Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Graadnaam: financieel beheerder

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: financieel beheerder Functienaam: Functionele loopbaan: decretale graad Code: Sector: Financieel beheerder Dienst: Financiële zaken Subdienst: Doel van de entiteit Het ambt van de financieel beheerder wordt geregeld door hoofdstuk V, afdeling II, onderafdeling IIl van het gemeentedecreet van 15 juli Voor de aanvullende opdracht voor het ambt van financieel beheer van het OCMW werd een beheersovereenkomst opgemaakt tussen stadsbestuur en OCMW. De stad probeert een optimale dienstverlening naar de bevolking te ontwikkelen en te realiseren in die domeinen waar zij opdrachten toegewezen krijgt of al naargelang de plaatselijke behoeften zelf initiatieven genomen heeft. De financieel beheerder is belast met het leiden (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) van de activiteiten van de ééngemaakte financiële dienst voor stad, OCMW en AGB, teneinde steeds een correcte weergave van de financiële situatie van deze instellingen te kunnen geven en bij te dragen tot een effectief, efficiënt en zuinig bestuur. Plaats in de organisatie De financieel beheerder staat onder de functionele leiding van en rapporteert aan de stadssecretaris voor de taken zoals beschreven in artikel 93 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 (oa budgetten, jaarrekening, boekhouding, financiële beleidsadvisering en thesauriebeheer) De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor de taken zoals beschreven in artikel 94 van het GD van 15 juli 2005 (oa voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole en debiteurenbeheer) en rapporteert hierover aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad, vast bureau en raad voor maatschappelijk welzijn. De financieel beheerder geeft leiding aan de dienst financiële zaken. pagina 1 van 12

2 Kerntaken Financiële planning op LT (MJP), MLT (budget) en KT (thesaurieplanning, liquiditeitsplanning, ) Op basis van de prioriteiten van het beleid en in overleg met de managementteams, opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen, teneinde tot een optimale bedrijfsfinanciering te komen en voor het bestuur en de administratie het kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen. Het vertalen van de strategische doelstellingen en acties uit de beleidsnota in een financiële nota, zowel voor de meerjarenplanning als voor het budget, naar diverse actoren (managementteam, College, Vast Bureau, Directiecomité AGB, Raad, financiële commissies, personeel, ) Het voorbereiden van de financiële nota van het meerjarenplan (de financiële consequenties van de beleidsopties met o.a.: de planning van exploitatiekosten en opbrengsten, de planning van de geldstromen, de planning van de uitgaven en ontvangsten, kosten en opbrengsten, een schema van het financieel evenwicht, de gebudgetteerde balansen, ). Het aansturen van het proces van de opmaak van de financiële nota van het meerjarenplan en het budget en het ondersteunen van de collega s diensthoofden bij de opmaak van hun aandeel in de financiële nota: Het opstellen in overleg met de managementteams van het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan, het voorontwerp van de financiële nota van het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen en het voorontwerp van interne kredietaanpassingen. Het actief verzamelen van alle relevante informatie bij optredende afwijkingen tov de vooropgestelde financiële nota van het budget en bundelen in een financiële nota voor budgetwijziging Het opmaken van een breed spectrum van financiële planningen (thesaurie / liquiditeitsplanning / beleggingsportefeuille / kredietportefeuille) in functie van optimale organisatiefinanciering, afgestemd op het verloop van het budget pagina 2 van 12

3 Het financieel management Binnen de decretale grenzen, aansturen van het financieel management van de organisatie en instaan voor een correcte implementatie ervan, teneinde bij te dragen tot het optimaal gebruik van de beschikbare middelen en teneinde de wettelijkheid en regelmatigheid van alle financiële verrichtingen te verzekeren Het ondersteunen van het beleidsniveau bij het definiëren van het financieel beleid (beleidsvoorbereiding) en, na goedkeuring door het beleid zorgen voor een correcte implementatie ervan in overleg met de managementteams (beleidsuitvoering) Het opvolgen van de wetgeving en zo nodig, de financiële procedures, na overleg met het managementteam, hieraan aanpassen Het instaan voor het thesauriebeheer, het schuldbeheer, het debiteurenbeheer (in volle onafhankelijkheid) en het crediteurenbeheer Het maken van kostprijsberekeningen en financiële analyses in de ruimste zin. Het verrichten van de uitgaven die door de stadssecretaris betaalbaar gesteld zijn (tweede handtekening) Het negotiëren van de samenwerkingsakkoorden met de financiële instellingen, regelmatige contacten met de banken onderhouden Het uitbouwen van een gebalanceerde belegging- en kredietportefeuille Het adviseren van de beleidsorganen en de managementteams op algemeen financieel vlak, hen de gevolgen van hun beslissingen op financieel vlak aantonen, zowel op korte als op lange termijn; eventueel (creatieve) alternatieven formuleren (o.a. investeringsdossiers, oprichten nieuwe dienst) Het opvolgen van de investeringsdossiers (nazicht toepassing wet op de overheidsopdrachten, vorderingstaten, wijze van financiering, registratie in de boekhouding, klassement investeringsfiches, ) Het opvolgen van falingen, fiscale en sociale toestand van leveranciers en dienstverleners Het verlenen van advies bij de geplande beslissing van de stadssecretaris om bepaalde ambtenaren te belasten met het ter beschikking stellen van een provisie of/en de inning van de geringe dagontvangsten Het zelf voorstellen of formuleren van adviezen om het financiële beleid te verbeteren. pagina 3 van 12

4 De boekhouding en de jaarrekeningen Instaan voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekeningen, teneinde aan het betrokken bestuur en de leiding van de administratie steeds een correcte weergave van de financiële situatie te kunnen geven en te verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan. Het zorgen voor een correcte implementatie van de regels & procedures voor de boekhouding Het voeren van de boekhouding Het uitvoeren van de eindcontroles van de periodieke afsluitingen en van de jaarrekeningen en de rapportering daarover naar verschillende stakeholders van de organisatie Het behandelen of opvolgen van complexe gevallen Instaan voor het opstellen van de inventaris (vorderingen, schulden, verplichtingen, bezittingen, patrimoniumbeheer, ), de jaarrekeningen en de financiële toelichtingennota. Het naleven van de diverse fiscale verplichtingen (toepassing BTW-regelgeving, opmaak van fiscale fiche s, aangifte en betaling van de bedrijfsvoorheffing, controle op de solvabiliteit van leveranciers en dienstverleners) pagina 4 van 12

5 Fiscale en niet-fiscale debiteurenbeheer Het in volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de activiteiten m.b.t. het innen van fiscale en niet-fiscale inkomsten en subsidies (inclusief de gemeentelijke belastingen en retributies), teneinde te verzekeren dat alle inkomsten/belastingen rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden. Met de nodige aandacht voor functiescheiding, het organiseren van een adequaat (proactief) proces voor de inning van de fiscale en niet-fiscale vorderingen tot de complete afhandeling Op niveau managementteam, het actief mee bepalen van de meest effectieve, efficiënte en klantvriendelijke inningmethoden (ook facturatie) In overleg met de beleidsorganen en het managementteam, de nieuwe reglementeringen betreffende de vorderingen (belastingen, retributies, ) opmaken Het behandelen en opvolgen van de moeilijke debiteurendossiers (bijv. gerechtelijke procedures) Het opvolgen, adviseren en controleren van subsidiedossiers teneinde bijkomende werkingsmiddelen te verwerven Het uitschrijven van fiscale en niet-fiscale dwangbevelen Het opvolgen van betekeningen Het verrichten van alle handelingen tot stuiting van verjaring en verval, overgaan tot beslaglegging, vorderen van de inschrijving, de herinschrijving, de vernieuwing, de doorhaling of de rangsafstand van elke titel die daarvoor vatbaar is op het hypotheekkantoor Het instaan voor de kennisgeving van de vervallen huurovereenkomsten, van de achterstallen en van elk feit dat de rechten van de eigen organisatie schaadt Het verzorgen van aangiftes in kader van falingen en collectieve schuldenregelingen Het geven van kwijting Het opvolgen van de dossiers waar de eigen organisatie optreedt als eiser pagina 5 van 12

6 Rapportering en analyse Maken van analyses van data, gegevens en informatie en opstellen van rapporten teneinde inzicht in de financiële processen te verwerven om deze te optimaliseren, beslissingsprocessen te ondersteunen en zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de betrokken besturen te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringvereisten. Het uitvoeren van de decretaal voorziene rapportagetaken: Het rapporteren over de thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, evolutie van de budgetten, beheerscontrole, op de gepaste wijze en in volle onafhankelijkheid aan de beleidsorganen en de stadssecretaris Het jaarlijks toelichting verschaffen bij de jaarrekening aan de beleidsorganen en het managementteam. Het maken van financiële analyses en ad hoc rapporteringen ter ondersteuning van belangrijke bestuursbeslissingen over dossiers als opstart van nieuwe dienstverleningen, reorganisaties van diensten, opstart van grote investeringsdossiers Het verzamelen van financiële benchmarkgegevens (sectoranalyses) in overleg met managementteam voor bestaande activiteiten Het, als financiële controller in overleg met het managementteam, bouwen van de brug tussen de plancyclus en de evaluatiecyclus (monitoring) en rapporteren over de beheerscontrole om erover te waken dat er niet afgeweken wordt van de strategie en dat de vooropgestelde financiële doelstellingen gerealiseerd worden met respect voor de interne en externe regels Het te allen tijde waken over de koppeling tussen beleidsnota en financiële nota Het actief ondersteunen van de bestuursorganen en het managementteam met adviezen rond beleidsbeslissingen met stevige financiële repercussies. Het vertalen van complexe financiële informatie en het efficiënt communiceren naar diverse interne actoren (bestuursorganen, managementteam, medewerkers, diensthoofden, ) Het op een efficiënte wijze verschaffen van alle financiële informatie, die nodig of bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten (rapportering op maat), aan het managementteam Het regelmatig rapporteren aan de betrokken raad over de uitvoering van de taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid (Visum) pagina 6 van 12

7 Interne financiële controle met inbegrip van visum Onder de functionele leiding van de stadssecretaris en in overleg met het managementteam, een strategische rol spelen bij het opzetten van systemen van interne financiële controle-, teneinde de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie te kunnen waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen te verzekeren en fouten, misbruiken of fraude te vermijden. Het opzetten van de financiële interne controlemechanismen samen met de stadssecretaris en het managementteam Het zelf, ook preventief, uitoefenen van een aantal beheerscontroletaken (bijv. vastleggen subsidiedossiers, ) Het, samen met het managementteam, instaan voor de bescherming van de activa van de organisatie door het opmaken van een jaarlijkse inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de organisatie, Het uitvoeren en communiceren van zowel strategische als operationele financiële risicoanalyses en risico-inschattingen vanuit een helikopterview Het jaarlijks controleren van de kas van de personeelsleden aan wie een provisie ter beschikking gesteld werd en/of die belast zijn met de inning van de geringe dagontvangsten Het invoeren en ondersteunen, in overleg met het MAT, van veranderingstrajecten, die vaak getriggered worden vanuit financiële analyses en rapporteringen Het, in volle onafhankelijkheid instaan voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole van de beslissingen van de stad en het OCMW teneinde conformiteit van de genomen beslissingen aan alle toepasselijke regelgeving (decreet, overheidsopdrachten, sociaal recht, burgerlijk recht, rechtspositieregeling, personeelsformatie, ) en aan het budgettair overeengekomen kader te kunnen verzekeren Het verzorgen van de begeleiding in financiële procedures en proactief anticiperen op oplossingen Het opvolgen van alle mogelijke wetgeving, rechtspraak en rechtsleer (betreffende alle mogelijke lokale beleidsdomeinen) teneinde de wettelijkheid en regelmatigheid te kunnen beoordelen pagina 7 van 12

8 Human Resources management Met respect voor de regels van het van kracht zijnde personeelsbeleid, hiërarchisch leiding geven aan de medewerkers van de eigen dienst, teneinde te beschikken over een competent en gemotiveerd team dat de opdrachten en de doelstellingen van de eengemaakte financiële dienst kan realiseren. Het werken aan een geschikte organisatiecultuur samen met het managementteam; de organisatiewaarden promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen Het zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de directe medewerkers Het maken van afspraken met de directe medewerkers, doelstellingen overeenkomen, functioneringsgesprekken houden, hen motiverend coachen, hun prestaties evalueren, Het instaan voor de opleiding, coaching en ontwikkeling van de directe medewerkers Het ondersteunen van de medewerkers van de financiële dienst (inhoudelijk bij de uitvoering van hun taken) en het aanreiken van een oplossing voor de meer complexe problemen die zich aandienen Het instaan voor een adequate interne communicatie binnen de financiële dienst Het afspreken van de dagelijkse werkverdeling in overleg met de medewerkers pagina 8 van 12

9 Externe contacten inclusief samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde organisaties Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen op evenementen of fora, teneinde de werking van de organisatie te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Het onderhouden van contacten met de toezichthoudende overheid, voor het verlenen van informatie of het vragen van advies bij bepaalde dossiers Het te woord staan van burgers en helpen bij het oplossen van problemen die niet door de medewerkers konden opgelost worden (unieke of moeilijke problemen) Het onderhouden van contacten met de financiële- en verzekeringsinstellingen (onderhandelen i.v.m. leningen, schuldherschikking, beleggingen, etc.) Het contacteren van de deurwaarder(s) i.v.m. dwanginvorderingen Het uitwisselen van ervaringen met de collega s binnen de beroepsvereniging of het op elkaar afstemmen van zaken Het, uitbouwen van netwerken met actoren die bij de (financiële) werking van de organisatie kunnen betrokken zijn (huurders, informatica- en andere leveranciers, adviesbureaus, advocaten, notarissen, deurwaarders, schuldbemiddelaars, ) Het ondersteunen van de bestuursorganen en de betrokken secretaris bij het aansturen van de paragemeentelijke organisaties (OCMW, kerkfabrieken, AGB, gemeentelijke VZW s, ), teneinde een effectieve en efficiënte samenwerking met deze organisaties te helpen verzekeren Het plegen van overleg met de bijzonder rekenplichtigen bij politiezone en brandweerzone Het onderhouden van contacten met de Intercommunales om de samenwerking te bevorderen en de belangen van de eigen organisatie te behartigen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. pagina 9 van 12

10 Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Gradatie Cluster Competentie Sterke klantgerichtheid Waardegebonden competenties Goed samenwerken Hoge betrouwbaarheid Steeds verbeteren Gradatie Cluster Competentie Persoonsgebonden competenties Omgaan met stressfactoren Organisatiebetrokkenheid Interpersoonlijk gedrag Overtuigingskracht Omgaan met informatie Probleemanalyse Oordeelsvorming Probleemoplossend gedrag Initiatief pagina 10 van 12

11 Gradatie elementair voldoende grondig Cluster Competentie Wetgeving inzake overheidsopdrachten Wetgeving financiën m.b.t. de gemeenten Wetgeving belastingen m.b.t. de gemeenten Technieken van boekhouding Technieken van financieel management Kennisgebonden competenties Mogelijkheden en gebruik van informaticapakketten Administratieve organisatie: uitwerken van procedures, bevoegdheden en dossierstromen voor de ganse organisatie met betrekking tot de verwerking van de ontvangsten en uitgaven Politieke besluitvormingsprocessen De werking van de gemeente en paragemeentelijke organisaties pagina 11 van 12

12 Datum Voor akkoord De betrokkene Theo Veyfeyken gemeentesecretaris pagina 12 van 12