SPONSORMOGELIJKHEDEN VNSG CONGRES 2015 C O N G R E S C E N T R U M 1931 S- H E R T O G E N B O S C H

Transcriptie

1 SPONSORMOGELIJKHEDEN VNSG CONGRES , 14 en 15 OKTOBER 2015 C O N G R E S C E N T R U M 1931 S- H E R T O G E N B O S C H

2 ALGEMENE CONGRES INFORMATIE Congreslocatie Het congres wordt gehouden op 13, 14 en 15 oktober 2015 in Congrescentrum 1931, Oude Engelenseweg 1, 5222 AA s-hertogenbosch. Dagprogramma 08:00 08:45 uur: Ontvangst en inschrijving 08:45 18:00 uur: Het evenement wordt opgezet rondom verschillende topics met een maximum van drie topics per dag. Per topic wordt een volledig dagprogramma aangeboden, bestaande uit 2 keynotes en de keuze uit 6 SAP presentaties, 6 klantpresentaties, 3 expertise sessies en 3 interactieve demo s, een workshop en een master class. Tevens wordt er per topic een Meet & Greet area opgezet, welke volledig in het teken staat van kennis uitwisselen en netwerken met gelijkgestemden. De onderwerpen worden in januari 2015 bekend gemaakt. Entreekaarten en sponsorpakketten Entreekaarten voor sprekers en docenten zijn inbegrepen in de sponsorpakketten. In de sponsorpakketen zijn 2 extra kaarten inbegrepen voor uw eigen klanten of prospects. Sponsoren kunnen per gesponsorde congresdag maximaal 8 extra entreekaarten aankopen voor medewerkers. Op de niet gesponsorde congresdagen geldt een maximum van 4 extra entreekaarten. Niet-sponsoren kunnen per dag maximaal 4 entreekaarten aanschaffen. Voorwaarden entreekaarten Entreekaarten kunnen per congresdag worden aangekocht en zijn alleen geldig op de dag waarvoor deze zijn aangekocht. Entreekaarten zijn persoonsgebonden en niet overdraagbaar. Voor deelname aan meerdere dagen ontvangt u voor iedere congresdag een apart entreebewijs (badge) en alleen op vertoon van de juiste badge krijgt u toegang tot het VNSG Congres. Voor deelname aan meerdere congresdagen gelden onderstaande kortingstarieven (medium/large). 1

3 ALGEMENE CONGRES INFORMATIE Tarieven Adviesleden SMALL: 445,- Entreekaart voor deelname aan 1 eventdag. MEDIUM: 710,- Entreekaart voor deelname aan 2 eventdagen. LARGE: 975,- Entreekaart voor deelname aan 3 eventdagen. Prijzen zijn exclusief 21% BW Registratie voor het congres start op 11 mei Entreekaarten/badges Registraties gedaan vóór 13 september krijgen de entreekaart (badge) een week voorafgaand aan het congres toegestuurd. Deelnemers die na deze datum registreren, kunnen de badge ophalen bij aankomst in het congrescentrum. Annulering congresdeelname Tot en met 13 juni 2015 kunt u uw congresdeelname kosteloos annuleren. Vanaf 14 juni t/m 13 september 2015 bent u 50% van de congresfee verschuldigd. Voor annuleringen na 13 september 2015 bent u de volledige congresfee verschuldigd. 2

4 SPONSOR INFORMATIE Algemeen Sponsoring is voorbehouden aan VNSG Adviesleden en Partners van SAP Nederland. Per congresdag zijn er maximaal 15 sponsoren aanwezig. Per congresdag zijn er maximaal 5 sponsoren per onderwerp aanwezig. Het aanvullende pakket Saffier kan alleen worden aangeschaft in combinatie met de sponsorpakketten Robijn, Smaragd of Carneool. Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW. Sponsormogelijkheden Robijn: Expertise- en demosessie - Sponsorpakket Twee aansluitende tijdsblokken van elk 40 minuten (met 15 minuten zaalwissel); 1 tijdsblok voor het geven van een presentatie samen met een klant en 1 tijdsblok voor het geven van een interactieve demo. Smaragd: Workshop - Sponsorpakket Verdeeld over de dag worden er drie workshops van 90 minuten gegeven. De zaal biedt plaats aan 20 personen. Per congresdag zijn er 3 workshopzalen beschikbaar. Carneool: Masterclass - Sponsorpakket Verdeeld over de dag worden er drie masterclasses van 90 minuten gegeven. De zaal biedt plaats aan 20 personen. Per congresdag zijn er 3 masterclass zalen beschikbaar. Saffier: VIP Executive programma - Aanvullend pakket Op 13 oktober wordt op de eventlocatie in de namiddag en avond een VIP Executive Programma georganiseerd. U heeft de mogelijkheid om hier samen met twee klanten aan deel te nemen. Inschrijven voor dit sponsorpakket is alleen mogelijk in combinatie met sponsorpakket Robijn, Smaragd of Carneool. 3

5 INSCHRIJVEN VOOR SPONSORING Inschrijven voor alle sponsormogelijkheden is mogelijk vanaf 9 maart om uur en sluit op 20 maart U kunt zich inschrijven via de website Het toewijzen van de sponsorpakketten geschiedt op basis van first come, first serve. De inhoud van uw samenvatting is echter bepalend voor de toewijzing. Procedure De inschrijvingen worden door de VNSG toegewezen. De VNSG bepaalt de indeling van het programmaonderdeel in het congresprogramma. Na goedkeuring van de sponsoraanvraag wordt het door de VNSG ondertekende sponsorcontract digitaal verstuurd. Het contract dient binnen 14 dagen ondertekend te worden geretourneerd (per post of per ). Alleen contracten die door beide partijen zijn ondertekend, zijn geldige sponsorcontracten. Indien twee weken na de contractdatum het ondertekende contract nog niet door de organisatie is ontvangen, heeft de organisatie het recht om het betreffende sponsorpakket weer vrij te geven voor verkoop. De factuur voor het sponsorpakket wordt per omgaande verstuurd en hiervoor geldt een betalingstermijn van 14 dagen. Indien de betaling niet tijdig is ontvangen, heeft de organisatie het recht het programma onderdeel weer vrij te geven voor de verkoop. Op alle contracten zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Annuleringsvoorwaarden Voor het annuleren van alle sponsormogelijkheden gelden de volgende annuleringsvoorwaarden: Annulering van een sponsorpakket binnen één maand na contractdatum: 50% van het verschuldigde factuurbedrag. Annulering vanaf één maand na contractdatum: 100% van het verschuldigde factuurbedrag. Annuleringen kunnen worden gestuurd naar sponsors@vnsgcongres.nl. De ontvangstdatum van de annulering geldt als datum van annulering. 4

6 Sponsorpakket ROBIJN EXPERTISE- EN DEMOSESSIE 7.895,- Programma Twee aansluitende tijdsblokken van elk 40 minuten (met een zaalwissel van 15 minuten); 1 tijdsblok van 40 minuten voor het geven van een presentatie samen met een klant en 1 tijdsblok van 40 minuten voor het geven van een interactieve demo over hetzelfde onderwerp (verdieping). De zaal is voorzien van een beamer en scherm en biedt plaats aan 60 personen. Opname van beide sessies in het congresprogramma. Entreekaarten 1 gratis entreekaart voor spreker vanuit klant. 2 gratis entreekaarten voor uw eigen sprekers (1x expertisesessie en 1x demo). 2 gratis entreekaarten voor het uitnodigen van uw klanten of prospects. Mogelijkheid tot aankoop van maximaal 8 extra betaalde entreekaarten, per gesponsorde congresdag, via de reguliere registratie. Communicatie Bedrijfslogo op de website van het evenement (bij het topic) en in SAP HANA Cloud app. Bedrijfslogo in de nieuwsbrief die per topic naar de geregistreerde congresdeelnemers wordt gestuurd. Bedrijfslogo bij de entree van de sessiezaal. Zalen expertise- en demosessie (zie plattegrond pagina 9) Rode Geus, Dexter 11/12 en Dexter 13/14. 5

7 Sponsorpakket SMARAGD WORKSHOP 7.495,- Programma Eigen workshopruimte waarin, verdeeld over de dag, drie dezelfde workshops van 90 minuten worden gegeven. De zaal is voorzien van 20 werkplekken met laptops en een 46 LCD scherm (16:9). De zaal biedt plaats aan 20 deelnemers. De deelnemers kunnen zich voorafgaand online en tijdens de congresdag voor deelname registreren. Opname van de workshops in het congresprogramma. Entreekaarten 1 gratis entreekaart voor de docent van de workshops. 2 gratis entreekaarten voor eigen medewerkers. 2 gratis entreekaarten voor uw klanten of prospects. Mogelijkheid tot aankoop van maximaal 8 extra betaalde entreekaarten, per gesponsorde congresdag, via de reguliere registratie. Communicatie Bedrijfslogo op de website van het evenement (bij het topic) en in SAP HANA Cloud app. Bedrijfslogo in de nieuwsbrief die per topic naar de geregistreerde congresdeelnemers wordt gestuurd. Bedrijfslogo bij de entree van de workshopzaal. Workshopzalen (zie plattegrond pagina 9) Dexter 15/16, Dexter 17/18 en Dexter 19. 6

8 Sponsorpakket CARNEOOL MASTERCLASS 6.495,- Programma Eigen masterclass ruimte waarin, verdeeld over de dag, drie dezelfde masterclasses van 90 minuten worden gegeven. De zaal is voorzien van de noodzakelijke AV faciliteiten. De zaal biedt plaats aan 20 deelnemers. De deelnemers kunnen zich voorafgaand online en tijdens de congresdag voor deelname registreren. Opname van de masterclasses in het congresprogramma. Entreekaarten 1 gratis entreekaart voor de docent van de masterclass. 2 gratis entreekaarten voor eigen medewerkers. 2 gratis entreekaarten voor uw klanten of prospects. Mogelijkheid tot aankoop van maximaal 8 extra betaalde entreekaarten, per gesponsorde congresdag, via de reguliere registratie. Communicatie Bedrijfslogo op de website van het evenement (bij het topic) en in SAP HANA Cloud app. Bedrijfslogo in de nieuwsbrief die per topic naar de geregistreerde congresdeelnemers wordt gestuurd. Bedrijfslogo bij de entree van de masterclasszaal. Masterclasszalen (zie plattegrond pagina 9) Dexter 25/26, Dexter 27/28 en Dexter 30. 7

9 Aanvullend sponsorpakket SAFFIER VIP EXECUTIVE PROGRAMMA 2.495,- (Alleen mogelijk in combinatie met pakket Robijn, Smaragd, Carneool) Programma Op 13 oktober wordt op de eventlocatie in de namiddag en avond een VIP Executive Programma georganiseerd. U heeft de mogelijkheid om hier samen met twee klanten aan deel te nemen. Het VIP Executive Programma is de ideale gelegenheid voor kennis delen, beïnvloeden en netwerken met executives van andere SAP-gebruikende organisaties. Een uitgebreid diner, verzorgd door SVH Meesterkok Hans van Wolde van restaurant Beluga in Maastricht, wordt afgewisseld met interactieve break-out sessies over verschillende onderwerpen. Deze sessies worden begeleid door internationale SAP gasten. U en uw klanten gaan naar huis met nieuwe ideeën, inzichten en ervaringen die in de eigen organisatie zeker kunnen worden gebruikt. Entreekaarten 2 gratis kaarten voor C-level klanten voor deelname aan VIP programma. 1 gratis kaart voor directielid sponsor. 8

10 Plattegrond congreslocatie Meet & Greet area: Foyer Klant presentaties: Limousin 1, Limousin 3 en Dexter 21/22/23/24. SAP presentaties: Limousin 2 Keynote presentaties: Limousin 2 Expertise- en demosessies: Rode Geus, Dexter 11/12 en Dexter 13/14 Workshop zalen: Dexter 15/16, Dexter 17/18 en Dexter 19 Masterclass zalen: Dexter 25/26, Dexter 27/28 en Dexter 30 9