Inkoopbeleid Vastgesteld door de gemeenteraad op 12 september Inkoopbeleid 2013

Transcriptie

1 Vastgesteld door de gemeenteraad op 12 september

2 2

3 Inhoudsopgave Inleiding 3 Voornaamste definities 4 Hoofdstuk 1. Wettelijke en andere regelgeving Wettelijke regels Uniforme documenten Inkoopvoorwaarden Taken en verantwoordelijkheden Inkoop en integriteit Mkb vriendelijk beleid Europese aanbestedingsplicht Duurzaam inkopen Toepassen sociale criteria (social return) Inkoopdossier Afwijkingsbevoegdheid 8 Hoofdstuk 2. Offerteaanvraag Enkelvoudig onderhands aanbesteden Meervoudig onderhands aanbesteden Openbaar aanbesteden Niet-openbaar aanbesteden Europees aanbesteden Klachtenprocedure 10 Hoofdstuk 3. Welke stappen doorlopen we bij het inkopen? Stap 1: We bedenken of we iets nodig hebben (Initiatie) Stap 2: We bedenken wat we nodig hebben (Specificatie) Stap 3: We bedenken aan welke eisen de opdracht moet voldoen en kiezen een Leverancier (Selectie) Stap 4: We maken afspraken met de leverancier Stap 5: We geven de leverancier opdrachten Stap 6 en 7: We controleren en evalueren leveranciers 12 Bronnenlijst 13 2

4 Inleiding In 2004 is ons huidige inkoop en aanbestedingsbeleid vastgesteld, waarna alleen In 2007 en 2010 een kleine aanpassing is doorgevoerd. Het is dan ook goed ons inkoopbeleid een keer onder de loep te nemen, omdat we in ons huidige beleid tegen bepaalde drempelbedragen aanlopen. Daarnaast treedt per 1 april 2013 de nieuwe aanbestedingswet in werking. Deze wet moet verankerd worden in ons beleid. Verder zijn er door enkele partijen samenwerkingsinitiatieven op het terrein van het inkoopbeleid binnen de Regio Rivierenland in gang gezet. Daarin wordt aanbevolen regionaal dezelfde drempelbedragen te hanteren voor de verschillende aanbestedingsvormen. Tenslotte hebben we tot op heden niets over duurzaamheid en social return in ons beleid opgenomen. Ook een reden ons huidige inkoopbeleid aan te passen. De voornaamste redenen voor het vaststellen van een inkoop- en aanbestedingsbeleid is om de relevante wet- en regelgeving uit te voeren en om te streven naar integriteit en doelmatigheid Het inkoopbeleid is van toepassing op alle inkopen van de gemeente West Maas en Waal. Het beleid biedt een handvat om leveringen, diensten en werken in te kopen, bijvoorbeeld als we kantoorartikelen kopen, deskundigen inhuren voor advies of als we een weg laten aanleggen. Dit nieuwe beleid geldt 12 september Doel van het inkoopbeleid Door middel van het inkoopbeleid dragen we zorg voor: Uitvoering van de regels van de wet. Het op dezelfde manier inkopen. Een doelmatige inkoop. Inkoop van de gewenste kwaliteit voor de gunstigste prijs. Een integere inkoop. Duurzame inkoop. Gelijke kansen voor alle ondernemers en zorg voor MKB toegankelijke aanbestedingen Vastlegging van keuzes die uit te leggen zijn. 3

5 Voornaamste definities Aanbesteding: een vorm van inkoop waarbij voor een opdracht een aantal leveranciers wordt benaderd volgens vastgestelde criteria, met de bedoeling de opdracht te gunnen aan het bedrijf dat het best aan het gunningcriterium voldoet Aanbestedingswet: een nieuw wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Rechtbeschermingsrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Budgetbeheerder: Functionaris die verantwoordelijk is voor de totale uitgaven met betrekking tot een bepaald beleidsproduct CPV code: De Common Procurement Vocabulary is de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten die moet zorgen dat er bij overheidsopdrachten overeenstemming wordt bereikt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De gemeente dient bij aankondigingen van opdrachten (bij openbare en Europese aanbestedingen) de CPV code op te geven van het betreffende Werk, de Levering of de Dienst. Ook kan de CPV codering soms bruikbaar zijn bij het vaststellen van de aard van de opdracht. Diensten : Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Inkoopbeleid: het beleid dat betrekking heeft op inkoop en de aanbestedingen van werken, leveringen en diensten door de gemeente. Inkoop: Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht wordt, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van Werken, Leveringen en/of Diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht wordt inclusief de nazorg. Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1. Aanbestedingswet Mandaat: een bevoegdheid van een medewerker om verplichtingen jegens derden aan te gaan. Welke functionarissen dat zijn is opgenomen in de mandaatregeling van de gemeente West Maas en Waal. Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Ondernemer: Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Richtlijn: Richtlijn 2004/18/EG van het Europees parlement en de raad van 31 maart 2004, betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten Werk: Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. 4

6 Hoofdstuk 1. Wettelijke en andere regelgeving Als we inkopen, houden we ons aan de regels hiervoor. Zo moeten inkopen transparant zijn, objectief en zonder discriminatie. En het administratieve werk moet in verhouding staan tot de opdracht (proportionaliteit) Wettelijke regels De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 1 : dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Rechtbeschermingsrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten Uniforme documenten De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij betreffende inkopen in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2012 ( ARW 2012 ) 2 ; Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; 3 Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; 4 Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen & diensten Gids Proportionaliteit 5 Als het nodig is, passen we het beleid aan. Bijvoorbeeld als er nieuwe wetten en regels zijn, of ontwikkelingen in de gemeente. De inkoopadviseur is verantwoordelijk voor de inhoud van het inkoopbeleid. De budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering conform het beleid. Ook controleert een accountant elk jaar of we ons bij het inkopen aan het beleid hebben gehouden Inkoopvoorwaarden Als we leveringen of diensten inkopen, gelden de Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten 2013 van de Gemeente West Maas en Waal. Voor de aanbesteding van werken wordt het UAV 2012 van toepassing verklaard (B&W besluit 7 mei 2013). Bij sommige opdrachten zijn er naast of in plaats van deze inkoopvoorwaarden specifiekere voorwaarden nodig omdat de Algemene Inkoopvoorwaarden niet aansluiten bij die opdracht of omdat er algemeen geaccepteerde andere voorwaarden bestaan die beter aansluiten. Voorbeeld is het DNR2005. In dat geval is het wel belangrijk om aan te geven wat het verschil is tussen de 1 Het wetsvoorstel is goedgekeurd door de RvS per februari 2013 en treedt in werking per 1 april Dit document is nog niet inhoudelijk vastgesteld. Over de inhoud wordt nog overleg gevoerd 3 Idem voetnoot 2 4 Idem voetnoot 2 5 Idem voetnoot 2 5

7 voorwaarden. Ook is in wanneer wordt afgeweken van de vastgestelde voorwaarden, overleg met de inkoopadviseur of Juridische Zaken een voorwaarde Taken en verantwoordelijkheden De budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor hun eigen inkopen. De inkoopadviseur heeft een adviserende taak. De Regeling Budgetbeheer West Maas en Waal 2010 is ook bij inkopen en aanbestedingen van toepassing. Soms is het zinvol te onderzoeken of we kunnen samenwerken met andere overheden om voordeel te behalen. De inkoopadviseur geeft hierover in voorkomende gevallen advies. Als een leverancier is geselecteerd, wordt een overeenkomst opgesteld. Deze overeenkomst wordt pas aangegaan na een juridische controle. Deze controle wordt uitgevoerd door juridische zaken. De budgetbeheerder zorgt ervoor dat het contract met bijlagen wordt opgenomen in de contractenbank bij juridische zaken. 1.5 Inkoop en integriteit Een van de doelen van het inkoopbeleid is integer inkopen. Dit geldt voor de gemeente, maar ook leveranciers moeten integer zijn. Integer betekent objectief en transparant, eerlijk en betrouwbaar. Objectief is bijvoorbeeld dat wij geen partijen voordeel of nadeel geven. Ook moeten we proberen om de gewenste kwaliteit voor de gunstigste prijs te krijgen. Transparant zijn is achteraf kunnen uitleggen welke keuzes gemaakt zijn. Dit moeten we kunnen uitleggen aan burgers, leveranciers en iedereen die betrokken is. In dat kader wordt afgesproken om voor alle inkopen die gedaan zijn en meer dan ,- bedragen, te publiceren in de gemeenteberichten. In de Nota integriteit gemeente West Maas en Waal staat hoe medewerkers integer moeten handelen. In deze notitie staat ook hoe om te gaan met cadeaus of uitnodigingen die onze onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden. Ook voor leveranciers geldt dat ze integer moeten zijn. Zaken doen met malafide of onbetrouwbare leveranciers is uit den bozen. Bij de aanbestedingsstukken wordt daarom een verklaring gevraagd. Hierover kunnen we advies vragen aan het bureau BIBOB. 1.6 MKB vriendelijk beleid De nieuwe aanbestedingswet heeft allerlei bepalingen opgenomen om het MKB vriendelijk aanbesteden te bevorderen. Zo moeten de beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijkheid, wederzijdse erkenning en proportionaliteit worden gehanteerd. Dit doen we als gemeente in principe bij alle inkopen, maar in geval van onderhandse aanbestedingen nemen we in ons beleid op dat aan tenminste één leverancier uit de regio, offerte wordt gevraagd. Het is ook mogelijk om bij de uitvoering van Openbare en Europese aanbestedingen rekening te houden met de aard en omvang van de lokale ondernemers. Dit kan door: 1. Het definiëren van percelen door een opdracht te verdelen in kleinere opdrachten die bereikbaar zijn voor (kleinschalige) lokale leveranciers; 2. In de selectie- en gunningcriteria geen onnodig hoge eisen te stellen waaraan alleen grote landelijke spelers kunnen voldoen; 3. De weging- en beoordelingsmethodiek. Door de nieuwe aanbestedingswet mogen we niet alleen meer gunnen op laagste prijs en moeten we op zoek naar onderscheidend vermogen in kwaliteit, bijvoorbeeld door dienstverlening. Voordelen hiervan zijn dat zich meer inschrijvers kunnen aandienen, waaronder ook kleine, meer gespecialiseerde (lokale) ondernemers en dat deze mogelijk een betere offerte kunnen doen op specifieke deelgebieden. De inkoopadviseur kan hierin adviseren. Een kanttekening wordt wel gemaakt: een opdracht verdelen in percelen, betekent niet dat daarmee regels voor Europese aanbestedingen ontdoken mogen worden. Het totaal van de opdrachtwaarde van de percelen bepaalt de manier van inkopen. Wanneer bijvoorbeeld het bouwen van een sporthal 5,5 miljoen euro kost, dan moeten we wettelijk gezien Europees aanbesteden. Het werk kan dan wel in percelen verdeeld worden, bijvoorbeeld een perceel voor elektrotechnische, installatietechnische werkzaamheden 6

8 enzovoorts, maar alle percelen moeten in één aanbesteding worden gepubliceerd. Per perceel kan dan een bedrijf inschrijven. Daarnaast is het in het kader van de nieuwe aanbestedingswet verplicht om te motiveren waarom je kiest voor bepaalde ondernemers-leveranciers. Wanneer gewerkt wordt met een lijst van bedrijven moet je in een procedure beschrijven op welke wijze je een keuze maakt. 1.7 Europese aanbestedingsplicht Voor de periode 2012/2013 zijn we in geval van inkoop van werken vanaf ,- en leveringen en diensten vanaf ,- wettelijk verplicht een Europese aanbesteding te houden. Echter ook voor opdrachten waarvan we verwachten dat er buitenlandse bedrijven interesse hebben, zijn we verplicht Europees aan te besteden. Dit zou kunnen blijken doordat buitenlandse bedrijven al eerder interesse hebben getoond in een soortgelijke opdracht, Het moet wel realistisch zijn dat de buitenlandse leverancier de opdracht kan uitvoeren. Bij Openbare en Europese aanbestedingen, moeten we de opdracht aankondigen via Wij zijn aangemeld en de inkoopadviseur kan de publicatie verzorgen. Meervoudig onderhandse aanbestedingen kunnen we eveneens publiceren. In het kader van transparantie is dat aan te bevelen. Bedrijven in Europa kunnen een gratis abonnement nemen op deze website. Zo kunnen ook buitenlandse leveranciers beslissen voor welke opdrachten ze een voorstel willen doen. 1.8 Duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en sociale criteria bij de inkoop van Werken, Leveringen en Diensten. De Rijksoverheid heeft bepaald dat gemeenten in % duurzaam moeten inkopen. Vanaf 2014 willen we ook de duurzaamheidscriteria gebruiken aan de hand waarvan Werken, Leveringen en Diensten duurzaam kunnen worden ingekocht. Duurzaam inkopen wordt dus gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidcriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. We gebruiken hiervoor in geval we een schriftelijk offerte vragen, de duurzaamheidcriteria van Agentschap.nl. 6 voor zover die beschikbaar zijn voor de productgroep. Een gemeente heeft de norm gehaald als de totale inkoopuitgaven waarvoor duurzaamheidcriteria beschikbaar zijn, duurzaam is besteed. Ervaring leert dat vrijwel elke leverancier aan de criteria kan voldoen, omdat de eisen minimaal zijn. De criteriadocumenten van Agerntschap.nl bevatten naast wettelijke minimumeisen ( waarvan de toepassing verplicht is, ook gunningcriteria. Deze kunnen als wensen in het aanbestedingsdocument worden opgenomen Leveranciers van de gemeente West Maas en Waal worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen worden niet getolereerd. 1.9 Toepassen sociale criteria (social return) Bij inkopen die de gemeente doet proberen we zoveel mogelijk mensen aan het werk te krijgen en te houden. Dit is mogelijk door sociale criteria toe te passen. In dit beleid stellen we daarom vast dat in geval van een aanbesteding, met een omzet boven ,00 exclusief BTW, een bedrag van 5% van die omzet wordt besteed aan: 6 Agentschap NL ressorteert onder het Ministerie van Economische Zaken. Deze organisatie bundelt kennis van innovatie, energie, klimaat, milieu en leefomgeving. Agentschap draagt hiermee bij aan een sterkere positie van het bedrijfsleven in ons land en aan een duurzamere samenleving, met zorg voor mens en milieu. Agentschap ontwikkelt duurzaamheidcriteria op milieu en sociaal gebied om duurzaamheid bij inkopen/ aanbestedingen mee te nemen. 7

9 (a) (b) (c) (d) (e) (f) lonen ten behoeve van de inzet van werklozen; leer/werkplekken in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg (bijv. VMBO, VSO en MBO); lonen ten behoeve van gerechtigden Wet Sociale Werkvoorzieningen (WSW); lonen ten behoeve van mensen met een gemeentelijke uitkering (Wwb, IOAW, IOAZ); lonen ten behoeve van mensen met een niet gemeentelijke uitkering (Wajong, WAO, WIA, WW); lonen ten behoeve van Inburgeraars (WI). Bij een omzet tot ,-. kunnen partijen andere afspraken maken met betrekking tot extra inzet op gebied van Social Return. Om hieraan te voldoen, moet dit in de aanbestedingsstukken worden opgenomen. Dit geldt ook voor de bewijslast die bij een Opdrachtnemer ligt. De inkoopadviseur kan hierin begeleiden Inkoopdossier Om inkopen te kunnen verantwoorden, moet een inkoopdossier worden samengesteld van elke aanbesteding. De budgetbeheerder die inkoopt, is verantwoordelijk voor het dossier, dat zeven jaar bewaard moet blijven. In het dossier moet in ieder geval worden opgenomen: De offerteaanvraag/ Programma van Eisen (PvE) De offertes Een proces-verbaal van opening van de inschrijvingen (overzicht van verkregen offerten) De beoordeling van de offertes Het opdrachtbevestiging c.q. gunningbrief Het contract 1.11 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. 8

10 Hoofdstuk 2. Offerteaanvraag Hoe aanbesteed moet worden is afhankelijk van de opdrachtwaarde. Er zijn vier manieren om leveranciers om een offerte te vragen. Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Nationaal Openbaar Europees Bij nationaal openbaar en Europees aanbesteden moet de aanbesteding gepubliceerd worden op Als gepubliceerd wordt via dan zal ook automatisch worden gepubliceerd op Tenderned Overzicht bedragen (excl. BTW) en manier van aanbesteden Werken Leveringen en diensten Aanbestedingsvorm Minder dan ,- Minder dan ,- Enkelvoudig onderhands (1 offerte) Tussen ,- en ,- Tussen ,- en ,- Meervoudig onderhands (tenminste twee offertes) Tussen ,- en ,- Tussen ,- en ,- Tussen ,- en ,- Meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes, waarvan tenminste 1 uit de regio) Openbare aanbesteding (Nationaal) Meer dan ,- Meer dan ,- Europese aanbesteding De budgetbeheerder maakt een overzicht van de kosten. Daarmee bepalen we op welke manier we gaan aanbesteden: enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, openbaar (al dan niet met voorselectie, waarbij de eerste ronde openbaar is en de tweede ronde wordt doorlopen met een beperkte selectie van gegadigden uit de eerste ronde). Boven de drempelbedragen moet Europees worden aanbesteed. De kosten moeten passen binnen het beschikbare budget. Een overzicht van de kosten mag daarom niet ontbreken in het aanbestedingsdossier. Als duidelijk is op welke manier we gaan aanbesteden, moeten we dat bekend maken. In hoofdstuk 2.1 tot en met 2.4 staat voor elke aanbestedingsvorm de manier van bekend maken. Hieronder staan de manieren van aanbesteden. 2.1 Enkelvoudig onderhands aanbesteden Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden vragen we maar aan één leverancier een offerte. We doen dit rechtstreeks. Er is dan geen concurrentie van andere leveranciers. Omdat hierbij geen concurrentie is, besteden we liever zo min mogelijk enkelvoudig onderhands aan. Als we toch enkelvoudig onderhands aanbesteden, is dat vaak voor kleine aankopen. Of als een leverancier veel bijzondere kennis heeft van een onderwerp. 2.2 Meervoudig onderhands aanbesteden Bij meervoudig onderhands aanbesteden vragen we aan meerdere leveranciers een offerte. We doen dit rechtstreeks. Meervoudig onderhands aanbesteden is handig als we al weten welke leveranciers we willen uitnodigen. Bijvoorbeeld omdat we eerder met ze hebben gewerkt. We vragen offertes aan minimaal drie leveranciers. Dat doen we om de concurrentie zo goed mogelijk te houden. We willen graag dat minimaal 1 van de leveranciers gevestigd is in de regio. 9

11 In het kader van de nieuwe aanbestedingswet is het belangrijk dat we kunnen motiveren waarom we welke leverancier uitnodigen, omdat om een motivatie gevraagd kan worden en we verplicht zijn die te geven. Daarnaast is het noodzakelijk de inschrijvers een Eigen Verklaring te laten ondertekenen volgens een verplicht model van het Ministerie van Economische Zaken.. Voor de onderhandse aanbestedingen maken we een voorkeurslijst, namelijk een groslijst. Hierop staan namen van leveranciers waarmee we goede ervaringen hebben. Momenteel wordt een beoordelingssysteem ontwikkeld. Het is de bedoeling de lijst regelmatig opnieuw te beoordelen en aan te geven op welke manier gekozen wordt dan wel hoe een ondernemer op de lijst terecht kan komen. 2.3 Openbaar aanbesteden Bij openbaar aanbesteden kan iedereen meedoen. De aanbesteding verloopt in één ronde. We kondigen een nationale openbare aanbesteding aan via Niet-openbaar aanbesteden Bij niet-openbaar aanbesteden verloopt de aanbesteding in twee ronden. In de eerste ronde kan iedereen zich aanmelden. Na de eerste ronde kiezen we een aantal leveranciers met wie we verder willen. Dit doen we op basis van selectiecriteria die we van tevoren hebben gemaakt. Selectiecriteria zijn de eisen waar een bedrijf aan moet voldoen. De leveranciers die we gekozen hebben, mogen in de tweede ronde een offerte maken. Bij nationaal aanbesteden zijn dit er minimaal drie. Bij Europees aanbesteden blijven er minimaal vijf leveranciers over. Zijn er veel geïnteresseerden? Dan besteden we aan volgens de niet-openbare procedure. Dat scheelt de gemeente veel administratiewerk. 2.5 Europees aanbesteden Als de opdracht die we willen inkopen boven het Europese drempelbedrag ligt, dan moeten we Europees aanbesteden. We kunnen dit net als bij een nationale aanbesteding doen via een openbare en niet-openbare procedure. Ook nu is aankondiging van de opdracht via verplicht Klachtenprocedure Nu de nieuwe aanbestedingswet in werking treedt, moet de gemeente ook een klachtenprocedure ontwikkelen. Er is een nationale klachtencommissie ingesteld. Voordat een klacht daar wordt behandeld moet intern ook duidelijk zijn hoe we met klachten omgaan. Een klacht kan bijvoorbeeld zijn dat een ondernemer het niet eens is met het feit dat deze niet mee mag doen aan een meervoudig onderhandse aanbesteding en dat de motivering niet voldoende is voor deze onderneming. Duidelijk moet zijn waar de klacht wordt ingediend en hoe deze wordt behandeld. In ons geval zal deze g d moeten worden aan de inkoopadviseur die de klacht samen met juridische zaken in behandeling neemt. De procedure wordt apart beschrevenen en is nog in ontwikkeling. In het Programma van Eisen of Bestek zal een standaardregel worden opgenomen over hoe te handelen in geval van een klacht. 10

12 Hoofdstuk 3. Welke stappen doorlopen we bij het inkopen? Als we leveringen, diensten en werken inkopen, doorlopen we een aantal stappen: Stap 1: Inventariseren, initiëren Stap 2: Specificeren Stap 3: Selecteren Stap 4: Contracteren Stap 5: Bestellen Stap 6: Bewaken Stap 7: Nazorg In onderstaand figuur is het inkoopproces schematisch weergegeven. De inkoopadviseur wordt in ieder geval betrokken bij stap 2, 3 en 4. Bij stap 3 en 4 wordt ook Juridische zaken geraadpleegd. 3.1 Stap 1: We bedenken of we iets nodig hebben (Initiatie) We kopen niet omdat we geld hebben, we kopen omdat we iets echt nodig hebben. Dus voordat we iets kopen, moeten we goed bedenken of we het echt wel nodig hebben. 3.2 Stap 2: We bedenken wat we nodig hebben (Specificatie) Van tevoren bepalen of de opdracht een levering, dienst of werk is. We bepalen ook hoeveel geld we willen uitgeven. Verder bepalen we welke manier van inkopen gevolgd moet worden. De manier van inkopen hangt samen met de waarde van de opdracht die we inkopen. Ten slotte bepalen we of we zelfstandig kunnen inkopen of dat expertise van buitenaf nodig is. Als hulpmiddel voor deze stap is een zogenaamd startformulier opgesteld. 3.3 Stap 3: We bedenken aan welke eisen de opdracht moet voldoen en kiezen een Leverancier (Selectie) Het is verstandig om optimaal gebruik te maken van de kennis en innovatiekracht van marktpartijen om optimale inkopen (de beste prijs/ kwaliteitverhouding voor de beste oplossing in een specifieke situatie) te krijgen. Daarom moet tijd en ruimte worden gereserveerd voor onderzoek naar (innovatie in) de markt 1. Het programma van eisen wordt zo functioneel mogelijk opgesteld. De eisen zijn criteria waaraan een inschrijving getoetst zal worden; 2. We stellen een (zoveel mogelijk standaard) conceptcontract op waarmee potentiële inschrijvers op de opdracht akkoord moeten gaan. Van tevoren bepaal je hoe lang dat contract gaat gelden. Dit is belangrijk, omdat het verband houdt met de aanbestedingsvorm die je moet kiezen. Uitgangspunt is om contracten niet te lang te laten duren. Vier of vijf jaar is meestal lang genoeg. Hierna gaan we weer opnieuw aanbesteden om andere leveranciers ook een kans te geven. En we weten wat er speelt op de markt en wat er nieuw is. Een raamcontract mag een nooit langer duren dan 48 maanden. 3. We stellen kwaliteitswensen op omdat met in werking treding van de nieuwe aanbestedingswet in principe niet meer gegund mag worden op laagste prijs, tenzij hieraan een deugdelijke motivatie ten grondslag ligt. Gegund wordt voortaan aan de economisch meest voordelige inschrijver (EMVI). De 11

13 beoordeling van de aanbiedingen vindt plaats aan de hand van criteria die vooraf duidelijk en eenduidig geformuleerd zijn. Deze criteria dienen uitsluitend verband te houden met de opdracht. 4. We publiceren de opdracht via Tenderned. In geval van een Openbare en Europese aanbesteding is dit verplicht. In geval van een meervoudige onderhandse aanbesteding wordt dit om zo transparant mogelijk te zijn, in principe ook gedaan. De publicatie verloopt via de inkoopadviseur. 3.4 Stap 4: We maken afspraken met de leverancier We beoordelen de inschrijvingen die we krijgen met de eisen en wensen die we hebben gesteld. Zo bepalen we welke leverancier de opdracht krijgt. Als we een leverancier hebben gekozen, staat ons besluit vast. Andere leveranciers kunnen hiertegen een kort geding aanspannen. We sturen een brief aan de leverancier aan wie we van plan zijn de opdracht te gunnen. Ook sturen we een brief aan de leveranciers die de opdracht niet krijgen. De gunning en afwijzing moet gemotiveerd worden. Omdat dit een publiekrechtelijk besluit is wachten we daarna 20 dagen op eventueel bezwaar in de vorm van een kort geding. Dan pas mogen we een contract maken met de leverancier die de opdracht krijgt. 3.5 Stap 5: We geven de leverancier opdrachten Als we een leverancier hebben gekozen, maken we een contract. Soms willen we van de leverancier extra zekerheid dat hij de opdracht uitvoert zoals afgesproken. Dit leg je in principe al vast in je selectie-eisen. Gevraagd kan worden om bijvoorbeeld een bankgarantie of een waarborgsom. Dit bedrag is nooit meer dan 5% van de totale opdracht. Moet de leverancier ineens extra werk doen dat niet in het contract staat? Dan kunnen we dat voor opdrachten onder de Europese aanbestedingsgrens, enkelvoudig onderhands aanbesteden aan dezelfde leverancier. Daarvoor gelden wel de volgende voorwaarden: De extra opdracht kost maximaal 10% van de kosten voor de hoofdopdracht. Om de hoofdopdracht te kunnen uitvoeren is de extra opdracht ook nodig of zeer gewenst voor een zo goed mogelijk resultaat. We kunnen aantonen dat dit zo is. Er zijn onvoorziene omstandigheden, die niemand van tevoren wist. Er is voldoende budget. Voldoet de opdracht niet aan één van deze voorwaarden? Dan moet het College van burgemeester en wethouders beslissen of de leverancier de extra opdracht toch kan doen. Voor inkopen die regelmatig terugkomen, sluiten we een (raam)overeenkomst met de leverancier. 3.6 Stap 6 en 7: We controleren en evalueren leveranciers Als de leverancier de opdracht heeft uitgevoerd, gaan we de opdracht nabespreken. We willen hierbij zoveel mogelijk van elkaar leren. En ook van ervaringen van andere medewerkers. Zo krijgen we steeds meer kennis over inkopen en aanbesteden. En we weten steeds beter met welke leveranciers we prettig samenwerken. Met die kennis moet de groslijst van leveranciers aangevuld worden. 12

14 Bronnenlijst 1. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Doesburg 2. VNG Model Inkoop- een Aanbestedingsbeleid, juli Gids Proportionaliteit, januari VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en Diensten, april Aanbestedingswet Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) 11. Inkoop in strategisch perspectief (Van Weele) 13