Raadsmededeling - Openbaar

Transcriptie

1 Raadsmededeling - Openbaar Nummer : 183/2012 Datum : 23 november 2012 B&W datum : Portefeuillehouder : J. Teeuwsen Onderwerp : Inkoopbeleid 2012 gemeente Aalten Aanleiding Op 19 maart 2012 is aan de Agendacommissie toegezegd dat het huidige aanbestedingsbeleid tegen het licht wordt gehouden en bezien wordt welke onderdelen kunnen worden aangepast. Hierbij ontvangt u de uitkomst. Inhoud mededeling Op 30 oktober 2012 heeft het college van burgemeester en wethouders het Inkoopbeleid 2012 gemeente Aalten vastgesteld. Hiermee is het besluit uit 2009 komen te vervallen. Het nieuwe Inkoopbeleid 2012 is bepalend voor hoe wij hier binnen onze gemeente omgaan met inkoop. Inhoudelijk zijn er ten opzichte van het oude inkoopbeleid een paar wijzigingen doorgevoerd. - Van toepassing verklaren Inkoophandboek; het inkoophandboek beschrijft de uitvoeringsregels, en kent voorbeelddocumenten. Door dit inkoophandboek van toepassing te verklaren is de gemeente ervan verzekerd dat de collega s op de juiste wijze inkopen. - Inkoopsamenwerking toegevoegd; hierin valt te lezen dat wij alles regionaal dienen in te kopen tenzij een gemeente goede redenen heeft om dit niet te doen. Tevens is melding gemaakt van de inkoopplanner. - Buitenlandse leveranciers toegevoegd; hoe gaan wij om met grensoverschrijdend belang. - Meervoudig onderhandse aanbesteding - verkorte versie toegevoegd; eerder dit jaar is een nieuwe inkoopprocedure door het college vastgesteld die nu is opgenomen in het inkoopbeleid. - Opzet aanbestedingsdossier verwijderd; dit is nu terug te vinden in het Inkoophandboek. Bij het opstellen van dit inkoopbeleid is rekening gehouden met de Aanbestedingswet die 30 oktober 2012 is aangenomen door de Eerste Kamer. Wanneer deze wet in werking treedt, is onduidelijk maar gestuurd wordt op 1 januari Deze wet kent regels voor aanbestedingen voor zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel en moet de administratieve lasten voor de inschrijver beperken. Tevens is de gids Proportionaliteit vastgesteld die als AmvB uitvoeringsregels van de Aanbestedingswet kent. De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: Inkoopbeleid gemeente Aalten 2012 De volgende stukken zijn voor u ter inzage gelegd: nvt

2 Inkoopcoördinator

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 > Waarom hebben we dit beleid gemaakt? 4 > Hoe bereiken we deze doelen? 4 2. Hoe ziet de inkoopfunctie er uit? 5 > Gecoördineerde inkoopfunctie - Inkoopcoördinator 5 > Hoe ziet de dagelijkse praktijk er uit? 5 > Wie is waarvoor verantwoordelijk? 6 > Wie controleert dat alles volgens de regels gaat? 7 3. Wat zijn de regels voor inkopen? 8 > We houden ons aan de wet 8 > We kopen integer in 9 > Wie van de gemeente doet wat? 9 > Van toepassing verklaren Inkoophandboek 10 > Afwijken inkoopprocedure 10 > Verbod op splitsen van opdrachten 10 > Alcatel termijn 10 > Wij bepalen de inkoopvoorwaarden en niet de leverancier 11 > Inkoopsamenwerking 11 > We kopen duurzaam in 11 > We houden rekening met lokale leveranciers 13 > We proberen onze gemeente werk te geven 14 > We proberen zo veel mogelijk leerwerkplekken te maken 14 2

4 > Wanneer kunnen ook buitenlandse leveranciers een voorstel doen? 14 > We maken een dossier van de inkopen Hoe vragen we leveranciers om een offerte? 16 > Drempelbedragen 17 > Enkelvoudig onderhands aanbesteden 18 > Meervoudig onderhands aanbesteden 18 > Openbaar aanbesteden 19 > Openbaar aanbesteden met voorselectie 19 > Geen volledige EU-procedure 20 3

5 1. Inleiding In deze beleidsnota leest u hoe de gemeente Aalten leveringen, diensten en werken inkoopt. Bijvoorbeeld als we kantoorartikelen kopen, deskundigen inhuren voor advies of als we een weg laten aanleggen. Dit beleid geldt vanaf 1 oktober 2012 en geldt voor alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Aalten. Waarom hebben we dit beleid gemaakt? Met dit beleid willen we de volgende doelen bereiken. - We kopen duurzaam in. - We kopen integer in. - We kopen doelmatig in. - We kopen allemaal op dezelfde manier in. - We kopen de gewenste kwaliteit voor de gunstigste prijs. - We bieden gelijke kansen voor alle ondernemers. - We houden ons aan de regels van de wet. - We leggen onze keuzes vast en kunnen die uitleggen. Hoe bereiken we deze doelen? We houden ons aan de regels en afspraken voor inkopen. Het gaat om wet- en regelgeving van de Europese Unie, Nederlandse wet- en regelgeving en regels uit beleid van de gemeente zelf. Hierover leest u in dit document. Daarnaast geven we alle leveranciers dezelfde kans om aan ons te leveren. Ook leest u hoe we dit doen. 4

6 2. Hoe ziet de inkoopfunctie er uit? Gecoördineerde inkoopfunctie - Inkoopcoördinator - De gemeente Aalten kent een gecoördineerde inkoop. Bij gecoördineerde inkoop blijven de afdelingen in principe zelf alle inkoopwerkzaamheden doen, maar moeten daarbij bij grotere opdrachten (openbaar / Europees) worden ondersteund door een inkoopcoördinator. - De inkoopcoördinator ziet er op toe dat de medewerkers het inkoopbeleid op de juiste manier hanteren. - De inkoopcoördinator bundelt jaarlijks de afdelingoverstijgende inkooppakketten. Op afdelingsniveau worden jaarlijks vóór 1 december van het voorafgaande jaar de afdelingsbestedingsplannen aan de inkoopcoördinator bekend gemaakt. Gedurende het jaar worden wijzigingen doorgevoerd en nieuwe aanbestedingen toegevoegd. - Gebundelde inkoop wordt gecoördineerd door de inkoopcoördinator. - De budgetbeheerders dienen bij gebundelde inkoop alle noodzakelijke informatie aan te leveren aan de inkoopcoördinator. - De inkoopcoördinator is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten. - De inkoopcoördinator maakt deelt uit van het team Bedrijfsvoering dat op haar beurt valt onder Bedrijfsbureau FBI. Hoe ziet de dagelijkse praktijk er uit? - De procedures beschreven in hoofdstuk 5 uit het inkoophandboek dienen als leidraad voor alle uit te voeren inkooptaken. - De inkoopcoördinator brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit over aanbestedingen aan de voor de inkoop verantwoordelijke budgetbeheerder(s). - De budgetbeheerders moeten vanaf het ontstaan van de inkoopbehoefte de inkoopcoördinator informeren over alle aankopen boven de ,-- exclusief BTW voor leveringen en diensten en ,-- voor werken. Zij moeten deze aankopen registreren in het aanbestedingsregister. - Geregistreerd wordt in elk geval of het een levering, een dienst of een werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt 5

7 gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd. - Wanneer de geraamde waarde exclusief BTW gelijk aan of hoger dan de Europese drempel is, moet de inkoopcoördinator verplicht om advies worden gevraagd. De inkoopcoördinator brengt advies uit over: de te volgen inkoopstrategie; het voldoen van de aanbestedingsdocumenten aan de geldende wet- en regelgeving inclusief het inkoopbeleid; de juiste wijze van aanbesteden (hanteren selectie- en gunningcriteria); het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies. - In de tussentijdse rapportages (voorjaarsnota en najaarsnota) wordt de status van de inkoop- en aanbestedingstrajecten uit het aanbestedingsregister vermeld via een rapportage opgesteld door de inkoopcoördinator. Wie is waarvoor verantwoordelijk? - Afdelingspecifieke aanbestedingen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgetbeheerder, dan wel een door deze budgetbeheerder/het college aangewezen mandataris. Het doen van aanbestedingen, kan plaatsvinden door tijdelijke inkoopteams bestaande uit medewerkers van de desbetreffende afdeling(en) al dan niet met inbreng van de inkoopcoördinator; - Afdelingoverschrijdende aanbestedingen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van één van de afdelingsmanagers, dan wel een door de afdelingsmanager/het college aangewezen mandataris. De inkoopcoördinator waakt er steeds over dat alle betrokken afdelingen voldoende bijdragen en/of betrokken worden bij de uitvoering van de aanbestedingen. Uitvoering kan plaatsvinden door tijdelijke inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende afdelingen, de inkoopcoördinator en waar nodig externe adviseurs. Bij onenigheid tussen de verschillende betrokken afdelingen, dient de inkoopcoördinator te streven naar een compromis. Indien deze niet gevonden kan worden, dient de inkoopcoördinator een oplossing voor te stellen aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur, die uiteindelijk beslist. 6

8 Wie controleert dat alles volgens de regels gaat? - De interne financieel controller bewaakt dat de aanbestedingen volgens de kaders van dit besluit worden uitgevoerd. - Achteraf en steekproefsgewijs toetst de financieel controller of de voorgeschreven procedure is gevolgd. - Het resultaat van de toetst wordt, voorzien van motiveringen en parafen zoals beschreven in het Interne Controleplan, vastgelegd. - In de tussentijdse rapportages (voorjaarsnota en najaarsnota) wordt de status van de bevindingen van de diverse steekproeven vermeld, via een rapportage opgesteld door de financieel controller. 7

9 3. Wat zijn de regels voor inkopen? Als we inkopen, houden we ons aan de regels hiervoor. In dit hoofdstuk leest u welke regels dat zijn. We houden ons aan de wet Volgens een EG-verdrag moeten inkopen transparant zijn, objectief en zonder discriminatie. En het administratieve werk voor de inschrijvers moet in verhouding staan tot de opdracht. De gemeente Aalten houdt zich hieraan. Elke twee jaar evalueert het college van burgemeester en wethouders dit inkoopbeleid. Als het nodig is, passen we het beleid aan. Bijvoorbeeld als er nieuwe wetten en regels zijn, of ontwikkelingen in de gemeente. De inkoopcoördinator is verantwoordelijk voor het inkoopbeleid. De budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering conform het beleid. Ook controleert een accountant elk jaar of we ons bij het inkopen aan het beleid hebben gehouden. We hebben dit beleid gemaakt volgens de volgende wetten en regels: - Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao); - Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira); - Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005); - Nationale en Europese jurisprudentie (Hoge Raad, Gerechtshoven, Rechtbanken en Hof van Justitie EG) Dit beleid past zoveel mogelijk bij de volgende beleidsstukken van de gemeente: - Financiële verordening gemeente Aalten 2010; - Mandaatregeling gemeente Aalten 2012; - Integriteit, ongewenste omgangsvormen en agressie & geweld 2010; - Nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten duurzaam duurt het langst van februari 2009; - Inkoophandboek (= werkinstructie) 8

10 We kopen integer in Een van de doelen van het inkoopbeleid is integer inkopen. Dit geldt voor de gemeente, maar ook leveranciers moeten integer zijn. Integer betekent objectief, transparant en betrouwbaar. Objectief is bijvoorbeeld dat wij geen partijen ongepast voordeel of nadeel geven. Ook moeten we proberen om de gewenste kwaliteit voor de meest gunstigste prijs/kwaliteitverhouding te krijgen. Transparant zijn is achteraf kunnen uitleggen welke keuzes we, waarom, hebben gemaakt. Dit moeten we kunnen uitleggen aan burgers, leveranciers en iedereen die betrokken is. In de nota Integriteit, ongewenste omgangsvormen en agressie & geweld 2010 leest u hoe medewerkers integer kunnen handelen. In deze notitie staat ook hoe we omgaan met cadeaus of uitnodigingen die onze onafhankelijkheid kunnen beïnvloeden. Ook voor leveranciers geldt dat ze integer moeten zijn. We doen geen zaken met criminele of onbetrouwbare leveranciers. Ook bij openbare aanbestedingen kijken we goed welke leveranciers betrouwbaar zijn. De leverancier geeft hiervoor een verklaring. De gemeente kan deze verklaringen controleren. Wie van de gemeente doet wat? Alle afdelingen van de gemeente zijn verantwoordelijk voor hun eigen inkopen. Zijn er inkopen die voor meer dan één afdeling nodig zijn? Dan maken we een inkoopteam. Dit inkoopteam onderzoekt wat we moeten inkopen. Het team bestaat uit medewerkers van alle afdelingen die bij de inkoop betrokken zijn. De inkoopcoördinator heeft binnen dit team een adviserende taak. Het is goed om inkopen van verschillende afdelingen tegelijk uit te voeren. Zo kunnen we voordeel behalen. Als we een leverancier hebben gekozen, maken we een contract. Meerjarige contracten moeten worden getoetst door de inkoopcoördinator. Bij complexe meerjarige contracten wordt deze toetsing uitbesteed. De budgetbeheerder zorgt ervoor dat het contract met bijlagen wordt toegevoegd aan het inkoopdossier in het centrale archief en dat het wordt opgenomen in het contractenregister. 9

11 Van toepassing verklaren Inkoophandboek Het inkoophandboek maakt integraal onderdeel uit van dit inkoopbeleid. In het inkoophandboek wordt een praktische uitleg van het inkoop- & aanbestedingsbeleid van de gemeente Aalten gegeven. Verschillende procedures worden besproken en diverse voorbeeldbrieven en andere documenten zijn hierin te vinden. Dit inkoophandboek is op intranet geplaatst. Afwijken inkoopprocedure Van een voorgeschreven procedure (uit het inkoophandboek) kan alleen naar een in rangorde lagere procedure worden afgeweken op basis van schriftelijke instemming van de portefeuillehouder. Voorstellen aan de portefeuillehouder tot afwijking van de voorgeschreven procedure moeten schriftelijk worden gedaan. De voorstellen moeten zijn voorzien van een reactie van de financieel controller en de inkoopcoördinator. Bij opdrachten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de Europese drempel, mag niet afgeweken worden van de voorgeschreven procedure; Verbod op splitsen van opdrachten Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante Europese aanbestedingsregels te ontkomen. De inkoopcoördinator dient hierover te waken op basis van de jaarlijkse afdelingsbestedingsplannen. De interne financieel controller toets dit ook aan de hand van steekproeven. Alcatel termijn Als we een leverancier hebben gekozen, staat ons besluit vast. Andere leveranciers kunnen hiertegen alleen bezwaar maken via een kort geding tegen de gemeente Aalten. We sturen een brief en een aan de leverancier aan wie we van plan zijn de opdracht te gunnen. Ook sturen we een brief en een aan de leveranciers die de opdracht niet krijgen. Daarna moeten we 15 kalenderdagen wachten. Binnen deze 15 dagen kan bezwaar gemaakt worden. Na 15 dagen mogen we een contract maken met de leverancier die de opdracht krijgt, tenzij een kort geding is aangespannen. Van deze termijn mogen we niet afwijken, behalve als er spoed is of onvoorziene omstandigheden. 10

12 Wij bepalen de inkoopvoorwaarden en niet de leverancier Als we inkopen, gelden de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG). De algemene voorwaarden van de leverancier gelden niet. Dit doen we om de offertes van verschillende leveranciers eerlijk te kunnen vergelijken. In sommige gevallen kunnen we een bepaling in de voorwaarden veranderen. Bijvoorbeeld als een bepaling nodig is die beter past bij de situatie. Soms kunnen we beslissen dat de leveringsvoorwaarden van de leverancier gelden. Dat kan ook als de leverancier algemene voorwaarden van zijn branche gebruikt. De voorwaarden moeten dan gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel. In uitzonderlijke gevallen kunnen naast de AIAG specifiekere voorwaarden nodig zijn. Dan is het belangrijk om de prevalentie vast te stellen. Inkoopsamenwerking We werken zo veel mogelijk samen met andere overheden om voordeel te behalen. Het DNA heeft hier afspraken over gemaakt. Afgesproken is dat we alles dat vermeld staat op de nieuw ingestelde inkoopplanner, gezamenlijk met de regiogemeenten aanbesteden tenzij een gemeente zwaarwegende redenen heeft om niet mee te doen. Het DNA wordt geïnformeerd welke gezamenlijke aanbestedingen hebben plaatsgevonden en welke gemeenten niet hebben deelgenomen. Op de inkoopplanner is te zien welke gemeente wat wanneer wil inkopen. We kopen duurzaam in Samen met de Achterhoekse gemeenten Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk, heeft Aalten besloten om invulling te geven aan duurzaam inkopen; duurzaam Inkopen is het toepassen van milieu- en sociale criteria bij de inkoop van werken, leveringen en diensten. Hoe we dit doen staat beschreven in de Nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse Gemeenten. Deze nota is leidend. De Achterhoekse gemeenten streven ieder naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in Om de doelstellingen ten aanzien van duurzaam inkopen te behalen worden duurzaamheidscriteria toegepast, aan de hand waarvan werken, leveringen en diensten 11

13 duurzaam kunnen worden ingekocht. Duurzaam inkopen wordt dus gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidscriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. De Achterhoekse gemeenten gebruiken hiervoor de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL 1. Een gemeente heeft de 75% norm gehaald als 75% van de totale inkoopuitgaven waarvoor duurzaamheidscriteria beschikbaar zijn, duurzaam is besteed. 100% duurzaam inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de duurzaamheideisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld door Agentschap NL. De criteriadocumenten van Agentschap NL bevatten naast minimumeisen ( waarvan de toepassing verplicht is, ook gunningcriteria. Deze kunnen als wensen in het aanbestedingsdocument worden opgenomen. Het gewicht van deze wensen is nader te bepalen. Tenslotte kennen de criteriadocumenten ook (model)contractbepalingen, waarvan de toepassing eveneens facultatief is. Het in zijn geheel niet toepassen van de criteria kan uitsluitend na een voldoende motivering en na overleg met de inkoopcoördinator. Anders dan voor de minimumeisen, geldt dus voor de gunningcriteria en de contractbepalingen dat het hier een inspanningsverplichting betreft. Verdere informatie over duurzaam inkopen is te vinden in de Nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse Gemeenten van januari Deze is te vinden op onze intranetsite onder het kopje Bedrijfsvoering /Inkoop /duurzaam inkopen. Leveranciers van de gemeente Aalten worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen worden niet getolereerd. 1 SenterNovem (in 2004 ontstaan uit de fusie tussen Senter en Novem) was voorheen verantwoordelijk voor duurzaam inkopen. Inmiddels is zij een onderdeel van Agentschap NL welke op haar beurt weer hangt onder het Ministerie van Economische Zaken. Deze organisatie bundelt kennis van innovatie, energie, klimaat, milieu en leefomgeving. Agentschap NL draagt hiermee bij aan een sterkere positie van het bedrijfsleven in ons land en aan een duurzamere samenleving, met zorg voor mens en milieu. Agentschap NL ontwikkelt duurzaamheidcriteria op milieu en sociaal gebied om duurzaamheid bij inkopen/ aanbestedingen mee te nemen. 12

14 We houden rekening met lokale leveranciers Wij hanteren bij al onze inkopen de van het EG verdrag afgeleide beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijkheid, wederzijdse erkenning en proportionaliteit. Dit heeft tot gevolg dat er geen voorkeursbeleid voor lokale ondernemers mogelijk is. Het is echter wel mogelijk om bij de uitvoering van (Europese) aanbestedingen rekening te houden met de aard en omvang van de lokale ondernemers. Dit kan bij: - het definiëren van percelen; - de selectie- en gunningcriteria; - de wegings- en beoordelingsmethodiek. Wij passen, binnen de aanbestedingsrechtelijke mogelijkheden, een zodanige inkoopstrategie toe dat kleine lokale en regionale leveranciers in aanmerking kunnen komen om als leverancier van de gemeente Aalten te worden geselecteerd. Dit gebeurt door bij iedere inkoop cq. aanbesteding te overwegen in welke percelen de aanbesteding kan worden opgedeeld. Voordelen hiervan zijn dat zich meer inschrijvers kunnen aandienen, waaronder ook kleine, meer gespecialiseerde (lokale) ondernemers en dat deze mogelijk een betere offerte kunnen doen op specifieke deelgebieden. De inkoopcoördinator heeft hier een adviserende taak. Wij streven ernaar selectie- en gunningcriteria zo op te stellen dat kleine, lokale leveranciers hieraan kunnen voldoen. Zo wordt het ook voor hen mogelijk om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Omdat het voor niet-lokale leveranciers ook mogelijk is om mee te doen, is het voor de gemeente van groot belang een goed inzicht in de lokale markt te hebben, zodat daar zoveel mogelijk aansluiting bij kan worden gezocht. Bij onderhandse aanbestedingen zijn we vrij om zelf onze leveranciers te zoeken mits we rekening houden met de algemene beginselen die genoemd zijn eerder in deze paragraaf. Kleine en/of lokale leveranciers kunnen dan door ons worden benaderd. 13

15 We proberen onze gemeente werk te geven We willen uit de gemeente Aalten zoveel mogelijk mensen aan het werk hebben en houden. Bij het inkopen houden we daar rekening mee. Voordat we aanbesteden kijken we of we de opdracht binnen de gemeentelijke organisatie kunnen uitvoeren (inbesteden). Lukt dat niet dan gaan we aanbesteden? Waar mogelijk wordt in de gemeentelijke bestekken een sociale paragraaf opgenomen ten aanzien van het beschikbaar stellen van werkplekken voor mensen met een beperking c.q. afstand tot de arbeidsmarkt woonachtig in de gemeente Aalten. In de sociale paragraaf staat dat we proberen om 5% van het werk te geven aan mensen uit de gemeente Aalten die een WWBuitkering krijgen of mensen die bij de sociale werkvoorziening werken (WSW). We proberen zo veel mogelijk leerwerkplekken te creëren Daar waar mogelijk willen we graag zo veel mogelijk leerwerkplekken creëren. Voor de bouw hebben we hiervoor een overeenkomst gesloten met andere gemeenten, woningcorporaties, bedrijven en scholen in de Achterhoek en Liemers. Een bouwproject proberen we als leerlingbouwplaats uit te voeren. Het bouwproject moet daarvoor wel geschikt zijn. Fundeon beoordeelt of dat zo is. Kijk voor meer informatie op Wanneer kunnen ook buitenlandse leveranciers een voorstel doen? Aalten ligt dicht bij de Duitse grens. Daardoor is het goed mogelijk dat buitenlandse leveranciers geïnteresseerd zijn in opdrachten van de gemeente Aalten. Voor werken vanaf ,- en leveringen en diensten vanaf ,- zijn we verplicht een Europese aanbesteding te houden. Maar ook voor opdrachten waarvan we verwachten dat er buitenlandse bedrijven interesse hebben, zijn we verplicht een Europese aanbesteding te houden. Hoe bepalen we of er mogelijk een buitenlands bedrijf een voorstel wil doen? Buitenlandse bedrijven hebben al eerder interesse getoond in een soortgelijke opdracht, bijvoorbeeld bij een buurgemeente. Het moet wel realistisch zijn dat de buitenlandse leverancier de opdracht kan uitvoeren. Als we Europees aanbesteden, dan moeten we de opdracht aankondigen via 14

16 We maken een dossier van de inkopen Onze keuzes moeten we achteraf kunnen uitleggen. Daarom houden we een dossier bij van elke inkoop die we aanbesteden. De afdeling die inkoopt, is verantwoordelijk voor het dossier. In het dossier moet in ieder geval staan: - een inschatting van de kosten; - de offerteaanvraag; - de offertes; - een overzicht van de offertes die we hebben gekregen (proces-verbaal van gunning); - de beoordeling van de offertes; - het document waarin we de opdracht verlenen; - het contract. De budgetbeheerder zorgt ervoor dat alle originele stukken compleet en zo snel mogelijk na afhandeling aan de afdeling Facilitair worden aangeleverd voor dossiervorming. 15

17 4. Hoe vragen we leveranciers om een offerte? Hoe we leveranciers om een offerte vragen, hangt af van de opdracht: wat kopen we in? En hoeveel geld geven we eraan uit? Er zijn vier manieren om leveranciers om een offerte te vragen. Dit noemen we aanbesteden: - enkelvoudig onderhands; - meervoudig onderhands; - openbaar; - niet-openbaar (= openbaar met voorselectie). Meervoudig onderhands aanbesteden kan op twee manieren: Standaard Bij een standaard meervoudig onderhandse aanbesteding maken we gebruik van een gestandaardiseerde offerteaanvraag inclusief selectie- en gunningscriteria. Waar we bij minimaal 3 leveranciers een offerte opvragen Verkorte versie Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding verkorte versie stellen we een vormvrije offerteaanvraag op en hanteren we geen criteria. Niet-openbaar en openbaar aanbesteden kan op twee manieren: Nationaal Bij nationaal aanbesteden maken we de aanbesteding bekend op de gemeentelijke website en indien nodig in een landelijk dagblad, maar verplicht op een landelijke website, zoals Europees Bij Europees aanbesteden maken we de aanbesteding Europees bekend via We doen dit volgens de regels van Bao. We kunnen de opdracht ook via publiceren. Deze site zorgt er automatisch voor dat de aanbesteding wordt doorgestuurd naar het Europees Publicatiebureau in Luxemburg. Tevens publiceren we op de gemeentelijke website. 16

18 Drempelbedragen In de tabel hieronder staat in welke situatie we welke manier van aanbesteden kiezen. Twijfelt u of een opdracht een werk, levering of dienst is? Kijk dan in de richtlijn 2004/18, vanaf bladzijde 68: U kunt ook de inkoopcoördinator om hulp vragen. Overzicht bedragen (excl. BTW) en manier van aanbesteden Het bedrag van Het bedrag van leveringen Hoe gaan we te Opmerkingen werken en diensten werk? Minder dan Minder dan ,- Enkelvoudig ,- onderhands Tussen ,- Tussen ,- en Meervoudig De keuze is aan de en , ,- onderhands budgetbeheerder of hij kiest voor (standaard / een standaard of verkorte versie verkorte versie) Tussen Tussen ,- en (Niet-) openbare ,- en ,- nationale ,- Na overleg met de aanbesteding Verwacht u bij een openbare inkoopcoördinator wordt een aanbesteding interesse van veel keuze gemaakt tussen leveranciers? Dan kunt u ook (niet)openbaar of standaard aanbesteden in 2 rondes. Dit meervoudig onderhands noemen we niet-openbaar Meer dan Meer dan ,- (Niet-) openbare aanbesteden ,- Europese aanbesteding De budgetbeheerder maakt een raming van de verwachte kosten. Daarmee kiezen we op welke manier we gaan aanbesteden: enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, openbaar of openbaar met voorselectie. De kosten moeten passen binnen onze begroting. Een raming van de kosten mag daarom niet ontbreken in het aanbestedingsdossier. De budgethouder dient de inkoopcoördinator vooraf te informeren door middel van het invullen van het aanbestedingsregister voor leveringen en diensten vanaf en voor werken vanaf Als we weten op welke manier we gaan aanbesteden, moeten we dat bekend maken. Hieronder leest u meer over de manieren van aanbesteden. 17

19 Enkelvoudig onderhands aanbesteden Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden vragen we maar aan één leverancier een offerte. Er is dan geen concurrentie van andere leveranciers. Daarom is dit eigenlijk geen aanbesteden en heet deze manier ook wel gunning uit de hand. Omdat hierbij geen concurrentie is, is het verstandig om zo min mogelijk enkelvoudig onderhands aan te besteden. Als we toch enkelvoudig onderhands aanbesteden, is dat vaak voor kleine aankopen. Of als een leverancier veel bijzondere kennis heeft van een onderwerp. Enkelvoudig aanbesteden gebeurt altijd schriftelijk. We willen graag dat leveranciers die meedoen gevestigd zijn in de gemeente Aalten. Meervoudig onderhands aanbesteden Bij meervoudig onderhands aanbesteden vragen we aan meerdere leveranciers een offerte. Meervoudig onderhands aanbesteden kan handig zijn als we al weten welke leveranciers we willen uitnodigen. Bijvoorbeeld omdat we eerder met ze hebben gewerkt. We vragen offertes aan minimaal drie leveranciers. Dat doen we om de concurrentie zo goed mogelijk te houden. We willen graag dat minimaal 1 van de leveranciers gevestigd is in de gemeente Aalten. We maken gebruik van een gestandaardiseerde offerteaanvraag inclusief selectie- en gunningcriteria, verklaringen en diverse voorwaarden. De budgetbeheerder heeft de keuze om te kiezen voor de verkorte versie indien daar aanleiding voor is. We maken dan geen gebruik van de gestandaardiseerde offerteaanvraag maar van een brief waarin we kort omschrijven wat we nodig hebben en wanneer we de offerte willen ontvangen. Minimaal aantal leveranciers blijft drie. Let op: Is er een bijzondere situatie waarin het onverstandig is ons te houden aan de regels voor meervoudig onderhands aanbesteden? Dan kan dat alleen als de betreffende portefeuillehouder daarvoor schriftelijk toestemming geeft en de financieel controller en de inkoopcoördinator geraadpleegd zijn. 18

20 Openbaar aanbesteden Bij openbaar aanbesteden kan iedereen meedoen. De aanbesteding verloopt in één ronde. We kondigen een nationale aanbesteding aan via de landelijke aanbestedingskalender op Bij Europees aanbesteden komt de aanbesteding op de website van de EG: Let op: Is er een bijzondere situatie waarin het onverstandig is ons te houden aan de regels voor nationaal openbaar aanbesteden? Dan kan dat alleen als de betreffende portefeuillehouder daarvoor schriftelijk toestemming geeft en de financieel controller en de inkoopcoördinator geraadpleegd zijn. We kunnen niet afwijken van Europees aanbesteden. Openbaar aanbesteden met voorselectie Bij niet-openbaar aanbesteden verloopt de aanbesteding in twee ronden. In de eerste ronde kan iedereen zich aanmelden. Na de eerste ronde kiezen we een aantal leveranciers met wie we verder willen. Dit doen we op basis van selectiecriteria die we van tevoren hebben gemaakt. Selectiecriteria zijn de eisen waar een bedrijf aan moet voldoen. De leveranciers die we gekozen hebben, mogen in de tweede ronde een offerte maken. Bij nationaal aanbesteden zijn dit er minimaal drie. Bij Europees aanbesteden blijven er minimaal vijf leveranciers over. Zijn er veel geïnteresseerden? Dan besteden we aan volgens de niet-openbare procedure. Dat scheelt de gemeente veel administratiewerk. Let op: Is er een bijzondere situatie waarin we ons niet willen of kunnen houden aan de regels voor nationaal openbaar aanbesteden met voorselectie? Dan kan dat alleen als de betreffende portefeuillehouder daarvoor schriftelijk toestemming geeft en de financieel controller en de inkoopcoördinator geraadpleegd zijn. We kunnen niet afwijken van Europees aanbesteden. 19

21 Geen volledige EU-procedure In een aantal gevallen hoeft men geen volledige EU-procedure te volgen. Denk hier dan aan de zogenaamde 2B-diensten. Reden is dat het niet Europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen de lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en arbeidsbemiddeling. Voor deze opdrachten, mits niet grensoverschrijdend van karakter, geldt een beperkt Europees regime. Er zijn voorschriften betreffende aanbestedingsstukken en technische specificaties en gegunde opdrachten moeten achteraf worden gemeld in het Europese publicatieblad. Verder geldt de nationale openbaar aanbestedingsprocedure (met voorselectie). 20