: 200/2 RGB: 150/16 Laat je inspireren op: RGB: 235/

57 VGZ 11 april Marnix Stellwag

58 Alle externen eruit of is dat te kort door de bocht? Marnix Stellwag Senior Inkoper Concern Inkoop

59 Resultaat 2,5 Miljoen EUR besparing Aantal externen Q Q Q Q Q Jaarkosten ruim 30 Miljoen EUR lager Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 59

60 Korte introductie... Marnix Stellwag Senior Inkoper Concern Inkoop 42 jaar Duiven vader van 3 kinderen bijna 3 jaar in dienst bij VGZ, daarvoor TNT Express. Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen

61 Kerncijfers VGZ (2012) 4,2 miljoen verzekerden 9,9 miljard euro omzet Onze merken: 1,59 miljard euro vermogen 2511 aantal (FTE) medewerkers 150 miljoen euro resultaat 5 locaties in Nederland Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 61

62 Hoe besteden wij uw zorgpremie? Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 62

63 Situatie inhuur - Veel externen en veel via de achterdeur - Niet centraal aangestuurd - Markt tarieven niet beschikbaar - Perceptie van te hoge uurtarieven - Wel centraal loket voor administratieve vastlegging Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 63

64 Context voor plan - Vanaf 2013 HR eigenaar inhuur contracten - Toegenomen focus op beheerskosten - Vraag aan inkoop: adviseren hoe kosten besparen op inhuur door zowel P en de Q te beïnvloeden Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 64

65 Gegevens - Onderzoek - Spend externen: 92 Mln EUR per jaar (2013) - 3 categorieën: Uitzendkrachten (15%), Detachering (70%) en Consultancy (15%) - Focus op detachering: externen - Brokers grootste leveranciers (32%) - Broker constructie enorm groot (86%) - Totaal 155 leveranciers - 35 leveranciers met omzet >500K EUR Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 65

66 Advies Fase 1: Inventarisatie huidige populatie externen. Fase 2: Verdere verkaveling bedrijfsonderdelen Doorlooptijd : 2-3 maanden Kosten : geen, hulp van Harvey Nash Opbrengsten : 2 miljoen EUR op jaarbasis Doorlooptijd : 3 tot 6 maanden Kosten : geen (alleen interne capaciteit) Opbrengsten : 2 miljoen EUR op jaarbasis Fase 3: Beleid en inrichting loket Doorlooptijd : 2-4 maanden Kosten : geen (alleen interne capaciteit) Opbrengsten : 3 miljoen EUR Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 66

67 Fase 1 Prijsreductie van huidig bestand inhuur - Intern onderzoek naar functiehuis VGZ t.o.v. huidige inhuurtarieven - Onderzoek naar marktconforme tarieven - Gesprekken met alle inhurende managers. - 3 scenario s: 1) Marktconform geen actie 2) Hoger dan markt en vervangbaar dwingend nieuw tarief 3) Hoger dan markt niet vervangbaar voorstel nieuw tarief - Onderhandeling door inkoop - Doorlooptijd: 3 maanden Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 67

68 Fase 2 Verkaveling bedrijfsonderdelen - Samen met de business komen tot kavels en vullen van deze kavels met preferred suppliers - Kleine kavels: brokers (in de rol van intermediair) - Middel tot grote kavels: preferred suppliers - Brokers aanstellen voor ontsluiting van de ZZP markt - Contractering partijen - Doorlooptijd: 4 maanden Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 68

69 Fase 3 Aanscherpen beleid en inrichting inhuur loket - Beleid maken - Inhuur loket wordt verplaatst van HR naar Inkoop - Aanschaf software systeem voor inhuur (nog niet afgerond) - Maandelijks management rapportages - Inhuur Externen onder category management - Doorlooptijd: 3 maanden Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 69

70 Resultaat - Tarieven nu grotendeels marktconform - In korte periode 2,5 Mln EUR bespaard - O.a. door bewustwording inhurende manager sterk gedaalde inhuur - Voor project 360. Eerste 3 maanden 2014 gemiddeld 140 ingehuurde externen. Daling 60%* - Hierdoor jaarkosten nu ruim 30 Mln EUR lager - Inhuur loket commerciëler - Maverick buying praktisch niet aanwezig *) verwachting is dat aantal externen licht zal stijgen tot 175 Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 70

71 Kosten inhuur Hoe beperkt VGZ structureel de kosten van inhuur? - Tarieven 2 x per jaar aangepast - Elke aanvraag krijgt maximum tarief mee - Boven maximum wordt cv niet meegenomen - Altijd onderhandeling over tarief per inzet - Achterdeur dicht! - Contract inhoudelijk aangepast: - Daling tarief na 12 en 24 maand inhuur - ZZP-er na 6 maanden achter broker (daling tarief) - Korte opzegtermijnen Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 71

72 Succes factoren - Project gedragen door directie en RvB - Stuurgroep met CFO en 3 directeuren - Veel communicatie met inhurende managers - Inhurende managers zijn bepalend. - Gedegen uitgevoerd. Geen inkoopfeestje - Fatsoenlijk richting externen, nieuw tarief is vooral netjes Lessons learned: - Uitvoering in vakantieperiode was niet handig - Brokers onderhandelingen laten doen met ZZP-ers. Dit had VGZ beter zelf kunnen doen Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 72

73 Na project - Inhuur externen is gekenmerkt als category - Maandelijkse rapportages opgeleverd - Regelmatige gesprekken met inhurende managers en directeuren - 2 jaarlijks updaten tarieven en gesprekken met preferred suppliers - Mogelijke ontwikkelingen bij VGZ en in markt monitoren (bijv aanpassing kavels) - Verder downsizen van het aantal leveranciers - Toekomstig: - Meer inzicht in flex en vast personeel en flexibeler inzetten mensen - Integratie systemen voor inhuur tijdelijk en vast personeel - Door verplichtingenadministratie kosten nog verder in grip Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 73

74 Coöperatie VGZ Project Inhuur Externen 74

75 Stellingen/vragen

76 Afsluiting Thijs Maters Bedankt. Stemkastjes. Foto s en presentaties. Boek Gerco. Lunch.

77 Bedankt en graag tot ziens! Harvey Nash B.V. Industrieweg AS MAARSSEN