Reden 1. SmartCare: vier redenen om voor een zorgportaal te kiezen. Geïntegreerde informatievoorziening sleutelfactor in slimme zorg

Transcriptie

1 SmartCare: vier redenen om voor een zorgportaal te kiezen Geïntegreerde informatievoorziening sleutelfactor in slimme zorg De cliënt centraal, beter op elkaar afgestemde zorg en minder administratief werk. We streven er al jaren naar, maar de praktijk is dat door op zichzelf staande applicaties informatie versnipperd is en het veel tijd kost om de juiste informatie te vinden. Geïntegreerde informatievoorziening kan echter zowel de kwaliteit van zorg als de efficiency verhogen. In dit artikel gaan we in op vier redenen om te investeren in geïntegreerde informatievoorziening. Herkent u dit? tijdrovende overdrachten van een dienst klagende medewerkers over registratiedruk klachten van familieleden dat iedere zorgprofessional iets anders vertelt over de situatie van vader of moeder niet alle registraties verricht die u eigenlijk zou moeten doen, waardoor u nauwelijks inzicht heeft in de kwantiteit en kwaliteit van de zorg die u levert. In het verleden kreeg u betaald volgens de ZZP waar de cliënt in valt. Nu de laagste ZZP s komen te vervallen, wordt het plotseling nóg belangrijker om nauwkeurig te registreren welke zorg u verleent. Zeker als u straks moet gaan onderhandelen met gemeenten over zorgdiensten die zij bij u gaan inkopen. Zij zullen veel meer dan de zorgkantoren tot op heden gewend zijn sturen op prijs en toegevoegde waarde. Dat betekent dat u als zorginstelling heldere maatstaven moet ontwikkelen en hanteren voor het inzichtelijk maken van de zorg die u levert. Dan is het tijd voor geïntegreerde informatievoorziening. Wij noemen dit ook wel SmartCare. Gebrekkige informatievoorziening en slecht geïntegreerde ICT-systemen zijn een veelvoorkomend probleem bij zorginstellingen. De beloofde efficiencyvoordelen van het ECD blijven uit. Sterker, het ECD heeft alleen maar gezorgd voor méér werk. Het is dan wel handig dat het zorgplan en alle overige informatie over een cliënt op één plek staat, maar de toegankelijkheid van informatie blijft een probleem. Er is vaak niet voor iedereen een computer beschikbaar en inloggen is omslachtig, waardoor de informatie minder wordt geraadpleegd dan u graag zou willen. Om diezelfde reden worden ook lang Reden 1 Waterdichte registraties met gebruiksvriendelijke ICT U kunt uw meerwaarde alleen inzichtelijk maken als u waterdicht registreert welke zorg u levert. Door gebruiksvriendelijke ICT kan de registratiedruk worden verlaagd, als de ICT-voorzieningen maar eenvoudig te gebruiken zijn door medewerkers in hun dagelijkse werk. Bijvoorbeeld door registreren direct aan de bron mogelijk te maken, dus ook op wisselende locaties. Daarvoor is snel in- en uitloggen en kunnen switchen een belangrijk aspect.

2 Een ander voorbeeld is single sign on, waardoor medewerkers één keer inloggen om toegang te krijgen tot alle applicaties. En tot slot workflowondersteuning, zodat het vastleggen van informatie gebeurt in de context van het werk en niet aan het einde van de dag. Registreren moet een integraal onderdeel worden van het zorgproces. Naast inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van de zorg vergt de overheveling van zorg van de AWBZ naar de Wmo en ZVW ook inzicht in de kosten. De kostprijs is opgebouwd uit diverse componenten, onder meer primaire zorg, huisvesting, voeding, schoonmaak, dagbesteding en logistieke kosten. Die verschillende componenten zitten vaak verstopt in afzonderlijke systemen, waardoor een integraal inzicht in de kostprijs ontbreekt. Geïntegreerde informatievoorziening is noodzakelijk om deze data te bundelen voordat deze gebruikt kan worden als stuurinformatie. Reden 2 Betere communicatie verhoogt kwaliteit van de zorg Slimme geïntegreerde informatievoorziening is een essentieel instrument om de communicatie tussen medewerkers te verbeteren en bevorderen. Allereerst tussen verzorgenden en verpleegkundigen onderling. Als alle bijzonder- heden die op een dag hebben plaatsgevonden goed worden vastgelegd in het ECD, dan hoeft de overdracht van een dienst geen uren meer te duren maar is een gezamenlijke blik in het ECD voldoende. Dit betekent dat er meer tijd overblijft voor de cliënt. Daarnaast wordt informatie beter gedeeld tussen de betrokken interne disciplines, afhankelijk van het type zorginstelling, de verpleegkundigen en verzorgenden, geriater, psychiater, fysiotherapeut, medewerkers van de dagbehandeling etcetera. En in een tweede stadium ook met externe zorgverleners zoals de huisarts, ziekenhuis en mantelzorgers. Als iedereen beter op de hoogte is van elkaars werk worden fouten voorkomen. Kwaliteitsverbetering dankzij slimme ICT Wij geloven dat de zorg in Nederland kwalitatiever, socialer en meer efficiënt kan worden ingericht. In onze visie op SmartCare speelt ICT een belangrijke rol bij betere kennisdeling en samenwerking tussen professionals, zowel binnen de muren van een instelling als daarbuiten (ketenzorg). Dat verduidelijken onderstaande visualisatie en voorbeeld. Thuiszorg Huisarts 1 ECD 3 Apotheek Cliënt Medicatiedossier 2 Door het ECD van een thuiszorgorganisatie te koppelen aan het huisartsenmedicatiedossier en het apothekerssysteem hebben alle betrokken partijen eenduidig inzicht in de medicatie van een thuiszorgcliënt. Als de thuiszorgverpleegkundige vermoedt dat de medicatie niet goed meer werkt, bijvoorbeeld door maagpijnklachten of door blauwe plekken die kunnen wijzen op problemen met bloedverdunners, dan kan zij dit aantekenen in het ECD en wordt de informatie automatisch doorgespeeld aan de huisarts en apotheek. Zij kunnen de situatie beoordelen en veel sneller actie ondernemen zodat complicaties voorkomen kunnen worden. Het heeft ook een kostenvoordeel. Door betere monitoring hoeven medicijnen vaak minder lang te worden voorgeschreven. En thuiszorgverpleegkundigen weten beter hoe lang een kuur duurt en kunnen de voorraad medicijnen bij de cliënt thuis in de gaten houden, zodat er minder hoeft te worden weggegooid.

3 Dit voorbeeld laat zien dat betere communicatie leidt tot kwaliteitsverbetering en daarmee indirect tot kostenverlaging. Dat is ook precies de weg die zorginstellingen moeten bewandelen in hun drang om kosten te besparen. Natuurlijk moeten de kosten beter in de hand worden gehouden, maar niet door simpelweg te bezuinigen. Wel door goed te kijken naar manieren om de kwaliteit te verbeteren, waardoor cliënten zich gezonder en gelukkiger voelen en daardoor minder zorg behoeven. Zorginstellingen zouden in het streven naar constante kwaliteit vooral moeten kijken naar hoe de eigen processen zo efficiënt mogelijk worden ingericht zodat de opbrengsten hiervan ten goede van de instelling komen. Koppeling kwaliteitssystemen Een ander voorbeeld van kwaliteitsverhoging is de koppeling van het kwaliteitssysteem aan de zorgprocessen. Zo is precies inzichtelijk welke protocollen bij welke processen worden gebruikt, wie de eigenaar is van een protocol en wat de evaluatiedatum is van het document. Medewerkers kunnen als zij in hun dagelijkse werk niet optimaal ondersteund worden, een suggestie doen ter verbetering van het protocol. Op die manier wordt kwaliteitsverbetering een onderwerp waar het hele team mee bezig is en is het niet langer de aangelegenheid van een kwaliteitsmanager die buiten het primaire proces staat. Reden 3 Cliënt centraal met geïntegreerde informatievoorziening Een derde reden om te investeren in geïntegreerde informatievoorziening is de ambitie van veel zorginstellingen om de cliënt centraal te stellen. Dat is een prachtig doel, maar zonder ICT is dit een wassen neus. ICT maakt het mogelijk om op een efficiëntere manier informatie te delen en dat is dan ook wat wij onder SmartCare verstaan. Geïntegreerde informatievoorziening is absoluut nodig als we in de toekomst maatwerk willen leveren. Maatwerk betekent immers dat u kennis moet hebben van uw cliënt: van zijn medische en sociale achtergrond, zijn wensen en behoeften, zijn financiële situatie en bereidheid om te betalen voor extra zorg, zijn sociale netwerk dat u kunt inschakelen om niet-primaire zorg te verlenen (zoals een wandeling maken of samen een boodschap doen). Op basis van deze klantkennis kunt u vervolgens in overleg met partners afstemmen welke zorg u zelf levert, en welke zij op zich nemen. Deze afspraken moeten worden vastgelegd en inzichtelijk worden gemaakt voor alle betrokkenen. Zonder ICT is de cliënt centraal een wassen neus. Denk bijvoorbeeld aan een mantelzorgcontract waarin wordt vastgelegd wie op welke dagen langskomt, zodat hier in de planning rekening mee wordt gehouden. Op die manier kan worden voorkomen dat een kleindochter op woensdagmiddag bij de aanleunwoning aanbelt, terwijl oma s vaste dag waarop ze naar de dagbesteding gaat net is veranderd van dinsdag naar woensdag.

4 Reden 4 Medewerkerstevredenheid voor het binden van personeel Het zijn bovenstaande situaties die niet alleen de lust bij mantelzorgers weghalen om een stapje extra te zetten, het zijn ook de zaken waar medewerkers zich aan ergeren en wat hun motivatie ondermijnt. En daar komen we bij de vierde reden waarom geïntegreerde informatievoorziening zo belangrijk is: medewerkerstevredenheid. ICT kan bijdragen aan een hogere medewerkerstevredenheid door processen te ondersteunen met workflows en informatie aan te bieden in de context van het werk. Dit vergemakkelijkt bijvoorbeeld het doen van registraties, waardoor de ervaren registratiedruk afneemt. Zeker nu het belangrijk is om te strijden voor talent, staat medewerkerstevredenheid bij veel Raden van Bestuur hoog op de managementagenda. Werksfeer belangrijk voor kwaliteitszorg Een goede kwaliteit in de langdurige zorg is niet alleen afhankelijk van voldoende handen aan het bed en een hoog opleidingsniveau van de verpleegkundigen. Afstemming op de zorgvraag van bewoners, een goede werksfeer, samenwerking en overdracht, medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim blijken zeker zo belangrijk. Zo staat in een onderzoek (maart 2012) van het Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg (NIVEL), dat is uitgevoerd in opdracht van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Afdelingen met een gemiddelde bezetting die goed scoren op werksfeer, samenwerking en overdracht, tevredenheid met het werk en een laag ziekteverzuim, scoren net zo hoog op de kwaliteit van zorg als vergelijkbare afdelingen met een bovengemiddelde bezetting. Afdelingen met een vergelijkbare bezetting maar een mindere werkomgeving scoren lager. De werkomgeving blijkt dus een niet te verwaarlozen factor voor een goede kwaliteit van zorg. De zorg moet steeds meer strijden voor talent. De voordelen van integrale informatie- voorziening zijn: efficiënter werken terugdringen administratieve handelingen informatie in de context van je werk snellere informatievoorziening actueel inzicht in kosten, kwaliteit en opbrengsten de cliënt centraal in het zorgproces betere samenwerking met mantelzorgers hogere medewerkerstevredenheid aantrekkelijke werkgever Hoe verder met SmartCare? Als u bovenstaande voordelen van een zorgportaal herkent, dan is het tijd om actie te onder- nemen in uw eigen organisatie. De sleutel ligt bij het management en de ICT-afdeling. Het management zal een visie moeten ontwikkelen op hoe integrale informatievoorziening de organisatie kan helpen bij het realiseren van haar doelstellingen. De ICT-afdeling zal op basis van deze visie een ICTstrategie moeten ontwikkelen. Die formulering van de ICT-strategie start met het in kaart brengen van de informatie-architectuur. Dat wil zeggen de samenhang tussen alle applicaties en informatiecomponenten (lees voor meer informatie hierover de whitepaper Smart- Care vereist slimme en toekomstvaste informatie- architectuur ). Als de systemen in kaart zijn gebracht kan een integratielaag ze op een logische manier verbinden. Die laag zorgt ervoor dat informatie slechts één keer hoeft te worden ingevoerd om vervolgens automatisch door andere systemen te worden overgenomen. Daarmee wordt al veel werk bespaard en worden fouten voorkomen.

5 Een volgende stap is om de onderliggende applicaties te ontsluiten via één uniform zorgportaal. Imtech ICT heeft hiervoor Het Zorgportaal ontwikkeld, een overkoepelend systeem dat via één login toegang geeft tot alle onderliggende applicaties. Met behulp van rechten en rollen wordt bepaald wie welke informatie mag inzien en wie waarin wijzigingen mag aanbrengen. Zonnehuisgroep Amstelland werkt reeds met Het Zorgportaal van Imtech ICT gebaseerd op Microsoft SharePoint De hierboven beschreven voorbeelden worden met deze oplossing gerealiseerd. Meer weten? Download gratis de whitepaper Zonder ICT is de cliënt centraal een wassen neus of bekijk de video van Zonnehuisgroep Amstelland op