Referentiematrix volgens NPR 9026+C1

Transcriptie

1 # ONDERZOEKSVRAGEN MVO-PRINCIPES Bron Hfdst 5.1 Het afleggen van rekenschap 1 Wij leggen rekenschap af over de effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten en de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen; Belangrijke reden voor het ontstaan van ZAVOR is juist dat we door onze wijze van bedrijfsvoering een positieve bijdrage willen leveren op het gebied van maatschappij, economie en milieu in de oorsprongslanden. Een typisch voorbeeld daarvan is onze deelneming in de Gathage Farmers Coöperatieve Society (GFCS) in Gatundu South Kenya East Africa met in totaal 350 families als actieve deelnemers. De supervisors die zijn aangesteld, worden getoetst door het Ministry of Labor. De samenwerking tussen ZAVOR en GFCS leidt tot: Een eerlijke prijs voor de deelnemers voor de ruwe koffiebonen Aanleg van waterputten en irrigatiesystemen Collectieve inkoop van meststoffen en bestrijdingsmiddelen waarbij door voorlichting het gebruik van bestrijdingsmiddelen sterk wordt gereduceerd. Gegarandeerde afname van de volledige oogst en tijdige betaling Verzorgen van workshops gericht op verbetering van de oogst Verzorgen van workshops gericht op verbetering van de leefomstandigheden. Ter voorkoming van uitputting van plantages is in samenwerking met Coffeee Research Riru Kenya een programma opgezet om de bestaande oogst te vergroten door het enten van nieuwe koffie bomen op bestaande wortels waardoor de bestaande wortels na een periode van 3 jaar na enting weer een volledige oogst garanderen. Tevens is het enten van Rural 11 coffee een boon die geen ziektekiemen heeft en daardoor ook minder bestrijdingsmiddelen nodig heeft. ZAVOR heeft zich daarnaast gecommitteerd aan de 8 millenniumgoals zoals deze zijn opgesteld door de VN. In veel situaties werken wij nauw samen met UNHCR en/of UN Habitat. De in de oorsprongslanden door ons gebruikte procedures worden getoetst door Deloitte Nairobi en Grant Thornton International. In totaal hebben wij op dit moment 198 training modules beschikbaar die worden gebruikt in Soedan, Kenya, Tanzania, Burundi. Rwanda, Ethiopië en Oeganda. Deze trainingmodules hebben allen gemeen dat ze op een zeer begrijpelijke en praktische wijze onderricht geven in een veelvoud van onderwerpen zoals: voeding, voedselbereiding, hoe om te gaan met een (lichamelijke of geestelijke) beperking, voorkomen van ziektes, landbouw, veeteelt, visserij, hygiëne, maken van bouwwerken en gereedschappen en nog veel meer. In al deze trainingen wordt het principe gehanteerd van train de trainers. Overzicht trainingmodules Hfdst. 5.2 Transparantie 2 Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? ZAVOR is onderdeel van Don-Q International BV en volledig eigenaarschap van Sterckerij Beheer BV, ZAVOR heeft 2 directieleden. Het doel van ZAVOR is het kweken en verkopen van koffiebonen met als uitgangspunt het maken van winst volgens de Fair Trade + gedachte, oftewel: vanaf het begin van de keten in directe schaal, meetbaar, controleerbaar maar vooral levensvatbaar voor de toekomst. Uittreksel KvK DonQ Int. BV Sterckerij Beheer BV ZAVOR.. zoveel meer dan alleen koffie! Pagina 1 van 11

2 Als specifiek voorbeeld benoemen we onze deelneming in de Gathage Farmers Coöperatieve Society (GFCS) in Gatundu South Kenya East Africa, die als maatstaf dient voor ons handelen in Oost Afrika. De activiteiten richten zich vooral op het groeien van ruwe koffiebonen en de maatschappelijke verbeteringen van de deelnemende boeren uit de GFCS coöperatie. De boeren van GFCS zijn zelfstandige ondernemers en gezamenlijk eigenaar van de Society. in Gatundu South Kenia. Doordat er een coöperatie is ontstaan zijn de rechten en plichten gelijk en hebben alle deelnemers gelijk stemrecht een en ander uiteraard bestuurd door een democratisch gekozen Chair-person en de bijbehorende staff die elke twee jaar opnieuw gekozen wordt door middel van democratische verkiezing. Binnen de coöperatie zijn voor alle functies functiebeschrijvingen opgesteld waarin tevens de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd. Title Deed Overzicht functiebeschrijvingen Stakeholders worden geselecteerd op basis van gebruik voor de organisatie en de toegevoegde waarde die zij hebben voor de organisatie. De stakeholders worden elk met hun eigen expertise en inbreng betrokken bij de organisatie, dit varieert afhankelijk van de relatie met ZAVOR. Door een Fair Trade prijs te betalen in het land van herkomst, de boeren coöperatie (GFCS) te stimuleren om projectgelden te sparen om projecten te realiseren en uiteindelijk winst te maken op de ruwe koffiebonen, gebrande koffiebonen en fresh Brew koffie kunnen de financiën worden gedekt. De financiële situatie van ZAVOR is mede afhankelijk van de afzet van de door haar geleverde producten en diensten. Om uitbreiding van onze MVO-activiteiten te financieren is inmiddels een crowd funding traject gestart zodat we daarmee tevens een groep van betrokken financiers om ons heen verzamelen. Wat onze stakeholders betreft hebben we voor het productsegment koffie in de oorsprongslanden de boel goed op orde. De productsegmenten thee, cacao en noten staan nog in de kinderschoenen en moeten een zelfde weg doorlopen. Vanwege de geringe omvang van ZAVOR is het aan het einde van de keten nadrukkelijk moeilijker om onze stakeholders te beïnvloeden. Denk daarbij aan onze agenten die op provisiebasis voor ons actief zijn en tegelijk voor derden werken en de leverancier van koffieautomaten. Hier zijn dus zeker nog stappen te maken. Onze branding is erop gericht om ZAVOR synoniem te doen zijn voor Fairtrade. Dit doen we door het fairtrade-beeldmerk te voeren op onze verpakkingen, maar ook in de benadering van (potentiële) afnemers/consumenten. Pagina 2 van 11

3 Hfdst. 5.3 Ethisch gedrag 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. ZAVOR richt zich in haar bedrijfsvoering op een viertal kernthema s: verduurzaming van de voedselketen het aanwakkeren van schone productiemiddelen en gebruik van duurzame energie bevordering van economische participatie en diversiteit stimulering van sociale cohesie en solidariteit. Om deze kernthema s te bewaken is een ethische commissie ingesteld. Er is een algemene gedragscode voorhanden waarin aan medewerkers duidelijk wordt gemaakt welke ethische gedragsnormen binnen ZAVOR van kracht zijn. Via trainingsprogramma s worden medewerkers hierover geïnformeerd. Daarnaast zijn er nog specifieke gedragscodes van toepassing voor speciale groepen medewerkers. Algemene gedragscode Financial Code of Ethics Purchasing Code of Ethics Kernwaarden van ZAVOR zijn: maatschappelijke verantwoordelijkheid van de onderneming ondubbelzinnige excellence in alle aspecten van de onderneming innovatie op basis van de wetenschap oprechtheid en integriteit winst, maar dan wel winst uit werk dat ten goede komt aan de gehele mensheid geen cynisme het koesteren en verbreiden van gezonde Amerikaanse waarden creativiteit, dromen en fantasie fanatieke aandacht voor consistentie en details bewaren en beheersen van het imago van Disney service voor de klant, die op de allereerste plaats komt hard werken en individuele productiviteit nooit tevreden zijn excellente reputatie: deel uitmaken van een groter geheel verheffing van de Nederlandse cultuur en het nationale aanzien een pionier zijn, niet anderen volgen: het onmogelijke voor elkaar brengen de capaciteiten en creativiteit van het individu aanmoedigen. Schematisch hebben we deze als volgt weergegeven: Pagina 3 van 11

4 Hfdst. 5.4 Respect voor de belangen van stakeholders 4 Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Onze belangrijkste stakeholders zijn de boerencoöperaties. Hoe we daarmee omgaan is uitvoerig beschreven in de hoofdstukken 5.1 en 5.2 Hfdst 5.5 Respect voor de rechtsorde 5 Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. ZAVOR voldoet uiteraard aan de Nederlandse wet- en regelgeving en voldoet aan de regelgeving van de landen waar de koffie vandaan komt. Dit wordt periodiek getoetst, zowel van overheidswege als door ons geselecteerde toezichthoudende instanties zoals: Deloitte Nairobi, Grant Thornton International. Ministry of Labor, UNHCR en UN Habitat. Medewerkers krijgen de gelegenheid om kennis te nemen van de meest recente geldende wet- en regelgeving en tevens zullen de medewerkers en directie zich houden aan deze geldende wet- en regelgeving. Hfdst. 5.6 Respect voor internationale gedragsnormen 6 Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. ZAVOR zal ten aller tijden haar activiteiten heroverwegen in gebieden waar de internationale gedragsnormen (zoals vastgelegd in de OESO-richtlijnen) niet worden nageleefd. ZAVOR zal ten aller tijden relevante organisaties of autoriteiten proberen te overtuigen om de geldende wet- en regelgeving toe te passen en daar waar deze hapert aan te passen tot de geldende wet- en regelgeving overeenkomt met de internationale gedragsnormen. ZAVOR zal ten aller tijden vermijden medeplichtig te zijn, in welke vorm dan ook, aan het schenden van de internationale gedragsnormen, dit geldt ook voor de leveranciers van ZAVOR. ZAVOR zal ten aller tijden vasthouden aan de internationale gedragsnormen, ook daar waar door de lokale wet minder eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld bescherming van het milieu en maatschappij. Hfdst. 5.7 Respect voor mensenrechten 7 Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Het lot van de mensen in de oorsprongslanden gaat ons aan het hart en vormen de oorsprong van het ontstaan van ZAVOR. We zijn er ons goed van bewust dat, hoe goed bedoelt ook, wij met een westerse blik naar de oorsprongslanden kijken. Vandaar dat we door het oprichten van de boerencoöperaties zoveel mogelijkheid gebruik willen maken van de ideeën en wensen van de leden. Natuurlijk is het ons doel om als tegenprestatie voor onze inspanningen en financiële risico s op een correcte wijze financieel te worden gecompenseerd. Tenslotte kunnen wij onze activiteiten alleen duurzaam voortzetten als de financiële resultaten daar mee in overeenstemming zijn. Ons handelen wordt daarbij echter volledig bepaald door Fair Trade +. Pagina 4 van 11

5 ONDERZOEKSVRAGEN OVER STAKEHOLDERS Hfdst. 6.1 Stakeholders identificeren 8 Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd en wie zijn dat? De boerencoöperaties, als vertegenwoordigers van de lokale gemeenschap, zijn onze belangrijkste stakeholders en daarmee ook gesprekspartners. Wij gaan in gesprek met onze stakeholders door formele vergaderingen te beleggen en informele conferenties, workshops, rondetafeldiscussies, consultatierondes, internet fora, etc. ZAVOR maakt een duidelijke agenda op en verspreidt deze vooraf aan alle betrokkenen. De agenda bevat vaste punten zoals het bedrijfsproces, financieel overzicht, visie, strategie en natuurlijk de mogelijkheid voor eigen inbreng buiten de vaste structuur om. Naast de boerencoöperaties vormen de leveranciers, afnemers, donoren en informatieverstrekkers onze belangrijkste stakeholders. Wij zijn nog allerminst tevreden over onze afstemming met stakeholders aan het einde van de keten. Dit aspect verdient nog nadrukkelijk aandacht en verbetering. Beperking daarbij is en blijft dat wij voor onze leveranciers slechts een zeer kleine speler zijn. Voordeel daarvan is evenwel ook dat wij zeer transparant zijn in ons handelen naar onze opdrachtgevers/consumenten. 9 Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? De boeren coöperatie leden, leveranciers, donoren, informatieverstrekkers en afnemers. Hfdst. 6.2 Het betrekken van stakeholders 10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders? Zie hoofdstukken 5.1 en 5.2. Voorbeelden waaruit ons respect voor onze stakeholders in de oorsprongslanden blijkt zijn instructies over en ondersteuning bij: hergebruik water gebruik zonnestroom herbeplanting van heggen voorkomen van erosie aanleggen van irrigatiesystemen voorkomen van vuilwaterlozing aanleg van visvijvers gebruik van organische meststoffen Onze activiteiten gaan echter veel verder. Via ons eigen Training, Rehabilitation and Development Center (TRDC) bieden we inmiddels maar liefst maar liefst 198 trainingmodules die niet alleen gericht zijn op de activiteiten van de boerencoöperaties, maar zeer zeker ook ten doel hebben om de kwaliteit van leven in de plaatselijke gemeenschap naar een hoger plan te brengen. Overzicht trainingmodules ONDERZOEKSVRAGEN MVO-KERNTHEMA S Hfdst. 7.1 Bepalen van relevantie 11 Welke criteria zijn gehanteerd bij het bepalen van de relevantie van onderwerpen? Bij het bepalen van de relevantie van onderwerpen hebben wij onze aandacht met name gericht op de beïnvloeding in de oorsprongslanden. Niet alleen is onze invloedsfeer daar het hoogst, maar ook omdat onze verbondenheid met de oorsprongslanden de bron is van het ontstaan van ZAVOR. Pagina 5 van 11

6 12 Welke onderwerpen zijn relevant? Voor ZAVOR is het relevant dat onze aanwezigheid in de oorspronglanden leidt tot verbetering van de leefomstandigheden (mens, maatschappij) met aandacht voor milieuaspecten op zowel korte als lange termijn. De relevantie van onderwerpen is afhankelijk van de plaatselijke situatie en cultuur. Verheugend daarbij is dat ook de boerencoöperaties steeds meer zich op de wat langere termijn gaan richten. Onafhankelijk van het oorsprongsland is de nummer 1 topic in alle gevallen respect voor mensen en mensenrechten, met als goede tweede scholing en onderricht. Hfdst. 7.2 Bepalen van significantie 13 Welke criteria zijn gehanteerd bij het bepalen van de significantie van onderwerpen? De uitgangspunten die zijn gehanteerd bij het bepalen van de significantie zijn de 8 millenniumdoelen zoals deze zijn opgesteld door de Verenigde Naties. Afhankelijk van de lokale situatie kan dit leiden tot verschillende prioriteitstellingen. 14 Welke onderwerpen zijn significant? De top 3 is in dit geval: 1. Het uitroeien van extreme armoede en honger 2. Bevorderen van de algemene gezondheid 3. Zorgen voor milieuduurzaamheid Hfdst. 7.3 Prioriteren van MVO-onderwerpen 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Voor ons ligt de prioriteit nog zeer sterk op het verbeteren van de leefomstandigheden in brede zin in de oorsprongslanden. De oorsprongslanden zijn niet alleen per land sterk verschillend in cultuur, ontwikkeling enz. maar ook per land is er sprake van grote verschillen. In alle gevallen wordt naar bevind van zaken gehandeld, waarbij een praktische en pragmatische benadering leidend is. 16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? De prioriteitstelling in de oorsprongslanden wordt bepaald in dialoog met de coöperaties. Hun prioriteitstelling is leidend in de besluitvorming waarbij er hooguit sturing/richting wordt gegeven vanuit een meer lange termijnbenadering. Onze aandacht voor het bijdragen aan verbetering van milieu en maatschappij in Nederland is wat dat betreft nog onderbelicht. 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Een beknopt overzicht van reeds ondernomen acties betreft: Het filtreren van het vervuilde water dat bij de productie van koffie vrijkomt, zodat het nadien kan worden geloosd in een vijver die nadien weer kan worden gebruikt als visvijver. Geven van onderricht en verzorgen van lesmaterialen en uniformen Introductie van nieuwe gewassen en landbouwmethoden om daarmee de oogst te vergroten en het milieu te sparen Geven van onderricht in hygiëne Inrichten van coöperaties om daarmee de zelfredzaamheid te vergroten 18 Toelichting op prioriteitsstelling In de prioriteitstelling hebben we ons met name laten leiden door de vraagstelling: waar is het meeste behoefte aan, waar kunnen we met gebruikmaking van de bij de plaatselijke bevolking aanwezige kennis en vaardigheden een zo goed mogelijk resultaat bereiken, uitgaande van beperkte financiële middelen. Pagina 6 van 11

7 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Via de coöperaties is er sprake van een dialoog met de eerst betrokkenen en tevens de eerst verantwoordelijken. Hun prioriteitstelling is leidend in de besluitvorming waarbij er hooguit sturing/richting wordt gegeven vanuit een meer lange termijnbenadering. ONDERZOEKSVRAGEN OVER HET INTEGREREN VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN DE ORGANISATIE Hfdst. 8.2 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Wij hebben van doen met de leden van de coöperaties, leveranciers, donoren, informatieverstrekkers, eindgebruikers en afnemers. Onze kennisverspreiding richt zich in dit stadium op het vergroten van kennis in de oorsprongslanden. Wij hebben nauwe contacten met onze eigen boeren coöperaties, maar eveneens met NGO s zoals Oxfam en UNHCR en UN Habitat. Via de Zelfverklaring ISO willen we graag ruchtbaarheid en zichtbaarheid geven aan onze drijfveren en activiteiten. 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Via onze Financial Code of Ethics en de Purchasing Code of Ethics dragen wij er zorg voor dat al onze samenwerkingpartners goed op de hoogte zijn van de ethische normen waar wij ons aan conformeren en waarvan wij eisen dat ook zij zich daaraan conformeren. Is dat niet het geval en leidt onze beïnvloeding niet tot het door ons gewenste gedrag, dan rest ons slechts om afscheid van elkaar te nemen. Hfdst. 8.3 Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) 22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Onze aandacht op deze terreinen richt zich voornamelijk op onze mogelijkheden tot positieve beïnvloeding in de oorsprongslanden. Onze activiteiten in de oorsprongslanden worden continu gemonitord tijdens de vergaderingen binnen de coöperaties. 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Wij beoordelen of onze leveranciers zich houden aan de internationale gedragsnormen. Daarnaast dragen we de Fairtrade-gedachte nadrukkelijk uit in al onze activiteiten richting afnemers. Een brochure hieromtrent is op dit moment in de maak. 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie Onze activiteiten in de oorsprongslanden worden continu gemonitord tijdens de vergaderingen binnen de coöperaties. 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Belangrijk negatief effect op met name het milieu is de hoeveelheid water die nodig is in het gehele productieproces van koffie. (Maar liefst 140 liter per kop koffie!!). Het aanleggen van irrigatiesystemen en het filtreren van vuil water zodat hergebruik mogelijk is, zijn voor ons activiteiten om deze negatieve milieubelasting te beperken. Daarnaast worden in nauwe samenwerking met Coffee Research Riru Kenya nieuwe koffiebomen geënt op bestaande wortels, waardoor na drie jaren al weer een volledige oogst kan plaats Pagina 7 van 11

8 vinden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de Rural 11 koffieboom die minder gevoelig is voor ziektekiemen, waardoor minder bestrijdingsmiddelen nodig zijn. Hfdst. 8.4 Visie, missie, beleid en strategie 26 Hoe geeft uw organisatie richting aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Dat komt onder andere tot uitdrukking in onze algemene gedragscode. Wij zijn overtuigd van het feit dat het verbeteren van de levensomstandigheden in de oorsprongslanden nadrukkelijk ten goede komt aan het leven aldaar, maar uiteindelijk ook in de Westerse wereld. Binnen de boerencoöperaties worden besluiten genomen die voldoen aan het SMART-uitgangspunt en waarbij zij zelf de verantwoordelijkheid dragen voor de prioriteitstelling en de uitvoering. Wij onderschrijven van harte de 8 millenniumdoelen van de VN en doen wat in ons vermogen ligt om een bijdrage aan de verwezenlijking te bewerkstelligen. Algemene gedragscode Hfdst. 8.5 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Door de wijze waarop inhoud wordt gegeven aan de zeggenschap van en binnen de boerencoöperaties zien we dat dit ook zijn invloed heeft op de omgeving waardoor deze activiteiten een bron zijn van positief kopieergedrag. 28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Het ontwikkelen van competenties gebeurt door het geven van onderricht in de vorm van de 198 trainingsmodules die er op dit moment door ons zijn ontwikkeld. Een sterke nadruk ligt daarbij op het train de trainer -principe waardoor deze kennis zich zowel binnen als buiten de lokale gemeenschappen verder verspreidt. Overzicht trainingmodules Hfdst. 8.6 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Zie hiervoor wat al eerder beschreven is over onze activiteiten. Hfdst. 8.7 Communicatie over MVO 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria: compleet, begrijpelijk, responsief, nauwkeurig, evenwichtig, actueel? JA, de sprekende voorbeelden hiervan hebben we, in onze optiek, in het vorenstaande meer dan voldoende belicht. 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Onze communicatie richt zich tot op heden voornamelijk op de leveranciers in de oorsprongslanden en de afnemers in Nederland. Wij zijn graag bereid, binnen de mogelijkheden die ons als kleine organisatie ten dienst staan, om onze expertise en knowhow aan derden ter beschikking te stellen. Voor de oorsprongslanden zijn we meer dan tevreden hoe ZAVOR wordt gezien door de lokale bevolking, NGO s en overheden. Onze trainingmodules zijn een goed voorbeeld hoe wij communiceren en op een eenvoudige en begrijpbare wijze een bijdrage leveren aan mens, maatschappij en milieu. Vanwege de omvang van onze organisatie en de door ons gehanteerde prioriteitstelling hebben wij tot op heden onvoldoende ruchtbaarheid en zichtbaarheid (kunnen) (ge)geven van onze activiteiten richting afnemers. We hopen van harte dat mede door deze Zelfverklaring ISO ook dit onderdeel van het geheel meer focus gaat krijgen. Pagina 8 van 11

9 Uiteraard kennen wij een klachtenregeling waar onze leveranciers terecht kunnen. 32a 33a 33b Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? NEE, wij kennen in dit stadium geen maatschappelijk verslag. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? NEE Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Tot op heden zijn er geen meningsverschillen of conflicten geweest met stakeholders. De vergaderingen met vaste agenda s, procedures en besluitvormingsprocessen in de oorsprongslanden hebben wat dat betreft hun nut bewezen. Hfdst. 8.8 monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? In Kenia zitten 3 medewerkers van ZAVOR die de ogen en oren van ZAVOR Koffie zijn op de grond. Deze 3 personen reizen de betreffende koffieplantages af en bekijken de projecten, beoordelen de regelgeving vastgelegd in NEN-en_ISO Deze personen rapporteren direct aan de directie van ZAVOR, na deze rapportage zullen direct maatregelen worden genomen om eventuele dwalingen of misstanden direct te verbeteren om te komen tot de geformaliseerde uitgangspunten vermeld in NEN-en-ISO en MVO doelen. Deze gecorrigeerde zaken zullen nadrukkelijk worden gevolgd, gemonitord en waar nodig bijgesteld om het uitgangspunt weer zo snel mogelijk te bereiken en te behouden. Deze rapportage wordt per mail gevoerd en is duidelijk gekoppeld aan een tijdlijn met een begin en eind om het einddoel weer te bereiken. De communicatiestroom is open en toegankelijk voor de desbetreffende stakeholders. Een en ander nog los van de vergaderingen die binnen de corporaties worden gevoerd en waarbij wordt beoordeeld of doelstellingen binnen der vooraf gestelde kaders zijn gerealiseerd. 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? Onze activiteiten worden o.a. gemonitord door Deloitte en Grant Thornton International. ZAVOR staat nog aan het begin en heeft nog geen tastbaar (visueel) referentiekader uit het verleden. Wij zijn nog niet zo ver dat ons MVO-beleid in alle aspecten is geprioriteerd op basis van relevantie en significantie. Wel is het zo dat prioriteiten worden gesteld en deadlines worden vastgesteld in de besluitvorming van de boerencoöperaties. Voor ons is deze referentiematrix een levend document en hulpmiddel dat doorlopend zal worden verbeterd, aangepast e.d. naar gelang de inzichten veranderen. 36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Naast de coöperaties zijn dit de controlerende instanties zoals Deloitte en de accountant van ZAVOR. 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Zie daarvoor de presentatie ZAVOR presentatie en MVO doelen ZAVOR presentatie en MVO doelen Pagina 9 van 11

10 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? Wij verkeren in de gelukkige omstandigheid dat wij ons doel nooit zullen bereiken. We weten alleen welke richting we op willen. Zelfverklaring ISO is een levend document en daardoor zal het nooit af zijn en zullen er altijd nieuwe doelen bijkomen of oude doelen moeten worden bijgesteld. Dit leidt ertoe dat de haalbaarheid per doel en project met regelmaat opnieuw wordt getoetst. Eventueel leidend tot een bijstelling van de tijdmatrix per doel of project. Hfdst. 8.9 Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Bijeenkomsten in de breedste zin en de nodige documentatie die door diverse instanties zal worden uitgegeven. 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Ondersteunt de principes NEN-ISO Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor uw type organisatie of haar interessegebieden. Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast. Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken. Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie. Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit. Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze. Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden. Is goed toegankelijk. Andere, namelijk Belangrijke redenen voor ZAVOR om te kiezen voor Zelfverklaring ISO zijn: Er is sprake van een richtlijn. Oftewel Zelfverklaring ISO geeft ons niet alleen richting en focus, met behoud van de vrijheid om datgene te doen wat het beste past bij onze organisatie Het feit dat de richtlijn NPR 9026 tot stand is ontwikkeld met inzet van stakeholders uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden. Het internationale karakter Geeft derden inzicht in onze activiteiten en verplicht ons to go for the extra mile 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? We merken nu al dat door het zetten van deze eerste stap op het gebied van formalisering van ons MVO beleid meer inhoud krijgt. Daar waar nodig zullen we onze procedures verder aanscherpen en verbeteren, waarbij gewaakt zal worden voor papieren tijgers. Zeker zullen we ook de hulp inroepen van collega ondernemers en deskundigen om op die wijze tot een hoger doel te komen. WIJ HEBBEN ER ZIN IN!! Pagina 10 van 11