Offerteaanvraag 'Dagbesteding risicojongeren', kenmerk 110 DMO 12. Definitief d.d. 5 november 2012

Transcriptie

1 Offerteaanvraag 'Dagbesteding risicojongeren', kenmerk 110 DMO 12 Definitief d.d. 5 november 2012 Dienst Ondersteuning Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11, 3526 KT Utrecht Telefoon Fax Bronversie: Standaard offerteaanvraag openbaar EMVI 3v2,

2 Inhoudsopgave 1 Beschrijving opdracht Doel van de aanbesteding Opzet van de aanbestedingsprocedure Uitvoering aanbestedingsprocedure Achtergrondinformatie bij de opdracht Omvang van de opdracht Utrecht: Groen, Open en Sociaal Looptijd van de overeenkomst Planning aanbestedingsprocedure 15 2 Beschrijving inschrijvingsprocedure Informatieronde Voorbereiding inschrijving Inhoud en opbouw inschrijving Wijze van indienen van de inschrijving De aanbesteding 19 3 Beschrijving beoordelingsprocedure Beoordelingsprocedure Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting Definities 23 4 Lijst van eisen Eisen aan de aanbestedingsprocedure Algemeen Kwaliteitseisen en eisen aan de dienstverlening Eisen aan personeel/in te zetten medewerkers Eisen duurzaamheid Communicatie-, overleg- en rapportage-eisen Eisen aan privacy en de afhandeling van klachten Eisen presentatie Commerciële eisen Juridische eisen 38 5 Lijst van wensen Wensgroep kwaliteit Wensgroep commercieel Wensgroep presentatie 42 Bijlage 1 Checklist 43 Bijlage 2 Aanmeldingsformulier 43 Bijlage 2a Eigen Verklaring 43 Concerninkoop Pagina 2 van 43

3 Bijlage 2b Uitvoeringsverklaring onderaannemer 43 Bijlage 2c Opgave referenties 43 Bijlage 3 Conformiteitenlijst 43 Bijlage 4 Prijsinvulformulier 43 Bijlage 5 Algemene Voorwaarden Bijlage 6 Concept raamovereenkomst 43 Bijlage 7 Geheimhoudingsverklaring onderneming 43 Bijlage 8 Begrippenlijst 43 Bijlage 9 Format managementrapportage 43 Bijlage 10 Toelichting format managementrapportage 43 Bijlage 11 Ontwikkelingen beleid 43 Bijlage 12 Het scholings- en reiskostenbeleid 43 Concerninkoop Pagina 3 van 43

4 1 Beschrijving opdracht 1.1 Doel van de aanbesteding Het team Jeugd en de afdeling Werk en Inkomen van de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling 1 zijn voornemens om gezamenlijk één raamovereenkomst af te sluiten voor de uitvoering van 80 tot 100 trajecten op jaarbasis gericht op begeleiding naar opleiding en/of werk voor (overlastgevende) jongeren in de leeftijd van 16 tot 27 jaar. Deze jongeren hebben geen dagbesteding, veroorzaken in de meeste gevallen overlast en/of dreigen af te glijden naar criminele activiteiten of voeren deze al uit. Het reguliere re-integratie instrumentarium vanuit Werk en Inkomen is voor deze groep jongeren niet geschikt. De gemeente Utrecht is voornemens om één inschrijver de opdracht te gunnen. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij naast de prijs ook kwalitatieve aspecten beoordeeld worden. In hoofdstuk 5 'Lijst van wensen' zijn de verschillende wensen en hun weging gegeven. 1.2 Opzet van de aanbestedingsprocedure Deze aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Het betreft een dienst categorie 2, onderdeel B van het BAO. Hierbij wordt de openbare procedure gevolgd. 1.3 Uitvoering aanbestedingsprocedure De aanbesteding wordt uitgevoerd door Concerninkoop van de gemeente Utrecht, in opdracht van de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) van de gemeente Utrecht. Het contractbeheer zal worden verzorgd door de contractmanager namens de afdeling Werk en Inkomen en het team Jeugd. 1.4 Achtergrondinformatie bij de opdracht Algemeen Onderzoek toont aan dat er een duidelijke samenhang is tussen schooluitval, werkeloosheid en overlast en criminaliteit. De gemeente Utrecht streeft er in haar jeugdbeleid naar dat jongeren een startkwalificatie halen en naar school of aan het werk gaan. Voor jongeren die deze mogelijkheden (nog) niet hebben, streeft de gemeente naar een goede dagbesteding in een andere vorm. Bij de beoogde doelgroep is sprake van meervoudige problematiek waardoor vaak verschillende partijen in de stad betrokken zijn bij de jongere. De gemeente Utrecht is op zoek naar een opdrachtnemer die een netwerk heeft/ontwikkelt in de stad en gericht is op samenwerking met de partners in de stad. Een veranderende omgeving 1 De benaming van de onderdelen van de gemeente Utrecht wijzigen na 1 januari Concerninkoop Pagina 4 van 43

5 Op financieel en inhoudelijk vlak zijn er veel ontwikkelingen gaande. In de zomer van 2013 gaat het Vernieuwend Welzijn van start. Tegelijkertijd worden voorbereidingen getroffen op de decentralisatie van de jeugdzorg. Ook krijgt de gemeente een grotere rol als het gaat om het ondersteunen van mensen die t (even) niet zelf redden. De voorgenomen decentralisatie van de AWBZ begeleiding en de nieuwe Wet werken naar vermogen én de WMO zijn hierbij belangrijke componenten. In bijlage 11 vindt u een nadere toelichting van de verschillende ontwikkelingen. Al deze ontwikkelingen hebben mogelijk en in verschillende mate invloed op de inhoud van de opdracht en de breedte van de doelgroep. De gemeente Utrecht wil samenwerken met een partner die op de hoogte is en blijft van genoemde ontwikkelingen en hier op in kan spelen Doelgroep Het gaat om jongeren met gedragsproblemen, die problemen hebben bij het vinden/behouden van werk of het volgen van een opleiding. Vaak spelen er problemen in de thuissituatie. Het merendeel zijn overlastgevende jongeren en/of jongeren met politie- en justitiecontacten. De jongeren hebben weinig of geen (positieve) werkervaring. De meesten willen wel werken of naar school, maar hun verwachtingen (geld, status) staan niet in verhouding tot hun mogelijkheden (opleiding, werkervaring, competenties). Zij hebben weinig zelfinzicht en zelfkennis. Redenen en oplossingen voor hun werkloosheid leggen zij vaak buiten zichzelf. Ook heeft men vaak weinig geloof en vertrouwen in zichzelf en in instanties. Een groot deel van de jongeren heeft geen startkwalificatie. Een deel van de doelgroep heeft te maken met de volgende kenmerken: - Een licht verstandelijke beperking (LVB doelgroep) mogelijk in combinatie met overlastgevend gedrag. - Nog een periode detentie voor de boeg (mogelijk tijdens traject). In de meeste gevallen gaat het maximaal om twee maanden. - Geen Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen krijgen voor bepaalde beroepen. De jongeren voldoen in ieder geval aan de volgende kenmerken: - Leeftijd 16 tot 27 jaar (16 en 17 jarigen zijn een uitzondering. Daarvoor is een vrijstelling van Leerplicht nodig en deze wordt slechts gegeven als onderwijs niet meer haalbaar is) - Geen zinvolle dagbesteding: op dit moment geen school en/of (traject naar) werk - Ingeschreven als inwoner in de gemeente Utrecht - Binnen een jaar bemiddelbaar richting opleiding en/of werk Contra indicaties - Jongeren die harddrugs gebruiken - Jongeren met een alcoholverslaving - Jongeren met een ernstig psychosociale problematiek - Jongeren met ernstige gedragsproblemen - Jongeren die zodanige psychische problemen hebben dat gedwongen opname noodzakelijk is In principe maken alle jongeren van Werk en Inkomen gebruik van het reguliere re-integratieaanbod van Werk en Inkomen. Alleen de jongeren waarvoor het reguliere aanbod niet geschikt is en gebaat zijn bij het specifieke aanbod, komen in aanmerking voor dit aanbod. Voor dak- en thuisloze jongeren heeft Werk en Inkomen een apart re-integratie contract afgesloten. Ook voor het re-integreren van jongeren richting onderwijs is een apart re-integratie contract afgesloten (Back2school). Concerninkoop Pagina 5 van 43

6 1.4.3 Doel van het aanbod Het doel van het aanbod is: - Uitstroom naar scholing waarop de Wet Studiefinanciering van toepassing is (WSF), of instroom/acceptatie in het instrument Back2school of - Uitstroom naar betaald werk zodat de jongere niet meer afhankelijk is van een uitkering, eventueel in combinatie met een opleiding (Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Onder werk verstaan we: betaald werk in welke vorm dan ook. Dus ook (tijdelijk) werk bij een werkgever - met of zonder loonkostensubsidie - of detacheringbureau/uitzendbureau. De jongere kan nog deels afhankelijk zijn van een uitkering, bijvoorbeeld in het geval van deeltijdwerk voor minimaal 24 uur, maar dit ziet de gemeente als een "beperkter" resultaat, waar een lagere vergoeding tegenover staat. Het is niet altijd direct bij de start duidelijk of de jongere binnen één jaar toegeleid kan worden naar scholing of werk. Ook kan gedurende het traject blijken dat dit (nog) niet haalbaar is. In dat geval kan vrijwilligerswerk of anderszins maatschappelijk zinvolle dagactiviteiten ook een (tussen)doel zijn. De gemeente ziet dit echter als een doel voor de korte termijn: Binnen zes maanden dient duidelijk te zijn of de jongere binnen de gehele trajectduur van twaalf maanden uit kan stromen naar werk/opleiding of niet. Is dit niet mogelijk, dan dient de jongere binnen zes maanden na start van het traject geplaatst te zijn op vrijwilligerswerk of anderszins maatschappelijk zinvolle dagactiviteiten. Gedurende maximaal zes maanden houdt de opdrachtnemer de mogelijkheid open voor de jongere om terug te keren en het traject naar opleiding en/of werk af te maken. Hij houdt hiertoe contact met de jongere en de hulpverlener (monitoring) Duur van het aanbod - De maximale trajectduur van een traject naar werk en/of opleiding is 12 maanden (waarvan het voortraject maximaal 4 weken is). - De duur van het onderdeel nazorg is 6 maanden. - De maximale duur van een traject naar vrijwilligerswerk of anderszins maatschappelijk zinvolle activiteiten is 6 maanden. - De maximale duur van het onderdeel monitoring is 6 maanden. Resultaat Het aanbod leidt tot: - Duurzame plaatsing op scholing met WSF en uit de uitkering, of - Overdracht naar en acceptatie door Back2school, of - Duurzame plaatsing op werk in combinatie met opleiding (BBL) en uitstroom uit de uitkering, of - Duurzame plaatsing op werk en uitstroom uit de uitkering, of - Duurzame plaatsing op (parttime) werk voor minimaal 24 uur per week, waarbij de jongere een aanvullende uitkering heeft, of - Duurzame plaatsing op vrijwilligerswerk of anderszins zinvolle dagbesteding voor minimaal 24 uur per week en overdracht aan de werkcoach Onder duurzame plaatsing verstaan we een plaatsing van minimaal 26 weken. Dit kan bij meerdere werkgevers zijn. Concerninkoop Pagina 6 van 43

7 1.4.5 Toeleiding van de jongeren Jongeren worden bij opdrachtnemer aangemeld door Werk en Inkomen, of onder begeleiding van de hulpverlenende instanties die met overlastgevende jongeren werken. Dit zijn instanties zoals de welzijnsorganisaties, jeugdhulpverlening, de buurtteams "Meedoen naar Vermogen" en "Jeugd en Gezin (actief in Ondiep en Overvecht) en reclassering/justitie. In beide gevallen wordt de jongere warm overgedragen, wordt zoveel mogelijk relevante informatie aan opdrachtnemer verstrekt en worden afspraken gemaakt over de invulling van - en de samenwerking in- het voortraject. Aanmelding door hulpverlening Jongeren die onder begeleiding van de hulpverlener bij opdrachtnemer worden aangemeld zijn op dat moment nog niet bekend bij Werk en Inkomen en hebben (nog) geen uitkering aangevraagd. De opdrachtnemer meldt de aanmelding en de gegevens van de jongere direct bij Werk en Inkomen. Hierdoor kan Werk en Inkomen de vier weken zoektermijn namelijk gelijktijdig met het aanbod (voortraject) van opdrachtnemer starten. De opdrachtnemer informeert de jongere over de zoektermijn en begeleidt de jongere tijdens de zoektermijn. Aanmelding door Werk en Inkomen In het geval dat de aanmelding via Werk en Inkomen komt kan het zo zijn dat de jongere de zoektermijn al heeft uitgevoerd en beschikt over een uitkering. Voor de start van het aanbod (voortraject) maakt dit geen verschil. Wel kan het zijn dat opdrachtnemer bij deze jongeren zelf het contact met de hulpverlening moet initiëren Beschrijving van de dienstverlening Uitgangspunten Uit de ervaringen van hulpverlenende instanties in de stad én de eigen ervaring met re-integratiedienstverlening aan (overlastgevende) jongeren heeft de gemeente Utrecht een aantal uitgangspunten voor het in te kopen aanbod gedestilleerd. De opdrachtnemer dient zijn aanbod vorm te geven vanuit deze punten: - Er wordt nauw samengewerkt in de driehoek: opdrachtnemer-hulpverlener-werk en Inkomen. Richting de jongere trekt men één lijn; - Het traject wordt voor elke jongere op maat en zo kort en intensief mogelijk vormgegeven, met een maximale flexibiliteit en doelmatigheid; - De jongere wordt aangesproken op zijn eigen verantwoordelijkheid: hij ervaart de consequenties wanneer hij niet meewerkt en goed gedrag wordt beloond (incentives); - Er wordt outreachend gewerkt: als het nodig is wordt de jongere thuis of op de hangplek opgezocht; - De eigen kracht en het eigen netwerk van de jongere wordt optimaal benut; - Jongeren die elkaar negatief beinvloeden worden niet bij elkaar geplaatst. Dagbesteding wordt in deze gevallen buiten de eigen omgeving/groep uitgevoerd. - Aangenomen wordt dat het aanbod bijdraagt aan vermindering van overlast en criminaliteit van jongeren in de stad Utrecht. - Waar mogelijk wordt bestaand aanbod ingezet of wordt aangesloten bij bestaand aanbod in de stad. - Er wordt aandacht besteed aan een gezonde levensstijl waarin sport en beweging een belangrijke rol spelen. Gebleken is dat sport een goed middel is om jongeren te motiveren/activeren. Ook hiervoor wordt, waar mogelijk, aangesloten bij bestaande initiatieven in de stad. Concerninkoop Pagina 7 van 43

8 - De jongeren die aangemeld worden, hebben vaak verschillende achtergronden. In de invulling van het aanbod en in de competenties van de medewerkers (kennis, houding, gedrag) wordt hier rekening mee gehouden. - Kenmerkend voor de doelgroep is dat zij meerdere kansen nodig hebben, voordat zij uitstromen richting opleiding of werk. Wanneer de jongere uitvalt, in het voortraject en/of het vervolgtraject, krijgt de jongere de mogelijkheid om opnieuw in te stromen. Het traject start dan weer op het punt waar het eerder is onderbroken, al dan niet met een gewijzigd dagbestedingsplan. De periode dat de jongere opnieuw mag instromen duurt maximaal 6 maanden. - Het aanbod voorziet in een zinvolle dagbesteding, die jongeren van de straat houdt; de intensiteit van de activiteiten is minimaal 24 uur per week. Jongeren die minder dan 24 uur beschikbaar zijn voor dagbesteding, kunnen niet aangemeld worden voor dit aanbod. Wel is het mogelijk voor deze jongeren om een los onderdeel te volgen bij de opdrachtnemer. Dit zijn bijvoorbeeld jongeren die in een hulpverleningstraject zitten en er nog niet aan toe zijn om de stap richting dagbesteding te zetten, maar wel langzaamaan een start willen maken. Onderdelen van het traject Het traject wordt opgebouwd uit één of meer van volgende onderdelen: 1. Voortraject 2. Dagbesteding 3. Training 4. Plaatsing 5. Nazorg 6. Monitoring (na plaatsing op dagbesteding als tussendoel) Ad 1) Voortraject Doel: Diagnose en motiveren van de jongere, opstart samenwerking met eventuele hulpverlener(s), indien nodig voldoen aan (werkopdracht) vier weken zoektermijn, beoordeling of regulier aanbod van Werk en Inkomen mogelijk is, opstellen van dagbestedingsplan i.s.m. eventuele hulpverlening. Op de dag dat de hulpverlener de jongere bij opdrachtnemer aanmeldt, meldt opdrachtnemer de jongere ook aan bij Werk en Inkomen. Nadat de jongere zich heeft aangemeld onder begeleiding van de hulpverlener of Werk en Inkomen vindt binnen twee werkdagen een intake/warme overdracht plaats. Het voortraject start de dag na de intake. De jongere gaat dan direct aan de slag. Door het verrichten van werkzaamheden worden de vaardigheden en belemmeringen zichtbaar met betrekking tot dagbesteding. Belastbaarheid van een jongere kan een onderdeel zijn dat nader onderzocht dient te worden. Desgewenst kunt u gebruik maken van de Sociaal Medische Advisering die Werk en Inkomen reeds elders ingekocht heeft. Aan het eind van het voortraject volgt advies aan Werk en Inkomen of regulier re-integratieaanbod mogelijk is, of dat vervolgaanbod van opdrachtnemer aan de orde is. Het volgende resultaat wordt opgeleverd aan Werk en Inkomen: In het geval van een vervolgtraject bij de opdrachtnemer een dagbestedingsplan dat is opgesteld in samenwerking met de hulpverlener(s). In het geval van overdracht naar Werk en Inkomen voor inzet regulier aanbod van Werk en Inkomen een diagnostische rapportage. In het geval van overdracht naar Werk en Inkomen met advies geen inzet van dienstverlening een diagnostische rapportage. Inhoud dagbestedingsplan: Concerninkoop Pagina 8 van 43

9 a. inzicht in motivatie b. inzicht in werknemersvaardigheden c. inzicht in competenties d. inzet tijdens zoektermijn van 4 weken e. wat is het te bereiken doel f. welke onderdelen worden daarvoor ingezet g. taakverdeling hulpverlening en opdrachtnemer inhoud rapportage: a. inzicht in motivatie b. inzicht in werknemersvaardigheden c. inzicht in competenties d. inzet tijdens zoektermijn van 4 weken e. bij uitval, reden uitval f. Advies voor vervolg (naar regulier aanbod, naar specifiek aanbod, nog niet naar aanbod) en doel Het dagbestedingsplan en de rapportage moet door de jongere getekend zijn en afgestemd zijn met de hulpverlening (indien aanwezig). Bij onderbreking van het voortraject wordt het traject niet nogmaals ingezet maar start het traject weer op het punt waar het eerder is onderbroken. Ad 2) Dagbesteding De jongere kan direct aan de slag op een vorm van dagbesteding. Er wordt gewerkt aan de motivatie van de jongere, werknemersvaardigheden, belastbaarheid en arbeidsritme. Er kunnen verschillende vormen van dagbesteding (volgtijdelijk) aangeboden worden, waarbij de opdrachtnemer rekening houdt met de capaciteiten, mogelijkheden en waar mogelijk met de interesses/affiniteit van de betreffende jongere. Bijvoorbeeld: externe dagbesteding/werkzaamheden waar de jongeren direct op kunnen instromen stage/leer-werkplek bij een werkgever vrijwilligerswerk De werkzaamheden leveren waar mogelijk een maatschappelijke bijdrage die zichtbaar is voor de buurt/maatschappij en vinden zoveel mogelijk plaats bij een reguliere werkgever. Ad 3) Training T en begeleiding Afhankelijk van de behoefte van de jongere in relatie tot het uitstroomdoel wordt training aangeboden. Er dient een basis aanbod beschikbaar te zijn (in eigen beheer, met onderaannemers of in samenwerking met de hulpverlening) waaruit de trainingscomponent voor elke jongere flexibel en op maat wordt ingezet. Trainingsdoelen die o.a. bij de beoogde doelgroep aan de orde kunnen zijn: Het vergroten van de weerbaarheid van de jongere Motivatietraining Gedragsregulatie: bijv. Sociale Vaardigheden, agressie en assertiviteit (evt. in samenwerking met hulpverlening) zelfbeeld en zicht op eigen competenties realistisch beeld van de arbeidsmarkt en opleidingsmogelijkheden communicatie vaardigheden in woord en schrift digitalisering sollicitatie- en presentatievaardigheden (gespreksvoering/cv) Concerninkoop Pagina 9 van 43

10 oriëntatie op opleiding/ beroep/ branche algemene werknemersvaardigheden en leervaardigheden (omgaan met autoriteit, plannen, structureren,samenwerken) taal en rekenen Kwalificerende scholing kan door opdrachtnemer conform het in bijlage 12 genoemde reiskosten- en scholingsbeleid. Ad 4) 4 Plaatsing Er is altijd contact met Werk en Inkomen over de plaatsing van de jongere, op betaald werk of op opleiding met WSF. Het werkgeversservicepunt van Werk en Inkomen is hét aanspreekpunt voor werkgevers in de stad. Opdrachtnemer kan gebruik maken van het werkgeversnetwerk en het vacaturebestand van het werkgeverservicepunt, maar ook van instrumentarium uit de werkgeversdienstverlening van Werk en Inkomen. Voorbeelden hiervan zijn lookostensubsidies, korte vakopleiding en werkarrangementen. Uiteraard kan de opdrachtgever ook zelfstandig jongeren plaatsen bij een werkgever. De plaatsing op werk kan op drie verschillende manieren gerealiseerd worden: 1. Door Werk en Inkomen; de jongere wordt door Werk en Inkomen geplaatst, bijvoorbeeld als de jongere zonder de expertise van de opdrachtnemer plaatsbaar is bij een werkgever. 2. Werk en Inkomen en opdrachtnemer samen; Het kan ook voorkomen dat Werk en Inkomen en de opdrachtnemer gezamenlijk optrekken richting een werkgever om de jongere te plaatsen. Werk en Inkomen heeft de contacten met werkgevers en kan waar nodig instrumenten inzetten zoals loonkostensubsidie of No-risk polis. De opdrachtnemer kent de jongere en weet hoe de werkgever te motiveren iemand uit deze doelgroep aan te nemen. 3. Door de opdrachtnemer of de jongere zelf; bijvoorbeeld als de jongere een baan aangeboden krijgt door de werkgever waar hij tijdens het traject stage heeft gelopen. Voor plaatsing op vrijwilligerswerk kan tevens gebruik worden gemaakt van de contracten van werk en Inkomen mbt vrijwilligerswerk. Ad 5) Nazorg N Plaatsing van de jongere dient zo duurzaam mogelijk te zijn; terugval in de uitkering vanuit een baan of een studie werkt zeker voor deze doelgroep- zeer demotiverend. Het succes van de jongere staat of valt met de duurzaamheid van de plaatsing. Naar verwachting zal een groot deel van de jongeren enige vorm van nazorg nodig hebben om aan het werk/studie te blijven. De nazorgperiode duurt 6 maanden nadat de plaatsing is gerealiseerd en heeft ten doel dat de jongere duurzaam aan de slag blijft, niet uitvalt bij werkgever/opleider en snel doorgeplaatst wordt als het werk bij de werkgever ophoudt. Gebeurt dit toch, dan begeleidt de opdrachtnemer de jongere naar een andere opleiding en/of baan. De invulling en intensiteit van begeleiding in de nazorgperiode kan per jongere verschillen en staat de opdrachtnemer vrij. De gemeente Utrecht streeft naar zo duurzaam mogelijke uitstroom en past daarom een resultaatfinanciering toe op duurzaamheid. Ad 6) Monitoring na plaatsing op vrijwilligerswerk of anderszins zinvolle dagbesteding Doel: Voorkomen van uitval uit vrijwilligerswerk of andere zinvolle dagbesteding en mogelijk maken dat de jongere zijn traject naar werk en/of opleiding hervat. Concerninkoop Pagina 10 van 43

11 Jongeren die binnen maximaal 6 maanden uitstromen naar vrijwilligerswerk of een andere zinvolle dagbesteding, maar naar verwachting niet binnen nog eens 6 maanden uit kunnen stromen naar werk of opleiding, worden niet losgelaten. De jongere houdt gedurende 6 maanden de mogelijkheid terug te komen om het traject naar werk en/of opleiding te hervatten. Na uitstroom naar vrijwilligerswerk of ander zinvolle dagbesteding blijft de opdrachtnemer de jongere daarom gedurende maximaal 6 maanden monitoren. Hij onderhoudt in deze periode contact met de hulpverlener en de jongere. Een hervatting van het traject vindt altijd plaats in nauw overleg en samenwerking in de driehoek: opdrachtnemer-hulpverlener-werk en Inkomen. Na hervatten van het traject dient de jongere binnen 6 maanden geplaatst te zijn op werk en/of opleiding. In totaal kan dit traject dus maximaal 18 maanden duren (exclusief 6 maanden nazorg) Samenwerking met ketenpartners De opdrachtnemer is primair verantwoordelijk voor en wordt afgerekend op de uitstroom naar scholing of werk. Scholing en werk vormen echter slechts één van de leefgebieden waarop deze doelgroep problemen kan hebben en begeleiding nodig heeft. Voorbeelden van andere leefgebieden zijn huisvesting, gezinsrelaties, geestelijke gezondheid en/of politie en justitie. Begeleiding op deze leefgebieden wordt aangeboden door verschillende ketenpartners en hulpverleners in de stad. De driehoek De inzet van een uitkering door Werk en Inkomen en/of hulpverlening op andere leefgebieden door ketenpartners hebben invloed op (de voortgang van) het traject naar werk en/of opleiding. Daarom dient de opdrachtnemer gedurende het gehele traject nauw samen te werken en af te stemmen in de driehoek Opdrachtnemer-Hulpverlening-Werk en Inkomen. Het is belangrijk de jongere hier nauw bij te betrekken. Niet alleen is het van belang dat allen één lijn trekken in de aanpak en begeleiding van de jongere, ook in praktische zin (tijdsinvestering en planning) moeten de verschillende activiteiten op het gebied van dagbesteding en ander leefgebieden op elkaar afgestemd worden. Binnen de driehoek wordt daarom alle relevante informatie mbt de jongere gedeeld. Er wordt zoveel mogelijk gewerkt met warme overdracht. Relevante informatie en afspraken m.b.t. samenwerking wordt door de opdrachtnemer vastgelegd in het dagbestedingsplan. Werk en Inkomen accordeert een plan alleen indien het is afgestemd met de ketenpartners. De driehoek vormt dus het platform om ketensamenwerking snel en efficiënt te laten verlopen. De gemeente Utrecht heeft hiermee positieve ervaringen opgedaan in de dienstverlening aan dak- en thuisloze jongeren. Hulpverlening Hulpverlening wordt aangeboden door verschillende partners op dit gebied in de stad Utrecht. In de meeste gevallen is de hulpverlening al gestart en in beeld voordat de jongere bij de opdrachtnemer wordt aangemeld. Als dat niet zo is, dan verwacht de gemeente Utrecht dat de opdrachtnemer de hulpverlening voor de jongere initiëert. Zoals eerder aangegeven (en zie bijlage 11) vinden er op het terrein van Zorg en Welzijn grote veranderingen plaats. Soms zal de opdrachtnemer daarom samenwerkingsafspraken maken met één hulpverlener die als regisseur en aanspreekpunt optreedt voor verschillende andere hulpverleners die bij de jongere betrokken zijn. In andere gevallen zal de opdrachtnemer samenwerken en afspraken maken met meerdere hulpverleners om het dagbestedingsplan vorm te geven en uit te voeren. Uiteraard zijn er ook gevallen waarbij hulpverlening niet nodig is. Concerninkoop Pagina 11 van 43

12 Politie en Justitie Aanmeldingen kunnen ook komen vanuit justitiële trajecten. De reclassering kan inzetten op een dagbestedingstraject als onderdeel van het toezicht. Het OM kan een traject eisen als bijzondere voorwaarde in het kader van toezicht. Het is vervolgens aan de rechter om een beslissing te nemen om deze bijzondere voorwaarde al dan niet op te leggen. Wanneer een jongere zich niet aan deze voorwaarde houdt heeft dit consequenties; de jongere moet bijvoorbeeld de voorwaardelijk opgelegde straf uitzitten. Van opdrachtnemer wordt verwacht dat deze een terugmelding doet aan de reclassering bij het niet voldoen aan de bijzondere voorwaarde. Wanneer een jongere tijdens het traject nog een straf dient uit te zitten, wordt van de opdrachtnemer verwacht dat deze in overleg treedt met de reclassering over de voortzetting van het traject tijdens en na detentie. Opdrachtnemer en reclassering stemmen af welke activiteiten mogelijk zijn voor de jongere en op welke manier het traject voortgezet wordt wanneer hij weer vrij komt. De wijkagent kan een rol spelen. De wijkagent kent de jongere en kan informatie aandragen. Opdrachtnemer onderhoudt ook contact met de wijkagent. Werk en Inkomen Werk en Inkomen is verantwoordelijk voor het beoordelen van de inzet tijdens de zoektermijn van 4 weken en geeft akkoord op het dagbestedingsplan. Daarbij draagt Werk en Inkomen zorg voor de uitkering van de jongere, indien nodig. Als een jongere onvoldoende meewerkt tijdens het traject, meldt de opdrachtnemer dat binnen de driehoek. In overleg kan Werk en Inkomen dan korten op de uitkering. Ook voor plaatsing van de jongere op betaald werk wordt er nauw samengewerkt met Werk en Inkomen. Dit begint al tijdens het traject om gezamenlijk te kunnen beoordelen of de jongere al matchbaar is (in staat en bereid om betaald werk te verrichten) op beschikbare vacatures van het werkgeverservicepunt. Als de jongere matchbaar is heeft Werk en Inkomen indien nodig instrumenten beschikbaar die zij kunnen inzetten om de jongere te plaatsen bij een werkgever zoals, een flexibele vorm van loonkostensubsidie, no-risk polis, jobcarving, enzovoorts. Onderwijs Werk en Inkomen werkt nauw samen met het RMC (leerlingzaken) en het ROC MN en ROC ASA. Onderwijs is een voorliggende voorziening en als de jongere terug kan naar het onderwijs dan heeft de jongere geen recht op een bijstandsuitkering. Tijdens het voortraject/ zoektermijn onderzoekt de RMC medewerker bij Werk en Inkomen de mogelijkheden richting onderwijs bij jongeren onder de 23 jaar zonder startkwalificatie. Op basis van het onderzoek tijdens de zoektermijn brengt het RMC - in afstemming met het ROC - een advies uit of de jongere terug naar het onderwijs kan. Opdrachtnemer werkt tijdens het voortraject/ zoektermijn samen met de RMC medewerkers die werkzaam zijn binnen Werk en Inkomen. Als het doel van het vervolgtraject opleiding is, zal deze samenwerking worden voortgezet. Als gedurende het traject het uitstroomdoel wijzigt van werk naar uitstroom richting opleiding, dan wordt er alsnog contact gelegd met het RMC zodat zij kunnen nagaan of uitstroom naar een opleiding mogelijk is. Er wordt in de begeleiding van de jongere kritisch gekeken naar de realistische mogelijkheden van instroom in onderwijs. Hierbij wordt rekening gehouden met de opleidingseisen van de MBO's. Het resultaat van de instroom van jongeren in onderwijs wordt bewaakt via de regionale monitor voortijdig schoolverlaten van KBA. Concerninkoop Pagina 12 van 43

13 Aanmelders Werk en Inkomen Welzijnsorganisaties Jeugdhulpverlening Buurtteams Reclassering / Justitie Melden bij WenI Start 4 wkn zoektermijn Registratie Module voortraject Afstemming RMC Afstemming 4 Weken Dienst-verlening door aanbieder? Ja Nee Opstellen dagbestedings-plan (incl. diagnose) Opstellen rapportage (geen dienstverl., andere dienstverl., uitval) 1 gesprek 3 gesprek (o.a. beoordeling inzet in zoektermijn) Registratie Akkoord? nee ja Opdrachtverstrekking WenI Uitvoeren dagbestedingsplan 1.5 Omvang van de opdracht De gemeente Utrecht verwacht jaarlijks tussen de 80 en de 100 klanten aan te melden bij de opdrachtnemer voor de uitvoering van een aanbod. Dit gaat voornamelijk om jongeren met een WWB uitkering of niet uitkeringsgerechtigde jongeren. Een klein deel van de jongeren heeft een UWV uitkering. De bovengenoemde hoeveelheden zijn indicatief. U kunt aan deze raming van de hoeveelheden geen rechten ontlenen. Concerninkoop Pagina 13 van 43

14 Daarnaast wil de gemeente Utrecht de mogelijkheid openhouden om onderdelen uit het aanbod - bijvoorbeeld een bepaalde training - incidenteel en individueel in te kopen. Deze tellen niet mee voor de resultaatmeting op de opdracht. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de opdracht te wijzigen indien de economische of politieke omstandigheden zich wijzigen, waardoor de kenmerken van de jongeren die bemiddeld moeten worden verschuiven. Daarnaast kunnen ook ontwikkelingen in wetgeving, beleid of samenwerkingsrelaties en het beschikbare budget van de gemeente Utrecht gevolgen hebben voor de inhoud en omvang van de opdracht. Tenslotte wil de gemeente Utrecht de mogelijkheid openhouden om - samen met de opdrachtnemer - projecten te ontwikkelen wanneer daarmee de te behalen doelen beter of efficiënter bereikt kunnen worden. 1.6 Utrecht: Groen, Open en Sociaal Gemeente Utrecht wil de effecten van haar beleid en bedrijfsvoering op het milieu beheersen en waar mogelijk verminderen. Utrecht spant zich in voor een schone, duurzame en groene stad, zoals ook in het Klimaatakkoord tussen Rijk en gemeenten is afgesproken. De gemeenten streven naar 100% duurzaam inkopen in Gemeente Utrecht streeft naar 100% duurzaam inkopen in In 2000 ondertekende de gemeente Utrecht de intentieverklaring Duurzaam Inkopen. Duurzaamheid is daarmee een belangrijk aandachtspunt bij aanbestedingen. Het Rijk heeft voor deze productgroep geen productgroepcriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. Het FSC- convenant In het kader van duurzaamheid heeft de gemeente Utrecht in 2006 het FSC-convenant (Forest Stewardship Council, Raad voor Goed Bosbeheer) ondertekend, waarbij de gemeente haar intentie uit om bij de inkoop van hout en papier zoveel mogelijk FSC gecertificeerde producten te gebruiken. Fairtrade Fairtrade is letterlijk 'eerlijke handel', waarbij producenten in ontwikkelingslanden een eerlijke prijs krijgen voor hun product, en dat product milieuverantwoord en met respect voor mensenrechten wordt geproduceerd. Fairtrade producten zijn voornamelijk voedingsmiddelen. Sinds december 2010 is Utrecht Fairtrade gemeente. Dat houdt in dat Utrecht aan zes punten voldoet die bijdragen aan het fair trade karakter van de stad (onder andere aanbod fair trade producten en bewustwording), waarvan twee vooral van belang voor de gemeentelijke organisatie: de gemeente spreekt zich uit voor fairtrade en handelt er naar, en besteedt aandacht aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Praktisch betekent dit dat de gemeente bij al haar inkopen vraagt dat de producten voldoen aan de criteria die ten grondslag liggen aan Fair Trade, waar dat van toepassing is. CO2-neutrale organisatie en gemeente Om haar ambitie voor een schone, duurzame en groene stad waar te maken heeft de gemeente diverse uitvoeringsprogramma's opgezet, waaronder het Actieplan Luchtkwaliteit Utrecht en het Programma Utrechtse Energie. Deze documenten beschrijven de stappen die de gemeente de komende jaren neemt om haar ambities waar te maken. Daarnaast neemt de gemeente Utrecht haar eigen verantwoordelijkheid en wil in 2012 een eigen CO2-neutrale organisatie hebben. Om een CO2-neutrale organisatie te worden, is er een aanpak opgesteld voor vier thema's, waarvan één thema Duurzaam inkopen is. Concerninkoop Pagina 14 van 43

15 Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat u naast het streven naar winst (profit) ook rekening houdt met het effect van uw activiteiten op het milieu (planet) en dat u oog heeft voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het gaat erom een balans te vinden tussen people, planet en profit. Steeds vaker blijkt dat die balans leidt tot betere resultaten voor zowel het bedrijf als de samenleving. (Bron: MVO Nederland) De maatschappij verwacht dat bedrijven een steeds grotere rol gaan spelen bij vraagstukken zoals klimaatverandering, energieschaarste, armoede, diversiteit en gezondheid. Dat schept verplichtingen voor ondernemers, maar ook kansen. Veel bedrijven zijn zich al bewust van het belang van MVO. Internationale sociale normen Er zijn generieke internationale sociale normen en aanvullende normen inzake arbeidsomstandigheden. De generieke normen zijn zo universeel dat ze voor alle inkopen boven de Europese aanbestedingsdrempel aan de orde zijn. Het gaat om internationale arbeidsnormen met betrekking tot kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie, vakbondsvrijheid en mensenrechten. De aanvullende normen worden binnen Duurzaam Inkopen alleen van toepassing verklaard op die producten en productgroepen waar een keteninitiatief is dat bedrijven kan helpen de norm na te leven. Op deze aanbesteding zijn de generieke normen van toepassing. De overheid verwacht van leveranciers dat ze zich bewust worden van de sociale situatie in hun keten. Leveranciers zullen zich moeten inspannen om schending van internationale sociale normen te voorkomen en zo nodig op te lossen. Leveranciers kunnen zich hiervoor aansluiten bij een gekwalificeerd keteninitiatief. Keteninitiatieven om productieketens te verbeteren, kunnen onder bepaalde voorwaarden voldoen aan de sociale criteria voor duurzaam inkopen. Gemeente Utrecht stelt nog geen eisen aan de sociale normen, maar verwacht wel van de leverancier, die de opdracht gegund krijgt, dat deze zich gedurende de looptijd van de (raam-)overeenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. Voor meer informatie inzake duurzaam inkopen zie Looptijd van de overeenkomst De raamovereenkomst gaat vermoedelijk in op 1 april 2013 en heeft een looptijd van twee jaar, met twee maal een mogelijke verlenging van een jaar. 1.8 Planning aanbestedingsprocedure Planning van onderhavige procedure zal er naar verwachting als volgt uitzien: Processtappen Data Publiceren aanbesteding 6 november 2012 Uiterste datum voor het stellen van vragen 22 november 2012 Beschikbaar stellen Nota van inlichtingen 29 november 2012 Uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen 17 december 2012, uur Toezenden casus ten behoeve van presentatie 2 januari 2012 Presentatie 14 januari 2013 Doorlooptijd verificatie en evaluatie van de inschrijvingen Week 51 t/m week 3 Verzenden brieven voorlopige gunning / voorlopige afwijzing Week 3, 4 Concerninkoop Pagina 15 van 43

16 Start Verificatiebespreking Week 5, 6 Afloop beroepstermijn / afronding gunningfase / definitieve gunning Week 6, 7 Start implementatie Week 8 Start uitvoering opdracht 1 april 2013 Concerninkoop Pagina 16 van 43

17 2 Beschrijving inschrijvingsprocedure 2.1 Informatieronde Houders van de offerteaanvraag worden in de gelegenheid gesteld vragen en/of opmerkingen over de offerteaanvraag en/of de beoordelingsprocedure te maken. Daartoe is in een schriftelijke informatieronde voorzien. Houders van de offerteaanvraag die vragen en/of opmerkingen hebben, dienen deze uiterlijk op de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 'Planning aanbestedingsprocedure' genoemde datum per te verzenden naar concerninkoop@utrecht.nl, onder vermelding van aanbesteding 'Dagbesteding risicojongeren', kenmerk 110 DMO 12 aan Mevrouw A. Peelen. De gemeente Utrecht garandeert niet dat vragen die worden gesteld na de in 1.8 'Planning aanbestedingsprocedure' genoemde datum worden beantwoord, dan wel op tijd worden beantwoord. Om de vragen in een logische volgorde te kunnen beantwoorden, wordt u verzocht om de vragen in een Word-document in te dienen. Uw document is als volgt ingedeeld en opgemaakt: Document Paginanummer Paragraaf Nummering (eis../wens..) Vraag De vragen en de daarop gegeven antwoorden (de zogenoemde Nota van Inlichtingen) worden geanonimiseerd via beschikbaar gesteld aan alle geregistreerde houders van de offerteaanvraag en dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van deze offerteaanvraag. Inschrijvers dienen in hun inschrijving onvoorwaardelijk te voldoen aan elke eis. Doen zij dat niet, dan valt hun inschrijving af. Het is daarom belangrijk dat houders van de offerteaanvraag alle elementen uit hun voorgenomen inschrijving, die niet zonder enig voorbehoud voldoen aan de gestelde eisen, maar ook mogelijke alternatieven en, in hun ogen, verbeteringen, tijdens de informatieronde aan het verwervingsteam ter beoordeling voorleggen. Na deze schriftelijke informatieronde worden de eisen en wensen definitief vastgesteld. 2.2 Voorbereiding inschrijving De gemeente Utrecht plaatst veel gestelde vragen en tips bij het aanbesteden op haar website. De directe link is Deze algemene informatie kan u helpen bij de voorbereiding van uw inschrijving. Het verdient aanbeveling uw inschrijving pas in te zenden, nadat de informatieronde is afgerond, dat wil zeggen: als alle eventuele vragen zijn beantwoord en vragen en antwoorden - geanonimiseerd - ter kennis van alle houders van de offerteaanvraag zijn gebracht, aangezien het eisen- en wensenpakket pas na de informatieronde definitief vaststaat. In verband met de mogelijke wijzigingen die de formulieren ondergaan door de gestelde vragen uit de informatieronde, zullen alle invulformulieren (bijlage 1, 2, 2a, 2b, 2c, 3 en 4 ) pas ná de Concerninkoop Pagina 17 van 43

18 informatieronde in een invulbare format ter beschikking worden gesteld via. U mag de opmaak en vorm van de (digitale) documenten niet aanpassen. 2.3 Inhoud en opbouw inschrijving U houdt bij de opbouw van uw inschrijving de structuur aan die is aangegeven in de Checklist (bijlage 1). De Checklist is voor u een document om de volledigheid van uw inschrijving te controleren. Voor de gemeente Utrecht wordt de herkenbaarheid van de documenten verbeterd als inschrijvers de Checklist gebruiken. Door het gebruik van de Checklist bij de inschrijving verbetert de kwaliteit van de inschrijving respectievelijk de beoordeling. 2.4 Wijze van indienen van de inschrijving U dient uw inschrijving, inclusief alle gevraagde documenten (zie Checklist, (bijlage 1), schriftelijk in eenvoud in. Dit complete exemplaar dient u losbladig, A4-formaat en zonder tabbladen in. Dit geldt ook voor eventuele brochures (om te kunnen scannen voor de beoordeling door verwervingsteamleden). Alle andere informatie zal door het verwervingsteam niet in de beoordelingsprocedure worden meegenomen. Inschrijvingen die op andere wijze, bijvoorbeeld via of per fax worden ingediend worden niet geaccepteerd. Uw inschrijving dient in een gesloten verpakking (doos of enveloppe) per post of koerier verzonden of persoonlijk afgeleverd te worden. Eventuele vertraging in de postverzending of aflevering komt geheel voor uw risico. U dient er rekening mee te houden dat er op de locatie van Concerninkoop én in de omgeving van het pand zeer beperkt parkeergelegenheid is. Wanneer u de verpakking per post verstuurt, vermeld dan linksboven: "Niet openen vóór 17 december 2012, uur". Adressering bij verzending per post: VERTROUWELIJK Gemeente Utrecht Concerninkoop Aanbesteding 'Dagbesteding risicojongeren', kenmerk 110 DMO 12 Mevrouw A. Peelen Postbus AB Utrecht Adressering bij persoonlijke aflevering: VERTROUWELIJK Gemeente Utrecht Concerninkoop Aanbesteding 'Dagbesteding risicojongeren', kenmerk 110 DMO 12 Mevrouw A. Peelen Vliegend Hertlaan 1-11; kamer KT Utrecht Concerninkoop Pagina 18 van 43

19 2.5 De aanbesteding Indienen van de Inschrijvingen Inschrijvingen dienen op de juiste wijze en vóór de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 'Planning aanbestedingsprocedure' genoemde datum en tijdstip in het bezit van Concerninkoop van de gemeente Utrecht te zijn. Ná dit tijdstip ontvangen inschrijvingen worden van beoordeling uitgesloten. Opening van de inschrijvingen Na sluiting van de termijn voor het indienen van inschrijvingen worden de verpakkingen met de inschrijvingen door het verwervingsteam geopend en start de beoordelingsprocedure. De inschrijvingen worden door het verwervingsteam vertrouwelijk behandeld. Concerninkoop Pagina 19 van 43

20 3 Beschrijving beoordelingsprocedure Zowel het opstellen van de offerteaanvraag als het beoordelen van de inschrijvingen vindt plaats door een verwervingsteam, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd. Het is niet toegestaan om in het kader van de procedure contact te zoeken met leden van het verwervingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook, op straffe van uitsluiting van deelname aan de aanbesteding. Het inwinnen van informatie kan uitsluitend in de in hoofdstuk 2 besproken informatieronde op de aangegeven wijze. 3.1 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure omvat een aantal fasen. Fase 1: Kwalitatieve selectie Aan de hand van het aanmeldingsformulier (bijlage 2) worden de door de inschrijvers ingevulde en bijgevoegde aanmeldingsformulier en overige gegevens, bewijsstukken en/of verklaringen getoetst op volledigheid. Ook wordt getoetst of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen, welke zijn opgenomen in voormeld aanmeldingsformulier, voldoen. Elke inschrijving die niet voldoet, valt af. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om bij de voorlopige gunning de officiële bewijsstukken die behoren bij de aanmeldvereisten van de partij waaraan gegund wordt op te vragen. Fase 2: Controleren of onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen is voldaan In deze fase wordt aan de hand van de door de inschrijvers ingevulde conformiteitenlijst (bijlage 3) beoordeeld of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoen. Alleen inschrijvers die bij elke eis 'Ja' invullen, zonder opmerkingen of toelichting, voldoen onvoorwaardelijk. Daar waar in de eis om een verwijzing gevraagd wordt, kan deze verwijzing natuurlijk worden gegeven. Inschrijvers die niet t onvoorwaardelijk aan álle eisen voldoen, vallen af. Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers, zoals gezegd, de informatieronde te benutten. Fase 3: Beoordeling op wensen Vervolgens worden van de inschrijvers die fase 1 en 2 goed doorgekomen zijn de antwoorden op de geformuleerde wensen beoordeeld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de 'economisch meest voordelige inschrijving'. Het gunningscriterium 'economisch meest voordelige inschrijving' is samengesteld uit wensen. Voor de beschrijving van de wensen en de daarbij behorende factoren wordt u verwezen naar hoofdstuk 5 'Lijst van wensen'. Aan iedere wens is door het verwervingsteam een factor toegekend. Hierbij is een wens waaraan een lage factor is toegekend van minder belang dan een wens waaraan een hoge factor is toegekend. De factor is opgenomen bij elke wens (zie hoofdstuk 5). Aan de hand van de verstrekte antwoorden/gegevens bij elke wens, wordt de mate waarin c.q. de wijze waarop de inschrijvingen ten opzichte van elkaar aan een wens voldoen beoordeeld met een cijfer variërend van 1 (voldoet het minst) tot en met 10 (voldoet het meest). Concerninkoop Pagina 20 van 43

21 Bij wensen waar als antwoord een beschrijving gegeven dient te worden, bijvoorbeeld een plan van aanpak, ak, verloopt het proces als volgt: Het verwervingsteam bepaalt per wens eerst welke inschrijver ten opzichte van de andere inschrijvers het meest voldoet en welke het minst goed voldoet. Deze worden beoordeeld met een 10 respectievelijk een 1. Voor de overige inschrijvingen wordt de verdeling van cijfers (tussen de 1 en 10) bepaald door het inhoudelijke oordeel van het verwervingsteam. Bij wensen waarbij als antwoord een (getals-)waarde dient te worden opgegeven, zoals bijvoorbeeld prijs of levertijd, wordt t de verdeling van cijfers voor de tussenliggende inschrijvers als volgt bepaald: Atussenliggend - Aminst Formule: Ctussenliggend = Cminst + ((Cmeest - Cminst) * ) waarin is: Cmeest Cminst Ameest Atussenliggend Aminst : cijfer meest gewaardeerd : cijfer minst gewaardeerd : antwoord meest gewaardeerd : antwoord tussenliggende inschrijver : antwoord minst gewaardeerd Ameest - Aminst Voorbeeld: Cmeest = 10 Cminst = 1 Ameest = 60 Atussenliggend = 90 Aminst = cijfer tussenliggende inschrijver Ctussenliggend = 1 + ((10-1) * ) = 3, Fase 4: Berekening van score per wens en de totaalscore: alscore: Het behaalde cijfer (b) van iedere wens wordt vermenigvuldigd met de bijbehorende factor (a). De score (c) per wens is dan berekend. Door de scores van alle wensen bij elkaar op te tellen verkrijgt men de totaalscore (d). De inschrijver met de hoogste totaalscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Schematisch ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit: Wens Factor (a) Cijfer (b) Score (c) Wens Wens Wens Totaalscore (100) 740 Totaalscore (d) (Alle genoemde getallen zijn fictief en dienen slechts als voorbeeld) Fase 5: Presentatie Na het beoordelen van de wensen uit paragraaf 5.1 tot en met 5.2 worden alle inschrijvers uitgenodigd voor het houden van een presentatie, zoals omschreven in paragraaf 4.8. Inschrijvers die na berekening van de score op de wensen geen kans maken op gunning van de opdracht, ongeacht het Concerninkoop Pagina 21 van 43

22 resultaat van de presentatie, wordt gevraagd of zij wel of niet willen deelnemen aan de presentatie. De keuze aan het al dan niet deelnemen aan de presentatie ligt geheel bij de inschrijver. Het tijdstip van de presentatie en eventuele andere, voor alle inschrijvers gelijke, gegevens worden tijdig aan u bekend gemaakt. De case wordt toegezonden aan de inschrijvers na sluiting (zie paragraaf 1.8). U wordt verzocht de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.8 'Planning aanbestedingsprocedure' genoemde data vrij te houden voor de eventuele presentatie en uitwerking van de case. Voor de beoordeling van de presentatie en uitwerking van een case wordt u verwezen naar de betreffende wens(en) in hoofdstuk 5 van deze offerteaanvraag. De presentatie moet verzorgd worden door de personen die zelf met de uitvoering van dit project zullen worden belast, te weten: de projectleider en een inhoudelijke deskundige. De tijd die u voor uw presentatie krijgt, bedraagt in totaal 60 minuten, een introductie van 10 minuten, presentatie van 30 minuten en een extra tijd van 15 minuten waarin eventuele vragen van het verwervingsteam door u kunnen beantwoord worden. Presentaties vinden plaats zonder aanwezigheid van andere inschrijvers. Fase 6: Afrond fronding oordeel Op grond van alle beschikbare informatie komt het verwervingsteam tot een totaaloordeel en rangorde en een eerste keuze van een inschrijver. Dit is de inschrijver met de hoogste totaalscore. Van inschrijvingen waarvan de totaalscore na de beoordeling gelijk is, wordt de inschrijving waarvan de score bij Wens 5 het hoogste is, in de rangorde als hoogste van die gelijkgeëindigde inschrijvingen geplaatst. Indien vervolgens de score bij Wens 5 van die inschrijvingen ook weer gelijk is, dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijkgeëindigde inschrijvingen. Fase 7: Bekendmaking resultaat van de beoordeling De inschrijver met de hoogste totaalscore wordt uitgenodigd voor een gesprek over zijn inschrijving, verificatie van gegevens en bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst. Fase 8: Bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen, ontvangen een afwijzingsbrief. Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit door het aanhangig maken van een procedure in kort geding bij de Voorzieningenrechter in Utrecht. De termijn hiervoor is gesteld op vijftien dagen na de verzenddatum van het bericht van afwijzing. Deze termijn is een vervaltermijn, waarna de inschrijvers niet meer in rechte kunnen opkomen tegen het besluit. 3.2 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting Het verwervingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten door de inschrijver met de hoogste totaalscore geleverde informatie geverifieerd moet worden, c.q. welke documenten of nadere informatie de inschrijver ter tafel moet leggen. Tevens wordt vastgesteld welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten nog afgestemd moeten worden, kortom op welke punten in de verificatiebespreking nog nader ingegaan moet worden. Blijkt tijdens de besprekingen met de inschrijver dat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betreffende inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over de te sluiten overeenkomst. In gevallen als deze zal in de regel besloten worden een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver te beleggen, dan wel de gehele procedure opnieuw te starten. Concerninkoop Pagina 22 van 43