Evaluatie Pilot Sprintbemiddeling Gemeente Houten Alexander Calder UW Reïntegratie

Transcriptie

1 Evaluatie Pilot Sprintbemiddeling Gemeente Houten Alexander Calder UW Reïntegratie Looptijd van het contract: 19 april december Inleiding In dit evaluatierapport beschrijven wij de wijze waarop de uitvoering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, aan de hand van de afspraken zoals die vastgelegd zijn in de Samenwerkingsovereenkomst Gemeente Houten, Alexander Calder Arbeidsintegratie en UW Reïntegratie in het kader van de pilot Sprintbemiddeling Eerst beschrijven wij per onderdeel hoe de uitvoering heeft plaatsgevonden, waarbij tevens aantallen worden genoemd. Vervolgens beschrijven wij onze conclusies en aanbevelingen en tot slot geven wij de voor deze evaluatie relevante mangementinformatie weer. Organisatie van de dienstverlening In de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Houten is hierover een aantal afspraken vastgelegd. Samengevat: schriftelijke aanmelding door Alexander Calder (AC) onder vermelding van voorkeur van klant en volgorde loopbaanonderscheid; 2 dagen na aanmelding een intakegesprek bij UW in aanwezigheid van de consulent van AC, specialist en brugfunctionaris UW: in geval van een Go: 1 dag na intake start met traject bij UW; in geval van een No Go: terugkoppeling van UW naar de casemanager van de gemeente Houten. voortgangsbewaking: de specialist van UW koppelt naar consulent AC na eerste week schriftelijk terug; in de 2 e week na start bezoekt de AC-consulent de werkplek met diens terugkoppeling hiervan aan de casemanager; in de 3 e week vindt er een korte schriftelijke rapportage plaats van voortgang door de specialist UW; in de 4 e week bezoekt de AC-consulent de werkplek met diens terugkoppeling hiervan aan de casemanager; een maandelijkse voortgangsrapportage en een eindrapportage door UW aan de casemanager. In bovengenoemd proces kunnen de volgende stappen worden onderscheiden die wij achtereenvolgens zullen behandelen:

2 Aanmelding In totaal hebben er 7 aanmeldingen plaatsgevonden verspreid over een periode van 11 maanden: 2 intakes hebben geen doorgang gevonden: 1 omdat de kandidaat niet over kinderopvang beschikte om aan het traject deel te kunnen nemen; 1 omdat de kandidaat vóór de intake werk vond; 1 intake is niet doorgegaan, omdat de kandidaat niet op de intakeafspraak verscheen. De eerste 2 aanmeldingen door de consulent van AC verliepen niet volgens de gemaakte afspraken: de afgesproken aanmeldingsinformatie was niet compleet. Na interventie is dit hersteld en kon UW haar dienstverlening starten. Sindsdien is er volgens afspraak aangemeld. Van de 7 aanmeldingen zijn voor 6 mensen intakegesprekken gepland: 1 intake heeft er binnen de afgesproken termijn plaatsgevonden; 5 intakeplanningen kenden een overschrijding van de afgesproken termijn van 2 werkdagen, o.a. in verband met onderlinge afstemming. Warme overdracht Bij alle 4 intake-afspraken is de consulent van AC aanwezig geweest, op 1 na. De consulent van AC gaf hiervoor als reden aan, dat het niveau van de kandidaat zodanig was dat hij zich geheel zelfstandig zou moeten kunnen presenteren. Naar aanleiding van de terugkoppeling van het verloop van het intakegesprek stelde de consulent van AC echter vast, dat haar aanwezigheid toch beter zou zijn geweest. In de andere 3 gevallen heeft de warme overdracht ertoe bijgedragen, dat de persoon zich gesteund voelde; dat de consulent van AC input kreeg over het niveau van functioneren in een selectiegesprek om deze informatie vervolgens eventueel te kunnen gebruiken voor verbetering van de presentatie van de klant; de uitvoerders van UW en AC makkelijker met elkaar konden omgaan. Werktraject Na de 4 intakes hebben 2 mensen een daadwerkelijke trajectstart gemaakt. Waarom zijn er twee niet gestart: 1 vanwege het besluit van de casemanager de uitkering te beëindigen wegens herhaaldelijk verzuim (te laat komen) op afspraken; 1 vanwege het besluit van de casemanager van de gemeente Houten om AC toestemming te geven de kandidaat het traject van UW intern bij AC te laten uitvoeren. Van de twee mensen die wel aan het traject hebben deelgenomen startte 1 persoon binnen de afgesproken doorlooptijd. De andere 3 weken later in verband met te regelen kinderopvang.

3 UW kon beiden de werkrichting bieden die zij als voorkeur hadden uitgesproken. Voor één van beiden was de context van een productieomgeving en de daarmee samenhangende cultuur op de werkvloer een hard gelag. Dit trok een zware hypotheek op haar motivatie. Voor de ander pasten het werk, de werkomstandigheden en de verhoudingen van onze divisie productie wèl goed, hetgeen zelfs leidde tot een sollicitatie bij UW. UW heeft in de periode dat beiden deelnamen aan het traject niet altijd een constante werkaanvoer kunnen realiseren in verband met een tijdelijke stagnatie van opdrachten in de winterperiode. Voortgangsbewaking Over het verloop van het traject van de twee mensen die hebben deelgenomen, heeft de specialist van UW de consulent van AC eind eerste week niet schriftelijk, maar mondeling geïnformeerd. In de 4 e week hebben gesprekken bij UW met de consulent van AC plaatsgevonden op basis van mondelinge informatie. Tussentijdse maandelijkse voortgangsrapportages hebben voor beiden over de eerste periode correct plaatsgevonden: voor 1 van de mensen viel die samen met de eindrapportage. Voor de andere is een uitgebreide rapportage aan het eind van de 2 e maand opgesteld en is met toestemming van de casemanager een 2 e periode van maximaal 3 maanden afgesproken. Over de 3 e tot en met 6 e maand is 1-malig een voortgangs- c.q. eindrapportage gemaakt. Afronding Voor 1 van de 2 mensen die deelnamen aan het traject was de tijdspanne tussen beëindiging daarvan en de start in een baan te kort om daarin nog een exitgesprek te plannen. Met de andere persoon heeft geen exitgesprek in aanwezigheid van de consulent van AC plaatsgevonden. Communicatie De specialist van UW en de consulent van AC hebben gedurende het traject van beide deelnemers frequent telefonisch contact gehad, waarbij de consulent van AC in voorkomende gevallen op zich nam de relevante informatie aan de casemanager van de gemeente Houten door te spelen. De afspraken over schriftelijke communicatie tussen UW en de casemanagers van de gemeente Houten hebben volgens afspraak plaatsgevonden. In beide gevallen is er geen sprake geweest van ziekte, waardoor geen gebruik is gemaakt van het afgesproken ziekmeldingsprotocol.

4 Conclusies en aanbevelingen, Faal- en succesfactoren 1. Conclusies De inschatting van het aantal aanmeldingen bij aanvang van het contract (± 35) is achtergebleven: 4 in de periode tot , 3 in de periode van tot ; Het aantal mensen dat na aanmelding daadwerkelijk ingestroomd is in een vervolgtraject werken in werk, is laag gebleken (29%); Aanmeldingsprocedure op het punt van informatieoverdracht door Alexander Calder kende bij 2 mensen startproblemen, maar liep vervolgens volgens afspraak; Doorlooptijden tussen aanmelding en intake zijn overwegend niet binnen de afgesproken termijn gerealiseerd en vereist een strakke(re) organisatie, regie en monitoring aan de kant van de opdrachtnemer; Doorlooptijden tussen intake en start zijn gerealiseerd; De warme overdracht door de consulent verantwoordelijk voor bemiddeling en plaatsing heeft bijgedragen aan kwaliteitsverbetering voor alle betrokkenen; Het werktraject sloot in één van beide gevallen goed aan en in het andere geval niet, ook al viel het aangeboden werk in de interessesfeer; Er was niet altijd een constant aanbod van werk als gevolg van orderstagnatie in de winterperiode; De voortgangsbewaking liep niet helemaal volgens afspraak, maar dit heeft geen nadelige effecten gehad voor de recht- en doelmatigheid; De afronding in de vorm van een exitgesprek heeft volgens afspraak plaatsgevonden en wel op basis van de eindrapportage van de specialist van UW. Deze eindrapportage waarborgde concreet houvast voor het gesprek. De communicatie met de casemanagers heeft volgens afspraak plaatsgevonden. 2. Aanbevelingen De uitvoering van bemiddeling, plaatsing en nazorg (werken aan werk) en die van aanbodversterking (werken in werk) moeten naadloos op elkaar aansluiten. Als hiervoor twee verschillende contractpartijen worden gecontracteerd, kost dit alle betrokken partijen (ook de opdrachtnemer) extra tijd. Uit het oogpunt van effectiviteit en efficiency zijn wij van mening, dat het contracteren van één partij, desnoods met een onderaannemer de voorkeur verdient; Warme overdracht is een belangrijke aanpak gebleken voor de samenwerking en communicatie bij de operationele uitvoerders; Het karakter van de intake als een selectiegesprek bij de organisatie die verantwoordelijk is voor de realisatie van werken in werk na een maand waarin de aangemelde persoon o.a. getraind is in sollicitatievaardigheden, is inhoudelijk een passende aanpak; De afspraken over vorm en frequentie van communicatie en rapportage waren in dit contract nogal vast voorgeschreven. Onze aanbeveling is om 1 of 2-wekelijks via de aan de casemanagers een korte stand van zaken per klant te sturen. Ook zou de frequentie van de schriftelijke rapportages bijgesteld kunnen worden naar 1x per kwartaal als alles volgens plan verloopt, of een tussentijdse schriftelijke rapportage als blijkt dat dit niet het geval is.

5 Organiseer de uitvoering van een pilot bij een klein aantal casemanagers, om de beoogde ontwikkeling en monitoring van het project beter te kunnen waarborgen. Om een pilot ( experiment ) goed te kunnen monitoren en beoordelen op waarde en kwaliteit, is er in dit project voor gekozen de tijdspanne waarin deze plaatsvindt redelijk kort en afgebakend te houden. Echter dit gegeven krijgt optimale betekenis in relatie tot aantallen aanmeldingen en instroom. De aantallen klanten die in traject zijn gegaan bij UW, zijn zoals bekend, erg mager gebleven. De mogelijkheid om met de opdrachtnemer te praten over verbreding van de doelgroep met klanten uit het zittend bestand, zou eventueel van te voren als optie in het contract opgenomen kunnen worden; In dat geval ook de beschikbaarheid van heldere criteria bij de casemanagers om te kunnen bepalen welke cliënten uit het zittend bestand geschikt zouden kunnen zijn voor de aangeboden dienstverlening; De regierol ligt van begin- tot eind van het traject bij de casemanager, geef de casemanager dan ook een rol bij de verlenging van het traject, zowel richting de klant als richting de opdrachtnemers, in dit geval AC én UW Reïntegratie. Continu werkaanbod voor de klant op de werkvloer bij UW is van belang, om de klant gemotiveerd te houden, een realistisch beeld te geven van werk en werkomstandigheden. Managementinformatie Tabel gegevens uitvoering Sprintbemiddeling UW Reïntegratie AANMELDINGEN INTAKES INSTROOM VERLENGING UITSTROOM 7* ** * 2004: 1 in mei; 2 in september en 1 in oktober 2005: 2 in februari en 1 in maart ** met uitstroom wordt bedoeld: uitstroom uit de uitkering, zowel positief door aanvaarding van werk als negatief door beëindiging van de uitkering wegens verwijtbaar gedrag: positief: 1 in tijd tussen aanmelding en intake; 1 tijdens eerste werkperiode; negatief: 1