PROCEDURE BANK- EN KASBOEK SGR 24 OVERZICHT HERZIENINGEN

Transcriptie

1 PROCEDURE BANK- EN KASBOEK SGR 24 OVERZICHT HERZIENINGEN Datum Herziening Beschrijving herziening

2 INHOUDSTAFEL OVERZICHT HERZIENINGEN... 1 INHOUDSTAFEL... 2 DOELSTELLING... 3 AANSLUITING WET... 3 REFERENTIE... 3 VERANTWOORDELIJKHEIDSMATRIX... 4 VOORAFGAANDELIJKE BESLISSINGEN DOOR DE RAAD VAN BESTUUR... 4 VOORAFGAANDELIJKE BESLISSINGEN DOOR DE ALGEMEEN DIRECTEUR... 4 VOORAFGAANDELIJKE BESLISSINGEN DOOR DE DIRECTEUR... 4 CONTROLEPUNTEN... 4 ARCHIVERING... 5 PROCEDURE REGISTRATIE VAN DE BANKVERRICHTINGEN... 6 A) OPTIE A: WERKREKENING WORDT IN DE SGR GEBOEKT EN BEHEERD:... 6 B) OPTIE B: WERKREKENING WORDT OP HET NIVEAU VAN DE ENTITEIT BEHEERD:... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. C) BANKKAART... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 2. REGISTRATIE VAN DE KASVERRICHTINGEN... 7 A) OPMAAK VAN HET KASBOEK... 7 B) POSTZEGELKASSEN, CHEQUES, BIJLAGEN BIJLAGE I.1 BANKBOEK BIJLAGE I.3 KASBOEK... 11

3 DOELSTELLING Het doel van deze procedure is een document aan te reiken dat de accurate, volledige en tijdige registratie mogelijk maakt van de ontvangsten, de eventuele uitgaven op de bankrekening en in kas, alsook gelden in bewaring. Deze informatie wordt gebundeld en aan de SGR doorgestuurd. Dit document laat de SGR toe de ontvangsten, uitgaven en gelden in bewaring juist en tijdig in de boekhouding op te nemen. AANSLUITING WET Algemeen: Bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het Gemeenschapsonderwijs We kunnen hier verwijzen naar het Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 1999 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de scholengroepen en het centrale niveau van het Gemeenschapsonderwijs. REFERENTIE Verwante procedures: aankopen, overdracht, leerlinggebonden opbrengsten, lijstgelden,

4 VERANTWOORDELIJKHEIDSMATRIX Functie Niveau Verantwoordelijkheid Naam Financieel medewerker entiteit Entiteit/ Domein Opmaak bankboek/kasboek Doorsturen bankboek/kasboek, registratie van de gelden in bewaring VRE Entiteit/ Domein Goedkeuring verantwoordingsstukken, goedkeuren bankboek/kasboek VIG Entiteit/ Domein Inning van gelden in bewaring VOORAFGAANDELIJKE BESLISSINGEN DOOR DE RAAD VAN BESTUUR Omschrijving Toekennen van een bankkaart voor een VRE gekoppeld aan een bankrekening, een afgebakende periode en met bepaald gedefinieerde gebruikslimieten. (indien voorkomend) Toekennen van limiet voor kleine uitgaven door de VRE met de bankrekening of kas van de entiteit (indien voorkomend) Gebruik van uniform kasboek verplicht, indien er met contanten gewerkt wordt. Datum beslissing VOORAFGAANDELIJKE BESLISSINGEN DOOR DE ALGEMEEN DIRECTEUR Omschrijving Openen van een werkrekening voor een entiteit Aanduiden van een financieel medewerker entiteit in autonome internaten Toekennen van de bevoegdheid van de VRE over de werkrekening Datum beslissing VOORAFGAANDELIJKE BESLISSINGEN DOOR DE DIRECTEUR Omschrijving Aanstellen van een financieel medewerker entiteit Datum beslissing CONTROLEPUNTEN Ref. Beschrijving van de controle Door CP1 Controle op de beweging van het bankboek voor de periode met de daarbij horende rekeninguittreksels voor deze periode. Financieel medewerker entiteit/ Financieel medewerker FC CP2 goedkeuring op de overeenkomst tussen het bankboek en de VRE rekeninguittreksels voor de betreffende maand en tekenen voor akkoord. CP3 De fysische telling dient overeen te komen met het beginsaldo, vermeerderd en verminderd met de verantwoordingsstukken van de kas (ticketen, kwitanties, waardestukken). Na uitvoering van deze telling, tekent de VRE voor akkoord. VRE

5 ARCHIVERING De verantwoordingstukken worden methodisch geklasseerd en op een toegankelijke wijze bewaard. Document Tijd Plaats Bank- en kasboekregister gedurende 10 jaar Financiële cel

6 1. Registratie van de bankverrichtingen PROCEDURE Het openen en opheffen van een financiële rekening valt uitsluitend onder de bevoegdheid van de algemeen directeur. Enkel de Algemeen Directeur kan een bankrekening openen. Alle verrichtingen op elke financiële rekening binnen de SGR moeten volgens het boekhoudbesluit van 6 juli 1999 en de boekhoudwet van 17 juli 1975 in de boekhouding van de SGR worden opgenomen. Bij elke financiële rekening die wordt afgesloten, maakt de AD een kopie van de bankdocumenten over aan de FC. De financiële cel in de SGR houdt een kopie bij van de bankdocumenten ter rechtsgeldigheid van elke financiële rekening. De verantwoordelijke van de financiële cel heeft een overzicht van alle rekeningen die in het bezit zijn van de SGR. Het is sterk aan te raden dat de betalingsbevoegdheid uitsluitend bij de algemeen directeur ligt. De Raad van Bestuur kan echter beslissen dat de VRE onder bepaalde voorwaarden toch betalingen kan uitvoeren. De Raad van Bestuur moet deze beslissing schriftelijk meedelen en moet in de beslissing opnemen wat de bevoegdheden zijn voor betaling voor een verantwoordelijke rekening entiteit (kleine kasuitgaven of het toekennen van een bankkaart) en wat de betalingslimieten zijn. Een kopie van deze beslissing wordt overhandigd aan de verantwoordelijke van de financiële cel. De Algemeen Directeur geeft een overzicht van de bevoegdheden van de verantwoordelijken rekening entiteiten over de desbetreffende werkrekeningen met de data waarbinnen deze bevoegdheden gelden. Er kan slechts één VRE per bankrekening worden aangeduid door de Algemeen Directeur. De VRE duidt schriftelijk één financieel medewerker aan per financiële rekening. De VRE dient deze beslissing schriftelijk over te maken aan de financieel verantwoordelijke van de SGR en moet elke wijziging eveneens schriftelijk aan de financiële cel bekendmaken. De Raad van Bestuur kan beslissen om een bankkaart ter beschikking te stellen aan de VRE. In dit geval dienen de limieten die door de VRE van de bank kunnen afgehaald, conform te zijn met de betalingsbevoegdheden zoals beslist door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur neemt in de beslissing een opsomming op van het soort uitgaven dat met een bankkaart mag betaald worden. De beslissing is schriftelijk en een kopie van deze beslissing wordt door de Algemeen Directeur overgemaakt aan de financiële cel en de financieel medewerker in de entiteit. De titularis blijft in alle geval verantwoordelijk voor de bankkaart. A) Optie A: werkrekening wordt in de SGR geboekt en beheerd: Bij deze optie wordt er vanuit gegaan dat de te innen opbrengsten via facturatie geïnd worden. De financieel medewerker in de SGR maakt de facturen op en stuurt een kopie van de facturen naar de entiteit in de SGR. De financiële cel is verantwoordelijk voor het boeken van de facturen en de bankverrichtingen. De bankafschriften worden rechtstreeks uit Isabel afgeletterd in het boekhoudsysteem van de SGR. Een overzicht van de klanten en ouderdombalans van de entiteit kan dagelijks geraadpleegd worden door de FME van de entiteit. De financieel medewerker van de entiteit volgt vervolgens de openstaande vorderingen op en stuurt indien nodig de aanmaningen. Op die manier is de opmaak van een extracomptabel bankboek overbodig.

7 2. De bankkaart is gekoppeld aan de werkrekening van de entiteit De verantwoordelijke rekening entiteit overhandigt onmiddellijk de factuur aan de financieel medewerker met een bewijs van betaling via bankcontact aan de factuur vastgehecht. De VRE ondertekent de factuur ter goedkeuring. Indien er geen factuur is, hecht de verantwoordelijke rekening entiteit het kasticket aan het bewijs van bankcontact vast en ondertekent hij het kasticket. De financieel medewerker dient de factuur of het kasticket aan het bankboek toe te voegen in bijlage, samen met een afschrift van positieve budgetcontrole (zie procedure aankopen). Op het verantwoordingsstuk noteert de FME het bankuittrekselnummer, dat als verwijzing naar de bijlage dient. In het bankboek registreert de financieel medewerker dezelfde nummerverwijzing naast de uitgave (kolom 3). Indien een betaling niet verantwoord kan worden, dient de financieel medewerker entiteit dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de Algemeen Directeur en de Financiële cel. Indien er cashgeld afgehaald wordt met de bankkaart, moet de VRE onmiddellijk het cashgeld overhandigen aan de financieel medewerker entiteit. De financieel medewerker entiteit laat het cashgeld onmiddellijk registreren in het kasboek en hecht er een kopie van het bankuittreksel aan vast. Er moet ten allen tijde aansluiting zijn tussen de cashverrichtingen en de werkrekening. Indien de titularis aankopen van goederen verricht met zijn bankkaart, mag de titularis nooit extra cashgeld afhalen. Deze bepaling moet schriftelijk in de beslissing van de Raad van Bestuur worden opgenomen. 2. Registratie van de kasverrichtingen A) Opmaak van het kasboek Deze procedure gaat over de registratie van alle kasverrichtingen van een entiteit binnen de scholengroep. Het is sterk aan te raden de kasgelden tot een minimum te beperken. Alle voorzorgsmaatregelen dienen te worden genomen om diefstal, verlies of vernietiging te voorkomen. Enkel de financieel medewerker heeft toegang tot de kasgelden. Alle kasverrichtingen worden bijgehouden op het formulier Kasboek (zie bijlage I.3), zoals beschreven in volgende stappen: Het kasboek registreert alle kasontvangsten en kasuitgaven alsook de gelden in bewaring gegeven (= kwitanties). Alle cashverrichtingen dienen onmiddellijk geregistreerd te worden in het kasboek en moeten steeds ondersteund worden met de nodige verantwoordingsstukken. Kasuitgaven moeten conform zijn met de procedure van Aankopen en met de beslissingen genomen door de Raad van Bestuur betreffende de betalingslimiet voor uitgaven. Voor kasgelden die in bewaring worden gegeven (gelden ter beschikking gesteld aan derden andere dan de financieel medewerker) dient door de ontvanger een ontvangstbewijs getekend. Dit document wordt in tweevoud opgemaakt en wordt ondertekend door de financieel medewerker entiteit waardoor dit document voor hem dient als afgiftebewijs. De hoofdding van het kasboek vermeldt steeds volgende gegevens: de naam of nummer van de scholengroep ; de naam van de entiteit ; de naam van de financieel medewerker; Kolom 1: Sequentiële nummering van de kasverrichtingen. Per verrichting dient een afzonderlijk nummer te worden aangemaakt en dit nummer wordt ook vermeld op het

8 bijhorende bewijsstuk. Elke uitgave of ontvangst, ook al is daar geen kost (aankoop) of opbrengst mee verbonden, moet geregistreerd worden in het kasboek. Kolom 2: Datum van de kasverrichting, deze datum komt overeen met de datum op het bewijsstuk van de uitgaven of de datum van uitschrijving van de kwitantie Kolom 3: De omschrijving van de ontvangsten/uitgaven: De omschrijving ontvangsten moet duidelijk maken om welke gelden het gaat (kostgelden, intendance, ) Indien er een factuur werd opgesteld voor deze ontvangsten, moet hier het factuurnummer worden vermeld. Bij de omschrijving uitgaven dient er duidelijkheid te zijn over welk soort uitgave het gaat en dienen bewijsstukken bijgevoegd met vermelding van de sequentiële nummering van de kasverrichting. Indien er nog geen uitgave kan gedefinieerd worden maar er wordt een kwitantie uitgeschreven, dan moet de omschrijving gelden in bewaring worden opgenomen. Kolom 4: Het nummer van de kwitantie. Bij iedere ontvangst van gelden in kas dient men een kwitantie uit te schrijven. Deze kwitantie wordt getekend door de verantwoordelijke van de kas en vermeldt het bedrag en de omschrijving van de ontvangen gelden. Kolom 5: Het boekjaar waarop de verrichting betrekking heeft. Kolom 6: De boekhoudkundige code conform het MAR. Kolom 7: Hier dient de MAS code vermeld. Kolom 8: Het bedrag van de verrichting Kolom 9: Opmerkingen Kolom 10: Kassaldo: het kassaldo moet maandelijks door de financieel medewerker gecontroleerd worden met het werkelijk aanwezig bedrag aan kasgelden. (Verschillen dienen onmiddellijk schriftelijk te worden gemeld aan de financiële cel) De financieel medewerker verklaart voor deugdelijk en onvergolden verklaard en laat dit ondertekenen door de verantwoordelijke rekening entiteit. Deze doet steekproefgewijs ook effectieve controles en dit minimaal op de laatste dag van elk semester. Elke kasverrichting moet gestaafd worden met een verantwoordingsdocument. De FME voegt voor iedere kasuitgave een bewijsstuk aan het kasboek toe en kent het verantwoordingsstuk een sequentiële nummering toe dat opgenomen wordt in kolom 1. Indien er geen bijhorend bewijsstuk is, moet de financieel medewerker een getekende nota opmaken waarop hij onder eed verklaart wat de reden is van de onvindbaarheid van het bewijsstuk. Deze nota voegt hij aan het kasboek toe op dezelfde manier als de verantwoordingsstukken. De kasverrichtingen worden in de boekhouding ingebracht en dit in navolging van KB van 17 juli 1975 (principes van volledigheid). Er dient bijgevolg geen maandelijkse samenvattingtabel van het kasboek te worden opgemaakt. Het is verplicht om een kasboek bij te houden op de daartoe bestemde formulieren. In navolging van de boekhoudwetgeving mag er geen enkele verrichting gewist worden, vandaar dat een papieren drager noodzakelijk is. Om de registratie van het kasboek in de financiële cel te vereenvoudigen, kan een elektronische versie van het kasboek zeer nuttig zijn. Er wordt sterk aangeraden om het kasboek elektronisch op te maken op de door RAGO voorgeprogrammeerde (beveiligde) pagina s. (sjabloon moet nog opgemaakt worden) Elke pagina wordt genummerd en per pagina moet een totaal worden gemaakt. Deze pagina wordt vervolgens afgedrukt en in het officiële kasboek gekleefd, waar ook de VRE op aftekent. Maandelijks controleert de financieel medewerker het totaal van de ontvangsten, uitgaven en kwitanties met het verschil tussen begin- en eindsaldo. Het kasboek wordt maandelijks ondertekend door de Verantwoordelijke rekening entiteit, die verantwoordelijk is voor de correctheid van het kasboek. (voorbeeldsjabloon fysische telling zie bijlagen) (Controlepunt 3) De FME stuurt de ondertekende pagina s met de verantwoordingsstukken in bijlage door naar de financieel medewerker in de scholengroep. Deze boekt de verantwoordingsstukken in de boekhouding in en noteert het boekstuknummer op het verantwoordingsstuk. De financieel medewerker in de scholengroep is verantwoordelijk voor de aansluiting tussen de balans en het kasboek. De VRE controleert minimaal op de laatste dag van elk semester het werkelijke saldo van de kas. De fysische telling dient in overeenstemming te zijn met de verantwoordingsstukken van de kas (ticketten, kwitanties, waardestukken). Na controle tekent de VRE voor akkoord. (voorbeeldsjabloon fysische telling zie bijlagen). (Controlepunt 4)

9 Deze fysische controle stuurt de financieel medewerker entiteit minimaal in de maand volgend op elk semester door naar de SGR. Indien er zich bij de telling kasverschillen voordoen, moet hiervoor een nota op papier worden opgesteld, waarop onder ede verklaard staat wat de oorzaak van het kasverschil is. Deze verklaring wordt ondertekend door de VRE. Indien het om onverklaarbare kasverschillen gaat, moet er een verklaring op ede worden neergeschreven waarop vermeld staat dat alles in het werk werd gesteld om de reden van het kasverschil te achterhalen, maar dat daar tot op heden nog geen antwoord voor kon worden geformuleerd. De kasverschillen komen op een afzonderlijke grootboekrekening terecht. De Raad van Bestuur moet beslissen wat de procedure is voor kastekorten. De Raad van Bestuur krijgt aan het begin van elk nieuw boekjaar een overzicht van alle kastekorten, samen met de verklaringen onder ede van de financieel medewerkers van de entiteiten. De Raad van Bestuur moet schriftelijk beslissen wat de gevolgen zijn van de kastekorten, zodoende de nodige boekingen te kunnen verwezenlijken. Dit overzicht moet de financieel verantwoordelijke van de SGR in de jaarrekening opnemen. B) postzegelkassen, cheques,.. Postzegels, PWA cheques en dergelijke worden direct bij aankoop in kost genomen. De FME houdt hiervoor een apart register bij. Op het einde van de semesterafsluiting en de eindejaarsafsluiting worden de aanwezige voorraden geteld en vergeleken met het aantal postzegels in het register. De fysische telling van het aantal postzegels, PWA cheques en dergelijke wordt in het register opgenomen. De financieel medewerker ondertekent het register en laat dit ook door de VRE ondertekenen, die op zijn beurt steekproefsgewijs de fysische telling nagaat. De financieel medewerker entiteit verstuurt het getekende register in de maand volgend op de semesterafsluiting aan de SGR. De financieel medewerker in de SGR controleert de aansluiting van het register met de kaseindstand en verricht de nodige boekingen. Doorsturen van het kasboek/de samenvattingtabel van het kasboek naar de SGR Iedere periode van het boekjaar (minstens maandelijks en dit vóór de 7 de van de komende maand) stuurt de financieel medewerker de volgende door de VRE getekende documenten door naar de SGR: - het goedgekeurde kasboek van de periode - de bijgevoegde details van de uitgaven en ontvangsten. Minimum op het einde van elk semester (en dit in de maand hieropvolgend) stuurt de financieel medewerker van de entiteit de volgende door de VRE getekende documenten door naar de financiële cel in de SGR: - goedgekeurd postzegelregister, als ook cheques - ondertekend document tot fysische telling van de kasgelden

10 BIJLAGEN 1. BIJLAGE I.1 Bankboek BANKBOEK SGR ENTITEIT: NAAM: REKENINGNUMMER: NR Datum OMSCHRIJVING ONTVANGST/UITGAVE JAAR WAAROP DE ONTVANGST BETREKKING HEEFT CODE MAR CODE MAS BEDRAG OPMERKING

11 2. BIJLAGE I.3 Kasboek KASBOEK SCHOLENGROEP: ENTITEIT: NAAM: NR DATUM BOEKJAAR OMSCHRIJVING ONTVANGST/UITGAVE KWIT NR CODE MAR CODE MAS BEDRAG KASSALDO