Reglement met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen

Transcriptie

1 Reglement met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen Hoofdstuk 1 - Controle op de toekenning en op de aanwending van subsidies Artikel 1 De artikelen 3 en 7, eerste lid, 1 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen zijn van dwingend recht en van toepassing op alle subsidies ongeacht het bedrag. Deze artikelen bepalen respectievelijk dat de toelage steeds moet gebruikt worden voor het doel waarvoor ze is toegekend en dat het gebruik ervan dient gerechtvaardigd, zo niet moet de toelage worden terugbetaald. Verenigingen met rechtspersoonlijkheid die een subsidie (werkingssubsidie en/of projectsubsidie) ontvangen van 1.250,00 of meer wordt vrijstelling verleend voor het indienen van een balans, rekening en een verslag inzake beheer en financiële toestand. Artikel 2 De bepalingen van de artikelen 3 en 4 van dit reglement betreffen de stukken die in functie van de financiële controle minimaal moeten worden ingediend ter verantwoording van de subsidie. Deze bepalingen zijn van toepassing ongeacht of deze subsidies worden toegekend op grond van een reglement, een nominatieve inschrijving in het budget of een beslissing van de gemeenteraad tot toewijzing van het krediet. Het subsidiereglement of het besluit van de gemeenteraad waarbij de subsidie wordt toegekend kan voorzien in een ruimere verantwoording. Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: werkingssubsidies : subsidies die bestemd zijn voor de reguliere werking van de subsidietrekker. projectsubsidies : subsidies voor een afgebakend geheel van activiteiten, beperkt in de tijd, die niet voor de reguliere werking van de subsidietrekker bestemd zijn. Artikel 3 Indien het werkingssubsidies betreft moet de subsidietrekker (met of zonder rechtspersoonlijkheid) die een toelage van 1.250,00 of meer (wensen te) ontvangen, volgende verantwoordingsstukken indienen: a. Een rekenkundige correcte opgave (= staat van alle ontvangsten en alle uitgaven met betrekking tot het afgesloten boekjaar waarin de subsidie toegekend werd) met opgave van begin- en eindsaldo in kas, op bank, spaardeposito s + beleggingen. Deze opgave dient te worden opgemaakt overeenkomstig het schema in bijlage I van dit b. Een inhoudelijke verrechtvaardiging (activiteitenverslag) die toelaat na te gaan of de subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. c. Afschriften van gedagtekende en genummerde verantwoordingsstukken ter waarde van het subsidiebedrag (bv. facturen, schuldvorderingen, kastickets, verklaring op eer ) voorzien, daar waar mogelijk, van de nodige betalingsbewijzen (kopie van rekeninguittreksel, print online-banking, ) en ingeval van cash betalingen (handtekening van de leverancier + vermelding voor voldaan ) op het ingediende bewijsstuk. Artikel 4 Indien het projectsubsidies betreft moet de subsidietrekker (met of zonder rechtspersoonlijkheid) die een toelage van 1.250,00 of meer (wensen te) ontvangen, volgende verantwoordingsstukken indienen: 1

2 a. Een rekenkundige correcte opgave (= staat van alle ontvangsten en alle uitgaven met betrekking tot het project) met opgave van begin- en eindsaldo in kas, op bank, spaardeposito s + beleggingen. Deze opgave dient te worden opgemaakt overeenkomstig het schema in bijlage I van dit b. Alle verantwoordingsstukken voor de totaliteit van de gedane uitgaven van het project (facturen, schuldvorderingen, kastickets, verklaring op eer ) voorzien, daar waar mogelijk, van de nodige betalingsbewijzen (kopie van rekeninguittreksel, print online-banking, ) en ingeval van cash betalingen (handtekening van de leverancier + vermelding voor voldaan") op het ingediende bewijsstuk. Indien het werkingssubsidies betreft moeten de verantwoordingsstukken ten laatste op 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie wordt toegekend ingediend worden; (bv. verantwoording 2016 = uiterste datum van indiening 30 juni 2017). Bij laattijdige indiening van de verantwoordingsstukken wordt de werkingstoelage van het jaar volgend op het jaar waarop de verantwoordingsstukken betrekking hebben niet toegekend en dus ook niet uitbetaald. Artikel 6 Indien het projectsubsidies betreft moeten de verantwoordingsstukken worden voorgelegd na afloop van het project (uiterlijk binnen 1 maand). Wordt een project verlengd dan moeten de verantwoordingsstukken worden voorgelegd na afloop van elke verlengingstermijn. Hoofdstuk 2 - Slotbepalingen Artikel 7 Dit reglement is van toepassing op subsidies, toegekend vanaf De verenigingen die worden aangeschreven in 2018 voor de indiening van hun verantwoordingsstukken voor 2017 dienen zich te houden aan de bepalingen opgenomen in dit Artikel 8 Bepalingen in bestaande subsidiereglementen die in strijd zijn met de bepalingen van dit reglement worden, met ingang van voornoemde datum van inwerkingtreding van dit reglement opgeheven. 2

3 BIJLAGE I VERANTWOORDINGSMODEL STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN BOEKJAAR WAARIN SUBSIDIE TOEGEKEND IS STARTDATUM V/H PROJECT (1):.../.../... EINDDATUM V/H PROJECT (1):.../.../... ONTVANGEN TOELAGE:... BEGINSALDO: KAS: BANK: SPAARDEPOSITO S: + BELEGGINGEN: (1) In te vullen indien het gaat om een projectsubsidie UITGAVEN Bedrag ONTVANGSTEN Bedrag 3

4 Totaal uitgaven: Totaal ontvangsten: EINDSALDO: KAS: BANK: SPAARDEPOSITO S: + BELEGGINGEN: Voor waar en echt verklaard... (plaats & datum)... (naam en handtekening van de verantwoordelijke persoon) 4

5 Gemeentelijke toelagen gratis toegang voor begeleiders van personen met een beperking bij betalende activiteiten, ingericht door Nevelse verenigingen (voor zover de activiteiten niet louter tot doel hebben om de kas van de vereniging te spijzen Goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 februari 2017 Geldig voor de toegekende toelagen 2017 en verder. Vanaf 2017 wordt bij de toekenning van gemeentelijke werkings-/exploitatietoelagen aan (zowel sport- als socioculturele) verenigingen rekening gehouden met het feit dat er bij betalende activiteiten, georganiseerd door de Nevelse verenigingen, gratis toegang moet worden verleend aan de begeleider van een persoon met een beperking, voor zover de activiteiten niet louter tot doel hebben om de kas van de vereniging te spijzen. Iedere vereniging die een werkings-/exploitatietoelage ontvangt vanwege het gemeentebestuur dient zich hieraan te houden. Ter staving van de toepassing van bovenstaande bepaling is een verklaring op eer voldoende. Bij niet-naleving kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om een sanctionering toe te passen. De werkingstoelage van het volgende kalenderjaar zal worden verminderd met 10%, bij vaststelling van een eerste inbreuk, bij herhaling wordt het percentage verdubbeld per inbreuk. Het volgende kalenderjaar start elke vereniging weer met een propere lei. Vanaf vijf inbreuken in hetzelfde kalenderjaar komt de toelage te vervallen voor het volgende kalenderjaar. Voor de toegekende toelagen vanaf Bij controle en nazicht van de ingediende bewijsstukken door de verenigingen ter verantwoording van het gebruik van de ontvangen toelagegelden (cfr. reglement met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 30 september 2008 en aangepast in zitting van 29 november 2016), zal met de opgenomen bepaling rekening gehouden worden. 5