Startdocument Leidraad OTO 2008

Transcriptie

1 Leidraad voor Opleiden, Trainen en Oefenen van het Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) Startdocument Leidraad OTO 2008 Ziekenhuis Rampen Opvang Plan

2 Checklist OTO Structuur Er is sprake van bestuurlijke verankering Er is een ZiROP-beheerder en een gestructureerd ZiROPoverleg Ieder ziekenhuis heeft een meerjaren OTO-beleidsplan Ieder ziekenhuis heeft een meerjaren OTO-begroting Er is een communicatieplan ZiROP / OTO vastgesteld Er is een samenwerkingsstructuur met regionale partijen De ZiROP Oefenmethodiek wordt toegepast OTO is integraal onderdeel van OTO als geheel het totale scholingsaanbod van het ziekenhuis OTO is onderdeel van de HRM-cyclus Proces Volgorde van OTO Alle bij het ZiROP betrokken functionarissen nemen deel aan OTO OTO vindt scenariogericht plaats De ontwikkeling van OTO is in fasen opgebouwd Er is onderwijsmateriaal beschikbaar Evaluatie- en bijstellingsmomenten zijn opgenomen in de planning van de OTO OTO is onderdeel van het kwaliteitssysteem Uitkomst Nieuwe ziekenhuismedewerkers worden geïnformeerd over OTO en ZiROP Er wordt vastgesteld hoeveel medewerkers jaarlijks deelnemen aan het OTO-traject Deelname aan OTO-cyclus levert aantoonbaar voldoende kennis en vaardigheden op OTO-activiteiten en -resultaten (inclusief borging) worden opgenomen in het jaarverslag Opleiden Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd Er is aandacht voor de commandostructuur Er is een centrale planning voor deelname aan opleidingen Er wordt zowel intern als regionaal opgeleid De opleidingen worden structureel geëvalueerd Opleiden vindt plaats voor zowel primaire als ondersteunende processen Er is een overzicht van sleutelfunctionarissen en de door hen gevolgde opleidingen Zowel de sleutelfunctionarissen als hun vervangers zijn opgeleid Trainen Voor trainingen worden vastgestelde ingangseisen gehanteerd Er wordt alleen getraind als de opleiding is doorlopen Er is een centrale planning voor deelname aan trainingen Kennis wordt verspreid via het principe van Teach the teacher Er zijn meetbare trainingsdoelen geformuleerd Trainen vindt plaats in de eigen setting Bij trainingen worden meerdere modaliteiten gebruikt Er wordt getraind met verschillende ramptypen en slachtoffergroepen Zowel de sleutelfunctionarissen als hun vervangers zijn getraind De in training(en) geleerde vaardigheden vormen een ingangseis voor een oefening Voor oefeningen worden vastgestelde ingangseisen gehanteerd De noodzakelijke voorwaarden zijn ingevuld Oefenen van klein naar groot en van eenvoudig naar complex De GHOR en traumacentrum hebben actieve rol bij de Oefenen oefening Er zijn vastgestelde werkinstructies voor de observatoren Er zijn meetbare oefendoelen vastgesteld Oefenen vindt plaats in de eigen setting Oefeningen worden structureel geëvalueerd Naast oefenen in het opschalen, wordt ook geoefend in het afbouwen Er wordt geoefend met verschillende ramptypen en slachtoffergroepen Zowel de sleutelfunctionarissen als hun vervangers zijn geoefend Bijstelling/actualisatie van het ZiROP vindt structureel plaats Per medewerker worden de behaalde resultaten van de oefening beschreven kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die aan het begin van OTO staan kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die al ervaring hebben opgedaan met OTO

3 Startdocument Leidraad OTO 2008

4 Colofon ZonMw is de Nederlandse organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie. Als intermediair tussen maatschappij en wetenschap werkt ZonMw aan de verbetering van preventie, zorg en gezondheid door het stimuleren en financieren van onderzoek, ontwikkeling en implementatie. ZonMw staat voor kennisvermeerdering, kwaliteit en vernieuwing in het gezondheidsonderzoek en de zorg. De organisatie bestrijkt het hele spectrum van fundamenteel gezondheidsonderzoek tot en met de praktijk van de zorg van preventieve en curatieve gezondheidszorg tot en met de jeugdzorg. ZonMw heeft als hoofdopdrachtgevers het ministerie van VWS en NWO. Voor meer informatie over het programma Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen kunt u contact opnemen met het secretariaat via rampenopvang@zonmw.nl of telefoon september /09/2009/5 ZonMw Laan van Nieuw Oost Indië 334 Postbus AE Den Haag Tel Fax Ontwerp Studio Bau Winkel Eindredactie Ontwerpteam Leidraad OTO Productiebegeleiding ZonMw (Marja Westra) Drukwerk Veenman Drukkers

5 Leidraad voor Opleiden, Trainen en Oefenen van het Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) Startdocument Leidraad OTO 2008 Ziekenhuis Rampen Opvang Plan

6

7 Voorwoord 7 1 Inleiding Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) De Leidraad OTO OTO-convenant Cyclus van ZiROP en OTO 12 2 Opbouw Leidraad 15 3 OTO als geheel Structuur Proces Uitkomst 23 4 Opleiden Structuur Proces Uitkomst 27 5 Trainen Structuur Proces Uitkomst 30 6 Oefenen Structuur Proces Uitkomst 34 7 De Leidraad OTO 2008 en mogelijke vervolgstappen Resultaat: Leidraad OTO De status als groeidocument SMART-formulering Verbreding naar specifieke rampen Verbreding naar de gehele witte kolom Aanvulling van de Leidraad OTO Implementatie van Leidraad OTO Tot slot 39 Bijlagen 1 Samenstelling Ontwerpteam en Klankbordgroep 45 2 Definities en afkortingen 46 3 Voorbeeld Functieprofiel ZiROP-beheerder 47 4 Structuurvoorbeeld Regionaal Meerjaren OTO-beleidsplan 50 5 Suggestie voor een OTO-planning (bron: Erasmus MC) 54 6 Suggesties voor OTO-competenties sleutelfunctionarissen (bron: Erasmus MC) 56

8

9 Voorwoord De voorliggende Leidraad OTO 2008 is ontwikkeld als onderdeel van het ZonMw Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen. Deze Leidraad is een richtinggevend instrument voor ziekenhuizen om het Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) met de inhoud van het Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) vorm te geven. Voor het opstellen van een Ziekenhuis Rampen Opvang Plan is de Leidraad ZiROP 2009 beschikbaar. Dit is de geactualiseerde versie van Rampenopvang volgens plan, Leidraad voor het Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) Deze Leidraad ZiROP 2009 richt zich op de planvorming rondom rampenopvang: welke onderwerpen zijn van belang bij het opstellen van het ZiROP. De Leidraad OTO sluit hierop aan door het bieden van handvatten voor het Opleiden, Trainen en Oefenen van het ZiROP, waardoor ten tijde van een ramp bekend is wat er moet gebeuren, én hoe dit uitgevoerd moet worden. Deze handvatten zijn richtinggevend, wat betekent dat afwijken van deze Leidraad is toegestaan. Dit document is dan ook niet opgesteld met als doel om als extern toetsinstrument te dienen voor bijvoorbeeld de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Bovendien is de Leidraad OTO 2008 een zogenoemd startof groeidocument. Veel ziekenhuizen bevinden zich op dit 7 Voorwoord

10 moment nog in de beginfase van het opleiden, trainen en oefenen van het ZiROP. Naarmate de ervaring van ziekenhuizen op dit gebied verder toeneemt, is het wenselijk de Leidraad OTO verder te ontwikkelen. Daarmee wordt en blijft het een levende leidraad van, voor en door het zorgveld zelf. Daarbij hoort wellicht ook de overweging om het OTO bij ZiROP door te ontwikkelen naar accreditatie, waardoor ook medisch specialisten erkenning voor hun grote inzet voor goede rampenopvang kunnen krijgen. De wijze waarop deze verdere ontwikkeling kan plaatsvinden, wordt in hoofdstuk 7 van dit document beschreven. Goede voorbeelden ten aanzien van een OTO-traject voor ZiROP zijn beschreven in Goede voorbeelden; (leer)ervaringen met opleiden, trainen, oefenen en borgen. Deze leerervaringen kunnen andere ziekenhuizen tot voordeel strekken. De Leidraad OTO 2008 is ontwikkeld door een ontwerpteam, bestaande uit medewerkers uit verschillende koploperziekenhuizen en GHOR Nederland die veel ervaring hebben met het opleiden, trainen en oefenen van ZiROP. Hun kennis en ervaring hebben geleid tot een voorstel voor een Leidraad die is voorgelegd aan een bestuurlijke klankbordgroep, met daarin vertegenwoordigers van de brancheorganisaties in het veld. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de deelnemers aan het ontwerpteam en de klankbordgroep. De totstandkoming van deze Leidraad OTO 2008 is ondersteund door prof. dr. Robbert Huijsman MBA en ir. Marloes Hendriks van Zorg Consult Nederland te Bilthoven. Ontwerpteam Leidraad OTO December Leidraad OTO 2008

11 Inleiding 1 De maatschappelijke en politieke belangstelling voor de voorbereiding op rampen en grootschalige ongevallen in de gezondheidszorg is sterk toegenomen, mede door inspectierapporten over diverse gebeurtenissen, zoals de Bijlmerramp, de vuurwerkramp Enschede en de cafébrand in Volendam. 1.1 Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen In opdracht van het ministerie van VWS heeft ZonMw het Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen opgesteld. Het programma richt zich op de verbetering van de kwaliteit van voorbereiding op rampen van de witte kolom, te beginnen bij ziekenhuizen. Het programma bestaat uit: a Een bewustwordingstraject; b Een implementatietraject om ziekenhuizen te ondersteunen bij het opleiden, trainen en oefenen (OTO) op basis van een Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP) dat getoetst is aan de landelijke Leidraad ZiROP 2005 op de voor hen essentiële onderdelen en borgen van deze activiteiten in het kwaliteitssysteem; c Evaluatie van: Ó Het gebruik en de bruikbaarheid van de Leidraad ZiROP 2005; Ó Het ad (b) genoemde implementatietraject, waarmee best practices op het terrein van OTO opgespoord worden; d Landelijke uitrol. In drie ronden hebben bijna alle traumacentra en circa tweederde van alle ziekenhuizen geparticipeerd in een van de implementatietrajecten OTO. Research voor Beleid heeft de evaluatie uitgevoerd en daarover reeds meermalen uitvoerig 9 1 /// Inleiding

12 gerapporteerd. Initiatieven zoals congressen, regionale bijeenkomsten, projectleidersbijeenkomsten en twee borgingsbijeenkomsten in het voorjaar van 2008 ondersteunen de disseminatie van best practices. Tabel 1 Participatie in het ZonMw-implementatietraject OTO Implementatieprojecten OTO Ronde 1 Ronde 2 Ronde 3 Startjaar Aantal projecten Aantal deelnemende algemene ziekenhuizen Aantal deelnemende traumacentra Doelstelling van het Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen is om eind 2008 minimaal de volgende punten te realiseren: Ë 80% van alle ziekenhuizen heeft het ZiROP getoetst aan de landelijke Leidraad ZiROP 2005 ter voorbereiding op hun rol en taak bij rampen; Ë de landelijke Leidraad ZiROP 2005 is bij ziekenhuizen verspreid over de traumaregio s geëvalueerd op bruikbaarheid; Ë 30% van alle ziekenhuizen is opgeleid voor en heeft getraind en geoefend met de inhoud van het ZiROP. Het heeft de voorkeur, dat twee van deze ziekenhuizen een ziekenhuis met een traumacentrumfunctie betreft, dat samenwerkt met één of meerdere ziekenhuizen in de traumaregio; Ë 20% van deze ziekenhuizen, die opgeleid zijn voor en getraind en geoefend hebben met de inhoud van het ZiROP, heeft hun rol en taak geborgd in een kwaliteitssysteem; Ë Uit het implementatietraject komen minimaal twee best practices ten aanzien van opleiden, trainen en oefenen, die bij voorkeur aandacht hebben voor de regionale afstemming met andere partners in de witte kolom. Deze best practices worden geïdentificeerd door de evaluatie en krijgen een landelijke voorbeeldfunctie; Ë Een landelijk plan voor opleiden, trainen en oefenen is ontwikkeld. Het plan gaat vergezeld van een uitrolplan voor overdracht naar alle ziekenhuizen in Nederland. 1.2 Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) Het laatste onderdeel van het ZonMw-programma, de landelijke uitrol, betreft het ontwikkelen van een zogenoemde Leidraad voor het Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) van de functionarissen die betrokken zijn bij de rampenopvang, zoals beschreven in het ZiROP. Met Opleiden wordt in dit kader bedoeld het opdoen van kennis over de aanpak van de opvang van rampenslachtoffers door de witte kolom en dan specifiek in 10 Leidraad OTO 2008

13 het ziekenhuis, met andere woorden: het inzichtelijk maken van de taken die een bepaalde functionaris moet uitvoeren in geval van het in werking treden van het ZiROP. Door vervolgens te Trainen leert men bepaalde vaardigheden, in onderdelen en met tussentijdse feedback en bijsturing, waardoor men vervolgens tijdens het Oefenen het ZiROP op afdelings-, ziekenhuis- en ketenniveau in de praktijk brengt door een bepaalde ramp real life te simuleren, achteraf te evalueren en waardoor men tegelijkertijd de kwaliteit van de opleiding en training kan toetsen De Leidraad OTO De doelstelling van de Leidraad OTO is om handvatten en instrumenten te bieden, om het ontwikkelde ZiROP op een goede manier bekend te maken en geoefend te hebben bij betrokken functionarissen, zodat deze in geval van een calamiteit adequaat kunnen handelen volgens het ZiROP. Hierbij richt het Opleiden, Trainen en Oefenen zich vooral op de zogenoemde sleutelfunctionarissen. Met sleutelfunctionarissen worden die functionarissen bedoeld die een specifieke rol hebben in de opschaalde situatie ten tijde van een ramp. Het betreft dan met name de leden van het Beleidsteam en Operationeel Team. In de Leidraad ZiROP 2009 zijn deze functies verder toegelicht. Als eindresultaat dient de Leidraad OTO niet dwingend, maar richtinggevend te zijn, en daarnaast handzaam, zonder te gedetailleerd te zijn, en relevant voor zowel beginnende als gevorderde ziekenhuizen. De leidraad bestaat daarom uit de volgende onderdelen: Ë Kwaliteitsaspecten, waaraan ziekenhuizen die met OTO beginnen in ieder geval moeten werken; Ë Kwaliteitsaspecten, die zich richten op de ziekenhuizen die al verder gevorderd zijn met OTO; Ë Een verspreidings- en implementatieplan, dat aandacht schenkt aan de borging van resultaten en een brede verspreiding, naar zowel de ziekenhuizen die deelnamen aan het ZonMw-programma, als de overige ziekenhuizen. Er dient een zekere balans gezocht te worden in de mate van stelligheid van de kwaliteitsaspecten, rekening houdend met mate van opgebouwde en nog verder op te bouwen OTO-ervaringen. Daarom is in deze allereerste versie vaak een meer kwalitatieve insteek gekozen, die later wellicht verder geconcretiseerd en wellicht zelfs genormeerd zou kunnen worden in een nader te bepalen groeitraject OTO-convenant Voor de financiering van het Opleiden, Trainen en Oefenen is op 16 oktober 2008 het zogenoemde OTO-convenant gesloten. Dit convenant geeft aan dat de financiële middelen (10 miljoen per jaar) die door de overheid ter beschikking worden gesteld voor OTO, verdeeld worden via de elf ziekenhuizen met de erkenning traumacentrum (in het vervolg van deze Leidraad kortweg traumacentra ge /// Inleiding

14 noemd). Artikel 3 van het OTO-convenant geeft aan dat: De LvTC bevordert dat de instellingen met als functie traumacentra het regionaal overleg acute zorg (ROAZ) organiseren en dat traumacentra met andere partijen in hun regio gezamenlijk een risicoanalyse maken, een meerjaren OTO-beleidsplan en een OTO-jaarplan opstellen. Daarbij worden gezamenlijk keuzes gemaakt voor de verdeling van deze financiële middelen. Ook daarover zijn een aantal zaken afgesproken in het OTO-convenant; over wat er wel uit de OTO-middelen mag worden betaald (artikel 5), en wat niet (artikel 6). Voorts zijn er afspraken gemaakt over een landelijke ondersteuningsstructuur, aangestuurd door een stuurgroep van partijen, onder voorzitterschap en secretariaat van het Landelijke vereniging voor Traumacentra (LvTC) (artikel 8). Dit alles geldt vooralsnog voor een periode van drie jaar, de evaluatie daarvan moet uiterlijk 1 april 2011 worden gerapporteerd aan de minister van VWS. Kernrollen bij OTO ROAZ Opstellen risicoanalyse, regionaal meerjaren OTO-beleidsplan en OTO-jaarplan, op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt over de verdeling van de OTO-middelen ten behoeve van opgeschaalde zorg. Traumacentra Ontvangen OTO-middelen en organiseren het ROAZ. 1.3 Cyclus van ZiROP en OTO ZiROP en OTO zijn in principe onderdeel van een samenhangende cyclus: nadat een ZiROP is opgesteld, is het belangrijk dat de betrokken (sleutel)functionarissen dit plan in de praktijk kunnen toepassen en uitvoeren. Zij dienen competent te zijn qua kennisniveau, getrainde vaardigheden en hun gedrag of attitude in acute situaties, zowel als individu als in teams. Juist in acute situaties blijkt hoe sterk en effectief een team is in de gezamenlijke aanpak van de rampopvang. Dit drieluik van kennis, vaardigheden en attitude wordt gezamenlijk aangeduid als competenties of eindtermen en komt als op te bouwen lijn geheel terug in het adagium: eerst opleiden, dan trainen en vervolgens oefenen. Het onderscheid is als volgt te verduidelijken: Ë Opleidingen zijn gericht op het bijbrengen van kennis; Ë In trainingen wordt de opgedane kennis toegepast om vaardigheden te verwerven; Ë Oefeningen dienen om ervaring op te doen in een zo realistisch mogelijke omgeving om het beoogde gedrag te simuleren en real life te oefenen. Door deze stappen te doorlopen worden nieuwe ervaringen opgedaan die wellicht aanpassing van het ZiROP en/of competenties wenselijk maken. Het ZiROP en OTO 12 Leidraad OTO 2008

15 zijn op deze manier nauw met elkaar verbonden en vormen gezamenlijk een terugkerende cyclus (zie figuur 1). Deze principiële benadering op grond van didactische inzichten is vooralsnog te zien als een na te streven eindmodel dat vanuit de huidige stand van zaken stapsgewijs gerealiseerd moet worden. Hiertoe worden in hoofdstuk 7 enkele voorstellen gedaan. Op deze plaats werken we het cyclische model van ZiROP, competenties/eindtermen en OTO verder uit, in de wetenschap dat partijen hierover nog nader met elkaar in overleg moeten om te komen tot nadere consensus en een gezamenlijke aanpak voor de weg waarlangs het eindmodel kan worden gerealiseerd. In het ZonMw Kwaliteitsverbeterprogramma Rampenopvang Ziekenhuizen hebben diverse projecten aandacht besteed aan de ontwikkeling van een set competenties voor de in de Leidraad ZiROP 2009 genoemde sleutelfuncties of sleutelfunctionarissen. Dit proces is zeker nog niet ten einde en er kunnen daarom nog geen definitieve voorstellen gedaan worden. Toch lijkt het nuttig in te gaan op deze ontwikkelingen, om te voorkomen dat de ziekenhuizen, die dit zelf ook verder willen ontwikkelen, het wiel zelf moeten uitvinden. Het centraal georganiseerd opzetten van deze competenties lijkt de juiste aanpak. Figuur 1: Samenhangende cyclus van ZiROP en OTO ZiROP Evalueren en bijstellen Functieprofielen en competenties Oefenen Opleiden Trainen Er zullen kwalificatieprofielen moeten worden opgesteld voor de individuele sleutelfuncties om te kunnen beoordelen wie in aanmerking kan komen voor een bepaalde sleutelfunctie en om te bepalen welke additionele competenties dat vergt. Het benoemen van de individuele en groepscompetenties is nodig om een OTO-traject goed te kunnen samenstellen. Daarnaast om te kunnen beoordelen of het bestaande OTO-aanbod voldoende is om de inhoud van het (periodiek te reviseren) ZiROP goed in de praktijk te brengen is door de sleutelfunctionarissen /// Inleiding

16 In hoeverre een individuele sleutelfunctionaris het OTO-traject moet doorlopen, is ook afhankelijk van zijn of haar eerder verworven competenties. Artsen en verpleegkundigen dienen voor hun reguliere taakuitoefening al aan vele competenties te voldoen om hun vak bekwaam en bevoegd te kunnen en mogen uitvoeren. Over het algemeen zullen zij deze competenties in een een-op-een situatie toepassen: in hun eentje omgaan met een individuele patiënt. Hoe anders ligt dat in een rampsituatie, waarin de sleutelfunctionarissen eigenlijk altijd in een team functioneren. Dat rechtvaardigt de vraag of teamcompetenties niet belangrijker zijn dan de individuele competenties, behoudens die individuele competenties, die nodig zijn om in een team te kunnen functioneren. Hierbij gaat het dan vooral om de attitude of houding ten aanzien van samenwerking. Uit een van de ZonMw-projecten is gebleken dat een gebrek aan bepaalde competenties in een groep tot zekere hoogte kunnen worden ondervangen door het juist toepassen van goede tools. Wil men de resultaten van oefeningen en de prestaties van een team bij een ramp goed kunnen beoordelen, dan is een set van concrete prestatie-indicatoren nuttig. Men kan daarmee beoordelen hoe een ziekenhuis zich prepareert op een ramp en of het ziekenhuis zijn eigen ZiROP goed in praktijk heeft gebracht. Zo n set is echter nog niet voorhanden. Kortom, de exacte plaats en invulling van competenties zal in de nabije toekomst nog veel aandacht vragen. Vooralsnog gaan we er van uit dat de bovenstaande cyclus geldt voor alle ziekenhuizen, ongeacht omvang en aard. Ook de Leidraad OTO maakt hierin geen onderscheid en is in principe van toepassing op alle ziekenhuizen en alle vormen van rampen. Hoewel ziekenhuizen op grond van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) de verplichting hebben om acute zorg te bieden in alle situaties, zal ieder ziekenhuis bij het toepassen van OTO keuzes maken op basis van een regionale risicoanalyse. Deze risicoanalyse laat zien welk type rampen voor dat ziekenhuis het meest waarschijnlijk zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Rotterdamse ziekenhuizen, waar het risico op een chemische ramp in principe relatief groot is in verband met de nabijgelegen haven en industrieën. 14 Leidraad OTO 2008

17 Opbouw Leidraad 2 Voordat sprake kan zijn van Opleiden, Trainen en Oefenen zijn er enkele onderdelen die het noodzakelijke fundament vormen voor OTO: Ë Er is een ZiROP opgesteld, dat niet ouder is dan 2 jaar; Ë Bij het opstellen van het ZiROP is gebruik gemaakt van de landelijke Leidraad ZiROP In 2005 is een eerste leidraad ontwikkeld die eind 2008 herzien is. Hoewel deze aspecten strikt genomen buiten de Leidraad OTO staan, is het van belang om deze hier te benoemen. Zonder dit fundament is het niet mogelijk om te starten met het opleiden, trainen en oefenen. De Leidraad OTO bestaat uit twee onderdelen: Ë Kwaliteitsaspecten die aangeven wat een (beginnend of gevorderd) ziekenhuis moet doen in het Opleiden, Trainen en Oefenen van het ZiROP; Ë Een verzameling handreikingen en instrumenten die de laatste jaren door ziekenhuizen zijn ontwikkeld en die behulpzaam kunnen zijn bij het realiseren van de kwaliteitsaspecten: het hoe. Deze instrumenten zijn opgenomen in de bijlagen bij deze Leidraad OTO. Bij de uitwerking van de Leidraad OTO is gekozen voor een onderverdeling van de kwaliteitsaspecten in structuur, proces en uitkomst, voor elk van de onderdelen van OTO en voor OTO als geheel. Per onderdeel, bijvoorbeeld de structuur van opleiden of het uitvoeringsproces van trainen, kunnen in principe meerdere kwaliteitsaspecten gelden. Elk kwaliteitsaspect wordt zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) mogelijk uitgewerkt voor zover dat bij deze eerste versie van de Leidraad al mogelijk is. Tabel 2 geeft deze opzet schematisch weer en komt aan het eind van dit startdocument terug, maar dan geheel gevuld met alle opgestelde kwaliteitsaspecten /// Opbouw Leidraad

18 Tabel 2 Het format voor Leidraad OTO Structuur Proces Uitkomst OTO als geheel [aspect X1] [...] [...] [aspect X2] [...] Opleiden [aspect Y1] [...] [...] [...] Trainen [...] [...] [...] [...] Oefenen [...] [...] [...] [...] In de volgende hoofdstukken wordt voor OTO als geheel en voor de afzonderlijke onderdelen Opleiden, Trainen en Oefenen, een overzicht gegeven van de kwaliteitsaspecten qua structuur, proces en uitkomst. Tussen de onderdelen Opleiden, Trainen en Oefenen bestaat in enkele gevallen overlap tussen de aspecten die in deze Leidraad benoemd zijn. Er is echter gekozen voor een volledig overzicht per onderdeel, waardoor enige overlap onvermijdelijk is. Daarnaast is per kwaliteitsaspect aangegeven of het een aspect betreft voor ziekenhuizen die nog aan het begin van hun OTO staan ( ) of voor ziekenhuizen die al meer ervaring hebben opgedaan met OTO ( ). Aan de hand van deze onderverdeling kan ieder ziekenhuis, afhankelijk van de ervaring op het gebied van OTO, bepalen welke aspecten uit deze Leidraad op dat moment, in dat ziekenhuis, van belang zijn en prioriteit hebben. Uiteraard zijn de aspecten met één ster ( ) ook voor de meer ervaren ziekenhuizen van belang; zij kunnen periodiek checken of die aspecten nog steeds op orde zijn. In principe zijn de aspecten per paragraaf geclusterd op basis van het aantal sterren, tenzij een andere ordening beter lijkt omwille van de inhoudelijke samenhang tussen kwaliteitsaspecten. Elk hoofdstuk start met een kernachtige opsomming van de kwaliteitsaspecten, die vervolgens stuk voor stuk worden uitgewerkt en toegelicht. Bij enkele kwaliteitsaspecten wordt verwezen naar instrumenten en hulpmiddelen die in de afgelopen jaren zijn ontwikkeld in het veld. Deze zijn opgenomen in de bijlagen bij deze Leidraad. Aan de hand daarvan kan een ziekenhuis invulling geven aan bepaalde aspecten van OTO. Deze bijlagen zijn geen landelijke standaarden en zijn slechts bedoeld als richtinggevende handreikingen waarmee goede ervaring is opgedaan in andere ziekenhuizen of regio s. Bijlage 2 bevat een overzicht van de afkortingen die in deze Leidraad gebruikt worden. 16 Leidraad OTO 2008

19 OTO als geheel 3 Dit hoofdstuk geeft een aantal aspecten weer die voor het totale OTO-traject gelden en dus niet direct gekoppeld kunnen worden aan of Opleiden, of Trainen, of Oefenen. De verschillende kwaliteitsaspecten zijn gerubriceerd in structuur, proces en uitkomst. Tabel 3 Kwaliteitsaspecten voor OTO als geheel Structuur Er is sprake van bestuurlijke verankering Er is een ZiROP-beheerder en een gestructureerd ZiROP-overleg Ieder ziekenhuis heeft een meerjaren OTO-beleidsplan Ieder ziekenhuis heeft een meerjaren OTO-begroting Er is een communicatieplan ZiROP / OTO vastgesteld Er is een samenwerkingsstructuur met regionale partijen De ZiROP Oefenmethodiek wordt toegepast OTO is integraal onderdeel van het totale scholingsaanbod van het ziekenhuis OTO is onderdeel van de HRM-cyclus Proces Volgorde van OTO Alle bij het ZiROP betrokken functionarissen nemen deel aan OTO OTO vindt scenariogericht plaats De ontwikkeling van OTO is in fasen opgebouwd Er is onderwijsmateriaal beschikbaar Evaluatie- en bijstellingsmomenten zijn opgenomen in de planning van OTO OTO is onderdeel van het kwaliteitssysteem Uitkomst Nieuwe ziekenhuismedewerkers worden geïnformeerd over OTO en ZiROP Er wordt vastgesteld hoeveel medewerkers jaarlijks deelnemen aan het OTO-traject Deelname aan OTO-cyclus levert aantoonbaar voldoende kennis en vaardigheden op OTO-activiteiten en -resultaten (inclusief borging) worden opgenomen in het jaarverslag kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die aan het begin van OTO staan kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die al ervaring hebben opgedaan met OTO 17 3 /// OTO als geheel

20 3.1 Structuur In essentie gaat het bij de structuurvraag voor OTO als geheel over de vraag of de organisatie beschikt over een meerjarig en samenhangend beleid: Er is sprake van bestuurlijke verankering Draagvlak bij Raad van Bestuur en Medische Staf is noodzakelijk om het OTOtraject te borgen, systematisch te doorlopen en in het reguliere beleid te verankeren. De Raad van Bestuur speelt immers een belangrijke rol in het faciliteren van OTO aan de hand van het meerjaren OTO-beleidsplan met een bijbehorende begroting en kan op deze wijze zijn wettelijke WTZi-taak handen en voeten geven. Bestuurlijke verankering kan onder andere gerealiseerd worden via de samenstelling van een gestructureerd ZiROP-overleg, door bijvoorbeeld zowel een vertegenwoordiger van het Stafbestuur als een vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur of de secretaris van de Raad van Bestuur in dit overleg een plaats te geven. Deelname van medisch specialisten aan de opleidingen, trainingen en oefeningen is noodzakelijk. Op het moment van een ramp spelen zij een belangrijke rol en zullen zij moeten weten welke procedures gelden en hoe daarmee in de geoefende praktijk wordt omgegaan. Er is een ZiROP-beheerder en een gestructureerd ZiROP-overleg Ë De ZiROP-beheerder 1 heeft een centrale rol binnen het ZiROP en de OTO-cyclus, in de zogenoemde koude situatie, de niet-opgeschaalde situatie. Het is wenselijk dat er sprake is van een formele functie met mandaat, waaraan een bepaalde formatie gekoppeld is. Eventueel kan, mede afhankelijk van de grootte van het ziekenhuis, de functie van ZiROP-beheerder gecombineerd worden met een andere functie. De ZiROP-beheerder heeft als taak om het ZiROP te beheren en periodiek te actualiseren. Taken zijn onder andere het in samenwerking met het ZiROP-overleg opzetten, uitvoeren, begeleiden, implementeren en evalueren van projecten in het kader van ZiROP en OTO en het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de zorg in de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR). Daarnaast is de ZiROP-beheerder de gemandateerd vertegenwoordiger van het ziekenhuis in regionale overleggen over de rampenopvang. In bijlage 3 is een voorbeeld opgenomen van een functieomschrijving voor de functie van ZiROP-beheerder; Ë Een gestructureerd ZiROP-overleg heeft als doel om de implementatie en uitrol van het ZiROP in het ziekenhuis te coördineren. Een mogelijkheid is om dit overleg vorm te geven via het instellen van een ZiROP-commissie. Uiteraard ligt de verantwoordelijkheid voor de implementatie van het ZiROP binnen desbetreffende afdelingen, de commissie zorgt voor coördinatie en afstemming. Daarnaast kan een dergelijke commissie betrokken worden bij inhoudelijk overleg met externe instanties en bij het opstellen en onder 1 Ook wel crisiscoördinator, riskmanager of ZiROP-coördinator genoemd. 18 Leidraad OTO 2008

21 houden van een (meerjaren) OTO-beleidsplan. De commissie bestaat naast de ZiROP-beheerder bijvoorbeeld uit de stafleden van de afdelingen die betrokken zijn bij de rampenopvang (bijvoorbeeld een traumatoloog en een anesthesioloog), de manager facilitair bedrijf, het hoofd SEH en een zorggroepmanager. De voorzitter van de ZiROP-commissie is bij voorkeur een lid van de Raad van Bestuur. Daarnaast is het wenselijk dat de commissie een eigen reglement heeft, zoals dat ook verplicht is voor andere formele commissies binnen het ziekenhuis. Ieder ziekenhuis heeft een meerjaren OTO-beleidsplan Het meerjaren OTO-beleidsplan beschrijft de visie en strategie ten aanzien van het Opleiden, Trainen en Oefenen van het ZiROP. Dit beleidsplan wordt door de Raad van Bestuur vastgesteld en afgestemd binnen het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ). Het meerjaren OTO-beleidsplan beschrijft onder andere de doelstellingen in het kader van OTO voor de komende 3 tot 5 jaar en de manier waarop men deze wil bereiken. In het algemeen zijn de volgende doelen te onderkennen in een meerjaren OTO-beleidsplan: Ë Het versterken en onderhouden van de specifieke kennis en vaardigheden van individuele functionarissen die een sleutelpositie bekleden bij de opvang en behandeling van patiënten bij grootschalige ongevallen en rampen; Ë Het toetsen van de organisatie, de onderdelen daarvan en individuele sleutelfunctionarissen op de mate van voorbereiding op optreden bij grootschalige ongevallen en rampen; Ë Het zo optimaal mogelijk kunnen aansluiten op de activiteiten van zorgverleners buiten het ziekenhuis (partijen binnen het ROAZ) bij grootschalige ongevallen en rampen. Onderwerpen die kunnen terugkomen in het meerjaren OTO-beleidsplan zijn onder andere: Ë Risicoanalyse (onder andere welk type rampen kunnen optreden); Ë Evaluaties van eerdere betrokkenheid bij echte rampen/incidenten; Ë Ervaringen uit eerder uitgevoerde opleidingen, trainingen en oefeningen; Ë Personeelsopbouw / verloop in organisatie en het eventuele effect hiervan op de aanpak en planning van opleidingen; Ë Middelen. Bovendien wordt jaarlijks een vertaling gemaakt van het meerjaren OTObeleidsplan naar een jaarplan, bestaande uit een opleidingsplan, een trainingsplan en een oefenplan. In bijlage 4 is een Format Regionaal Meerjaren OTO-beleidsplan opgenomen. Ieder ziekenhuis heeft een meerjaren OTO-begroting In aansluiting op het meerjaren OTO-beleidsplan is het noodzakelijk een begroting op te stellen, met daarin een adequate financiële dekking voor de 19 3 /// OTO als geheel

22 kosten voor het opleiden, trainen en oefenen. Hierbij kan rekening gehouden worden met de volgende kosten: Ë De opleidingen, trainingen en oefeningen zelf; Ë Het vrijplannen van medewerkers en trainers; Ë Inzet van de ZiROP-beheerder en eventueel leden van de ZiROP-commissie; Ë Benodigde materialen, accommodatie. Er is een communicatieplan ZiROP/OTO vastgesteld Informeren en bewustwording is een essentieel onderdeel van het invoeren van het ZiROP. Het is dan ook noodzakelijk dat er een communicatieplan ZiROP / OTO is vastgesteld. Dit communicatieplan kan bijvoorbeeld de volgende punten bevatten: Ë Een OTO-pagina op het intranet, waar onder andere een schema beschikbaar is met de planning van OTO per afdeling; Ë Het ZiROP is digitaal beschikbaar voor alle medewerkers, bijvoorbeeld via een documentbeheerssysteem; Ë ZiROP en OTO is jaarlijks onderwerp van gesprek binnen alle afdelingen van het ziekenhuis, zowel verpleegafdelingen, poliklinieken, medisch ondersteunende afdelingen als niet-medisch ondersteunende afdelingen. Hierbij kan bijvoorbeeld casuïstiek als input dienen. Er is een samenwerkingsstructuur met regionale partijen Bij het uitvoeren van OTO kan kennis en expertise van andere partijen, zoals de GHOR, het traumacentrum en andere ziekenhuizen, ingezet worden. Daarnaast is het van belang dat deze partijen in een regio elkaar leren kennen en zodoende beter en adequater kunnen functioneren in geval van een crisissituatie. Het traumacentrum speelt hierin een belangrijke rol. De ZiROP Oefenmethodiek wordt toegepast Bij het uitvoeren van OTO moet systematisch en cyclisch worden gewerkt. Hiervoor is in Noord-Brabant een oefenmethodiek ontwikkeld die in principe overal gevolgd kan worden. Deze ZiROP Oefenmethodiek bestaat uit zeven fasen, waarbij de evaluatie van elke fase als input voor de volgende fase dient: 0 ZiROP Check (toetsing ZiROP aan de landelijke Leidraad ZiROP 2009); 1 Oproepsysteem Oefening; 2 Communicatie; 3 Deelplan review & Oefeningen; 4 ETS & Table Top Training; 5 Oefening ZiROP; 6 Evaluatie; 7 Vaststelling nieuw ZiROP. De fasen zijn zodanig uitgewerkt dat de methodiek in een cyclus van twee jaar is uit te voeren. De volledige Oefenmethodiek is in 2008 verspreid onder alle ziekenhuizen. 20 Leidraad OTO 2008

23 OTO is integraal onderdeel van het totale scholingsaanbod van het ziekenhuis Door het opleiden, trainen en oefenen onder te brengen bij de afdeling binnen het ziekenhuis die belast is met het opleiden van het personeel vormt OTO een onderdeel van het totale scholingsaanbod van de instelling. Dit voorkomt afstemmingsproblemen. Zo mogelijk heeft deze afdeling kennis en expertise op het gebied van zowel het uitbreiden en op peil houden van de competenties van medewerkers als de benodigde didactische vaardigheden. Ook is het een taak van deze afdeling om na te denken over de verantwoordelijkheden in het kader van Opleiden, Trainen en Oefenen. Wie is verantwoordelijk voor het opleiden, trainen en oefenen van sleutelfunctionarissen ter voorbereiding op rampen? Wie zorgt ervoor dat de juiste medewerkers deelnemen? Voor het meest actuele overzicht van de beschikbare opleidingen, trainingen en oefeningen kunt u contact opnemen met de Helpdesk ZiROP. Het doel van de helpdesk is ziekenhuizen inhoudelijk te ondersteunen en te komen tot kennis- (bundeling) over de voorbereiding op rampen door ziekenhuizen. De helpdesk fungeert als vraagbaak en kennismakelaar. Vooralsnog is de Helpdesk ZiROP ondergebracht bij het Erasmus MC. ( OTO is onderdeel van de HRM-cyclus OTO is bij voorkeur onderdeel van de HRM-cyclus, wat betekent dat het onder andere een onderwerp van gesprek is tijdens het beoordelings- en functioneringsgesprek. Dit geldt vooral voor de sleutelfunctionarissen. In die ziekenhuizen waar men werkt volgens het systeem van het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP), zou het OTO eventueel opgenomen kunnen worden in het POP, zeker bij de sleutelfunctionarissen. 3.2 Proces Volgorde van OTO Zoals in hoofdstuk 1 is aangegeven, is het noodzakelijk om te beginnen met het opleiden, vervolgens te trainen en uiteindelijk de opgedane kennis en vaardigheden te toetsen door middel van een oefening. Alle bij het ZiROP betrokken functionarissen nemen deel aan OTO Bij het Opleiden, Trainen en Oefenen is het van belang dat alle bij het ZiROP betrokken functionarissen deelnemen aan Opleiden én Trainen én Oefenen: Ë Medewerkers met een sturende rol (= leidinggevenden / sleutelfunctionarissen); Ë Medewerkers die direct betrokken zijn bij de organisatie en uitvoer van slachtofferopvang en behandeling (= medisch en verpleegkundig uitvoerend); Ë Ondersteunende medewerkers (= ondersteunend uitvoerend / facilitair uitvoerend) /// OTO als geheel

24 OTO vindt scenariogericht plaats Het opleiden, trainen en oefenen voor flitsrampen 2 vormt de basis van de voorbereiding op rampenopvang. In vervolg daarop dient het opleiden, trainen en oefenen gericht te zijn op risico s en scenario s die voor die specifieke regio gelden. Dit is via een risicoanalyse vastgelegd in het meerjaren OTO-beleidsplan. Voor veel onderwerpen (bijvoorbeeld triage en portofoongebruik) geldt dat deze bij de meeste rampscenario s op dezelfde manier toegepast worden. Het opleiden, trainen en oefenen van deze onderwerpen hoeft dan ook niet scenariogericht plaats te vinden. De ontwikkeling van OTO is in fasen opgebouwd Ë Van eenvoudig naar complex; Ë Van klein naar groot; Ë Van afdelingsniveau naar ziekenhuisbreed (meer organisatieonderdelen, diensten en bestuurslagen enzovoorts). De sterkte van de keten wordt bepaald door de zwakste schakel. Het verdient daarom voorkeur om met de afzonderlijke schakels te beginnen en pas op een later moment de gehele keten te betrekken. Belangrijk is dat complexere vormen van oefenen altijd voorafgegaan worden door eenvoudige, zodat alle onderdelen van de keten al eens geoefend hebben, voordat deze gezamenlijk aan de slag gaan. Er is onderwijsmateriaal beschikbaar Voor alle onderdelen van OTO is onderwijsmateriaal beschikbaar, waaronder draaiboeken, literatuur, werkvormen, et cetera. Evaluatie- en bijstellingsmomenten zijn opgenomen in de planning van OTO Bij het doorlopen van de OTO-cyclus is het noodzakelijk om voldoende tijd te nemen tussen de verschillende stappen voor een evaluatie- en bijstellingsmoment. De reden hiervan is dat op deze manier de lessen uit bijvoorbeeld het opleiden verwerkt kunnen worden in het trainen, enzovoorts. OTO is onderdeel van het kwaliteitssysteem OTO en het ZiROP behoren onderdeel te zijn van een kwaliteitssysteem, zoals Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) en Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ). Het NIAZ heeft hiertoe inmiddels voorstellen ontwikkeld. De reden om het hierin op te nemen is om het cyclische verbeterkarakter van ZiROP en OTO te borgen. 2 Een flitsramp doet zich geheel onverwacht en ongewoon heftig voor. In eerste instantie ontstaat chaos omdat het enige tijd duurt voordat de rampenbestrijdingsorganisatie in staat is effectief op te treden. Bijvoorbeeld: explosies, ongelukken. 22 Leidraad OTO 2008

25 3.3 Uitkomst Nieuwe ziekenhuismedewerkers worden geïnformeerd over OTO en ZiROP Nieuwe ziekenhuismedewerkers krijgen bij aanvang een introductie op het instellingsbeleid ten aanzien van ZiROP en OTO. Er wordt uitleg gegeven over onder andere de inhoud van het ZiROP en de wijze waarop OTO is georganiseerd in het ziekenhuis. Het doel is dat alle nieuwe ziekenhuismedewerkers op deze manier geïnformeerd worden over ZiROP en OTO. Het bovenstaande kan mogelijk vormgegeven worden als onderdeel van een algemene introductiebijeenkomst. Een andere mogelijkheid is om via een brief de nieuwe ziekenhuismedewerkers in te lichten. Er wordt vastgesteld hoeveel medewerkers jaarlijks deelnemen aan het OTO-traject Zoals in paragraaf 3.2 is benoemd, zijn er ten aanzien van ZiROP en OTO drie groepen functionarissen te onderscheiden: Ë Medewerkers met een sturende rol (= leidinggevenden / sleutelfunctionarissen); Ë Medewerkers die direct betrokken zijn bij de organisatie en uitvoer van slachtofferopvang en behandeling (= medisch en verpleegkundig uitvoerend); Ë Ondersteunende medewerkers (= ondersteunend uitvoerend / facilitair uitvoerend). Voor ieder van deze groepen kan een doelstelling geformuleerd worden, bijvoorbeeld: x% van de medewerkers met een sturende rol doorloopt iedere twee jaar een totaal OTO-traject. Deelname aan OTO-cyclus levert aantoonbaar voldoende kennis en vaardigheden op De medewerkers die hebben deelgenomen aan een OTO-cyclus hebben aantoonbaar voldoende kennis en vaardigheden op het gebied van de rampenopvang. Deze toetsing vindt plaats in een oefening. Dat wat tijdens het opleiden en trainen is geleerd, wordt tijdens de oefening in de praktijk gebracht. Hierbij kan per OTO-reeks een andere invalshoek gelden ten aanzien van de kennis en vaardigheden die opgedaan moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn: Ë Deelnemers in een simulatie een rampsituatie te laten ervaren; Ë Mensen gericht bepaalde werkwijzen te laten leren; Ë Groepen mensen op elkaar ingespeeld te laten raken; Ë Experimenteren met bepaalde werkwijzen; Ë Het ZiROP of onderdelen daarvan testen /// OTO als geheel

26 OTO- activiteiten en -resultaten (inclusief borging) worden opgenomen in het jaarverslag De resultaten en activiteiten op het gebied van OTO dienen jaarlijks beschreven te worden in het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording. Dit is het document waarin de Raad van Bestuur verantwoording aflegt voor het gevoerde beleid en naleving van wettelijke kaders (zoals de WTZi waarin onder andere de rampenopvang als wettelijke taak is uitgewerkt). Onderwerpen die hierin onder andere beschreven kunnen worden, zijn: Ë De uitgevoerde opleidingen, trainingen en oefeningen; Ë Overzicht van de behaalde resultaten; Ë Financiële verantwoording; Ë Overzicht van de belangrijkste leerpunten; Ë Beschrijving van de beleidsimplicaties. Ook dient aangegeven te worden hoe het cyclische verbeterkarakter wordt geborgd in het kwaliteitssysteem. 24 Leidraad OTO 2008

27 Opleiden 4 Zoals in hoofdstuk 1 is benoemd, wordt onder Opleiden verstaan: het vergaren van kennis over het ZiROP en over de taken die een bepaalde (sleutel)functionaris moet uitvoeren in geval van het in werking treden van het ZiROP. Dit hoofdstuk beschrijft enkele kwaliteitsaspecten aan de hand waarvan een ziekenhuis kan toetsen in hoeverre het opleiden van medewerkers voor het ZiROP op een juiste manier gebeurt. Bovendien kunnen de kwaliteitsaspecten en aangedragen instrumenten worden gebruikt om ideeën op te doen voor verdere verbetering. Tabel 4 Kwaliteitsaspecten voor Opleiden Structuur Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd Er is aandacht voor de commandostructuur Er is een centrale planning voor deelname aan opleidingen Er wordt zowel intern als regionaal opgeleid Proces De opleidingen worden structureel geëvalueerd Opleiden vindt plaats voor zowel primaire als ondersteunende processen Uitkomst Er is een overzicht van sleutelfunctionarissen en de door hen gevolgde opleidingen Zowel de sleutelfunctionarissen als hun vervangers zijn opgeleid kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die aan het begin van OTO staan kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die al ervaring hebben opgedaan met OTO 25 4 /// Opleiden

28 4.1 Structuur De volgende kwaliteitsaspecten betreffen de structuur die nodig is voor het opleiden en zijn dus voorwaardenscheppend: Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd In het ZiROP zijn sleutelfunctionarissen benoemd die ten tijde van een ramp het gezag hebben op een afdeling. Deze vormen samen het Operationeel Team. Daarnaast is een Beleidsteam benoemd. Voor iedere functionaris in deze structuur moeten taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) zijn vastgelegd. Deze vormen de basis voor het opleiden, trainen en oefenen. Er is aandacht voor de commandostructuur In de opleiding en ook tijdens het trainen dient aandacht besteed te worden aan de andere wijze van aansturing tijdens een crisis, namelijk de commandostructuur, die gekenmerkt wordt door een grote mate van hiërarchie en top-downaansturing. Tijdens een ramp of crisis wordt het ziekenhuis volgens een strakke hiërarchie (top-down) aangestuurd, waarbij geen plaats is voor uitgebreid overleg en polderen. Er is een centrale planning voor deelname aan opleidingen Voor verschillende groepen medewerkers is een jaarplanning opgesteld, waarin aangegeven is wie, wanneer, welke opleiding moet volgen in het kader van ZiROP. In bijlage 5 is hiervan een voorbeeld opgenomen. Er wordt zowel intern als regionaal opgeleid Naast het intern opleiden van functionarissen, vinden ook op regionaal niveau opleidingen plaats, in samenwerking met onder andere het traumacentrum en de GHOR. Hieraan nemen functionarissen uit verschillende ziekenhuizen deel. Dit bevordert de samenwerking en voorkomt tevens afstemmingsproblemen in geval van een ramp. 4.2 Proces De kwaliteitsaspecten over het proces geven aan op welke manier de opleiding zelf uitgevoerd moet worden: De opleidingen worden structureel geëvalueerd Er is een checklist aan de hand waarvan de evaluatie van de opleiding plaatsvindt. 26 Leidraad OTO 2008

29 Opleiden vindt plaats voor zowel primaire als ondersteunende processen Opleiden (en ook trainen en oefenen) richt zich bij voorkeur op de aansturing van de organisatie van zowel de primaire processen (behandeling en verzorging van patiënten) als op specifieke ondersteunende processen (bijvoorbeeld registratie en identificatie). Voor deze processen zijn aparte opleidingen in ontwikkeling. 4.3 Uitkomst Kwaliteitsaspecten op het gebied van uitkomsten geven aan welke resultaten aantoonbaar behaald moeten worden met het opleiden van medewerkers voor het ZiROP: Er is een overzicht van sleutelfunctionarissen en de door hen gevolgde opleidingen Dit resultaat op organisatieniveau stelt niet alleen de bereikte deelname vast, maar kan daarmee ook weer dienen als basis om de toereikendheid van opleidingsbudgetten te bepalen, en vinger aan de pols te houden in de vele personeelsmutaties en hun consequenties voor de opleidingsdoelstellingen die het ziekenhuis jaarlijks stelt. Hierbij is het overigens ook van belang om de vervangers van de sleutelfunctionarissen in dit overzicht op te nemen. Zowel de sleutelfunctionarissen als hun vervangers zijn opgeleid Bij het opleiden van de verschillende sleutelfunctionarissen is het van belang om ook hun vervangers op te leiden. Er moet immers altijd een medewerker bereikbaar en beschikbaar zijn om een bepaalde rol te vervullen in geval van een ramp. Uiteindelijk dient 100% van alle sleutelfunctionarissen en hun vervangers opgeleid te zijn /// Opleiden

30 Trainen 5 Door middel van Trainen worden bepaalde vaardigheden opgedaan, waarbij als belangrijk kenmerk geldt dat er op onderdelen getraind kan worden, bijvoorbeeld een bepaalde handeling. Andere kenmerken van Trainen zijn het geven van tussentijdse feedback en bijsturing. Dit betekent dat tijdens het trainen, tijdens het uitvoeren van een bepaald trainingsonderdeel, tijd genomen wordt voor extra uitleg. Dit in tegenstelling tot een oefening, waarbij de totale oefening wordt afgerond en achteraf evaluatie plaatsvindt. Tabel 5 Kwaliteitsaspecten voor Trainen Structuur Voor trainingen worden vastgestelde ingangseisen gehanteerd Er wordt alleen getraind als de opleiding is doorlopen Er is een centrale planning voor deelname aan trainingen Kennis wordt verspreid via het principe van Teach the teacher Proces Er zijn meetbare trainingsdoelen geformuleerd Trainen vindt plaats in de eigen setting Bij trainingen worden meerdere modaliteiten gebruikt Er wordt getraind met verschillende ramptypen en slachtoffergroepen Uitkomst Zowel de sleutelfunctionarissen als hun vervangers zijn getraind De in training(en) geleerde vaardigheden vormen een ingangseis voor een oefening kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die aan het begin van OTO staan kwaliteitsaspect voor ziekenhuizen die al ervaring hebben opgedaan met OTO 28 Leidraad OTO 2008

31 5.1 Structuur Voor trainingen worden vastgestelde ingangseisen gehanteerd Om de trainingen op het juiste niveau te kunnen geven, is het van belang dat er bepaalde eisen worden gesteld aan de functionarissen die een training volgen. Deze eisen betreffen bijvoorbeeld opleidingsniveau en functie. Daarnaast is het uiteraard van belang dat de functionaris een concrete rol of taak heeft ten tijde van een ramp en de betreffende opleiding in het kader van het ZiROP heeft afgerond. Er wordt alleen getraind als de opleiding is doorlopen Zoals al eerder in deze Leidraad benoemd, is het belangrijk om de volgorde van Opleiden Trainen Oefenen aan te houden, waarbij bovendien een medewerker al deze stappen doorloopt. Dit betekent dat een medewerker alleen kan deelnemen aan een training, wanneer de opleiding is doorlopen, en dat alleen deelgenomen kan worden aan een oefening op het moment dat de opleiding en de training zijn afgerond. Er is een centrale planning voor deelname aan trainingen Er is een jaarplanning beschikbaar voor de trainingen die in het kader van ZiROP worden gegeven. Aanmelding voor trainingen vindt bij voorkeur plaats via de afdeling van het ziekenhuis die belast is met het opleiden van personeel. Kennis wordt verspreid via het principe van Teach the teacher Na het centraal opleiden van medewerkers, is het van belang dat de kennis wordt doorgegeven aan collega s. Door op het niveau van het traumacentrum enkele medewerkers zodanig op te leiden dat zij zelf trainingen en opleidingen kunnen geven aan andere collegae, worden kennis en expertise als een olievlek verspreid in de ziekenhuizen. De kwaliteit van dit onderwijsprincipe dient bewaakt te worden. Door samenwerking en afstemming te zoeken met het traumacentrum kan er efficiënter gebruik worden gemaakt van de aanwezige kennis in de verschillende ziekenhuizen. Bijkomend voordeel is dat op deze manier het regionale netwerk wordt versterkt. 5.2 Proces De kwaliteitsaspecten over het proces geven aan op welke manier de trainingen uitgevoerd moeten worden: Er zijn meetbare trainingsdoelen geformuleerd Voorafgaand aan de training is het van belang om doelstellingen te formuleren, zodat duidelijk is wat het meetbare, gewenste resultaat van de training is. Welke handelingen of deelprocessen zijn bijvoorbeeld na afloop van de training bekend? 29 5 /// Trainen