Smart Paper. De business case voor een geïntegreerde informatie-architectuur

Transcriptie

1 Smart Paper De business case voor een geïntegreerde informatie-architectuur SmartCare: Hogere efficiency en lagere foutkansen door slimme ICT in de care

2 Inhoudsopgave 3 H1. Ontwikkel een visie op uw informatie-architectuur 5 6 H2. Van de huidige naar een ideaalsituatie H3. Voordelen van een slimme informatie-architectuur 9 H4. De business case wordt over vele assen gerealiseerd 12 H5. Conclusie Meer weten over de visie van Imtech ICT op SmartCare? Ga naar of neem contact op met Raymond van Ham, raymond.vanham@imtech.nl of bel T , 2

3 1. Ontwikkel een visie op uw informatie-architectuur De komende jaren gaat de zorg drastisch veranderen. Het wordt een uitdaging om voor zo min mogelijk geld de juiste zorg te leveren. Kostenbesparingen staan dan ook hoog op de agenda van de directie. Als ICT-manager weet u welke rol ICT kan spelen in het verhogen van de efficiency, maar tegelijkertijd is het budget voor ICT-vernieuwingen nihil. Hoe maakt u de juiste business case? Hoe maakt u de juiste business case? Vrijwel alle instellingen in de langdurige zorg zijn momenteel bezig hun beleid ingrijpend te veranderen. Eén van de belangrijkste veranderingen is dat zorg veel meer vanuit de cliënt wordt geregeld. Een andere belangrijke wijziging is dat bij de invulling van de zorgvraag wordt gekeken welke onderdelen kunnen worden ingevuld door het sociale netwerk rondom de cliënt. Dit betekent dat veel meer communicatie gaat plaatsvinden tussen zorgverleners, mantelzorgers en vrijwilligers. En tot slot moet de zorg goedkoper worden georganiseerd. Om deze drie veranderingen te bewerkstelligen, is slimme ICT nodig. Bijvoorbeeld via een portaal dat alle relevante cliëntinformatie op een centrale manier ontsluit en dat op een eenvoudig te beheren wijze regelt wie welke informatie mag inzien en wijzigen. SmartCare noemen wij dat. SmartCare is geen kant-en-klaar product, het is een visie op hoe een goed ingerichte informatie-architectuur kan bijdragen aan het behalen van organisatiedoelstellingen. Want uw organisatiestrategie is uiteraard leidend voor alle beslissingen die u neemt op ICT-gebied. Een informatie-architectuur beschrijft de relaties tussen de verschillende applicaties en gegevensverzamelingen en maakt tevens inzichtelijk welke data wordt vastgelegd in welke systemen. Door de informatie-architectuur slim in te richten en applicaties onderling te koppelen kunt u bewerkstelligen dat informatie nog maar één keer hoeft te worden vastgelegd om vervolgens automatisch in alle andere systemen mee te veranderen. Ook kunt u meerdere applicaties toegankelijk maken via één portaal, dat medewerkers via single sign-on kunnen benaderen. Dit portaal fungeert als een persoonlijke homepage. Door een goede inrichting van rollen en rechten kunt u regelen wie welke informatie mag inzien, wie wat mag wijzigen en wie wat mag delen met andere ketenpartners, zoals zorgverleners, mantelzorgers, vrijwilligers of gemeenten. T , 3

4

5 2. Van de huidige naar een ideaalsituatie In iedere organisatie gaat tijd verloren met handmatig werk dat eigenlijk geautomatiseerd kan worden. Denk aan het dubbel registreren van bepaalde informatie, het herstellen van fouten die ontstaan door al dat overtypen en extra controles die nodig zijn omdat de werkwijze zo foutgevoelig is. Ook in de zorg is dit aan de orde van de dag. Veel zorginstellingen proberen weliswaar om deze problemen aan te pakken, maar ze kiezen daarbij vaak voor deeloplossingen die snel te implementeren zijn. Zo werken sommige zorginstellingen met een HRM-systeem met medewerkerportaal dat via internet voor iedere medewerker toegankelijk is. Op die manier kunnen mensen makkelijk vrije dagen en roosterwijzigingen aanvragen. Deze wijzigingen worden dan automatisch opgenomen in het HRM-systeem. In de meeste gevallen is er echter geen koppeling naar het roosterpakket. Daardoor gaat er nog altijd tijd verloren met het overnemen van deze informatie. Kortom, voor de gebruiker is de aanvraag weliswaar geautomatiseerd, maar achter de schermen vindt nog veel handwerk plaats. Een ander nadeel van deze werkwijze is dat dit op de ICT-afdeling zorgt voor meer werk. Het is immers een extra module van een applicatie erbij, wat de beheerlast hoger maakt. Ook de licentiekosten stijgen. Kortom, de kosten worden hoger terwijl de oplossing niet bijdraagt aan een echt geïntegreerde informatievoorziening. Het Zorgportaal Integratielaag De ideale situatie: een geïntegreerde aanpak Hoe kan een zorginstelling dan wel de efficiency verhogen en tegelijkertijd de ICT-kosten in de hand houden? Door te kiezen voor een geïntegreerde aanpak. Zo n geïntegreerde aanpak begint niet bij ICT, maar bij de organisatiestrategie. De organisatiestrategie is bepalend voor alle beslissingen die op ICT-gebied worden genomen. De organisatiestrategie is tevens bepalend voor de manier waarop processen worden ingericht. En dat is precies waar ICT kan aansluiten: kijk waar, met behulp van slimme ICT, de processen efficiënter kunnen worden ingericht, waarbij bovendien de foutkans wordt verkleind. HRM Finance ECD Rooster Verderop in deze whitepaper beschrijven wij enkele van die processen. T , 5

6 3. Voordelen van een slimme informatie-architectuur Voordeel 1: één keer vastleggen Door de applicaties die in het primaire proces worden gebruikt met elkaar te verbinden via een integratielaag, regelt u dat informatie nog slechts één keer hoeft te worden vastgelegd om vervolgens door meerdere systemen te worden gebruikt. De integratielaag garandeert bovendien dat de informatie in alle systemen up-to-date is omdat de meest recente wijziging in de andere applicaties wordt overgenomen. Overtypen wordt hierdoor overbodig. En de kans op fouten aanzienlijk kleiner. Voordeel 2: één keer inloggen Bij een slimme koppeling van systemen hoort ook een slimme manier om informatie te ontsluiten. Dit kan door toegang tot alle achterliggende applicaties aan te bieden via één portaal. Dit portaal ziet er voor medewerkers uit als een gepersonaliseerde pagina. Op deze pagina vinden ze hun acties voor die dag. De pagina geeft hen tevens toegang tot de voor hen relevante applicaties en informatie. Medewerkers hoeven voortaan maar één keer in te loggen op het portaal om vervolgens automatisch op een goed beveiligde manier toegang te krijgen tot alle applicaties, ofwel werking via single sign-on. Dit voorkomt ergernis bij medewerkers en bespaart bovendien veel tijd. Verzorgenden hebben snel toegang tot bijvoorbeeld zorgplannen en protocollen. Voordeel 3: informatie op maat Via het portaal ontvangen medewerkers informatie op maat. Het is namelijk volledig afgestemd op de rol en informatiebehoefte van een medewerker. Verzorgenden hebben snel toegang tot bijvoorbeeld zorgplannen en protocollen, terwijl een teamleider via één klik in zijn roosterapplicatie komt en de HRM-medewerkster de opleidingsplannen van het personeel direct op haar gepersonaliseerde homepage vindt. Ook dit zorgt voor tijdbesparing en voor een groter werkplezier. T , 6

7 Voordeel 4: privacy borging Een portaal dat met rollen en rechten regelt wie wat mag zien, maakt het makkelijk om informatie met meer mensen, afdelingen of ketenpartners te delen, zonder daarbij de privacy van cliënten in gevaar te brengen. Het portaal functioneert als een intranet. Door de intranetomgeving uit te breiden naar een extranet kunt u het portaal ook beschikbaar stellen aan andere zorgverleners, mantelzorgers en gemeenten. Uiteraard zorgt u ervoor dat u ook voor deze groepen met rollen en rechten afschermt wie wat mag zien en wie waarin wijzigingen mag aanbrengen. Op die manier wordt de privacy van cliënten goed gewaarborgd. De praktijk bij Zonnehuisgroep Amstelland Zonnehuisgroep Amstelland heeft met hulp van Imtech ICT een samenwerkingsportaal ontwikkeld voor interne en externe doelgroepen. Via single sign-on hebben medewerkers toegang tot een intranet, locatiesites, een kwaliteitssysteem en het medewerkerportaal. De processen worden ondersteund door middel van workflows. Op dit moment is de ouderenzorginstelling bezig met de ontsluiting van gegevens uit diverse applicaties met behulp van de integratielaag. Zonnehuisgroep Amstelland is begonnen met een basisportaal dat enkele applicaties ontsluit. In een tweede fase worden daar andere toepassingen en functionaliteiten aan toegevoegd, zoals bijvoorbeeld onderlinge communicatie via social media. Ook denkt Zonnehuisgroep Amstelland na over de ontsluiting van het portaal naar externe partners en mantelzorgers. Ontsluiting van het portaal naar externe partners en mantelzorgers is ook mogelijk. T , 7

8

9 4. De business case wordt over vele assen gerealiseerd Het klinkt mooi - geïntegreerde informatievoorziening door het koppelen van alle applicaties middels een integratielaag en ze vervolgens op een uniforme wijze ontsluiten via een portaal - maar zo n integrale aanpak is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Het is een infrastructuurproject dat u doet voor de lange termijn. Een spoorlijn of snelweg wordt immers ook niet voor slechts enkele jaren aangelegd. De investeringen worden over meerdere assen terugverdiend. Om de business case rond te krijgen, is het belangrijk om de in uw organisatie relevante assen te ontdekken. Wij noemen er hier een paar: Planningsmedewerkers besparen honderden uren per jaar als roosterwijzigingen automatisch worden verwerkt. Tijdwinst in het proces roosterwijzigingen Het aanvragen van een roosterwijziging zet in de meeste zorginstellingen een handmatig en tijdrovend proces in gang. Sommige zorginstellingen hebben aan de voorkant een medewerkerportaal waar medewerkers zelf hun aanvraag kunnen indienen. Dat portaal is vrijwel nooit gekoppeld aan andere systemen die ook iets met die informatie moeten doen, zodat er in de praktijk handmatig gegevens moeten worden ingevoerd in ofwel het roosterpakket ofwel het HRM-systeem waarin de salarisgegevens worden bijgehouden. Evenzovele instellingen hebben dit proces nog helemaal niet geautomatiseerd en werken met , telefoontjes, postits of papieren formulieren. En dan zijn er nog de ad-hoc roosterwijzigingen door ziekte van een medewerker of diens kind. In die gevallen belt de medewerker zijn of haar teamleider, die niet alleen vervanging moet regelen, maar er ook voor moet zorgen dat deze informatie in de juiste systemen terechtkomt. In een zorginstelling met 1400 medewerkers kost het alleen de planningsmedewerkers al bijna 600 uur per jaar om deze mutaties te verwerken. Tijd die bespaard óf aan bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering besteed kan worden. Tijdwinst in facilitaire werkzaamheden Een ander proces met veel overdrachtsmomenten en handwerk zijn facilitaire werkzaamheden: een lamp is kapot en moet verwisseld worden, de lift heeft een storing en daar moet de leverancier naar komen kijken, het wc-papier moet worden aangevuld en ga zo maar door. De manier waarop verzorgenden en andere medewerkers deze meldingen maken, verschilt per instelling: telefonisch, via een formulier, via een tje of door simpelweg even naar de facilitaire afdeling toe te lopen. Veel van die informatie wordt vervolgens overgetypt in een facilitair systeem. Sommige werkzaamheden kan de facilitaire dienst zelf doen, maar even zo vaak moet de hulp worden ingeroepen van een toeleverancier of een interne afdeling, bijvoorbeeld inkoop. Ook deze communicatie verloopt via , telefoon etc. T , 9

10 De medewerkers facilitaire dienst van een zorginstelling met zo n 1400 medewerkers en 10 locaties zijn op maandbasis nu al snel enkele dagen met deze extra administratieve taken bezig. Het centraal kunnen doorgeven, inzien en volgen van de facilitaire meldingen levert dus alle (zorg)medewerkers veel tijdwinst op. Ook online inzien van de actuele bijsluiter zorgt voor grotere medicatieveiligheid Kostenbesparing door grotere medicatieveiligheid Een proces waar met name de kwaliteitsverbetering leidt tot een kostenbesparing is de uitgifte van medicijnen. Dit is een proces waarbij een klein foutje grote gevolgen kan hebben. Alle betrokkenen weten dat en toch constateerde de Inspectie voor de Gezondheidszorg in september 2010 dat de medicatieveiligheid in de langdurige zorg onvoldoende is (zie het rapport Medicatieveiligheid voor kwetsbare groepen in de langdurige zorg en zorg thuis onvoldoende ). Er zijn verbeteringen aangebracht, zoals gebruik van het EVS (elektronisch voorschrijfsysteem), maar dat heeft op het uitgifteproces op de werkvloer nauwelijks impact. Bij het toedienen van medicijnen kan nog altijd veel fout gaan. Betere informatievoorziening op de werkvloer door snelle en eenvoudige toegang tot het medicatiedossier verhoogt het bewustzijn van medewerkers en kan de foutkans tot wel 50% reduceren. Denk aan thuiszorgmedewerkers die via hun smartphone of tablet de medicijngegevens kunnen bekijken en niet meer afhankelijk zijn van de papieren dossiers bij de cliënt thuis. En als ze dan ook direct de online (dus actuele) bijsluiter kunnen inzien, levert dit een grote bijdrage aan de veiligheid. De te behalen besparingen zijn sterk afhankelijk van de aantallen en typen medicatiefouten die worden gemaakt. In het algemeen geldt dat hoe meer medicijnen een cliënt gebruikt, hoe groter de kans op fouten en op onvoorziene bijwerkingen en hoe groter ook de impact hiervan op de gezondheid van de cliënt. Met andere woorden: vooral bij cliënten die veel medicijnen gebruiken, zijn grote besparingen te realiseren. Kostenbesparing door betere planning van de bedbezetting Een proces waar nog veel geld valt te besparen is de planning van de bedbezetting. Denk daarbij met name aan de doorstroming op een revalidatie-afdeling. Veelal houden medewerkers op losse lijsten bij wat de bezetting is. Dit wordt later overgetypt in een andere applicatie. Als bekend is dat een cliënt wordt ontslagen, duurt het even voordat overal is ingevoerd dat er een bed vrij is of binnenkort vrij komt. Op het moment dat een ziekenhuis belt voor een revalidatieplaats voor een cliënt, is er dus geen actueel overzicht van de beschikbaarheid van bedden. Dat is een gemiste kans. Het ontsluiten en samenbrengen van deze informatie uit verschillende systemen en op één plaats tonen aan diverse verantwoordelijken, zorgt voor een efficiëntere inzet van de capaciteit én levert een besparing op. Kostenbesparing door proactieve signalering Een portaal dat met de integratielaag systemen van verschillende ketenpartners koppelt, kan er ook voor zorgen dat informatie sneller wordt gedeeld, waardoor bij veranderingen eerder actie kan worden ondernomen. Laten we weer even T , 10

11 medicatie als voorbeeld nemen. Als verzorgenden en verpleegkundigen signaleren dat een cliënt plotseling snel blauwe plekken krijgt of wanneer iemand klaagt over maagpijn, dan maken zij daar melding van in het ECD. Als dit ECD automatisch een seintje geeft aan de verpleeghuisarts of huisarts alsmede aan de apotheker, dan weten zij direct dat er aanwijzingen zijn dat het lichaam mogelijk reageert op de voorgeschreven medicatie, zonder dat iemand eraan hoeft te denken de arts te bellen. Het Instituut Verantwoord Medicijngebruik adviseert dat arts, apotheker en direct verzorgende regelmatig overleg hebben, zeker bij gebruik van meer dan 5 medicijnen. Als dit overleg behalve face-to-face ook elektronisch en volledig in de flow van het proces gebeurt, dan wordt de kans op bijwerkingen en complicaties verkleind. Beter kennis delen en aansluiten op cliënt centraal -strategie Een laatste voorbeeld van een proces dat kan verbeteren door geïntegreerde informatievoorziening is cliëntgericht werken. Het portaal dat ontstaat is namelijk behalve een makkelijk ontsloten toegang tot achterliggende systemen ook een sociale ontmoetingsplek waar collega s met elkaar contact kunnen hebben en kennis kunnen delen. De onderlinge communicatie tussen collega s blijft op deze manier niet beperkt tot de overdracht van een dienst, maar vindt op meer momenten en in breder verband plaats. Het is bovendien mogelijk om bepaalde informatie via het portaal te delen met externen, zoals gemeenten, andere zorgverleners en mantelzorgers. Op die manier kunnen zorginstellingen hun zorg nog beter laten aansluiten op de individuele cliënt alsmede de communicatie over deze zorg bevorderen. Een ICT-landschap dat eenvoudiger kan worden beheerd. Lagere licentiekosten Door de processen op de werkvloer als uitgangspunt te nemen voor de automatisering, is het in veel gevallen mogelijk om te schrappen in het aantal applicaties en modules dat u van een applicatie afneemt. Veel functionaliteit is namelijk dubbel aanwezig. Als alle applicaties bovendien via een portaal ter beschikking worden gesteld aan medewerkers, kunnen aanvullende functionaliteiten als een medewerkerportaal bij een HRM-pakket achterwege blijven. Dit betekent een besparing op de licentiekosten. Eenvoudiger ICT-beheer Een informatie-architectuur die aan de achterkant verschillende systemen met elkaar koppelt en deze aan de voorkant via één portaal ontsluit, zorgt voor een ICT-landschap dat eenvoudiger kan worden beheerd. Door deze vereenvoudiging is de beschikbaarheid groter en de beheerlast lager. De vrijgevallen ICT-capaciteit kan dan worden ingezet om samen met de business op zoek te gaan naar verdere mogelijkheden om de efficiency en effectiviteit te vergroten. T , 11

12 5. Conclusie Het moge duidelijk zijn: zorginstellingen kunnen op verschillende manieren profiteren van geïntegreerde informatievoorziening. Niet alleen stijgt hierdoor de kwaliteit van zorg, ook dalen de kosten. Enerzijds door een hogere efficiency op de werkvloer, anderzijds doordat met een slimme informatie-architectuur de operationele ICTkosten kunnen worden verlaagd. Omdat de voordelen op verschillende terreinen liggen en met name behaald worden in de business en niet bij ICT is het voor ICT-afdelingen vaak lastig de business case te maken. Deze whitepaper geeft een aanzet. Het is geen allesomvattend overzicht van de te behalen voordelen, maar het dient als inspiratie om als ICT-afdeling in gesprek te gaan met de business: met zorgmanagers en locatiemanagers, verpleegkundigen en verzorgenden, ondersteunende afdelingen zoals HRM en de facilitaire dienst, en uiteraard met de directie. Mocht u op dit gebied ondersteuning willen, dan helpt Imtech ICT u hier graag bij. Hoe werkt Het Zorgportaal precies? Het Zorgportaal van Imtech ICT is een zorgspecifieke oplossing die is ontwikkeld op basis van Microsoft SharePoint. Het maakt gebruik van bewezen technologie en open standaarden. Dit betekent dat de oplossing toekomstvast is, en tegelijkertijd invulling geeft aan behoeften die medewerkers nú hebben: single sign-on, informatie die vaker wordt gebruikt slechts één keer vastleggen, workflowondersteuning en een hoge gebruiksvriendelijkheid. Het Zorgportaal is ontwikkeld in samenwerking met de Zonnehuisgroep Amstelland en sluit daarom volledig aan bij de behoeften die in de praktijk op zowel de werkvloer als bij de ICT-afdeling leven. Meer weten over de visie van Imtech ICT op SmartCare? Ga naar of neem contact op met Raymond van Ham, raymond.vanham@imtech.nl of bel T , 12

13 SmartCare: De zorg kan kwalitatiever, socialer en efficiënter door de inzet van slimme ICT T , F