Handleiding duurzaam inkopen

Transcriptie

1 Handleiding duurzaam inkopen

2

3 Handleiding duurzaam inkopen april

4 Colofon Uitgave Unie van Waterschappen Koningskade AA Den Haag Postbus AE Den Haag Auteurs Pro10 Partners in Procurement & Tendering i.s.m. Unie van Waterschappen Deze publicatie wordt ook aangeboden via Drukwerkproductie Opmeer Drukkerij bv, Den Haag Oplage ex. Handleiding duurzaam inkopen 2 Deze handleiding is gedrukt met bioinkt op fsc papier

5 Handleiding duurzaam inkopen Waterschappen zijn vanuit het Rijksbeleid Duurzaam Inkopen verplicht om per 2010 voor minimaal 50% duurzaam in te kopen volgens de zogenaamde overheidscriteria duurzaam inkopen. Deze zijn ontwikkeld door Agentschap NL (voorheen SenterNovem). Vanaf 2015 gaat dit percentage wellicht naar 100% zoals vastgelegd in het klimaatakkoord (12 april 2010). De Unie van Waterschappen startte in 2008 het project Duurzaam Doen. Onderdeel van dit project is het aanbieden van deze handleiding. Deze handleiding is vooral bedoeld om mensen zonder inkoopachtergrond op weg te helpen met duurzaam inkopen, maar ook inkoopadviseurs kunnen hun voordeel ermee doen. Het werken met de overheidscriteria wordt behandeld vanuit de context van het hele inkoopproces. De handleiding dient ter ondersteuning, inspiratie en begrip voor het duurzaam inkopen. We verwijzen ook graag naar de Unie van Waterschappen uitgave Best Practices Duurzaam Inkopen (2010). We wensen u veel succes met het duurzaam inkopen! Unie van Waterschappen, april

6 Inhoudsopgave Samenvatting 5 1 Duurzaam inkopen in het algemeen Duurzaam inkopen, wat is dat en waarom? Duurzaam inkopen, mag dat? Duurzaam inkopen, is dat duurder? Duurzaam inkopen, hoe meet je dat? 9 2 Ik heb een inkoopbehoefte! En nu? Welke stappen moet ik zetten? Wat en hoe moet ik inventariseren? (stap 1) Wat en hoe moet ik specificeren? (stap 2) Waar kan ik zoal aan denken bij het stellen van duurzame selectie eisen en gunningcriteria? Wat is beter, functioneel of technisch specificeren? Kan ik duurzaam inkopen tegen de laagste prijs? Hoe kom ik van de behoeftespecificatie tot een goede selectie? (stap 3) Welke stappen zet ik om de beste offerte te bepalen? Wat regel ik rond duurzaamheid in het contract? (stap 4) Valt er nog iets te winnen op het gebied van bestellen? (stap 5) Nazorg en prestatiebewaking, doen we amper. Is dat verstandig? (stap 6) 18 3 Een duurzame inkoopfunctie Strategische inkoop Tactische inkoop Operationele inkoop 24 4 Interessante websites 25 Handleiding duurzaam inkopen 4

7 Handleiding Duurzaam Inkopen: Stappen Inventariseer 1 Specificeer 2 Selecteer 3 Contracteer 4 Beschrijf uw inkoopbehoefte, bepaal de CPV codes die bij de inkoopbehoefte passen Bepaal het financieel volume (over de gehele looptijd, inclusief opties) Breng de markt in beeld Bepaal uw positie in de markt, overweeg samenwerking met andere waterschappen Raadpleeg daartoe websites, voer gesprekken en treed in overleg met collega s Bedenk mogelijke prikkels voor leveranciers om duurzaam te zijn Beschrijf de gewenste oplossing (functioneel en/of technisch). Denk aan alle fasen van de levenscyclus Bepaal de aanbestedingsprocedure en bepaal of u op EMVI of laagste prijs wenst te gunnen Formuleer de eisen die u stelt aan de leverancier of wensen ingeval van prekwalificatie en bepaal de bewijsmiddelen Formuleer de eisen die u stelt aan de dienst, levering, product (conformiteitenlijst, bestek) en de bewijsmiddelen Formuleer de wensen die u stelt aan de dienst, levering, werk (gunningcriteria) en onderlinge zwaarte (weegfactoren) en de bewijsmiddelen Bepaal aanvullende inkoopvoorwaarden Maak eerst de beoordelingsmatrix klaar Bepaal welke leveranciers u wenst uit te nodigen of publiceer bij een Europese aanbesteding Vraag offertes langs elektronische weg op Sluit in de offerteaanvraag de verkoopvoorwaarden uit Bekijk of de leveranciers aan de gestelde eisen voldoen en er geen uitsluitinggronden zijn Beoordeel de offertes inhoudelijk door punten toe te kennen op de gunningcriteria Zorg voor een compleet inkoopdossier (met lessons learned) Sluit verkoopvoorwaarden uit Neem aanvullende voorwaarden op (stuur deze mee met de offerte aanvraag) Kom duurzaamheidambities in de tijd overeen en bepaal waarover gerapporteerd dient te worden Verwerk de duurzaamheidcriteria in uw overeenkomst, volsta niet met een verwijzing naar AgentschapNL Leg aanvullende afspraken tijdens de uitvoering van de overeenkomst schriftelijk vast Bestellen 5 Nazorg 6 Plaats opdrachten elektronisch Zorg voor elektronisch factureren Combineer inkoopbehoeften Bewaak of er niet buiten gesloten (raam)overeenkomsten wordt ingekocht Maak niet duurzame bestellingen onmogelijk of laat dit van hogerhand goedkeuren Communiceer het nieuwe contract naar de gebruikers Leg de verschillen uit met de vorige overeenkomst Controleer of er ook feitelijk conform de duurzaamheidafspraken wordt geleverd Evalueer en controleer de leveranciersprestaties Voer periodiek overleg met de leverancier over verbeteringen Bewaak ook de verplichtingen die na contractbeëindiging nog doorlopen 5

8 Handleiding Duurzaam Inkopen: Praktische wenken Inventariseer 1 Raadpleeg de website van AgentschapNL voor marktinfomatie Raadpleeg de duurzame database over duurzame producten en bedrijven Raadpleeg de website van SSCM om te kijken welke bedrijven een ISO certificaat hebben Raadpleeg Pianoodesk om de ervaringen van andere inkopers te horen Raadpleeg uw inkoopbeleid om de juiste aanbestedingsprocedure te bepalen Raadpleeg de zoekmachine van Europa decentraal om de CPV code te bepalen Specificeer 2 Selecteer 3 Raadpleeg voor wensen en eisen de website van AgentschapNL Zet technische en functionele eisen in een bestek Raadpleeg websites van keurmerken, neem de relevante aspecten over, vermeld of gelijkwaardig Hanteer algemene inkoopvoorwaarden en formuleer aanvullende voorwaarden Raadpleeg de bestekkenbank op Pianoodesk om ideeën op te doen (niet klakkeloos overnemen!) Zorg voor een objectieve, transparantie en niet discriminerende beoordelingsmethode Bepaal ook de weegfactoren Test de beoordelingsmethode op een fictieve inschrijving. Laat iemand anders de door u voorgestelde methodiek lezen. Let erop dat deze voor één uitleg vatbaar is Publiceer de offerteaanvraag op uw eigen website of op Zorg voor elektronische informatieuitwisseling Contracteer 4 Hanteer standaardinkoopvoorwaarden bijvoorbeeld de ARVODI voor diensten, de ARIV voor leveringen, standaardinkoopvoorwaarden voor ICT zoals gesteld door het Ministerie van BZK, UAV voor werken Hanteer prikkels om meer duurzaam te leveren, bijvoorbeeld x% minder energieverbruik leidt tot y% bonus Denk na over het behouden van intellectuele eigendomsrechten door de leverancier rond duurzame innovatieve oplossingen Bestellen 5 Kijk of gebruik gemaakt kan worden van een portal bij de leverancier Spreek af dat niet duurzame artikelen niet in een bestelcatalogus mogen voorkomen of belemmer de mogelijkheid om niet duurzame artikelen te bestellen Handleiding duurzaam inkopen Nazorg 6 Zet informatie op intranet Zet een signalering van een actie in outlook of in het contractbeheersysteem Leg de prestaties vast, ook met betrekking tot duurzaamheid Maak van alle duurzame inkoopprestaties een samenvatting voor een jaarverslag 6

9 1 Duurzaam inkopen in het algemeen

10 1 Duurzaam inkopen in het algemeen 1.1 Duurzaam inkopen, wat is dat en waarom? Het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan deze milieu- en sociale aspecten voldoen. Hiermee willen we de volgende doelstellingen realiseren: 1. een effectieve bescherming van het milieu; 2. zorgvuldig omgaan met natural resources ; 3. sociale vooruitgang, en 4. het bevorderen van een stabiele economische groei en werkgelegenheid. Tip: Begin eenvoudig. Hanteer in ieder geval de overheidscriteria voor de ca 45 productgroepen zoals die door VROM zijn vastgesteld. 1.2 Duurzaam inkopen, mag dat? Ja, maar: 1. de eisen die u stelt moeten wel verband houden met de opdracht; 2. mogen er niet toe leiden dat er onvoldoende mededinging kan plaatsvinden. TIP: Pas de overheidscriteria voor duurzaam inkopen toe. Deze zijn hierop getoetst. Zie: Duurzaam inkopen, is dat duurder? De praktijk wijst uit dat duurzaam inkopen over meerdere jaren gerekend gemiddeld genomen niet leidt tot een kostenverhoging. Wel kan de investering hoger zijn. Echter deze verdient zich terug. Gemiddeld genomen is duurzaam inkopen daarmee niet duurder. Vooral in de Grond Weg en Waterbouw en Transport leidt duurzaam inkopen zelfs tot substantiële kostenverlagingen. Duurzaam inkopen is in markten waar sprake is van veel leveranciers en hoge inkoopuitgaven een manier waarop leveranciers zich kunnen onderscheiden van andere leveranciers, zonder dat dit tot kostenverhoging voor de klanten leidt. Handleiding duurzaam inkopen TIP: Pas de overheidscriteria voor duurzaam inkopen toe. Deze leiden niet tot substantiële kostenverhogingen. Verder leidt inkoopsamenwerking tot schaalvoordelen en tot de bereidheid bij leveranciers te investeren in duurzaamheid / innovatieve oplossingen. 8

11 1.4 Duurzaam inkopen, hoe meet je dat? Het meten is geen doel op zich. De mate van duurzaamheid is op verschillende manieren te meten. Kies een methode die past bij het product of de dienst die u duurzaam inkoopt en leg de uitkomsten vast. Het ministerie van VROM kijkt over alle overheidsorganisaties heen naar het percentage duurzaam inkopen op basis van gecontracteerd inkoopvolume. Hierbij wordt gekeken naar wat u duurzaam had kunnen contracteren op basis van de overheidscriteria (100%) voor duurzaam inkopen, ten opzichte wat u feitelijk heeft gecontracteerd met toepassing van die criteria (de eisen). TIP: Maak een aanbestedingskalender waarin per kostensoort is aangegeven het te contracteren inkoopvolume alsmede het gegeven of voor deze kostensoort duurzaamheidcriteria zijn geformuleerd bij Agentschap NL. Inkoopkostensoort Contractwaarde looptijd (excl. BTW) Bestaan DI criteria bij SN? DI criteria SN toegepast? Bedrijfskleding Ja ( ) Ja ( ) Schoonmaak Ja ( ) Ja ( ) Adviesdiensten Nee (0) Nee (0) Kabels en leidingen Ja ( ) Nee (0) Totaal volume in % duurzaamheid SN 100% 70% Voorbeeld: duurzame inkoopkalender 9

12 Handleiding duurzaam inkopen 10

13 2 Ik heb een inkoopbehoefte! En nu?

14 2 Ik heb een inkoopbehoefte! En nu? 2.1 Welke stappen moet ik zetten? Inventariseren 1 Specificeren 2 Selecteren 3 Contracteren 4 Bestellen 5 Nazorg 6 Let op, in iedere stap spelen duurzaamheidaspecten een rol, doch de eerste 2 fasen zijn bepalend. Het is verstandig om uw inkoopadviseur tijdig te betrekken. 2.2 Wat en hoe moet ik inventariseren? (stap 1) 1. Beschrijf op 1 A4: Wat is mijn inkoopbehoefte globaal gezien? Wat denk ik nodig te hebben? 2. Uit welke aspecten bestaat mijn inkoopbehoefte? Betreft het verschillende soorten diensten, leveringen of werken bij elkaar, of is de behoefte meer enkelvoudig? Som ze op. Zoek de CPV code (Common Procurement Vocabulary) erbij via de zoekmachine van Europa decentraal Zoekmachine.html. Deze codes dient u bij Europese aanbestedingen te gebruiken maar zijn ook handig om te kijken welke reikwijdte de duurzaamheidcriteria hebben die door VROM zijn vastgesteld. 3. Wat voor duurzaamheidaspecten zouden een rol kunnen spelen? Denk hierbij niet zozeer aan eisen die u aan de levering stelt, maar vooral ook hoe komt u tot een duurzame oplossing, immers dit heeft de meeste impact. Maak een opsomming. Praat met collega s, praat met andere waterschappen, praat met huidige en potentiële leveranciers, zoek op internet o.a. bij duurzaaminkopen/criteria. 4. Vorm een beeld van de markt. Zijn er veel aanbieders of weinig. Zijn bepaalde duurzaamheideisen al gemeengoed (deze lenen zich als eis) en op welke aspecten kunnen leveranciers zich onderscheiden (deze lenen zich als wens). Bij agentschap NL vindt u voor inkooppakketten waarvoor duurzaamheidcriteria zijn geformuleerd steeds als hoofdstuk 2 een beschrijving van de markt en de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. U kunt via de ontmoetingsplaats voor inkopers bij de overheid, te rade gaan wat de verschillende ervaringen zijn rond recente (duurzame) inkooptrajecten. Handleiding duurzaam inkopen 5. Raam het totale inkoopvolume in (exclusief BTW) inclusief opties. Vergelijk dit met de drempelbedragen zoals vastgesteld in uw inkoopbeleid en bepaal de bijpassende mate van concurrentiestelling. De drempelwaarden vindt u o.a. op de website van het ministerie van economische zaken en Europa decentraal 12

15 Tip: Denk bij het in beeld brengen van de behoefte niet alleen aan de levering maar ook aan het onderhoud en afstoting. Denk verder ook aan wat u zelf kunt bijdragen aan het tot stand brengen van duurzaamheid. Zo kwam waterschap Velt en Vecht met het idee om het selectieproces van uitzendkrachten deels via een webcam te laten verlopen zodat er minder gereisd hoeft te worden. 2.3 Wat en hoe moet ik specificeren? (stap 2) 1. Maak een lijstje (tabel) waarin u onderscheid maakt tussen wensen en eisen. Aan de eisen moet een leverancier voldoen, op straffe van uitsluiting. Op de wensen kan een leverancier scoren, dit zijn in de regel de gunningcriteria waarop offertes worden vergeleken. Duurzaamheidcriteria kunnen zowel eisen als wensen betreffen. Indien u in uw inkooptraject de duurzaamheideisen zoals vastgesteld door VROM volledig toepast (of zwaardere eisen stelt) dan mag u het inkooptraject als 100% duurzaam aanmerken. Echter voordat u gaat specificeren moet u bepalen of u op laagste prijs of op basis van economisch meest voordelige inschrijving gaat gunnen. Dit bepaalt immers hoe u gaat specificeren. 2. Als u een opsomming heeft gemaakt van eisen en wensen, categoriseer ze dan naar: de leverancier (geschiktheid) het (productie) proces de levering (zaak, dienst, werk) Vermeld ook meteen in het kort hoe u het voldoen aan een eis of wens toetst. 3. Er gelden eisen voor eisen. Het is van belang om te bepalen of de gestelde eisen eerlijk zijn. Dit betekent dat ze relevant moeten zijn, dus verband moeten houden met de opdracht, ze proportioneel moeten zijn, dus niet te hoog en dat ze de mededinging niet onnodig beperken en er dus eerlijk concurrentie wordt gesteld. Dit noemen we ook objectief en non-discriminatoir. Zo is in een Europese aanbesteding het eisen van een milieumanagementsysteem bij leveringen nog niet toegestaan. Met het eisen van keurmerken moet men terughoudend zijn, omdat dit kan discrimineren. Daar waar een keurmerk zeer gebruikelijk is zal dit geen problemen hoeven op te leveren. Wel kan men keurmerken zondermeer hanteren als bewijsmiddel. Om ervoor te zorgen dat er voldoende relevantie is met de aard van de opdracht en om het toetsbaar te maken kunnen wel aspecten van een keurmerk worden gehanteerd en overgenomen. Bij onderhandse aanbestedingen kunt u wel keurmerken eisen. Bezig altijd het begrip of gelijkwaardig, waarbij de leverancier de gelijkwaardigheid moet aantonen. 4. Methodes (bewijsmiddelen) om te bepalen of een leverancier en zijn offerte aan de wensen en eisen voldoen zijn bijvoorbeeld: 13

16 een verklaring van de leverancier (voordat u gunt kunt u dit misschien nog toetsen) een certificaat (o.a. ISO 14001, OHSAS 18001, Nordic Swan, öko tex label, energiestar, Ecolabel, CO2 compensatie certificaat, FEC hout PEFC) of een beschrijving van zijn werkwijze referenties (wel aangeven waar deze aan moet voldoen) 5. Na de opsomming kunt u het ambitieniveau per eis en wens bepalen. De duurzaamheideisen als vastgesteld door VROM kunt u als minimum beschouwen. U kunt uw ambitieniveau hoger leggen. Ook zijn er duurzaamheidcriteria die u als wens (gunningcriterium) kunt gebruiken en waarbij bijvoorbeeld meer duurzaam kan leiden tot meer punten in de offertevergelijking. Raadpleeg hiervoor hoofdstuk 3 van de criteriadocumenten zoals gepubliceerd op de website van AgentschapNL. Zie: Verder vindt daar ook de relevant wet- en regelgeving. U dient leveranciers zich hier in hun offerte aan te laten conformeren. 2.4 Waar kan ik zoal aan denken bij het stellen van duurzame selectie eisen en gunningcriteria? Denk in termen van de levenscyclus van een levering of werk en koppel daar de duurzaamheidaspecten aan. Wordt in de productiefase gebruik gemaakt van hernieuwbare grondstoffen en hulpstoffen, vindt de ontginning van de grondstoffen milieuvriendelijk plaats, wordt het gebruik van water en energie beperkt, wordt het gebruik van schadelijke stoffen vermeden, wordt afval beperkt, hergebruikt of gerecycled, wordt afvalwater verantwoord verwerkt, wordt duurzame energie toegepast, is er sprake van milieuvriendelijk transport of slimme logistiek. Is tijdens de gebruiksfase van een levering of werk sprake van een lange levensduur, is milieuvriendelijk onderhoud mogelijk, bestaat het product uit vervangbare onderdelen, is het product hervulbaar. Bij een dienst kan gedacht worden aan het gebruik van milieuvriendelijke hulpmiddelen, beperking van het gebruik van water, energie en totstandkoming van afval, milieuvriendelijk transport. Tijdens de afstotingsfase van een levering of werk is er dan sprake van een milieuvriendelijke verwerking, hergebruik of recycling, is het product demontabel. Handleiding duurzaam inkopen Tip: Verwijs niet naar de duurzaamheidcriteria zoals ze zijn vastgesteld door VROM en door u van toepassing zijn verklaard, maar voeg ze bij een offerte aanvraag bij. Vaak gaat u een verbintenis met een leverancier aan voor meerdere jaren. U moet er rekening mee houden dat de criteria, nadat u deze verbintenis bent aangegaan aan verandering onderhevig zijn. 14

17 2.5 Wat is beter, functioneel of technisch specificeren? Laat het bedenken van oplossingen zoveel mogelijk aan de markt over. U kunt beter niet als eis stellen een bepaalde vestigingsplaats van de leverancier om zo het vervoer te reduceren en een hoge mate van flexibiliteit te krijgen, maar vragen naar korte reactietijden. Zo kunt u in plaats van het eisen van een label A auto de leverancier laten aangeven op welke wijze hij invulling geeft aan milieuvriendelijk vervoer voor de te verlenen diensten. Op deze wijze kunnen meerdere leveranciers blijven meedingen en komen er mogelijk creatieve en goede / betere duurzame oplossingen tot stand dan die welke u zou hebben voorgeschreven. Kortom, beschrijf het probleem dat u wenst op te laten lossen. Tip: Het functioneel specificeren en/of gunnen op basis van EMVI prikkelt de markt om over duurzame oplossingen na te denken. Hiervoor is het wel vereist dat u voordat u een offerte opvraagt er een goede beoordelingsmatrix gereed ligt. Test deze matrix op een aantal fictieve leveranciers /oplossingen om niet voor ongewenste verrassingen te komen. De beoordelingsmatrix bepaalt de uitkomst van de offertevergelijking. Deze mag niet achteraf worden gemaakt of bijgesteld. 2.6 Kan ik duurzaam inkopen tegen de laagste prijs? Ja, natuurlijk. U dient in dat geval alle criteria met betrekking tot duurzaamheid volledig te specificeren. Hier moet de leverancier dan aan voldoen. Nadeel is dat wat u stelt mogelijkerwijs niet de beste oplossing is die de markt kan bieden. U kunt daarbij overwegen dat leveranciers ook een alternatief mogen indienen waarbij u stelt dat de functionaliteit gelijk moet zijn. In de praktijk blijken vergelijkingen dan lastiger te maken. Nadeel is ook dat indien uw bestek zwakke plekken heeft dit kan leiden tot meerwerk. Voordeel is wel dat een offertevergelijking sneller is te maken. U kunt ook overwegen om te gunnen op basis van economisch meest voordelige inschrijving waarbij prijs en kwaliteit in hun onderlinge samenhang worden gewogen. Daarbij kunt u bepaalde zaken nog steeds voorschrijven (conformiteiteisen), maar kunt u het nadenken over oplossingen meer aan de markt overlaten. Dit vergt wel een goede voorbereiding van de wijze waarop u offertes gaat beoordelen. Quote CPO KPN: Stuur je op kwaliteit, dan dalen de kosten, stuur je op prijs dan daalt de kwaliteit. 2.7 Hoe kom ik van de behoeftespecificatie tot een goede selectie? (stap 3) Het uitvragen, ontvangen en vergelijken van offertes kan grotendeels langs digitale weg. Dit is duurzamer dan een veelvoud van geprinte versies vragen en beoordelen. Eventueel kunt u de leverancier waar u voornemens bent aan te gunnen nog een getekende versie te vragen. Niettemin kunnen digitale versies ook bindend zijn. Het digitaal aanbesteden heeft 15

18 verder als voordeel dat bij Europese aanbestedingen de doorlooptijden tussen aanvraag en sluiting ingekort mogen worden tot 40 dagen. De inkoopadviseur kan u daarover nader informeren. In de inventarisatiefase heeft u zich een beeld gevormd van welke en het aantal leveranciers die in potentie in aanmerking komen en hoe u duurzaamheidcriteria kunt meenemen. Mogelijk hebt u voordat u offertes bent gaan opvragen verkennende gesprekken gevoerd met partijen om onder andere af te tasten wat de mogelijkheden zijn op het gebied van duurzaamheid. Ook hebt u bepaald welke aanbestedingsprocedure u gaat volgen. Zo gaat u voor een enkelvoudige aanbesteding bij lage opdrachtwaarden, voor een meervoudig onderhandse bij aanmerkelijke opdrachtwaarden en voor een openbare (Europese) procedure indien het gaat om hoge bedragen of bij een mogelijk grensoverschrijdend belang. Bij opdrachten die zich moeilijk laten specificeren heeft u de concurrentie gerichte dialoog als aanbestedingsprocedure overwogen. Bij een Europese aanbestedingsprocedure waarbij u gebruik maakt van formele prekwalificatie van leveranciers, bepaalt u eerste de beste leveranciers. Deze worden vervolgens in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen. Bij het bepalen van de beste leveranciers kunt u ook duurzaamheidcriteria laten meewegen en daar punten voor geven. Bij meervoudig onderhandse procedures nodigt u direct een aantal leveranciers uit om een offerte in te dienen. Hierin zijn duurzaamheidseisen gesteld aan het werk, het product of de levering. U stelt dan meestal geen eisen meer aan de leverancier zelf want in uw beleving voldoet hij, anders had u hem niet uitgenodigd. Toch is het verstandig om ook bij een meervoudig onderhandse procedure tevoren te bepalen waar een leverancier aan zou moeten voldoen en via een marktonderzoek te bepalen welke leveranciers hieraan voldoen. Indien een ISO relevant is kan daartoe de daarvoor bestemde database geraadpleegd worden. Zie Verder levert even googlen vaak veel informatie op. Ook via de Stichting MVO Nederland kunt u zich een beeld vormen over duurzaam ingestelde bedrijven in uw omgeving of binnen een branche. Zie Op basis daarvan kunt u ervoor kiezen ook eens buiten de bekende leveranciers te shoppen. Handleiding duurzaam inkopen 16 2,8 Welke stappen zet ik om de beste offerte te bepalen? 1. Beoordelen van de inschrijvingen op volledigheid en procedurele aspecten zoals tijdigheid, rechtsgeldige ondertekening (zie uittreksel Kamer van Koophandel). 2. Beoordelen aan de hand van een gevraagde verklaring van de inschrijver of er uitsluitinggronden zijn (zie art 45 BAO), zoals ernstige beroepsfouten, faillissement, milieudelicten. 3. Beoordelen of de leverancier aan de gestelde geschikheidseisen voldoet; technisch bekwaam en financieel draagkrachtig. 4. Beoordelen van de inschrijving door scores toe te kennen (en ze te wegen) op de gunningcriteria en subcriteria. 5. Toetsen van de bewijsmiddelen. Bijvoorbeeld natrekken van referenties, controleren van de geldigheid van certificaten door de

19 website te bezoeken waar de gecertificeerde instellingen door een onafhankelijke partij zijn vermeld. Tip: Leg in uw inkoopdossier vast in welke mate er duurzaam is gecontracteerd. Registreer dit ook centraal zodat hierover kan worden gerapporteerd. Richt de wijze waarop u de leveranciersprestaties gaat bewaken tijdig in, dus wie stuurt wanneer waarop? De geformuleerde gunningcriteria zijn vaak goede aangrijpingspunten om te bepalen waar u op wenst te sturen. 2.9 Wat regel ik rond duurzaamheid in het contract? (stap 4) Het doel van een contract is het borgen van de beloofde prestaties en de leverancier daar aan kunnen houden. Het contract dat u met de leverancier sluit bestaat meestal uit verschillende onderdelen. Uw offerteaanvraag, de gestelde (algemene) inkoopvoorwaarden, het bestek, eventuele aanvullende informatie en de offerte van de leverancier waarmee u in zee wenst te gaan. In het bestek legt u de afspraken vast rond de levering, het werk of de dienst. In de inkoopvoorwaarden legt u de condities vast waaronder wordt geleverd. De offerte aanvraag zorgt voor samenhang tussen beide en bepaalt met name de spelregels voor het offerteproces. In de offerte aanvraag kunt u aanvullende inkoopvoorwaarden stellen op de algemene inkoopvoorwaarden. Let altijd op tegenstrijdigheden en laat uw voorwaarden prevaleren boven de voorwaarden van de leverancier. Laat dit de leverancier altijd expliciet schriftelijk bevestigen en sluit verkoopvoorwaarden uit. Deze zijn altijd in uw nadeel. Dit noemt men de battle of forms. Rond duurzaamheid kunt u afspraken vastleggen over het periodiek laten opmaken door de leverancier van milieurapportages, het periodiek laten overleggen van geldige certificaten, het laten uitvoeren van risico analyses en maatregelen rond duurzaamheid, het overleggen van bewijsstukken van een duurzame inkoop uit de toeleveringsketen van de leverancier, het overleggen certificaten dat hij zijn afval volgens de eisen heeft afgevoerd, bewijsstukken dat de leverancier zijn CO2 uitstoot heeft gecompenseerd. Verder kunt u afspraken vastleggen over het gebruik van milieubelastende verpakkingen. U kunt een bonus, malus regeling invoeren indien een leverancier meer of minder duurzaam in vergelijking tot een bepaalde norm. Zo kunt u bijvoorbeeld een reductie van het energieverbruik met 2% nastreven, of het terugdringen van het aantal autokilometers etc. Door doelstellingen in de tijd uit te zetten geeft dit de leverancier de mogelijkheid daarop te anticiperen. Leg in het contract vast dat u met betrekking tot de uitvoering van de opdracht en de naleving van de overeengekomen voorwaarden een boekenonderzoek mag plaatsvinden door u of door een door u aangewezen onafhankelijke. Zo kunt u later eenvoudig laten controleren of een 17

20 leverancier zijn afspraken o.a. op het gebied van duurzaamheid naleeft. Bij niet naleving kunt u een boete opleggen, schadevergoeding eisen en de leverancier de kosten van het onderzoek laten betalen. Tip : probeer zoveel mogelijk het gewenste resultaat in een contract vast te leggen zodat u een leverancier hieraan kunt houden. Neem ook een intentieverklaring op waarmee een leverancier zich verplicht mee te denken en mee te werken aan meer duurzame oplossingen lopende het contract Valt er nog iets te winnen op het gebied van bestellen? (stap 5) Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van raam- en afroepcontracten. In overleg met de leverancier kunt u optimale bestelniveaus overeenkomen om zo het transport terug te dringen. Let ook op het retour nemen en of hergebruik van verpakkingsmaterialen. Verder kunnen bestellingen en de facturatie langs elektronische weg plaatsvinden. Ook nadere offerte aanvragen en nadere offertes kunnen via de plaatsvinden. Hiermee verduurzaamt u uw eigen inkoopen bestelproces en wordt een aanzienlijke papierreductie bereikt. Bij het afnemen van diensten kan er vaker gekozen worden om telefonisch te vergaderen. Dit leidt er toe dat er minder vervoersbewegingen worden gemaakt. Ook blijken deze vergaderingen korter te duren wat bijdraagt aan de doelmatigheid. Voor kleine inkopen, bijvoorbeeld van gereedschappen, is soms nog sprake van een bonnetjescultuur. Het is doelmatiger en duurzamer met enkele leveranciers raamcontracten af te sluiten en gebruik te maken van een creditcard of verzamelfacturen. Last but nog least, zorg voor een voorbeeldfunctie en kijk wat u in uw eigen gedrag kunt veranderen om meer duurzaamheid tot stand te brengen. Bijvoorbeeld door beter te plannen kan het huurautogebruik worden teruggebracht. Door dubbelzijdig (en 4 pagina s op 1 A 4) te printen kan het papierverbruik met 50-75% teruggedrongen worden. Quote projectleider verbouwing Vodafone: De beste besparing van benzine is niet door in de zuinigste auto te rijden, maar door niet te rijden. Handleiding duurzaam inkopen Nazorg en prestatiebewaking, doen we amper. Is dat verstandig? (stap 6) Nee. Als we de prestaties van een leverancier niet bewaken, dan is de kans groot dat er niet conform de afspraken wordt geleverd. Hou de leverancier scherp door periodiek (of steekproefgewijs) controles uit te voeren. Geef een leverancier 1 keer de kans om correcties door te voeren

21 en sanktioneer als hieraan onvoldoende gevolg wordt gegeven. Daartoe bieden uw inkoopvoorwaarden in de regel mogelijkheden. Een leverancier voelt zich meer serieus genomen als u hem op zijn prestaties aanspreekt. Er kan ook een stuk waardering vanuit gaan. De bereidheid om een stapje extra te zetten neemt daardoor toe. Ga regelmatig met uw leveranciers rond de tafel zitten en bespreek samen de mogelijkheden om meer duurzaam te handelen en wat men daarbij van elkaar kan verwachten. Leg deze afspraken vast, zodat ze minder vrijblijvend zijn en deel gaan uitmaken van de overeenkomst. Indien u producten heeft besteld met een keurmerk? Controleer bijvoorbeeld via de factuur of ze ook daadwerkelijk geleverd zijn. Indien u bent overeengekomen om de administratie te mogen controleren, maak dan van die mogelijkheid gebruik en wel in het 1e contractjaar. Van eventuele verbeteringen kunt u dan nog profiteren gedurende de rest van de looptijd van de overeenkomst. Communiceer de overeenkomst ook naar de gebruikers. Wijs ze erop wat de gedachte achter een overeenkomst is en geef aan hoe zij er duurzaam gebruik van kunnen maken. Motiveer de veranderingen ten opzichte van de oude situatie. Vier ook de successen zodat duurzaam inkopen enthousiasmeert. Bij contractbeëindiging, evalueer de overeenkomst, leer ervan voor een nieuwe aanbesteding. Leg dit vast in het inkoopdossier. Hou er ook rekening mee dat bepaalde verplichtingen na de contractbeëindiging nog doorlopen. U kunt een leverancier vaak na het contract nog op zaken aanspreken. Heeft u de intellectuele eigendomsrechten op een duurzame oplossing? Stel dan zeker dat u ook alle informatie van de leverancier heeft ontvangen. Tip: Bepaal vooraf wanneer, wie welke prestaties gaat meten en zorg dat dit gebeurd. Plan het in. 19

22 Handleiding duurzaam inkopen 20

23 3 Een duurzame inkoopfunctie

24 3 Een duurzame inkoopfunctie Duurzaam inkopen is vooral een kwestie van doen, maar om het makkelijker te maken heeft een professioneel ingerichte inkoopfunctie zeker toegevoegde waarde. Hieronder is kort aangegeven hoe dit invulling kan krijgen op de verschillende onderdelen van de inkoopfunctie overeenkomstig de aspecten uit de miniscan. 3.1 Strategische inkoop Inkoopmissie Het waterschap koopt duurzaam en maatschappelijk verantwoord in tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding. Daarbij handelt zij rechtmatig, integer en transparant. Goed ingerichte inkoopprocessen waarborgen dat inkoop bijdraagt aan de continuïteit van de bedrijfsvoering. Inkoopbeleid Het waterschap past duurzaamheidcriteria toe als selectie- en gunningcriteria. Daarbij gelden de overheids criteria van AgentschapNL als minimumnorm. Inkoopdoelstellingen Het waterschap heeft zich als doel gesteld om in 2010, 50% duurzaam in te kopen en dit percentage te verhogen tot 100% in Plannen, budgetteren, monitoren Jaarlijks maakt het waterschap een kalender waarop de voorgenomen inkooptrajecten zijn vermeld. Daarnaast registreert het waterschap de inkooptrajecten waarbij de overheidscriteria van AgentschapNL feitelijk zijn toegepast. Hierbij dient het onderstaande als voorbeeld. Halverwege het jaar wordt de voortgang gemonitord en gerapporteerd aan het MT. Handleiding duurzaam inkopen Leveranciersmanagement Het gaat hier om het tot stand brengen van een duurzaam ingesteld leveranciersbestand. Het waterschap voert jaarlijks een risico scan uit naar de duurzaamheid van leveranciers. In aansluiting daarop formuleert het waterschap een plan van aanpak met maatregelen om de duurzaamheid beter te waarborgen. Voor onderhandse inkooptrajecten wordt een leverancierslijst aangelegd van leveranciers die aangetoond hebben te voldoen aan een aantal door het waterschap gewenste duurzaamheidaspecten. Deze leveranciers komen daardoor sneller in aanmerking om een offerte uit te brengen. Het waterschap voert jaarlijks met alle leveranciers waarmee een meerjarencontract is gesloten en waaraan het waterschap jaarlijks voor meer dan ,- uitgeeft, een evaluatiegesprek waarin gezamenlijk wordt gezocht om de leveringen meer duurzaam tot stand te kunnen laten komen. In de inkoopvoorwaarde wordt bepaald dat leveranciers hier hun medewerking aan moeten verlenen. 22

25 3.2 Tactische inkoop Detailanalyse en specificeren Voordat een inkoopbehoefte wordt geformuleerd, denkt het waterschap in een multidisciplinair team eerst na welke duurzaamheidaspecten een rol kunnen spelen en bepaald zij of inkopen wel de beste oplossing vormt. Verder onderzoekt het waterschap of intern voldoende kennis aanwezig is en op waar eventueel aanvullende marktonderzoek zich op moet richten voordat specificaties definitief worden gemaakt. Bij adviesopdrachten laat het waterschap waar relevant ook duurzaamheidaspecten onderdeel van het advies uitmaken. Marktonderzoek Bij het stellen van duurzaamheideisen houdt het waterschap rekening met de kenmerken van de markt. Daar waar sprake is van ruime concurrentie en aanzienlijke opdrachtwaarden zet het waterschap sterker in op duurzaamheid dan waar dit niet het geval is. Daar waar duurzaamheid relatief nieuw is, maakt het waterschap vooral gebruik van wensen. Daar waar duurzaamheid gemeengoed is maakt het waterschap gebruik van minimumeisen en daarbovenop eventueel wensen. Aanbesteden Het waterschap is zich ervan bewust dat 70% van haar inkoopvolume niet via Europese aanbestedingen maar via meervoudig of enkelvoudig onderhandse aanbestedingen in de markt wordt gezet. Ook daar zet het waterschap in op duurzaamheid en legt zij in haar inkoopdossier verantwoording af over de gemaakte keuzen rond de (pre)kwalificatie van leveranciers en het gunnen van opdrachten. In toenemende mate wordt gegund op basis van economisch meest voordelige inschrijving, waarbij duurzaamheid deel uitmaakt van de kwalitatieve aspecten en waarbij bij het onderdeel prijs gelet wordt op de integrale kosten op basis van de totale levensduur van de levering. Bij diensten wordt gelet op de mate waarop de dienst duurzaam tot stand komt. Dit moeten leveranciers in een plan van aanpak specifiek toelichten. Contracteren Om innovatieve oplossingen te stimuleren laat het waterschap de intellectuele eigendomsrechten bij de leverancier liggen, tenzij het waterschap hier zelf een grote intellectuele inspanning heeft gepleegd. Als het waterschap de eigendomsrechten bij de leverancier laat, dan kijkt het waterschap in dergelijk geval of er een financiële regeling kan worden getroffen met de leverancier om de investering terug te verdienen. In de (algemene) inkoopvoorwaarden neemt het waterschap altijd mee dat een leverancier tenminste een inspanningsverplichting heeft om duurzaamheid na te streven en gedurende de looptijd hierover samen met het waterschap nader af te stemmen en gezamenlijk naar verbeteringen te zoeken. Evalueren Het gaat hier om het bewaken van de leveranciersprestaties op het gebied van duurzaamheid. Het waterschap zal de gecontracteerde leveranciers waarmee is overeengekomen dat ze beschikken over een 23

26 geldig ISO certificaat, jaarlijks de geldigheid laten aantonen door overlegging van dit certificaat. Indien overeengekomen is dat de leverancier ook moet toezien op de duurzaamheid van toeleveranciers en hij daartoe een deugdelijke administratie moet bijhouden waaruit blijkt dat hij dit waarborgt (chain of custody), dan voert het waterschap bij wijze van steekproef hierop een controle uit.dit wordt bedongen in de inkoopvoorwaarden waarbij tekortkomingen worden gesanctioneerd. 3.3 Operationele inkoop Bestelaanvragen Het waterschap voert deze stap zoveel mogelijk elektronisch uit. Verder geldt dat voor de pakketten waarvoor de duurzaamheidcriteria bestaan en voor de contracten waarin deze zijn meegenomen dat er alleen duurzame artikelen besteld kunnen worden. Voor een afwijking van dit uitgangspunt is een autorisatie nodig van een hoger leidinggevend niveau. Opdrachten plaatsen Het waterschap reduceert papiergebruik (en toners) door opdrachten zoveel mogelijk langs elektronische weg te plaatsen. Dit gebeurt in ieder geval voor alle opdrachten en nadere offerte aanvragen binnen een gesloten raamovereenkomst en voor alle opdrachten onder de ,-. Ontvangst Het waterschap laat leveringen zoveel mogelijk zonder verpakking afleveren. Hiermee reduceert zij de hoeveelheid afval. In andere gevallen dienen verpakkingen door leveranciers retour te worden genomen en te worden hergebruikt. Bij adviesdiensten worden adviesrapporten elektronisch opgeleverd in pdf en niet meer in hardcopie. Logistieke afhandeling Het waterschap maakt afspraken met leveranciers over logistieke aspecten. Daar waar vervoer kan worden gecombineerd, bijvoorbeeld door behoeften te clusteren en gelijktijdig te laten afleveren maakt het waterschap hiervan gebruik. Factuurafhandeling Het waterschap handelt facturen volledig elektronisch af en maakt met leveranciers afspraken over factuurreductie. Handleiding duurzaam inkopen 24

27 4 Interessante websites

28 4 Interessante websites Aanbestedingskalender De plek om offerteaanvragen te publiceren AgentschapNL tips, handleidingen en criteria voor duurzaam inkopen Duurzame database Overzicht met duurzame producten en bedrijven, en criteria per productgroep Duurzaaminkopen.nu Site van de initiatiefnemers van het project Werk maken van duurzaam inkopen (St. Natuur en Milieu, COS-NL, Milieudefensie en Vereniging Klimaatverbond NL) Ecolabel Overzicht van Europese gecertificeerde producten Europese Commissie Website van de europese commissie over duurzaam inkopen Europesa decentraal Informatie over aanbestedingsregels, zoekmachine voor CPV code Fair Trade Website fairtrade producten Fair Wear Foundation Website duurzame kleding FSC Website over FSC hout Handleiding duurzaam inkopen ILO Website over de Internationale arbeidsorganisatie arbied/htm Marktplaats Duurzaam Inkopen Overheid Overzicht van bedrijven die duurzame producten en diensten leveren aan de overheid en een overzicht van websites met informatie over de duurzaamheid van producten. 26

29 Milieu Centraal Hier vindt u onder andere informatie over de verschillende milieukeurmerken. Milieukeur Nederland Links naar milieucriteria en andere milieukenmerken Milieuzorg Overheden Deze site geeft overheidsorganisaties handvatten om milieuzorg, waaronder duurzaam inkopen, op een systematische manier aan te pakken. Ministerie van VROM het dossier duurzaam inkopen, wetenschappelijke publicaties, kamerstukken MVO Nederland m.n. MKB bedrijven worden hier geïnformeerd over maatschappelijk verantwoord ondernemen. PIANOo Portal voor overheidsinkopen en -aanbesteden. Iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten kan bij PIANOo terecht voor informatie, advies en praktische tips. Met Bestekkenbibliotheek met voorbeeldbestekken. Hier kunnen inkopers bestekken downloaden, plaatsen en becommentariëren. Platform Duurzame Overheden Biedt inspirerende praktijkvoorbeelden en tools om gemeenten te stimuleren, om hun aankopen voor 2010 tot 75 procent duurzamer te maken. SSCM Stichting waarin de overheid, het bedrijfsleven, de milieubeweging en de certificatie-instellingen participeren. Website met overzicht van bedrijven die ISO en/of OHSAS (Arbo) zijn gecertificeerd. Unie van Waterschappen Met informatie en voorbeelden over innovatief aanbesteden in de GWW 27

30 Handleiding duurzaam inkopen 28

31

32