Communicatieplan. Bouwen in afwijking van de vergunning door zelfbouwers en ondernemers. 17 juli 2009

Transcriptie

1 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning door zelfbouwers en ondernemers 17 juli 2009 Opdrachtgever : Projectleiding: Projectondersteuning: Communicatieadvies: Regionaal Managementoverleg Handhaving regio Brabant Noord Pim Verhoeven, gemeente Oss Patrick Swinkels, Servicepunt Handhaving Brabant Noord Anne-Marij Hendrikx, RMB Datum: 21 januari 2010 Status: Definitief

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING INTERVENTIESTRATEGIE DOELGROEPEN Interne doelgroepen Externe doelgroepen DOEL COMMUNICATIESTRATEGIE Ambitieniveau communicatie Uitgangspunten communicatie Uitwerking van de strategie COMMUNICATIEMIDDELEN EVALUATIE PLANNING FINANCIERING Personele inzet Overige kosten BIJLAGE I: UITGANGSPUNTEN COMMUNICATIE BIJLAGE II: GEREEDSCHAPSKIST BIJLAGE III: INFORMATIEPAKKET BIJLAGE IV: INTAKEGESPREK BIJLAGE V: REGIOBREED COMMUNICEREN... 18

3

4 1. Inleiding Het Regionaal Managementoverleg Handhavingsamenwerking heeft drie speerpunten voor de handhavingsamenwerking benoemd. Eén van de speerpunten is het Bouwen zonder of in afwijking van de vergunning. In mei 2009 is een interventiestrategie vastgesteld (op basis van het projectplan van 2008) waarin de aanpak van dit probleem wordt beschreven. Aanleiding voor het opzetten en uitvoeren van dit communicatieplan is de behoefte van de opdrachtgever (het RMH van het SEPH) om de communicatie rondom de interventies uit de interventiestrategie een impuls te geven. Uit gesprekken met de opdrachtgever en de projectgroep blijkt dat de uitwerking van de verschillende interventiestrategieën uit de gekozen problematiek (bouwen in afwijking van de vergunning) veel communicatie vragen. Sommige gemeenten zijn al enigszins actief in hun communicatie naar de externe doelgroepen (zelfbouwer/ondernemer) en voeren al geregeld intakegesprekken. Andere gemeenten kennen deze aanpak nog niet en kunnen wellicht ook meer ondersteuning van communicatie gebruiken. Het is wenselijk om meer vanuit één uniforme werkwijze te opereren, zodat alle gemeentelijke ambtenaren in dit werkveld (van de 21 betrokken gemeenten) aan de slag gaan met het oplossen van de problematiek rondom bouwen in afwijking van de vergunning. Ook is het zo dat gemeenten niet keer op keer het wiel moeten uitvinden, maar kunnen aanhaken bij de ontwikkelde middelen die alle 21 gemeenten kunnen inzetten. Op deze manier moet het mogelijk zijn om meer gezamenlijk op te trekken en zo effectiever en efficiënter resultaten te behalen. Gemeenten zullen dus gezamenlijk optreden in een goede duidelijke informatievoorziening om het bouwen in afwijking van de vergunning zoveel mogelijk tegen te gaan, waarbij communicatie een zeer belangrijke rol inneemt. 2. Interventiestrategie Het doel van de interventiestrategie is het verbeteren van het naleefgedrag van de externe doelgroepen. Om deze verbeterslag te kunnen maken is de inzet van communicatie noodzakelijk. Hieronder staan de interventies en de bijbehorende strategie beschreven. Strategie 1: Bekendheid met, en verduidelijking van, de regels van het bouwproces vergoten Interventie: Gereedschapskist Omschrijving: De (on)mogelijkheden en (rand)voorwaarden worden onderzocht door het SEPH met de betrokken handhavingpartners en eventueel met inhuur van externe deskundigheid. Dit resulteert in een advies in de vorm van een projectplan. Interventie: Informatiepakket Omschrijving: Er wordt geïnventariseerd welke informatie door de 21 gemeenten ter beschikking wordt gesteld en op welke wijze. Behoeften en wensen omtrent informatie worden in beeld gebracht. Met de uitkomsten van de inventarisatie wordt een (regionaal) informatiepakket ontwikkeld en verspreid voor toepassing bij de partners. Het ontwikkelde informatiepakket wordt uitgezet bij de gemeenten en er wordt over gecommuniceerd via de media.

5 Interventie: Intakegesprek Omschrijving: Er wordt geïnventariseerd welke gemeenten met een intakegesprek werken (enquête). Er worden hulpmiddelen ontwikkeld voor het voeren van intakegesprekken. De ontwikkelde hulpmiddelen worden uitgezet bij de gemeenten. Strategie 2: De perceptie op de controlekans, detectiekans en sanctiekans vergroten Interventie: Regiobreed communiceren over controles en sancties Omschrijving: Dit communicatieplan bevat acties die ingezet kunnen worden om regiobreed te communiceren over controles en sancties, maar ook een uitwerking voor de bovenstaande interventies: de gereedschapskist, het informatiepakket en het intakegesprek. 3. Doelgroepen Wie moeten worden bereikt? Het is van belang in kaart te brengen op wie de communicatie gericht is. Hierbij maken we onderscheid tussen interne doelgroepen en externe doelgroepen. 3.1 Interne doelgroepen Van de 21 regio gemeenten: Medewerkers Handhaving en Vergunningverlening van gemeenten Teamleiders/Afdelingshoofden Handhaving en Vergunningverlening van gemeenten Medewerkers Communicatie Management Team College van B&W Gemeenteraad Partners: Waterschappen Politie Brabant Noord Provincie Noord-Brabant Functioneel Parket VROM Inspectie AID en Rijkswaterstaat De interne doelgroepen zijn hoofdzakelijk verbonden aan de (gemeentelijke) overheidsorganisatie. Er is onderscheid in de verschillende doelgroepen gemaakt, omdat er naar elke doelgroep op een andere manier en via andere kanalen gecommuniceerd wordt. Het is daarom ook belangrijk om elke doelgroep op zijn eigen manier aan te spreken om de boodschap ook daadwerkelijk te laten landen. In overleg met de opdrachtgever is besloten om de inzet van de communicatie activiteiten uit dit communicatieplan te richten op de externe doelgroep. De communicatie richting de interne doelgroepen wordt om deze reden binnen dit communicatieplan dan ook buiten beschouwing gelaten.

6 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning 3.2 Externe doelgroepen Zelfbouwer (burger) Ondernemer (aannemer) Uiteraard gaat het hier om zelfbouwers en ondernemers binnen het gebied van de 21 gemeenten. Het onderscheid tussen zelfbouwers en ondernemers is gemaakt, omdat elke doelgroep op een andere manier om kan gaan met bouwen in afwijking van de vergunning. Een doelgroepgerichte aanpak zorgt voor betere en snellere resultaten. De projectgroep heeft eerder in overleg met de opdrachtgever gekozen voor de doelgroep zelfbouwer, omdat uit de ervaringen van de projectgroepleden blijkt dat het naleefgedrag van de zelfbouwer slecht is. Onder zelfbouwer wordt verstaan: Een particulier die een bouwwerk in eigen beheer bouwt zonder hoofdaannemer. De zelfbouwer neemt de rol van hoofdaannemer over. Daarbij schakelt hij naar eigen inzicht deskundigheid in. 4. Doel Dit communicatieplan is een onderdeel van de interventiestrategie (vastgesteld in mei 2009). Het doel van het communicatieplan is: In 2009 en 2010 gerichte communicatie naar alle externe doelgroepen van de eerdergenoemde interventies teneinde een verbetering in kennis, houding en gedrag ten behoeve van de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit te kunnen realiseren bij deze doelgroepen. Belangrijk is dat de organisatie van de communicatie over de projecten (activiteiten) uit de interventiestrategie via een planmatige aanpak en op een herkenbare manier verloopt. Zo worden de bouwregels en procedures uit het Bouwbesluit nadrukkelijk onder de aandacht gebracht van de doelgroepen. Dit moet bij de verschillende doelgroepen leiden tot voldoende draagvlak voor en bekendheid met deze regels. Bij de doelstellingen per doelgroep (zelfbouwer of ondernemer) kan onderscheid gemaakt worden tussen kennis, houding en gedrag. Communicatie is er uiteindelijk op gericht gedrag te veranderen. Het gewenste gedrag kan alleen gerealiseerd worden als allereerst de juiste kennis bij de doelgroep aanwezig is en vervolgens een positieve houding door de doelgroep wordt ingenomen. De zelfbouwer en de ondernemer hebben dan voldoende kennis van de regelgeving op het gebied van bouwen (kennis) en handelen daar naar (houding en gedrag). De externe doelstellingen zijn gericht op de externe doelgroepen: de zelfbouwer en ondernemer. Kennis Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit* doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan**. * Onder Bouwbesluit wordt verstaan: bouwregels en procedures van het Bouwbesluit. ** Met verantwoord omgaan wordt bedoeld: het naleven van de bouwregels en de procedures van het Bouwbesluit.

7 Houding Doelgroep is overtuigd van het belang dat zij verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Doelgroep is overtuigd van de win-win situatie die daarbij ontstaat. Gedrag Doelgroep levert een bijdrage aan het verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. 5. Communicatiestrategie In hoofdstuk 5 en 6 komen de communicatiestrategie en de middelen aan bod. Hierbij is het van belang te weten hoe, met welke boodschap, wanneer en op welke momenten er wordt gecommuniceerd. 5.1 Ambitieniveau communicatie De opdrachtgever en de projectgroep vinden doelgroepgerichte communicatie belangrijk. De opdrachtgever ziet dan ook een belangrijke rol voor communicatie weggelegd voor het uitdragen van de doelstellingen van de interventiestrategie (projecten activiteiten). Om de doelen van de interventiestrategie te behalen zet de opdrachtgever voor het project communicatie in op een hoog ambitieniveau: In 2009 en 2010 gerichte communicatie naar alle externe doelgroepen van de eerdergenoemde interventies teneinde een verbetering in kennis, houding en gedrag ten behoeve van de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit te kunnen realiseren bij deze doelgroepen. In hoofdstuk 9 Financiering staat beschreven hoeveel budget en uren hiervoor in 2009 en 2010 in totaal begroot zijn. 5.2 Uitgangspunten communicatie Communicatie kan ingezet worden richting de externe doelgroepen om de interventies uit te voeren. Belangrijk is wel dat de communicatie op een herkenbare manier wordt ingezet. Op het moment dat de inzet van communicatie uniform en gestructureerd verloopt, zorgt dit voor een betere zichtbaarheid van de uitvoering van de interventiestrategie (zie ook bijlage I). 5.3 Uitwerking van de strategie Bij de uitvoering van de communicatie van de interventies ligt de focus op het gemeentelijk én het regionale niveau (21 gemeenten gezamenlijk). Op het moment dat de uitvoering van de communicatie het regionale niveau raakt, zullen er duidelijke afspraken moeten worden gemaakt met de regionale partijen (gemeenten e.a.) om zo de coördinatie en de bewaking van uniformiteit te garanderen. Kernboodschap Een pay-off is een kernboodschap die fungeert als basis voor alle communicatie. Vaak hoort de pay-off bij het beeldmerk (logo) te staan. Omdat dit project voor meerdere gemeenten wordt uitgevoerd, is het niet meer dan logisch om de pay-off voor de projecten (activiteiten) aan te laten sluiten bij het bestaande beeldmerk/logo van de betreffende gemeenten. De pay-off kan voor alle externe communicatie ingezet worden. De kernboodschap wordt per project aangevuld met de informatie over het betreffende project en aangepast per doelgroep.

8 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning Verkorte kernboodschap De 21 gemeenten in Noordoost-Brabant staan voor een veilige én mooie leefomgeving. U kunt daar ook uw steentje aan bijdragen. Gaat u zelf bouwen? Of laat u een huis bouwen? Kijk dan goed naar de voorschriften uit uw vergunning. Zo bouwen we samen aan een veilige, mooie omgeving voor iedereen. Kijk voor meer informatie over bouwen of het aanvragen van een bouwvergunning op: < Pay off: Bouw mee aan veilig wonen! Logogebruik De gemeente voert projecten zelf uit en in samenwerking met andere (regio)gemeenten. Voor de herkenbaarheid van de gezamenlijke projecten is het noodzakelijk om zowel het eigen gemeentelogo als de logo s van de andere gemeenten te gebruiken bij de inzet van communicatie. Om de opsomming van de 21 logo s in elke uiting van communicatie te voorkomen, kan de volgende zin toegepast worden: Deze folder (brochure, website etc.) wordt mede mogelijk gemaakt door de 21 gemeenten van Brabant Noord. Sturen op uniformiteit Om te zorgen voor een vergelijkbaarheid en zichtbaarheid binnen de verschillende projecten (activiteiten) kan het aanbrengen van meer uniformiteit in de communicatie de gemeente(n) meer mogelijkheden bieden. Zo is het advies aan de gemeente om communicatiemiddelen en formats te ontwikkelen die zij in zal zetten om over de projecten te communiceren. Uiteraard sluit de gemeente voor wat betreft de regionale projecten aan bij de bestaande regionale middelen van de 21 (regio)gemeenten, mits deze aanwezig zijn. Gezamenlijke projecten binnen de regionale samenwerking vragen echter wel om een extra communicatie-inzet richting de externe doelgroepen (zelfbouwers en ondernemers). Bijvoorbeeld via het aanbieden van artikelen in huisaan-huisbladen. Bereik breed publiek via marketing benadering De gemeenten zetten in op het promoten van Bouw mee aan veilig wonen!. Per doelgroep wordt de wijze van communiceren afgestemd via een gerichte aanpak van marketingstrategie. Dat wil zeggen dat de keuze voor de middelen gebaseerd is op basis van behoefte, leefstijl van de doelgroep in combinatie met het effect van de middelen. Alle communicatie-uitingen kunnen ondersteund worden door het inzetten van van-naar beeldmateriaal (foto s), die bijvoorbeeld terugkomen op de gemeentelijke website. Op deze manier geef je de doelgroepen gericht beelden van hoe de gemeente de problematiek rondom bouwen in afwijking van de vergunning wil aanpakken en waar zij in de uitvoering van projecten(activiteiten) naar toe wil.

9 6. Communicatiemiddelen De communicatie is verdeeld in twee niveaus: lokaal en regionaal. Op het moment dat de gemeente een aantal gemeentebrede middelen ontwikkelt en wil inzetten is het van belang dat deze tenminste op elkaar zijn afgestemd (zie tabel communicatiemiddelen). Op deze manier zijn de middelen door alle projectleiders van de projecten (activiteiten) te gebruiken, als ondersteuning van hun eigen communicatie. Bij het inzetten van communicatie zijn de volgende richtlijnen van belang: Kies per project (activiteit) voor middelen die passen bij het doel en de doelgroepen; Kies hierbij zoveel mogelijk voor een multimediale aanpak; Zoek naar vernieuwende communicatiemiddelen die passen bij deze tijd (het communiceren van de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit moet geen gemeente-wijst-met-haar-vingertje-imago krijgen); Maak zoveel mogelijk gebruik van bestaande communicatiemiddelen en momenten; Benader de primaire doelgroep, de zelfbouwer en ondernemer zoveel mogelijk op basis van hun leefstijl. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de doelgroep zich met de boodschap kan identificeren en zich aangesproken voelt (let op het taalgebruik). In de onderstaande tabel staan de externe communicatiemiddelen beschreven. Externe communicatiemiddelen (Doelgroepen: zelfbouwers en ondernemers) Intakegesprek (optioneel) Presentatie projecten (optioneel) Artikelenserie gemeentepagina en publicaties in lokale nieuwsbrieven (basis) Folder (basis) Gereedschapskist (optioneel) Website (basis) Digitale nieuwsbrief (optioneel) Digitaal filmpje (optioneel) Tabel: Communicatiemiddelen Communicatie heeft het beste effect als de boodschap op verschillende manieren bij de doelgroep terechtkomt. In de externe communicatiemiddelen valt onderscheid te maken tussen mondelinge, schriftelijk en digitale communicatiemiddelen. Mondeling Intakegesprek (basis) Presentatie projecten (optioneel)

10 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning Intakegesprek (optioneel) Gemeenten voeren met de vergunningaanvrager intakegesprekken. Tijdens het afnemen van het intakegesprek is het zeer wenselijk om te werken met een checklist. Op deze manier ontvangt de vergunningaanvrager alle informatie die hij/zij nodig heeft en weet de betreffende ambtenaar zeker dat hij/zij geen informatie vergeet te melden. De checklist is dus een handel middel om de mondelinge uitleg over bouwen en vergunningen te ondersteunen. Daarom is een handreiking voor de gemeentelijke ambtenaar die de intakegesprekken voert ook noodzakelijk. De checklist en de handreiking kunnen voor alle 21 gemeenten worden opgesteld (zie ook bijlage IV). Doelstellingen die hiermee worden behaald, zijn: Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Presentatie projecten (optioneel) De gemeente presenteert projecten (activiteiten) aan de externe doelgroepen. Hiervoor kan de gemeente aansluiten bij diverse landelijke/regionale evenementen. Een mogelijkheid is het organiseren van een bouwmarkt of een ondernemerscafé (of een informatieavond voor aannemers) met het onderwerp: Bouwen in beeld. Doelstellingen die hiermee worden behaald, zijn: Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan.

11 Schriftelijk Artikelenserie gemeentepagina en publicaties in lokale nieuwsbrieven (basis) Folder (basis) Gereedschapskist (optioneel) Artikelenserie gemeentepagina en publicaties in lokale nieuwsbrieven (basis) Een aantal keer per jaar wordt een artikel geschreven over Bouwen in beeld van de gemeente. Hier moet een logische opbouw in zitten. Allereerst wordt vertelt wat het Bouwbesluit is en wat de gemeente daarmee doet. Daarna kan per thema uitleg gegeven worden. Vervolgens laat je wat resultaten zien en geef je weer wat het de doelgroep oplevert. Dit moeten korte pakkende artikeltjes zijn met het liefst een foto of illustratie daarbij. Deze artikelenserie verschijnt op de gemeentepagina s en in bestaande lokale nieuwsbrieven. De artikelenserie is tevens onderdeel van het regiobreed communiceren over het Bouwbesluit en de aankondiging van sancties (zie ook bijlage V). Doelstellingen die hiermee behaald worden, zijn: Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Folder (basis) Om de doelgroep te informeren over het belang van verantwoord omgaan met het Bouwbesluit, hoe zij daar zelf aan kunnen bijdragen en wat het hen concreet oplevert, wordt een algemene informatiefolder: Bouwen in beeld ontwikkelt (gezamenlijk opgesteld door alle 21 gemeenten). De folder bevat informatie over de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit, het aanvragen van de vergunning, een checklist etc. Hierin wordt voor specifieke informatie verwezen naar de andere communicatiemiddelen, zoals de website. De folder moet aantrekkelijk zijn om te lezen en bevat dus veel beeld en weinig tekst. De verspreiding van de folder kan verlopen via de bedrijven en gemeentelijke instellingen, maar zeker ook als onderdeel van het informatiepakket die gemeenten toesturen aan zelfbouwers en ondernemers bij de aanvraag van een bouwvergunning (zie bijlage III). Doelstellingen die hiermee behaald worden, zijn: Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Doelgroep is overtuigd van het belang dat zij verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Doelgroep is overtuigd van de win-win situatie die daarbij ontstaat. Gereedschapskist (optioneel) Gedurende een periode (bijvoorbeeld drie maanden) kunnen zelfbouwers en ondernemers een gereedschapskist verkrijgen via hun eigen gemeente. De kist bevat allerhande informatie over bouwen, het aanvragen van een vergunning, verwijzingen naar diverse websites voor meer informatie, een folder met tips etc. Voor alle gemeenten wordt een basis gereedschapskist samengesteld. Daarnaast kan de gemeente zelf de kist naar wens uitbreiden, bijvoorbeeld met een

12 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning prijsvraag, kortingsbonnen etc (zie ook bijlage II). Doelstellingen die hiermee behaald worden, zijn: Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Doelgroep is overtuigd van het belang dat zij verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Doelgroep is overtuigd van de win-win situatie die daarbij ontstaat. Digitaal Website (basis) Digitale nieuwsbrief (optioneel) Digitaal filmpje (optioneel) Website (optioneel) Op de website van alle gemeenten komt een aparte button (subpagina) voor Bouwen in Beeld: tips bij bouwen. Ook kan de site worden uitgebreid met filmpjes, informatie over bouwprojecten in de buurt ; gekoppeld aan een digitale kaart die deze projecten goed inzichtelijk maakt binnen de gemeente. Ook wordt onderscheid gemaakt tussen informatie voor zelfbouwers en ondernemers. De website bevat tips en adviezen over: bouwen en wonen, bouwen en ondernemen, data van landelijke/regionale bouwevents, column van gemeentelijke sleutelfiguren, link naar andere bouwwebsites. De invulling van de website betreffende dit onderwerp is ook onderdeel van het regiobreed communiceren over het Bouwbesluit (zie bijlage V). Doelstellingen die hiermee worden behaald, zijn: Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Doelgroep is overtuigd van het belang dat zij verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Doelgroep is overtuigd van de win-win situatie die daarbij ontstaat. Doelgroep levert een bijdrage aan het verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Digitale nieuwsbrief (optioneel) In de digitale nieuwsbrief die maandelijks (of twee keer per jaar) verschijnt, staan de hoofdartikelen van de gemeentepagina s. Wanneer dus een artikel over bouwen is verschenen, krijgt deze ook een plek in de digitale nieuwsbrief. De doelgroep kan zich via de website abonneren op deze nieuwsbrief en is dus geïnteresseerd in het gemeentelijke (bouw)nieuws. De digitale nieuwsbrief is ook een goed middel als uitwerking voor het regiobreed communiceren over het Bouwbesluit. Doelstellingen die hiermee behaald worden, zijn: Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan.

13 Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Digitaal filmpje (optioneel) Een effectief communicatiemiddel is het inzetten van een digitaal filmpje. Op het filmpje is te zien hoe controles in de praktijk er aan toe gaan en waarmee de inspecteur te maken krijgt. Ook wordt getoond wat er mis kan gaan tijdens de bouw. Door beelden wordt de boodschap op een heldere manier overgebracht bij de externe doelgroepen. Het filmpje kan getoond worden op de gemeentelijke lokale tv zender en op de diverse gemeentelijke websites. Eén reportage volstaat voor de hele regio van 21 gemeenten. Het maken van een digitaal filmpje is ook een mogelijk onderdeel van het regiobreed communiceren over het Bouwbesluit (zie ook bijlage V). Doelstellingen die hiermee behaald worden, zijn: Doelgroep weet wat het Bouwbesluit is. Doelgroep weet wat de gemeente met het Bouwbesluit doet. Doelgroep weet wat zijzelf kunnen doen om verantwoord met het Bouwbesluit om te gaan. Doelgroep weet wat voor henzelf de voordelen zijn als zij verantwoord met het Bouwbesluit omgaan. Doelgroep is overtuigd van het belang dat zij verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Doelgroep is overtuigd van de win-win situatie die daarbij ontstaat. Doelgroep levert een bijdrage aan het verantwoord omgaan met het Bouwbesluit. Middelenmatrix extern Communicatiemiddel Intakegesprek (optioneel) Presentatie projecten (optioneel) Artikelenserie gemeentepagina en publicaties in lokale nieuwsbrieven (basis) Folder (basis) Gereedschapskist (optioneel) Website (basis) Digitale nieuwsbrief (optioneel) Digitaal filmpje (optioneel) Doelgroepen Zelfbouwers Ondernemers 7. Evaluatie In het najaar van 2010 worden de eerste resultaten geëvalueerd. Hoe is het bereik van de communicatiemiddelen die ingezet zijn? Hoe loopt het organisatorisch? Dragen de werkzaamheden bij aan de communicatiedoelstelling? Op basis van de evaluatie wordt het communicatieplan aangepast of aangevuld.

14 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning 8. Planning Voor het gehele communicatietraject geldt: Startdatum: 1 november 2009 Einddatum: 31 december 2010 Nov 09 Dec 09 Jan Feb 10 Maa Apr Mei Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Intakegesprek (optioneel) x x x x Presentatie projecten (optioneel) x Artikelenserie gemeentepagina en x x x x publicaties in lokale nieuwsbrieven (basis) Folder (basis) x x x Gereedschapskist (optioneel) x x x Website (basis) x x x x x x x x x x x x Digitale nieuwsbrief (optioneel) x x Digitaal filmpje (optioneel) x x x x 9. Financiering RMB wil een faciliterende rol vervullen bij het organiseren, ontwikkelen van communicatieactiviteiten, middelen en projectoverstijgende informatie. Mocht hier behoefte aan zijn, dan kan de communicatieadviseur van het RMB ook breder worden ingezet bij het communicatietraject rondom de uitvoerende werkzaamheden van het communicatieplan. 9.1 Personele inzet Communicatieadviseur RMB uren uurtarief kosten Communicatieplan opstellen 16 uur 65, ,-- Terugkoppeling met opdrachtgever 4 uur 65,-- 260,-- Totaal 1.300,-- Communicatiemedewerker gemeente Onderstaand is een ruwe schatting van het aantal uren dat de communicatiemedewerker van de gemeente* zou moeten inruimen om alles uit dit communicatieplan uit te kunnen voeren. * Daarnaast zijn er uren nodig voor de projectleider om dit project te begeleiden. Deze uren zijn niet opgenomen in het onderstaande schema. Inzet communicatiemiddel uren Intakegesprek (inclusief opstellen checklist en 30 uur handreiking) Presentatie projecten 4 uur Artikelenserie gemeentepagina en publicaties in lokale 4 x 4 uur = 16 uur nieuwsbrieven Folder (en samenstellen informatiepakket) 30 uur Gereedschapskist 80 uur Website 12 x 4 uur = 48 uur Digitale nieuwsbrief 2 x 12 uur = 24 uur Digitaal filmpje 50 uur Totaal uur

15 9.2 Overige kosten Ontwerpen en drukken pr materiaal (bv van-naar foto s) Ontwerpen en drukken foldermateriaal Ontwerpen gezamenlijke digitale nieuwsbrief Ontwerpen en ontwikkelen digitaal filmpje Totaal Kosten Pm Pm Pm Pm Pm

16 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning BIJLAGE I: UITGANGSPUNTEN COMMUNICATIE Onderstaande uitgangspunten zijn gebaseerd op het communicatieplan van de interventiestrategie van de opdrachtgever. Uit communicatie over de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit blijkt de relatie met de interventiestrategie van de 21 gemeenten. o De gemeente gebruikt in haar communicatie over de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit de kernboodschap uit het communicatieplan. o In alle communicatiemiddelen over de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit zijn ten minste afgebeeld: Het beeldmerk van de gemeente (logo) en bij nodig het beeldmerk van de overige gemeenten/partners (logo s). De verschillende beeldmerken dienen in dezelfde grootte te worden afgebeeld en bij voorkeur in meer kleuren. De gemeente gebruikt bij het betreffende communicatiemiddel de eigen huisstijl. o De communicatie over de interventiestrategie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle betrokken partijen. Elk project zorgt voor continuïteit van de communicatie, via inzet van ondersteuning. Iedere projectleider is zelf verantwoordelijk voor de communicatie naar de eigen achterban.

17 Bijlage II: Gereedschapskist Zelfbouwers en ondernemers kunnen drie maanden lang een gereedschapskist verkrijgen via hun gemeente. De kist bevat allerhande informatie over bouwen, het aanvragen van een vergunning, verwijzingen naar diverse websites voor meer informatie, kortingsbonnen bij bouwmarkten, een folder met tips etc. Strategie: Bekendheid met, en verduidelijking van, de regels van het bouwproces vergoten Doel Doelgroepen (zelfbouwer/ondernemer) informeren over bouwregels en procedures van het Bouwbesluit. Waar De gereedschapskist is te verkrijgen via alle 21 deelnemende gemeenten. Doelgroepen Communicatie Resultaat en gewenst effect Deelnemende gemeenten zijn: Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, s Hertogenbosch, Heusden, Landerd, Lith, Maasdonk, Mill, Oss, Schijndel, Sint-Anthonis, Sint-Michielsgestel, Sint-Oedenrode, Uden, Veghel, Vught. De gereedschapskist is een ludieke manier om zelfbouwers en ondernemers op de hoogte te brengen van alles omtrent het bouwproces. Bovendien kan de gereedschapskist per gemeente ook nog uitgebouwd worden met specifieke, gemeentegerelateerde informatie voor de doelgroepen (vorm: prijsvraag). Elke kist bevat in elk geval een set aan basisinformatie. De doelgroepen krijgen informatie en weten waar ze terecht kunnen voor meer informatie. De doelgroepen staat positief tegenover de bouwregels en procedures van het Bouwbesluit en houden zich hieraan. Planning De gereedschapskisten zijn verkrijgbaar vanaf het voorjaar van Werkwijze Financiën Benaderen van geïnteresseerde gemeenten en het maken van afspraken (wie binnen de gemeente is contactpersoon) Benaderen brancheverenigingen (regionaal/landelijk) van bouwbedrijven/aannemers/architecten etc., andere belangenverenigingen zoals vereniging BWT Inventariseren websites over bouwen Inventariseren en benaderen commerciële aanbieders (bouwmarkten) Gereedschapskist samenstellen o Verzamelen informatie vanuit gemeenten o Opstellen gezamenlijke folder met tips over bouwen o Afstemmen mogelijkheden kado/kortingsbonnen vanuit de commerciële aanbieders o Afstemmen met gemeenten opstarten prijsvraag Verzorgen publiciteitscampagne Bouw mee aan veilig wonen (vol met tips, kortingsbonnen, informatie over hoe u het veiligste én voordeligst kan bouwen) inclusief persberichten, artikelen op websites van gemeenten, gemeentepagina s Seph Partners Seph Partners Uitwerken 80 uur 20 uur gereedschapskist 3.000,-- Realisatie pm pm pm pm

18 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning Bijlage III: Informatiepakket Gemeenten stellen gezamenlijk een folder over bouwen (bouwregels, procedures van het Bouwbesluit etc.) en sturen deze samen met andere informatie als een informatiepakket toe aan zelfbouwers en ondernemers als zij een bouwvergunning aanvragen. Strategie: Bekendheid met, en verduidelijking van, de regels van het bouwproces vergoten Doel Doelgroepen (zelfbouwer/ondernemer) informeren over bouwregels en procedures van het Bouwbesluit. Waar Het informatiepakket is te verkrijgen via alle deelnemende gemeenten van dit project. Doelgroepen Communicatie Deelnemende gemeenten zijn: Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, s Hertogenbosch, Heusden, Landerd, Lith, Maasdonk, Mill, Oss, Schijndel, Sint-Anthonis, Sint-Michielsgestel, Sint-Oedenrode, Uden, Veghel, Vught. Het informatiepakket bevat informatie voor de doelgroepen. De folder die gezamenlijk door alle gemeenten wordt opgesteld, heeft een duidelijke uitstraling (het SEPH als verbindende factor). Resultaat en gewenst effect Na aanvraag van de bouwvergunning zijn de doelgroepen op de hoogte van alle bouwregels en procedures van het Bouwbesluit. De doelgroepen zijn bekend met alle bouwregels (kennis) en houden zich hieraan (houding en gedrag). Planning Het informatiepakket dient gereed te zijn op het moment dat de gereedschapskist wordt verstrekt in voorjaar/zomer Werkwijze Inventariseren wat elke gemeente te bieden heeft aan informatie en op welke wijze zij dat aanbieden aan de doelgroepen In kaart brengen behoeften en wensen van gemeenten omtrent informatie Verzamelen van informatie voor de gezamenlijke (regionale) folder Folder opmaken en verspreiden middels het informatiepakket naar alle partners Communicatie over het informatiepakket via de kanalen (regionale dagbladen, gemeentepagina en websites) Financiën Inventariseren voorbeelden en wensen Regionaal informatiepakket ontwikkelen Uitzetten Seph Partners Seph Partners 10 uur 20 uur 1.500,-- 10 uur 5 uur

19 Bijlage IV: Intakegesprek Tijdens het intakegesprek van een gemeente met de vergunningaanvrager wordt in sommige gemeenten gebruik gemaakt van een checklist. Bovendien wordt de checklist toegelicht met een handreiking voor de gemeentelijke ambtenaar die de intakegesprekken voert. Strategie: Bekendheid met, en verduidelijking van, de regels van het bouwproces vergoten Doel Waar Doelgroepen Communicatie Resultaat en gewenst effect Doelgroepen (zelfbouwer/ondernemer) meer duidelijkheid verschaffen over bouwregels en proces. Daarnaast ook meer uniformiteit creëren bij gemeenten. De checklist en de handreiking is voor elke gemeentelijke ambtenaar die de intakegesprekken voert te verkrijgen via alle deelnemende gemeenten van dit project. Deelnemende gemeenten zijn: Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, s Hertogenbosch, Heusden, Landerd, Lith, Maasdonk, Mill, Oss, Schijndel, Sint-Anthonis, Sint-Michielsgestel, Sint-Oedenrode, Uden, Veghel, Vught. Aan de hand van de checklist (en handreiking) verloopt het intakegesprek van de ambtenaar met de vergunningaanvrager bij alle gemeenten op een uniforme wijze. Dit verschaft duidelijkheid naar de gemeenten, maar ook naar de vergunningaanvrager. Eén checklist voor alle gemeenten Eén handreiking voor de gemeentelijke ambtenaar die de intakegesprekken voert De doelgroepen zijn bekend met alle bouwregels en procedures van het Bouwbesluit (kennis) en houden zich hieraan (houding en gedrag) en gemeentelijke ambtenaren hebben meer houvast via de checklist en handreiking. Planning De checklist en de handreiking moet gereed zijn in het voorjaar/zomer van Werkwijze Inventariseren welke gemeenten met een intakegesprek werken (voorbeelden zoeken van checklisten) In afstemming met gemeenten checklist en handreiking (hulpmiddelen) opstellen De ontwikkelde hulpmiddelen worden uitgezet bij gemeenten Financiën Inventariseren Seph Partners Seph Partners 10 uur Hulpmiddelen ontwikkelen Uitzetten 20 uur 10 uur 5 uur

20 Communicatieplan Bouwen in afwijking van de vergunning Bijlage V: Regiobreed communiceren In 2009/2010 communiceren over controles die plaats zullen vinden op specifieke momenten in het jaar. Strategie: (De perceptie op) de controlekans, detectiekans en sanctiekans vergroten Doel Waar Doelgroepen Communicatie Aankondigen van controles om de perceptie van de doelgroepen om te buigen naar een positieve houding ten opzichte van het naleven van de regels. De communicatie vindt plaats op gemeentepagina s, regionale dagbladen en websites. Wellicht is het mogelijk (als het budget het toelaat) om een video-reportage te maken, waarbij een cameraman/-vrouw met de inspecteur mee op controle gaat om te laten zien waar hij mee te maken krijgt en waarbij kan worden getoond wat er mis kan gaan tijdens de bouw. Uitleg van de regels kan dan meer spreken met beelden. Elke gemeente heeft wel een lokaal tv-station, één reportage volstaat voor de hele regio van 21 gemeenten. Zo n video kan ook op de website en eventueel op een USB-stick, die weer gesponsord in de gereedschapskist. Deelnemende gemeenten zijn: Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Haaren, s Hertogenbosch, Heusden, Landerd, Lith, Maasdonk, Mill, Oss, Schijndel, Sint-Anthonis, Sint-Michielsgestel, Sint-Oedenrode, Uden, Veghel, Vught. Van vooraf communiceren gaat een preventieve werking uit. De doelgroepen zullen hierop reageren (de inzet van communicatie werkt nalevingsbevorderend). Resultaat en gewenst effect Planning Communicatie op specifieke momenten in het jaar over de controles en sancties die plaats zullen vinden (kennis). Doelgroepen verbeteren hun naleefgedrag ten opzichte van de regels over bouwen (houding en gedrag). Voorafgaand aan de controles die zullen plaatsvinden, worden er publicaties verzorgd in regionale dagbladen, op de gemeentepagina s en websites. Werkwijze Inventariseren van specifieke communicatiemomenten over controles en sancties Opstellen van een communicatiekalender (= communicatieplanning) in afstemming met partners Uitwerken van artikelen en verzorgen van publicaties (regionale dagbladen, gemeentepagina s, websites) Financiën Opstellen communicatieplan (dit document) Inzet communicatieplan Seph Partners Seph Partners 16 uur 4 uur 2.500,-- pm pm