Gebruikershandleiding. Module kredieten Jaarplannen

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Module kredieten Jaarplannen

2 Klik op Kredieten / Jaarplannen om deze functionaliteit in BelfiusWeb te ontdekken. Deze optie geeft u de mogelijkheid om alle jaarplannen en de eraan gelinkte leningen die door uw entiteit aangevraagd werden, te raadplegen. Indien u in het kader van het betrokken jaarplan recht hebt op deze dienst (zie verder), zult u via deze optie online nieuwe leningen kunnen bestellen. Dit scherm is de overzichtspagina van alle jaarplannen die door uw entiteit aangevraagd werden. De tabel van de jaarplannen geeft, per kolom, volgende gegevens weer: Jaar: jaar waarvoor het jaarplan werd aangevraagd en aan Belfius gegund. Een jaarplan kan voor meerdere jaren tegelijk aangevraagd zijn. Aanvraagnummer Elk jaarplan krijgt een uniek nummer. Indien het jaarplan over meerdere jaren gespreid is, kan hetzelfde aanvraagnummer in verschillende begrotingsjaren voorkomen. Datum gunning De datum waarop het jaarplan door uw entiteit gegund werd. Initieel bedrag toekenning Het totale bedrag dat door uw entiteit gegund werd en waarvoor u leningen kan bestellen. Reeds opgenomen bedrag Het bedrag aan leningen die u reeds besteld heeft. Dit bedrag is de som van alle leningen die reeds terug te vinden zijn in de optie Gelinkte Leningen, alsook van alle leningen die de status Getekend en In afwachting hebben in de optie Opvolging bestelbonnen BelfiusWeb (zie verder) Beschikbaar bedrag Het bedrag waarvoor u nog leningen kan bestellen binnen het geselecteerde jaarplan. Uiterste gebruiksdatum De vervaldatum van het jaarplan. Na deze datum kan u geen leningen meer aanvragen, noch eventueel reeds ingevoerde bestelbonnen ondertekenen. Jaarplannen - 10/06/2012-1/11

3 De verschillende opties die in dit scherm verschijnen, worden verder besproken. We geven hier alvast een summier overzicht. Gelinkte leningen : in dit scherm vindt u de leningen terug die toegekend zijn binnen het geselecteerde jaarplan Initiële offertes: hier vindt u de modaliteiten terug van de verschillende offertes waaruit het geselecteerde jaarplan bestaat Opvolging bestelbonnen BelfiusWeb : een overzicht van de ingevoerde bestelbonnen via BelfiusWeb (*) Handtekeningbevoegdheden: hier vindt u de naam van de personen terug die handtekeningbevoegdheid hebben voor het geselecteerde jaarplan. (*) (*) Indien u recht hebt op deze dienst in het kader van het betrokken jaarplan, zal u de mogelijkheid hebben om online nieuwe leningen te bestellen. Slechts vanaf dan zullen de Opties Opvolging bestelbonnen BelfiusWeb en Handtekeningbevoegdheden toegankelijk worden voor uw entiteit en voor het betrokken jaarplan. ( zie verder Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik recht heb op de dienst die het mogelijk maakt dat ik via BelfiusWeb voor een bepaald jaarplan elektronische bestelbonnen kan invoeren en online opvolgen? ) Indien de uiterste gebruiksdatum overschreden werd, is het niet meer mogelijk de Optie Opvolging bestelbonnen BelfiusWeb en Handtekeningbevoegdheden te consulteren. Jaarplannen - 10/06/2012-2/11

4 Gelinkte leningen In dit scherm vindt u de leningen terug gelinkt aan het geselecteerde jaarplan. Het betreft hier alle leningen besteld in het kader van dit jaarplan, zowel online als via de bestelbonnen op papier. De aangevraagde langetermijnleningen verschijnen in dit scherm ten vroegste op de eerste bankwerkdag na ondertekening van de bestelbon. De kortetermijnleningen, de verdisconteringen, verschijnen de dag zelf. Naargelang van het type lening zal de inhoud van de kolommen verschillen. Voor verdisconteringen wordt enkel het nummer van de lening, de duur en het bedrag weergegeven. De selectie van leningen kan verfijnd worden op basis van de opgegeven selectiecriteria: Ontlenersnummer (090- ) Looptijd in jaren (duur van/tot) Bedrag (van/tot) Status: Geschrapt Verdiscontering Kredietopening Consolidatie Druk na uw selectie op de toets en u verkrijgt het gevraagde overzicht. Indien u niets selecteert, krijgt u een overzicht van alle gelinkte leningen behorend tot het geselecteerde jaarplan. Indien het jaarplan aangevraagd werd door uw entiteit, voor zowel uw entiteit als een andere entiteit (regie, politiezone, ), dan verschijnen ook hier de leningen aangevraagd door de andere entiteit. Jaarplannen - 10/06/2012-3/11

5 U kunt de details van alle leningen die opgenomen worden in de Inventaris van uw leningen opvragen door op het icoon Signaletiek te klikken. Dit icoon is dus niet toegankelijk voor verdisconteringen, geschrapte leningen en leningen aangevraagd door een ander ontlenersnummer (090-) in het kader van dit geselecteerde jaarplan. Initiële Offertes Klik op Kredieten / Jaarplannen / Initiële offertes en het scherm geeft u een overzicht van het aantal offertes binnen het geselecteerde jaarplan. Dit scherm wordt enkel weergegeven wanneer een jaarplan uit meer dan 4 offertes bestaat. Indien dit niet het geval is, verschijnt onmiddellijk het volgend scherm met de detailgegevens van de offertes. Jaarplannen - 10/06/2012-4/11

6 U kunt tot maximaal 4 offertes selecteren en de detailgegevens ervan vergelijken door een vinkje te plaatsen in de kolom Selectie en vervolgens op te klikken. Indien u rechtstreeks een bepaalde offerte wenst te selecteren, klik dan op Detail.(*) (*) Het icoon is enkel toegankelijk indien u recht hebt op deze dienst in het kader van het betrokken jaarplan. Deze optie wordt uitgegrijsd indien de uiterste gebruiksdatum overschreden is. ( zie verder Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik recht heb op de dienst die het mogelijk maakt dat ik via BelfiusWeb voor een bepaald jaarplan elektronische bestelbonnen kan invoeren en online opvolgen? ) Het scherm met detailgegevens van de geselecteerde offertes ziet er als volgt uit : Indien u binnen een bepaalde offerte een lening wenst te bestellen : klik op het icoon De detailgegevens van de gekozen lening worden vermeld in het volgende scherm. Jaarplannen - 10/06/2012-5/11

7 Lening bestellen Jaarplannen - 10/06/2012-6/11

8 Hier dienen - afhankelijk van het type krediet - een aantal zones verplicht (*) ingevuld te worden. Aard van de uitgave: de bestemming van de lening die overeenstemt met het voorwerp van het lastenboek en de opdracht (voor tweetalige entiteiten dient deze zowel in het Nederlands als in het Frans ingevuld te worden) Bedrag : minimum 125 EUR of een hoger bedrag indien zo in het lastenboek bepaald Automatische consolidatie : Nee of Ja (zone verschijnt enkel indien deze keuze volgens het lastenboek nog mogelijk is) Beleidsveld / Activiteitencentrum Deze code hangt af van uw type boekhouding. Het eerste deel van de code kan u selecteren via een dropdownbox (vaste gedeelte), het tweede gedeelte kan u vrij invullen (variabele gedeelte). Samen kunnen het vaste en variabele gedeelte maximaal uit 7 cijfers bestaan. Algemene Rekening Deze code hangt af van uw type boekhouding. Het eerste deel van de code kan u eventueel selecteren via een dropdownbox (vaste gedeelte), het tweede gedeelte kan u vrij invullen (variabele gedeelte). Samen kunnen het vaste en variabele gedeelte maximaal uit 7 cijfers bestaan. Code patrimonium Andere specificaties Deze zone is geen verplichte zone. Indien u echter voor de aangevraagde lening bepaalde diensten uit de offerte wenst te activeren (Actiflex,.) of bepaalde specificaties wenst te geven aan Belfius, dient u dit hier te vermelden. Indien het type krediet een Kortetermijnlening is, dus een verdiscontering, kunnen volgende zones ingevuld worden: Visumnummer : dit nummer is terug te vinden op de vaste belofte van toelage. Budgetcode : gelieve uit de voorstellen in de dropdownbox de subsidiërende overheid te selecteren. Aannemers, leveranciers, rechthebbenden : hier kunnen de namen van de rechthebbenden van de subsidie worden vermeld. Als u deze gegevens ingevuld hebt, klik dan op Het volgende scherm geeft nogmaals de details van de offerte weer en de gegevens van de bestelbon die u zelf ingevoerd hebt. Onderaan het scherm kunt u door uw paswoord in te voeren de bestelbon ondertekenen en de lening realiseren. Het is mogelijk dat de bestelbon door meerdere personen getekend dient te worden. Dit kunt u nagaan door in het menu de optie Handtekeningbevoegdheid van het geselecteerde jaarplan aan te klikken. Jaarplannen - 10/06/2012-7/11

9 Opvolging bestelbonnen BelfiusWeb Dit scherm geeft u een overzicht van de door uw entiteit - via BelfiusWeb - ingevoerde bestelbonnen. Indien u de selectie verder wil verfijnen, kan u gebruik maken van de : Op basis van invoerdatum : van tot Op basis van status : Geschrapt Te tekenen Ondertekenen Klik hierna op. Jaarplannen - 10/06/2012-8/11

10 De tabel van de bestelbonnen geeft, per kolom, volgende gegevens weer: Nummer offerte (van het geselecteerde jaarplan) Datum invoer (van de bestelbon) Bedrag (van de aangevraagde lening / ingevoerde bestelbon) Nummer van de lening: Als de bestelbon onmiddellijk in orde is en Belfius niet dient tussen te komen, verschijnt in deze kolom online het nummer van de nieuwe lening. Als de bestelbon nog niet of onvoldoende getekend werd of indien Belfius moet tussenkomen voor het toekennen van deze lening, verschijnt in deze kolom de vermelding In afwachting. Rekeningnummer: Als de bestelbon onmiddellijk in orde is en Belfius niet dient tussen te komen, verschijnt in deze kolom online de rekening kredietopening of de rekening verdiscontering van de nieuw toegekende lening. Als de bestelbon In afwachting staat of als het een lening betreft zonder voorschot zal hier (nog) geen rekening verschijnen. Status (van de bestelbon) : Ondertekend / Te tekenen / Geschrapt Te tekenen: als de lening nog door u of een andere persoon met handtekeningbevoegdheid getekend dient te worden. Indien in dit vakje reeds Nee staat, dan hebt u deze bestelbon voor dit jaarplan reeds getekend. Het is mogelijk dat de bestelbon door meerdere personen getekend moet worden. Dit kunt u nagaan door in het menu de optie Handtekeningbevoegdheid van het geselecteerd jaarplan aan te klikken. Na het aanvinken van de gewenste bestelbon(nen), klikt u op Opties Detail : dit scherm geeft u alle detailgegevens van de ingevoerde bestelbon. U kunt hier ook zien wie de bestelbon reeds ondertekend heeft of wie deze nog dient te tekenen. Wijziging : indien de bestelbon nog niet volledig ondertekend werd, kunt u via deze optie nog altijd wijzigingen aanbrengen aan de ingevoerde gegevens van uw bestelbon. Let op! Indien meerdere handtekeningen vereist zijn, worden alle reeds geplaatste handtekeningen na wijziging van de bestelbon geschrapt. Schrapping : in dit scherm kan u de geselecteerde bestelbon, die nog niet volledig ondertekend werd, schrappen door gewoon uw paswoord in te voeren onderaan het scherm. Alle bestelbonnen tekenen: door dit vakje aan te vinken, krijgt u in een volgend scherm de mogelijkheid om alle nog te tekenen bestelbonnen samen te ondertekenen. Jaarplannen - 10/06/2012-9/11

11 Handtekeningbevoegdheden Klik op Kredieten / Jaarplannen / Handtekeningbevoegdheden om een overzicht te krijgen van de personen die de bestelbonnen dienen te ondertekenen. Eén of meerdere personen kunnen (apart of samen) bevoegd zijn, via het lastenboek, om de bestelbonnen van dit jaarplan te tekenen. Klik op Kredieten / Jaarplannen / Opvolging bestelbonnen BelfiusWeb / Detail om een overzicht te krijgen van de personen die reeds hun handtekening geplaatst hebben. Jaarplannen - 10/06/ /11

12 Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik recht heb op de dienst die het mogelijk maakt dat ik via BelfiusWeb voor een bepaald jaarplan elektronische bestelbonnen kan invoeren en online opvolgen? Indien er in het lastenboek een clausule werd opgenomen die bepaald dat de bevoegdheid om leningen te bestellen gedelegeerd wordt aan een bepaalde functie binnen uw bestuur en dat bovendien de persoon binnen uw bestuur die deze functie uitoefent reeds gekend is bij Belfius dan zal deze dienst automatisch actief zijn voor dit jaarplan en hoeft u niets meer te ondernemen. Indien de dienst niet automatisch kon worden toegekend kunnen één of meerdere hiernavolgende redenen aan de basis hiervan liggen (telkens wordt aangegeven wat u moet doen opdat we deze dienst toch zouden kunnen toekennen aan uw bestuur) Uw lastenboek bevat geen clausule delegatie : de bevoegdheid om leningen te bestellen behoort dus momenteel toe aan de personen die uw bestuur rechtsgeldig vertegenwoordigen EN/OF Ofwel laat u alsnog delegatie toe op het betreffende jaarplan : dit kan u doen door aan uw analyst bij Back-Office Kredieten een document over te maken die deze delegatie officialiseert. Dit document dient ondertekend te worden door de daartoe gemachtigde personen binnen uw bestuur. Ingeval er geen clausule delegatie mogelijk is, zijn het de personen die uw bestuur rechtsgeldig vertgenwoordigen die moeten gekend zijn bij Belfius (alsmede de functie die ze uitoefenen binnen uw bestuur). In het volgend puntje vindt u terug hoe dit kan gebeuren. Praktisch gezien raden wij u echter aan altijd te opteren voor de clausule Delegatie op het jaarplan indien u van deze dienst gebruik wenst te maken vermits in het andere geval de personen die uw bestuur rechtsgeldig vertegenwoordigen de bestelbonnen elektronisch zouden moeten ondertekenen. Dit is technisch zeker mogelijk maar allicht in de praktijk niet toepasbaar. De persoon die de functie uitoefent waaraan werd gedelegeerd is nog niet gekend bij Belfius U dient aan uw analyst bij Back-Office Kredieten volgende documenten over te maken Een officieel document ondertekend door de daartoe gemachtigde personen dat aangeeft dat een bepaalde persoon een bepaalde functie uitoefent binnen uw bestuur Een kopie recto/verso van de identiteitskaart van de persoon. Ingeval van een elektronische identiteitskaart is bovendien een kopie van een officieel document waarop het adres van deze persoon is vermeld Als de noodzakelijke documenten in ons bezit zijn, zal de dienst voor dit jaarplan kunnen worden toegekend. Jaarplannen - 10/06/ /11