Module Opschalen en Verbreden

Transcriptie

1 Module Opschalen en Verbreden Inleiding De implementatie van de banenafspraak start met projecten of programma s. Bij zo goed als alle grotere werkgevers lopen tal van projecten gericht op het plaatsen van mensen met een beperking. Een deel van de medewerkers werkt in functies die reeds bestonden, voor een deel is specifiek voor hen een functie gecreëerd (jobcarving) en voor weer een ander deel zijn er functies gecreëerd waar een grotere groep medewerkers uit de doelgroep banenafspraak in zou kunnen passen (IHW / functiecreatie). De volgende stap is de resultaten van deze projecten te vertalen naar reguliere werkprocessen. Alleen als het plaatsen van mensen met een beperking een vast onderdeel van het personeelsbeleid wordt, ontstaat een inclusieve organisatie. Dat kan op verschillende manieren: Opschalen en verbreden: de resultaten van de projecten uitbreiden over andere afdelingen en onderdelen Borgen: de ervaringen uit de projecten op het terrein van werving en selectie, begeleiding, scholing, de inzet van verschillende instrumenten, subsidies en administratie moeten onderdeel maken van het reguliere repertoire van HR en het personeelsbeleid. In deze modulen wordt ingezoomd op twee werkgevers: de gemeente Amsterdam en het Rijk Betekenis van opschalen: 1 doen toenemen of verbeteren, bijvoorbeeld aantallen of productie 2 eerst op kleine schaal proefdraaien en dan pas grootschalig uitrollen. Het doel van deze module In deze module vindt u mogelijkheden om de resultaten van de projecten op te schalen en te verbreden. Voor wie is deze module bedoeld? Deze module is bedoeld voor projectleiders die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de banenafspraak. Managers, HR-medewerkers en direct leidinggevenden kunnen delen van deze module gebruiken. De raakvlakken tussen alle modules Deze module maakt deel uit van een totaalpakket aan modules die u ondersteunen in het toewerken naar een inclusieve arbeidsorganisatie. Het is bij de ontwikkeling van een dergelijk omvangrijke serie, waarbij alle onderwerpen met elkaar samenhangen en alle informatie het liefst allemaal tegelijkertijd beschikbaar is, altijd een uitdaging om de inhoud van iedere module te beperken tot het onderwerp waar de module zich op richt. Dat geldt ook voor deze module. Deze module heeft raakvlakken met: de module Borgen van Expertise waarin u inzicht krijgt in het borgen van de werkwijzen en de behaalde successen bij de invulling van de banenafspraak de module Wie past bij ons die u inzicht biedt in de medewerker met een beperking en de betekenis daarvan voor de werkvloer de module Anders inrichten van bestaand werk, waarin u leest hoe u duurzame functies creëert die passen bij een grotere groep kandidaten zonder diploma de module Draagvlak, die de voorbeelden uit deze module toepast. 1

2 Module Opschalen en Verbreden... 1 Inleiding... 1 De raakvlakken tussen alle modules... 1 Opschalen en Verbreden: werkgever Rijk... 3 De uitdaging... 4 Een lijst om langs te lopen

3 Opschalen en Verbreden: werkgever Rijk In de afgelopen jaren zijn tal van functies gecreëerd bij verschillende ministeries die breder toe te passen zijn bij ook andere werkgevers. Het gaat om grofweg 2 categorieën. Een deel van de medewerkers werkt in functies die reeds bestonden, voor een deel is specifiek voor hen een functie gecreëerd (jobcarving) en voor weer een ander deel zijn er functies gecreëerd waar een grotere groep medewerkers uit de doelgroep banenafspraak in zou kunnen passen (IHW/ functiecreatie). Veel van deze werkzaamheden zijn ook bij andere werkgevers mogelijk. Bijvoorbeeld de functie van bode. Als een werkgever een bode uit de doelgroep banenafspraak heeft aangesteld, dan is de kans erg groot dat dit ook past bij andere grote werkgevers. Dat betekent echter dat er, naar aanleiding van dit ene voorbeeld, niet 1 maar vele potentiële kansen liggen om mensen uit de doelgroep een gewaardeerde arbeidsplaats binnen de organisatie te bezorgen. Een ander voorbeeld. Binnen een ministerie is door het anders verdelen van de taken, op de administratie een functie gecreëerd voor een medewerker administratie balie. Het daar al werkende personeel kan zich door de komst van deze nieuwe medewerker veel meer richten op hun kerntaken: een win win situatie. De kans is groot dat de win win situatie op deze afdeling, ook bij andere werkgevers succesvol kan worden toegepast. En dat is waar deze module over gaat. De vraag is welke mogelijkheden er zijn om deze voorbeelden, en andere, die u kent uit uw eigen werkomgeving, verder op te schalen. We beschrijven kort een aantal functies waarin momenteel meerdere medewerkers vanuit de doelgroep banenafspraak werkzaam zijn: de medewerker vergaderzalen binnen een penitentiaire inrichting de etage-assistent binnen het ministerie van BZK en het ministerie van V&J de postverwerker binnen een penitentiaire inrichting de terreinonderhouder binnen een penitentiaire inrichting de medewerker catering bij de Raad van State de medewerker Servicepunt Sanitair binnen een penitentiaire inrichting de wagenparkbeheerder binnen een penitentiaire inrichting de scan- en registratiemedewerker binnen het ministerie van I&M de assistent medewerker administratie binnen het ministerie van VWS de medewerker ondersteuning informatiebeheer binnen de gemeente Amsterdam de receptiemedewerker binnen het RIVM de baliemedewerkster Bezwaar en Beroep binnen het ministerie van VWS de assistent ondersteuning administratie binnen het ministerie van V&J de medewerker zaaldienst bij de Belastingdienst de medewerker de Bus bij Rijkswaterstaat de medewerker inkoopproces binnen het Rijksvastgoedbedrijf de klusteammedewerker binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken de ondersteuner bedrijfsvoering binnen het ministerie van VWS. 3

4 De uitdaging De functies op de vorige pagina zijn gerealiseerd en blijken in de praktijk te zorgen voor lastenverlichting van het zittend personeel. Deze functies zijn dus de moeite waard om aan andere onderdelen door te geven, om deze op te schalen en te verbreden. Een lijst om langs te lopen Elke werkgever en elk onderdeel kent vele medewerkers die voor een deel de volgende taken verrichten: administratieve handelingen verrichten vergader- en overlegmomenten organiseren bezoek ontvangen en begeleiden onderhoud uitvoeren archivering verzorgen eten en drinken standaard telefonische behandelingen op een standaardmanier gegevens digitaal opslaan. Met andere woorden: als uit de doelgroep banenafspraak een medewerker catering, een medewerker archivering of een medewerker die bezoekers ontvangt en begeleid succesvol bij de ene werkgever aan de slag is, staat er inhoudelijk niets in de weg om in elke willekeurige organisatie eenzelfde functie te creëren. Aan u de uitdaging om, samen met degenen die feitelijk verantwoordelijk zijn, binnen uw organisatie een dergelijke lijst langs te lopen en de mogelijkheden die nog open liggen, in kaart te brengen. 4

5 Enz. Module Opschalen en Verbreden Voorbeeld Invulformulier. Vul links de mogelijkheden van uw verschillende organisatieonderdelen in. Vul in: naam van uw Organisatieonderdeel Med. vergaderzalen Etage-assistent Med. catering Postverwerker Terrein onderhouder Med. Servicepunt Sanitair Wagenparkbeheerder Ass. med. administratie Med. ondersteuning informatiebeheer Baliemed. Bezwaar en Beroep Ass. ondersteuning administratie Receptiemedewerker Med. zaaldienst Med. de Bus binnen Med. inkoopproces Klusteammedewerker Ondersteuner bedrijfsvoering Enz. Ter inspiratie een beschrijving van de functies van de hierboven genoemde medewerkers vanuit de doelgroep banenafspraak. De medewerker vergaderzalen binnen een penitentiaire inrichting, met als takenpakket: klaarzetten van koffie/thee stoelen en tafels in vergaderopstelling klaarzetten eventuele ondersteunende middelen klaarzetten vergaderzalen opruimen. De etage-assistent binnen het ministerie van BZK en het ministerie van V&J, met als takenpakket: etage, vergaderruimtes en huiskamer netjes maken: stoelen aanschuiven en rommeltjes opruimen ronde koffie/thee/water voor de ambtenaren printerhok opruimen en eventueel papier bijvullen printer bestek/servies terugbrengen naar restaurant koelkast nakijken en keukenblok opruimen post rondbrengen op de etage bekertjes en andere overgebleven materialen opruimen optioneel: bezoekers begeleiden. De postverwerker binnen een penitentiaire inrichting, met als takenpakket: screenen en printen van post. De terreinonderhouder binnen een penitentiaire inrichting, met als takenpakket: onderhoud van het gebied van het penitentiair hekwerk. 5

6 De medewerker catering bij de Raad van State, met als takenpakket: magazijn: ontvangsten, bezorgen van goederen, dozen in magazijnstelling zetten karton opruimen, magazijnvloeren vegen en spoelkeuken opruimen keukengerei schoonmaken, bakken schoonmaken, snijtafels schoonmaken en koelingen schoonmaken schoonmaken tafels, tafelpoten en stoelen koelvitrine leegmaken en schoonmaken opruimen gebruikte vaat vergadertafels schoonmaken serviesgoed aanvullen en servetten aanvullen stoelen rechtzetten, gordijnen netjes hangen en klaarzetten van statafels. De medewerker Servicepunt Sanitair binnen een penitentiaire inrichting, met als takenpakket: beheren van sanitaire voorzieningen, zoals handdoeken, zeep, hygiënepakketten sanitaire voorzieningen ophalen en vernieuwen. De wagenparkbeheerder binnen een penitentiaire inrichting, met als takenpakket: beheer van de reserveringen schoonmaken van de auto s bewaken van onderhoudsbeurten wagens wegbrengen naar de garage controle van gegeven en bekeuringen. De scan- en registratiemedewerker binnen het ministerie van I&M, met als takenpakket: scannen controleren op kwaliteit registreren informatie. De assistent medewerker administratie binnen het ministerie van VWS, met als takenpakket: inplannen van afspraken en aanmelden en ophalen van bezoekers vergaderzaaltjes boeken en roomservice: koffie en thee halen verzamelen, invoeren en controleren van informatie over begrotingen, facturen en offertes versturen van standaardmails en het bijhouden van overzichten, zoals de jaarkalender bijhouden van lijsten, bloemen bestellen en ophalen post verwerken voor OR, melden ICT- en printerstoringen. De medewerker ondersteuning informatiebeheer binnen de Gemeente Amsterdam, met als takenpakket: dossiermappen maken dossieretiketten printen dossiers schonen: ontdubbelen en documenten op volgorde leggen eventueel tabbladen invoegen dossierinventaris maken in Excel dossiers opvragen en terugzenden post halen en brengen en postrondes lopen Post openen, sorteren en selecteren voor scanning. De receptiemedewerker binnen het RIVM, met als takenpakket: gasten ontvangen en telefoon beantwoorden. De baliemedewerkster Bezwaar en Beroep binnen het ministerie van VWS, met als takenpakket: WOB-verzoeken invoeren in de computer. 6

7 De assistent ondersteuning administratie binnen het ministerie van V&J, met als takenpakket: opmaken en versturen van standaardbrieven ontvangen van gasten verrichten van eenvoudige administratieve handelingen. De medewerker zaaldienst binnen de Belastingdienst, met als takenpakket: postkratten verplaatsen en buitenlandse post sorteren. De medewerker inkoopproces binnen het Rijksvastgoedbedrijf, met als takenpakket: verkrijgen van de natte handtekening op inkooporderbrieven afleveren inkooporderbrieven bij afdeling DIV printen van de relevante beoordelingsstukken en afleveren bij de inkoopmedewerker. De klusteammedewerker binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken, met als takenpakket: ondersteunen bij sociale gebeurtenissen op de afdeling data invoegen in systemen helpen van de secretariaten helpen van de managementondersteuners, opruimen en archiveren ontvangen van gasten bij receptiebalie en koffie rondbrengen. De ondersteuner bedrijfsvoering binnen het ministerie van VWS, met als takenpakket: scannen en archiveren van wetteksten opleidingskalender bijhouden en verspreiden invoeren van publicaties uit de Staatscourant. De medewerker de Bus binnen Rijkswaterstaat, met als takenpakket: opruimen van een of meerder ruimtes op een locatie ordenen van spullen schoonmaak van de ruimtes schilderen van wanden/plafond/vloer afvoeren van overbodige materialen assistentie bij het gebruiksklaar maken van ruimtes voor bijzondere gebeurtenissen onkruid rondom de locatie verwijderen. Kijk voor meer voorbeelden van mogelijke functies ook eens op: Functieboek Participatiebanen SoFoKles en Praktijkvoorbeelden VNG, Sterke functieprofielen voor mensen met een arbeidsbeperking 7