In deze handleiding vindt u alle informatie met betrekking tot uw deelname aan PROVADA 2017.

Transcriptie

1 Handleiding 2017

2 Algemeen In deze handleiding vindt u alle informatie met betrekking tot uw deelname aan PROVADA Enkele Huisregels van PROVADA Flyeren Het is niet toegestaan te flyeren op de beursvloer en buiten bij de entree. Flyeren is alleen mogelijk op en rondom uw stand (met een maximum van 1 meter). Verplicht: aanmelden bijeenkomsten op stand met versterkt geluid Op veel van de stands worden verschillende activiteiten georganiseerd. Om het een en ander goed te kunnen coördineren verzoeken wij u vriendelijk voorafgaand aan de beurs alle bijeenkomsten waarbij u versterkt geluid gebruikt, bij PROVADA te melden. U kunt uw bijeenkomsten aanmelden op mijn PROVADA. Verplicht: aanmelden van entertainment Om het een en ander goed te kunnen coördineren en om ervoor te zorgen dat het entertainment beperkt blijft verzoeken wij u dit aan te melden via "mijn PROVADA". Entertainment/Versterkt geluid is pas toegestaan vanaf 16:30 uur. Onder entertainment verstaan wij een dj, muzikant, toneelspeler, bandje. goochelaar etc. Hostesses & Modellen Wij verzoeken u vriendelijk ervoor zorg te dragen dat ingehuurd personeel, zoals hostesses, modellen, barpersoneel, correct gekleed zijn en aangemeld zijn bij PROVADA. Al het personeel heeft een toegangsbadge nodig. 2

3 Deadlines PROVADA Actie Deadline(s) Betreffende link Inleveren standontwerp en geluidsplan (indien van toepassing) Donderdag 20 april Contactgegevens standbouwer Donderdag 20 april Aanmelden standbemanning Woensdag 3 mei mijn PROVADA Plaatsen informatie bijeenkomst op voor opname in PropertyDay Maandag 22 mei mijn PROVADA Aanvragen audiovisuele middelen Dinsdag 23 mei mijn PROVADA Vermelding bijeenkomst en plaatsen informatie op Tot vrijdag 26 mei uur mijn PROVADA Reserveren E-Zalen en C-Zalen Ten alle tijden mogelijk. Let op, er is een beperkt aantal zalen beschikbaar mijn PROVADA Indien uw informatie niet op de bovenstaande data door ons ontvangen is, is PROVADA niet verantwoordelijk voor het niet (kunnen) vermelden/reserveren hiervan. Deadlines RAI Exhibitor Services Actie Deadline(s) Betreffende link Extra vroegboekkorting elektra en rigging Vroegboekkorting rigging, elektra en internet Vroegboekkorting aanvraag hostesses Bestelling t/m 20 maart Bestelling t/m1 mei Bestellen t/m 1 mei mijn PROVADA mijn PROVADA mijn PROVADA Aanvraag hostesses Bestellen t/m 15 mei mijn PROVADA De webshop is open Tot 24 mei mijn PROVADA 3

4 Inhoudsopgave 1. Mijn PROVADA P De Stand P Informatie t.b.v. uw stand bouwer P Op- en afbouwtijden P Entreekaarten P Thema en dag thema's P Aansluiten bij / organiseren van een bijeenkomst P Catering/Horeca P Beurspromotie P Media & Pers P Belangrijke links P. 17 4

5 1. Mijn PROVADA Mijn PROVADA Met de aan u toegestuurde inlogcode kunt u inloggen op mijn PROVADA. De inlogcodes worden aan de 1 e en 2 e contactpersonen gestuurd. Op deze pagina kunt u alle zaken (reserveren zaal, bestelling in webshop RAI Amsterdam) regelen omtrent uw deelname. 5

6 2. De Stand Eigen of uniforme standbouw Afhankelijk van uw wensen kunt u gebruik maken van eigen standbouw of uniforme standbouw. De preferred suppliers voor standbouw zijn: Brederode Outstanding in Expo, Verkerk Standbouw, Eigen standbouw: Maak vrijblijvend een afspraak met bovengenoemde stand bouwer. U bent uiteraard niet verplicht om met deze partijen samen te werken. Uniforme standbouw: De door PROVADA aangewezen stand bouwer zal contact met u opnemen. Stand ontwerp indienen Als standhouder bent u verplicht het stand ontwerp vóór 20 april ter goedkeuring aan PROVADA voor te leggen. Lees de uitvoeringsvoorschriften zodat u weet waaraan uw stand moet voldoen. U ontvangt van ons bericht of het ontwerp akkoord is. U kunt het ontwerp sturen naar marije@provada.nl. Gegevens stand bouwer Wij verzoeken u vriendelijk ons de gegevens van uw stand bouwer (naam stand bouwer, naam contactpersoon tijdens de op-/afbouw en mobiele nummer) door te geven vóór 20 april. U kunt deze sturen naar marije@provada.nl. Stand benodigdheden en catering bestellen via mijn PROVADA In de webwinkel van RAI Exhibitor Services kunt u direct online bestellingen plaatsen, zoals catering, elektra en schoonmaak. Mocht uw gewenste product er niet tussen staan dan kunt u contact opnemen met RAI Exhibitor Services. De webwinkel sluit op 24 mei. Na deze datum kunt u nog wel inloggen om de producten te bekijken. Na 24 mei kunt u alleen nog telefonisch bestellingen doen op deze bestellingen zal een last minute toeslag van 20% berekend worden m.u.v. catering en parkeerkaarten. Tel. +31 (0) exhibitorservices@rai.nl Tijdens de beursdagen kunt u rechtstreeks contact opnemen met RAI Exhibitor Services +31 (0) Let op: maak gebruik van de (extra) vroegboekkorting op internet, elektra, water en rigging. Zie hiervoor de deadlines. Audiovisuele middelen Wenst u op uw stand of in de zaal gebruik te maken van (extra) audiovisuele middelen dan kunt u deze bestellen in de webshop van ClipperMS. 6

7 3. Informatie ten behoeve van uw standbouwer Informatie ten behoeve van uw stand bouwer Een goede voorbereiding van uw stand bouwer draagt bij aan een succesvol verloop van uw beurspresentatie op de PROVADA. Op de website treft u een pagina met de informatie voor uw stand bouwer. Op de stand bouwers pagina treffen zij informatie over de volgende onderwerpen aan: Uitvoeringsvoorschriften Toegangsbeleid tijdens op- en afbouw Veiligheidsregels Persoonlijke beschermingsmiddelen 7

8 4. Op- en afbouwtijden Locatie beurs Hal 10, 11, 12 Extra opbouw dag (Op aanvraag bij PROVADA tegen betaling) Vrijdag 26 mei 08:00 23:30 uur Opbouw Zaterdag 27 mei 08:00-23:30 uur Zondag 28 mei Maandag 29 mei 08:00-23:30 uur 08:00-22:00 uur Afbouw Donderdag 1 juni 20:00-23:30 uur Vrijdag 2 juni 08:00-23:30 uur Uniforme standbouw Inrichting stand Maandag 29 mei 12:00-22:00 uur Ontruiming stand Donderdag 1 juni 20:00-23:30 uur Gangpaden De gangpaden dienen op maandag 29 mei vanaf uur ontruimd te zijn van grote materialen en om uur dient u de stand op te leveren. 8

9 5. Entreekaarten Er zijn voor standhouders van de PROVADA een tweetal kaartsoorten beschikbaar: 1. Standhouders kaarten (exclusief voor standhouders) Alle stand medewerkers (incl. leveranciers) dienen in het bezit te zijn van een standhouders badge. U kunt uzelf en uw collega s via mijn PROVADA registreren. Voor collega s die niet zijn aangemeld of geen standhouders kaart hebben dient u ter plekke bij de informatiebalie van PROVADA een standhouders kaart aan te vragen. Registreren vóór woensdag 3 mei Indien u stand medewerkers (incl. foto) registreert vóór 3 mei dan ontvangt u de officiële beursbadges voor aanvang van de beurs per post. Deze badges zijn tevens geldig tijdens de opbouw. LET OP: Voor de registratie na 3 mei en de registratie zonder foto geldt dat zij het toegangsbewijs uit moeten printen en mee moeten nemen. 2. Relatiekaarten De relatiekaarten kunnen via mijn PROVADA besteld worden. U ontvangt deze vervolgens per post of u ontvangt de nummers digitaal. LET OP: Met een relatiekaart kunt u pas vanaf 10:00 uur de beurs op, deze zijn dus NIET bedoeld voor het aanmelden van stand medewerkers. Verschil standhouder- en relatiekaart Op de standhouders badge zal duidelijk exposant zichtbaar staan. Met een standhouders badge heeft u toegang tot de beurs van 9:00 20:00. Facturatie van de toegangskaarten De daadwerkelijk geregistreerde kaarten worden in rekening gebracht. Bestelt u bij ons bijvoorbeeld 100 relatiekaarten en er worden er 50 geregistreerd dan worden er achteraf 50 kaarten in rekening gebracht. De contractueel vastgestelde gratis kaarten zullen op de factuur in mindering gebracht worden. De factuur voor geregistreerde kaarten wordt na de beurs aan u verzonden. 9

10 6. Thema en dagthema s Thema 2017: Connecting the Future De toekomst van het vastgoed staat in het teken van verbinden. Zowel de bouw als het beheer van gebouwen wordt steeds meer gekenmerkt door slimme systemen, die ons leven eenvoudiger en aangenamer moeten maken. We stoppen er steeds meer techniek in en halen er steeds meer data uit. Waartoe dat leidt, mag de vastgoedbranche invullen. Daarom hanteert PROVADA in 2017 het thema: Connecting the future! Begrippen als digitalisering, robotisering, nanotechnologie en big data zijn onderdeel geworden van het moderne vastgoedjargon. Op steeds meer vlakken is de vastgoedwereld in staat onze levens ingrijpend te veranderen. De mogelijkheden lijken slechts te worden begrensd door maatschappelijke acceptatie: Wat vínden we er met z n allen van? Op dat razend interessante spanningsveld speelt PROVADA uiteraard zijn verbindende rol. Want verbinden, dat is een sleutelbegrip. Wie morgen succesvol wil zijn, zal zich vandaag moeten aanpassen. Zijn je producten toekomstbestendig? De methodes en materialen waarmee je ze maakt? Wéét je wat de klant zal verlangen? PROVADA is bij uitstek het podium waar heden en toekomst met elkaar worden verbonden. Connecting the future betekent ook het koppelen van de vastgoedbranche aan voorheen compleet gescheiden werelden. We zullen moeten samenwerken met bijvoorbeeld de energiesector en de autoindustrie, om de enorme potentie van technologie te benutten. Voor die belofte maakt PROVADA zich graag sterk, komend jaar en vele jaren daarna. Dag thema dinsdag 30 mei: Social Structures Omschrijving Als we online werken en winkelen, wat is dan nog de functie van de stad? Kan vastgoed een virtuele samenleving versterken, of is de digitale toekomst juist een bedreiging? Als sociaal wezen leeft de mens bij de gratie van netwerken, die nooit volledig online zullen functioneren. Mensen zoeken elkaar op in dorpen en steden, maar hoe blijft het leuk om daar te leven? Gebiedsontwikkeling beoogt daarop antwoorden te formuleren, visionair en abstract, maar ook heel concreet en adaptief. Technologische ontwikkelingen hebben maatschappelijke en ruimtelijke consequenties, die we nauwelijks kunnen overzien. Nieuwe sociale relaties vragen om nieuwe structuren, kijk maar naar onze worsteling met game changers. Talloze banen vallen weg, maar komen er nieuwe voor terug? Als we efficiënter werken, houden we meer tijd over. Hoe vullen we die tijd in? Het zijn vragen die óók vanuit het vastgoed moeten worden behandeld. 10

11 Dag thema woensdag 31 mei: Partnership Omschrijving De complexiteit van moderne vastgoedopgaven vereist nieuwe allianties tussen overheden en bedrijven. Maar ook tussen markt en consument, tussen vastgoed en andere branches. Potentiële partners melden zich met concepten voor mobiliteit en energie. Welke partijen kwalificeren zich, nu de overheid haar grenzen bewaakt en de vastgoedkolom zichzelf opnieuw uitvindt? Welke bedrijfsmodellen zijn future proof? In smart cities is alles verbonden, dus moet de vastgoedwereld over de schutting kijken. Dag thema donderdag 1 juni: Smart Solutions Omschrijving Het vastgoed raakt steeds meer doordrongen van smart solutions. Binnen alle disciplines en segmenten zorgen technologische ontwikkelingen voor nieuwe technieken, nieuwe materialen en nieuwe concepten. Die innovatie komt vaak uit onverdachte hoek, van start-ups of andere branches. Het is dus zaak om bij de les te blijven, kennis van andere sectoren is van cruciaal belang. Met name digitale applicaties brengen de toekomst razendsnel dichterbij. Mensen en gebouwen worden met elkaar verbonden door technologie, die ongekende mogelijkheden biedt voor het beheer van vastgoed. Maar ook de ontwikkeling van bezit naar gebruik heeft consequenties, zoals je ziet bij flex kantoren en AirB&B. Zelfs kantoorinrichting wordt geleasd. In de bouwtechniek en het materiaalgebruik wordt circulariteit de norm, cradle to cradle van sloop tot hergebruik. Smart solutions dus, die stad en land leefbaar houden. 11

12 7. Aansluiten bij/organiseren van een bijeenkomst In 2017 zal PROVADA drie algemene fora op de beursvloer bouwen. Dit zijn geluidsarme ruimten. De drie ruimten zijn: Forum 1 (hal 12) Forum 2 (hal 12) Arena (hal 12) Naast de twee fora en de Arena worden vier thematische fora gebouwd: PROVADA Future (hal 11) een innovatieplatform met inspirerende keynotes, relevante startups, pitches en meer. Forum op het retailplein (hal 11) Forum International Business Lounge (hal 12) Forum op het Transformatieplein (hal 11) In de fora zullen iedere dag een tweetal vaste programma onderdelen georganiseerd worden door: TIAS ASRE (Amsterdam School of Real Estate) Standhouders maken het programma De visie en ideeën van standhouders geven het programma inhoud en verdieping. Want u, als standhouder, weet als geen ander wat er in de branche gebeurt en gebeuren moet! Heeft u een idee of onderwerp dat aansluit bij één van de dag thema s? Is het aantrekkelijk voor de PROVADA bezoeker in het algemeen of juist een specifieke vastgoed (gerelateerde) doelgroep? Dan nodigen wij u graag uit om uw bijeenkomst ideeën aan ons kenbaar te maken. Wij gaan graag met u in gesprek om gezamenlijk tot een interessant, aantrekkelijk en inspirerend inhoudelijk programma te komen. Als standhouder zelf een bijeenkomst organiseren in een Forum Wilt u, als standhouder, liever zelf een bijeenkomst in één van de fora organiseren? Ook daar is dit jaar ruimte voor. De kosten voor de huur van het forum zullen aan u worden doorberekend. Een uitgebreid audiovisueel pakket (inclusief technicus) en sprekerswater is in de huurprijs inbegrepen. Bijeenkomsten die aansluiten bij de dagthema s worden actief onder de aandacht gebracht in de programma's die PROVADA publiceert. Wilt u samen met PROVADA nadenken over interessante onderwerpen voor een bijeenkomst? Of bent u geïnteresseerd in de voorwaarden voor het huren van één van de fora? Neem dan gerust contact op met Mayra Rijkse of Stephanie Veerman via of op telefoonnummer (0)

13 Bijeenkomst organiseren in een zaal Voor het organiseren van bijeenkomsten zoals lezingen, debatten en presentaties, staan de E-zalen van de RAI Amsterdam tot uw beschikking. De zalen hebben een vaste theateropstelling. Ook zijn er 4 vergaderzalen beschikbaar (waarvan één in een zitkameropstelling). De kosten voor de huur van een zaal zullen aan u worden doorberekend. Een standaard audiovisueel pakket en sprekerswater is in de huurprijs inbegrepen. Bijeenkomsten die aansluiten bij de dag thema s worden actief onder de aandacht gebracht in de programma's die PROVADA publiceert. Zaal aanvragen? Dit kan via het online reserveringssysteem op Mijn PROVADA. Spelregels Horecabenodigdheden voor de zalen dienen direct via de RAI Exhibitor Services aangevraagd te worden (exhibitorservices@rai.nl of via telefoonnummer ) Het is niet toegestaan de zaal enkel te gebruiken t.b.v. borrels en/of lunches Opties op een zaal worden voor een maximum van 14 dagen verstrekt, hierna vervalt de optie automatisch. Bij annulering van een zaal vanaf 1 maand voorafgaand aan de beurs zullen annuleringskosten in rekening gebracht worden. Aanvullende audiovisuele middelen kunnen worden aangevraagd via Mijn PROVADA. De kosten voor de aanvullende audiovisuele middelen zullen aan u doorberekend worden. Bijeenkomst organiseren op uw stand Ook op uw eigen stand heeft u de mogelijkheid om een bijeenkomst en/of receptie/borrel te organiseren. Om alles in goede banen te leiden informeert PROVADA de standhouders als er in de directe omgeving gelijktijdig bijeenkomsten zijn gepland (voor zover bekend). Betrokkenen kunnen dit dan onderling afstemmen. Bijeenkomsten die aansluiten bij de dag thema s worden actief onder de aandacht gebracht in de programma's die PROVADA publiceert. Spelregels bijeenkomst op de stand Alle bijeenkomsten (met versterkt geluid) moeten worden aangemeld via Mijn PROVADA. Bijeenkomsten met versterkt geluid op de stand mogen maximaal 20 minuten duren. Debatten zijn, vanwege een grotere geluidsoverlast, op de stand niet toegestaan. Voor lezingen die langer dan 20 minuten duren of debatten verwijzen wij u graag naar één van onze zalen, een Forum of naar de mogelijkheid aan te sluiten bij een van de bijeenkomsten onder regie van PROVADA. Standhouders mogen maximaal 2 bijeenkomsten met versterkt geluid per dag organiseren op de stand. Deze bijeenkomsten mogen niet direct op elkaar volgend worden gehouden. Spelregels receptie/borrel op uw stand Iedere vorm van entertainment (presentaties, lezingen, borrels, muzikanten op de stand etc.) waarbij gebruik wordt gemaakt van versterkt geluid moet worden aangemeld via Mijn PROVADA. Entertainment op de stand is alleen mogelijk indien hiervoor schriftelijke toestemming van PROVADA is gegeven. U mag gedurende de hele middag een borrel/receptie organiseren op uw stand. Wenst u versterkt geluid te gebruiken dan is dat pas toegestaan vanaf 16:30 13

14 8. Catering/Horeca Exclusiviteit RAI Catering RAI Catering is de exclusieve cateraar binnen de RAI. Het is dus niet toegestaan om met een eigen cateraar te werken op de PROVADA, dit in verband met de hygiëneregelgeving binnen de RAI Amsterdam. Catering Mocht u een bijeenkomst organiseren op uw stand of in een zaal en u wilt daarbij graag gebruik maken van catering dan kunt u ook daarvoor contact opnemen met de afdeling RAI Exhibitor Services voor een voorstel op maat. Tel. +31 (0) exhibitorservices@rai.nl 14

15 9. Beurspromotie Uw bedrijf tijdens PROVADA onder de aandacht brengen? We hebben voor u o.a. de volgende mogelijkheden Banner in de nieuwsbrief Online Profiel Continue zichtbaarheid van uw bedrijfslogo op de online plattegrond Sponsormogelijkheden tijdens PROVADA Bezoek onze website voor een uitgebreide omschrijving van bovenstaande producten. 15

16 10. Media en Pers Directe media PROVADA zet verschillende marketing- en communicatiemiddelen in om gedurende het gehele jaar onder de aandacht te blijven van haar doelgroep. PROVADA heeft twee mediapartners. Dit zijn: Vastgoedmarkt PropertyNL/EU In zowel de Vastgoedmarkt als het PropertyNL en PropertyEU Magazine is PROVADA regelmatig terug te vinden met een advertentie of een advertorial. Naast deze samenwerking heeft PROVADA ook een intensieve samenwerking met/adverteren wij in print in een groot aantal nationale, internationale en regionale (vak)bladen maar ook online. Hieronder treft u (in willekeurige volgorde) een aantal namen aan: De Architect Cobouw Retail Visie Vastgoed Visie IN Amsterdam Immobilien Zeitung ACROSS Magazine FD AD (lokaal en landelijk) Vastgoedjournaal e.a. Social media De laatste ontwikkelingen omtrent PROVADA 2017 zijn ook te volgen via online media. Volg ons via Twitter, LinkedIn en Facebook. Pers Voor de pers is een speciale persruimte ingericht. Heeft u een (pers)bericht die u graag kenbaar wilt maken dan kunt u deze afgeven bij de informatiebalie van de PROVADA (in de centrale hal) of mail naar redactie@provada.nl. Wij zullen er voor zorgdragen dat het persbericht in de perskamer wordt neergelegd. Wilt u uw perscontacten uitnodigen op PROVADA? Voor mogelijkheden kunt u uw persrelaties naar de onze website doorverwijzen. 16

17 11. Belangrijke Informatie Alle informatie en meer is ook terug te vinden op onze website 17