Zonder ICT is de cliënt centraal een wassen neus

Transcriptie

1 Smart Paper Zonder ICT is de cliënt centraal een wassen neus SmartCare: Drie speerpunten naar excellente informatievoorziening in de zorg

2 Inhoudsopgave SmartCare Stap 1 Intern informatie delen Stap 2 Ketenintegratie Stap 3 Inzicht in kosten en kwaliteit van zorg Samenvatting Meer weten over de visie van Imtech ICT op SmartCare? Ga naar of neem contact op met Raymond van Ham, raymond.vanham@imtech.nl of bel T , 2

3 SmartCare Drie speerpunten naar excellente informatievoorziening in de zorg De langdurige zorg (care) staat voor grote uitdagingen. Meer maatwerk, de individuele cliënt aan het roer en verbeterde ketensamenwerking; dat zijn de doelstellingen van de sector. Dat kan alleen als de communicatie en samenwerking wordt verbeterd, enerzijds binnen de muren van een instelling en anderzijds in de gehele keten. Geïntegreerde informatievoorziening is daarin een noodzakelijke randvoorwaarde. In deze whitepaper leest u hoe een slimme ICT-strategie het management kan helpen bij het doorvoeren van deze veranderingen. Met SmartCare bedoelen wij dat de zorg in Nederland kwalitatiever, socialer en meer efficiënt kan worden gemaakt door inzet van slimme ICT-voorzieningen. De sleutel ligt bij samenwerken, beter kennis benutten en processen verbeteren en digitaliseren. Wetswijzigingen in stroomversnelling Het kabinet heeft bij het schrijven van het regeerakkoord geluisterd naar de sector. Veel onderdelen zijn overgenomen uit het ActiZ Deltaplan Ouderenzorg, de Position Papers Gehandicaptenzorg (van de Regieraad Kwaliteit van Zorg en de VGN) en het SER Ontwerpadvies. De al eerder in gang gezette stelselwijziging wordt doorgezet. Dat komt voor de meeste zorgorganisaties niet als een verrassing. Wat nieuw is, is het tempo waarmee veranderingen nu worden doorgevoerd. Er is vaak meer aandacht voor huisvesting en financiering dan voor ICT. Rol van ICT in zorg onderbelicht In bestuurskamers wordt al langer nagedacht over hoe invulling moet worden gegeven aan thema s als de kern-awbz en maatwerk voor de individuele cliënt. Daarbij gaat begrijpelijkerwijs veel aandacht uit naar beleidsgebieden als huisvesting (scheiden wonen en zorg) en financiering. Het onderwerp ICT sneeuwt dan mogelijk onder, terwijl een gedegen ICT-strategie juist op veel terreinen kan helpen. Denk bijvoorbeeld aan het bieden van een centraal informatieplatform voor alle doelgroepen, betere onderlinge communicatie, samenwerken via mobiele apparaten, het leveren van stuurinformatie via business intelligence, ketenintegratie door het koppelen van systemen van verschillende zorgverleners in de keten en het ondersteunen van workflows zodat medewerkers informatie krijgen in de context van hun werk. Hoewel de mogelijkheden in de wat verder weg gelegen toekomst groot zijn, focust deze whitepaper zich op bewezen oplossingen die nu al beschikbaar zijn en die in andere sectoren al jarenlang worden toegepast. T , 3

4

5 Denkt u ook wel eens na over: Het digitaliseren van de vele papierstromen in uw organisatie? De informatiesilo s die een integraal klantbeeld beperken? Hoe u cliënten en mantelzorgers actiever kunt betrekken in het zorgproces? Hoe u kennisdeling en samenwerking in de zorg kunt verbeteren, zowel binnen uw eigen zorginstelling als in de keten? Hoe u mobiele apparatuur kunt inzetten voor registratie en/of het raadplegen van informatie? Lees in deze whitepaper hoe een gestandaardiseerd informatieplatform dat informatie uit verschillende applicaties integreert het antwoord vormt op deze uitdagingen. Cliënt centraal: wat betekent dat? De cliënt centraal en zelf aan het roer. Het versterken van de zelfredzaamheid. En het organiseren van zorg in samenspraak met de sociale omgeving. Dat is wat de caresector graag wil en vaak ook predikt. T , 5

6 Waar ligt in 2013 úw prioriteit? Op websites en in brochures van organisaties in de ouderen- en gehandicaptenzorg is de cliënt centraal een veelgehoorde kreet. Toch is de praktijk weerbarstig. Het vergt een grote omslag in het denken en handelen om de cliënt écht centraal te stellen. Allereerst van de medewerkers zelf. Zij hebben jarenlang geleerd om dingen te dóen en nu wordt plotseling van hen gevraagd dat ze niet zelf het werk verrichten, maar gebruikmaken van de krachten in de samenleving om zorg op een andere manier te organiseren. In plaats van het zelf uit te voeren, moeten medewerkers hun organisatietalent inzetten om anderen te betrekken bij het welzijn van hun cliënten. Dat vinden veel medewerkers moeilijk. Ze krijgen daarvoor in de plaats een andere belangrijke taak: het faciliteren van het medische en sociale netwerk rondom de cliënt (zie afbeelding op de vorige pagina). Daarin speelt informatievoorziening een cruciale rol. Op dit moment ontbreekt het echter vaak aan ICT-voorzieningen in de zorg om medewerkers te laten samenwerken met de cliënt en zijn/haar sociale omgeving. Zij realiseren zich onvoldoende dat zonder ICT de slogan de cliënt centraal een wassen neus is. Alleen als informatie eenvoudig door alle betrokkenen kan worden gedeeld is het mogelijk om de cliënt écht centraal te stellen. Wij schetsen in een strategisch 3-stappenplan wat hiervoor nodig is. T , 6

7 Stap 1 Intern informatie delen Er wordt in de zorgsector veel gesproken over ketenintegratie, maar om dit mogelijk te maken is het belangrijk kennis eerst intern toegankelijk te maken en te delen. Hier zijn diverse mogelijkheden voor te bedenken, bijvoorbeeld via een zorgportaal. Zo n portaal bundelt informatie uit verschillende onderliggende systemen, denk aan zorgplannen, medicatie, protocollen en roosters. De informatie zelf komt daarbij uit verschillende applicaties. Die zijn er immers al en die wilt u ook behouden. Door over die systemen een schil te leggen, kunt u deze informatie centraal ontsluiten. Die schil noemen we een integratielaag. Single sign-on bespaart tijd en verhoogt de gebruiksvriendelijkheid voor uw medewerkers. Door deze integratielaag hebben medewerkers niet langer te maken met verschillende applicaties die gebruikmaken van verschillende inlogprocedures. Ze hoeven nog maar één systeem te kennen en één inlognaam en wachtwoord. Dat scheelt een hoop tijd en verhoogt de gebruikersvriendelijkheid. Als dit zorgportaal dan ook nog eens met ieder device kan worden benaderd, is dat een enorme stap voorwaarts in een intensiever gebruik van ICT-voorzieningen op de werkvloer. De integratielaag maakt het ook mogelijk dat informatie die in meer systemen voorkomt nog slechts één keer hoeft te worden ingevoerd. Dit wordt automatisch overgenomen in andere systemen. Dit verlaagt de foutkans, want het kan niet meer gebeuren dat informatie in het ene systeem wordt aangepast en in het andere systeem niet. Bovendien scheelt dit veel tijd. Handig organiseren Om duidelijk te maken hoe een zorgportaal werkt, nemen we als voorbeeld het gezamenlijk organiseren van een seminar, sportevenement of feest. In zo n situatie is het belangrijk om taken onderling goed te verdelen en hier afstemming over te houden. Tot voor kort gebruikten we daarvoor naast de telefoon en face-to-face overleg ook digitale tools zoals , spreadsheets en Word documenten. Ondanks al die afstemming ging het toch geregeld mis. Iemand maakte een aanpassing in een document, vergat die met de groep te delen en binnen de kortste keren waren verschillende versies van een budgetplan, draaiboek of deelnemerslijst in omloop. Moderne organisatietalenten gebruiken daarom tegenwoordig tools om handig informatie te delen, zoals SharePoint (voor bedrijfsmatige toepassingen) of Dropbox (veel gebruikt door verenigingen). In plaats van dat iedereen het document op zijn eigen pc heeft staan, staat het op een afgeschermde plek op internet (in de cloud). Iedereen die van de documenteigenaar toestemming heeft gekregen het document te bekijken, krijgt toegang tot die afgeschermde plek. Op die manier kunnen er nooit meer versies van eenzelfde document in omloop zijn. T , 7

8

9 Waarom organiseren we de zorg rondom een cliënt niet op een soortgelijke manier, gebruikmakend van beschikbare digitale hulpmiddelen? Het principe is immers hetzelfde: u wilt de zorg rondom uw cliënt namelijk zo goed mogelijk afstemmen met collega s, mantelzorgers, familie, thuiszorg, huisarts, vrijwilligers, etc. De stap na eilandautomatisering Er zijn natuurlijk zorginstellingen die hierin al stappen hebben gezet, maar bij het merendeel van de caresector is er nog sprake van eilandautomatisering of aparte informatiesilo s. Dat betekent dat er voldoende applicaties zijn om deelprocessen te ondersteunen, maar deze applicaties werken vaak niet (goed) samen. Daardoor moet informatie vaak dubbel worden ingevoerd en moeten rapportages voor verschillende instanties steeds opnieuw worden gemaakt hoewel ze vaak erg op elkaar lijken. Tot dusver zijn zorginstellingen vaak succesvol geweest om dit met diverse work-arounds te ondervangen, maar voor een geïntegreerd klantbeeld dat nodig is om de cliënt centraal te stellen, is het de hoogste tijd voor de volgende stap. Een praktijkvoorbeeld Hoe efficiënt werkt u? Onderzoek maar eens in uw eigen instelling hoe vaak het voorkomt dat informatie twee, drie of vier keer moet worden ingevoerd: in het ECD, in een naar de huisarts, in een HKZ-rapportage of geconsolideerd als verantwoording voor de Inspectie voor de Gezondheidszorg of het zorgkantoor. En vaak wordt diezelfde informatie dan ook nog eens telefonisch gedeeld met een familielid van de cliënt. SmartCare staat voor kwaliteitsmanagement De zorg in Nederland kan en moet efficiënter worden georganiseerd, met vooral meer nadruk op kwaliteit. Dat is wat Imtech ICT verstaat onder SmartCare. Een zorgportaal op instellingsniveau maakt onderdeel uit van onze visie op SmartCare. Zo n portaal is een eerste stap op weg naar kwaliteitsverbetering. Alle artsen, therapeuten, zorgmanagers, verpleegkundigen en verzorgenden hebben toegang tot dezelfde informatie. Het zorgportaal integreert verschillende onderdelen: het zorgplan, de te gebruiken protocollen, het medicatiegebruik, inzicht in de zorghistorie en de actuele situatie, contactgegevens van alle betrokkenen (zorgverleners, mantelzorgers, familie) en indien van toepassing het zorgpad. T , 9

10 Een praktijkvoorbeeld Als verschillende informatie wordt gebundeld, kan beter invulling worden gegeven aan de slogan de cliënt centraal. Nadat bijvoorbeeld een fysiotherapeut een nieuwe therapie heeft voorgeschreven, is het belangrijk dat de verzorgende weet hoeveel sessies met welke interval moeten plaatsvinden, zodat hij of zij het behandelschema kan integreren in het dagprogramma van de cliënt. Een ander voorbeeld is een cliënt die klaagt over maagpijn of plotseling blauwe plekken krijgt. Dat kan wijzen op problemen met medicatie. Als een verzorgende dit eenvoudig kan registreren in het ECD en de arts via workflowautomatisering automatisch een seintje krijgt, wordt er sneller ingegrepen. Bovendien kan de melding 24x7 worden gedaan, dus ook tijdens een nachtdienst. De arts ziet de volgende ochtend direct het bericht zodra hij of zij inlogt. Zo kan een dergelijke kwestie bovendien niet tussen wal en schip vallen bij een overdracht. 1 3 Fysio Behandelschema Familie Mantelzorg Cliënt 2 Verzorging Dagprogramma T , 10

11

12 Stap 2 Ketenintegratie Als u de interne informatievoorziening binnen uw zorginstelling op orde heeft, kunt u zich oriënteren op externe integratie van processen en informatie. Met andere woorden: nadat een zorgportaal op instellingsniveau zijn meerwaarde heeft bewezen, kan dit stap voor stap worden uitgebreid naar andere betrokken partijen: huisarts, ziekenhuis, mantelzorgers, gemeenten etc. Op dit moment is dat voor de meeste care-instellingen nog toekomstmuziek, al erkent vrijwel iedereen dat betere ketensamenwerking vooral de kwaliteit van de zorg aan chronisch zieke mensen ten goede komt. Omdat velen van hen verblijven in een ouderenzorg- of gehandicapteninstelling of juist langer thuiszorg ontvangen, moeten zorginstellingen zich erop voorbereiden dat ze cliëntinformatie met anderen kunnen delen. Op die manier kunnen ze faciliteren dat de cliënt aan het roer komt. Nu de komende jaren de AWBZ verder wordt uitgekleed en er minder geld beschikbaar is in de Wmo-pot, wordt het belangrijker dan ooit om kostenverlagingen te bewerkstelligen. Dit verhoogt de noodzaak om ketenzorg goed op te pakken. Dat initiatief tot ketenzorg wordt nu meestal genomen door huisartsen. Een praktijkvoorbeeld Regionale ketenzorgprojecten Sinds 2004 stelt de overheid subsidie beschikbaar voor regionale ketenzorgprojecten. Op verschillende plekken in het land is hiermee inmiddels ervaring opgedaan. Hoewel het opzetten van deze projecten in vrijwel alle gevallen moeilijk was, plukken veel van die initiatieven nu de vruchten. Een voorbeeld is de ketenzorg voor diabetespatiënten in de regio Amstelland. Waar voorheen de samenwerking in de zorg tussen huisartsen en andere zorgverleners nogal eens langs elkaar heen liep waardoor lang niet alle patiënten volgens de in het Zorgplan Diabeteszorg vastgestelde protocollen werden behandeld, ontvangt nu iedereen de juiste zorg op maat dankzij verbeterde ketenintegratie. Dit leidt tot minder complicaties, en daarmee tot lagere kosten. T , 12

13 De integratielaag zorgt ervoor dat systemen van andere partijen onderdeel worden van het zorgportaal Wie organiseert de informatievoorziening in de keten? De overgang van de laagste ZZP s naar de Wmo betekent niet alleen dat de kosten moeten worden verlaagd. Het betekent ook dat de keten langer en complexer wordt. In die nieuwe complexe keten is het de vraag wie straks de hierboven beschreven geïntegreerde informatievoorziening gaat leveren. Voor mensen die bijna nooit iets mankeren is die vraag vrij eenvoudig te beantwoorden. Dan lijkt de huisarts de aangewezen partij om per patiënt een volledig en up-to-date dossier op te bouwen. Die heeft in zijn HIS immers al een beeld van de geschiedenis van zijn patiënten. Hij kan informatie over specialistische behandelingen opvragen bij het ziekenhuis. Maar hoe zit het met ouderen, mensen met een chronische ziekte of mensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking? Mensen die zoals in het regeerakkoord staat meer gebruik moeten maken van de kracht van de samenleving. Is het niet zo dat de zorginstellingen zorg en welzijn van deze cliëntengroep moeten faciliteren? Naarmate de cliënt meer problemen krijgt (multiproblematiek), wordt de component zorg door steeds meer zorgverleners ingevuld. En voor de invulling van de component welzijn zal de cliënt steeds vaker een beroep moeten doen op zijn sociale netwerk: familie, buren en andere mantelzorgers. Al deze zorgverleners zullen informatie moeten delen. De zorginstelling speelt in dit proces een belangrijke rol. Ketenbreed zorgportaal Dit betekent dat zorginstellingen hun ICT op orde moeten maken, bijvoorbeeld door de implementatie van een zorgportaal. Op dezelfde manier waarop interne applicaties via een zorgportaal worden ontsloten, kunnen namelijk ook externe applicaties toegankelijk worden gemaakt. Cruciaal hierin is de integratielaag. Die zorgt ervoor dat systemen van andere partijen onderdeel worden van het zorgportaal. Op die manier kan een zorginstelling informatie van externe partijen naar binnen halen, maar kan ook eenvoudig interne informatie delen met externen. Zo weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn. 1 3 Thuiszorg ECD Apotheek Cliënt Huisarts 2 Medicatiedossier T , 13

14 Stap 3 Inzicht in kosten en kwaliteit van zorg Geïntegreerde informatievoorziening is niet alleen nodig om de cliënt te helpen bij het nemen van de regie, maar ook om inzicht te krijgen in de kosten en kwaliteit van zorg. Gemeenten zullen bij de inkoop van Wmodiensten sterk sturen op prijs, kwantiteit en kwaliteit. Als u kunt aantonen dat u hoogwaardige zorg levert en tevreden cliënten heeft, dan is de kans op een langdurige en succesvolle samenwerking met de gemeenten het grootst. Als u niet transparant kunt maken welke zorg u precies levert, staat u buitenspel in de onderhandelingen met zorginkopers van morgen. Registratie waterdicht maken Dat betekent dat u als zorginstelling heldere maatstaven moet ontwikkelen en hanteren voor het meten van de kwaliteit en kwantiteit. De HKZ-normen en de Normen Verantwoorde Zorg kunnen hierbij helpen, maar wellicht wilt u ook eigen instrumenten ontwikkelen die beter aansluiten bij de sterke punten van uw instelling. Inzichtelijk maken in hoeverre u als instelling aan de afgesproken maatstaven voldoet, is straks een voorwaarde om überhaupt met gemeenten te kunnen en mogen onderhandelen. Als u niet transparant kunt maken welke zorg u precies levert, staat u buitenspel in de onderhandelingen met de zorginkopers van morgen. Dit vergt echter wel waterdichte registraties. Hierbij kan een zorgportaal helpen. Een zorgportaal maakt het via single sign on voor medewerkers eenvoudiger om aan hun registratieverplichtingen te voldoen. Ze hoeven namelijk niet op iedere applicatie apart in te loggen, maar hebben door één keer in te loggen toegang tot alle relevante systemen. Workflow ondersteuning zorgt er daarbij voor dat registratie niet ervaren wordt als extra last, maar een integraal onderdeel vormt van het zorgproces. Als registraties plaatsvinden in de context van het werk, zullen medewerkers zorgvuldiger zijn en minder snel vergeten te registreren dat ze een bepaalde handeling hebben verricht. Het kost ze bovendien minder tijd en moeite. Inzicht in kosten per cliënt Om te kunnen onderhandelen met de zorginkopers van morgen de gemeenten heeft u daarnaast ook beter inzicht nodig in de kosten. Tot voor kort was het niet nodig om alle kosten toe te rekenen aan een cliënt. Het was voldoende om inzicht te hebben op het niveau van een resultaatverantwoordelijke eenheid (vaak een locatie). In de toekomst zullen met gemeenten afspraken worden gemaakt per cliënt. En dat betekent dat u de kostencomponenten per cliënt moet kunnen uitsplitsen. Hiervoor dient u dus flexibel rapportages te kunnen maken over kosten voor bijvoorbeeld primaire zorg, dagbehandeling, wonen en voeding. Rapportages die liefst op een uniforme manier kunnen worden samengesteld en gepresenteerd, ondanks het feit dat de onderliggende systemen allemaal anders werken en een andere opbouw kennen. T , 14

15 Samenvatting De cliënt centraal. Het is iets wat alle zorginstellingen graag willen, maar tegelijkertijd is de praktijk weerbarstig. Naast een grote omslag in denken en doen, vergt dit integraal inzicht in alles wat er rondom een cliënt gebeurt. Zorginstellingen zijn dé aangewezen partij om dit inzicht te verschaffen met betrekking tot alle mensen die nu al zorg via hen ontvangen: ouderen, mensen met een lichamelijke of verstandelijke beperking, chronisch zieken. Dit inzicht is immers nodig om mensen te helpen om zelf de regie te nemen over hun eigen leven en eigen zorg. Dit inzicht kan in drie stappen worden verkregen: 1. intern informatie delen tussen alle betrokken zorgverleners (arts, verpleegkundigen, fysiotherapeuten, diëtisten) 2. ketenintegratie waarbij cliëntinformatie wordt gedeeld met alle betrokkenen in de keten: de cliënt zelf, mantelzorgers en andere zorgverleners en betrokken instanties 3. inzichtelijk maken van de kosten die aan de verleende zorg zijn verbonden en de kwaliteit die door de zorginstelling en de keten wordt geleverd. Hoe nu verder voor een excellente strategische informatievoorziening? In deze whitepaper hebben we geschetst dat kennis over cliënten een belangrijke asset is voor zorginstellingen. Zorginstellingen moeten een visie ontwikkelen hoe zij deze cliëntinformatie willen inzetten. Dat vraagt eveneens een visie op uw informatiearchitectuur: welke cliëntinformatie sla ik nu al op, in welke systemen en zijn deze met elkaar verbonden? En ook: welke informatie heb ik nog nodig als ik de cliënt écht centraal wil stellen. Imtech ICT kan helpen bij het ontwikkelen van een visie op dit terrein. Als u uw informatie-architectuur al wel in kaart heeft gebracht en u heeft een visie op hoe u cliëntinformatie wilt gaan inzetten, dan kan Imtech ICT u helpen bij de volgende stap: het toegankelijk maken van deze informatie via een zorgportaal op instellingsniveau en uiteindelijk ook ketenniveau. Wilt u weten hoe een zorgportaal u kan helpen de kwaliteit van zorg en de efficiency te verhogen, lees dan het artikel Geïntegreerde informatievoorziening sleutelfactor in slimme zorg. Bent u benieuwd welke stappen u moet zetten op het gebied van ICT in de zorg, dan biedt de whitepaper SmartCare vereist slimme en robuuste informatie-architectuur u de benodigde handvaten. Meer weten over de visie van Imtech ICT op SmartCare? Ga naar of neem contact op met Raymond van Ham, raymond.vanham@imtech.nl of bel T , 15

16 SmartCare: De zorg kan kwalitatiever, socialer en efficiënter door de inzet van slimme ICT T , F