Systeem i. Technische fiche Voor een efficiënt financieel beheer van de tegoeden van uw residenten/patiënten

Transcriptie

1 Systeem i Technische fiche Voor een efficiënt financieel beheer van de tegoeden van uw residenten/patiënten Binnen Belfius Bank staat een speciale cel in voor het beheer van de sociale rekeningen. In geval van problemen of vragen, contacteer Cel Beheer sociale rekeningen bij voorkeur via mail: sociale-rekeningen@belfius.be Tel.: Fax: Collinummer 11/SR Pachecolaan Brussel

2 TECHNISCHE FICHE Inhoudstafel 1 Kenmerken 2 2 Systeem i Definitie Voordelen Verric htin g en op een sy s teem i-rekenin g Verrichtingen die rekeninghouder kan uitvoeren Verrichtingen die de beheerder kan uitvoeren Overzichtstabel Opening van d e ind ividuele systeem i-rek enin g 3 3 Debet Tarifering Rentevoeten Debet Tarifering Creditrentevoeten 3 4. Opening van de groeperingsrekening Principe Type van rekening Doel van de groeperingsrekening Opening Werkingsdocumenten 4 5. Opening van de individuele systeem i-rekening Opening via BelfiusWeb Uitzonderlijke manuele procedure Eenmalig mandaat tot ondertekenen 5 6 Afsluiting van een systeem i-rekening 5 7 Wijzigen van een rekening Verandering van instelling Toevoeging van een medehouder op de rekening Schrappen van een medehouder Wijziging van kantoor 6 1

3 1. Kenmerken Sommige mensen die in uw instelling verblijven, wensen u het beheer van hun inkomsten, uitgaven of spaargeld geheel of gedeeltelijk toe te vertrouwen. Opdat u deze taak goed zou kunnen uitvoeren en toezien op de belangen van de inwoners, stelt Belfius u een eenvoudig, duidelijk en doeltreffend middel voor, het systeem i. Dankzij dit systeem verdwijnen alle zware administratieve taken en kan worden vermeden dat er geld verdwijnt of tegoeden van verschillende personen door elkaar worden gehaald. Het gaat hier om een systeem voor het beheer van tegoeden van inwoners (oudere personen, gehandicapte personen ) die u persoonlijk of via hun wettelijke vertegenwoordiger de toestemming hebben gegeven om in hun naam te handelen en alle financiële verrichtingen te verwezenlijken, zoals de geboekte inkomsten controleren, betalingen of overdrachten tussen rekeningen of beleggingen uitvoeren. De verrichtingen gebeuren via individuele bankrekeningen die geopend zijn op naam van de verschillende inwoners en exclusief beheerd worden door personen die door de instelling daartoe speciaal aangewezen zijn (de gevolmachtigden). Deze rekeningen bieden u de mogelijkheid de contanten in uw gebouwen zoveel mogelijk te beperken en gemakkelijk de tegoeden van iedere inwoner te kennen, alsook de verrichtingen die in zijn naam werden uitgevoerd. 2. Systeem i 2.1. Definitie We stellen u een zichtrekening Systeem i voor: - geopend op naam van de resident; - op vraag van de instelling; - met exclusief beheer van de rekening door gevolmachtigden van de instelling; - gratis voor de instelling; - gratis voor de geholpen persoon. U kunt ook systeem i-rekeningen openen van het type spaarrekening, effectendossier en termijnrekening Voordelen - U opent een rekening per resident, wat een overzichtelijk beheer mogelijk maakt. Op deze manier is er geen enkel risico van verwisseling van de door u beheerde tegoeden. Voor het opvragen van contanten of om niet-gebruikte bedragen op de rekening te deponeren, volstaat het dat de inwoner zich richt tot de kas van uw instelling; - De rekening wordt geopend op naam van de geholpen persoon, waardoor deze rekeningen zonder problemen uit de boekhouding van de instelling kunnen worden gehouden; - Als gevolmachtigde, ontvangt u gedetailleerde rekeningafschriften in tweevoud (één exemplaar voor de gevolmachtigde en één exemplaar voor de inwoner of zijn familie of zijn wettelijke vertegenwoordiger). Dankzij deze kopie kunt u de inwoner (of zijn familie) informeren over de verrichtingen op zijn rekening en uw beheer rechtvaardigen. Op uw vraag kunnen de exemplaren, bestemd voor de instelling, online doorgestuurd worden via BelfiusWeb, in pdf-formaat (PaPyRus) in plaats van onder de vorm van papier; 2

4 - Alle inkomsten van de inwoner (pensioen, uitkeringen, kinderbijslag, bestaansminimum, sociale steun) kunnen zonder problemen op deze rekening gestort worden, vermits deze laatste geopend is op naam van de resident; - Het beheer van de zichtrekening en de spaarrekening (verrichtingen, raadpleging saldi en historiek van de verrichtingen ) is mogelijk via BelfiusWeb Verrichtingen op een systeem i -rekening Verrichtingen die rekeninghouder kan uitvoeren - Bij de opening van de rekening tekent de rekeninghouder een volmacht, waarbij hij (zij) zijn (haar) handtekeningbevoegdheid intrekt en het beheer ervan volledig overdraagt aan de instelling. - De rekeninghouder kan dus geen enkele verrichting uitvoeren op deze rekening. - De rekeninghouder kan geen enkel werkingsdocument bestellen: - geen kaart, geen cheque, geen overschrijvingsformulier Verrichtingen die de beheerder (gevolmachtigde) kan uitvoeren De beheerder kan alle door hem noodzakelijk geachte verrichtingen alleen uitvoeren: - uitvoeren van betalingen (overschrijvingen) via BelfiusWeb - innen van inkomsten - doorlopende opdrachten invoeren via BelfiusWeb - uitvoeren van beleggingen. Hij kan toegang bekomen tot deze rekeningen via Belfius Direct Phone en BelfiusWeb. Hij heeft geen recht op een bankkaart of cheques Overzichtstabel Overzichtstabel met de verrichtingen die de rekeninghouder mag uitvoeren en de rekeningen die hij mag hebben. 3. Debet Tar ifer in g Rentev oeten 3.1. Debet - De beheerder moet de geldmiddelen als een goede huisvader beheren en erop toezien dat de rekening niet in debet gaat. - Op deze rekening wordt geen enkele kredietopening toegestaan Tarifering - De systeem i-rekening is gratis voor de instelling en voor de resident. - Er worden geen openings- of beheerskosten, geen kosten voor het boeken van verrichtingen, geen verzendingskosten voor het versturen van de rekeningafschriften aangerekend Creditrentevoet - De creditrentevoet, toegekend op de zichtrekening, is dezelfde als die voor zichtrekeningen van het privécliënteel. - De basiscreditrentevoet en de getrouwheidspremie toegekend op een sociale spaarrekening komen overeen met de basisvoorwaarden die worden toegekend op de Classic spaarrekeningen van de privécliënteel (niet de rentevoeten van de hoogrentende spaarrekeningen). - Deze rentevoeten kunnen evolueren in functie van de marktvoorwaarden. 3

5 4. Opening van de groeperingsrekening 4.1. Principe - Zodra de instelling een beroep wenst te doen op het systeem i, moet het vooraf op zijn naam een groeperingsrekening systeem i openen Type van rekening - Het betreft een zichtrekening, geopend op naam van de instelling. - Deze rekening wordt beheerd door de instelling Doel van de groeperingsrekening - Een link creëren tussen alle systeem i-rekeningen die geopend worden op verzoek van eenzelfde instelling; - Biedt de instelling de mogelijkheid toegang te hebben tot alle systeem i-rekeningen via BelfiusWeb; - Biedt de instelling de mogelijkheid de systeem i-rekeningen te onderscheiden van de andere types sociale rekeningen: budgetbeheerrekeningen, socialebijstandsrekeningen, Opening - De groeperingsrekening wordt op de hoofdzetel van Belfius Bank geopend, op vraag van de instelling. - Mail het openingsdocument (FOPU 1230) ondertekend door de personen die de instelling mogen vertegenwoordigen en ondertekend door alle volmachthebbers aangeduid door de instelling naar servicingpcb@belfius.be Werkingsdocumenten - Voor zover de handtekeningregels dit toelaten (individuele handtekening) kunnen de beheerders een bankkaart aanvragen op de groeperingsrekening van de instelling. - Zij kunnen verrichtingen uitvoeren via BelfiusWeb. 4

6 5. Opening van de individuele systeem i-r ekening 5.1. Opening via Belfius Web De rekening wordt geopend door de instelling (beheerders) via BelfiusWeb: Start BelfiusWeb > Via een groep: selecteer de groeperingsrekening die is geopend voor systeem i > opening en volg de instructies op uw scherm. Zie procedure Uitzonderlijke manuele procedure De manuele procedure voor het openen van een systeem i-rekening is enkel mogelijk voor het openen van een rekening voor een minderjarige Bij een aanvraag tot opening van een systeem i-rekening moeten volgende documenten g d worden naar de dienst Sociale Rekeningen : sociale-rekeningen@belfius.be: - het openingsdocument FOPU het document identificatie cliënt, FOPU vermelding fiscale woonplaats (CRS) - een kopie van de identiteitskaart van de rekeninghouder, - indien houder minderjarig is en voogd is aangesteld bijkomend: - vonnis aanstelling voogd bij minderjarigen, - een kopie van de identiteitskaart van de voogd - adresbewijs van de voogd - indien houder minderjarig is en geplaatst is bijkomend: - attest van plaatsing 5.3. Eenmalig mandaat tot ondertekenen Indien de rekeninghouder fysiek onbekwaam is om te ondertekenen en er is geen voorlopige bewindvoerder of voogd aangesteld, moet er een eenmalige mandataris aangeduid worden via het document Eenmalig mandaat tot ondertekenen (FOPU 0986). De eenmalige mandataris is een lid van de familie of vriendenkring, maar mag geen mandataris zijn op de groeperingsrekening (068). Dit document moet door twee getuigen (eventueel familie of medewerkers instelling) ondertekend worden 6 Afsluiting van een systeem i-r ek ening De aanvraag tot afsluiting van een rekening systeem i kan onmiddellijk ingevoerd worden via BelfiusWeb, in de module Sociale diensten, zie procedure. 7. Wijzigen van een rekening 7.1 Verandering van instelling - Aanvraag via het document FOPU 1248 aanvraag tot wijziging getekend door de oude en de nieuwe instelling. Dit document moet bezorgd worden aan de dienst Sociale Rekeningen via mail naar: sociale-rekeningen@belfius.be. - De groeperingsrekening van de nieuwe instelling moeten duidelijk vermeld zijn op het document. 5

7 7.2. Toevoeging van een medehouder op de rekening - Via het document FOPU 1248 Aanvraag tot opening. Dit document moet getekend worden door de beide medehouders en de beheerder van de instelling. - Voeg een kopie van de identiteitskaart van de nieuwe medehouder en het identificatiedocument FOPU 1100 bijgevoegd worden. Al deze documenten moeten via mail opgestuurd worden naar de dienst Sociale Rekeningen, mailadres: sociale-rekeningen@belfius.be. 7.3 Schrappen van een medehouder Deze schrapping is mogelijk via het document FOPU 1248 Aanvraag tot opening. Dit document moet getekend worden door de beide medehouders en de beheerder van de instelling. 7.4 Wijziging van kantoor De aanvraag tot wijziging van het kantoor kan onmiddellijk ingevoerd worden via BelfiusWeb, in de module Sociale diensten. 6